E-mails volgen en registreren met de HubSpot Sales Chrome-extensie

Gebruik de functies Traceren en Loggen van de HubSpot Sales Chrome-extensie om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te volgen en bij te houden.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je bijhouden wanneer contactpersonen je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteiten in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van contactpersonen.
  • In realtime meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent.
  • Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de gevolgde e-mail volgen. Meer informatie over klikken traceren.
• Als logging is ingeschakeld, kun je een e-mail loggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records.
  
  • Je kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt loggen in je HubSpot accountinstellingen. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in de instellingen van je Chrome-extensie.

Meer informatie over het verschil tussen tracken en loggen.

Voordat je begint

Bekijk voordat je begint te werken met de HubSpot Sales Chrome-extensie de vereisten en beperkingen van het volgen en loggen van e-mails.

Vereisten begrijpen

• Om een e-mail te loggen en een nieuwe contactpersoon toe te voegen aan uw HubSpot CRM-account, moet het e-mailadres waarvandaan u e-mails verzendt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van de gekoppelde e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• E-mailtracking en logging worden niet ondersteund voor e-mails die gebruikmaken van aangepaste Gmail-indelingen.
• Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen geopende e-mails alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Uw juridische team is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mail logging en tracking gebruikt. Meer informatie over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om tracking en logging uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen.
• Wanneer je een e-mail met een bestandsbijlage logt, worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds afgeleverd bij de contactpersoon en opgeslagen in het CRM, maar zonder bijlage.
• Als het loggen is ingeschakeld, worden historische e-mails niet automatisch gelogd in het CRM. Leer hoe u met terugwerkende kracht verzonden en ontvangen e-mails kunt loggen in het CRM.

Standaardinstellingen voor loggen en volgen configureren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
3. Op het tabblad Email Log & Track kun je instellen hoe e-mails worden gevolgd of gelogd in HubSpot door de volgende selectievakjes in of uit te schakelen:
   • Alle gebruikers toestaan om e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen mogen worden gelogd in de CRM, conversatie-inbox en zijbalk.
   • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar Alle e-mails standaard loggen aan of uit te zetten om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen volgen die zijn verzonden vanuit het CRM, de inbox van conversaties, e-mailextensies en sequenties.
   • Standaardinstelling voor bijhouden voor alle gebruikers toepassen: als u het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikkenhebt ingeschakeld, kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail vanuit Gmail verzenden:

1. Meld u aan bij uw Gmail-account.
2. Stel een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger, het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in.
3. Schakel het selectievakje Traceren in.
4. Klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Zodra de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad. Als je teruggaat naar je activiteitenfeed of Chrome-extensiefeed, zie je de e-mailinformatie gemarkeerd als Geopend. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket rechtsboven in je Chrome-browser.

Meer informatie over hoe e-mailtracking en verkoopmeldingen werken en hoe je tracking uitschakelt.

E-mails registreren

Verstuur een gelogde e-mail met de Chrome-extensie

1. Stel een nieuw e-mailbericht op in Gmail.
2. Voer de ontvanger, het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in. Als het e-mailadres van de ontvanger al is gekoppeld aan een contactrecord in je CRM, verschijnt het HubSpot tandwielpictogram in de regel naast het e-mailadres in het veld Aan .
3. Schakel het selectievakje Log in.
4. Als je account standaard loginstellingen heeft geconfigureerd, selecteert de invoegtoepassing automatisch naar welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
   • Schakel de selectievakjes in en uit naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen.
5. Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, kun je ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon te maken.
   • Als u een nieuwe contactpersoon wilt maken, schakelt u het selectievakje naast het e-mailadres in onder Als nieuwe contactpersoon maken bij het bewerken van de recordassociaties.
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een aangemelde e-mail ingesteld als niet-marketing.
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch toegewezen als eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen vorige eigenaar is toegewezen.
   • Als je geen nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres onder Als nieuwe contactpersoon maken uit . Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon te maken.
6. Klik op Verzenden.

De gelogde e-mail bekijken in HubSpot

E-mails die met de extensie in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.

De gelogde e-mail in HubSpot bekijken:

1. Navigeer naar uw records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastmaken: klik om de e-mail boven aan de tijdlijn met contactpersonen vast te maken.
  • Koppeling kopiëren: klik om de URL van de gelogde e-mail te kopiëren.
  • Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.
  • Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een andere contactpersoon.

• • Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl om de volledige inhoud van de e-mail te bekijken. Als er een e-mailconversatie gaande is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de conversatie te zien.
  • Koppelingen: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik om bijlagen te openen die aan deze specifieke e-mail zijn gekoppeld.