Creazione di fatture
Ultimo aggiornamento: gennaio 31, 2025
Disponibile con uno qualsiasi dei seguenti abbonamenti, tranne dove indicato:
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Creare fatture in HubSpot per raccogliere pagamenti digitali attraverso l'elaborazione dei pagamenti Stripe o HubSpot, o per tenere traccia dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot. I Super Amministratori e gli utenti con i permessi di oggetto fatture possono creare una fattura:
- Direttamente da un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o del preventivo, o dalla pagina dell'indice delle fatture.
- Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
- Automaticamente utilizzando gli abbonamenti.
- Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento o preventivi.
Prima di iniziare
Questa guida all'installazione spiega come configurare le fatture per il vostro account, tra cui la personalizzazione dei prefissi, l'aggiunta di informazioni fiscali e l'impostazione delle fatture per gli abbonamenti. È inoltre possibile esaminare le proprietà predefinite di HubSpot per le fatture.
Comprendere limiti e considerazioni
- È possibile creare e finalizzare le fatture senza impostare un elaboratore del pagamento e procedere alla riscossione manuale dei pagamenti.
- Se volete accettare pagamenti online, dovrete impostare l'elaborazione dei pagamenti Stripe (disponibile per tutti gli abbonamenti) o HubSpot( soloStarter, Professional o Enterprise).
- La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Scopri come impostare le valute per il tuo account.
- Se si utilizzano i pagamenti HubSpot, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma si possono accettare pagamenti online solo in dollari USA. Per le altre valute, è possibile registrare i pagamenti manuali a fronte della fattura.
- Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma accettare pagamenti online solo nelle valute elencate qui. Per le altre valute, è possibile registrare pagamenti manuali a fronte della fattura.
Nota bene:
- Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento, quando si creano fatture in HubSpot, le fatture non vengono create in Stripe.
- I requisiti di fatturazione possono variare da giurisdizione a giurisdizione. Si consiglia di consultare i propri consulenti legali o fiscali per determinare se HubSpot Invoices soddisfa i propri obblighi di conformità.
Creare fatture manualmente
Per creare una fattura manualmente, utilizzare i metodi indicati di seguito.
Creare una fattura dalla pagina indice
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- In alto a destra, fare clic su Crea fattura.
Creare una fattura a partire da un record del contatto, dell'azienda o della trattativa
- Navigare verso i record:
- Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
- Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
- Trattative: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
- Fare clic sul nome del record.
- Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.
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- Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
- Convertire trattativa in fattura: creare una fattura utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate.
- Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
- Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare alla trattativa.
- Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
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- È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di una trattativa.
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Creare una fattura da un preventivo pubblicato
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
- Passare il mouse sul nome del preventivo, fare clic su Azioni e selezionare Converti in fattura. In questo modo si creerà una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo.
Si accede quindi all'editor delle fatture per configurare i dettagli della fattura. Se il preventivo ha più di un contatto, vi verrà richiesto di rimuovere i contatti extra nell'editor delle fatture.
Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, viene utilizzato un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). È possibile aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.
Selezionare la preimpostazione
Se siete iscritti a HubSpot Pagamenti o avete collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti e avete impostato preset alternativi a quello predefinito della fattura, potete selezionare quale preset utilizzare per la fattura:
- Fare clic sul nome della preimpostazione in alto a destra.
- Fare clic sul menu a discesa Preset e selezionare la preselezione.
- Fare clic su Applica.
Impostazione della fatturazione
Una volta creata la fattura, nella sezione Fattura a dell'editor di fatture, impostare i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.
Per associare la fattura a un contatto:
- Fare clic su Aggiungi contatto.
- Nel pannello di destra, cercare un contatto esistente o crearne uno nuovo.
- Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
- Fare clic su Salva.
Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un contatto. Una volta creata, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
Per associare la fattura a un'azienda:- Fare clic su Aggiungi azienda.
- Nel pannello di destra, cercare un'azienda esistente o crearne una nuova.
- Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
- Fare clic su Salva.
Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un'azienda. Una volta creata, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
Nota bene: se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.
Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:
- Fare clic su Modifica alla voce Indirizzo di fatturazione.
- Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
- Fare clic su Applica.
- Fare clic su add Aggiungi indirizzo di spedizione.
- Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
- Fare clic su Salva.
- Fare clic sul campo Data fattura, quindi utilizzare il selezionatore di date per selezionare una nuova data.
Per impostazione predefinita, il pagamento della fattura sarà dovuto al momento della ricezione della stessa. Per selezionare termini di pagamento diversi:
- Fare clic sul menu a discesa Pagamenti, quindi selezionare un termine di pagamento. Il campo della data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato.
