Dernière mise à jour: 10 juin 2025
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Les réponses à un message électronique envoyé à partir de votre messagerie personnelle connectée seront automatiquement enregistrées dans la fiche d’informations du contact dans HubSpot. Cela inclut les e-mails one-to-one envoyés à partir de l'enregistrement dans le CRM ou à l'aide de HubSpot Sales email extension ou add-in. Si vous recevez une réponse à un e-mail qui n'a pas été enregistré précédemment, ou un nouvel e-mail d'un contact, vous pouvez l'enregistrer dans HubSpot manuellement en utilisant votre adresse de transfert .
Vous pouvez également limiter l’accès aux e-mails enregistrés, découvrez-en davantage sur la modification des autorisations pour les e-mails enregistrés.
Conditions pour une réponse dans l’enregistrement
Les réponses aux e-mails seront enregistrées automatiquement sur la chronologie du contact si vous avez connecté votre adresse e-mail personnelle et que ce qui suit est vrai :
Remarque : Pour connecter un e-mail personnel à HubSpot et enregistrer les réponses aux e-mails, les utilisateurs doivent disposer d’une licence utilisateur Core, Sales Hub ou Service Hub . Les utilisateurs disposant d’une licence utilisateur en lecture seule ne peuvent pas connecter d’e-mails personnels. Découvrez-en davantage sur la gestion des licences.
- L’e-mail original a été envoyé via le CRM ou depuis votre client de messagerie personnel connecté avec l’extension de messagerie ou le complément de messagerie de vente installé et la case à cocher Enregistrer cochée .
- L’e-mail initial n’a pas été envoyé à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans la liste Ne jamais enregistrer.
- L’adresse e-mail personnelle est toujours connectée lorsque la réponse est reçue.
- La réponse est envoyée à un e-mail personnel connecté par un utilisateur actif.
- La réponse a la même ligne d'objet que l'e-mail d'origine.
Si vous recevez une réponse d’une adresse e-mail différente de l’expéditeur initial, la réponse sera enregistrée dans la fiche d’informations d’un contact existante associée au fil de discussion. Aucune nouvelle fiche d’informations de contact ne sera créée.
Les réponses individuelles aux e-mails envoyées depuis une fiche d’informations sur ordinateur seront associées aux mêmes fiches d’informations que le premier e-mail du fil (par exemple, si un contact a reçu le premier e-mail mais pas les réponses du fil, le contact sera toujours associé aux e-mails de réponse).
Si vous connectez une adresse e-mail d’équipe à HubSpot, vous pouvez afficher, gérer et répondre aux e-mails entrants dans la boîte de réception des conversations.
Exigences relatives aux pièces jointes à enregistrer
La taille de fichier maximale pour enregistrer les pièces jointes des e-mails sortants et entrants est de 50 Mo. Cela s’applique aux réponses envoyées à des e-mails individuels et aux e-mails entrants envoyés à une adresse e-mail d’équipe dans la boîte de réception des conversations et le centre de support .
Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent le logiciel Protection avancée contre les menaces et que l'option Remise dynamique est activée, les pièces jointes ne pourront pas être enregistrées.
Les réponses ne sont pas enregistrées comme prévu
Si votre réponse n’est pas consignée comme prévu, découvrez-en davantage sur certaines des raisons courantes pour lesquelles cela se produit. Dans certains cas, si la réponse n’a pas été enregistrée, vous pouvez la transférer au fiche d'informations chronologie dans le CRM.
Nouveaux e-mails entrants
Les e-mails entrants envoyés à votre adresse e-mail personnelle connectée ne seront pas enregistrés dans HubSpot s’ils ne répondent pas aux exigences de connexion.
Si un contact vous envoie un nouvel e-mail ne faisant pas partie d’un fil existant, cet e-mail ne sera pas enregistré dans HubSpot et pour les non-contacts, une nouvelle fiche d’informations d’un contact ne sera pas créée. Lorsque vous répondez à cet e-mail et que vous cochez la case Log ou que vous incluez l'adresse BCC, votre réponse sortante sera enregistrée mais l'e-mail original du contact n'apparaîtra toujours pas dans HubSpot. Les réponses suivantes à ce fil seront enregistrées tant que votre adresse e-mail personnelle est connectée.Réponses avec une ligne d’objet différente
Si un contact répond à un e-mail mais change de ligne d’objet, il ne sera plus considéré comme un e-mail dans le fil existant et ne sera pas consigné.
Répond aux e-mails après avoir changé de fournisseur de boîte de réception
Si vous changez de fournisseur de messagerie alors que vous avez encore des fils actifs en utilisant votre ancienne adresse e-mail, les réponses aux e-mails cesseront d’être enregistrées dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception en utilisant le bon fournisseur pour enregistrer les réponses.
Pour en savoir plus sur la reconnexion de votre boîte de réception après avoir changé de fournisseur de messagerie, consultez cet article.
Adresse e-mail personnelle connectée à l'aide d'un fournisseur de messagerie inapproprié
Assurez-vous de connecter votre adresse e-mail personnelle à l'aide du type de fournisseur de messagerie approprié. Votre fournisseur de messagerie est le service qui vous permet d’envoyer et de recevoir des e-mails. Gmail et Office 365 incluent les principaux fournisseurs de messagerie.
Vérifiez le fournisseur de messagerie qui héberge votre adresse e-mail, puis suivez les instructions pour vous connecter à HubSpot avec ce fournisseur. Si vous ne savez pas avec quel fournisseur de messagerie héberge votre adresse e-mail, consultez votre administrateur informatique. Si vous ne vous connectez pas avec le bon fournisseur, vos e-mails ne seront pas consignés.
Résoudre les problèmes d’enregistrement des réponses
Si vous remplissez les conditions requises pour l’enregistrement des réponses et que votre réponse ne correspond pas à l’une des situations énumérées ci-dessus, découvrez comment obtenir de l’aide de HubSpot. Avant tout contact, il est recommandé d'inclure un exemple d'une fiche d'informations de contact dans laquelle la réponse n'a pas été enregistrée et les titres d'e-mail de la réponse reçue dans votre compte de messagerie. Découvrez comment collecter les titres d’e-mails auprès de fournisseurs de messagerie courants ou travaillez avec votre ressource informatique pour les récupérer.
