Tworzenie faktur

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot, lub aby śledzić płatności dokonane poza HubSpot.

• Bezpośrednio z kontaktu, firmy, transakcji lub rekordu oferty, lub ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej oferty, aby skopiować szczegóły oferty do nowej faktury.
• Automatycznie przy użyciu subskrypcji.
• Automatycznie, gdy płatności są dokonywane za pośrednictwem linków do płatności lub ofert.

Zanim zaczniesz

Przed utworzeniem faktur skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot, aby skonfigurować faktury dla swojego konta, w tym sposób dostosowywania prefiksów, dodawania informacji podatkowych i konfigurowania faktur dla subskrypcji. Możesz również przejrzeć domyślne właściwości faktur HubSpot.

Zrozumienie wymagań

Rozumienie ograniczeń i rozważań

1. Możesz tworzyć i finalizować faktury bez konfigurowania procesora płatności i ręcznie zbierać płatności.
2. Jeśli chcesz akceptować płatności online, musisz skonfigurować płatności HubSpot(tylkoStarter, Professional lub Enterprise ) lub przetwarzanie płatności Stripe.
3. Walutę faktury można ustawić jako dowolną walutę obsługiwaną przez HubSpot. Dowiedz się, jak skonfigurować waluty dla swojego konta.
   • Jeśli korzystasz z płatności HubSpot, możesz tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale możesz akceptować płatności online tylko w USD. W przypadku innych walut można rejestrować płatności ręczne na fakturze.
   • Jeśli używasz Stripe jako procesora płatności, możesz tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale możesz akceptować płatności online tylko w obsługiwanych walutach. W przypadku innych walut można rejestrować płatności ręczne na fakturze.

Tworzenie faktur ze strony indeksu i z rekordów

Poniżej dowiesz się, jak tworzyć faktury ze strony indeksu faktur, bezpośrednio z rekordów kontaktów, firm lub transakcji lub z opublikowanej oferty. Możesz też dowiedzieć się więcej o automatycznym tworzeniu faktur.

Tworzenie faktury ze strony indeksu

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz fakturę.

Utwórz fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
   • Kontakty i firmy: na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury, kliknij Dodaj, a następnie wybierz Utwórz fakturę.

3. • Transakcje: na prawym pasku bocznym w sekcji Faktury kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
     
     • Konwertuj transakcjęna fakturę: utwórz fakturę przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji. Jeśli transakcja zawiera powtarzające się pozycje, wyświetlaną opcją jest Konwertuj transakcję na subskrypcję. Dowiedz się więcej o subskrypcjach.
     • Utwórz pustą fakt urę: utwórz nową fakturę od podstaw.
     • Dodaj istniejącą fakturę: wybierz istniejącą fakturę do powiązania z transakcją.

4. • • Fakturę można także utworzyć z poziomu edytora pozycji transakcji.

Tworzenie faktury na podstawie opublikowanej oferty

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu panelu kliknij menu rozwijane Akcje .
4. Kliknij opcję Konwertuj na fakturę. OpcjaKonwertuj na subskrypcję zostanie wyświetlona zamiast opcji Konwertuj na fakturę w przypadku ofert z powtarzającymi się pozycjami.

Kontakt powiązany z fakturą będzie ostatnim kontaktem powiązanym z firmą.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV, po którym następuje numer, który zwiększa się sekwencyjnie dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Konfiguracja faktury

Po utworzeniu faktury należy ją skonfigurować i dostosować do potrzeb nabywcy. Fakturę można dostosować za pomocą gotowych ustawień lub poprzez dostosowanie kontaktu i firmy, dat faktur, warunków i terminów płatności, pozycji, metod płatności, dodatkowych komentarzy i nie tylko.

Wybierz ustawienie wstępne

Jeśli skonfigurowałeś alternatywne ustawienia wstępne do domyślnego ustawienia wstępnego faktury, możesz wybrać, którego ustawienia wstępnego ma użyć faktura:

1. Kliknij nazwę ustawienia wstępnego w prawym górnym rogu.
2. Kliknij menu rozwijane Ustawienia wstępne i wybierz swoje ustawienie wstępne.
3. Kliknij przycisk Zastosuj.

Konfigurowanie rozliczania faktur

W sekcji Bill to w edytorze faktur skonfiguruj powiązane rekordy faktury, warunki płatności i nie tylko.

Aby powiązać fakturę z kontaktem:

1. Kliknij przycisk Dodaj kontakt.
2. W prawym panelu wyszukaj i kliknij kontakt , aby dodać go do faktury.Możesz też kliknąć kartę Utwórz nowy, aby utworzyć nowy rekord kontaktu do użycia na fakturze. Wprowadź informacje o kontakcie i kliknij przycisk Utwórz.
   
3. Aby edytować szczegóły kontaktu, najedź kursorem na kontakt i kliknij ikonę edycji edit. Zaktualizuj informacje kontaktowe w prawym panelu i kliknij Zapisz. Edycja kontaktu spowoduje aktualizację rekordu kontaktu w CRM.
   