- Se è stata attivata l'impostazione per l'invio automatico di e-mail di sollecito, le e-mail saranno inviate in base a questa data.
Aggiunta di voci
Nella sezione Voci, aggiungere le voci che l'acquirente acquisterà. Imparate a usare le voci con le fatture.
Aggiungi commenti
Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento. Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.
Configurare la riscossione dei pagamenti
Nella sezione Raccolta pagamenti, scegliere se addebitare un metodo di pagamento memorizzato, se accettare pagamenti online, se impostare le opzioni di pagamento disponibili per l'acquirente e se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni dei pagamenti online sono ereditate dalle impostazioni di pagamento del checkout.
- Per addebitare un metodo di pagamento memorizzato, selezionare Addebita fattura con metodo di pagamento memorizzato. Questo addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento memorizzato.
- Per inviare una fattura per richiedere il pagamento al cliente, selezionare Invia fattura per richiedere il pagamento al cliente.
- Per accettare pagamenti online per la fattura, attivare l'interruttore Accetta pagamenti online. Se l'interruttore Accetta pagamenti online è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
- Selezionare le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che si desidera accettare (ad esempio, carta di credito o di debito o pagamenti con addebito bancario, come ACH).
- Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
- Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.
- Selezionate la casella di controllo Raccogli i dati di pagamento del cliente alla cassa per gli addebiti futuri per memorizzare il metodo di pagamento utilizzato per gli addebiti futuri.
- Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare la casella dicontrollo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina dell'indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.
Nota bene:
- Se non avete impostato HubSpot Pagamenti o Stripe come elaboratore del pagamento nel vostro account, potete accettare pagamenti parziali sulle fatture quando registrate pagamenti manuali senza dover attivare un'impostazione specifica.
- Quando viene effettuato un pagamento parziale su una fattura, le voci non vengono associate automaticamente al pagamento. Ad esempio, se in una fattura sono incluse due voci da 100 dollari, l'importo totale della fattura sarà di 200 dollari. Se un cliente effettua un pagamento parziale di 100 dollari rispetto all'importo totale della fattura, il pagamento non verrà riconciliato con una voce specifica.
Impostazioni avanzate
Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.
- Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
- Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo è quello degli Stati Uniti. Per modificare questo formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
- Per impostare un URL di fatturazione personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio, quindi selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato alla fine dell'URL, inserendo un valore nel campo Content slug. Un'anteprima dell'URL della fattura viene visualizzata sotto i campi dell'URL.
- Se nel proprio account sono stati impostati degli ID fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle corrispondenti .
Salvare e finalizzare
In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla. È anche possibile fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente.
Se siete pronti a finalizzare la fattura, potete inviarla all'acquirente:
- In alto a destra, fare clic su Finalizza. Una volta finalizzata, una fattura non può essere cancellata.
- Nella finestra di dialogo, controllare la clausola di esclusione della responsabilità, quindi fare clic su Finalizza.
Inviare la fattura
Dopo aver finalizzato la fattura, viene visualizzata una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail, link o PDF. È possibile chiudere la richiesta facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di promemoria sono gestite dalle impostazioni della fattura.
Inviare la fattura via e-mail
Nel Inviare la fattura via e-mail impostare i campi dell'indirizzo e-mail:- Il campo A viene automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
- Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
- Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
- Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma può essere modificato prima di ogni invio.
- Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta elettronica collegata, comprese le caselle di posta elettronica condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.
Man mano che si aggiornano i campi, viene visualizzata un'anteprima in tempo reale a destra dei campi. Per inviare l'e-mail:
- Fare clic su Invia e-mail fattura per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
- Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.
Inviare la fattura tramite un link o un PDF
Per copiare un link per inviare la fattura o scaricare un PDF della fattura:
Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Ulteriori informazioni sulle proprietà delle fatture
- Fare clic sul link Copia, scheda Scarica PDF. Nella parte destra della finestra viene visualizzata un'anteprima della fattura.
- Fare clic su Copia link per copiare un link alla fattura.
- Fare clic su Scarica PDF per scaricare il PDF della fattura.
- Fare clic sulla X o su Chiudi al termine dell'operazione.
Creazione automatica di fatture
Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti
Per inviare automaticamente le fatture ai clienti alla data di fatturazione dell'abbonamento, procedere come segue.
Visualizzare le fatture create automaticamente dai pagamenti tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti
Quando una fattura viene creata automaticamente da un pagamento su un link di pagamento o su un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.
È possibile visualizzare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, oppure visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente al cliente. Se si desidera inviare la fattura, seguire i seguenti passaggi.