Effectuer une suppression conforme au RGPD dans HubSpot

En vertu du Règlement général sur la protection des données, ou RGPD, les contacts enregistrés dans votre compte peuvent vous demander de supprimer toutes leurs données personnelles. Dans ce cas de figure, le RGPD exige que vous supprimiez définitivement la fiche d'informations de ces contacts de votre base de données, y compris l'historique de suivi des e-mails, les enregistrements des appels, les soumissions de formulaires et les autres données d'interactions et activités. En règle générale, ces demandes doivent être remplies sous 30 jours. Le droit à la suppression n'est pas absolu et peut dépendre du contexte de la demande, de sorte qu'il ne s'applique pas systématiquement.

Remarque : Ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

Dans HubSpot, la suppression permanente conformément au RGPD inclut une fonctionnalité de liste d'exclusion, ce qui signifie qu'une fois le contact supprimé, vous ne pourrez plus l'ajouter à votre compte par la suite. Cette fonctionnalité s'appuie sur des données anonymes. Si un contact supprimé par le GDPR choisit de remplir un formulaire sur votre site Web ou s'il envoie un e-mail à une boîte de réception connectée, il sera à nouveau ajouté à votre compte.

Remarque : Les données personnelles du contact seront supprimées, mais des données d'analyse anonymisées seront conservées. Par exemple, les sessions du contact continueront d'être prises en compte dans votre rapport relatif aux sources, mais il ne sera pas possible d'identifier le contact. De même, si vous avez envoyé des e-mails au contact ou si ce dernier a rempli un formulaire, les données d'analyse continueront d'être prises en compte dans les performances relatives aux e-mails (ouvertures, clics, etc.) et dans le nombre de soumissions de formulaires, mais les informations du contact n'apparaîtront plus. 

Pour effectuer une suppression GDPR dans HubSpot, vous devez être un super administrateur. Il n'est pas nécessaire que les outils GDPR soient activés pour effectuer une suppression GDPR.

Effectuer une suppression conforme au RGPD pour un contact

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.

• Cliquez sur le nom du contact voulu. 
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case d'option Supprimer définitivement ce contact et tout son contenu associé pour respecter les lois et réglementations en matière de confidentialité.
• Pour envoyer une confirmation de la suppression du contact, sélectionnez l'option E-mail de preuve de suppression et saisissez l'adresse électronique du destinataire e-maildu destinataire.
• Cliquez sur Supprimer le contact pour confirmer.

Données supprimées lors d'une suppression conforme au RGPD

Dans un délai de trente jours à compter du lancement du processus de suppression, un nettoyage conforme au RGPD est effectué. La fiche d'informations sera supprimée de votre compte HubSpot, notamment les informations suivantes : 

• Connecteur Salesforce
• Données du contact 
• Données analytiques
• Données d'appel
• Soumissions de formulaire
• Fichiers téléchargés par le biais de soumissions de formulaires
• Données de feedback
• Données d'intégration 
• E-mails
• Notifications HubSpot
• Conversations 
• Robots 

En outre, la suppression d'un contact en vertu du GDPR supprimera les associations entre l'enregistrement du contact et ses engagements précédents. En savoir plus sur la façon dont la suppression du GDPR affecte les données associées sans contact.

Si vous disposez d'un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise et que vous avez créé une audience de liste de contacts, lorsque vous effectuez une suppression conforme au RGPD, le contact sera également supprimé de votre audience de synchronisation, afin que vous n'envoyiez plus de publicités à ce contact. HubSpot ne supprimera pas automatiquement les commentaires que le contact a laissés sur vos articles de blog, vous devrez donc supprimer manuellement les commentaires de blog.

Effectuer une suppression conforme au RGPD pour une fiche d'informations précédemment supprimée

Si une fiche d'informations a déjà été supprimée et envoyée vers la corbeille (c'est-à-dire une suppression normale et non une suppression conforme au RGPD), vous pouvez toujours effectuer une suppression conforme au RGPD en restaurant préalablement le contact :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Restaurer [éléments].
• Sélectionnez la case à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez restaurer.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Restaurer.
• Dans la boîte de dialogue, confirmez le nombre de contacts à restaurer, puis cliquez sur Restaurer.

Une fois que vous avez restauré le contact, suivez les instructions ci-dessus pour effectuer une suppression conforme au RGPD du contact.