Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą rozszerzenia HubSpot Sales Chrome

Skorzystaj z funkcji śledzenia i rejestrowania w rozszerzeniu HubSpot Sales Chrome, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz także zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.

Informacje o otwartych i klikniętych wiadomościach e-mail można przeglądać w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i powiązanych z nimi rekordach.

Historyczne wiadomości e-mail nie będą automatycznie rejestrowane w CRM, dowiedz się, jak z mocą wsteczną rejestrować wysłane i odebrane wiadomości e-mail w CRM.

Uwaga: jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji o tym, w jaki sposób Twoja firma korzysta z rejestrowania i śledzenia wiadomości e-mail. Możesz również dostosować ustawienia rozszerzenia, aby usunąć tę funkcję dla określonej wiadomości lub określonych kontaktów i domen e-mail. Ponadto wiadomości e-mail mogą być rejestrowane, a otwarcia wiadomości e-mail mogą być śledzone tylko dla kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail przy włączonych ustawieniach prywatności danych.

Różnice między śledzeniem a rejestrowaniem można znaleźć w tym artykule.

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

Superadministratorzy mogą aktualizować domyślne zachowanie w zakresie śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te ustawienia domyślne:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Działania.
• Kliknij kartę Email Log & Track.
• W sekcji Email Log and Track Settings skonfiguruj sposób rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie odpowiednich pól wyboru:
  • ApplyDefault Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
  • Zastosuj domyślneskojarzenie dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów do skojarzenia z zarejestrowaną wiadomością e-mail.
  • Zastosuj domyślneustawienie śle dzenia dla wszystkich użytkowników: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail i sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Uwaga: śledzenie i rejestrowaniewiadomości e-mail nie są obsługiwane w przypadku wiadomości e-mail korzystających z niestandardowych układów Gmaila.

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail z Gmaila:

• Zaloguj się do swojego konta Gmail.
• Utwórz nową wiadomość e-mail. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Zaznacz pole wyboru Śledź.
• ClickSend.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca pojawią się w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie. Po przejściu z powrotem do kanału aktywności lub rozszerzenia Chrome zobaczysz informacje o wiadomości e-mail oznaczone jako Otwarte. Kliknijmenu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz również historię aktywności danego kontaktu.

Możesz także zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijikonę koła zębatego HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o tym, jak działa śledzenie wiadomości e-mail i powiadomienia o sprzedaży oraz jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowy kontakt do konta HubSpot CRM, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z poniższych:

• Użytkownik na koncie.
• Jeden z połączonych adresów e-mail.
• Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do profilu i preferencji).

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach rozszerzenia Chrome.

Uwaga: wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane na koncie HubSpot. Załączniki wliczają się do tego limitu. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu, ale nie będzie widoczna w jego rekordzie.

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail z Gmaila:

• Zaloguj się do swojego konta Gmail.
• Utwórz nową wiadomość e-mail. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, jej temat i treść. Jeśli adres e-mail odbiorcy jest już powiązany z rekordem kontaktu w CRM, ikona koła zębatego HubSpot pojawi się w linii obok jego adresu e-mail w polu Do .
• Zaznacz pole wyboru Dziennik.
• Domyślnie rozszerzenie Chrome automatycznie wybierze pięć ostatnich powiązanych rekordów transakcji lub biletów kontaktu, aby zarejestrować wiadomości e-mail. Automatycznie wybrane zostaną tylko transakcje lub bilety na etapie otwartym. Jeśli w polu CC podasz odbiorców, obiekty powiązane z rekordami również zostaną automatycznie wybrane. Aby jawnie wybrać rekordy, do których wiadomość e-mail będzie rejestrowana:
  • Kliknij menu rozwijane obok pola wyboru Log .
  • Zaznacz i usuń zaznaczenie pól wyboru obok rekordów, do których chcesz rejestrować wiadomości e-mail.

• • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji powiązań zobaczysz adres e-mail kontaktu na liście. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko w istniejących rekordach kontaktów.

• Kliknij przycisk Wyślij.

W ustawieniach rozszerzenia Chrome można dostosować, do których powiązanych rekordów wiadomości e-mail są automatycznie logowane. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel.

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail zarejestrowane w HubSpot przy użyciu rozszerzenia zostaną automatycznie powiązane z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail. Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy.
  2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
  3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.
  4. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
  5. Rozwiń : kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  6. Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.
  7. Odpowiedz: kliknij Odpowiedz , aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot.

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.