Datensätze auf einer Objektindexseite anzeigen und filtern

Jedes CRM-Objekt in HubSpot (Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets) hat eine Indexseite, auf der die Datensätze des Objekts angezeigt werden. Je nach Abonnement können Sie Ihre benutzerdefinierten Objekt-, Anruf- und Zahlungsdatensätze auch auf den jeweiligen Indexseiten filtern und segmentieren.

Diese Indexseiten enthalten außerdem Aktionen und Filter, mit denen Sie Ihre Datensätze anpassen und segmentieren können. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von CRM-Datensätzen in HubSpot. 

Datensätze anzeigen und gespeicherte Ansichten aufrufen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:

  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.

  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.

  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.

  • Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.

  • Zahlungen:Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Zahlungen.
  • Anrufe:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Anrufe.

  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Wenn Sie ein Objekt mit Pipelines (Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte) anzeigen:

  • Um zwischen der Tabellen- und der Board-Ansicht umzuschalten, klicken Sie auf die Symbole für listView Tabelle und grid Board neben dem Objektnamen. Die Tabellenansicht zeigt alle Datensätze in einer Liste an, während in der Board-Ansicht Datensätze entlang der Phasen einer Pipeline angezeigt werden.

  • Um Datensätze anzuzeigen, die sich in einer bestimmten Pipeline befinden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Alle Pipelines“ neben dem Objektnamen und wählen eine Pipeline aus.

• Wenn Sie zu einer Indexseite für Objekte navigieren, gelangen Sie zur Standardansicht des Objekts. Wenn Sie zum ersten Mal zur Indexseite gehen, zeigt die Standardansicht die gesamte Liste der Objektdatensätze. Sie können jedoch Ihre Standardansicht bearbeiten. Wenn Sie ein Super-Admin sind, können Sie auch die Standardansicht für neue Benutzer festlegen.

• Um einen bestimmten Datensatz zu finden, geben Sie im Suchfeld oben links in der Ansicht einen Suchbegriff ein.
• Um die Reihenfolge Ihrer Datensätze zu ändern, können Sie sie anhand einer Eigenschaft sortieren. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der Eigenschaft, um nach dieser Eigenschaft zu sortieren. Erfahren Sie, wie Sie anpassen können, welche Eigenschaften als Spalten angezeigt werden.
• Um einen Datensatz aufzurufen, klicken Sie auf den Namen des Datensatzes. Sie können auch den Mauszeiger über einen Datensatz bewegen und auf „Vorschau“ klicken, um im rechten Bereich Datensatzinformationen anzuzeigen.

• Wenn Sie die Beträge für Deal-Phasen in einer anderen Währung anzeigen möchten (nur Starter, Professional und Enterprise), bewegen Sie den Mauszeiger über die Beträge am unteren Board-Rand und klicken Sie dann auf „In Ihrer bevorzugten Währung anzeigen“. Wählen Sie im rechten Bereich Ihre Währung aus und klicken Sie dann auf „Speichern“. Sie können den Mauszeiger über die Beträge für „Gesamt“ und „Gewichtet“ bewegen, um sie in der Unternehmenswährung anzuzeigen oder Ihre Währung jederzeit zu aktualisieren.

• So wählen Sie eine gespeicherte Ansicht aus:

  • Um auf eine geöffnete Ansicht zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarteder Ansicht.

  • Um eine gespeicherte Ansicht zu öffnen, die nicht als Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „+Ansicht hinzufügen“ und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Ansicht aus.

  • Wenn Sie sich in der Board-Ansicht befinden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „[Name der aktuellen Ansicht]“ und wählen Sie dann eine Ansicht aus.

• Um die Datensätze in der aktuellen Ansicht zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ oben rechts in der Tabelle. Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Datensätze filtern und Ansichten speichern

Für jedes Objekt können Sie Datensätze anhand der Eigenschaften des Objekts segmentieren. Wenn Sie nach weiteren Möglichkeiten zum Filtern von Datensätzen suchen, erfahren Sie n diesem Artikel mehr über die Unterschiede zwischen gespeicherten Ansichten und Listen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen oder einer bestimmten Ansicht.

