Créer et partager des devis

Vous pouvez créer des devis à partager avec les contacts souhaitant acheter un produit ou service en passant par leur entreprise. Utilisez l'outil Devis pour créer une page web contenant des informations tarifaires sur les lignes de produits. Si vous utilisez l'intégration entre HubSpot et Shopify, vous pouvez ajouter des produits créés à l'aide de l'intégration.

Créer des devis

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
• Cliquez sur Créer un devis.
• Pour associer le devis à une transaction, cliquez sur le menu déroulant Associer à une transaction et sélectionnez une transaction existante ou cliquez sur Créer une nouvelle transaction.

• Cliquez sur Suivant.

• Continuez à configurer votre devis en suivant les étapes ci-dessous. Vous pouvez enregistrer le devis en tant que brouillon à tout moment en cliquant sur Enregistrer, puis sur Quitter dans l'angle inférieur gauche. Les brouillons de devis peuvent toujours être inscrits dans les workflows. Vous pouvez accéder au brouillon de devis à modifier directement depuis le tableau de bord des devis.

1. Détails sur le devis

Saisissez les détails de votre devis.

1. 1. Modèle de devis : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un modèle. 
   2. Nom du devis : saisissez un nom pour votre devis.
   3. Domaine : ce paramètre ne s'applique que si vous utilisez un modèle de devis personnalisé. Le domaine est défini par le modèle de devis que vous avez sélectionné. Par défaut, le slug de contenu utilise une date et un ID de devis uniques et n'a pas besoin d'être personnalisé, mais vous pouvez modifier le slug de page dans le champ de texte Slug du contenu si nécessaire.

1. 4. Date d'expiration : sélectionnez une date d'expiration. Si vous disposez d'un abonnement Sales Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez définir un délai d'expiration des devis par défaut dans les paramètres de votre compte. Lorsqu'un devis expire, vos contacts ne peuvent plus y accéder et seront invités à contacter votre équipe.

Remarque : Si vous souhaitez consulter le devis après son expiration, cliquez sur le nom du devis sur la fiche d'informations de la transaction, puis sur Afficher le devis dans la boîte de dialogue pour en afficher une version PDF.

5. Commentaires pour l'acheteur : saisissez toute information supplémentaire utile à votre acheteur. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône des blocs de texte pour saisir un bloc de texte court et réutilisable.
6. Conditions : précisez les règles ou réglementations dont votre acheteur doit tenir compte. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône des blocs de texte pour saisir un bloc de texte court et réutilisable.
• Pour mettre à jour la couleur et le logo par défaut qui s'affichent, modifiez le branding de l'outil de vente dans les paramètres de votre compte.
• Cliquez sur Suivant.

2. Informations sur l'acheteur

Vérifiez et modifiez les contacts et entreprises indiqués dans votre devis. Par défaut, les contacts et entreprises associés à la transaction apparaitront ici. Pour les supprimer du devis, décochez la case à côté de leur nom.

Pour ajouter un nouveau contact ou une nouvelle entreprise :

• Cliquez sur Ajouter un contact. Dans le panneau de droite, cochez les cases à côté des contacts à inclure dans le devis. Puis, cliquez sur Enregistrer.
• Cliquez sur Ajouter une entreprise. Dans le panneau de droite, cochez la case à côté de l'entreprise à inclure dans le devis. Puis, cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur Suivant.

3. Vos informations

Vérifiez que vos informations personnelles et celles de votre entreprise sont exactes. Par défaut, vos informations personnelles sont extraites de votre profil et de vos préférences et les informations de votre entreprise sont définies dans les paramètres de votre compte. 

Remarque : La mise à jour des informations de votre profil n'entraînera pas la mise à jour des devis précédemment créés. Pour mettre à jour vos informations dans un devis qui a déjà été créé, vous devrez suivre les étapes ci-dessous pour les mettre à jour manuellement sur le devis.

Pour modifier vos informations pour un devis particulier :

• Cliquez sur le nom ou le nom de l'entreprise.
• Dans le panneau de droite, mettez à jour vos informations personnelles.
• Cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur Suivant.

