Créer et partager des devis

Vous pouvez créer des devis à partager avec les contacts souhaitant acheter un produit ou service en passant par leur entreprise. Utilisez l'outil de devis pour créer une page web contenant des informations sur les prix des articles de la ligne . Si vous utilisez l'intégration entre HubSpot et Shopify, vous pouvez ajouter des produits créés à l'aide de l'intégration.

Pour collecter des paiements en ligne par le biais de devis, vous devez configurer le traitement des paiements Stripe (disponible pour tous les abonnements) ou l'outil de paiement HubSpot (Starter, Pro, ou Entreprise uniquement).

Créer des devis

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Cliquez sur Créer un devis.
  • Pour associer le devis à une offre existante, cliquez sur De l'offre existante . Cliquez sur New quote isi vous souhaitez associer le devis à une nouvelle affaire. La nouvelle affaire sera créée dans le cadre du processus de création de devis.

• Continuez à configurer votre devis en suivant les étapes ci-dessous. Vous pouvez enregistrer le devis en tant que brouillon à tout moment en cliquant sur Enregistrer, puis sur Quitter dans l'angle inférieur gauche. Gardez à l'esprit que les devis rédigés peuvent toujours être enrôlés dans les workflows. Vous pouvez accéder au brouillon de devis à modifier directement depuis le tableau de bord des devis.

1. Informations sur l'acheteur

Ajoutez des contacts et une entreprise à votre devis.

Si vous avez choisi d'utiliser un contrat existant, HubSpot ajoutera automatiquement au devis les contacts et l'entreprise principale associés au contrat. Pour les supprimer de la citation, décochez la case à côté de leur nom.

Si vous n'avez pas sélectionné l'option d'utilisation d'une offre existante, suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des contacts et une entreprise.

• Cliquez sur Add contact pour ajouter un contact.
  • Pour ajouter un contact existant, dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche  pour trouver un contact, cochez la case à côté du nom du contact que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Next.
    • Pour ajouter un label d'association , cliquez sur +Add association label, cliquez sur le menu déroulant Libellés, sélectionnez le label d'association , puis cliquez sur Save.
  • Pour ajouter un nouveau contact, dans le panneau de droite, cliquez sur Créer un nouveau.
    • Saisissez les propriétés  du contact. Une fois que vous avez indiqué le nom ou l'e-mail du contact, des champs supplémentaires s'affichent. Pour personnaliser les propriétés qui apparaissent, cliquez sur Modifier ce formulaire en haut.

Attention : il n'est pas recommandé d'ajouter des contacts au CRM sans adresse e-mail car HubSpot utilise l'adresse e-mail pour dédupliquer les contacts et associer automatiquement les contacts aux entreprises.

• • • Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, sélectionnez les options qui indiquent la base juridique pour le traitement des données du contact.
    • Si votre compte comporte des contacts marketing, cochez la case Définissez ce contact comme contact marketing pour définir le contact comme marketing. Si vous ne sélectionnez pas cette option lors de la création du contact, vous pouvez définir le contact comme marketing ultérieurement.
    • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer. Pour enregistrer puis créer un autre contact, cliquez sur Créer et ajouter un autre.
• Pour ajouter des contacts supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un autre contact.
• Pour ajouter une entreprise, cliquez sur Ajouter une entreprise.
  • Pour ajouter une entreprise existante, dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche  pour trouver un contact, sélectionnez l'entreprise , puis cliquez sur Next.
    • Pour ajouter un label d'association , cliquez sur +Add association label, cliquez sur le menu déroulant Libellés, sélectionnez le label d'association , puis cliquez sur Save.
  • Pour ajouter une nouvelle entreprise, dans le panneau de droite, cliquez sur Créer une nouvelle.

• • • Dans le panneau de droite, entrez les propriétés  de la société. Une fois que vous avez indiqué le nom de l'entreprise ou le nom de domaine, d'autres champs apparaissent. Pour personnaliser les propriétés qui apparaissent, cliquez sur Modifier ce formulaire en haut.

• • • Dans la section Associate company with , recherchez et sélectionnez les enregistrements  auxquels l'entreprise est liée. Pour personnaliser les associations qui apparaissent, cliquez sur Modifier ce formulaire en haut de la page.
    • Une fois que vous avez rempli les informations relatives à l'entreprise, cliquez sur Créer en bas de page.
• Cliquez sur Suivant.

2. Vos informations

Vérifiez que vos informations personnelles et celles de votre entreprise sont correctes. Par défaut, vos informations personnelles sont extraites de votre profil et vos préférences et les informations relatives à votre entreprise sont définies dans les paramètres de votre compte . 

Remarque : La mise à jour des informations de votre profil n'entraînera pas la mise à jour des devis précédemment créés. Pour mettre à jour vos informations dans un devis qui a déjà été créé, vous devrez suivre les étapes ci-dessous pour les mettre à jour manuellement sur le devis.

