Eine vollständige Löschung in HubSpot durchführen

Im Rahmen mancher Datenschutzgesetzen, z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Kontakte in Ihrem Account das Recht, Sie dazu aufzufordern, alle ihre personenbezogenen Daten zu löschen. In diesem Fall machen Datenschutzgesetze möglicherweise eine vollständige Löschung des Kontaktdatensatzes aus Ihrer Datenbank erforderlich. Das schließt unter anderem den E-Mail-Trackingverlauf, Anrufinformationen, Formulareinsendungen und andere Interaktionsaktivitäten ein. Außerdem können einige Kontakte verlangen, dass Sie ihre Daten dauerhaft löschen, auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. In der Regel sollten Sie innerhalb von 30 Tagen auf eine solche Aufforderung reagieren. Das Recht auf Löschung ist nicht absolut, sondern abhängig vom Kontext des Ersuchens – es ist demnach nicht in jedem Fall anwendbar.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

In HubSpot beinhaltet das vollständige Löschen eine Ausschlusslistenfunktion. Das bedeutet, dass Sie nach dem vollständigen Löschen eines Kontakts nicht in der Lage sind, dessen E-Mail (primär oder zusätzlich) in Zukunft wieder zu Ihrem Account hinzuzufügen. Diese Funktion wird durch anonymisierte Daten unterstützt. Wenn ein vollständi gelöschter Kontakt ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt oder eine E-Mail an ein verknüpftes Postfach sendet, bei dem es sich um eine Team-E-Mail (keine persönliche E-Mail) handelt, wird er wieder zu Ihrem Account hinzugefügt.

Bitte beachten: Zwar werden die personenbezogenen Daten des Kontakts gelöscht, die anonymisierten Analytics-Daten bleiben jedoch erhalten. So sind beispielsweise die Sitzungen des Kontakts weiterhin im Quellenbericht enthalten, aber der Kontakt lässt sich nicht mehr identifizieren. Wenn Sie E-Mails an den Kontakt gesendet haben oder der Kontakt ein Formular ausgefüllt hat, umfassen die Analytics-Daten weiterhin die Performance der E-Mail (geöffnet, angeklickt usw.) und die Anzahl der Formulareinsendungen, doch keine Informationen zum Kontakt. 

Um eine vollständige Löschung in HubSpot durchzuführen, müssen Sie ein Super-Admin sein. Die Datenschutzeinstellungen müssen nicht aktiviert sein, um eine vollständige Löschung durchzuführen.

Eine vollständige Löschung für einen Kontakt durchführen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.

• Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. 
• Klicken Sie im linken Bereich auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.

• Wählen Sie im Dialogfeld das Optionsfeld Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte dauerhaft löschen, um Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten aus.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf Kontakt löschen.

Wenn Sie einen Kontakt vollständig löschen, erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Bestätigung.

Daten, die bei einer vollständigen Löschung gelöscht werden

Bis zu 30 Tage, nachdem die vollständige Löschungveranlasst wurde, wird eine vollständige Bereinigung durchgeführt. Der Datensatz wird von Ihrem HubSpot-Account entfernt: Informieren Sie sich über die Daten, die von einer vollständigen Löschung betroffen sind.

Außerdem werden durch das vollständige Löschen eines Kontakts die Zuordnungen zwischen dem Kontaktdatensatz und seinen früheren Interaktionen entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, wie sich eine vollständige Löschung auf nicht-kontaktbezogene Daten auswirkt.

Wenn Sie über einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account verfügen und Sie eine Kontaktlisten-Zielgruppe erstellt haben, wird bei der vollständigen Löschung eines Kontakts dieser außerdem aus der synchronisierten Zielgruppe gelöscht. So wird sichergestellt, dass dieser Kontakt keine weitere Werbung erhält. HubSpot löscht nicht automatisch Blog-Kommentare, die der Kontakt auf Ihren Blog-Beiträgen hinterlassen hat. Sie müssen die Blog-Kommentare also manuell löschen.

Eine vollständige Löschung für einen zuvor bereits gelöschten Datensatz durchführen

Wenn ein Datensatz bereits gelöscht und an den Papierkorb gesendet wurde (d. h., er wurde wiederherstellbar und nicht vollständig gelöscht), können Sie trotzdem noch eine vollständige Löschung durchführen. Dazu müssen Sie zunächst den Kontakt wiederherstellen:

• Gehen Sie in HubSpot zum Dashboard für Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie [Objekte] wiederherstellen.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie wiederherstellen möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Wiederherstellen“.
• Bestätigen Sie im Dialogfeld die Anzahl der Kontakte, die wiederhergestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf „Wiederherstellen“.

Nachdem Sie den Kontakt wiederhergestellt haben, befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen zur Durchführung einer vollständigen Löschung des Kontakts.