Collaborer avec votre équipe dans la boîte de réception des conversations

La boîte de réception des conversations vous permet de consulter et de gérer vos conversations en cours depuis un seul endroit. Lorsque vous travaillez avec votre équipe dans la boîte de réception, vous pouvez réattribuer une conversation, laisser un commentaire sur un fil existant, déplacer les conversations vers une autre boîte de réception (comptes Pro ou Entreprise uniquement) ou transférer l'e-mail à un autre destinataire.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.

• Si vous disposez de plusieurs boîtes de réception dans votre compte, cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez la boîte de réception que vous souhaitez utiliser.

• Cliquez sur une conversation pour l'ouvrir.

Réattribuer une conversation

Si vous devez réattribuer la conversation à un autre utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Responsable dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez un autre utilisateur pour transférer la conversation. Découvrez-en davantage sur le transfert des conversations à vos utilisateurs et équipes.

Afficher les utilisateurs inclus dans un fil

Si un autre membre de l'équipe consulte le fil de discussion et répond activement, son avatar apparaîtra dans l'éditeur de réponse. Un indicateur de saisie indiquera qu'il est en train de répondre. Si un autre membre de l'équipe gère la conversation, vous devez trier une autre conversation non attribuée.

Remarque : Seuls les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur payante Service Hub vous seront visibles s'ils consultent également le fil de discussion.

Laisser un commentaire sur une conversation

Si vous souhaitez qu'un autre utilisateur consulte le fil ou assure le suivi avec le contact, vous pouvez laisser un commentaire sur la conversation. Ce commentaire ne sera pas visible par le contact.

• Dans l'éditeur de réponse, cliquez sur l'onglet Commentaire.
• Saisissez @ et le nom du membre de votre équipe, puis saisissez votre message.
  • Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien ou charger un fichier.
  • Pour ajouter un document, un bloc de texte, un lien de prise de rendez-vous, un article de base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.
• Cliquez sur Ajouter un commentaire. Une notification sera envoyée au membre de l'équipe avec un lien vers la conversation.

Déplacer une conversation vers une autre boîte de réception

Remarque : Seuls les utilisateurs de comptes Pro ou Entreprise peuvent déplacer une conversation vers une autre boîte de réception.

Dans le cycle de vie d'un contact avec votre entreprise, vous devrez peut-être transférer la propriété de la conversation à une équipe complètement différente. Par exemple, une fois qu'un contact a finalisé un achat, votre équipe commerciale peut déplacer le fil vers la boîte de réception de votre équipe de support. Une personne de l'équipe de support pourra alors prendre en charge les requêtes du contact.

Vous pouvez déplacer tout type de conversation vers une boîte de réception différente, y compris les e-mails, les chats et les messages Facebook Messenger. Les tickets associés à la conversation seront également déplacés vers la nouvelle boîte de réception.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Déplacer vers une autre boîte de réception.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une boîte de réception et sélectionnez une boîte de réception.

• Cliquez sur Déplacer.

La conversation apparaitra dans la vue Non attribuée dans la nouvelle boîte de réception et n'apparaitra plus dans la boîte de réception d'origine. Découvrez comment trier les conversations non attribuées dans la boîte de réception et discuter avec les visiteurs de votre site web.

Transférer un e-mail de la boîte de réception

Si vous devez envoyer l'e-mail à une autre équipe ou à une personne externe à votre organisation, vous pouvez transférer l'e-mail depuis la boîte de réception.

• Dans l'angle supérieur droit de la réponse la plus récente, cliquez sur Transférer.
• Dans la fenêtre de rédaction d'e-mail, saisissez l'adresse e-mail du destinataire et un message.
• Cliquez sur Envoyer.

Le message transféré apparaitra dans la boîte de réception avec une barre jaune en haut, indiquant que le message a été transféré. L'e-mail sera visible dans la boîte de réception ainsi que pour le destinataire externe.