使用 HubSpot Sales Chrome 擴充套件追蹤和記錄電子郵件

使用HubSpot Sales Chrome 擴充套件的追蹤和記錄功能來監控和記錄聯絡人對您電子郵件的參與程度。

• 開啟追蹤功能後，您可以監控聯絡人檢視或開啟您的電子郵件的時間。
  • 在活動饋送（activity feed）和聯絡人時間軸上檢視電子郵件活動。
  • 當聯絡人開啟您的電子郵件時，您會收到即時通知。
  • 擁有指定 Sales Hub席位的使用者可以追蹤包含在追蹤電子郵件正文中的連結的點擊。進一步了解點擊追蹤。
• 開啟記錄功能後，您可以將電子郵件記錄至收件者的聯絡人記錄或其相關記錄。
  
  • 您可以在HubSpot 帳戶設定中指定您永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。或者您可以在Chrome 擴充套件 設定中加入這些電子郵件地址和網域。

進一步瞭解追蹤和記錄的區別。

開始使用之前

在您開始使用 HubSpot Sales Chrome 擴充套件之前，請檢閱追蹤和記錄電子郵件的需求和限制。

瞭解需求

• 要記錄電子郵件並新增聯絡人到您的 HubSpot CRM 帳戶，您傳送電子郵件的電子郵件地址必須是下列其中之一：
  • 您帳戶中的一個使用者。
  • 您連線的其中一個電子郵件地址。
  • 您電子郵件用戶端中的別名（在您連接的 Gmail 收件箱中設定的別名，或新增至您的設定檔與偏好設定中的別名）。

瞭解限制和注意事項

• 使用自訂 Gmail 版面的電子郵件不支援電子郵件追蹤和記錄。
• 如果您已在帳戶中開啟資料隱私權設定，則只能追蹤已指定資料處理法律依據的聯絡人的電子郵件開啟記錄。您的法律團隊是決定貴公司如何使用電子郵件記錄與追蹤的最佳資源。進一步了解開啟資料隱私權設定時的電子郵件追蹤。
  • 您可以自訂擴充設定，關閉特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域的追蹤和記錄。
• 記錄有檔案附件的電子郵件時，大於 50 MB 的附件將不會記錄到 HubSpot。您的電子郵件仍會傳送到聯絡人，並會記錄到 CRM，但沒有附件。
• 當記錄開啟時，歷史電子郵件將不會自動記錄到 CRM。瞭解如何將已發送和接收的電子郵件追溯記錄到 CRM。

配置預設記錄和追蹤設定

超級管理員可以為您帳戶中的所有使用者更新追蹤、記錄和關聯電子郵件的預設行為。

要設定這些預設值：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至物件 >活動。
3. 按一下電子郵件記錄與追蹤索引標籤。
4. 在「電子郵件記錄與追蹤設定」下，透過選擇或清除相關核取方塊，設定電子郵件在 HubSpot 中的記錄方式：
   • Apply Default Log setting for all users (為所有使用者套用預設記錄設定 )： 當此設定開啟時，您可以按一下開啟或關閉Log all emails by default (預設記錄所有電子郵件)開關，以設定是否在您帳戶中的所有使用者中預設記錄電子郵件。
   • 為所有使用者套用預設關聯： 開啟此設定後，您可以按一下下拉式功能表，選擇要與已記錄電子郵件關聯的預設記錄類型。
   • 為所有使用者 套用預設追蹤設定： 如果您已選擇「允許所有使用者追蹤電子郵件並查看收件人開啟和點選其電子郵件」核取方塊，則可開啟此設定，以設定是否在帳戶中的所有使用者之間預設追蹤所有電子郵件。

請注意： 如果您有存取Apply Activity Logging Defaults to External Emails (將活動記錄預設值套用至外部電子郵件) beta 的權限，銷售擴充套件和 BCC/轉寄的電子郵件會遵循自動關聯規則，使用者無法針對透過擴充套件傳送的電子郵件進行個人化預設設定。Apply Activity Logging Defaults to External Emailsbeta 不會影響從共用收件匣 (例如：會談和幫助台工具中的回覆) 傳送的電子郵件，也不會影響從序列傳送的外寄電子郵件。一旦今年將此功能推廣至所有帳號，使用者將無法個人化擴充套件的預設關聯記錄設定，但仍可在傳送個別電子郵件時編輯關聯。

