Ai sensi delle normative sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i contatti presenti nel tuo account hanno il diritto di richiederti la cancellazione di tutti i loro dati personali.
In tal caso, le leggi sulla protezione dei dati potrebbero richiedere la rimozione definitiva della scheda del contatto dal database, inclusi la cronologia di tracciamento delle e-mail, i registri delle chiamate, i moduli inviati e altri dati relativi alle interazioni e alle attività.
Inoltre, alcuni contatti potrebbero richiedere la cancellazione definitiva dei propri dati, anche se non prevista dalla legge. In genere, tali richieste devono essere evase entro 30 giorni. Il diritto alla cancellazione non è assoluto e può dipendere dal contesto della richiesta.
Nota bene: sebbene queste funzionalità siano disponibili su HubSpot, il tuo team legale è la risorsa migliore per fornirti consulenza in materia di conformità per la tua situazione specifica.
Prima di iniziare
Prima di procedere alla cancellazione definitiva, verifica quanto segue:
- Comprendere quali dati e strumenti saranno interessati dall’eliminazione definitiva di un contatto.
- In HubSpot, l’eliminazione definitiva include una funzionalità di lista di blocco. Ciò significa che, una volta eliminato definitivamente un contatto, non potrai più aggiungere il suo indirizzo e-mail (primario o aggiuntivo) al tuo account in futuro tramite l’interfaccia utente di HubSpot o un’importazione. Questa funzionalità è supportata da dati anonimizzati.
- Un contatto eliminato definitivamente potrà essere aggiunto nuovamente a un account solo se:
- Il contatto invia un modulo dal tuo sito web.
- Il contatto invia un’e-mail alla tua casella di posta collegata. La casella di posta deve essere collegata come e-mail di squadra, non come e-mail personale.
- Il contatto viene aggiunto tramite una richiesta API.
- Quando un contatto eliminato definitivamente viene aggiunto nuovamente a un account, viene creato un nuovo record di contatto. La cronologia precedente, le associazioni e l’attività del contatto eliminato non verranno ripristinate.
Nota bene: mentre i dati personali del contatto verranno eliminati, i dati analitici anonimizzati rimarranno. Ad esempio, le sessioni del contatto continueranno a essere riportate nel tuo rapporto sulle fonti di traffico, ma non sarai in grado di identificare il singolo contatto. Allo stesso modo, se hai inviato email al contatto o se il contatto ha compilato un modulo, i dati analitici continueranno a essere riportati nelle statistiche sulle prestazioni delle email (aperture, clic, ecc.) e nel numero di invii dei moduli, ma le informazioni relative al contatto non appariranno più.
Comprendere i dati eliminati dopo una cancellazione definitiva
Quando un contatto viene eliminato definitivamente, potrebbero essere necessari fino a 30 giorni per completare la cancellazione definitiva. Questa operazione rimuoverà il record dal tuo account. Verranno inoltre rimosse le associazioni tra il record del contatto e le sue precedenti interazioni. Scopri di più sui dati che saranno interessati quando esegui un’eliminazione definitiva.
Se disponi di un account Marketing Hub Starter, Professional o Enterprise e hai creato un pubblico di segmentazione dei contatti, l'eliminazione definitiva di un contatto comporterà anche la rimozione del record dal tuo pubblico pubblicitario. Ciò impedirà al contatto di ricevere annunci mirati dal tuo account.
Nota: HubSpot non eliminerà automaticamente i commenti che il contatto ha lasciato sui tuoi post del blog. Dovrai eliminare manualmente tali commenti.
Eseguire l’eliminazione definitiva di un contatto
Le eliminazioni definitive possono essere effettuate solo su singoli record di contatto. Non è possibile eseguire eliminazioni definitive in blocco utilizzando segmenti di contatti o flussi di lavoro.
- Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
- Fare clic sul nome del contatto.
- Nel pannello di sinistra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina.
- Nella finestra di dialogo, seleziona ilpulsante di opzione "Eliminazione definitiva ".
- Nel menu a discesa Invia e-mail di conferma, clicca sulla freccia del menu a discesa e seleziona un utente che riceverà un'e-mail di conferma dell'eliminazione definitiva. Questa operazione è facoltativa.
- Fai clic su Elimina contatto per confermare.