Pour modifier vos informations pour un devis particulier :

• Cliquez sur le nom ou le nom de l'entreprise.
• Dans le panneau de droite, mettez à jour vos informations personnelles.
• Cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur Suivant.

3. Lignes de transaction

Examinez et modifiez les rubriques qui apparaîtront sur votre devis, ajoutez des remises, des taxes et des frais, ainsi que des calendriers de paiement pour planifier les versements. Découvrez comment utiliser les lignes de produit avec les devis.

4. Signature et paiement

Décidez de la façon dont vous souhaitez recueillir des signatures pour votre devis.

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de signature :
  • Aucune signature : aucune signature n'est requise pour autoriser le devis.
  • Inclure un espace pour une signature manuscrite : utilisez une signature manuscrite sur une copie imprimée du devis. Vous pourrez ultérieurement marquer manuellement le devis comme étant signé pour indiquer que toutes les signatures sont présentes.
    • Pour inclure un espace pour la contresignature d'un membre de votre équipe, cochez la case Inclure un espace pour la contresignature.
  • Utiliser la signature électronique (Sales Hub Starter, Professional ou Entreprise only): les utilisateurs ayant un siège payant Sales Hub peuvent configurer le devis pour y inclure un champ de signature numérique.
    • Cochez la case à côté de l'e-mail du contact dont la signature est requise.
    • Cliquez sur le menu déroulant Contre signataires et sélectionnez le nom d'un utilisateur de HubSpot. 

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de paiement :
  • Aucun paiement : aucun paiement ne sera collecté via le devis.
  • Stripe : sélectionnez cette option si vous utilisez Stripe payment processing pour facturer vos clients.

Veuillez noter : l'intégration de Stripe nécessite que tous les articles soient réglés lors de la commande. Traitement des paiements par Stripe peut traiter des postes récurrents dus à une date ultérieure, à condition qu'il y ait au moins un poste dû à la caisse sur le devis. Par exemple, le poste 1 est dû à la caisse et le poste 2 est dû dans 30 jours.

• • HubSpot payments: sélectionnez cette option si vous utilisez l'outil HubSpot payments pour traiter les paiements des clients, puis personnaliser les options de paiement du devis.

• Cliquez sur Suivant.

5. Détails sur le devis

Saisissez les détails de votre devis.

1. 1. Modèle de devis : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un modèle. 
   2. Nom du devis : saisissez un nom pour votre devis.
   3. Domaine : ce paramètre ne s'applique que si vous utilisez un modèle de devis personnalisé . Le domaine est défini par le modèle de devis que vous avez sélectionné. Par défaut, la balise de contenu utilise une date unique et un identifiant de citation et n'a pas besoin d'être personnalisée, mais vous pouvez modifier la balise de page dans le champ de texte Balise de contenu si nécessaire.
      

1. 4. Date d'expiration : sélectionnez une date d'expiration. Les utilisateurs d'un compte Sales Hub Pro ou Entreprise peuvent définir un délai d'expiration des devis par défaut dans les paramètres du compte. Lorsqu'un devis expire, vos contacts ne peuvent plus y accéder et seront invités à contacter votre équipe.
   5. Langue du devis : sélectionnez la langue du devis.
   6. Paramètres régionaux : sélectionnez vos paramètres régionaux pour modifier le format d'affichage de la date et de l'adresse de votre devis. N'oubliez pas que le format de devise du devis est hérité de la devise de l'enregistrement de la transaction , de sorte que la modification des paramètres régionaux du devis n'entraînera pas la mise à jour de la devise.

Remarque : Si vous souhaitez consulter le devis après son expiration, cliquez sur le nom du devis sur la fiche d'informations de la transaction, puis sur Afficher le devis dans la boîte de dialogue pour en afficher une version PDF.

5. Commentaires à l'attention de l'acheteur : inscrire toute information supplémentaire qui sera utile à votre acheteur. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône textSnippet snippets pour saisir un court bloc de texte réutilisable.
6. Conditions : précisez les règles ou réglementations dont votre acheteur doit tenir compte. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône textSnippet snippets pour saisir un court bloc de texte réutilisable.
   
   
• Pour mettre à jour la couleur et le logo par défaut qui s'affichent, modifiez l'image de marque de l'outil de vente dans les paramètres de votre compte.
• Cliquez sur Suivant.

6. Transaction

Si vous n'avez pas choisi d'utiliser une affaire existante, cette étape créera une nouvelle affaire à laquelle associer le devis. Saisissez le nom de l'opération , puis cliquez sur Next.

7.

