Rastrear e registrar e-mails com a extensão do HubSpot Sales para Chrome

Use os recursos Rastrear e Registrar da extensão do HubSpot Sales para Chrome para monitorar e manter um registro de envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe. 

Você pode revisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Os e-mails históricos não serão registrados no CRM automaticamente. Saiba como registrar retroativamente os e-mails enviados e recebidos no CRM.

Observação: se você ativou a opção de privacidade de dados na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para remover essa funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios de contatos e e-mails específicos. Além disso, os e-mails somente podem ser registrados e as aberturas de e-mail somente podem ser rastreadas para contatos que tenham uma base jurídica atribuída para o processamento de dados. Saiba mais sobre o rastreamento de e-mails com a opção de privacidade de dados ativada.

Saiba mais sobre as diferenças entre rastreamento e registro neste artigo.

Definir as configurações de registro e rastreamento padrão

Os superadministradores podem atualizar o comportamento predefinido para rastrear, registrar e associar e-mails a todos os usuários da sua conta.

Para configurar esses padrões:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
• Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
• Em Configurações de registro e rastreamento de e-mail, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as caixas de seleção associadas:
  • Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar para ativar ou desativar a opção Registre todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails são registrados por padrão para todos os usuários da sua conta.
  • Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
  • Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você marcou a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.

Observação: o rastreamento e o registro de e-mails não são suportados para e-mails que usam layouts personalizados do Gmail. 

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado do Gmail:

• Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
• Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Marque a caixa de seleção Rastrear.
• Clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho. Quando você voltar ao feed de atividades ou ao feed da extensão para Chrome, verá as informações sobre o e-mail marcadas como Aberto. Clique no menu suspensoabaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas.

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome. Para acessar seu feed de atividades na extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome.

Saiba mais sobre como funcionam o rastreamento de e-mails e as notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar um novo contato à sua conta do HubSpot CRM, o endereço de e-mail no qual você envia e-mails deve ser um dos seguintes:

• Um usuário da sua conta
• Um dos seus endereços de e-mail conectados.
• Um alias no seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado na sua caixa de entrada do Gmail conectada ou um alias adicionado ao seu Perfil e Preferências).

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações de extensão para Chrome.

Observação: e-mails maiores que 50 MB não serão registrados na sua conta da HubSpot. Contagem de anexos em direção a este limite. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato, mas você não verá o e-mail incluído no registro.

Para enviar um e-mail registrado do Gmail:

• Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
• Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail. Se o endereço de e-mail do destinatário já estiver associado a um registro de contato no seu CRM, o ícone de roda dentada da HubSpot aparecerá na linha junto ao seu endereço de e-mail no campo Para. 
• Marque a caixa de seleção Registrar.
• Por padrão, a extensão do Chrome selecionará automaticamente os últimos cinco registros de negócio ou ticket associados do contato nos quais registrar os e-mails. Apenas os negócios ou tickets em uma fase Aberta serão selecionados automaticamente. Se você incluir qualquer destinatário no campo CC, os objetos associados aos registros também serão selecionados automaticamente. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:
  • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registro.
  • Marque e desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.

• • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Saiba como registrar e-mails somente em registros de contatos existentes.

• Clique em Enviar.

Você pode personalizar para quais registros associados seus e-mails serão registrados automaticamente nas configurações de extensão do Chrome. Se você usar contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing.

Observação: se um novo contato for criado por meio de um e-mail registrado, o usuário do HubSpot que enviou o e-mail será atribuído automaticamente como o proprietário do contato, desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

E-mails registrados no HubSpot usando a extensão serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail. Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, acesse seus contatos, empresas ou negócios.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
  
  1. Registros associados: clique para editar os registros associados.
  2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
  3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
  4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
  5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
  6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
  7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.

Observação: para enviar respostas de e-mail a partir do HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.