Tworzenie i udostępnianie cytatów

Możesz tworzyć oferty, aby udostępnić je kontaktom zainteresowanym zakupem produktu lub usługi w swojej firmie. Użyj narzędzia cytatów, aby utworzyć stronę internetową, która zawiera informacje o cenach dla pozycji liniowych. Jeśli używasz integracji HubSpot i Shopify, możesz dodać produkty utworzone za pośrednictwem integracji.

Utwórz cytaty

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
• Kliknij przycisk Utwórz wycenę.
• Aby powiązać wycenę z umową, kliknij menu rozwijane Połącz z umową i wybierz istniejącą umowę lub kliknij przycisk Utwórz nową umowę.

• Kliknij Next.

• Kontynuuj konfigurację oferty, wykonując poniższe kroki. Na każdym etapie można zapisać ofertę jako wersję roboczą, klikając przycisk Zapisz, a następnie klikając przycisk Wyjdź w lewym dolnym rogu. Należy pamiętać, że szkic oferty może być nadal włączony do przepływów pracy. Możesz uzyskać dostęp do wersji roboczej oferty w celu jej edycji bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego ofert.

1. Szczegóły oferty

Wprowadź szczegóły swojej wyceny.

1. 1. Szablon cytatu: kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
   2. Nazwa cytatu: wprowadź nazwę dla swojego cytatu.
   3. Domena: to ustawienie ma zastosowanie tylko wtedy, gdy używasz niestandardowego szablonu cytatu. Domena jest ustawiona przez wybrany szablon cytatu. Domyślnie slug treści używa unikalnej daty i identyfikatora cytatu i nie musi być dostosowany, ale w razie potrzeby możesz edytować slug strony w polu tekstowym Content slug .

1. 4. Data wygaśnięcia: wybierz datę wygaśnięcia. Możesz ustawić domyślny okres wygaśnięcia cytatu w ustawieniach konta. Gdy wycena wygaśnie, Twoje kontakty nie będą miały już do niej dostępu i zostaną poproszone o kontakt z Twoim zespołem.

Uwaga: jeśli chcesz obejrzeć wycenę po jej wygaśnięciu, kliknij nazwę wyceny w rekordzie transakcji, a następnie w oknie dialogowym kliknij Wyświetl wycen ę, aby wyświetlić wersję PDF.

5. Uwagi dla kupującego: wprowadź wszelkie dodatkowe informacje, które będą przydatne dla Twojego kupującego. Użyj opcji formatowania na dole okna edycji, aby zmodyfikować tekst lub wstawić link. Kliknij ikonę snippets, aby wprowadzić krótki, nadający się do ponownego wykorzystania blok tekstu .
6. Warunki zakupu: wprowadź wszelkie zasady i przepisy, o których powinien wiedzieć Twój kupujący. Użyj opcji formatowania na dole okna edycji, aby zmodyfikować tekst lub wstawić link. Kliknij ikonę fragmentów, aby wprowadzić krótki, nadający się do ponownego wykorzystania blok tekstu.
• Aby zaktualizować domyślny kolor i logo, które są wyświetlane, edytuj branding narzędzia sprzedaży w ustawieniach konta.
• Kliknij Next.

2. Informacje o kupującym

Przejrzyj i edytuj kontakty i firmy, które pojawią się w Twojej ofercie. Kontakty i firmy związane z transakcją pojawią się tutaj domyślnie. Aby usunąć je z oferty, wyczyść pole wyboru obok ich nazwy.

Aby dodać nowy kontakt lub firmę:

• Kliknij przycisk Dodaj kontakt. W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok kontaktów, które mają być uwzględnione w wycenie. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Kliknij przycisk Dodaj firmę. W prawym panelu zaznacz pole wyboru obok firmy, którą chcesz uwzględnić w wycenie. Następnie kliknij Zapisz.

• Kliknij Next.

3. Twoje informacje

Sprawdź, czy Twoje dane osobowe i informacje o firmie są dokładne. Domyślnie informacje osobiste są pobierane z profilu i preferencji użytkownika, a informacje o firmie są ustawione w ustawieniach konta. Aby edytować informacje dotyczące indywidualnego cytatu:

• Kliknij swoje nazwisko lub nazwę firmy.
• W prawym panelu zaktualizuj swoje dane osobowe.
• Kliknij przycisk Zapisz.

