Consigner des réponses aux e-mails dans le CRM

Les réponses à un e-mail envoyé à partir de votre e-mail personnel connecté se connecteront automatiquement à l'enregistrement du contact dans votre CRM. Cela inclut les e-mails one-to-one envoyés à partir de l'enregistrement dans le CRM ou à l'aide de HubSpot Sales email extension ou add-in. Si vous recevez une réponse à un e-mail qui n'a pas été enregistré précédemment, ou un nouvel e-mail d'un contact, vous pouvez l'enregistrer dans HubSpot manuellement en utilisant votre adresse de transfert .  

Pour limiter l'accès aux e-mails consignés, découvrez comment modifier les autorisations de ces e-mails. 

Remarque : La taille de fichier maximale pour les e-mails sortants et entrants est de 50 Mo. Cela s'applique aux réponses envoyées aux e-mails individuels et aux e-mails entrants envoyés à un e-mail d'équipe dans la boîte de réception des conversations . 

Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent le logiciel Protection avancée contre les menaces et que l'option Remise dynamique est activée, les pièces jointes ne pourront pas être enregistrées. 

Conditions requises pour l'enregistrement d'une réponse

Les réponses aux e-mails seront enregistrées automatiquement sur la timeline du contact si vous avez connecté votre e-mail personnel et si ce qui suit est vrai :

• L'E-mail original a été envoyé par l'intermédiaire du CRM ou envoyé à partir de votre client e-mail personnel connecté avec l'extension ou le complément d'e-mail de vente installé et la case à cocher Log sélectionnée. 

• L'E-mail original n'a pas été envoyé à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans votre liste Never Log .
• L'adresse e-mail personnelle est toujours connectée lorsque la réponse est reçue.
• La réponse est envoyée à un e-mail personnel connecté par un utilisateur actif.
• La réponse a la même ligne d'objet que l'e-mail d'origine.

Les réponses aux e-mails seront enregistrées dans la fiche du contact timeline dans votre CRM. Vous pouvez ensuite accéder à la fiche de contact du destinataire ou à l'une des fiches associées pour visualiser l'e-mail enregistré.

Si vous recevez une réponse d'une adresse e-mail différente de celle de l'expéditeur initial, la réponse sera enregistrée dans la fiche de contact existante associée au fil de discussion de l'e-mail. Aucune nouvelle fiche de contact ne sera créée.

Si vous connectez une adresse e-mail de l'équipe à HubSpot, vous pouvez voir, gérer et répondre aux e-mails entrants dans la boîte de réception des conversations . 

Veuillez noter : si vous connectez un compte e-mail personnel à HubSpot, les e-mails envoyés à partir de ce compte ne peuvent être enregistrés qu'à l'aide de votre adresse de transfert, qui peut ensuite être consultée sur l'enregistrement associé.

Réponses non enregistrées comme prévu

Si votre réponse ne s'enregistre pas comme prévu, découvrez quelques-unes des raisons courantes expliquant pourquoi cela se produit. Dans certains cas, si la réponse n'a pas été enregistrée, vous pouvez forward dans la chronologie de l'enregistrement dans le CRM. 

Nouveaux e-mails entrants

Les e-mails entrants envoyés à votre adresse e-mail personnelle connectée ne seront pas enregistrés dans HubSpot s'ils ne répondent pas aux exigences relatives à l'enregistrement. 

Si un contact vous envoie un nouvel e-mail qui ne fait pas partie d'un fil existant, cet e-mail ne s'enregistrera pas dans HubSpot et une nouvelle fiche d'informations ne sera pas créée pour les non-contacts. Lorsque vous répondez à cet e-mail et que vous cochez la case Log ou que vous incluez l'adresse BCC, votre réponse sortante sera enregistrée mais l'e-mail original du contact n'apparaîtra toujours pas dans HubSpot. Les réponses ultérieures à ce fil seront enregistrées tant que votre adresse e-mail sera connectée.

Réponses avec une ligne d'objet différente

Si un contact répond à un e-mail, mais change la ligne d'objet, il ne sera plus considéré comme un e-mail associé au fil existant et ne sera pas consigné.

Réponses aux e-mails après avoir changé de fournisseurs de messagerie

Si vous changez de fournisseurs de messagerie alors que des fils associés à votre adresse e-mail précédente sont toujours actifs, les réponses aux e-mails ne se consigneront plus dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception en utilisant le bon fournisseur pour enregistrer les réponses avec succès.

Pour en savoir plus sur la reconnexion de votre boîte de réception après avoir changé de fournisseur de boîte de réception, consultez l'article .

Si vous remplissez les conditions pour l'enregistrement des réponses, et que votre réponse ne correspond pas à l'une des situations énumérées ci-dessus, découvrez comment obtenir de l'aide auprès de HubSpot. Avant tout contact, il est recommandé d'inclure un exemple d'une fiche d'informations de contact dans laquelle la réponse n'a pas été enregistrée et les titres d'e-mail de la réponse reçue dans votre compte de messagerie. Découvrez comment collecter les titres d'e-mails depuis certains fournisseurs de messagerie courants ou collaborez avec votre service informatique pour récupérer les titres.