Ihre gesendeten und empfangenen E-Mails im CRM protokollieren

Protokollieren Sie gesendete und empfangene E-Mails rückwirkend im CRM – direkt aus Ihrem Gmail- oder Outlook-Posteingang. Verwenden Sie die Chrome-Erweiterung von HubSpot oder das Office 365-Add-in von HubSpot , um E-Mails in Kontakten, Unternehmen, Deals und anderen Datensätzen in Ihrem CRM zu protokollieren. Dies kann hilfreich sein, wenn eine E-Mail gesendet wurde, als Protokollierung deaktiviert war, oder wenn Sie eine eingehende E-Mail von einem neuen Kontakt erhalten, der noch nicht in Ihrem CRM ist. Sie können zum Beispiel eine vergangene E-Mail an einen Kontakt protokollieren und diese Aktivität in der Chronik des Kontakts anzeigen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Standardeinstellungen für die E-Mail-Protokollierung einrichten und wie Sie Ihre E-Mail-Einstellungen für die Chrome-Erweiterung von HubSpot oder das Office 365-Add-in von HubSpot konfigurieren. 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie diese Funktion verwenden, sollten Sie die Anforderungen und Einschränkungen verstehen. 

Anforderungen

• Verknüpfen Sie Ihr persönliches E-Mail-Konto mit HubSpot. 

• Installieren Sie die Chrome-Erweiterung von HubSpot oder das Office 365-Add-in von HubSpot. 

Einschränkungen und Überlegungen

•  Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, können E-Mails nur protokolliert werden und geöffnete E-Mails können nur für Kontakte mit einer zugewiesenen rechtlichen Grundlage für die Datenverarbeitung nachverfolgt werden.
• Sie können nur E-Mails protokollieren, die an die spezifische E-Mail-Adresse eines Benutzers gesendet wurden, nicht an eine Google-Gruppenadresse.
• Bei Verwendung dieser Funktion werden Nicht-Inline-Anhänge (d. h. Dateien, die durch Klicken auf Anhängen in einem E-Mail-Client eingefügt werden) nicht im CRM protokolliert und erscheinen daher nicht im Abschnitt Anhänge des zugeordneten Datensatzes.
• Benutzer mit einer Leselizenz können E-Mails nicht rückwirkend protokollieren. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Lizenzen.
• Diese Funktion ist mit dem Outlook-Desktop-Add-in nicht verfügbar.

Eine E-Mail von Gmail aus protokollieren

So protokollieren Sie von Gmail aus rückwirkend E-Mails, die Sie versendet oder empfangen haben:

1. Suchen Sie in Ihrem Gmail-Posteingang die E-Mail, die Sie in Ihrem CRM protokollieren möchten, und klicken Sie darauf.
2. Klicken Sie unter den Details des E-Mail-Empfängers auf E-Mail in HubSpot protokollieren.
   • Um einen neuen Kontakt zu erstellen, aktivieren Sie unter Als neuen Kontakt erstellen das Kontrollkästchen neben dem Empfänger, um die E-Mail an den neuen Kontakt zu protokollieren.
   • Um die E-Mail an einen vorhandenen Kontakt zu protokollieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den vorhandenen CRM-Datensätzen, denen Sie den Kontakt zuordnen möchten.
3. Klicken Sie unten im Dropdown-Menü auf Speichern.

Eine E-Mail von Outlook aus protokollieren

So protokollieren Sie von Outlook aus rückwirkend E-Mails, die Sie versendet oder empfangen haben:

1. Suchen Sie in Ihrem Outlook-Postfach die E-Mail, die Sie in Ihrem CRM protokollieren möchten, und klicken Sie darauf.
2. Gehen Sie zum HubSpot-Add-in:
   • Outlook für Windows oder Mac (klassisch): Klicken Sie im Menüband auf Sales-Tools.
   • Outlook für Windows oder Mac (neu): Klicken Sie im Menüband auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie Sales Hub aus.
   • Outlook im Web: Klicken Sie im Menüband auf Appsund wählen Sie Sales Hub aus.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich im Abschnitt Diese E-Mail-Aktivität auf E-Mail in HubSpot protokollieren.
   • Um einen neuen Kontakt zu erstellen, aktivieren Sie unter Als neuen Kontakt erstellen das Kontrollkästchen neben dem Empfänger, um die E-Mail an den neuen Kontakt zu protokollieren.
   • Um die E-Mail an einen vorhandenen Kontakt zu protokollieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den vorhandenen CRM-Datensätzen, denen Sie den Kontakt zuordnen möchten.
4. Klicken Sie unten im Dropdown-Menü auf Speichern.