E-Mails mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot tracken und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen Nachverfolgen und Protokollieren der Chrome-Erweiterung von HubSpot. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Tracking-Funktion können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten. 

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitätenfeed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätzen und deren zugeordneten Datensätzen gespeichert.

Historische E-Mails werden nicht automatisch im CRM protokolliert. Erfahren Sie, wie Sie gesendete und empfangene E-Mails rückwirkend im CRM protokollieren.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, ist Ihre Rechtsabteilung die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking nutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte und E-Mail-Domains zu entfernen. Darüber hinaus können E-Mails nur protokolliert werden und Öffnungen von E-Mails können nur für Kontakte mit einer zugewiesenen rechtlichen Grundlage für die Datenverarbeitung nachverfolgt werden. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking, wenn die Datenschutzeinstellungen aktiviert sind.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Tracking und Protokollierung.

Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen konfigurieren

Super-Admins können das Standardverhalten für die Nachverfolgung, Protokollierung und Zuordnung von E-Mails für alle Benutzer in Ihrem Account aktualisieren.

So verwalten Sie diese Einstellungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Protokollierung und -Tracking.
• Konfigurieren Sie unter E-Mail-Protokollierungs- und -Tracking-Einstellungen, wie E-Mails in HubSpot aufgezeichnet werden sollen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
  • Standardprotokollierungseinstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie durch Aktivieren oder Deaktivieren des Schalters Alle E-Mails standardmäßig protokollieren festlegen, ob E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account protokolliert werden oder nicht.
  • Standardzuordnung für alle Benutzer übernehmen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie auf das Dropdown-Menü klicken und die Standarddatensatztypen auswählen, die mit einer protokollierten E-Mail verknüpft werden sollen.
  • Standard-Tracking-Einstellung für alle Benutzer übernehmen: Wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer E-Mails nachverfolgen und anzeigen können, wenn Empfänger ihre E-Mails öffnen und anklicken ausgewählt haben, können Sie diese Einstellung aktivieren, um zu konfigurieren, ob alle E-Mails standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Account nachverfolgt werden.

Bitte beachten: E-Mail-Tracking und -protokollierung werden nicht für E-Mails mit angepassten Gmail-Layouts unterstützt. 

E-Mail-Tracking

So senden Sie getrackte E-Mails über Ihr Gmail-Konto:

• Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie den E-Mail-Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachverfolgen.
• Klicken Sie auf Senden.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitätenfeed als Gesendet angezeigt.

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Pop-up-Benachrichtigung in Echtzeit auf Ihrem Desktop. Wenn Sie zurück zu Ihrem Aktivitätenfeed oder dem Feed der Chrome-Erweiterung wechseln, werden die E-Mail-Informationen als offen markiert. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitätenfeed zuzugreifen, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket oben rechts in Ihrem Chrome-Browser.

Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise von E-Mail-Tracking und Vertriebsbenachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und Ihrem Account für das intelligente CRM von HubSpot einen neuen Kontakt hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

• Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verknüpft sein.
• Sie muss eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen sein.
• Sie muss ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde sein, oder einAlias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).

In den Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Einstellungen der Chrome-Erweiterung hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mails, die größer als 50 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Account protokolliert. Anhänge sind bei diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird noch immer erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

So protokollieren Sie E-Mails in Gmail:

• Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie den E-Mail-Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein. Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers bereits einem Kontaktdatensatz in Ihrem intelligentem CRM zugeordnet ist, wird das HubSpot-Symbol in der Zeile neben der E-Mail-Adresse im Feld An angezeigt. 
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Protokollieren.
• Standardmäßig wählt die Chrome-Erweiterung automatisch die fünf letzten zugeordneten Deal- oder Ticket-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. Nur Deals oder Tickets, die sich in einer offenen Phase befinden, werden automatisch ausgewählt. Wenn Sie Empfänger im Feld „CC“ berücksichtigen, werden die zugehörigen Objekte der Datensätze ebenfalls automatisch ausgewählt. So wählen Sie explizit aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen Protokollieren.
  • Aktivieren und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.

• • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem intelligentem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden.

• Klicken Sie auf Senden.

In den Einstellungen Ihrer Chrome-Erweiterung können Sie anpassen, in welchen zugeordneten Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.

Bitte beachten: wenn ein neuer Kontakt durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, wird der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen, sofern kein vorheriger zuständiger Mitarbeiter zugewiesen wurde. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Erweiterung in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Einträgen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugeordnete Datensätze zu bearbeiten.
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um dem Kontakt direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten: Um E-Mail-Antworten von HubSpot aus zu senden und eingehende Antworten in HubSpot zu protokollieren, müssen Sie über ein verknüpftes Postfach verfügen.