Mit Ihrem Team im Conversations-Postfach zusammenarbeiten

Das Conversations-Postfach ermöglicht es Ihnen, Ihre laufenden Konversationen an einem zentralen Ort anzuzeigen und zu verwalten. Wenn Sie mit Ihrem Team im Postfach arbeiten, möchten Sie eventuell eine Konversation neu zuweisen, einem bestehenden Thread kommentieren, die Konversationen in ein anderes Postfach verschieben (nur Professional- oder Enterprise-Accounts) oder die E-Mail an einen anderen Empfänger weiterleiten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.

• Wenn Sie in Ihrem Account mehrere Postfächer eingerichtet haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie das Postfach aus, von dem aus Sie arbeiten möchten.

• Klicken Sie auf eine Konversation, um sie zu öffnen.

Eine Konversation neu zuweisen

Wenn Sie die Conversation einem anderen Benutzer zuweisen möchten, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Owner und wählen Sie einen anderen Benutzer oder ein Team aus, der/das die Conversation übernehmen soll. Erfahren Sie mehr über das Weiterleiten von Konversationen an Ihre Benutzer und Teams.

In einem Thread enthaltene Benutzer anzeigen

Wenn ein anderes Teammitglied den Thread aufgerufen har und aktiv antwortet, wird dessen Avatar im Antwort-Editor angezeigt. Eine Eingabeanzeige signalisiert, dass es gerade eine Antwort tippt. Wenn ein anderes Teammitglied die Konversation leitet, sollten Sie eine andere nicht zugewiesene Konversation sichten.

Bitte beachten Sie: Sie müssen ein Benutzer mit einer zugewiesenen kostenpflichtigen Benutzerlizenz für Service Hub sein , um die anderen aktiven Benutzer in diesem Thema zu sehen. 

Eine Konversation kommentieren

Wenn Sie möchten, dass sich ein anderer Benutzer den Thread ansieht oder Kontakt mit dem Kontakt aufnimmt, können Sie der Konversation einen entsprechenden Kommentar hinzufügen. Dieser Kommentar ist für den Kontakt nicht sichtbar.

• Klicken Sie im Antwort-Editor auf die Registerkarte „Kommentar“.
• Geben Sie @ und den Namen Ihres Teammitglieds ein und geben Sie dann Ihre Nachricht ein.
  • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen oder eine Datei hochzuladen.
  • Um ein Dokument, ein Snippet, einen Meeting-Link, einen Wissensdatenbank-Artikel, ein Angebot oder ein Video in Ihrer Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf „Einfügen“.
• Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“. Eine Benachrichtigung mit einem Link zur Konversation wird an das Teammitglied gesendet.

Eine Konversation in ein anderes Postfach verschieben

Bitte beachten: Nur Benutzer in Professional- oder Enterprise-Accounts können eine Konversation in ein anderes Postfach verschieben.

Im Laufe der Lifecycle-Phase eines Kontakts bei Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise die Zuständigkeit für die Konversation an eine völlig anderes Team übertragen. Wenn ein Kontakt beispielsweise einen Kauf abgeschlossen hat, kann Ihr Vertriebsteam den Thread in das Postfach Ihres Support-Teams verschieben. Daraufhin kann eine Person aus dem Support-Team übernehmen und auf die Anfragen des Kontakts antworten.

Sie können alle Arten von Conversations in einen anderen Posteingang verschieben, einschließlich E-Mails, Chats, Facebook Messenger und WhatsApp-Nachrichten. Alle Tickets, die der Konversation zugeordnet sind, werden ebenfalls in das neue Postfach verschoben.

• Klicken Sie oben rechts auf die ellipses ellipsen und wählen Sie dann In einen anderen Posteingang verschieben.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Postfach auswählen“ und wählen Sie ein Postfach aus, in das verschoben werden soll.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuweisen an und wählen Sie dann eine Zuweisungsoption.
  • Wenn Sie Bestimmte Benutzer oder Teams ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer oder Teams und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Benutzern oder Teams, um sie der Konversation zuzuordnen.
  • Wenn Sie Kontaktbesitzer ausgewählt haben, konfigurieren Sie Ihre Zuweisungspräferenz, wenn für die Konversation kein Kontaktbesitzer angegeben ist.

• Klicken Sie auf „Verschieben“.

Die Konversation wird im neuen Posteingang angezeigt, und die ursprüngliche Konversation wird durch eine schreibgeschützte Nachricht in der Konversationsliste des ersten Agenten ersetzt. Wenn Sie bei der Neuzuweisung der Konversation einen Kommentar hinzugefügt haben, wird dieser auch im Zieleingang angezeigt.

Eine E-Mail vom Postfach aus weiterleiten

Wenn Sie die E-Mail an ein anderes Team oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom Postfach aus weiterleiten.

• Klicken Sie oben rechts auf der letzten Antwort auf „Weiterleiten“.
• Geben Sie im Fenster für das Verfassen von E-Mails die E-Mail-Adresse des Empfängers und eine Nachricht ein.
• Klicken Sie auf „Senden“.

Die weitergeleitete Nachricht wird im Postfach mit einem gelben Balken oben angezeigt, um anzugeben, dass die Nachricht weitergeleitet wurde. Die E-Mail wird im Posteingang und für den externen Empfänger sichtbar sein.