E-mails volgen en registreren met de HubSpot Sales Chrome-extensie

Gebruik de functies Track en Log van de HubSpot Sales Chrome-extensie om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te controleren en bij te houden. Als de track-functie is ingeschakeld, kun je realtime meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

U kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en hun bijbehorende records.

Historische e-mails worden niet automatisch gelogd in het CRM. Leer hoe je met terugwerkende kracht verzonden en ontvangen e-mails kunt loggen in het CRM.

Let op: als u de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in uw account, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit te verwijderen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen en e-maildomeinen. Daarnaast kunnen e-mails alleen worden gelogd en e-mailopeningen alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Meer informatie over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.

In dit artikel lees je meer over de verschillen tussen traceren en loggen.

Standaard logboek- en trackinstellingen configureren

Superbeheerders kunnen het standaardgedrag voor het volgen, loggen en koppelen van e-mails voor alle gebruikers in je account bijwerken.

Om deze standaardinstellingen te configureren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad Email Log & Track.
• Configureer onder Email Log and Track Settings hoe e-mails worden vastgelegd in HubSpot door de bijbehorende selectievakjes in of uit te schakelen:
  • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je klikken om de schakelaar Alle e-mails standaard loggen in of uit te schakelen om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in je account.
  • Standaardassociatie toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kun je op het vervolgkeuzemenu klikken en de standaardrecordtypes selecteren die moeten worden gekoppeld aan een gelogde e-mail.
  • Standaardinstelling voor bijhouden toepassen voor alle gebruikers: als je het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en zien dat ontvangers hun e-mails openen en erop klikken hebt ingeschakeld, kun je deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in je account.

Let op: e-mailtracking en -logging worden niet ondersteund voor e-mails die gebruikmaken van aangepaste Gmail-indelingen.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden vanuit Gmail:

• Meld u aan bij uw Gmail-account.
• Stel een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger van de e-mail, de onderwerpregel en de hoofdtekst in.
• Schakel het selectievakje Track in.
• ClickSend.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Zodra de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad. Wanneer u teruggaat naar uw activiteitenfeed of Chrome-extensiefeed, ziet u de e-mailinformatie gemarkeerd als Geopend. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon.

Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket rechtsboven in je Chrome-browser.

Leer meer over hoe e-mailtracking en verkoopmeldingen werken en hoe u tracking kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Als u een e-mail wilt aanmelden en een nieuw contact wilt toevoegen aan uw HubSpot CRM-account, moet het e-mailadres van waaruit u e-mails verzendt een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in je account.
• Een van je verbonden e-mailadressen.
• Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Je kunt e-mailadressen en domeinen waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden opgeven in je HubSpot-accountinstellingen. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in de instellingen van je Chrome-extensie.

Let op: e-mails groter dan 50 MB worden niet aangemeld bij je HubSpot account. Bijlagen tellen mee voor deze limiet. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon, maar je ziet de e-mail niet gelogd in hun record.

Een gelogde e-mail verzenden vanuit Gmail:

• Log in op je Gmail-account.
• Stel een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger, het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail in. Als het e-mailadres van de ontvanger al is gekoppeld aan een contactrecord in je CRM, verschijnt het HubSpot tandwielpictogram in de regel naast het e-mailadres in het veld Aan .
• Schakel het selectievakje Log in.
• Standaard selecteert de Chrome-extensie automatisch de vijf meest recente geassocieerde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. Alleen deals of tickets in een open fase worden automatisch geselecteerd. Als u ontvangers in het CC-veld opneemt, worden de bijbehorende objecten van de records ook automatisch geselecteerd. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
  • Schakel de selectievakjes in en uit naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen.

• • Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, wordt er een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakje uit als je niet wilt dat de e-mail wordt gelogd naar de nieuwe contactpersoon. Meer informatie over het loggen van e-mails naar bestaande contactpersonen.

• Klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van uw Chrome-extensie. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat wordt gemaakt door een gelogde e-mail ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die met de extensie in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:
  
  1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde records te bewerken.
  2. Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon.
  3. Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
  5. Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mailverzending horen.
  7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.