• Um die Filter in der Ansicht hinzuzufügen oder zu ändern, verwenden Sie die Dropdown-Menüs für die Eigenschaften oben in der Tabelle oder im Board:

  • Um nach einer allgemeinen Standardeigenschaft zu filtern, klicken Sie auf die standardmäßigen Dropdown-Menüs für Eigenschaften oberhalb der Tabelle (z. B. „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“, „Erstellungsdatum“, „Datum der letzten Aktivität“, „Lead-Status“ für Kontakte) und wählen Sie Filterkriterien aus.

• • Um nach den anderen Eigenschaften des Objekts zu filtern, klicken Sie auf „Alle Filter“. Im rechten Bereich:

    • Wenn Sie Schnellfilter ausgewählt haben, werden diese ganz oben angezeigt. Klicken Sie auf „Ausblenden“, um sie aus dem Bereich zu entfernen. 

• • • Klicken Sie auf „+Filter hinzufügen“, um einen neuen Filter einzurichten,suchen Sie dann die Eigenschaft, nach der Sie filtern möchten,und wählen Sie sie aus.

    • Legen Sie Kriterien für die ausgewählte Eigenschaft fest und klicken Sie dann auf „Filter anwenden“. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Kriterien.

    • Um eine andere Eigenschaft auszuwählen, klicken Sie auf UND oder ODER. Wenn Sie einen Filter mit UND festlegen, müssen die Datensätze alle Kriterien in der Filtergruppe erfüllen, um in die Ansicht aufgenommen zu werden. Wenn Sie ODER wählen, müssen die Datensätze die Kriterien in mindestens einer Filtergruppe erfüllen, um in die Ansicht aufgenommen zu werden.

Bitte beachten: Gespeicherte Ansichten mit einem ODER-Filter können auf nicht auf Mobilgeräten angezeigt werden.

• • • Um eine Gruppe von Filtern zu duplizieren, klicken Sie oberhalb der Gruppe auf „Klonen“. Wenn Sie eine Gruppe klonen, folgt die neue Duplikatgruppe der ODER-Logik.

• • • Um eine Eigenschaft zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter und klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.

    • Um eine Gruppe von Filtern zu entfernen, klicken Sie auf „Löschen“ über der Gruppe.

• • • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke.

  • Um alle Filter aus einer Ansicht zu entfernen, klicken Sie oberhalb der Tabelle auf „Alle löschen“.

• Um die aktuellen Filter und Einstellungen zu speichern, klicken Sie oben rechts auf „Ansicht speichern“:

• • Um die Filter und Einstellungen für die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, klicken Sie auf „Speichern“.

  • Um diese Filter und Einstellungen als neue Ansicht zu speichern, klicken Sie auf „Als neue speichern“. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung aus und klicken Sie dann auf „Speichern“.

  • Um die aktuelle Ansicht auf ihre ursprünglich gespeicherten Filter zurückzusetzen, wählen Sie „Zurücksetzen“ aus. Dadurch werden alle neuen Filter, die Sie auf sie angewendet haben, entfernt.

Sobald Sie Filter festgelegt haben, erfahren Sie mehr über das Bearbeiten mehrerer Datensätze gleichzeitig auf einer Indexseite.

Filterkriterien auswählen

Bevor Sie Kriterien für Ihre Ansicht auswählen, informieren Sie sich, wie Sie Filteroptionen auswählen, um Ihre Datensätze zu segmentieren. Auf jeder Indexseite können Sie nur nach den Eigenschaften des jeweiligen Objekts filtern.

