Permanent verwijderen in HubSpot

Onder sommige privacywetten, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), hebben contactpersonen in je account het recht om je te vragen al hun persoonlijke gegevens te verwijderen. Als dit gebeurt, kan de gegevensprivacywetgeving vereisen dat je de contactpersoon permanent uit je database verwijdert, inclusief de e-mailtrackinggeschiedenis, gespreksrecords, formulierinzendingen en andere engagementgegevens en -activiteiten. Daarnaast kunnen sommige contactpersonen je verzoeken om hun gegevens permanent te verwijderen, zelfs als dit niet wettelijk verplicht is. Normaal gesproken moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden ingewilligd. Het recht op verwijdering is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek, dus het is niet altijd van toepassing.

Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de wet in jouw specifieke situatie.

In HubSpot bevat permanente verwijdering een blokkeerfunctie, wat betekent dat wanneer een contactpersoon permanent is verwijderd, je zijn e-mailadres (primair of aanvullend) in de toekomst niet meer kunt toevoegen aan je account. Deze functionaliteit wordt ondersteund door geanonimiseerde gegevens. Als een permanent verwijderde contactpersoon ervoor kiest om een formulier op je website in te vullen of als hij een e-mail naar een verbonden inbox stuurt die een teammail is (geen persoonlijke e-mail), wordt hij weer aan je account toegevoegd.

Let op: hoewel de persoonlijke gegevens van de contactpersoon worden verwijderd, blijven de geanonimiseerde analytische gegevens bewaard. De sessies van de contactpersoon worden bijvoorbeeld nog steeds weergegeven in je bronnenrapport, maar je kunt de individuele contactpersoon niet meer identificeren. Ook als u e-mails naar de contactpersoon hebt verzonden of als de contactpersoon een formulier heeft ingevuld, worden de analysegegevens nog steeds weergegeven in de e-mailprestaties (opens, kliks, enz.) en het aantal ingevulde formulieren, maar de gegevens van de contactpersoon worden niet meer weergegeven.

Om een permanente verwijdering uit te voeren in HubSpot, moet je de rechten hebben om contacten permanent te verwijderen. Je hoeft geen instellingen voor gegevensprivacy te hebben ingeschakeld om een permanente verwijdering uit te voeren.

Een contactpersoon permanent verwijderen

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

• Klik op de naam van het contact.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.

• Selecteer in het dialoogvenster het keuzerondje Deze contactpersoon en alle bijbehorende inhoud permanent verwijderen om de privacywet- en regelgeving na te leven .
• Klik op Contact verwijderen om te bevestigen.

Zodra u een contactpersoon definitief hebt verwijderd, ontvangt u automatisch een bevestiging per e-mail.

Gegevens die worden verwijderd bij een permanente verwijdering

Tot 30 dagen nadat de permanente verwijdering is gestart, wordt een permanente opschoning uitgevoerd. Het record wordt verwijderd uit je HubSpot. Begrijp welke gegevens worden beïnvloed wanneer je een permanente verwijdering uitvoert.

Als je een contactpersoon permanent verwijdert, worden bovendien de verbanden tussen de contactpersoon en eerdere afspraken verwijderd. Lees meer over hoe permanent verwijderen van invloed is op gegevens die niet aan een contactpersoon zijn gekoppeld.

Als je een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt en je hebt een doelgroep voor contactlijsten gemaakt, wordt deze, wanneer je een contactpersoon permanent verwijdert, ook verwijderd uit je synchronisatiepubliek, zodat je niet langer advertenties naar deze contactpersoon verzendt. HubSpot zal blogcommentaren die de contactpersoon heeft achtergelaten op je blogberichten niet automatisch verwijderen, dus je moet de blogcommentaren handmatig verwijderen.

Een eerder verwijderd record permanent verwijderen

Als een record al is verwijderd en naar de prullenbak is gestuurd (d.w.z. een herstelbare l verwijdering en geen permanente verwijdering), kun je nog steeds een permanente verwijdering uitvoeren door eerst de contactpersoon te herstellen:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer [objecten] herstellen.
• Schakel het selectievakje in naast de record die je wilt herstellen.
• Klik rechtsboven op Herstellen.
• Bevestig in het dialoogvenster het aantal contactpersonen dat u wilt herstellen en klik vervolgens op Herstellen.

Nadat je de contactpersoon hebt hersteld, volg je de bovenstaande instructies om de contactpersoon definitief te verwijderen.