Gérer les paramètres de confidentialité des données dans votre compte HubSpot

Les lois sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ont été spécifiquement conçues pour améliorer la protection des données personnelles. Ces lois renforcent également les obligations des organisations qui collectent ou traitent des données personnelles.

Les paramètres de confidentialité des données fournissent un emplacement central pour activer les fonctionnalités qui soutiennent les efforts de conformité à travers votre compte.

Remarque : Les fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

Activer les paramètres de confidentialité des données

Pour activer les paramètres de confidentialité des données pour votre compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Confidentialité et consentement.
3. Pour activer les paramètres de confidentialité des données, activez l’option Paramètres deconfidentialité Data . Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, activer les paramètres de confidentialité des données.
   
   
4. Pour envoyer uniquement des e-mails marketing aux contacts ayant un consentement de communication, activez l’option Envoyer des e-mails aux contacts ayant une base juridique . Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Confirmer. Ceci est recommandé pour l'Europe afin de respecter le RGPD et les autres lois sur la confidentialité.
5. Si Envoyer des e-mails aux contacts ayant une base juridique est activé, pour modifier la base juridique par défaut pour communiquer pour les e-mails d’enquête sur le support client, dans la section Définir une justification pour l’envoi de vos contacts enquête sur le support client :
   • Cliquez sur Mettre à jour la base juridique.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Base juridique par défaut des enquêtes et sélectionnez une option.
   • Dans le champ Explication de l’autorisation ou du consentement , saisissez une explication.
   • Cliquez sur Enregistrer.

L’événement suivant se produit dans votre compte lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés. Dans certains cas, vous devrez apporter des modifications manuelles au contenu existant.

• La bannière de consentement aux cookies est activée. Cliquez sur Modifier la bannière de consentement pour apporter des modifications.
• Les formulaires nouvellement créés comprendront une section sur la confidentialité des données dans le pied de page des formulaires. Pour les formulaires existants, ajoutez des informations de notification et de consentement pour chaque formulaire.
• Pages de réunion comprend une section dédiée à la confidentialité des données. Cliquez sur Afficher les pages de réunions pour afficher les réunions qui n’incluent pas de section sur la confidentialité des données. Vous pourrez alors ajouter manuellement des informations sur la confidentialité des données.
• Les pages de planification incluront un message d’avis et de consentement. Les pages de planification créées avant l’activation des paramètres de confidentialité des données ne seront pas mises à jour et devront donc être mises à jour manuellement pour inclure le message.
• Les liens de désabonnement sont activés pour les e-mails commerciaux individuels et les e-mails séquentiels pour les utilisateurs qui ne les ont pas encore activés.
• Si vous utilisez l’extension HubSpot Sales ou le complément, des bannières s’affichent sur les fiches d’informations des contacts pour vous informer si un contact ne dispose pas de base juridique pour le traitement.
• Vous pouvez ajouter un consentement pour les communications et une base juridique pour le traitement à des contacts via l’import d’une liste, une modification en masse ou la création manuelle d’un contact.
• Le suivi (ouvertures et clics) des e-mails ne sera pas ajouté pour les contacts sans base juridique.

Désactiver les paramètres de confidentialité des données

Pour les comptes de l’UE (autrement dit, le stockage des données est basé dans l’UE), les paramètres de confidentialité des données sont activés par défaut. Il est recommandé de laisser les paramètres activés pour aider votre compte à rester conforme au RGPD, mais vous pouvez les désactiver si nécessaire.

Pour désactiver les paramètres de confidentialité des données dans votre compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Confidentialité et consentement.
3. Pour désactiver les paramètres de confidentialité des données, désactivez l’option Paramètres de confidentialité des données .
4. Dans la boîte de dialogue, vérifiez les modifications qui seront apportées à votre compte, puis cliquez sur Désactiver les paramètres de confidentialité des données pour confirmer.

Remarque : Si vous désactivez les paramètres de confidentialité des données, la bannière de consentement à l’utilisation de cookies ne sera pas automatiquement désactivée. 

Supprimer des contacts

En vertu des lois sur la confidentialité des données, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), les contacts enregistrés dans votre compte peuvent vous demander de supprimer toutes leurs données personnelles.

La fonctionnalité de suppression permanente est disponible pour tous les comptes, même si les paramètres de confidentialité des données sont désactivés. Pour supprimer un contact, deux options s’offrent à vous :

• Suppression réversible d’un contact pour conserver l’option de restauration dans les 90 jours.
• Supprimez définitivement le contact pour vous conformer au RGPD et aux autres lois sur la confidentialité des données.