Um Ihre Kriterien in einer Ansicht festzulegen, klicken Sie auf „Alle Filter“und wählen Sie dann im rechten Bereich eine Eigenschaft aus. Wählen Sie abhängig vom Feldtyp der Eigenschaft eine Option aus, um Kriterien für diese Eigenschaft festzulegen:

• enthält genau: Geben Sie einen Wert ein. Der Eigenschaftswert eines Datensatzes muss genau den eingegebenen Text enthalten, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden. Wenn Sie nach einem Wert mit mehreren Wörtern in einer bestimmten Reihenfolge oder mit nicht englischen Zeichen suchen möchten, müssen Sie den Wert in Anführungszeichen eingeben (z. B. „HubSpot Wissensdatenbank Artikel"), um einen exakten Treffer zu erhalten.

Bitte beachten: Sonderzeichen in den Kriterienwerten werden als Trennzeichen behandelt, nicht als Zeichen selbst. Wenn Sie zum Beispiel nach HubSpot_Wissensdatenbank_Artikel> filtern, suchen Sie nach Werten, die HubSpot, Wissensdatenbank und Artikel enthalten, wobei _ und > als Leerzeichen behandelt werden. Selbst wenn Sie doppelte Anführungszeichen verwenden, z. B. "HubSpot_Wissensdatenbank_Artikel>", wird nach Werten gesucht, die „HubSpot Wissensdatenbank Artikel" in genau dieser Reihenfolge enthalten, nicht aber nach Werten, die die anderen Zeichen enthalten.

• enthält nicht genau: Geben Sie einen Wert ein. Der Eigenschaftswert eines Datensatzes muss nicht genau den eingegebenen Text enthalten, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden. Datensätze, die keinen Wert für die Eigenschaft haben, werden ebenfalls berücksichtigt.

• ist: Wählen Sie für Datumeigenschaften aus vorgegebenen Optionen aus (z. B. „Heute“, „Gestern“, „Letztes Quartal“). Der Eigenschaftswert eines Datensatzes muss innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegen, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• liegt nach: Wählen Sie für Datumsauswahl-Eigenschaften ein Datum im Kalender aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Datumswert aufweisen, der nach dem ausgewählten Datum liegt, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist eines von: Wählen Sie mehrere Werte aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss mindestens einen dieser Werte aufweisen, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• liegt vor: Wählen Sie für Datumsauswahl-Eigenschaften ein Datum im Kalender aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Datumswert aufweisen, der vor dem ausgewählten Datum liegt, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• liegt zwischen: Wählen Sie für Datumsauswahl-Eigenschaften zwei Datumsangaben im Kalender aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Datumswert aufweisen, der am oder nach dem ersten ausgewählten Datum und am oder vor dem zweiten ausgewählten Datum liegt, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist gleich bzw. ist ungleich: Geben Sie einen Wert ein oder wählen Sie diesen aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss gleich bzw. ungleich diesem Wert sein, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden. Wenn Sie die Option „ist nicht gleich“ ausgewählt haben, werden auch Datensätze ohne Wert für die Eigenschaft einbezogen.

• ist größer als: Geben Sie bei numerischen Eigenschaften eine Zahl ein. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Wert aufweisen, der größer als der eingegebene Zahlenwert ist, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist größer als oder gleich: Geben Sie bei numerischen Eigenschaften eine Zahl ein. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Wert aufweisen, der größer als oder gleich dem eingegebenen Zahlenwert ist, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist bekannt: Alle Datensätze mit einem Wert für die Eigenschaft werden in der Ansicht berücksichtigt.

• ist kleiner als: Geben Sie bei numerischen Eigenschaften eine Zahl ein. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Wert aufweisen, der kleiner als der eingegebene Zahlenwert ist, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist kleiner als oder gleich: Geben Sie bei numerischen Eigenschaften eine Zahl ein. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Wert aufweisen, der kleiner als oder gleich dem eingegebenen Zahlenwert ist, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden.

• ist keiner von: Wählen Sie mehrere Werte aus. Die Eigenschaft eines Datensatzes muss einen Wert aufweisen, der mit keinem der ausgewählten Werte übereinstimmt, um in der Ansicht berücksichtigt zu werden. Datensätze, die keinen Wert für die Eigenschaft haben, werden ebenfalls berücksichtigt.

• ist unbekannt: Alle Datensätze, die keinen Wert für die Eigenschaft haben, werden in der Ansicht berücksichtigt.