• Kliknij Next.

4. Pozycje liniowe

Przeglądaj i edytuj pozycje, które pojawią się w Twojej ofercie, wraz z dodaniem rabatów, podatków i opłat oraz harmonogramów płatności, aby zaplanować raty.

Wszelkie zmiany dokonane w tej sekcji będą aktualizować pozycje linii wymienione w rekordzie transakcji. Jeśli rekord transakcji jest powiązany z wieloma ofertami, tylko pozycje z ostatnio utworzonej oferty pojawią się w karcie pozycji na rekordzie transakcji.

Dodaj pozycje

• Jeśli masz uprawnienia dotworzenia niestandardowych pozycji, możesz dodać nową pozycję, która jest unikalna dla pojedynczego zapytania. Pozycje linii utworzone z edytora pozycji linii nie zostaną dodane do Twojej biblioteki produktów.
  • Aby utworzyć nową pozycję specjalnie dla tej wyceny, kliknij przycisk Utwórz pozycję.
  • Wprowadź szczegóły nowej pozycji w panelu po prawej stronie, a następnie kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz i dodaj kolejną.
    

• Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Professional lub Enterprise , możesz dodać istniejące pozycje linii z biblioteki produktów. Obejmuje to pozycje linii utworzone za pomocą integracji HubSpot-Shopify. Jeśli istnieje pozycja liniowa już powiązana z rekordem transakcji, ta pozycja liniowa zostanie już uwzględniona.
  • Aby dodać pozycje linii do wyceny, kliknij przycisk Dodaj z biblioteki produktów.
  • W panelu Dodaj pozycję linii wybierz pozycje linii , które mają zostać dodane do wyceny, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Aby edytować pozycję linii, która jest już zawarta w wycenie, najedź na pozycję linii i kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Edytuj. Wprowadź wszelkie zmiany w prawym panelu, a następnie kliknij Zapisz.
• W edytorze pozycji można edytować szczegóły pojedynczej pozycji, w tym termin, cenę jednostkową, ilość i kwotę rabatu. Wprowadź nową wartość w odpowiedniej kolumnie. Dowiedz się więcej o korzystaniu z edytora pozycji.

Uwaga: podczas tworzenia oferty zintegrowanej z narzędziem do obsługi płatności, jeśli ustawisz pozycję liniową z wartością Terminu cyklicznej częstotliwości rozliczania na 0, subskrypcja będzie automatycznie odnawiana, dopóki nie zostanie anulowana.

• Aby usunąć pozycję linii, najedź na nią i kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Usuń.
• Aby zmienić kolejność pozycji linii, przeciągnij i upuść każdą pozycję linii produktu.

Dodaj zniżki, opłaty i podatki

W sekcji Totals można dodać rabaty, opłaty i podatki dla sumy częściowej oferty. Te dodatkowe elementy nie zostaną dodane do właściwości Amount powiązanej transakcji.

Uwaga: , podczas gdy możliwość dodania podatku, opłaty lub rabatu istnieje w HubSpot, zespoły prawne i księgowe są najlepszym źródłem informacji, aby udzielić porady dotyczącej zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• Aby dodać podatek, opłatę lub rabat, kliknij +Dodaj podatek/opłatę/dyskonto. Dowiedz się więcej o zniżkach.
• Wprowadź nazwę podatku, opłaty lub rabatu oraz wartość w polu tekstowym. Wartość podatku, opłaty lub rabatu może być oparta na określonej kwocie w dolarach (USD) lub procencie (%) całości.
  
• Usuń wszelkie podatki, opłaty i rabaty klikając ikonę kosza na śmieci usuń obok pola waluty.

Uwaga: całkowita wycena to całkowita kwota należna w momencie płatności, a nie całkowita wartość umowy. Na przykład, jeśli rozliczasz się z klientem co miesiąc, suma oferty będzie całkowitą kwotą miesięczną.

Harmonogram płatności

Jeśli używasz niestandardowego szablonu wyceny, możesz włączyć planowanie płatności, aby podzielić płatności na przestrzeni czasu. Każda płatność będzie miała swój własny termin płatności, kwotę i nazwę. Na przykład, wycena 5 000 dolarów za usługi konsultacyjne może być podzielona na trzy płatności w ciągu sześciu miesięcy w wysokości 1 000 dolarów, 1 500 dolarów i 2 500 dolarów.