Cette étape offre un aperçu du contenu de votre devis. Vous pouvez publier le devis à cet endroit, l'enregistrer comme brouillon ou l'envoyer pour approbation. Pour enregistrer le devis en tant que brouillon afin de le modifier ultérieurement, cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Quitter dans l'angle inférieur gauche pour quitter l'éditeur de devis.

Remarque : Après avoir enregistré un devis comme brouillon, vous ne pouvez pas modifier les options de signature électronique lors de l'étape Signature et paiement. Si vous avez configuré des workflows d'approbation de devis sur , n'oubliez pas que les devis ayant un statut de brouillon peuvent toujours être enregistrés dans le workflow.

• Si votre devis nécessite une approbation, cliquez sur Demander une approbation. L'approbateur de devis de votre compte doit approuver le devis avant que vous puissiez le publier et l'envoyer à vos contacts.

Remarque : Après avoir soumis un devis pour approbation, vous ne pouvez pas le modifier à moins qu'il ne soit rejeté par l'approbateur de devis de votre compte.

• Pour partager votre devis publié :
  • Cliquez sur Copier dans la boîte de dialogue pour obtenir l'URL de la page du devis. Collez cette URL dans un nouveau navigateur pour afficher le devis ou envoyez l'URL à d'autres personnes.
  • Autrement, cliquez sur Écrire un e-mail avec un devis. Vous serez redirigé vers la fiche d'informations du contact dans HubSpot, et la fenêtre contextuelle E-mail avec un lien vers la page du devis s'ouvrira automatiquement.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Envoyer un devis par e-mail à partir d'un enregistrement CRM
• Copier l'URL d'un devis publié qui n'a pas encore expiré
• Partager un devis depuis l'application mobile de HubSpot
• Insérer un devis à l'aide du clavier mobile HubSpot

Remarque : Les devis publiés ne peuvent pas être redirigés d'un domaine à l'autre. Par exemple, si vous hébergez vos devis sur www.website.com, mais que vous redirigez ensuite ce domaine vers www.new-website.com, les devis qui étaient hébergés sur le domaine d'origine ne seront pas redirigés et deviendront des pages d'erreur.

Pour envoyer par e-mail un devis à partir d'un enregistrement CRM :

• Dans votre compte HubSpot, naviguez jusqu'à contacts, entreprises ou affaires.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email .
• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Devis et sélectionnez un devis. Pour partager un devis par e-mail, celui-ci doit être créé pour la transaction associée à cette fiche d'informations de contact ou d'entreprise.
  
  

Pour copier l'URL d'un devis publié qui n'a pas encore expiré :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Placez le curseur sur le devis publié, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Copier le lien.
• Grâce à l'URL de la page du devis, le contact peut consulter le devis dans son navigateur, le télécharger ou l'imprimer.
  
  

Pour afficher, supprimer et partager des devis sur l'application mobile de HubSpot sur votre appareil Android :

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile Android.
• Appuyez sur Transactions dans le menu de navigation inférieur.
• Appuyez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
• Sur la fiche d'informations de transaction, appuyez sur l'onglet Devis.
• Les devis associés à la transaction apparaissent. Le statut et la date d'expiration seront répertoriés sous le nom. Appuyez sur le devis pour afficher plus de détails.
• Pour copier un lien de devis, télécharger le devis, partager le devis depuis l'application, rappeler le devis ou supprimer le devis, appuyez sur l'icône de menu verticalMenu à côté du nom du devis.

Vous pouvez également partager un devis en utilisant le clavier mobile HubSpot sur votre appareil Android ou iOS. Découvrez comment activer le clavier HubSpot dans les paramètres de votre appareil, puis accéder au clavier HubSpot lorsque vous utilisez l'application mobile HubSpot. 

Gérer les devis

Sur le tableau de bord des devis, consultez une liste des devis dans votre compte. Filtrez les devis par statut ou par propriétaire, ou recherchez un devis spécifique à vérifier ou à modifier. Vous pouvez également ouvrir la page de détails d'un devis pour télécharger, cloner, rappeler et modifier ou supprimer le devis.

Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez télécharger tous les devis ou définir un délai d'expiration par défaut pour les devis. Découvrez comment créer des rapports sur les devis dans le générateur de rapports personnalisés.

Modifier des brouillons de devis

Pour modifier et publier un brouillon de devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Cliquez sur le nom du brouillon de devis.
• Dans l'éditeur de devis, terminez la configuration de votre devis, puis cliquez sur Terminer le devis.

Gérer les devis publiés

Après avoir créé un devis, vous pouvez le gérer à partir de la page d'index des devis ou de la page de détails du devis. Les actions de gestion comprennent le téléchargement, le clonage, le rappel et la modification, l'archivage, la suppression, etc.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Pour gérer un devis à partir de la page d'index, placez le curseur sur le devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez ensuite l'une des actions ci-dessous.

