Voer een definitieve verwijdering uit in HubSpot

Op grond van wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hebben contactpersonen in uw account het recht om te verzoeken dat u al hun persoonsgegevens verwijdert.

Wanneer dit gebeurt, kunnen de wetten inzake gegevensbescherming vereisen dat u het contactrecord definitief uit uw database verwijdert, inclusief de e-mailtrackinggeschiedenis, gespreksgegevens, ingevulde formulieren en andere interactiegegevens en activiteiten.

Bovendien kunnen sommige contactpersonen u verzoeken hun gegevens definitief te verwijderen, zelfs als dit niet wettelijk verplicht is. Doorgaans moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden afgehandeld. Het recht op verwijdering is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.

Voordat u begint

Controleer het volgende voordat u een definitieve verwijdering uitvoert:

• Zorg datu weet welke gegevens en tools worden beïnvloed wanneer een contactpersoon definitief wordt verwijderd.
• In HubSpot omvat het permanent verwijderen een blokkeerfunctie. Nadat u

  een contactpersoon definitief hebt verwijderd, kun je het e-mailadres (primair of aanvullend) niet meer toevoegen aan je HubSpot-account of de bijbehorende sandboxes via de HubSpot-gebruikersinterface of een import. Deze functionaliteit wordt ondersteund door geanonimiseerde gegevens.

• Een definitief verwijderd contact kan alleen weer aan een account worden toegevoegd als:
  • Het contact een formulier op je website invult.
  • Het contact een e-mail stuurt naar je gekoppelde inbox. De inbox moet zijn gekoppeld als team-e-mailadres, niet als persoonlijk e-mailadres.
  • Het contact wordt toegevoegd via een API-verzoek.
• Wanneer een definitief verwijderd contact opnieuw aan een account wordt toegevoegd, wordt er een nieuw contactrecord aangemaakt. De eerdere geschiedenis, koppelingen en activiteiten van het verwijderde contact worden niet hersteld.

Let op: hoewel de persoonlijke gegevens van het contact worden verwijderd, blijven geanonimiseerde analysegegevens behouden. Zo worden de sessies van het contact bijvoorbeeld nog steeds weergegeven in uw rapport over verkeersbronnen, maar kunt u het individuele contact niet identificeren. Evenzo geldt dat als u e-mails naar het contactpersoon hebt verzonden of als de contactpersoon een formulier heeft ingevuld, de analytische gegevens nog steeds worden weergegeven in de e-mailprestaties (openingen, klikken, enz.) en het aantal ingediende formulieren, maar de gegevens van de contactpersoon zullen niet langer worden weergegeven.

Inzicht in de gegevens die na een definitieve verwijdering worden gewist

Wanneer een contactpersoon definitief wordt verwijderd, kan het tot 30 dagen duren voordat de definitieve verwijdering is voltooid. Hierdoor wordt het record uit je account verwijderd. Ook worden de koppelingen tussen het contactrecord en eerdere interacties verwijderd. Lees meer over de gegevens die worden beïnvloed wanneer je een definitieve verwijdering uitvoert.

Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt en u een contactsegment hebt aangemaakt, wordt bij het definitief verwijderen van een contact ook het record uit uw advertentiepubliek verwijderd. Hierdoor ontvangt het contact geen gerichte advertenties meer vanuit uw account.

Let op: HubSpot verwijdert niet automatisch blogreacties die het contact op je blogberichten heeft achtergelaten. Je moet deze blogreacties handmatig verwijderen.

Een contactpersoon definitief verwijderen

Permanente verwijderingen kunnen alleen worden uitgevoerd op individuele contactrecords. Je kunt geen permanente verwijderingen in bulk uitvoeren met behulp van contactsegmenten of workflows.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van het contact.
3. Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.
4. Selecteer in het dialoogvenster hetkeuzerondje 'Permanent verwijderen '.
5. Klik in het vervolgkeuzemenu Bevestigingsmail verzenden op het pijltje en selecteer een gebruiker die een bevestigingsmail over het permanent verwijderen moet ontvangen. Dit is optioneel.
6. Klik op 'Contact verwijderen' om te bevestigen.