Tworzenie faktur

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot lub śledzić płatności dokonane poza HubSpot. Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do obiektów faktur mogą tworzyć faktury:

• Bezpośrednio z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub wyceny albo ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej wyceny, aby skopiować szczegóły wyceny do nowej faktury.
• Automatycznie przy użyciu subskrypcji.
• Automatycznie, gdy płatności są dokonywane za pomocą łączy płatności lub wyceny.

Przed rozpoczęciem

Skorzystaj z tego przewodnika konfiguracji, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować faktury dla swojego konta, w tym jak dostosować prefiksy, dodać informacje podatkowe i skonfigurować faktury dla subskrypcji. Możesz również ocenić domyślne właściwości faktur HubSpot.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Możesz tworzyć i finalizować faktury bez konfigurowania podmiotu przetwarzającego płatności, a następnie ręcznie zbierać płatności.
• Jeśli chcesz akceptować płatności online, musisz skonfigurować przetwarzanie płatności Stripe (dostępne dla wszystkich subskrypcji) lub płatności HubSpot( tylkoStarter, Professional lub Enterprise).
• Walutę faktury można ustawić jako dowolną walutę obsługiwaną przez HubSpot. Dowiedz się, jak skonfigurować waluty dla swojego konta.
  • W przypadku korzystania z płatności HubSpot można tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale akceptować płatności online tylko w USD. W przypadku innych walut można rejestrować ręczne płatności na fakturze.
  • Jeśli korzystasz z usługi Stripe jako podmiotu przetwarzającego płatności, możesz tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale możesz akceptować płatności online tylko w walutach wymienionych na tej liście. W przypadku innych walut można rejestrować ręczne płatności na fakturze.

Ręczne tworzenie faktur

Użyj poniższych metod, aby ręcznie utworzyć fakturę.

Utwórz fakturę ze strony indeksu

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz fakturę.

Utwórz fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
  • W przypadku kontaktów i firm, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury, kliknij Dodaj, a następnie wybierz Utwórz fakturę.

• • W przypadku transakcji, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury, kliknij Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    
    • Konwertuj transakcję na fakturę: utwórz fakturę przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji. Jeśli transakcja ma powtarzające się pozycje, wyświetlaną opcją jest Konwertuj transakcję na subskrypcję. Dowiedz się więcej o subskrypcjach.
    • Utwórz pustą fakturę : utwórz nową fakturę od podstaw.
    • Dodaj istniejącą fakturę : wybierz istniejącą fakturę do powiązania z transakcją.

• • • Fakturę można również utworzyć z poziomu edytora pozycji transakcji.

Tworzenie faktur na podstawie opublikowanej wyceny

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Najedź kursorem na nazwę wyceny, kliknij Działania, a następnie wybierz Konwertuj na fakturę. Spowoduje to utworzenie nowej faktury przy użyciu informacji z wyceny. Jeśli wycena zawiera powtarzające się pozycje, wyświetlana opcja to Konwertuj transakcję na subskrypcję. Dowiedz się więcej o subskrypcjach.

Kontakt powiązany z fakturą będzie ostatnim kontaktem powiązanym z firmą, która jest powiązana z fakturą.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV, po którym następuje numer, który zwiększa się kolejno dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Wybierz ustawienia wstępne

Jeśli zapisujesz się do Płatności HubSpot lub podłączyłeś swoje konto Stripe do przetwarzania płatności i skonfigurowałeś ustawienia wstępne alternatywne do domyślnego ustawienia wstępnego faktury, możesz wybrać, które ustawienie wstępne powinno być używane na fakturze:

• Kliknij nazwę ustawienia wstępnego w prawym górnym rogu.
• Kliknij menu rozwijane Ustawienia wstępne i wybierz ustawienie wstępne.
• Kliknij przycisk Zastosuj.

Konfiguracja rozliczania faktur

Po utworzeniu faktury, w sekcji Bill to w edytorze faktur, skonfiguruj powiązane rekordy faktury, warunki płatności i inne.

Aby powiązać fakturę z kontaktem:

• Kliknij przycisk Dodaj kontakt.
• W prawym panelu wyszukaj istniejący kontakt lub utwórz nowy.
• Kliknij Dalej i kontynuuj ustawianie wszelkich potrzebnych etykiet powiązań.
• Kliknij Zapisz.

Podczas tworzenia każda faktura może zostać powiązana z jednym kontaktem. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe kontakty, korzystając z powiązań na prawym pasku bocznym.

