Spor og log e-mails med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Chrome-udvidelsen til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails. Når sporingsfunktionen er aktiveret, kan du modtage meddelelser i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen i kontaktens journal i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, som dit team kan henvise til.

Du kan se oplysninger om åbne e-mails og klik i aktivitetsfeedet; loggede e-mails gemmes i individuelle kontaktoptegnelser og deres tilknyttede optegnelser.

Historiske e-mails logges ikke automatisk i CRM, lær hvordan du med tilbagevirkende kraft logger sendte og modtagne e-mails i CRM.

Bemærk: Hvis du har slået indstillinger for databeskyttelse til på din konto, er dit juridiske team den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Du kan også tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at fjerne denne funktionalitet for en bestemt besked eller for bestemte kontakter og e-maildomæner. Derudover kan e-mails kun logges, og e-mailåbninger kan kun spores for kontakter med et tildelt retsgrundlag for databehandling. Få mere at vide om e-mailsporing, når indstillingerne for databeskyttelse er slået til.

Du kan læse mere om forskellene mellem sporing og logning i denne artikel.

Konfigurer standardindstillinger for log og spor

Superadministratorer kan opdatere standardadfærden for sporing, logning og tilknytning af e-mails for alle brugere på din konto.

For at konfigurere disse standardindstillinger:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Activities i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Email Log & Track.
• Under Email Log and Track Settings kan du konfigurere, hvordan e-mails skal registreres i HubSpot ved at markere eller fjerne markeringen i de tilhørende afkrydsningsfelter:
  • Anvend standardlogindstilling for alle brugere : Når denne indstilling er slået til, kan du klikke for at slå Log alle e-mails som standard til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
  • Anvend standardassociation for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på rullemenuen og vælge de standardposttyper, der skal associeres med en logget e-mail.
  • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet Tillad alle brugere at spore e-mails og se modtagere åbne og klikke på deres e-mails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere i din konto.

Bemærk :E-mailsporing og -logning understøttes ikke for e-mails, der bruger tilpassede Gmail-layouts.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail fra Gmail:

• Log ind på din Gmail-konto.
• Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailens brødtekst.
• Vælg afkrydsningsfeltet Spor.
• Klik og send.

Se den sporede e-mails status

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord. Når du navigerer tilbage til dit aktivitetsfeed eller Chrome-udvidelsesfeed, vil du se e-mailoplysningerne markeret som åbne. Klik pårullemenuen under kontaktpersonens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail.Du kan også se en oversigt over kontaktpersonens aktiviteter.

Du kan også se, hvordan dine kontakter engagerer sig i dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke påHubSpot-tandhjulsikonet sprocket øverst til højre i din Chrome-browser.

Få mere at vide om, hvordan e-mailsporing og salgsmeddelelser fungerer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje en ny kontakt til din HubSpot CRM-konto skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:

• En bruger på din konto.
• En af dine forbundne e-mailadresser.
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet i din Profil og indstillinger).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i indstillingerne for din Chrome-udvidelse.

Bemærk: E-mails, der er større end 50 MB, vil ikke blive logget på din HubSpot-konto. Vedhæftede filer tæller med i denne grænse. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten, men du vil ikke se e-mailen logget på deres post.

Sådan sender du en logget e-mail fra Gmail:

• Log ind på din Gmail-konto.
• Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailens brødtekst. Hvis modtagerens e-mailadresse allerede er tilknyttet en kontaktpost i dit CRM, vises HubSpot-tandhjulsikonet på linje ved siden af e-mailadressen i feltet Til .
• Vælg afkrydsningsfeltet Log.
• Som standard vil Chrome-udvidelsen automatisk vælge kontaktpersonens fem seneste tilknyttede aftaler eller billetter til at logge e-mails på. Kun aftaler eller billetter i en åben fase vælges automatisk. Hvis du inkluderer modtagere i CC-feltet, vil posternes tilknyttede objekter også blive valgt automatisk. For eksplicit at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:
  • Klik på rullemenuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
  • Marker og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil logge e-mailen på.

• • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail på listen, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet , hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktpost. Se, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontaktoptegnelser.

• Klik på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges på i indstillingerne for din Chrome-udvidelse. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der oprettes af en logget e-mail, blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blive tildelt som ejer af kontakten, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer.

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af udvidelsen, knyttes automatisk til de poster, du angav, før du sendte e-mailen. For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakter, virksomheder eller aftaler.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere tilknyttede poster.
  2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
  3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailen.
  5. Udvid : Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mailsamtale, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
  7. Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at sende e-mail-svar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot skal du have en tilsluttet indbakke.