Colaborar con tu equipo en la bandeja de entrada de conversaciones

La bandeja de entrada de conversaciones le permite ver y gestionar sus conversaciones en curso en un solo lugar. Cuando trabajas con tu equipo en la bandeja de entrada, es posible que desees reasignar una conversación, comentar una cadena existente, mover las conversaciones a otra bandeja de entrada o centro de ayuda, o reenviar el correo electrónico a otro destinatario.

Acceder a la conversación en la bandeja de entrada

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Bandeja de entrada.

2. Si tiene varias bandejas de entrada configuradas en su cuenta, haga clic en el menú desplegable de la parte superior izquierda y seleccione la bandeja de entrada desde la que desea trabajar.

3. Haz clic en una conversación para abrirla.

Reasignar una conversación

Si necesitas reasignar la conversación a otro usuario, haz clic en el menú desplegable Propietario en la parte superior izquierda y selecciona otro usuario o equipo para que se haga cargo de la conversación. Obtenga más información sobre cómo dirigir las conversaciones a sus usuarios y equipos.

Ver usuarios incluidos en una cadena

Si otro miembro del equipo está viendo la cadena y respondiendo activamente, su avatar aparecerá en el editor de respuestas. Un indicador de escritura señalará que está en el medio de una respuesta. Si otro miembro del equipo se está encargando de la conversación, usted debe priorizar otra conversación no asignada.

Comentario en una conversación

Si quieres que otro usuario revise la cadena o realice un seguimiento con el contacto, puedes agregar un comentario a la conversación. Este comentario no será visible para el contacto.

• En el editor de Respuestas, haz clic en la pestaña Comentario.
• Escribe @ y el nombre de tu miembro del equipo, luego introduce tu mensaje.
  • Utiliza los iconos en la parte inferior del editor de correo electrónico para modificar el estilo de tu texto, insertar un enlace o cargar un archivo.
  • Para añadir un documento, fragmento, enlace a reunión, artículo de la base de conocimientos, cotización o vídeo en su respuesta, haga clic en Insertar.
• Haz clic en Agregar comentario. Se enviará una notificación al miembro del equipo con un enlace a la conversación.

Mover una conversación a otra bandeja de entrada o centro de ayuda

En el ciclo de vida de un contacto con tu empresa, es posible que debas transferir la propiedad de la conversación a un equipo totalmente diferente. Por ejemplo, una vez que un contacto haya completado una compra, tu equipo de ventas puede mover la conversación a la bandeja de entrada de tu equipo de asistencia técnica. A continuación, alguien del equipo de asistencia técnica puede hacerse cargo de las consultas del contacto y responder.

Puedes mover cualquier tipo de conversación a una bandeja de entrada diferente o al espacio de trabajo del centro de ayuda, incluidos correos electrónicos, chats, Facebook Messenger y mensajes de WhatsApp. Cualquier ticket asociado con la conversación también se moverá a la nueva bandeja de entrada.

1. En la parte superior derecha, haz clic en los ellipses elipses y, a continuación, selecciona Mover conversación.
2. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Elegir una bandeja de entrada o centro de ayuda y selecciona una bandeja de entrada o centro de ayuda para mover.
3. Si vas a mover la conversación al centro de ayuda:
   • Introduce un asunto del ticket.
   • Haz clic en el menú desplegable Pipeline y selecciona un pipeline al cual dirigir los tickets.
   • Haz clic en los menús desplegables Estado del ticket y selecciona un estado del ticket.
   • Haz clic en el menú desplegable Asignar tickets entrantes a y selecciona una opción:
     • Cualquier usuario: asigna el ticket a cualquier usuario elegible. Más información sobre el enrutamiento de tickets en el centro de ayuda.
     • Usuarios y equipos específicos: asignar a los usuarios o equipos seleccionados. Haz clic en el menú desplegable Usuarios o equipos específicos y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas junto a los usuarios o equipos para asignarlos a la conversación.
     • Nadie: la conversación no se asignará a nadie
   • Haz clic en Mover. Más información sobre cómo mover un canal de bandeja de entrada a la bandeja de conversaciones.
4. Si estás moviendo la conversación a otra bandeja de entrada:
   • Haz clic en el menú desplegable Asignar a y luego selecciona una opción de asignación:
     • Cualquier usuario: asigna la conversación a cualquier usuario con acceso a la bandeja de entrada.
     • Mantener asignación actual: la conversación seguirá asignada al propietario actual.
     • Usuarios y equipos específicos: asignar a los usuarios o equipos seleccionados. Haz clic en el menú desplegable Usuarios o equipos específicos y, a continuación, selecciona las casillas de verificación situadas junto a los usuarios o equipos para asignarlos a la conversación.
     • Propietario del contacto: dirigir las conversaciones entrantes al propietario de un contacto. El contacto debe tener asignado un propietario a su registro y seguimiento con una cookie. Si la conversación no tiene un propietario de contacto especificado, configure su preferencia de asignación.
     • Nadie: la conversación no se asignará a nadie.
5. Haz clic en Mover.

La conversación aparecerá en la nueva bandeja de entrada, y la conversación original será sustituida por un mensaje de sólo lectura en la lista de conversaciones del primer agente. Si has incluido un comentario al reasignar la conversación, también aparecerá en la bandeja de entrada de destino.

Reenvía un correo electrónico desde la bandeja de entrada

Si necesitas enviar el correo electrónico a otro equipo o a alguien fuera de tu organización, puedes reenviar el correo electrónico desde la bandeja de entrada.

1. En la parte superior derecha de la respuesta más reciente, haz clic en Reenviar.
2. En la ventana de redacción de correo electrónico, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario y un mensaje
3. Haz clic en Enviar.

El mensaje reenviado aparecerá en la bandeja de entrada con una barra amarilla en la parte superior, lo que indica que el mensaje ha sido reenviado. El correo electrónico será visible en la bandeja de entrada y para el destinatario externo.