Een GDPR-verwijdering uitvoeren in HubSpot

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) hebben contactpersonen in uw account het recht u te verzoeken al hun persoonlijke gegevens te verwijderen. Wanneer dit gebeurt, vereist de GDPR dat u het contactrecord permanent uit uw database verwijdert, inclusief e-mailtrackinggeschiedenis, gespreksrecords, formulierinzendingen en andere engagementgegevens en -activiteit. Doorgaans moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden ingewilligd. Het recht op verwijdering is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek, dus het is niet altijd van toepassing.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot aanwezig zijn, is uw juridische team de beste bron om u advies te geven over de naleving van uw specifieke situatie.

In HubSpot omvat GDPR-verwijdering een blokkadelijstfunctie, wat betekent dat oZodra een contactpersoon GDPR-verwijderd is, kunt u deze in de toekomstniet meer aan uw account toevoegen. Deze functionaliteit wordt ondersteund door geanonimiseerde gegevens. Als een GDPR-verwijderd contact een formulier op uw website invult of een e-mail stuurt naar een verbonden inbox, wordt hij weer toegevoegd aan uw account.

Let opHoewel de persoonlijke gegevens van de contactpersoon worden verwijderd, blijven de geanonimiseerde analytische gegevens bewaard. De sessies van de contactpersoon blijven bijvoorbeeld zichtbaar in uw bronnenrapport, maar u kunt de individuele contactpersoon niet meer identificeren. Evenzo, als u e-mails naar de contactpersoon hebt gestuurd of als de contactpersoon een formulier heeft ingevuld, worden de analytische gegevens nog steeds weergegeven in de e-mailprestaties (opens, kliks, enz.) en het aantal ingevulde formulieren, maar de gegevens van de contactpersoon worden niet meer weergegeven.

Om een GDPR-verwijdering in HubSpot uit te voeren, moet je een superbeheerder zijn. Je hoeft geen GDPR-tools ingeschakeld te hebben om een GDPR-verwijdering uit te voeren.

Een GDPR-verwijdering uitvoeren op een contactpersoon

• Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.

• Klik op de naam van het contact.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.

• Selecteer in het dialoogvenster het keuzerondje Deze contactpersoon en alle bijbehorende inhoud permanent verwijderen om de privacywet- en regelgeving na te leven .
• Als u een bevestiging wilt sturen dat de contactpersoon is verwijderd, selecteert u de optie Bewijs van verwijdering per e-mail en voert u het e-mailadres van de ontvanger in. e-mail in.
• Klik op Contact verwijderen om te bevestigen.

Gegevens die worden gewist bij een GDPR-verwijdering

Tot 30 dagen na de GDPR-verwijdering is gestartzal een GDPR schoning worden uitgevoerd. Het record zal worden verwijderd uit uw HubSpot-account, samen met de volgende informatie:

• Salesforce-connector
• Gegevens van contactpersonen
• Analytics-gegevens
• Gegevens over oproepen
• Formulier inzendingen
• Via formulieren geüploade bestanden
• Feedback gegevens
• Integratie gegevens
• E-mails
• Meldingen
• Gesprekken
• Bots

Bovendien verwijdert GDPR het verwijderen van een contactpersoon associaties tussen de contactpersoonrecord en zijn eerdere afspraken. Meer informatie over hoe GDPR-verwijdering van invloed is op niet-contactgerelateerde gegevens.

Als je een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt en je een contactlijstpubliek hebt gemaakt, wordt deze, wanneer je een GDPR-verwijdering van een contactpersoon uitvoert, ook verwijderd uit je synchronisatiepubliek, zodat je niet langer advertenties naar dit contact stuurt. HubSpot verwijdert niet automatisch alle blogcommentaren die de contactpersoon op je blogberichten heeft achtergelaten, dus je moet de blogcommentaren handmatig verwijderen.

Een GDPR-verwijdering uitvoeren op een eerder verwijderd record

Als een record al is verwijderd en naar de prullenbak is gestuurd (d.w.z. een normale verwijdering en geen GDPR-verwijdering), kun je nog steeds een GDPR-verwijdering uitvoeren door het contact eerst te herstellen:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Herstel [objecten].
• Schakel het selectievakje in naast de record die u wilt herstellen.
• Klik rechtsboven op Herstellen.
• Bevestig in het dialoogvenster het aantal contactpersonen dat u wilt herstellen en klik vervolgens op Herstellen.

Nadat u de contactpersoon hebt hersteld, volgt u de bovenstaande instructies om een GDPR-verwijdering van de contactpersoon uit te voeren.