Samarbejd med dit team i samtaleindbakken

Samtaleindbakken giver dig mulighed for at se og administrere dine igangværende samtaler på ét sted. Når du arbejder med dit team i indbakken, vil du måske gerne omfordele en samtale, kommentere en eksisterende tråd, flytte samtalerne til en anden indbakke eller helpdesk eller videresende e-mailen til en anden modtager.

Få adgang til samtalen i indbakken

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.

2. Hvis du har oprettet flere indbakker på din konto, skal du klikke på rullemenuen øverst til venstre og vælge, hvilken indbakke du vil arbejde ud fra.

3. Klik på en samtale for at åbne den.

Tildel en samtale igen

Hvis du har brug for at tildele samtalen til en anden bruger, skal du klikke på rullemenuen Owner øverst til venstre og vælge en anden bruger eller et andet team, der skal overtage samtalen. Læs mere om routing af samtaler til dine brugere og teams.

Se brugere, der er inkluderet i en tråd

Hvis et andet teammedlem ser tråden og svarer aktivt, vises vedkommendes avatar i svareditoren. En skriveindikator vil signalere, at de er midt i et svar. Hvis et andet teammedlem håndterer samtalen, bør du tage dig af en anden ikke-tildelt samtale.

Kommenter en samtale

Hvis du vil have en anden bruger til at gennemgå tråden eller følge op på kontakten, kan du tilføje en kommentar til samtalen. Denne kommentar vil ikke være synlig for kontakten.

• Klik på fanen Kommentar i editoren Svar .
• Skriv @ og dit teammedlems navn, og indtast derefter din besked.
  • Brug ikonerne i bunden af e-mail-editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link eller uploade en fil.
  • Klik på Indsæt for at tilføje et dokument, et uddrag, et mødelink, en artikel i vidensbasen, et citat eller en video i dit svar.
• Klik på Tilføj kommentar. Der sendes en meddelelse til teammedlemmet med et link til samtalen.

Flyt en samtale til en anden indbakke eller helpdesk

I løbet af en kontakts livscyklus i din virksomhed kan du få brug for at overføre ejerskabet af samtalen til et helt andet team. Når en kontakt f.eks. har gennemført et køb, kan dit salgsteam flytte tråden til dit supportteams indbakke. Så kan en fra supportteamet tage over og svare på kontaktens forespørgsler.

Du kan flytte enhver type samtale til en anden indbakke eller helpdesk-arbejdsområdet, herunder e-mails, chats, Facebook Messenger og WhatsApp-beskeder. Eventuelle tickets, der er knyttet til samtalen, flyttes også til den nye indbakke.

1. Klik på ellipserne på ellipses øverst til højre, og vælg derefter Flyt samtale.
2. I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Vælg en indbakke eller helpdesk og vælge en indbakke eller helpdesk at flytte til.
3. Hvis du flytter samtalen til helpdesk:
   • Indtast et ticket-emne.
   • Klik på rullemenuen Pipeline, og vælg en pipeline, som billetterne skal sendes til.
   • Klik på rullemenuen Ticket status, og vælg en billetstatus.
   • Klik på rullemenuen Assign incoming tickets to, og vælg en mulighed:
     • Enhver bruger: Tildel billetten til enhver kvalificeret bruger. Læs mere om routing af tickets i helpdesk.
     • Specifikke brugere og teams: Tildel til de valgte brugere eller teams. Klik på rullemenuen Specifikke brugere eller teams, og marker derefter afkrydsningsfelterne ved siden af brugere eller teams for at tildele dem til samtalen.
     • Ingen: Samtalen vil ikke blive tildelt nogen.
   • Klik på Flyt. Læs mere om at flytte en indbakkekanal til samtalernes indbakke.
4. Hvis du flytter samtalen til en anden indbakke:
   • Klik på rullemenuen Tildel til, og vælg derefter en tildelingsmulighed:
     • Enhver bruger: Tildel samtalen til enhver bruger med adgang til indbakken.
     • Behold nuværende tildeling: Samtalen forbliver tildelt den nuværende ejer.
     • Specifikke brugere og teams: Tildel til de valgte brugere eller teams. Klik på rullemenuen Specifikke brugere eller teams, og marker derefter afkrydsningsfelterne ved siden af brugere eller teams for at tildele dem samtalen.
     • Kontaktejer: Dirigér indgående samtaler til en kontakts ejer. Kontakten skal have en ejer tildelt sin post og spores med en cookie. Hvis der ikke er angivet nogen kontaktejer for samtalen, skal du konfigurere din tildelingspræference.
     • Ingen: Samtalen vil ikke blive tildelt nogen.
5. Klik på Flyt.

Samtalen vises i den nye indbakke, og den oprindelige samtale erstattes af en skrivebeskyttet besked i den første agents samtaleliste. Hvis du inkluderede en kommentar, da du omfordelte samtalen, vil den også blive vist i målets indbakke.

Videresend en e-mail fra indbakken

Hvis du har brug for at sende e-mailen til et andet team eller en person uden for din organisation, kan du videresende e-mailen fra indbakken.

1. Klik på Videresend øverst til højre i det seneste svar.
2. Indtast modtagerens e-mailadresse og en besked i vinduet til sammensætning af e-mailen.
3. Klik på Send.

Den videresendte besked vises i indbakken med en gul bjælke øverst, som angiver, at beskeden er blevet videresendt. E-mailen vil være synlig i indbakken og for den eksterne modtager.