Aby ustawić harmonogram płatności:

• W sekcji Harmonogram płatności kliknij, aby włączyć przełącznik Harmonogram płatności.
  
  
• Wprowadź nazwę płatności, kwotę i termin płatności. Domyślnie płatność początkowa jest wymagalna w momencie otrzymania.
• Ustaw dodatkowe zaplanowane płatności, klikając + Dodaj kolejną płatność. Możesz ustawić płatność, która ma być wymagalna w określonym dniu, klikając menu rozwijane Tekst niestandardowy, następnie wybierając opcję Określona data, a następnie używając selektora daty, aby wybrać datę.
  
  

• Kliknij Next.

5. Podpis i płatność

Zdecyduj, jak chcesz zbierać podpisy pod swoim cytatem.

• Wybierz przycisk radiowy obok opcji podpisu:
  • Brak podpisu: do autoryzacji oferty nie jest wymagany podpis.
  • Uwzględnij miejsce na podpis drukowany: użyj podpisu odręcznego na wydrukowanej kopii wyceny.
  • Użyj e-podpisu ( tylkoSales Hub Professional lub Enterprise ): użyj podpisu cyfrowego do podpisania wyceny.
    • Zaznacz pole wyboru obok adresu e-mail kontaktu, którego podpis jest wymagany.
    • Kliknij menu rozwijane Countersigners i wybierz nazwę użytkownika HubSpot.

• Wybierz przycisk radiowy obok opcji płatności:
  • Brak płatności: żadna płatność nie zostanie pobrana przy użyciu cytatu.
  • Stripe: wybierz tę opcję, jeśli używasz integracji HubSpot-Stripe, aby wystawić rachunek swoim klientom.
  • HubSpot Payments: wybierz tę opcję, jeśli używasz narzędzia płatności do zbierania płatności od klientów, a następnie dostosuj opcje płatności w cytacie.

• Kliknij Next.

6. Przegląd

Podejrzyj treść wyceny, zmień język, w którym wyświetlana jest wycena lub edytuj format daty i adresu dla wyceny.

• Jeśli używasz niestandardowego szablonu oferty, język i locale oferty pojawią się w języku i locale wybranym podczas tworzenia szablonu. Jeśli używasz standardowego szablonu, cytat będzie wyświetlany w domyślnym języku Twojego konta, ale możesz zmienić oba te ustawienia w edytorze:
  • Aby zmienić język, kliknij menu rozwijane Język i wybierz inną opcję.
  • Aby zmienić format wyświetlania daty i adresu dla oferty, kliknij na menu rozwijane Locale i wybierz inną opcję. Pamiętaj, że format walutowy oferty jest dziedziczony z waluty rekordu transakcji, więczmiana ustawień lokalnych oferty nie spowoduje aktualizacji waluty.

• Zdecyduj, czy chcesz opublikować cytat, zapisać go jako wersję roboczą, czy przesłać do zatwierdzenia.
  • Aby zapisać cytat jako wersję roboczą do przejrzenia i edycji w późniejszym czasie, kliknij Zapisz, a następnie kliknij Wyjdź w lewym dolnym rogu, aby opuścić edytor cytatów.

Uwaga: po zapisaniu oferty jako wersji roboczej, nie można edytować opcji podpisu elektronicznego w kroku Podpis i płatność .Jeśli masz skonfigurowany przepływ zatwierdzania ofert, pamiętaj, że oferty ze statusem wersji roboczej mogą być nadal włączone do przepływu.

• • Aby opublikować wycenę, kliknij Zakończ wycenę.

• • Jeśli cytat wymaga zatwierdzenia, kliknij przycisk Zażądaj cytatu. Osoba zatwierdzająca wycenę na Twoim koncie musi ją zatwierdzić, zanim będziesz mógł ją opublikować i wysłać do swoich kontaktów.

Uwaga: po przesłaniu oferty do zatwierdzenia nie możesz jej edytować, chyba że zostanie ona odrzucona przez osobę zatwierdzającą ofertę na Twoim koncie.

• Podziel się swoim opublikowanym cytatem:
  • Kliknij przycisk Kopiuj w oknie dialogowym, aby uzyskać adres URL strony z cytatem. Wklej ten adres URL w nowej przeglądarce, aby zobaczyć cytat, lub wyślij adres URL do innych osób.
  • Możesz też kliknąć opcję Napisz e-mail z wyceną. Zostaniesz przeniesiony do rekordu kontaktu w HubSpot, a wyskakujące okienko Email otworzy się automatycznie z linkiem do strony z wyceną.

