Enregistrez vos E-mails envoyés et reçus dans le CRM

Consignez rétroactivement les e-mails envoyés et reçus dans le CRM, directement depuis votre boîte de réception Gmail ou Outlook. Utilisez l’extension HubSpot Sales pour Chrome ou le complément HubSpot Sales pour Office 365 pour enregistrer les e-mails dans les fiches d’informations des contacts, des entreprises, des transactions et d’autres dans votre CRM. Cela peut être utile si un e-mail a été envoyé lorsque la connexion a été désactivée ou lorsque vous recevez un e-mail entrant d’un nouveau contact qui n’est pas encore enregistré dans votre CRM. Par exemple, vous pouvez enregistrer un e-mail passé envoyé à un contact et afficher cette activité sur la chronologie de sa fiche d’informations.

Pour configurer vos paramètres d’enregistrement d’e-mails par défaut, découvrez comment configurer vos préférences d’e-mail pour l’extension HubSpot Sales pour Chrome ou le complément HubSpot Sales pour Office 365. 

Avant de commencer

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les exigences et les limites. 

Exigences

• Connectez votre boîte de réception personnelle à HubSpot. 

• Installez l’extension HubSpot Sales pour Chrome ou le complément HubSpot Sales pour Office 365. 

Limites et considérations

•  Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, les e-mails peuvent seulement être enregistrés et les ouvertures d’e-mails suivies uniquement pour les contacts auxquels a été attribuée une base juridique pour le traitement des données.
• Vous pouvez uniquement consigner les e-mails envoyés à l’adresse e-mail spécifique d’un utilisateur, pas à une adresse Google Group.
• Lors de l’utilisation de cette fonctionnalité, les pièces jointes non en ligne (c’est-à-dire les fichiers inclus en cliquant sur Joindre dans un client de messagerie) ne seront pas enregistrées dans le CRM et n’apparaîtront donc pas dans la section Pièces jointes de la fiche d’informations associée.
• Les utilisateurs disposant d’une licence en lecture seule ne peuvent pas enregistrer d’e-mails rétroactivement. Découvrez-en davantage sur la gestion des licences.
• Cette fonctionnalité n’est pas disponible avec le complément pour Outlook.

Consigner un e-mail depuis Gmail

Pour enregistrer rétroactivement les e-mails que vous avez envoyés ou reçus depuis Gmail :

1. Dans votre boîte de réception Gmail, localisez et cliquez sur l’e-mail que vous souhaitez enregistrer dans votre CRM.
2. Sous les détails du destinataire de l’e-mail, cliquez sur Consigner l’e-mail dans HubSpot.
   • Pour créer un nouveau contact, sous Créer un nouveau contact, cochez la case à côté du destinataire pour enregistrer l’e-mail dans le nouveau contact.
   • Pour enregistrer l’e-mail dans un contact existant, sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations du CRM auxquelles vous souhaitez associer le contact.
3. En bas du menu déroulant, cliquez sur Enregistrer.

Consigner un e-mail depuis Outlook

Pour consigner rétroactivement les e-mails que vous avez envoyés ou reçus depuis Outlook :

1. Dans votre boîte de réception Outlook, localisez et cliquez sur l’e-mail que vous souhaitez enregistrer dans votre CRM.
2. Accédez à l’extension HubSpot Sales :
   • Outlook pour Windows ou Mac (classique) : cliquez sur Outils de vente dans la barre d’outils principale.
   • Outlook pour Windows ou Mac (nouveau) : cliquez sur les trois points horizontaux dans la barre d’outils principale et sélectionnez HubSpot Sales.
   • Outlook sur le web : dans la barre d’outils principale, cliquez sur Applications et sélectionnez HubSpot Sales.
3. Dans le volet des tâches, dans la section Cette activité e-mail , cliquez sur Enregistrer l’e-mail dans HubSpot.
   • Pour créer un nouveau contact, sous Créer un nouveau contact, cochez la case à côté du destinataire pour enregistrer l’e-mail dans le nouveau contact.
   • Pour enregistrer l’e-mail dans un contact existant, sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations du CRM auxquelles vous souhaitez associer le contact.
4. En bas du menu déroulant, cliquez sur Enregistrer.