DSGVO-konforme Löschung in HubSpot durchführen

Gemäß Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, können Kontakte von dir verlangen, dass du alle ihre personenbezogenen Daten löschst, über die du verfügst. Du bist laut DSGVO verpflichtet, die Kontaktdaten daraufhin dauerhaft aus deiner Datenbank zu entfernen. Das schließt den E-Mail-Trackingverlauf, Anrufinformationen, Formulareinsendungen und andere Daten zu Interaktionen und Aktivitäten ein. In Normalfall hast du 30 Tage Zeit, der Aufforderung nachzukommen. Das Recht auf Löschung ist nicht absolut, sondern abhängig vom Kontext des Ersuchens – es ist demnach nicht in jedem Fall anwendbar.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

In HubSpot gehört zum DSGVO-konformen Löschen auch eine Auschlusslisten-Funktion: Das heißt, sobald ein Kontakt DSGVO-konform gelöscht wird, können Sie diesen nicht mehr irgendwann wieder Ihrem Account hinzufügen. Diese Funktionalität wird durch anonymisierte Daten unterstützt. Wenn ein nach der DSGVO gelöschter Kontakt ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt oder eine E-Mail an einen verbundenen Posteingang sendet, wird er wieder zu Ihrem Account hinzugefügt.

Bitte beachten: Zwar werden die personenbezogenen Daten des Kontakts gelöscht, die anonymisierten Analytics-Daten bleiben jedoch erhalten. So sind beispielsweise die Sitzungen des Kontakts weiterhin im Quellenbericht enthalten, aber der Kontakt lässt sich nicht mehr identifizieren. Wenn Sie E-Mails an den Kontakt gesendet haben oder der Kontakt ein Formular ausgefüllt hat, umfassen die Analytics-Daten weiterhin die Performance der E-Mail (geöffnet, angeklickt usw.) und die Anzahl der Formulareinsendungen, doch keine Informationen zum Kontakt.

Um eine DSGVO-Löschung in HubSpot durchzuführen, müssen Sie ein Super-Adminsein. Sie müssen die DSGVO-Tools nicht aktiviert haben, um eine DSGVO-Löschung durchzuführen.

DSGVO-konforme Löschung für einen Kontakt durchführen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.

• Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. 
• Klicken Sie im linken Bereich auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.

• Wählen Sie im Dialogfeld das Optionsfeld Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte dauerhaft löschen, um Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten aus.
• Um eine Bestätigung zu senden, dass der Kontakt gelöscht wurde, wählen Sie die Option E-Mail-Bestätigung der Löschung und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers e-Mailein.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf Kontakt löschen.

Daten, die bei einer DSGVO-konformen Löschung gelöscht werden

Bis zu 30 Tage, nachdem die DSGVO-Löschungveranlasst wurde, wird eine DSGVO-konforme Bereinigung durchgeführt. Der Datensatz wird zusammen mit den folgenden Informationen aus Ihrem HubSpot-Account entfernt:

• Salesforce-Connector
• Kontaktdaten 
• Analytics-Daten
• Anrufdaten
• Formulareinsendungen
• Hochgeladene Dateien durch Formularübertragungen
• Feedbackdaten
• Integrationsdaten 
• E-Mails
• Benachrichtigungen
• Konversationen 
• Bots 

Darüber hinaus werden nach der DSGVO beim Löschen eines Kontakts die Verknüpfungen zwischen dem Kontaktdatensatz und seinen früheren Aufträgen entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, wie sich die DSGVO-Löschung auf nicht-kontaktbezogene Daten auswirkt.

Wenn Sie über einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account verfügen und Sie eine Kontaktlisten-Zielgruppe erstellt haben, wird bei der DSGVO-konformen Löschung eines Kontakts dieser außerdem aus der synchronisierten Zielgruppe gelöscht. So wird sichergestellt, dass dieser Kontakt keine weitere Werbung erhält. HubSpot löscht nicht automatisch Blog-Kommentare, die der Kontakt auf Ihren Blog-Beiträgen hinterlassen hat. Sie müssen die Blog-Kommentare also manuell löschen.

DSGVO-konforme Löschung für einen zuvor bereits gelöschten Datensatz durchführen

Wenn ein Datensatz bereits gelöscht und an den Papierkorb gesendet wurde (d. h., er wurde normal und nicht DSGVO-konform gelöscht), können Sie trotzdem noch eine Löschung gemäß DSGVO durchführen. Dazu müssen Sie zunächst den Kontakt wiederherstellen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie [Objekte] wiederherstellen.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie wiederherstellen möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Wiederherstellen“.
• Bestätigen Sie im Dialogfeld die Anzahl der Kontakte, die wiederhergestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf „Wiederherstellen“.

Nachdem Sie den Kontakt wiederhergestellt haben, befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen zur Durchführung einer DSGVO-konformen Löschung des Kontakts.