Mit Ihrem Team im Konversationen-Postfach zusammenarbeiten

Das Konversationen-Postfach ermöglicht es Ihnen, Ihre laufenden Konversationen an einem zentralen Ort anzuzeigen und zu verwalten. Wenn Sie mit Ihrem Team im Postfach arbeiten, möchten Sie vielleicht eine Konversation neu zuweisen, einen vorhandenen Thread kommentieren, die Konversationen in ein anderes Postfach oder einen anderen Helpdesk verschieben oder die E-Mail an einen anderen Empfänger weiterleiten.

Greifen Sie auf die Konversation im Postfach zu

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.

2. Wenn Sie in Ihrem Account mehrere Postfächer eingerichtet haben, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü und wählen Sie das Postfach aus, mit dem Sie arbeiten möchten.

3. Klicken Sie auf eine Konversation , um sie zu öffnen.

Eine Konversation neu zuweisen

Wenn Sie die Konversation einem anderen Benutzer zuweisen müssen, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter und wählen Sie einen anderen Benutzer oder ein anderes Team aus, um die Konversation zu übernehmen. Erfahren Sie mehr über das Weiterleiten von Konversationen an Ihre Benutzer und Teams.

In einem Thread enthaltene Benutzer anzeigen

Wenn ein anderes Teammitglied den Thread aufgerufen har und aktiv antwortet, wird dessen Avatar im Antwort-Editor angezeigt. Eine Eingabeanzeige signalisiert, dass es gerade eine Antwort tippt. Wenn ein anderes Teammitglied die Konversation bearbeitet, sollten Sie eine andere nicht zugewiesene Konversation selektieren.

Eine Konversation kommentieren

Wenn Sie möchten, dass sich ein anderer Benutzer den Thread ansieht oder Kontakt mit dem Kontakt aufnimmt, können Sie der Konversation einen entsprechenden Kommentar hinzufügen. Dieser Kommentar ist für den Kontakt nicht sichtbar.

1. Klicken Sie im Antwort-Editor auf die Registerkarte Kommentar.
2. Geben Sie @ und den Namen Ihres Teammitglieds ein und geben Sie dann Ihre Nachricht ein.
   • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen oder eine Datei hochzuladen.
   • Um ein Dokument, ein Snippet, einen Meetinglink, einen Wissensdatenbankartikel, ein Angebot oder ein Video in Ihrer Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf Einfügen.
3. Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen. Daraufhin wird eine Benachrichtigung mit einem Link zur Konversation an das Teammitglied gesendet.
   
   
   

4. Um den Kommentar zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Kommentar und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie dann Kommentar löschen aus.

Eine Konversation in ein anderes Postfach oder einen anderen Helpdesk verschieben

Im Laufe der Lifecycle-Phase eines Kontakts bei Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise die Zuständigkeit für die Konversation an eine völlig anderes Team übertragen. Wenn ein Kontakt beispielsweise einen Kauf abgeschlossen hat, kann Ihr Vertriebsteam den Thread in das Postfach Ihres Support-Teams verschieben. Daraufhin kann eine Person aus dem Support-Team übernehmen und auf die Anfragen des Kontakts antworten.

Sie können auch alle Arten von Konversationen in ein anderes Postfach oder in den Helpdesk-Workspace verschieben, einschließlich E-Mails, Chats, Facebook Messenger und WhatsApp-Nachrichten. Alle Tickets, die der Konversation zugeordnet sind, werden ebenfalls in das neue Postfach verschoben.

1. Klicken Sie oben rechts auf die Auslassungspunkte und wählen Sie dann Konversation verschieben aus.
2. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Wählen Sie ein Postfach oder einen Helpdesk aus und wählen Sie ein Postfach oder einen Helpdesk aus, zu dem verschoben werden soll.
3. Wenn Sie die Konversation in den Helpdesk verschieben:
   • Geben Sie einen Ticket-Betreff ein.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline und wählen Sie eine Pipeline aus, an die Tickets weitergeleitet werden sollen.
   • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs Ticket-Status und wählen Sie einen Ticket-Status aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eingehende Tickets zuweisen an und wählen Sie eine Option aus:
     • Jeder Benutzer: Weisen Sie das Ticket einem berechtigten Benutzer zu. Erfahren Sie mehr über das Weiterleiten von Tickets im Helpdesk .
     • Agent für den Kundenservice: wird dem Agent für den Kundenservice zugewiesen. Tickets erscheinen in der Ansicht "Agent für den Kundenservice" im Helpdesk. Wenn der Mitarbeiter nicht antworten kann, wird das Ticket auf der Grundlage Ihrer Übergabeeinstellungen neu zugewiesen.

1. • • Bestimmter Benutzer und Teams: Zuweisen an die ausgewählten Benutzer oder Teams. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer oder Teams und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben allen Benutzern oder Teams, um sie der Konversation zuzuweisen.
     • Niemand: Die Konversation wird niemandem zugewiesen.
   • Klicken Sie auf Verschieben. Erfahren Sie mehr über das Verschieben eines Postfachkanals in das Konversationen-Postfach.
2. Wenn Sie die Konversation in ein anderes Postfach verschieben:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuweisen an und wählen Sie dann eine Zuweisungsoption aus:
     • Jeder Benutzer: Weisen Sie die Konversation einem beliebigen Benutzer mit Zugriff auf das Postfach zu.
     • Aktuelle Zuweisung beibehalten: Die Konversation bleibt dem derzeit zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.
     • Agent für den Kundenservice: wird dem Agent für den Kundenservice zugewiesen. Konversationen werden in das Postfach desAgent für den Kundenservice verschoben.   Wenn der Mitarbeiter nicht antworten kann, wird die Konversation auf der Grundlage Ihrer Übergabeeinstellungen neu zugewiesen. 
     • Bestimmter Benutzer und Teams: Zuweisen an die ausgewählten Benutzer oder Teams. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer oder Teams und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben allen Benutzern oder Teams, um sie der Konversation zuzuweisen.
     • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Eingehende Konversationen an den zuständiger Mitarbeiter eines Kontakts weiterleiten. Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden. Wenn für die Konversation keine Kontakt zuständiger Mitarbeiter angegeben ist, konfigurieren Sie Ihre Zuweisungseinstellung.
     • Niemand: Die Konversation wird niemandem zugewiesen.
3. Klicken Sie auf Verschieben.

Die Konversation wird im neuen Posteingang angezeigt, und die ursprüngliche Konversation wird durch eine schreibgeschützte Nachricht in der Konversationsliste des ersten Agenten ersetzt. Wenn Sie bei der Neuzuweisung der Konversation einen Kommentar hinzugefügt haben, wird dieser auch im Zieleingang angezeigt.

Eine E-Mail vom Postfach aus weiterleiten

Wenn Sie die E-Mail an ein anderes Team oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom Postfach aus weiterleiten.

1. Klicken Sie oben rechts auf der letzten Antwort auf „Weiterleiten“.
2. Geben Sie im Fenster für das Verfassen von E-Mails die E-Mail-Adresse des Empfängers und eine Nachricht ein.
3. Klicken Sie auf Senden.

Die weitergeleitete Nachricht wird im Postfach mit einem gelben Balken oben angezeigt, um anzugeben, dass die Nachricht weitergeleitet wurde. Die E-Mail ist im Postfach und für den externen Empfänger sichtbar.