E-Mails mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot tracken und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen Nachverfolgen und Protokollieren der Chrome-Erweiterung von HubSpot. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen.

• Wenn Tracking aktiviert ist, können Sie überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails anzeigen oder öffnen.
  • Überprüfen Sie die E-Mail-Aktivitäten im Aktivitätenfeed und in der Kontakt-Chronik. 
  • Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet.
  • Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz können Klicks auf Links im Text der nachverfolgten E-Mail nachverfolgen. Erfahren Sie mehr über Klick-Tracking. 
• Bei aktivierter Protokollierung können Sie eine E-Mail im Kontaktdatensatz des Empfängers oder den zugehörigen Datensätzen protokollieren.
  
  • In den Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Einstellungen Ihrer Chrome-Erweiterung hinzufügen.

Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Tracking und Protokollierung.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot beginnen, sollten Sie sich mit den Voraussetzungen und Einschränkungen für das Tracking und die Protokollierung von E-Mails vertraut machen. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Um eine E-Mail zu protokollieren und Ihrem Account für das intelligente CRM von HubSpot einen neuen Kontakt hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
  • Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verknüpft sein.
  • Sie muss eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen sein.
  • Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profileinstellungen &hinzugefügt wurde).

Einschränkungen und Wissenswertes

• E-Mail-Tracking und -Protokollierung werden für E-Mails mit benutzerdefinierten Gmail-Layouts nicht unterstützt. 
• Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, können Sie geöffnete E-Mails nur für Kontakte nachverfolgen, für die Sie eine rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung angegeben haben. Ihre Rechtsabteilung ist die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking einsetzt. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking bei aktivierten Datenschutzeinstellungen.
  • Sie können Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen , um Tracking und Protokollierung für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. 
• Beim Protokollieren einer E-Mail mit einem Dateianhang werden Anhänge, die größer als 50 MB sind, nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin an den Kontakt zugestellt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.
• Wenn die Protokollierung aktiviert ist, werden historische E-Mails nicht automatisch im CRM protokolliert. Erfahren Sie, wie Sie gesendete und empfangene E-Mails rückwirkend im CRM protokollieren.

Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
3. Auf der Registerkarte E-Mail-Protokollnachverfolgung & können Sie konfigurieren, wie E-Mails in HubSpot nachverfolgt oder protokolliert werden, indem Sie die folgenden Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
   • Protokollieren von E-Mail-Anhängen für alle Benutzer zulassen: Legt fest, ob eingehende E-Mail-Anhänge im CRM, Konversationen-Postfach und in der Seitenleiste protokolliert werden können. 
   • Standardprotokollierungseinstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie durch Aktivieren oder Deaktivieren des Schalters Alle E-Mails standardmäßig protokollieren festlegen, ob E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account protokolliert werden.
   • Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken: Legen Sie fest, ob Benutzer E-Mails nachverfolgen können, die vom CRM, vom Konversationen-Postfach, von E-Mail-Erweiterungen und von Sequenzen gesendet werden. 
   • Standard-Tracking-Einstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken ausgewählt haben , können Sie diese Einstellung aktivieren, um zu konfigurieren, ob alle E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account nachverfolgt werden.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie getrackte E-Mails über Ihr Gmail-Konto:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
2. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie den E-Mail-Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachverfolgen.
4. Klicken Sie auf Senden.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitätenfeed als Gesendet angezeigt.

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Pop-up-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Wenn Sie zurück zu Ihrem Aktivitätenfeed oder dem Feed der Chrome-Erweiterung wechseln, werden die E-Mail-Informationen als offen markiert. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.