4. Lignes de transaction

Examinez et modifiez les lignes de produit qui apparaîtront sur votre devis, ajoutez des remises, des taxes et des frais ainsi que des échéances de paiement pour planifier les versements.

Toute modification apportée dans cette section mettra à jour les lignes de transaction figurant sur la fiche d'informations de la transaction. Si une fiche d'informations de transaction est associée à plusieurs devis, seules les lignes de produits du devis le plus récemment créé apparaîtront dans la carte de lignes de produits de la fiche d'informations de transaction.

Ajouter des lignes de produit

• Si vous disposez des autorisations Créer des lignes de produit personnalisées, vous pouvez ajouter nouvelle ligne de produit spécifique à ce devis. Les lignes de transaction créées à partir de l'éditeur de lignes ne seront pas ajoutées à votre bibliothèque de produits.
  • Pour créer une nouvelle ligne de transaction spécifique à ce devis, cliquez sur Créer une ligne de transaction.
  • Saisissez les détails de votre nouvelle ligne de transaction dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et ajouter une autre.
    

• Si vous êtes un utilisateur d'un compte Pro ou Entreprise, vous pouvez ajouter des lignes de produit existantes depuis la bibliothèque de produits. Cela inclut les lignes de produit créés à l'aide de l'intégration HubSpot-Shopify. Si une ligne de transaction est déjà associée à une fiche d'informations de transaction, elle sera intégrée. 
  • Pour ajouter des lignes de transaction au devis, cliquez sur Ajouter à partir de la bibliothèque de produits.
  • Dans le panneau Ajouter une ligne de transaction, sélectionnez les lignes de transaction à ajouter au devis, puis cliquez sur Ajouter.
• Pour modifier une ligne de transaction déjà incluse dans le devis, passez le curseur de la souris sur la ligne de transaction et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Modifier. Apportez des modifications dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
• Vous pouvez modifier les détails d'une ligne de produit dans l'éditeur de lignes de produit, y compris les conditions, le prix unitaire, la quantité et le montant de la remise. Saisissez une nouvelle valeur dans la colonne appropriée. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de l'éditeur de lignes de produit.
  
  

Remarque : Lors de la création d'un devis intégré à l'outil Paiements, si vous définissez une ligne de produit avec une valeur de fréquence de facturation récurrente Durée de 0, l'abonnement sera automatiquement renouvelé jusqu'à ce qu'il soit annulé.

• Par défaut, la facturation des lignes de produit récurrentes commencera au moment du paiement. Vous pouvez fixer une date ultérieure en cliquant sur le menu déroulant Date de début de la facturation, puis sur l'une des options suivantes :
  • Date personnalisée : une date spécifique à venir. Après avoir sélectionné cette option, utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date de début, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Début retardé (en jours) : retardez la date de début de la facturation d'un certain nombre de jours après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez un nombre dans le champ Début de la facturation retardé en jours dans le panneau de droite.
  • Début retardé (en mois) : retardez la date de début de la facturation d'un certain nombre de mois après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez un nombre dans le champ Début de la facturation retardé en mois dans le panneau de droite.

• Pour supprimer une ligne de transaction, passez le curseur de la souris sur la ligne de transaction et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Supprimer.
• Pour réorganiser les lignes de transaction, glissez-déposez chaque ligne de transaction.

Ajouter des remises, frais et taxes

Dans la section Totaux, vous pouvez ajouter des taxes, des frais et des remises dans le sous-total. Ces éléments supplémentaires ne seront pas ajoutés à la propriété Montant de la transaction associée.

Remarque : S'il est possible d'ajouter une taxe, des frais ou une remise dans HubSpot, vos équipes juridiques et comptables seront les plus à même de vous orienter en matière de conformité selon votre situation spécifique.

• Pour ajouter une taxe, des frais ou une remise, cliquez sur + Ajouter une taxe/des frais/une remise. Découvrez-en davantage sur les remises.
• Saisissez un nom pour la taxe, les frais ou la remise et une valeur dans le champ de texte. La valeur de la taxe, des frais ou de la remise peut être basée sur un montant spécifique (USD) ou un pourcentage (%) du total.
  
