Tracciare e registrare le e-mail con l'estensione HubSpot Sales per Chrome

Utilizzate le funzioni Track e Log dell'estensione HubSpot Sales Chrome per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Track attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È anche possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per tenere un registro di tutte le comunicazioni passate a cui il team può fare riferimento.

È possibile esaminare le informazioni relative all'apertura e ai clic delle e-mail nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei record ad essi associati.

Le e-mail storiche non vengono registrate automaticamente nel CRM; scoprite come registrare retroattivamente le e-mail inviate e ricevute nel CRM.

Nota bene: se nel vostro account sono state attivate le impostazioni di privacy dei dati, il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per rimuovere questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti e domini e-mail specifici. Inoltre, le e-mail possono essere registrate e le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attivate.

Le differenze tra tracciamento e registrazione sono illustrate in questo articolo.

Configurare le impostazioni predefinite di log e track

Isuperamministratori possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.

Per configurare queste impostazioni predefinite:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
• Fare clic sulla scheda Registro e tracciamento e-mail.
• In Impostazioni registro e tracciamento e-mail, configurare le modalità di registrazione delle e-mail in HubSpot selezionando o deselezionando le caselle di controllo associate:
  • Applica impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefin ita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
  • Applica associazione predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic sul menu a discesa e selezionare i tipi di record predefiniti da associare a un'e-mail registrata.
  • Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.

Nota bene: il tracciamento e la registrazione dellee-mail non sono supportati per le e-mail che utilizzano layout Gmail personalizzati.

Tracciamento delle e-mail

Per inviare un'e-mail tracciata da Gmail:

• Accedere al proprio account Gmail.
• Comporre una nuova e-mail. Inserite il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Selezionare la casella di controllo Traccia.
• ClickSend.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati.

Una volta che il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica a comparsa in tempo reale sul vostro desktop. Quando si torna al feed delle attività o a quello dell'estensione di Chrome, si vedranno le informazioni sull'e-mail contrassegnate come aperte. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Verrà inoltre elencata la cronologia delle attività del contatto.

Potete anche vedere come i vostri contatti si impegnano con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al vostro feed di attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona a forma di ruota dentata di HubSpot sprocket in alto a destra del browser Chrome.

Per saperne di più su come funzionano il tracciamento delle e-mail e le notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere un nuovo contatto al proprio account HubSpot CRM, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:

• Un utente del proprio account.
• Uno degli indirizzi e-mail collegati.
• Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. Oppure potete aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni dell'estensione Chrome.

Attenzione: le e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrate nel vostro account HubSpot. Gli allegati contano per questo limite. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto, ma non verrà registrata nel suo record.

Per inviare un'e-mail registrata da Gmail:

• Accedere al proprio account Gmail.
• Comporre una nuova e-mail. Inserire il destinatario dell'email, l'oggetto e il corpo dell'email. Se l'indirizzo e-mail del destinatario è già associato a un record di contatto nel vostro CRM, l'icona a forma di chiocciola di HubSpot apparirà in linea accanto all'indirizzo e-mail nel campo A.
• Selezionare la casella di controllo Registro.
• Per impostazione predefinita, l'estensione Chrome selezionerà automaticamente i cinque record di deal o ticket associati più recenti del contatto per registrare le e-mail. Verranno selezionati automaticamente solo i deal o i ticket in fase di apertura. Se si includono dei destinatari nel campo CC, verranno selezionati automaticamente anche gli oggetti associati ai record. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare l'e-mail:
  • Fare clic sul menu a discesa accanto alla casella di controllo Registro .
  • Selezionare e deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail.

• • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllo se non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Per sapere come registrare le e-mail solo nei record di contatto esistenti.

• Fare clic su Invia.

Nelle impostazioni dell'estensione Chrome è possibile personalizzare i record associati a cui le e-mail vengono automaticamente registrate. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.

Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'email registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'email verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.

Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail registrate in HubSpot utilizzando l'estensione saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio. Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:

• Nel vostro account HubSpot, navigate verso i vostri contatti, le aziende o le offerte.
• Fare clic sul nome del record.
• Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
  
  1. Record associati: fare clic per modificare i record associati.
  2. Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
  3. Elimina: fare clic per eliminare l'attività dell'e-mail dalla timeline.
  4. Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
  5. Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
  6. Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
  7. Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.

Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta elettronica collegata.