Tworzenie i udostępnianie cytatów

Możesz tworzyć wyceny, aby udostępniać je kontaktom zainteresowanym zakupem produktu lub usługi od Twojej firmy. Skorzystaj z narzędzia ofert, aby utworzyć stronę internetową zawierającą informacje o cenach dla poszczególnych pozycji. Jeśli korzystasz z integracji HubSpot i Shopify, możesz dodawać produkty utworzone za pośrednictwem integracji.

Tworzenie ofert

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
• Kliknij opcję Utwórz ofertę.
• Aby powiązać ofertę z transakcją, kliknij menu rozwijane Powiąż z trans akcją i wybierz istniejącą transakcję lub kliknij opcję Utwórz nową transakcję.

• Kliknij przycisk Dalej.

• Kontynuuj konfigurowanie oferty, wykonując poniższe czynności. Możesz zapisać ofertę jako wersję roboczą na dowolnym etapie, klikając Zapisz, a następnie klikając Wyjdź w lewym dolnym rogu. Należy pamiętać, że wersje robocze ofert mogą być nadal rejestrowane w przepływach pracy. Dostęp do wersji roboczej oferty w celu jej edycji można uzyskać bezpośrednio z pulpitu ofert.

1. Szczegóły oferty

Wprowadź szczegóły oferty.

1. 1. Szablon oferty: kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
   2. Nazwa oferty: wprowadź nazwę oferty.
   3. Domena: to ustawienie ma zastosowanie tylko w przypadku korzystania z niestandardowego szablonu oferty. Domena jest ustawiana przez wybrany szablon oferty. Domyślnie slug treści używa unikalnej daty i identyfikatora oferty i nie musi być dostosowywany, ale w razie potrzeby można edytować slug strony w polu tekstowym Content slug .

1. 4. Data wygaśnięcia: wybierz datę wygaśnięcia. Jeśli posiadasz subskrypcję Sales Hub Professional lub Enterprise, możesz ustawić domyślny okres wy gaśnięcia oferty w ustawieniach konta. Gdy wycena wygaśnie, kontakty nie będą już miały do niej dostępu i zostaną poproszone o skontaktowanie się z zespołem.

Uwaga: jeśli chcesz wyświetlić ofertę po jej wygaśnięciu, kliknij nazwę oferty w rekordzie transakcji, a następnie w oknie dialogowym kliknij Wyświetl ofertę , aby wyświetlić wersję PDF.

5. Komentarze dla kupującego: wprowadź wszelkie dodatkowe informacje, które będą przydatne dla kupującego. Użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji, aby zmodyfikować tekst lub wstawić łącze. Kliknij ikonę fragmentów, aby wprowadzić krótki blok tekstu wielokrotnego użytku.
6. Warunki zakupu: wprowadź wszelkie zasady lub przepisy, o których kupujący powinien wiedzieć. Użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji, aby zmodyfikować tekst lub wstawić link. Kliknij ikonę fragmentów, aby wprowadzić krótki blok tekstu wielokrotnego użytku.
• Aby zaktualizować domyślny kolor i wyświetlane logo, edytuj branding narzędzia sprzedaży w ustawieniach konta.
• Kliknij przycisk Dalej.

2. Informacje o kupującym

Przejrzyj i edytuj kontakty i firmy, które pojawią się w Twojej ofercie. HubSpot automatycznie doda kontakty i główną firmę powiązaną z transakcją do oferty. Aby usunąć je z oferty, usuń zaznaczenie pola wyboru obok ich nazwy.

Aby dodać nowy kontakt lub główną firmę:

• Kliknij przycisk Dodaj kontakt. W prawym panelu wyszukaj kontakty i zaznacz pola wyboru obok kontaktów, które mają zostać uwzględnione w wycenie. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Kliknij opcję Dodaj firmę. W prawym panelu wyszukaj główną firmę transakcji, a następnie zaznacz pole wyboru obok niej. Jeśli nie znajdujesz oczekiwanej firmy, upewnij się, że jest ona ustawiona jako główna firma transakcji. Po wybraniu firmy kliknij przycisk Zapisz.
• Kliknij przycisk Dalej.

