Antworten auf E-Mails im Konversationen-Postfach verfassen

Nachdem Sie Ihren Conversations-Posteingang eingerichtet und eine Team-E-Mail-Adresse mit dem Posteingang verbunden haben, erfahren Sie, wie Sie direkt aus dem Posteingang E-Mails an Ihre Kontakte senden können.

Wenn Sie die mobile HubSpot-App verwenden, erfahren Sie, wie Sie auf E-Mails mit Conversations auf dem Handyantworten können.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie auf ein Thema nicht antworten können, vergewissern Sie sich, dass Sie in den Zugangseinstellungen des Posteingangsals Teammitglied hinzugefügt wurden. Wenn ein Posteingang nur für bestimmte Benutzer und Teams sichtbar ist, können nur die ausgewählten Benutzer und Teams eingehende Konversationen anzeigen und beantworten. Benutzer mit Account-Zugriff oder Super-Admin Berechtigungen können alle Conversations im Account einsehen, aber keine Aktionen im Posteingang durchführen, wie z.B. auf einen Thread antworten, es sei denn, sie sind als Team-Mitglied hinzugefügt.

E-Mail verfassen

Erstellen Sie eine E-Mail im Posteingang, um eine Konversation mit Ihren Kontakten zu beginnen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Konversationen und im Anschluss auf Posteingang.
• Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Verfassen.

• Gehen Sie im Pop-up-Feld unten rechts folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „An“ und suchen Sie nach dem Namen eines Kontakts.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Von , um von einer anderen verbundenen Team-E-Mail-Adressezu senden.
  • Geben Sie im Feld „Betreff“ Ihre Betreffzeile ein.
  • Schreiben Sie Ihre E-Mail:
    • Verwenden Sie das Dropdown-Menü Einfügen , um eine bestehende E-Mail Vorlage zu verwenden oder einen Ausschnitt, Angebot, Dokument, Meeting-Link, Wissensdatenbankartikel oder Video in Ihre Antwort einzufügen.
    • Mit den Symbolen am unteren Rand des E-Mail-Editors können Sie Ihren Textstil ändern, einen Link einfügen, ein Bild hinzufügen oder eine Datei hochladen.

• Klicken Sie auf „Senden“. Die ausgehende E-Mail wird im Kontaktdatensatz des Empfängers protokolliert.

Sie können die ausgehende E-Mail in der Ansicht „Gesendet“ in Ihrem Konversationen-Postfach anzeigen. Wenn Sie der ausgehenden E-Mail Anhänge hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls in der Chronik des Datensatzes protokolliert.

Bitte beachten Sie: Wenn auf Ihrem E-Mail-Server eine Sicherheitssoftware läuft, die Anhänge beim Empfang von E-Mails prüft, kann HubSpot möglicherweise keine Anhänge protokollieren, die in E-Mail-Antworten oder eingehenden E-Mails enthalten sind, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn auf Ihren Office 365-Servern zum Beispiel Advanced Threat Protection mit Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert.

Auf eine E-Mail antworten

Beantworten Sie alle an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendeten Nachrichten im Posteingang. Für jede eingehende Nachricht wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt, sofern nicht bereits ein Kontaktdatensatz mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Bitte beachten Sie: Wenn eine eingehende E-Mail nicht in Ihrem Conversations-Posteingang erscheint, überprüfen Sie den SPAM- oder JUNK-Ordner Ihres Office 365 E-Mail-Accounts. E-Mails, die an den SPAM- oder JUNK-Ordner in einem Office 365-Posteingang gesendet werden, erscheinen nicht im Posteingang für Conversations.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Konversationen und im Anschluss auf Posteingang.
• Klicken Sie im linken Bereich auf eine E-Mail-Konversation , um sie zu öffnen.
• Überprüfen Sie die E-Mail-Antwort. Wenn die E-Mail größer als 100 KB ist, scrollen Sie zum Ende des Threads und klicken Sie auf Gesamte Nachricht anzeigen , um die vollständige E-Mail in einem anderen Browser-Tab zu öffnen.
• Geben Sie im Antwort-Editor Ihre Antwort ein.
  • Verwenden Sie die Symbole am unteren Rand des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen, ein Bild hinzuzufügen, ein Emoji einzubinden oder eine Datei hochzuladen. Sie können Dateien per Drag-&-Drop von Ihrem Computer in den Antwort-Editor verschieben.
  • Um ein Dokument, Snippet, Meeting-Link, Knowledge-Base-Artikel, Angebot, oder Video in Ihre Antwort einzufügen, klicken Sie auf Einfügen.

• Wenn Sie mit Ihrer Nachricht fertig sind, klicken Sie auf „Senden“.

• Wenn Sie weitere CC- oder BCC-Empfänger benötigen, fügen Sie im Feld An weitere Empfänger hinzu, oder bearbeiten Sie die E-Mail-Adresse Von . Klicken Sie auf das Menü verticalMenu oben rechts, um die Bearbeitungsoptionen zu erweitern. Sie können auf down neben dem Absendernamen klicken, um zwischen den Absenderadressen Ihrer verbundenen Team-E-Mail-Kanäle zu wechseln.

• Wenn das Gespräch beendet ist, klicken Sie auf suGespräch schließen oben rechts. Wenn mit der Konversation ein Ticket verbunden ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder nur die Konversation schließen, indem er auf das Dropdown-Menü Mehr klickt und Konversation schließenauswählt.

Sie können auch eine Conversation neu zuweisen, einen Kommentar zu einem Thread abgeben, eine Conversation in einen anderen Posteingang verschieben, eine E-Mail an ein anderes Team weiterleiten oder einen Aufruf aus dem Antwort-Editortätigen. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit mit Ihrem Team im Postfach.

Bitte beachten: Wenn Sie E-Mails an das Konversationen-Postfach weiterleiten, beachten Sie, dass eine E-Mail mit einer Betreffzeile, die „FW“ oder „FWD“ enthält, im Datensatz des ursprünglichen Absenders protokolliert wird. Wenn diese Präfixe in der Betreffzeile enthalten sind, sucht HubSpot nach Kontaktinformationen in der ursprünglichen E-Mail. HubSpot überprüft die Klartextversion der E-Mail auf diese Informationen. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung Ihrer Weiterleitungseinstellungen.