• Pour gérer un devis à partir de sa page de détails, cliquez sur son nom, puis sur le menu déroulant Actions en haut à droite. Sélectionnez ensuite l'une des actions ci-dessous.

• Télécharger : téléchargez une version PDF du devis.
• Contre-signature : lorsque le devis nécessite une contre-signature électronique, sélectionnez cette option pour ouvrir le devis et vérifier votre contre-signature.
• Marquer signé : lorsque le devis nécessite une signature manuscrite, vous pouvez marquer manuellement le devis comme étant signé.
• Convertir en facture : cette option crée une nouvelle facture en utilisant les informations du devis. Vous accédez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture.
• Cloner : clonez un devis existant pour le réutiliser. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produit, notamment le prix, les conditions et la réduction.
• Rappeler et modifier : apportez des modifications et des révisions à un devis qui a déjà été publié. Après avoir effectué vos modifications, le contenu de devis mis à jour s'affichera lorsqu'un contact consultera le devis.

Remarque : les devis qui ont été signés électroniquement par toutes les parties ou qui ont été payés, ne peuvent pas être rappelés, modifiés ou supprimés. Si un devis comporte plusieurs signatures électroniques et que toutes les parties ne l'ont pas signé, il peut être rappelé, modifié ou supprimé.

• Archiver : marque un devis comme archivé pour le dépublier et le masquer dans la vue de votre page d'index par défaut. Vous pouvez consulter vos devis archivés en filtrant la page d'index par statut d'archivage. Cependant, les acheteurs ne pourront pas accéder aux devis archivés. Impossible d'annuler cette action. Découvrez-en davantage sur l'archivage des devis. 
• Supprimer : supprime le devis pour le retirer définitivement de votre compte et empêcher les acheteurs d'y accéder. Découvrez-en davantage sur la suppression de devis. Impossible d'annuler cette action.

Archiver et supprimer des devis

Au fur et à mesure que vous créez des devis, il peut arriver que vous souhaitiez nettoyer votre page d'index, supprimer les devis inutilisés ou empêcher les acheteurs d'accéder aux devis. Pour ce faire, vous pouvez archiver et supprimer des devis. 

L'action que vous choisirez dépendra de si vous souhaitez continuer à accéder aux devis en interne dans HubSpot. Aucune de ces deux actions ne peut être annulée. Découvrez ci-dessous les différences entre ces deux actions.

• Archiver un devis : l'archivage d'un devis fait passer le statut du devis sur Archivé, le supprimant de votre page d'index par défaut et empêchant les acheteurs d'y accéder. Dans HubSpot, vous pouvez toujours consulter, télécharger, cloner et supprimer le devis. 
  • Vous ne pouvez pas archiver les devis qui ont été payés, qui sont en cours de paiement ou qui sont partiellement signés.

• • Vous pouvez consulter les devis archivés en utilisant le filtre Statut de l'archive au-dessus du tableau de la page d'index des devis. 

• Supprimer un devis : la suppression d'un devis le supprimera définitivement de votre compte HubSpot. Les utilisateurs ne pourront plus consulter le devis dans HubSpot et les acheteurs ne pourront plus y accéder.

Pour archiver ou supprimer un devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Placez le curseur sur le devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez ensuite Archiver ou Supprimer. 
• Vous pouvez également cliquer sur le nom d'un devis, puis sur le menu déroulant Actions en haut à droite. Sélectionnez ensuite Archiver ou Supprimer.

Télécharger les devis publiés

Vous pouvez télécharger publié devis publiés depuis vos paramètres de compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Télécharger les devis publiés, cliquez sur Télécharger.

Définir un délai d'expiration par défaut pour les devis (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement)

Les utilisateurs disposant des droits Super Admin dans un compte Sales Hub Pro ou Entreprise peuvent définir un délai d'expiration par défaut pour tous les devis créés dans le compte. Une fois que vous avez mis à jour le délai d'expiration par défaut, tous les nouveaux devis que vous créez auront la date d'expiration définie automatiquement.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Définir une période d'expiration par défaut, cliquez sur le menu déroulant et saisissez un délai d'expiration par défaut.
• Cliquez sur Mettre à jour.

Afficher la valeur totale du contrat sur les devis

Par défaut, les devis publiés n'affichent que le total des lignes de produit à payer au moment du paiement, ce qui signifie que les lignes de produit à payer ultérieurement ne sont pas incluses dans le total. Lors de la création d'un devis, vous pouvez paramétrer le devis pour qu'il inclue des lignes de produit à date future, mais vous pouvez également configurer le comportement par défaut dans les paramètres du devis.

Pour afficher par défaut la valeur totale du contrat sur les devis :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• Cliquez pour activer l'option Afficher la valeur totale du contrat sur les devis.