Możesz również udostępnić cytat z kontaktu, firmy lub rekordu transakcji:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknąć nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę Email email.
• W wyskakującym oknie kliknij menu rozwijane Cytaty i wybierz ofertę. Aby udostępnić wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej, musi istnieć wycena utworzona dla transakcji powiązanej z danym kontaktem lub rekordem firmy.
• Dzięki adresowi URL strony z wyceną, kontakt może wyświetlić wycenę w przeglądarce, pobrać ją lub wydrukować.

Cytaty można również przeglądać w aplikacji mobilnej HubSpot na urządzeniu z systemem Android:

• Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu mobilnym z systemem Android.
• Stuknij opcję Deals w dolnym menu nawigacyjnym.
• Stuknij w nazwę umowy.
• Na rekordzie umowy, dotknij zakładki Cytaty .
• Pojawią się oferty powiązane z daną transakcją. Status i data ważności zostaną wyświetlone pod nazwą oferty. Stuknij ofertę , aby zobaczyć więcej szczegółów.
• Aby skopiować link do udostępnianego cytatu, pobrać cytat, przywołać cytat lub usunąć cytat, dotknij ikony menu verticalMenu obok nazwy cytatu.

Możesz również udostępnić cytat za pomocą klawiatury mobilnej HubSpot na urządzeniu z systemem Android lub iOS. Dowiedz się, jak włączyć klawiaturę HubSpot w ustawieniach urządzenia, a następnie uzyskać dostęp do klawiatury HubSpot podczas korzystania z aplikacji mobilnej HubSpot.

Zarządzaj cytatami

Na pulpicie nawigacyjnym cytatów można wyświetlić listę cytatów na swoim koncie. Możesz filtrować oferty według statusu lub właściciela albo wyszukać konkretną ofertę do przeglądu lub edycji. Możesz również otworzyć stronę szczegółów oferty, aby pobrać, sklonować, przywołać i edytować lub usunąć ofertę.

W ustawieniach swojego konta możesz pobrać wszystkie notowania lub ustawić domyślny okres ważności notowań. Dowiedz się, jak tworzyć raporty na temat notowań za pomocą kreatora raportów niestandardowych.

Edycja przygotowanych cytatów

Ponowne przeanalizowanie i opublikowanie projektu cytatu:

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
• Kliknij nazwę projektu cytatu.
• W edytorze wycen zakończ ustawianie wyceny, a następnie kliknij Zakończ wycenę.

Zarządzaj opublikowanymi cytatami

Możesz otworzyć stronę szczegółową opublikowanego zapytania, aby pobrać, sklonować, przywołać i edytować lub usunąć zapytanie.

• Kliknij nazwę opublikowanego cytatu.
• W prawym górnym rogu strony szczegółów oferty kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję:
  • Pobierz: pobieranie wersji PDF oferty.
  • Klonowanie: klonowanie istniejącej oferty w celu ponownego użycia tej samej oferty. Sklonowane oferty zawierają oryginalne powiązania rekordów oferty i wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
  • Przywołaj i edytuj: wprowadzaj zmiany i poprawki do oferty, która została już opublikowana. Po wprowadzeniu zmian zaktualizowana treść oferty będzie wyświetlana, gdy kontakt będzie widział ofertę.
  • Usuń: usu wanie oferty.

Uwaga: oferty, które zostały już podpisane lub zapłacone, nie mogą być przywołane i edytowane ani usunięte .

Pobierz wszystkie cytaty

W ustawieniach swojego konta możesz pobrać wszystkie notowania:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Pobierz wszystkie cytaty kliknij przycisk Pobierz.

Ustaw domyślny okres ważności notowań

Ustaw domyślny okres ważności kwotowania dla wszystkich kwotowań utworzonych na Twoim koncie. Po aktualizacji domyślnego okresu ważności, wszystkie nowe notowania, które zostaną utworzone w przyszłości, będą miały automatycznie ustawioną datę ważności.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Ustaw domyślny okres ważności kliknij menu rozwijane i wprowadź domyślny okres ważności.
• Kliknij Aktualizuj.