Creazione di fatture

Creare e gestire le fatture in HubSpot per raccogliere e semplificare i processi di fatturazione e incasso. Generate fatture, personalizzatene i dettagli e inviatele ai vostri clienti. Strumento per i pagamenti HubSpot o elaborazione dei pagamenti Stripe, oppure tracciamento dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot.

• Direttamente da un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o del preventivo, oppure dalla pagina dell'indice delle fatture.
• Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Utilizzo automatico degli abbonamenti.
• Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento o preventivi.

Prima di iniziare

Prima di creare le fatture, impostate lo strumento HubSpot invoices per configurare le fatture per il vostro account. È possibile personalizzare i prefissi, aggiungere informazioni fiscali e impostare le fatture per gli abbonamenti. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture predefinite di HubSpot.

Comprendere i requisiti

Comprendere limiti e considerazioni

• Non è necessario impostare un'opzione di elaborazione dei pagamenti per riscossioni. I pagamenti possono essere aggiunti manualmente.
• Per accettare pagamenti online, è necessario impostare uno strumento per i pagamenti HubSpot(soloStarter, Professional o Enterprise ) o l' elaborazione dei pagamenti Stripe.
• La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Per saperne di più sull' impostazione delle valute per il vostro account. 
  • Per saperne di più sulle valute per le quali è possibile riscuotere i pagamenti.
  • Per le altre valute, è possibile registrare i pagamenti manuali a fronte della fattura.

Creazione di fatture

Di seguito, scoprirete come creare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, direttamente dai record del contatto, dell'azienda o della trattativa, oppure da un preventivo pubblicato. Oppure, per saperne di più sulla creazione automatica delle fatture.

Creare una fattura dalla pagina dell'indice

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. In alto a destra, fare clic su Crea.
3. Selezionare Crea fattura una tantum o Crea fatture ricorrenti.
4. Configurare la fattura.

Creare una fattura da un contatto, da un'azienda o da un record della trattativa

Creare fatture da record per associare automaticamente la fattura creata al record. Ad esempio, se si crea una fattura da un record dell'azienda, la fattura viene automaticamente associata all'azienda. 

1. Vai ai record:
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Aziende : Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Trattative : Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Ticket: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Fare clic sul nome del record.
   • Contatti e aziende: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture , fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.
     
     
     

     Nota bene: se l' impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.

   • Trattative: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture , fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
     
     • Converti trattativa in abbonamento: convertire la trattativa in un abbonamento. Quando si configura l'abbonamento, è possibile impostare la generazione automatica delle fatture per ogni data di abbonamento.
     • Convertire la trattativa in fattura: creare una fattura utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate. Se la trattativa ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Convertire la trattativa in abbonamento. Per saperne di più sugli abbonamenti.
     • Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
     • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare alla trattativa.
       
       
     • È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di una trattativa.
   • Ticket: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture , fare clic su Aggiungi, quindi selezionare:
     • Crea fattura: crea una nuova fattura.
     • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare al ticket.
3. Configurare la fattura.

Creare una fattura da un preventivo pubblicato

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su un preventivo e fare clic su Preventivo.
3. Nel pannello di destra, in alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Converti in fattura. Converti in abbonamento viene visualizzato al posto di Converti in fattura per i preventivi con voci ricorrenti.

Il contatto collegato alla fattura sarà l'ultimo associato al record dell'azienda.

Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, si utilizza un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). Aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.

Configurazione della fattura

Dopo aver creato la fattura, è possibile configurarla e personalizzarla per l'acquirente. È possibile personalizzare la fattura utilizzando un set di impostazioni predefinito o personalizzando il contatto e l'azienda, le date della fattura, i termini e le scadenze, le voci, i metodi di pagamento, i commenti aggiuntivi e altro ancora.

Selezionare il set di impostazioni

Se sono state impostate delle impostazioni alternative a quella predefinita della fattura, è possibile selezionare quale impostazione utilizzare per la fattura:

1. Fare clic sul nome del set di impostazioni in alto a destra.
2. Fare clic sul menu a discesa Set di impostazioni e selezionare il set di impostazioni desiderato.
3. Fare clic su Applica.

Impostazione della fatturazione

Nella sezione Fattura a dell'editor delle fatture, impostare i record dell'associazione fattura, i termini di pagamento e altro ancora.