• Pour supprimer des taxes, des frais ou des remises, cliquez sur l'icône Corbeille delete à côté du champ de devise.

Ajouter un échelonnement de paiement

Si vous utilisez un modèle de devis personnalisé, vous pouvez activer l'échelonnement des paiements pour les répartir dans le temps. Chaque paiement aura sa propre date d'échéance, son propre montant et son propre nom. Par exemple, un devis de 5 000 $ pour des services de consultation peut être échelonné en trois versements sur six mois de 1 000 $, 1 500 $ et 2 500 $.

Pour mettre en place un échelonnement de paiement :

• Sous Échelonnement de paiement, activez l'échelonnement de paiement.
  
  
• Saisissez un nom de paiement, un montant et une date d'échéance. Par défaut, le paiement initial est dû à la réception. 
• Ajoutez un autre paiement échelonné en cliquant sur + Ajouter un autre paiement. Vous pouvez faire en sorte qu'un paiement soit dû à une date spécifique en cliquant sur le menu déroulant Texte personnalisé, en sélectionnant Date spécifique, puis en utilisant le sélecteur de date pour sélectionner une date.
  
  

• Cliquez sur Suivant.

5. Signature et paiement

Décidez de la façon dont vous souhaitez recueillir des signatures pour votre devis.

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de signature :
  • Aucune signature : aucune signature n'est requise pour autoriser le devis.
  • Inclure un espace pour une signature manuscrit : utilisez une signature manuscrite sur une copie imprimée du devis.
  • Utiliser une signature électronique (Sales Hub Pro ou Entreprise uniquement) : utilisez une signature électronique pour signer un devis.
    • Sélectionnez la caseà cocher à côté de l'adresse e-mail du contact dont la signature est requise.
    • Cliquez sur le menu déroulant Contre signataires et sélectionnez le nom d'un utilisateur de HubSpot. 

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de paiement :
  • Aucun paiement : aucun paiement ne sera collecté via le devis.
  • Stripe : sélectionnez cette option si vous utilisez l'intégration HubSpot-Stripe pour facturer vos clients.
  • Outil de paiement de HubSpot : sélectionnez cette option si vous utilisez l' outil de paiement pour collecter les paiements des clients, puis personnalisez les options de paiement du devis.

• Cliquez sur Suivant.

6. Analyse

Générez un aperçu de votre contenu de devis, modifiez la langue du devis ou le format de date et d'adresse pour le devis.

• Si vous utilisez un modèle de devis personnalisé, la langue et les paramètres régionaux du devis apparaissent dans la langue et les paramètres régionaux que vous avez sélectionnés lors de la création du modèle.
  • Pour modifier la langue, cliquez sur le menu déroulant Langue et sélectionnez une autre option.
  • Pour modifier le format de date et d'adresse de votre devis, cliquez sur le menu déroulant Paramètres régionaux et sélectionnez une autre option. N'oubliez pas que le format de devise du devis découle de la devise indiquée dans la fiche d'informations de la transaction. Ainsi, toute modification des paramètres régionaux du devis ne mettra pas à jour la devise.

• Décidez si vous souhaitez publier le devis, l'enregistrer comme brouillon ou le soumettre pour approbation.
  • Pour enregistrer le devis en tant que brouillon afin de le vérifier et de le modifier ultérieurement, cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Quitter dans l'angle inférieur gauche pour quitter l'éditeur de devis.

Remarque : Après avoir enregistré un devis comme brouillon, vous ne pouvez pas modifier les options de signature électronique lors de l'étape Signature et paiement. Si vous avez configuré des workflows d'approbation des devis, gardez à l'esprit que les devis avec un statut de brouillon peuvent toujours être inscrits dans le workflow.

• • Pour publier le devis, cliquez sur Terminer le devis.

• • Si votre devis nécessite une approbation, cliquez sur Demander un devis. L'approbateur de devis de votre compte doit approuver le devis avant que vous puissiez le publier et l'envoyer à vos contacts.

Remarque : Après avoir soumis un devis pour approbation, vous ne pouvez pas modifier le devis à moins qu'il ne soit rejeté par l'approbateur de devis de votre compte.

