Współpraca z zespołem w skrzynce odbiorczej konwersacji

Skrzynka odbiorcza wątków umożliwia wyświetlanie trwających wątków i zarządzanie nimi w jednym miejscu. Podczas pracy z zespołem w skrzynce odbiorczej możesz chcieć ponownie przypisać konwersację, skomentować istniejący wątek, przenieść konwersacje do innej skrzynki odbiorczej lub działu pomocy technicznej lub przekazać wiadomość e-mail do innego odbiorcy.

Dostęp do konwersacji w skrzynce odbiorczej

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.

2. Jeśli na koncie skonfigurowano wiele skrzynek odbiorczych, kliknij menu rozwijane w lewym górnym rogu i wybierz skrzynkę odbiorczą, z której chcesz korzystać.

3. Kliknij konwersację, aby ją otworzyć.

Zmiana przypisania konwersacji

Jeśli chcesz ponownie przypisać wątek do innego użytkownika, kliknij menu rozwijane Właściciel w lewym górnym rogu i wybierz innego użytkownika lub zespół, który przejmie wątek. Dowiedz się więcej o przekierowywaniu wątków do użytkowników i zespołów.

Wyświetlanie użytkowników uwzględnionych w wątku

Jeśli inny członek zespołu przegląda wątek i aktywnie odpowiada, jego awatar pojawi się w edytorze odpowiedzi. Wskaźnik pisania będzie sygnalizował, że jest on w trakcie odpowiedzi. Jeśli konwersacją zajmuje się inny członek zespołu, powinieneś zająć się inną nieprzypisaną konwersacją.

Komentowanie wątku

Jeśli chcesz, aby inny użytkownik przejrzał wątek lub skontaktował się z kontaktem, możesz dodać komentarz do konwersacji. Komentarz ten nie będzie widoczny dla kontaktu.

• W edytorze odpowiedzi kliknij kartę Komentarz.
• Wpisz @ i imię członka zespołu, a następnie wprowadź wiadomość.
  • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze lub przesłać plik.
  • Aby dodać dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film w odpowiedzi, kliknij przycisk Wstaw.
• Kliknij opcję Dodaj komentarz. Do członka zespołu zostanie wysłane powiadomienie z linkiem do konwersacji.

Przenoszenie konwersacji do innej skrzynki odbiorczej lub działu pomocy

W trakcie cyklu życia kontaktu w firmie może zajść potrzeba przeniesienia własności konwersacji do zupełnie innego zespołu. Na przykład, gdy kontakt dokona zakupu, zespół sprzedaży może przenieść wątek do skrzynki odbiorczej zespołu wsparcia. Następnie ktoś z zespołu wsparcia może przejąć wątek i odpowiedzieć na zapytania kontaktu.

Możesz przenieść dowolny rodzaj konwersacji do innej skrzynki odbiorczej lub obszaru roboczego pomocy technicznej, w tym e-maile, czaty, Facebook Messenger i wiadomości WhatsApp. Wszelkie bilety powiązane z konwersacją również zostaną przeniesione do nowej skrzynki odbiorczej.

1. W prawym górnym rogu kliknij elipsę ellipses, a następnie wybierz opcję Przenieś wątek.
2. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy do przeniesienia.
3. Jeśli przenosisz konwersację do działu pomocy:
   • Wprowadź temat zgłoszenia.
   • Kliknij menu rozwijane Potok i wybierz potok, do którego mają być kierowane zgłoszenia.
   • Kliknij menu rozwijane Status zgłoszenia i wybierz status zgłoszenia.
   • Kliknij menu rozwijane Przypisz przychodzące zgłoszenia do i wybierz opcję:
     • Dowolny użytkownik: przypisz zgłoszenie do dowolnego uprawnionego użytkownika. Dowiedz się więcej o przekierowywaniu zgłoszeń w centrum pomocy.
     • Określony użytkownik i zespoły: przypisz do wybranych użytkowników lub zespołów. Kliknij menu rozwijane Określeni użytkownicy lub zespoły, a następnie zaznacz pola wyboru obok dowolnych użytkowników lub zespołów, aby przypisać ich do konwersacji.
     • Nikt: konwersacja nie zostanie przypisana do nikogo
   • Kliknij przycisk Przenieś. Dowiedz się więcej o przenoszeniu kanału skrzynki odbiorczej do skrzynki odbiorczej wątków.
4. Jeśli przenosisz wątek do innej skrzynki odbiorczej:
   • Kliknij menu rozwijane Przypisz do, a następnie wybierz opcję przypisania:
     • Dowolny użytkownik: przypisz wątek do dowolnego użytkownika z dostępem do skrzynki odbiorczej.
     • Zachowaj bieżące przypisanie: wątek pozostanie przypisany do bieżącego właściciela.
     • Określony użytkownik i zespoły: przypisanie do wybranych użytkowników lub zespołów. Kliknij menu rozwijane Określeni użytkownicy lub zespoły, a następnie zaznacz pola wyboru obok dowolnych użytkowników lub zespołów, aby przypisać je do wątku.
     • Właściciel kontaktu: przekierowuje przychodzące konwersacje do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli wątek nie ma określonego właściciela kontaktu, skonfiguruj preferencje przypisywania.
     • Nikt: konwersacja nie zostanie przypisana do nikogo.
5. Kliknij przycisk Przenieś.

Wątek pojawi się w nowej skrzynce odbiorczej, a oryginalny wątek zostanie zastąpiony wiadomością tylko do odczytu na liście wątków pierwszego agenta. Jeśli podczas przenoszenia wątku dodano komentarz, pojawi się on również w docelowej skrzynce odbiorczej.

Przekazywanie wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej

Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail do innego zespołu lub osoby spoza organizacji, możesz przekazać wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej.

1. W prawym górnym rogu ostatniej odpowiedzi kliknij przycisk Prześlij dalej.
2. W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź adres e-mail odbiorcy i wiadomość.
3. Kliknij przycisk Wyślij.

Przekazana wiadomość pojawi się w skrzynce odbiorczej z żółtym paskiem u góry, wskazując, że wiadomość została przekazana. Wiadomość e-mail będzie widoczna w skrzynce odbiorczej i dla odbiorcy zewnętrznego.