3. Twoje informacje

Sprawdź, czy Twoje dane osobowe i informacje o firmie są prawidłowe. Domyślnie dane osobowe są pobierane z profilu i preferencji użytkownika, a informacje o firmie są ustawiane w ustawieniach konta.

Uwaga: aktualizacja informacji w profilu nie spowoduje aktualizacji wcześniej utworzonych ofert. Aby zaktualizować informacje w ofercie, która została już utworzona, musisz wykonać poniższe kroki, aby ręcznie zaktualizować je w ofercie.

Aby edytować informacje dla pojedynczej oferty:

• Kliknij swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy.
• W prawym panelu zaktualizuj swoje dane osobowe.
• Kliknij przycisk Zapisz.

• Kliknij przycisk Dalej.

4. Pozycje wiersza

Przeglądaj i edytuj pozycje, które pojawią się w wycenie, a także dodawaj rabaty, podatki i opłaty oraz harmonogramy płatności, aby zaplanować raty płatności.

Wszelkie zmiany wprowadzone w tej sekcji spowodują aktualizację pozycji wymienionych w rekordzie transakcji. Jeśli rekord transakcji jest powiązany z wieloma ofertami, tylko pozycje z ostatnio utworzonej oferty pojawią się na karcie pozycji w rekordzie transakcji.

Dodawanie pozycji

Następnie dodaj pozycje, które kupujący będzie kupować. Jeśli z rekordem transakcji jest już powiązana pozycja, zostanie ona już uwzględniona.

• Jeśli masz uprawnienia do tworzenia niestandardowych pozycji liniowych, możesz dodać nową pozycję liniową, która jest unikalna dla indywidualnej oferty. Pozycje liniowe utworzone za pomocą edytora pozycji liniowych nie zostaną dodane do biblioteki produktów.
  • Aby utworzyć nową pozycję liniową specjalnie dla tej oferty, kliknij przycisk Utwórz niestandardową pozycję liniową.
    
    
  • W prawym panelu wprowadź szczegóły nowej pozycji, a następnie kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz i dodaj kolejną.
• Aby utworzyć pozycję na podstawie istniejącego produktu w bibliotece produktów, w tym pozycji utworzonych przy użyciu integracji HubSpot-Shopify:
  • Aby dodać pozycje liniowe do oferty, kliknij przycisk Dodaj z biblioteki produktów.
  • W panelu Dodaj pozycję wybierz pozycje , które chcesz dodać do oferty, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Aby edytować pozycję, która jest już uwzględniona w wycenie, najedź kursorem na pozycję i kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Edytuj. Wprowadź zmiany w prawym panelu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Możesz także edytować szczegóły poszczególnych pozycji w edytorze pozycji, w tym termin, cenę jednostkową, ilość i kwotę rabatu. Wprowadź nową wartość w odpowiedniej kolumnie. Dowiedz się więcej o korzystaniu z edytora pozycji.
  
  

Uwaga: podczas tworzenia oferty zintegrowanej z narzędziem płatności, jeśli ustawisz wartość Okresu pozycji z cykliczną częstotliwością rozliczeń na 0, subskrypcja będzie automatycznie odnawiana do momentu jej anulowania.

• Domyślnie naliczanie opłat za pozycje cykliczne rozpoczyna się w momencie realizacji zakupu. Aby zamiast tego obciążyć kupującego za pozycję w późniejszym terminie, kliknij menu rozwijane Data rozpoczęcia rozliczenia, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
  • Data niestandardowa: określona data w przyszłości. Po wybraniu tej opcji użyj selektora dat , aby wybrać datę rozpoczęcia, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Opóźniony start (dni): opóźnienie daty rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę dni po realizacji zakupu. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę w polu Delayed billing start by days w prawym panelu.
  • Opóźniony start( miesiące): opóźnienie daty rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę miesięcy od momentu realizacji transakcji. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę w polu Delayed billing start by months w prawym panelu.