• Kliknij Dodaj firmę.
• W prawym panelu wyszukaj istniejącą firmę lub utwórz nową.
• Kliknij Dalej i kontynuuj konfigurowanie wszelkich potrzebnych etykiet powiązań.
• Kliknij Zapisz.

Podczas tworzenia każda faktura może zostać powiązana z jedną firmą. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe firmy, korzystając z powiązań na prawym pasku bocznym.

Uwaga: jeśli ustawienie powiązania kontaktu rozliczeniowego jest włączone i wybrano firmę z powiązanym kontaktem rozliczeniowym, kontakt rozliczeniowy zostanie automatycznie dodany do faktury.

Aby dodać adres rozliczeniowy do faktury:

• Kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy.
• W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
• Kliknij przycisk Zastosuj.

• Kliknij add Dodaj adres wysyłki.
• W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
• Kliknij Zapisz.
• Domyślnie data faktury będzie ustawiona na bieżący dzień. Aby ją zaktualizować:
  • Kliknij pole Data faktury
  • Użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.
• Domyślnie płatność za fakturę będzie należna po otrzymaniu faktury. Abywybrać inne warunki płatności:
  • Kliknij menu rozwijaneWarunki płatności.
  • Wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu. Jeśli ustawienie wysyłania automatycznych wiadomości e-mail z przypomnieniem zostało włączone, wiadomości e-mail będą wysyłane na podstawie tej daty.

Wszelkie niestandardowe właściwości, które zostały skonfigurowane w ustawieniach faktur, będą widoczne po prawej stronie, w obszarze Termin płatności . Jeśli ustawienie pozwalające użytkownikom na zastępowanie tych pól zostało włączone, można wprowadzać w nich zmiany podczas tworzenia faktury.

Dodawanie pozycji

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupował. Dowiedz się, jak używać pozycji w fakturach.

Dodaj podatki

Dodatki podatkowe można dodawać na różne sposoby, w zależności od potrzeb:

• Automatyzacja obliczeń podatkowych (BETA): automatyczne obliczanie podatków na podstawie adresu faktury.
• Dodawaniepodatków do poszczególnych pozycji: dodawanie podatków do poszczególnych pozycji z biblioteki podatków.
• Dodaj jednorazowy podatek do faktury: dodaj jednorazowy podatek do całej faktury.

Do faktury można również dołączyć identyfikator podatkowy.

Dodaj komentarz

Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do pola Komentarze. Na przykład, możesz dodać warunki płatności, informacje prawne lub inne ważne informacje w komentarzach. Jeśli akceptujesz płatności online, możesz również dodać zasady, które pojawią się na stronie finalizacji zamówienia.

Użyj opcji tekstowych w dolnej części pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragmenty tekstu (fragmentów tekstu można używać do tworzenia fragmentów tekstu. Na przykład, jeśli regularnie używasz tych samych terminów na fakturze, możesz utworzyć je jako fragmenty do użycia za każdym razem).

W ustawieniach faktury można dodać domyślny komentarz, który będzie pojawiał się na każdej fakturze.

Konfiguracja Windykacji płatności

W sekcji Windykacja płatności wybierz, czy chcesz pobierać zapisaną metodę płatności, akceptować płatności online, ustawić, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego i wybrać, czy zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia płatności online są dziedziczone z ustawień Finalizacji zamówienia.

• Aby obciążyć zapisaną metodę płatności, wybierz opcję Obciąż fakturę przy użyciu zapisanej metody płatności. Spowoduje to automatyczne obciążenie kupującego przy użyciu zapisanej metody płatności.

• Aby wysłać fakturę z żądaniem płatności od klienta, wybierz opcję Wyślij fakturę z żądaniem płatności od klienta.
  • Aby zaakceptować płatności online za fakturę, włącz przełącznik Akceptuj płatności online. Jeśli przełącznik Finalizacja zamówienia jest wyłączony, poniższe opcje nie będą dostępne.
  • Zaznacz pola wyboru obok Formularzy płatności, które chcesz akceptować (np. Karta kredytowa lub debetowa lub bankowe płatności debetowe, takie jak ACH).
  • Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy finalizacji zamówienia, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
  • Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy finalizacji zamówienia, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.
  • Zaznacz pole wyboru Zbieraj szczegóły płatności klienta przy finalizacji zamówienia dla przyszłych opłat, aby zapisać metodę płatności używaną do przyszłych opłat.
  • Aby umożliwić klientom wprowadzenie niestandardowej kwoty w momencie płatności, zaznaczpole wyboru Pozwól klientowi zapłacić kwotę niższą niż saldo do zapłaty . Jeśli chcesz zarejestrować ręczną lub istniejącą płatność jako płatność częściową, możesz to zrobić na stronie indeksu faktur. Kwoty płatności niestandardowych muszą być niższe niż całkowite saldo do zapłaty.