Nachdem Sie fertig sind, klicken Sie auf „Filter anwenden“.

Eigenschaften und Board-Karten einer Ansicht anpassen

So passen Sie an, wie Eigenschaften in einer Tabellenansicht oder Board-Ansicht angezeigt werden:

• Klicken Sie im Tabellenformat oben rechts in der Tabelle auf „Spalten bearbeiten“. Im Dialogfeld:

• • Wählen Sie links die Eigenschaften aus, die in der Tabelle angezeigt werden sollen.

  • Auf der rechten Seite können Sie mit dem Handle zum Ziehen Eigenschaften per Drag-&-Drop verschieben, um die Spalten neu anzuordnen. Klicken Sie auf X, um eine Eigenschaft zu entfernen.

  • Klicken Sie auf „OK“.

• Klicken Sie im Board-Format auf das Dropdown-Menü „Board-Aktionen“:
  • Um Karten anhand der Werte der Datensätze für eine bestimmte Eigenschaft zu sortieren, wählen Sie „Sortieren“ aus. Wählen Sie im Dialogfeld eine Eigenschaft und die Kriterien aus, nach denen sortiert werden soll (z. B. aktuellster Wert für „Erstellungsdatum“, maximale bis Mindestwerte für „Deal-Betrag“ usw.).
  • Um die Phasen in Ihrer Pipeline zu bearbeiten, wählen Sie „Phasen bearbeiten“ aus. Erfahren Sie mehr über das Anpassen von Pipeline-Phasen für Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte .
  • Um eine bevorzugte Währung für die Anzeige von Deals festzulegen, wählen Sie „Board bearbeiten“ aus (nur Starter, Professional und Enterprise ). Wählen Sie im rechten Bereich eine Währung aus und klicken Sie dann auf „Speichern“. Wenn Sie auswählen, dass die von Ihnen bevorzugte Währung im Board angezeigt wird, werden die Beträge für „Gesamt“ und „Gewichtet“ jeder Deal-Phase in die von Ihnen gewählte Währung umgerechnet.

  • Um die Darstellung von Karten anzupassen, wählen Sie „Karten bearbeiten“ aus. Im rechten Bereich:

• • • Legen Sie den Kartenstil fest, um den Umfang der auf den einzelnen Objektkarten angezeigten Informationen anzupassen (Standard oder Kompakt).

• • • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um festzulegen, ob Symbole für verknüpfte Datensätze angezeigt werden sollen oder nicht.

• • • Mit dem Schalter [Deal/Ticket]-Aktivitätsinformationen können Sie festlegen, ob Informationen zur nächsten und letzten Aktivität angezeigt werden sollen oder nicht. Dies gilt nur für offene Deals/Tickets mit aktiven Karten. Aktivitäten umfassen Notizen, Anrufe, nachverfolgte Einzel-E-Mails, Meetings, Aufgaben und Chats.

    • Aktivieren Sie den Schalter „Inaktive Karten“, um Optionen für die Kennzeichnung von Deals und Tickets als inaktiv festzulegen. Die letzte Aktivität wird immer auf inaktiven Karten angezeigt.

    • Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Erfahren Sie, wie Sie die auf Board-Karten angezeigten Eigenschaften anpassen können.

Gespeicherte Ansichten bearbeiten, löschen oder klonen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen.

• Um eine neue Ansicht ohne Filter zu erstellen, klicken Sie rechts neben den Registerkarten auf„+ Ansicht hinzufügen“ und dann auf „Neue Ansicht erstellen“.

• Um eine bereits gespeicherte Ansicht zu öffnen, klicken Sie rechts neben Ihren Registerkarten auf „+ Ansicht hinzufügen“ und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Ansicht aus. Einmal geöffnete Registerkarten bleiben automatisch so lange auf der Indexseite angepinnt, bis Sie sie schließen.

