Współpraca z zespołem w skrzynce odbiorczej rozmów

Skrzynka odbiorcza rozmów umożliwia wyświetlanie trwających rozmów i zarządzanie nimi w jednym miejscu. Podczas pracy z zespołem w skrzynce odbiorczej możesz chcieć ponownie przypisać rozmowę, skomentować istniejący wątek, przenieść rozmowy do innej skrzynki odbiorczej ( tylko konta Professional lub Enterprise ) lub przekazać wiadomość e-mail do innego odbiorcy.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.

• Jeśli na koncie skonfigurowano wiele skrzynek odbiorczych, kliknij menu rozwijane w lewym górnym rogu i wybierz skrzynkę odbiorczą, z której chcesz korzystać.

• Kliknij rozmowę, aby ją otworzyć.

Ponowne przypisanie rozmowy

Jeśli chcesz ponownie przypisać rozmowę do innego użytkownika, kliknij menu rozwijane Właściciel w lewym górnym rogu i wybierz innego użytkownika lub zespół, który przejmie rozmowę. Dowiedz się więcej o przekierowywaniu rozmów do użytkowników i zespołów.

Wyświetlanie użytkowników dołączonych do wątku

Jeśli inny członek zespołu przegląda wątek i aktywnie odpowiada, jego awatar pojawi się w edytorze odpowiedzi. Wskaźnik pisania będzie sygnalizował, że jest on w trakcie odpowiedzi. Jeśli rozmową zajmuje się inny członek zespołu, powinieneś zająć się inną nieprzypisaną konwersacją.

Uwaga: musisz być użytkownikiem z przypisanym płatnym stanow iskiem Service Hub , aby zobaczyć innych aktywnych użytkowników w wątku.

Komentarz do rozmowy

Jeśli chcesz, aby inny użytkownik przejrzał wątek lub obserwował kontakt, możesz dodać komentarz do konwersacji. Komentarz ten nie będzie widoczny dla kontaktu.

• W edytorze odpowiedzi kliknij kartę Komentarz.
• Wpisz @ i imię członka zespołu, a następnie wprowadź wiadomość.
  • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze lub przesłać plik.
  • Aby dodać dokumenty, fragmenty, łącze do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, wycenę lub wideo w odpowiedzi, kliknij przycisk Wstaw.
• Kliknij opcję Dodaj komentarz. Do członka zespołu zostanie wysłane powiadomienie z linkiem do rozmowy.

Przenoszenie rozmowy do innej skrzynki odbiorczej

Uwaga: tylko użytkownicy kont Professional lub Enterprise mogą przenieść rozmowę do innej skrzynki odbiorczej.

W trakcie cyklu życia kontaktu z firmą może zaistnieć potrzeba przeniesienia własności rozmowy do zupełnie innego zespołu. Na przykład, gdy kontakt dokona zakupu, zespół sprzedaży może przenieść wątek do skrzynki odbiorczej zespołu wsparcia. Następnie ktoś z zespołu wsparcia może przejąć wątek i odpowiedzieć na zapytania kontaktu.

Do innej skrzynki odbiorczej można przenieść dowolny typ rozmowy, w tym wiadomości e-mail, czaty, komunikatory Facebook Messenger i WhatsApp. Wszelkie zgłoszenia powiązane z konwersacją również zostaną przeniesione do nowej skrzynki odbiorczej.

• W prawym górnym rogu kliknij elipsę ellipses, a następnie wybierz opcję Przenieś do innej skrzynki odbiorczej.

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Wybierz skrzynkę odbiorczą i wybierz skrzynkę odbiorczą , do której chcesz przejść.
• Kliknij menu rozwijane Przypisz do, a następnie wybierz opcję przypisania.
  • Przypiszdo dowolnego użytkownika: przypisanie konwersacji do dowolnego użytkownika z dostępem do skrzynki odbiorczej.
  • Zachowaj bieżące przypisanie: konwersacja pozostanie przypisana do bieżącego właściciela.
  • Określony użytkownik i zespoły: przypisanie do wybranych użytkowników lub zespołów. Kliknij menu rozwijane Określeni użytkownicy lub zespoły, a następnie zaznacz pola wyboru obok dowolnych użytkowników lub zespołów, aby przypisać ich do rozmowy.
  • Właściciel kontaktu: przekierowywanie rozmów przychodzących do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli rozmowa nie ma określonego właściciela kontaktu, skonfiguruj preferencje przypisania.
  • Nikt: rozmowa nie zostanie przypisana do nikogo.

• Kliknij przycisk Przenieś.

Konwersacja pojawi się w nowej skrzynce odbiorczej, a oryginalna konwersacja zostanie zastąpiona wiadomością tylko do odczytu na liście konwersacji pierwszego agenta. Jeśli podczas ponownego przypisywania konwersacji dodano komentarz, pojawi się on również w docelowej skrzynce odbiorczej.

Przekazywanie wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej

Jeśli zajdzie potrzeba wysłania wiadomości e-mail do innego zespołu lub osoby spoza organizacji, można przekazać wiadomość poza skrzynkę odbiorczą.

• W prawym górnym rogu ostatniej odpowiedzi kliknij opcję Prześlij dalej.
• W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź adres e-mail odbiorcy i wiadomość.
• Kliknij przycisk Wyślij.

Przekazana wiadomość pojawi się w skrzynce odbiorczej z żółtym paskiem u góry, wskazując, że wiadomość została przekazana. Wiadomość e-mail będzie widoczna w skrzynce odbiorczej i dla odbiorcy zewnętrznego.