4. Aby zastąpić kontakt, kliknij ikonę replace replace. Wybierz nowy kontakt w prawym panelu.
   

Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jednym kontaktem. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe kontakty za pomocą skojarzeń na prawym pasku bocznym.

1. Kliknij Dodaj firmę.
2. W prawym panelu wyszukaj i kliknij firmę , aby dodać ją do faktury.Możesz też kliknąć kartę Utwórz nową, aby utworzyć nowy rekord firmy do użycia na fakturze. Wprowadź informacje o firmie i kliknij przycisk Utwórz.
3. Aby edytować dane firmy, najedź na nią kursorem i kliknij ikonę edycji edit. Zaktualizuj informacje o firmie w prawym panelu i kliknij Zapisz. Edycja firmy spowoduje aktualizację rekordu kontaktu w CRM.
4. Aby zastąpić firmę, kliknij ikonę replace replace. Wybierz nową firmę w prawym panelu.
   
5. Aby usunąć firmę z faktury, kliknij ikonę usuwania delete.
   

Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jedną firmą. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe firmy, korzystając ze skojarzeń na prawym pasku bocznym.

Uwaga: jeśli ustawienie powiązania kontaktu rozliczeniowego jest włączone i wybrano firmę z powiązanym kontaktem rozliczeniowym, kontakt rozliczeniowy zostanie automatycznie dodany do faktury.

1. Jeśli wybrano firmę, zaznacz pole wyboru Taki sam jak adres firmy, aby użyć tego samego adresu, co rekord firmy.
2. Aby dodać inny adres do adresu rekordu firmy, kliknij opcję Edytuj w obszarze Adres rozliczeniowy.
3. W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
4. Kliknij przycisk Zastosuj.

1. Jeśli wybrano firmę, zaznacz pole wyboru Taki sam jak adres firmy, aby użyć tego samego adresu, co w rekordzie firmy.
2. Aby dodać inny adres do adresu rekordu firmy, kliknij add Dodaj adres wysyłki.
3. W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
4. Kliknij Zapisz.
5. Aby edytować adres wysyłki, kliknij Edytuj.
6. Aby usunąć adres wysyłki, kliknij Usuń.
7. Domyślnie data faktury będzie ustawiona na bieżący dzień. Aby ją zaktualizować:
   • Kliknij pole Data faktury.
   • Użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.
8. Warunki płatności faktury zostaną ustawione na podstawie domyślnych warunków płatności netto w ustawieniach. Aby wybrać inne warunki płatności:
   • W prawym górnym rogu kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz termin płatności.
   • Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu. Jeśli ustawienie wysyłania automatycznych wiadomości e-mail z przypomnieniem zostało włączone, wiadomości e-mail będą wysyłane na podstawie tej daty.
9. Wszelkie niestandardowe właściwości, które zostały skonfigurowane w ustawieniach faktury, będą widoczne w prawym górnym rogu, pod Termin płatności . Jeśli ustawienie pozwalające użytkownikom na zastępowanie tych pól zostało włączone, możesz wprowadzić w nich zmiany podczas tworzenia faktury.

Dodawanie pozycji

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupować. Dowiedz się, jak używać pozycji liniowych na fakturach.

Dodaj podatki

Podatki można dodawać na różne sposoby, w zależności od wymagań:

1. Automatyzacja obliczeń podatkowych (BETA): automatyczne obliczanie podatków na podstawie adresu faktury.
2. Dodawaniepodatków do poszczególnych pozycji: dodawanie podatków opartych na pozycjach z biblioteki podatków.
3. Dodaj jednorazowy podatek do faktury: dodaj jednorazowy podatek do całej faktury.

Możesz także dołączyć identyfikatory podatkowe do faktury.

Dodaj komentarze

Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do pola Komentarze. Na przykład, możesz dodać warunki płatności, informacje prawne lub inne ważne informacje w komentarzach. Jeśli akceptujesz płatności online, możesz również dodać zasady, które pojawią się na stronie płatności.

Użyj opcji tekstowych u dołu pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragment tekstu (możesz użyć fragmentów tekstu do tworzenia fragmentów tekstu. Na przykład, jeśli regularnie używasz tych samych warunków na fakturze, możesz utworzyć je jako fragment do użycia za każdym razem).

Możesz dodać domyślny komentarz, który pojawi się na każdej fakturze w ustawieniach faktury.

Konfiguracja pobierania płatności

W sekcji Pobieranie płatności wybierz, czy chcesz pobierać zapisaną metodę płatności, akceptować płatności online, ustawić, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego i wybrać, czy chcesz zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia płatności online są dziedziczone z ustawień realizacji płatności.