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

• Domyślnie język tytułów i etykiet na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język. Tytuły, etykiety oraz informacja o walucie faktury i podatku od sprzedaży będą wyświetlane w wybranym języku. Informacje o walucie faktury i podatku od sprzedaży można wyłączyć w ustawieniach faktury.
• Domyślnie format daty i adresu będzie używany w formacie Stanów Zjednoczonych. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Lokalizacja, a następnie wybierz lokalizację.
• Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Można również wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając wartość w polu Treść slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.

• Jeśli na koncie skonfigurowano identyfikatory podatkowe i chcesz uwzględnić je w fakturze, zaznacz odpowiednie pola wyboru identyfikatora podatkowego.

Zapisz i sfinalizuj

W dowolnym momencie tworzenia faktury można kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć. Możesz także kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego.

Jeśli jesteś gotowy do sfinalizowania faktury, możesz wysłać ją do kupującego:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Finalizuj. Po sfinalizowaniu faktury nie można usunąć.

• W oknie dialogowym dokonaj oceny zrzeczenia się odpowiedzialności, a następnie kliknij przycisk Finalizuj.

Wyślij fakturę

Po sfinalizowaniu faktury pojawi się okno dialogowe z opcjami wysłania faktury do nabywcy za pośrednictwem wiadomości e-mail lub łącza lub pliku PDF. Możesz zamknąć monit, klikając X, i wysłać go później. Wiadomości e-mail z przypomnieniem są zarządzane za pomocą ustawień faktury.

Wyślij fakturę za pośrednictwem wiadomości e-mail

• Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego Rekord kontaktu po wysłaniu.
• Aby dodać wiadomość e-mail do pola Cc , kliknij przycisk Add cc recipients. Kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć wiadomości e-mail.
• Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie ono wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie zezwalające użytkownikom na wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, będziesz mógł wybrać inny adres e-mail.

• Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdą wysyłką.
• Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres Od . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany w połączonej skrzynce odbiorczej, w tym we wspólnych skrzynkach e-mail zespołu, możesz zarządzać obserwującymi w skrzynce odbiorczej rozmów HubSpot.

Podczas aktualizacji pól w prawym panelu wyświetlany będzie podgląd na żywo. Aby wysłać wiadomość e-mail:

• Kliknij Wyślij wiadomość e-mail z fakturą, aby wysłać wyświetloną wiadomość e-mail. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, a także wersję PDF faktury jako załącznik.
• Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Utwórz niestandardową wiadomość e-mail w CRM.

Wyślij fakturę za pośrednictwem linku lub pliku PDF

Aby skopiować link do wysłania faktury lub pobrać fakturę w formacie PDF:

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając link, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

• Kliknij łącze Kopiuj, zakładka Pobierz PDF. Podgląd faktury zostanie wyświetlony w prawej części okna.
• Kliknij Kopiuj link, aby skopiować link do faktury.
• Kliknij Pobierz PDF, aby pobrać plik PDF z fakturą.
• Po zakończeniu kliknij X lub kliknij Finalizacja.

Automatyzacja tworzenia faktur

Automatyczne tworzenie i wysyłanie faktur cyklicznych przy użyciu subskrypcji

Aby automatycznie wysyłać faktury do klientów w dniu rozliczenia subskrypcji, obserwuj następujące kroki.

Wyświetlanie faktur utworzonych automatycznie z płatności za pośrednictwem łączy płatności, wycen lub subskrypcji

Gdy faktura zostanie automatycznie utworzona z płatności na łączu płatności lub wycenie, faktura zostanie powiązana z płatnością.

Faktury można wyświetlać na stronie indeksu faktur lub można wyświetlić powiązaną fakturę z samego rekordu płatności. Faktura nie jest wysyłana do klienta automatycznie. Jeśli chcesz wysłać fakturę, wykonaj następujące kroki.

Następne kroki

Dowiedz się,jak zarządzać utworzonymi fakturami.