追蹤電子郵件

要從 Gmail 發送追蹤電子郵件：

1. 登入您的 Gmail 帳戶。
2. 撰寫一封新電子郵件。輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
3. 選取追蹤核取方塊。
4. 按一下傳送。

檢視追蹤電子郵件的狀態

在您的聯絡人開啟電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人會在 HubSpot 的活動饋送中顯示為已發送。

收件人開啟電子郵件後，您的桌面會收到即時的彈出通知。當您導回活動饋送或 Chrome 擴充套件饋送時，您會看到電子郵件資訊標示為開啟。按一下連絡人姓名下方的下拉式功能表，即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。您也會看到列出該聯絡人的活動記錄。

您也可以從 Chrome 擴充套件查看聯絡人如何參與您追蹤的電子郵件。若要從 Chrome 擴充套件存取您的活動訊息，請按一下 HubSpotsprocket 圖示 sprocket 在您 Chrome 瀏覽器的右上方。

進一步瞭解電子郵件追蹤和銷售通知如何運作，以及如何關閉追蹤。

記錄電子郵件

使用 Chrome 擴充套件傳送記錄的電子郵件

1. 在 Gmail 中撰寫新郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。如果收件人的電子郵件地址已經與您 CRM 中的聯絡人記錄相關聯，HubSpot 的鏈輪圖示將會出現在收件人 欄位中其電子郵件地址旁邊的行中。
3. 選擇「日誌」核取方塊。
4. 如果您的帳戶已設定預設記錄設定，附加元件會自動選擇要將電子郵件記錄至哪些記錄。若要手動選擇電子郵件將記錄至哪些記錄，請
   • 按一下記錄 核取方塊旁邊的下拉式功能表 。
   • 選擇並清除您想要將電子郵件記錄至的記錄旁邊的核取方塊 。
5. 如果您要傳送電子郵件給不是 CRM 聯絡人的收件者，您可以選擇建立新的聯絡人。
   • 如果要建立新聯絡人，請在編輯記錄關聯時，選擇電子郵件地址旁邊「建立為新聯絡人」下的核取方塊。
     
     • 如果您使用的是行銷聯絡人，則記錄電子郵件建立的新聯絡人將設定為非行銷。
     • 發送電子郵件的 HubSpot 使用者將自動指定為聯絡人擁有者，只要之前未指定擁有者即可。
   • 如果您不想建立新聯絡人，請清除電子郵件地址旁邊「建立為新 聯絡人」下的核取方 塊。 瞭解如何僅將電子郵件記錄至現有聯絡人記錄。如果您要傳送電子郵件給不是 CRM 中聯絡人的收件人，您可以選擇建立新聯絡人。
6. 按一下「傳送」。

在 HubSpot 中檢視記錄的電子郵件

使用擴充套件記錄到 HubSpot 的電子郵件會自動與您在傳送電子郵件前指定的記錄相關聯。

要在 HubSpot 中查看記錄的電子郵件：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到您的聯絡人、公司或交易。
2. 按一下記錄的名稱 。
3. 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。在電子郵件中，您可以執行以下動作：

• • 釘選：按一下可將電子郵件釘選到聯絡人時間軸的頂端。
  • 複製連結：按一下以複製記錄電子郵件的 URL。
  • 回覆：按一下回覆，從 HubSpot 傳送電子郵件回覆給聯絡人。
  • 轉寄：按一下以將電子郵件轉寄給其他聯絡人。

• • 刪除：按一下以從時間軸刪除電子郵件活動。

• • 展開：按一下下拉箭頭，查看電子郵件的全文。如果有正在進行的電子郵件對話，按一下檢視主題 ，即可看到主題中的所有電子郵件。
  • 關聯： 按一下可編輯關聯的公司或交易記錄。
  • 附件： 按一下可開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。