1. Aby obciążyć zapisaną metodę płatności, wybierz opcję Obciąż fakturę przy użyciu zapisanej metody płatności. Spowoduje to automatyczne obciążenie kupującego przy użyciu zapisanej metody płatności.
2. Aby wysłać fakturę z żądaniem zapłaty od kupującego, wybierz opcję Wyślij fakturę z żądaniem zapłaty od klienta.
   • Aby zaakceptować płatności online za fakturę, włącz przełącznik Akceptuj płatności online. Jeśli przełącznik Akceptuj płatności online jest wyłączony, poniższe opcje nie będą dostępne.
   • Zaznacz pola wyboru obok form płatności, które chcesz akceptować (np. karta kredytowa lub debetowa lub bankowe płatności debetowe, takie jak ACH).
   • Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy kasie, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
   • Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy realizacji zakupu, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.
   • Zaznacz pole wyboru Zbieraj szczegóły płatności klienta przy kasie dla przyszłych opłat, aby zapisać metodę płatności używaną do przyszłych opłat.
   • Aby umożliwić klientom wprowadzenie niestandardowej kwoty w momencie płatności, zaznacz pole wyboru Zezwól klientowi na zapłacenie kwoty niższej niż należne saldo . Jeśli chcesz zarejestrować ręczną lub istniejącą płatność jako płatność częściową, możesz to zrobić na stronie indeksu faktur. Niestandardowe kwoty płatności muszą być niższe niż całkowite saldo do zapłaty.

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

1. Domyślnie język używany w tytułach i etykietach na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język. Tytuły, etykiety oraz informacje o walucie faktury i podatku od sprzedaży będą wyświetlane w wybranym języku. Informacje o walucie faktury i podatku od sprzedaży można wyłączyć w ustawieniach faktury.
2. Domyślnie format daty i adresu będzie używany w formacie Stanów Zjednoczonych. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Lokalizacja, a następnie wybierz lokalizację.
3. Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Możesz także wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając pole Content slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.

4. Jeśli na koncie skonfigurowano identyfikatory podatkowe i chcesz uwzględnić je na fakturze, zaznacz odpowiednie pola wyboru Identyfikator podatkowy.

Zapisz i utwórz

1. W dowolnym momencie tworzenia faktury możesz kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć.
2. Możesz kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego. Faktura automatycznie wykorzysta logo i kolory ustawione w ustawieniach marki.
3. Jeśli chceszsfinalizować fakturę i wysłać ją do nabywcy,kliknij przycisk Utwórzw prawym górnym rogu .

Wyślij fakturę

Po utworzeniu faktury pojawi się okno dialogowe z opcjami wysłania faktury do nabywcy za pośrednictwem poczty e-mail, łącza lub pliku PDF. Możesz zamknąć monit, klikając X, i wysłać go później. E-maile z przypomnieniem są zarządzane poprzez ustawienia faktury.

Wysyłanie faktury pocztą e-mail

1. Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy rekord kontaktu po wysłaniu.
2. Aby dodać adres e-mail do pola Cc , kliknij opcję Dodaj odbiorców Cc. Kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
3. Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie umożliwiające użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych e-maili zespołu, do których mają dostęp, będziesz mógł wybrać inny adres e-mail.
   • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
   • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres Od . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek odbiorczych zespołu, możesz zarządzać działaniami następczymi w skrzynce odbiorczej konwersacji HubSpot.
4. Kliknij Generuj, aby automatycznie wygenerować wiadomość e-mail przy użyciu Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot.
5. Podczas aktualizacji pól w prawym panelu wyświetlany będzie podgląd na żywo.
6. Aby wysłać wiadomość e-mail, kliknij przycisk Wyślij wiadomość e-mail z fakturą. Kupujący otrzyma następnie wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, wraz z wersją PDF faktury jako załącznikiem.
7. Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.

Wyślij fakturę za pośrednictwem łącza lub pliku PDF

Aby skopiować link w celu wysłania faktury lub pobrać wersję PDF faktury:

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając łącze, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

1. Kliknij łącze Kopiuj, pobierz zakładkę PDF. Podgląd faktury zostanie wyświetlony w prawej części okna.
2. Kliknij przycisk Kopiuj łącze, aby skopiować łącze do faktury.
3. Kliknij Pobierz PDF, aby pobrać wersję PDF faktury.
4. Po zakończeniu kliknij X w prawym górnym rogu lub Zamknij w lewym dolnym rogu.

Automatyczne tworzenie faktur

Automatycznie twórz i wysyłaj faktury cykliczne, korzystając z subskrypcji

Możesz wysyłać faktury do klientów w dniu rozliczenia ich subskrypcji.

Wyświetlanie faktur utworzonych automatycznie z płatności za pośrednictwem linków do płatności, ofert lub subskrypcji.

Gdy faktura zostanie automatycznie utworzona z płatności za pomocą linku do płatności lub oferty, zostanie ona powiązana z płatnością.

Faktury można wyświetlić na stronie indeksu faktur lub powiązaną fakturę w samym rekordzie płatności. Faktura nie jest wysyłana do kupującego automatycznie. Jeśli chcesz wysłać fakturę, wykonaj następujące kroki.

Następne kroki

Dowiedz się, jak zarządzać utworzonymi fakturami.