• Aby usunąć element linii, najedź na niego kursorem i kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Usuń.
• Aby zmienić kolejność pozycji, przeciągnij i upuść każdą z nich.

Dodawanie rabatów, opłat i podatków

W sekcji Sumy można dodać rabaty, opłaty i podatki do sumy częściowej wyceny. Te dodatkowe elementy nie zostaną dodane do właściwości Amount powiązanej transakcji.

• Aby dodać podatek, opłatę lub rabat, kliknij +Dodaj podatek/opłatę/zniżkę. Dowiedz się więcej o rabatach.
• Wprowadź nazwę podatku, opłaty lub rabatu oraz wartość w polu tekstowym. Wartość podatku, opłaty lub rabatu może być oparta na określonej kwocie w dolarach (USD) lub wartości procentowej (%) sumy.
  
• Usuń wszelkie podatki, opłaty lub rabaty, klikając ikonę kosza delete obok pola waluty.

Dodaj harmonogram płatności

Włącz harmonogram płatności, aby rozłożyć płatności w czasie. Po włączeniu tej opcji każda płatność będzie miała własny termin płatności, kwotę i nazwę. Na przykład wycena usług konsultacyjnych w wysokości 5000 USD może zostać podzielona na trzy płatności w ciągu sześciu miesięcy w wysokości 1000 USD, 1500 USD i 2500 USD.

Aby skonfigurować harmonogram płatności:

• W sekcji Harmonogram płatności kliknij, aby włączyć przełącznik Harmonogram płatności.
  
  
• Wprowadź nazwę płatności, kwotę i termin płatności. Domyślnie początkowa płatność jest wymagalna po otrzymaniu.
• Dodaj kolejną ratę płatności, klikając + Dodaj kolejną płatność. Płatność można ustawić na określony dzień, klikając menu rozwijane Tekst niestandardowy, wybierając opcję Określona data, a następnie wybierając datę za pomocą selektora dat.
  
  

Przejrzyj podsumowanie oferty

Podczas konfigurowania pozycji przejrzyj sekcję Podsumowanie, aby zrozumieć, w jaki sposób kupujący zostanie obciążony, w tym rabatami, opłatami i podatkami.

• Suma częściowa będzie odzwierciedlać tylko pozycje należne przy realizacji zakupu. Wszelkie pozycje, które zostaną obciążone w późniejszym terminie, pojawią się zamiast tego w sumie przyszłych płatności.
• Wszystkie pozycje, niezależnie od terminu płatności, zostaną zsumowane w polu Całkowita wartość umowy.
• Jednorazowe rabaty, opłaty i podatki zostaną zastosowane tylko do pozycji płatnych przy kasie, a nie do pozycji obciążonych w późniejszym terminie.
  
  

Aby przejść do konfiguracji podpisu oferty i opcji płatności, kliknij przycisk Dalej.

5. Podpis i płatność

Zdecyduj, w jaki sposób chcesz zbierać podpisy dla swojej oferty.

• Wybierz przycisk opcji obok opcji podpisu:
  • Brak podpisu: do autoryzacji oferty nie jest wymagany podpis.
  • Uwzględnij miejsce na pisemny podpis: użyj odręcznego podpisu na wydrukowanej kopii oferty. Możesz później ręcznie oznaczyć ofertę jako podpisaną, aby wskazać, że wszystkie podpisy są obecne.
  • Użyj podpisu elektron icznego( tylkoSales Hub Professional lub Enterprise ): użytkownicy posiadający płatne stanowisko Sales Hub mogą skonfigurować ofertę tak, aby zawierała pole podpisu cyfrowego.
    • Zaznacz pole wyboru obok adresu e-mail kontaktu, którego podpis jest wymagany.
    • Kliknij menu rozwijane Countersigners i wybierz nazwę użytkownika HubSpot.