Per associare la fattura a un contatto:

1. Fare clic su Aggiungi contatto.
2. Nel pannello di destra, cercare e selezionare un contatto per aggiungerlo alla fattura. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record del contatto da utilizzare nella fattura. Contattare i dati del contatto e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli del contatto, passare il mouse sul contatto e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare i dati del contatto nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dei dettagli del contatto aggiornerà il record del contatto nel CRM.
4. Per sostituire il contatto, fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare un nuovo contatto nel pannello di destra.

Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un contatto. Una volta creati, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

Per associare la fattura a un'azienda:

Nota bene: se l' impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.

1. Fare clic su Aggiungi azienda.
2. Nel pannello di destra, cercare e fare clic su un' azienda per aggiungerla alla fattura. Oppure, fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record dell'azienda da utilizzare nella fattura. Inserire i dati dell' azienda e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli dell'azienda, passare il mouse sopra l'azienda e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare le informazioni sull'azienda nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dell'azienda aggiornerà il record dell'azienda nel CRM.
4. Per sostituire l'azienda, fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare l' azienda nel pannello di destra.
5. Per eliminare l'azienda dalla fattura, fare clic sull'icona delete eliminare .
6. In fase di creazione, ogni fattura può essere associata a una sola azienda. Una volta create, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
7. Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:
   • Se è stata selezionata un'azienda, selezionare la casella di controllo Stesso indirizzo dell'azienda per utilizzare lo stesso indirizzo del record dell'azienda.
   • Per aggiungere un altro indirizzo, fare clic su Modifica alla voce Indirizzo di fatturazione.
   • Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell' indirizzo.
   • Fare clic su Applica.
8. Per aggiungere un indirizzo di spedizione alla fattura:
   • Se è stata selezionata un'azienda, selezionare la casella di controllo Stesso indirizzo dell'azienda per utilizzare lo stesso indirizzo del record dell'azienda.
   • Per aggiungere un altro indirizzo, fare clic su add Aggiungi indirizzo di spedizione.
   • Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell' indirizzo.
   • Fare clic su Salva.
   • Per modificare l'indirizzo di spedizione, fare clic su Modifica.
   • Per eliminare l'indirizzo di spedizione, fare clic su Elimina.
9. Per impostazione predefinita, la data della fattura viene impostata sul giorno corrente. Per modificare la data della fattura:
   • Fare clic sul campo Data fattura .
   • Fare clic sul selezionatore di date e selezionare una data.
10. I termini di pagamento della fattura saranno impostati in base ai termini di pagamento netti predefiniti nelle impostazioni. Per selezionare diversi termini di pagamento:
    • In alto a destra, fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare un termine di pagamento.
    • Il campo della data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato. Se è stata attivata l' impostazione per l'invio di e-mail di promemoria automatiche , le e-mail saranno inviate in base a questa data.
11. Le proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni della fattura vengono visualizzate a destra, sotto il numero della fattura successiva. Inserire i valori delle proprietà personalizzate. Se è stata attivata l' impostazione che consente agli utenti di ignorare questi campi :
    1. Fare clic su add Aggiungi campo personalizzato. Selezionare le proprietà personalizzate della fattura esistenti dall'elenco, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare, oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura externalLink per impostareuna nuova proprietà di fattura personalizzata.
    2. Fare clic sull'icona delete accanto a una proprietà personalizzata per eliminarla dalla fattura.
       
       

Aggiunta di voci

Nella sezione Voci dell' editor delle fatture è possibile aggiungere voci e includere sconti, tasse e commissioni. Per saperne di più sulle voci e sul loro utilizzo in HubSpot.

Per aggiungere voci:

