Spor og log e-mails med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Chrome-udvidelsen til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails. Når sporingsfunktionen er aktiveret, kan du modtage notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen til kontaktens post i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, så dit team kan referere til den.

Du kan se oplysninger om åbning og klik på e-mails i aktivitetsfeedet; loggede e-mails gemmes i individuelle kontaktoptegnelser og deres tilknyttede optegnelser.

Bemærk: Hvis du har aktiveret databeskyttelsesindstillinger på din konto, er dit juridiske team den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Du kan også tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at fjerne denne funktionalitet for en bestemt besked eller for bestemte kontakter og e-maildomæner. Derudover kan e-mailåbninger kun spores for kontakter med et tildelt juridisk grundlag for databehandling. Læs mere om e-mailsporing, når databeskyttelsesindstillingerne er slået til.

Du kan læse mere om forskellene mellem sporing og logning i denne artikel.

Konfigurer standardindstillinger for log og spor

Superadministratorer kan opdatere standardadfærden for sporing, logning og tilknytning af e-mails for alle brugere på din konto.

Sådan konfigureres disse standardindstillinger:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• I menuen til venstre skal du navigere til Objekter > Aktiviteter.
• Klik på fanen Email Log & Track.
• Under Email Log and Track Settings kan du konfigurere, hvordan e-mails skal registreres i HubSpot ved at markere eller fjerne de tilhørende afkrydsningsfelter:
  • Apply Default Log setting for all users: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på Log all emails by default for at slå den til eller fra og indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
  • Anvend standardtilknytning for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på dropdown-menuen og vælge de standardposttyper, der skal knyttes til en logget e-mail.
  • Apply Default Track setting for all users: Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere på din konto.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail fra Gmail:

• Log ind på din Gmail-konto.
• Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten.
• Vælg afkrydsningsfeltet Spor.
• ClickSend.

Se status for den sporede e-mail

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, modtager du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord. Når du navigerer tilbage til dit aktivitetsfeed eller Chrome-udvidelsesfeed, vil du se e-mailoplysningerne markeret som Åbne. Klik på dropdown-menuen under kontaktpersonens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også kunne se en historik over kontaktens aktiviteter.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke påHubSpot sprocket-ikonet sprocket øverst til højre i din Chrome-browser.

Læs mere om, hvordan e-mailsporing og salgsmeddelelser fungerer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje en ny kontakt til din HubSpot CRM-konto skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:

• En bruger på din konto.
• En af dine tilsluttede e-mailadresser.
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i indstillingerne for din Chrome-udvidelse.

Bemærk: e-mails, der er større end 50 MB, vil ikke blive logget på din HubSpot-konto. Vedhæftede filer tæller med i denne grænse. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten, men du vil ikke se e-mailen logget på deres post.

Sådan sender du en logget e-mail fra Gmail:

• Log ind på din Gmail-konto.
• Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten. Hvis modtagerens e-mailadresse allerede er knyttet til en kontaktpost i dit CRM, vises HubSpot-ikonet på linje ved siden af deres e-mailadresse i feltet Til.
• Vælg afkrydsningsfeltet Log.
• Som standard vil Chrome-udvidelsen automatisk vælge kontaktpersonens fem seneste tilknyttede aftale- eller billetposter til at logge e-mails til. Kun aftaler eller billetter i en åben fase vil blive valgt automatisk. Hvis du inkluderer modtagere i CC-feltet, vil posternes tilknyttede objekter også blive valgt automatisk. For eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:
  • Klik på dropdown-menuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
  • Vælg og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil logge e-mailen til.

• • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail på listen, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktoptegnelse. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontaktoptegnelser.

• Klik på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges på i indstillingerne for din Chrome-udvidelse. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der oprettes af en logget e-mail, blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blive tildelt som kontaktens ejer, så længe ingen tidligere ejer er blevet tildelt.

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af udvidelsen, vil automatisk blive knyttet til de poster, du angav, før du sendte e-mailen. For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• Gå ind på din HubSpot-konto og naviger til dine kontakter, virksomheder eller aftaler.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere tilknyttede poster.
  2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
  3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailafsendelsen.
  5. Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, kan du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
  7. Svar: klik på Svar for at sende et e-mailsvar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at sende e-mailsvar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot, skal du have en tilsluttet indbakke.