• Wybierz przycisk opcji obok opcji płatności:
  • Brak płatności : żadna płatność nie zostanie pobrana przy użyciu wyceny.
  • Stripe: wybierz tę opcję, jeśli korzystasz z integracji HubSpot-Stripe do wystawiania rachunków swoim klientom.

Uwaga: w przypadku pobierania płatności za pomocą Stripe wszystkie pozycje będą płatne przy realizacji zakupu. Nie można skonfigurować wyceny tak, aby zawierała pozycje płatne później, gdy używana jest metoda płatności Stripe.

• • HubSpot Payments: wybierz tę opcję, jeśli używasz narzędzia płatności do zbierania płatności od klientów, a następnie dostosuj opcje płatności w ofercie.

• Kliknij przycisk Dalej.

6. Przejrzyj

Wyświetl podgląd treści oferty, zmień język wyświetlania oferty lub edytuj format daty i adresu dla oferty.

• Jeśli korzystasz z niestandardowego szablonu oferty, język i ustawienia regionalne oferty będą wyświetlane w języku i ustawieniach regionalnych wybranych podczas tworzenia szablonu.
  • Aby zmienić język, kliknij menu rozwijane Język i wybierz inną opcję.
  • Aby zmienić format wyświetlania daty i adresu dla oferty, kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz inną opcję. Należy pamiętać, że format waluty oferty jest dziedziczony z waluty rekordu transakcji, więc zmiana ustawień regionalnych oferty nie spowoduje aktualizacji waluty.

• Zdecyduj, czy chcesz opublikować ofertę, zapisać ją jako wersję roboczą, czy przesłać do zatwierdzenia.
  • Aby zapisać ofertę jako wersję roboczą w celu późniejszego przejrzenia i edycji, kliknij przycisk Zapisz, a następnie kliknij przycisk Wyjdź w lewym dolnym rogu, aby opuścić edytor ofert.

Uwaga: po zapisaniu wyceny jako wersji roboczej nie można edytować opcji podpisu elektronicznego w kroku Podpis i płatność . Jeśli masz skonfigurowane przepływy pracy zatwierdzania ofert, pamiętaj, że oferty ze statusem wersji roboczej mogą być nadal rejestrowane w przepływie pracy.

• • Aby opublikować ofertę, kliknij przycisk Zakończ ofertę.

• • Jeśli wycena wymaga zatwierdzenia, kliknij opcję Poproś o wycenę. Osoba zatwierdzająca ofertę na koncie musi zatwierdzić ofertę, zanim będzie można ją opublikować i wysłać do kontaktów.

Uwaga: po przesłaniu oferty do zatwierdzenia nie można jej edytować, chyba że zostanie ona odrzucona przez osobę zatwierdzającą ofertę na koncie.

• Aby udostępnić opublikowaną ofertę:
  • Kliknij Kopiuj w oknie dialogowym, aby uzyskać adres URL strony oferty. Wklej ten adres URL w nowej przeglądarce, aby wyświetlić ofertę, lub wyślij adres URL innym osobom.
  • Możesz też kliknąć opcję Napisz wiadomość e-mail z cytatem. Zostaniesz przeniesiony do rekordu kontaktu w HubSpot, a wyskakujące okienko E-mail otworzy się automatycznie z linkiem do strony oferty.

Możesz również udostępnić wycenę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji:

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę e-mail email .
• W wyskakującym oknie kliknij menu rozwijane Cytaty i wybierz ofertę. Aby udostępnić wycenę za pośrednictwem wiadomości e-mail, musi istnieć wycena utworzona dla transakcji powiązanej z danym rekordem kontaktu lub firmy.
• Za pomocą adresu URL strony oferty kontakt może wyświetlić ofertę w przeglądarce, pobrać ją lub wydrukować.