1. Fare clic sul menu a discesa Valuta e selezionare una valuta. Per saperne di più sulle valute supportate.
   
   
2. Fare clic su Aggiungi voce sopra la tabella delle voci in alto a destra, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Seleziona dalla libreria prodotti: aggiungere una componente aggiuntiva in base a un prodotto della libreria prodotti, comprese le voci create con l' integrazione di Shopify.
     • Nel pannello di destra, effettuare la ricerca per nome del prodotto, descrizione del prodotto o SKU. Fare clic su advancedFilters Filtri avanzati per affinare la ricerca.
     • Selezionare le caselle di controllo accanto ai prodotti che si desidera aggiungere, quindi fare clic su Aggiungi. Se si aggiunge un prodotto con frequenza di fatturazione ricorrente a una fattura unica, la frequenza di fatturazione verrà aggiornata a Una volta. I prodotti della libreria non saranno interessati.
   • Crea voce personalizzata: se si dispone dell' autorizzazione acreare voci personalizzate , questa opzione crea una nuova voce personalizzata unica per questa fattura.
     • Nel pannello di destra, alla voce Informazioni sulla voce, inserire i dettagli della voce. 
     • Per modificare la frequenza di fatturazione, in Fatturazione, fare clic sul menu a discesa Frequenza di fatturazione e selezionare un valore. Se si crea una fattura unica, questa opzione non sarà disponibile.
     • Per aggiungere uno sconto, in Importi e tasse, fare clic sul menu a discesa, selezionare % o [valuta] e inserire l'importo dello sconto. Per saperne di più sugli sconti sulle unità.
       
       
     • Se sono state impostate le aliquote fiscali nella libreria delle imposte, fare clic sul menu a discesa Aliquota fiscale e selezionare un'aliquota.
     • Alla voce Prezzo, selezionare il modello di prezzo e inserire il prezzo unitario, la quantità e il costo unitario.
     • Fare clic su Salva voce nella libreria prodotti per aggiungere la voce personalizzata alla libreria prodotti. Per saperne di più sull'aggiunta di prodotti alla vostra libreria di prodotti.
     • Fare clic su Salva o su Salva e aggiungi.
       
       
3. Per modificare, clonare o eliminare una voce, passare il mouse sul prodotto, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   • Modifica: modificare la voce solo per questa fattura. La libreria dei prodotti non è interessata. È inoltre possibile modificare i dettagli delle singole voci in ogni colonna, come il prezzo unitario, la quantità o lo sconto unitario. Inserire il valore aggiornato nella colonna corrispondente. Per saperne di più sugli sconti sulle unità.
     
     
   • Elimina: elimina la voce dalla fattura.
   • Clona: crea una nuova voce con gli stessi dettagli.
4. Per riordinare le voci, fare clic e trascinare una voce utilizzando la maniglia di trascinamento dragHandle trascinando la maniglia di trascinamento.

Aggiungere sconti e spese a una fattura

Nella sezione Riepilogo è possibile aggiungere al subtotale della fattura sconti, spese e imposte una tantum. Se si creano fatture ricorrenti, queste opzioni non sono disponibili. Per aggiungere le tasse, scopri i diversi tipi di tasse che si possono aggiungere.

1. Per aggiungere una tassa, una tariffa o uno sconto una tantum, fare clic su + Aggiungi sconto, tariffa o tassa , quindi selezionare un'opzione.
2. Inserire un nome per lo sconto, la tassa o l'imposta e un valore nel campo di testo. Il valore dell'imposta, della tassa o dello sconto può essere basato su un importo specifico in valuta o su una percentuale (%) del totale.
3. Per eliminare uno sconto, una tariffa o un'imposta, fare clic sull'icona delete a destra dell' icona di cancellazione .
   

Aggiungere le tasse

È possibile aggiungere le imposte in diversi modi:

1. Automatizzazione del calcolo delle imposte (BETA): calcolo automatico delle imposte in base all'indirizzo della fattura.
2. Aggiungere le imposte alle singole voci: aggiungere le imposte dalla libreria fiscale alle voci.
3. Aggiungere un'imposta una tantum alla fattura: aggiungere un'imposta una tantum all'intera fattura.

È inoltre possibile includere i codici fiscali nelle fatture.

Aggiungere un promemoria di credito (BETA)

Scoprite come aggiungere un promemoria di credito a una fattura per regolare il saldo con un credito. Per saperne di più sulla creazione e la gestione dei promemoria di credito.

Recensione del riepilogo di una fattura

Dopo aver aggiunto le voci, nella sezione Riepilogo è possibile recensire il subtotale, compresi gli sconti, le commissioni, le imposte e i memo di credito applicati.

Aggiungi commenti

Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile inserirle nel campo Commenti . Ad esempio, si possono aggiungere termini di pagamento, informazioni legali o altre informazioni di importazione. Se si accettano pagamenti online, è possibile aggiungere anche delle politiche che appariranno sulla pagina di checkout.

Utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento (è possibile utilizzare i frammenti per creare pezzi di testo. Ad esempio, se si utilizzano regolarmente gli stessi termini in una fattura, si può creare un frammento da utilizzare ogni volta che si aggiungono commenti a una fattura).

Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.

Configurare la riscossione dei pagamenti

Nella sezione Riscossioni , scegliere se addebitare un metodo di pagamento memorizzato, se accettare pagamenti online, se impostare le opzioni di pagamento disponibili per l'acquirente e se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni del pagamento online sono ereditate dalle impostazioni del checkout.

1. Per addebitare un metodo di pagamento memorizzato, selezionare Addebita fattura con metodo di pagamento memorizzato. Questo addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento memorizzato.
2. Per inviare una fattura per richiedere il pagamento all'acquirente, selezionare Invia fattura per richiedere il pagamento al cliente. 
   • Per accettare pagamenti online per la fattura, attivare l'interruttore Accetta pagamenti online. Se l'interruttore Accetta pagamenti online è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
   • Selezionare le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che si desidera accettare (ad esempio, carta di credito o di debito e pagamenti con addebito bancario, come ACH).
   • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito .
   • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione . Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi che avete impostato nelle impostazioni di pagamento.
   • Selezionare la casella di controllo Raccogli i dati di pagamento del cliente al checkout per gli addebiti futuri per memorizzare il metodo di pagamento utilizzato per gli addebiti futuri.
   • Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare la casella di controllo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina di indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.

Impostazioni avanzate

1. Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l' inglese. Per aggiornare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua. I titoli, le etichette, la valuta della fattura e l'avviso sull'imposta sulle vendite saranno visualizzati nella lingua selezionata. È possibile disattivare la notifica della valuta della fattura e dell'imposta sulle vendite nelle impostazioni della fattura.
2. Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo sarà quello degli Stati Uniti. Per aggiornare il formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
3. Per impostare un URL di fattura personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini entrati in contatto, fare clic sul menu a discesa Dominio , quindi selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato nel campo Content slug . Sotto i campi dell'URL viene visualizzata un'anteprima dell'URL della fattura.

4. Se nel proprio account sono stati impostati dei codici fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle di controllo dei codici fiscali corrispondenti.

Salvare e creare

1. In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla.
2. Fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente. La fattura utilizzerà automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni di branding.
3. Se si è pronti a finalizzare la fattura, fare clic su Crea in alto a destra. 

Invio della fattura

Dopo aver creato la fattura, viene visualizzata una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail, link o PDF. È possibile chiudere l'istruzione facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di promemoria sono gestite attraverso le impostazioni della fattura.

Inviare la fattura via e-mail

1. Il campo A verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
2. Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo CC , fare clic su Aggiungi destinatari Cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire gli indirizzi e-mail. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC .
3. Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito , il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con il vostro indirizzo e-mail personale. Se è stata impostata un'e-mail predefinita, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, è possibile selezionare un'altra e-mail.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà quello predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta in arrivo in contatto, comprese le caselle e-mail condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.
4. Fate clic su Generate per generare automaticamente il messaggio e-mail utilizzando Breeze, l'IA Hubspot.
5. Mentre si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima dal vivo. 
6. Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia e-mail di fattura. L'acquirente riceverà quindi un'e-mail contenente i dettagli della fattura. L'e-mail conterrà un link per visualizzare la fattura nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
7. Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Inviare la fattura tramite un link o un PDF

Per copiare un link o scaricare una versione PDF della fattura:

Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Ulteriori informazioni sulle proprietà delle fatture.

1. Fare clic sul link Copia, scheda Scarica PDF . L'anteprima della fattura viene visualizzata sulla destra.
2. Fare clic su Copia link per copiare il link della fattura.
3. Fare clic su Download PDF per scaricare una versione PDF della fattura.
4. Al termine, fare clic sulla X in alto a destra o su Chiudere in basso a sinistra.

Creazione automatizzata delle fatture

Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti

È possibile inviare le fatture ai clienti alla data di fatturazione dell'abbonamento.

Visualizzare le fatture create automaticamente dai pagamenti effettuati tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti

Quando viene creata automaticamente una fattura da un pagamento su un link di pagamento o su un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.

È possibile visualizzare le fatture dalla pagina dell' indice delle fatture, oppure visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente all'acquirente. Per saperne di più sull'invio di fatture create.

Le prossime tappe

Per saperne di più sulla gestione delle fatture create.