• Pour partager votre devis publié :
  • Cliquez sur Copier dans la boîte de dialogue pour obtenir l'URL de la page du devis. Collez cette URL dans un nouveau navigateur pour afficher le devis ou envoyez l'URL à d'autres personnes. 
  • Autrement, cliquez sur Écrire un e-mail avec un devis. Vous serez redirigé vers la fiche d'informations du contact dans HubSpot, et la fenêtre contextuelle E-mail avec un lien vers la page du devis s'ouvrira automatiquement.

Vous pouvez également partager le devis d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à des contacts, des entreprises ou des transactions.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Devis et sélectionnez un devis. Pour partager un devis par e-mail, celui-ci doit être créé pour la transaction associée à la fiche d'informations d'un contact ou d'une entreprise.
• Grâce à l'URL de la page du devis, le contact peut consulter le devis dans son navigateur, le télécharger ou l'imprimer.

Vous pouvez également consulter les devis sur l'application mobile HubSpot sur votre appareil Android :

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile Android.
• Appuyez sur Transactions dans le menu de navigation inférieur.
• Appuyez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
• Sur la fiche d'informations de transaction, appuyez sur l'onglet Devis :
• Les devis associés à la transaction apparaissent. Le statut et la date d'expiration seront répertoriés sous le nom. Appuyez sur le devis pour afficher plus de détails.
• Pour copier un lien de devis partageable, télécharger le devis, rappeler le devis ou supprimer le devis, appuyez sur l'icône de menu verticalMenu à côté du nom du devis.

Vous pouvez également partager un devis en utilisant le clavier mobile HubSpot sur votre appareil Android ou iOS. Découvrez comment activer le clavier HubSpot dans les paramètres de votre appareil, puis accéder au clavier HubSpot lorsque vous utilisez l'application mobile HubSpot.

Gérer les devis

Sur le tableau de bord des devis, consultez une liste des devis dans votre compte. Filtrez les devis par statut ou par propriétaire, ou recherchez un devis spécifique à vérifier ou à modifier. Vous pouvez également ouvrir la page de détails d'un devis pour télécharger, cloner, rappeler et modifier ou supprimer le devis.

Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez télécharger tous les devis ou définir un délai d'expiration par défaut pour les devis. Découvrez comment créer des rapports sur les devis dans le générateur de rapports personnalisés.

Modifier des brouillons de devis

Pour modifier et publier un brouillon de devis :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
• Cliquez sur le nom du brouillon de devis.
• Dans l'éditeur de devis, terminez la configuration de votre devis, puis cliquez sur Terminer le devis.

Gérer les devis publiés

Vous pouvez ouvrir la page de détails d'un devis publié pour télécharger, cloner, rappeler et modifier ou supprimer le devis.

• Cliquez sur le nom d'un devis publié.
• Dans l'angle supérieur droit de la page de détails du devis, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez une option :
  • Télécharger : téléchargez une version PDF du devis.
  • Cloner : clonez un devis existant pour le réutiliser. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produit, notamment le prix, les conditions et la réduction.
  • Rappeler et modifier : apportez des modifications et des révisions à un devis qui a déjà été publié. Après avoir effectué vos modifications, le contenu de devis mis à jour s'affichera lorsqu'un contact consultera le devis.
  • Supprimer : supprimez le devis.

Remarque : Les devis ayant déjà été signés ou réglés ne peuvent pas être rappelés, modifiés ou supprimés.

Télécharger tous les devis

Vous pouvez télécharger tous les devis depuis vos paramètres de compte :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Télécharger tous les devis, cliquez sur Télécharger.

Définir un délai d'expiration par défaut pour les devis (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement)

Les utilisateurs disposant d'autorisations de super administrateur dans un compte Sales Hub Pro ou Entreprise peuvent définir une délai d'expiration par défaut pour tous les devis créés dans le compte. Une fois que vous avez mis à jour le délai d'expiration par défaut, tous les nouveaux devis que vous créez auront la date d'expiration définie automatiquement.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Définir un délai d'expiration par défaut, cliquez sur le menu déroulant et saisissez un délai d'expiration par défaut. 
• Cliquez sur Mettre à jour.