Antworten auf E-Mails im Conversations-Postfach verfassen

Nachdem Sie Ihr Conversations-Postfach eingerichtet und eine Team-E-Mail-Adresse mit dem Postfach verknüpft haben, erfahren Sie hier, wie Sie E-Mails an Ihre Kontakte direkt aus dem Postfach senden.

Wenn Sie die mobile HubSpot-App verwenden, erfahren Sie, wie Sie auf E-Mails mit Conversations auf dem Handyantworten können.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie auf ein Thema nicht antworten können, vergewissern Sie sich, dass Sie in den Zugangseinstellungen des Posteingangsals Teammitglied hinzugefügt wurden. Wenn ein Posteingang nur für bestimmte Benutzer und Teams sichtbar ist, können nur die ausgewählten Benutzer und Teams eingehende Konversationen anzeigen und beantworten. Ubenutzer mit Kontozugriff oder Superadministrator-Berechtigung können alle Conversations im Posteingang des Accounts sehen, aber können jedoch keine Aktionen im Posteingang durchführen, wie z. B. auf ein Thema antworten, es sei denn, sie sind als Teammitglied hinzugefügt.

E-Mail verfassen

Erstellen Sie eine E-Mail im Posteingang, um eine Konversation mit Ihren Kontakten zu beginnen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Verfassen.

• Gehen Sie im Pop-up-Feld unten rechts folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „An“ und suchen Sie nach dem Namen eines Kontakts.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Von“, um von einer anderen verknüpften Team-E-Mail-Adresse zu senden.
  • Geben Sie im Feld „Betreff“ Ihre Betreffzeile ein.
  • Schreiben Sie Ihre E-Mail:
    • Verwenden Sie das Dropdown-Menü Einfügen , um eine vorhandene E-Mail-Vorlage zu verwenden oder um einen Ausschnitt, ein Angebot, ein Dokument, einen Link zu einer Besprechung, einen Artikel aus der Wissensdatenbank oder ein Video in Ihre Antwort einzufügen.
    • Mit den Symbolen am unteren Rand des E-Mail-Editors können Sie Ihren Textstil ändern, einen Link einfügen, ein Bild hinzufügen oder eine Datei hochladen.

• Klicken Sie auf „Senden“. Die ausgehende E-Mail wird im Kontaktdatensatz des Empfängers protokolliert.

Sie können die ausgehende E-Mail in der Ansicht „Gesendet“ in Ihrem Conversations-Postfach anzeigen. Wenn Sie der ausgehenden E-Mail Anhänge hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls in der Chronik des Datensatzes protokolliert.

Bitte beachten Sie: Wenn auf Ihrem E-Mail-Server eine Sicherheitssoftware läuft, die Anhänge beim Empfang von E-Mails prüft, kann HubSpot möglicherweise keine Anhänge protokollieren, die in E-Mail-Antworten oder eingehenden E-Mails enthalten sind, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn auf Ihren Office 365-Servern beispielsweise Advanced Threat Protection mit Dynamic Deliveryaktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert .

Auf eine E-Mail antworten

Antworten Sie auf alle Nachrichten, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse im Postfach gesendet werden. Für jede eingehende Nachricht wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt, sofern nicht bereits ein Kontaktdatensatz mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Bitte beachten: Wenn eine eingehende E-Mail nicht in Ihrem Conversations-Postfach angezeigt wird, überprüfen Sie den SPAM- oder JUNK-Ordner Ihres Office 365-E-Mail-Kontos. E-Mails, die im SPAM- oder JUNK-Ordner eines Office 365-Posteingangs landen, werden nicht im Conversations-Postfach angezeigt. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Klicken Sie im linken Bereich auf eine E-Mail-Konversation, um sie zu öffnen.
• Wenn Sie eine kostenpflichtige Benutzerlizenz für den Service Hub haben und bereits andere Benutzer auf den Besucher antworten oder das Thema ansehen, wird ihr Avatar im Antwort-Editor angezeigt und ein Tippsymbol signalisiert, dass sie aktiv antworten. Sie sollten eine andere nicht zugewiesene Konversation öffnen.

• Überprüfen Sie die E-Mail-Antwort. Wenn die E-Mail größer als 100 KB ist, scrollen Sie zum unteren Rand des Threads und klicken Sie auf „Gesamte Nachricht anzeigen“, um die vollständige E-Mail in einem anderen Browser-Tab zu öffnen.
• Geben Sie im Antwort-Editor Ihre Antwort ein.
  • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen, ein Bild hinzuzufügen oder eine Datei hochzuladen. Sie können Dateien per Drag-&-Drop von Ihrem Computer in den Antwort-Editor verschieben.
  • Um ein Dokument, einSnippet, einen Meeting-Link, einen Wissensdatenbank-Artikel, ein Angebot oder ein Video in Ihrer Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf „Einfügen“.

• Wenn Sie mit Ihrer Nachricht fertig sind, klicken Sie auf „Senden“.
• Wenn Sie weitere CC- oder BCC-Empfänger hinzufügen, weitere Empfänger in das Feld An eintragen oder die Absender-E-Mail-Adresse bearbeiten möchten, klicken Sie auf das vertikale Menü oben rechts, um die Bearbeitungsoptionen zu erweitern. Sie können auf das untere Feld neben dem Absendernamen klicken, um zwischen den Absenderadressen Ihrer verbundenen Posteingänge zu wechseln.

• Wenn die Conversation beendet ist, klicken Sie oben rechts auf suCloseconversation . Wenn mit der Konversation ein Ticket verbunden ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder nur die Konversation schließen, indem er auf das Dropdown-Menü Mehr klickt und Konversation schließenauswählt.

Sie können auch eine Konversation neu zuweisen, einen Kommentar zu einem Thema abgeben, eine Konversation in einen anderen Posteingang verschieben, eine E-Mail an ein anderes Team weiterleiten oder über den Antwort-Editor einen Anruf tätigen. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit mit Ihrem Team im Postfach.

Bitte beachten: Wenn Sie E-Mails an das Conversations-Postfach weiterleiten, beachten Sie, dass eine E-Mail mit einer Betreffzeile, die „FW“ oder „FWD“ enthält, im Datensatz des ursprünglichen Absenders protokolliert wird. Wenn diese Präfixe in der Betreffzeile enthalten sind, sucht HubSpot nach Kontaktinformationen in der ursprünglichen E-Mail. HubSpot überprüft die Klartextversion der E-Mail auf diese Informationen. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Weiterleitungseinstellungen.