Wyceny można również wyświetlać w aplikacji mobilnej HubSpot na urządzeniu z systemem Android:

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu mobilnym z systemem Android.
• Stuknij opcję Transakcje w dolnym menu nawigacyjnym.
• Naciśnij nazwę rekordu transakcji.
• W rekordzie transakcji stuknij kartę Cytaty .
• Pojawią się oferty powiązane z transakcją. Status i data wygaśnięcia zostaną wyświetlone poniżej nazwy oferty. Stuknij ofertę , aby wyświetlić więcej szczegółów.
• Aby skopiować link do udostępnianej oferty, pobrać ofertę, przywołać ofertę lub usunąć ofertę, naciśnij ikonę menu verticalMenu obok nazwy oferty.

Możesz również udostępnić ofertę za pomocą klawiatury mobilnej Hub Spot na urządzeniu z systemem Android lub iOS. Dowiedz się, jak włączyć klawiaturę Hub Spot w ustawieniach urządzenia, a następnie uzyskaj dostęp do klawiatury HubSpot podczas korzystania z aplikacji mobilnej HubSpot.

Zarządzanie ofertami

Na pulpicie ofert wyświetl listę ofert na swoim koncie. Możesz filtrować oferty według statusu lub właściciela albo wyszukać konkretną ofertę do przejrzenia lub edycji. Możesz także otworzyć stronę szczegółów oferty, aby pobrać, sklonować, przywołać i edytować lub usunąć ofertę.

W ustawieniach konta możesz pobrać wszystkie kwotowania lub ustawić domyślny okres wygaśnięcia kwotowań. Dowiedz się, jak raportować kwotowania w kreatorze raportów niestandardowych.

Edycja przygotowanych ofert

Aby ponownie sprawdzić i opublikować wersję roboczą kwotowania:

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny..
• Kliknij nazwę wersji roboczej cytatu.
• W edytorze cytatów zakończ konfigurację cytatu, a następnie kliknij przycisk Zakończ cytat.

Zarządzanie opublikowanymi cytatami

Możesz otworzyć stronę szczegółów opublikowanej oferty, aby pobrać, sklonować, przywołać i edytować lub usunąć ofertę.

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
• Kliknij nazwę opublikowanej oferty.
• W prawym górnym rogu strony szczegółów oferty kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję:
  • Pobierz : pobranie wersji PDF oferty.
  • Kontrasygnata: gdy oferta wymaga kontrasygnaty elektronicznej, wybierz, aby otworzyć ofertę i zweryfikować kontrasygnatę.
  • Oznacz jako podpisaną: gdy wycena wymaga pisemnego podpisu, możesz ręcznie oznaczyć wycenę jako podpisaną.

• • Klonuj : klonowanie istniejącej oferty w celu ponownego użycia tej samej oferty. Sklonowane oferty zawierają skojarzenia rekordów oryginalnej oferty oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
  • Przywołaj i edytuj: wprowadzanie zmian i poprawek do oferty, która została już opublikowana. Po wprowadzeniu zmian zaktualizowana zawartość oferty będzie wyświetlana za każdym razem, gdy kontakt wyświetli ofertę.
  • Usuń : usuwanie oferty.

Uwaga: ofert, które zostały już podpisane lub opłacone, nie można przywoływać, edytować ani usuwać.

Pobierz wszystkie oferty

W ustawieniach konta możesz pobrać wszystkie oferty:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Pobierz wszystkie notowania kliknij Pobierz.

Ustawianie domyślnego okresu wygaśnięcia dla ofert( tylkoSales Hub Professional i Enterprise )

Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise mogą ustawić domyślny okres wygaśnięcia oferty dla wszystkich ofert utworzonych na koncie. Po zaktualizowaniu domyślnego okresu wygaśnięcia wszystkie nowe oferty, które zostaną utworzone w przyszłości, będą automatycznie miały ustawioną datę wygaśnięcia.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Kwotowania.
• Obok ustawienia Ustaw domyślny okres wygaśnięcia kliknij menu rozwijane i wprowadź domyślny okres wygaśnięcia.
• Kliknij przycisk Aktualizuj.