Antworten auf E-Mails im Konversationen-Postfach verfassen

Nachdem Sie Ihren Conversations-Posteingang eingerichtet und eine Team-E-Mail-Adresse mit dem Posteingang verbunden haben, erfahren Sie, wie Sie direkt aus dem Posteingang E-Mails an Ihre Kontakte senden können.

Wenn Sie die mobile HubSpot-App verwenden, erfahren Sie, wie Sie auf E-Mails mit Conversations auf dem Handyantworten können.

Bitte beachten: Wenn Sie nicht auf einen Thread antworten können, stellen Sie sicher, dass Sie in den Einstellungen des Postfachs als Teammitglied mit Zugriff hinzugefügt wurden. Wenn ein Postfach nur für bestimmte Benutzer und Teams sichtbar ist, können nur die ausgewählten Benutzer und Teams eingehende Konversationen anzeigen und auf diese antworten. Benutzer mit Account-Zugriff oder Super-Admin Berechtigungen können alle Conversations im Account einsehen, aber keine Aktionen im Posteingang durchführen, wie z.B. auf einen Thread antworten, es sei denn, sie sind als Team-Mitglied hinzugefügt.

E-Mail verfassen

Erstellen Sie eine E-Mail im Posteingang, um eine Konversation mit Ihren Kontakten zu beginnen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
• Klicken Sie links oben auf Erstellen.

• Gehen Sie im Pop-up-Feld unten rechts folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü An und suchen Sie nach dem Namen eines Kontakts.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Von , um von einer anderen verbundenen Team-E-Mail-Adressezu senden.
  • Geben Sie im Feld Betreff Ihre Betreffzeile ein.
  • Schreiben Sie Ihre E-Mail:
    • Verwenden Sie das Dropdown-Menü Einfügen , um eine bestehende E-Mail Vorlage zu verwenden oder einen Ausschnitt, Angebot, Dokument, Meeting-Link, Wissensdatenbankartikel oder Video in Ihre Antwort einzufügen.
    • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen, ein Bild hinzuzufügen oder eine Datei hochzuladen.

• Klicken Sie auf Senden. Die ausgehende E-Mail wird im Kontaktdatensatz des Empfängers protokolliert.

Sie können die ausgehende E-Mail in der Ansicht Gesendet in Ihrem Konversationen-Postfach anzeigen. Wenn Sie der ausgehenden E-Mail Anhänge hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls in der Chronik des Datensatzes protokolliert.

Bitte beachten: Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und dabei Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert.

Auf eine E-Mail antworten

Antworten Sie auf alle Nachrichten, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse im Postfach gesendet werden. Für jede eingehende Nachricht wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt, sofern nicht bereits ein Kontaktdatensatz mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Bitte beachten: Wenn eine eingehende E-Mail nicht in Ihrem Konversationen-Postfach angezeigt wird, überprüfen Sie den SPAM- oder JUNK-Ordner Ihres Office 365-E-Mail-Kontos. E-Mails, die im SPAM- oder JUNK-Ordner eines Office 365-Posteingangs landen, werden nicht im Konversationen-Postfach angezeigt.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
• Klicken Sie im linken Bereich auf eine E-Mail-Konversation, um sie zu öffnen.
• Überprüfen Sie die E-Mail-Antwort. Wenn die E-Mail größer als 100 KB ist, scrollen Sie zum unteren Rand des Threads und klicken Sie auf Gesamte Nachricht anzeigen, um die vollständige E-Mail in einem anderen Browser-Tab zu öffnen.
• Geben Sie im Antwort-Editor Ihre Antwort ein.
  • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen, ein Bild hinzuzufügen, ein Emoji einzufügen oder eine Datei hochzuladen. Sie können Dateien per Drag-&-Drop von Ihrem Computer in den Antwort-Editor verschieben.
  • Um ein Dokument, Snippet, Meeting-Link, Knowledge-Base-Artikel, Angebot, oder Video in Ihre Antwort einzufügen, klicken Sie auf Einfügen.

• Wenn Sie mit Ihrer Nachricht fertig sind, klicken Sie auf Senden.

• Wenn Sie zusätzliche Empfänger auf „Cc“ und „Bcc“ setzen müssen, fügen Sie weitere Empfänger im Feld An hinzu oder bearbeiten Sie die Absender-E-Mail-Adresse. Klicken Sie dann oben rechts auf das Menü verticalMenu, um die Bearbeitungsoptionen zu erweitern. Sie können auf down neben dem Absendernamen klicken, um zwischen den Absender-E-Mail-Adressen Ihrer verknüpften Team-E-Mail-Kanäle zu wechseln.

• Wenn die Konversation beendet ist, klicken Sie oben rechts auf suKonversation schließen. Wenn mit der Konversation ein Ticket verknüpft ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen, oder nur die Konversation schließen, indem er auf das Dropdown-Menü Mehr klickt und Konversation schließenauswählt.

Sie können auch eine Konversation neu zuweisen, einen Kommentar in einem Thread hinterlassen, eine Konversation in ein anderes Postfach verschieben, eine E-Mail an ein anderes Team weiterleiten oder einen Anruf über den Antwort-Editor tätigen. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit mit Ihrem Team im Postfach.

Bitte beachten: Wenn Sie E-Mails an das Konversationen-Postfach weiterleiten, beachten Sie, dass eine E-Mail mit einer Betreffzeile, die „FW“ oder „FWD“ enthält, im Datensatz des ursprünglichen Absenders protokolliert wird. Wenn diese Präfixe in der Betreffzeile enthalten sind, sucht HubSpot nach Kontaktinformationen in der ursprünglichen E-Mail. HubSpot überprüft die Klartextversion der E-Mail auf diese Informationen. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung Ihrer Weiterleitungseinstellungen.

Mit der Slack-Integration auf Nachrichten antworten

Wenn Sie die Slack-Integration mit Ihrem HubSpot-Account verknüpft und Benachrichtigungen für das Konversationen-Postfach eingerichtet haben, können Sie WhatsApp-, Facebook Messenger- und Livechat-Nachrichten direkt über Slack beantworten.

Sie können im zugehörigen Slack-Thread antworten. Die Antwort wird automatisch mit der entsprechenden Konversation in Ihrem Postfach synchronisiert.

Bitte beachten: Antworten aus Slack werden für verknüpfte E-Mails und Formularkanäle derzeit nicht unterstützt.