• Um Ihre Ansichten neu anzuordnen, klicken Sie auf eine Registerkarte und ziehen Sie sie an die gewünschte Position. Wenn Sie eine Ansicht ganz links platzieren, wird sie zu Ihrer Standardansicht. Diese Ansicht wird jedes Mal als erste Registerkarte angezeigt, wenn Sie zur Indexseite gehen.
• Um eine Ansicht zu schließen, klicken Sie auf das X auf der Registerkarte der Ansicht. Sie können die Ansicht über das Dropdown-Menü „Ansicht hinzufügen“ oder über die Seite „Alle Ansichten“ erneut öffnen.
• Um alle gespeicherten Ansichten in Ihrem Account zu verwalten, klicken Sie auf „Alle Ansichten“.

• Auf der Seite „Alle Ansichten“ werden Ihre eigenen benutzerdefinierten Ansichten für das Objekt angezeigt, das Sie angezeigt haben.
  • Um nach anderen Objekten zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekttyp“ und wählen Sie die Objekte aus, die Sie einbeziehen möchten.

• • Um nach bestimmten Zuständigkeiten für Ansichten zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“ und wählen Sie die Benutzer aus, deren Ansichten Sie einschließen möchten. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können alle Ansichten anzeigen, während andere Benutzer nur die Ansichten sehen können, auf die sie Zugriff haben. 
  • Um alle Ansichten unabhängig vom Objekt oder zuständigen Mitarbeiter abzurufen, deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen in den Dropdown-Menüs.

• • Um eine Ansicht auf einer Indexseite zu öffnen, klicken Sie auf den Namen der Ansicht. Auf der Indexseite können Sie die Filter der Ansicht bearbeiten.
  • Um eine Vorschau der gemeinsamen Einstellungen und Filter der Ansichten anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ansicht und klicken Sie auf „Vorschau“.

• • Um eine Ansicht zu bearbeiten oder zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Ansicht und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie aus den folgenden Möglichkeiten aus:

• • • Löschen: Löschen Sie die Ansicht. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Löschen“, um den Löschvorgang zu bestätigen. Die Ansicht wird gelöscht, die in der Ansicht enthaltenen Datensätze werden jedoch nicht gelöscht.
    • Bericht erstellen (nur Professional und Enterprise): Gehen Sie zum Berichtdesigner, um einen Bericht auf der Grundlage der Daten von der Ansicht zu erstellen. Sie können nicht einen Bericht erstellen, der auf Daten in einer Anruf- oder Zahlungsansicht basiert. 
    • Klonen: Klonen Sie die Ansicht. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die geklonte Ansicht ein und klicken Sie dann auf „Speichern“. Daraufhin wird eine neue Ansicht mit denselben Filtern erstellt.

• • • Exportieren: Exportieren Sie die Datensätze in der Ansicht. Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.
    • Teilen-Optionen verwalten: Aktualisieren Sie, welche Benutzer Zugriff auf die Ansicht haben. Legen Sie im Dialogfeld fest, ob die Ansicht privat sein soll, ob sie mit Ihrem Team geteilt werden soll oder ob sie mit allen Benutzer des Accounts geteilt werden soll. Klicken Sie zur Bestätigung auf „Speichern“.
    • Umbenennen: Aktualisieren Sie den Namen der Ansicht. Geben Sie im Dialogfeld einen Berichtsnamen ein und klicken Sie auf „Speichern“. 

• • Um die Standardansichten von HubSpot anzuzeigen, klicken Sie oben rechts auf „Standardansichten“. Im rechten Bereich:
    • Klicken Sie auf ein Objekt, um die Standardansichten des Objekts zu erweitern.
    • Um eine Ansicht auf einer Indexseite zu öffnen, klicken Sie auf den Namen der Ansicht.
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Ansicht und klicken Sie auf „Aktionen“, um die Ansicht zu klonen oder zu exportieren. Je nach Ansicht können Sie auch einen Bericht erstellen (nur Professional und Enterprise).
  • Wenn Sie ein Super-Admin sind, klicken Sie auf die Registerkarte „Standardansichten“, um die Reihenfolge der Standardansichten eines Objekts für neue Benutzer einzurichten.