Registreer je verzonden en ontvangen e-mails in het CRM-systeem

Registreer verzonden en ontvangen e-mails achteraf in het CRM, rechtstreeks vanuit je Gmail- of Outlook-inbox. Gebruik de HubSpot Sales Chrome-extensie of de HubSpot Sales Office 365-add-in om e-mails te koppelen aan contactpersonen, bedrijven, deals en andere records in je CRM. Dit kan handig zijn als een e-mail is verzonden terwijl het registreren was uitgeschakeld, of wanneer je een inkomende e-mail ontvangt van een nieuwe contactpersoon die nog niet in je CRM staat. Je kunt bijvoorbeeld een e-mail uit het verleden aan een contactpersoon registreren en die activiteit bekijken op de tijdlijn van zijn of haar record.

Om je standaardinstellingen voor het vastleggen van e-mails in te stellen, lees je hier hoe je je e-mailvoorkeuren kunt configureren voor de HubSpot Sales Chrome-extensie of de HubSpot Sales Office 365-add-in.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je de vereisten en beperkingen begrijpt voordat je deze functie gaat gebruiken.

Vereisten

• Koppel je persoonlijke zakelijke e-mailadres aan HubSpot.

• Installeer de HubSpot Sales Chrome-extensie of de HubSpot Sales Office 365-add-in.

Beperkingen en aandachtspunten

• Als je de instellingen voor gegevensprivacy in je account hebt ingeschakeld, kunnen e-mails alleen worden geregistreerd en kan het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrond voor gegevensverwerking.
• U kunt alleen e-mails registreren die naar het specifieke e-mailadres van een gebruiker zijn verzonden, niet naar een Google Group-adres.
• Bij gebruik van deze functie worden niet-inline bijlagen (d.w.z. bestanden die zijn toegevoegd door op ‘Bijvoegen’ te klikken in een e-mailclient) niet geregistreerd in het CRM en verschijnen ze dus niet in het gedeelte ‘Bijlagen’ van het bijbehorende record.
• Gebruikers met een 'Alleen-lezen'-licentie kunnen e-mails niet met terugwerkende kracht registreren. Lees meer over het beheren van licenties.
• Deze functie is niet beschikbaar met de Outlook Desktop-invoegtoepassing.

Een e-mail vanuit Gmail registreren

Om e-mails die u via Gmail hebt verzonden of ontvangen achteraf te registreren:

1. Zoek in je Gmail-inbox de e-mail die je in je CRM wilt registreren en klik erop.
2. Klik onder de gegevens van de e-mailontvanger op E-mail registreren in HubSpot.
   • Om een nieuw contact aan te maken, vink je onder 'Aanmaken als nieuw contact' het selectievakje naast de ontvanger aan om de e-mail aan het nieuwe contact te koppelen.
   • Om de e-mail aan een bestaand contact toe te voegen, vink je de selectievakjes aan naast de bestaande CRM-records waaraan je het contact wilt koppelen.
3. Klik onderaan het vervolgkeuzemenu op 'Opslaan'.

Een e-mail registreren vanuit Outlook

Om e-mails die je vanuit Outlook hebt verzonden of ontvangen alsnog te registreren:

1. Zoek in je Outlook-inbox de e-mail die je in je CRM wilt registreren en klik erop.
2. Ga naar de HubSpot Sales-add-in:
   
   • Klassieke Outlook voor Windows of Mac: klik in het hoofdlint op 'Sales Tools'.
   • Nieuwe Outlook voor Mac: klik in het hoofdlint op de drie horizontale puntjes en selecteer HubSpot Sales.
   • Nieuwe Outlook voor Windows of Outlook op het web: klik in het hoofdlint op Apps en selecteer HubSpot Sales.
3. Klik in het taakvenster, in het gedeelte 'Deze e-mailactiviteit ', op 'E-mail registreren in HubSpot'.
   • Om een nieuw contact aan te maken, vink je onder 'Aanmaken als nieuw contact' het selectievakje naast de ontvanger aan om de e-mail aan het nieuwe contact te koppelen.
   • Om de e-mail aan een bestaand contact te koppelen, vink je de selectievakjes aan naast de bestaande CRM-records waaraan je het contact wilt koppelen.
4. Klik onderaan het vervolgkeuzemenu op 'Opslaan'.