Creare fatture

Create e gestite le fatture in HubSpot per ottimizzare i processi di fatturazione e riscossione dei pagamenti. Generate le fatture, personalizzatene i dettagli e inviatele ai vostri clienti. Raccogliete pagamenti digitali attraverso HubSpot payments o Stripe payment processing, oppure tenete traccia dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot.

• Direttamente da un contatto, da un'azienda, da un affare o da un preventivo, oppure dalla pagina di indice delle fatture.
• Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Automaticamente utilizzando gli abbonamenti.
• Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento o preventivi.

Prima di iniziare

Prima di creare le fatture, impostate lo strumento Fatture di HubSpot per configurare le fatture per il vostro account. È possibile personalizzare i prefissi, aggiungere informazioni fiscali e impostare le fatture per gli abbonamenti. Per saperne di più sulle proprietà predefinite delle fatture di HubSpot.

Comprendere i requisiti

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Non è necessario impostare un'opzione di elaborazione dei pagamenti per raccogliere i pagamenti. I pagamenti possono essere aggiunti manualmente.
• Per accettare pagamenti online, è necessario configurare i pagamenti di HubSpot(soloStarter, Professional o Enterprise ) o l'elaborazione dei pagamenti di Stripe.
• La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Per saperne di più sull'impostazione delle valute per il vostro account.
  • Per saperne di più sulle valute per le quali è possibile riscuotere i pagamenti.
  • Per le altre valute, è possibile registrare i pagamenti manuali a fronte della fattura.

Creare fatture

Di seguito, scoprirete come creare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, direttamente dai record dei contatti, delle aziende o delle trattative, o da un preventivo pubblicato. Oppure, per saperne di più sulla creazione automatica delle fatture.

Creare una fattura dalla pagina indice

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. In alto a destra, fare clic su Crea.
3. Selezionare Crea una fattura unica o Crea fatture ricorrenti.
4. Configurare la fattura.

Creare una fattura da un record di contatto, azienda o affare

Creare fatture da record per associare automaticamente la fattura creata al record. Ad esempio, se si crea una fattura da un record aziendale, la fattura sarà automaticamente associata all'azienda.

1. Navigare nei record:
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Fare clic sul nome del record.
   • Contatti e aziende: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.
     
     
     

     Nota bene: se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.

   • Offerte: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
     
     • Convertire l'accordo in abbonamento: convertire l'accordo in un abbonamento. Quando si configura l'abbonamento, è possibile impostare la generazione automatica delle fatture per ogni data di abbonamento.
     • Converti deal in fattura: crea una fattura utilizzando le informazioni del deal, comprese le voci associate. Se il deal ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Converti deal in abbonamento. Per saperne di più sugli abbonamenti.
     • Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
     • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare al contratto.
       
       
       
     • È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di un accordo.
   • Biglietti: nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare:
     • Crea fattura: crea una nuova fattura.
     • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare al ticket.
       
3. Configurare la fattura.

Creare una fattura da un preventivo pubblicato

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su un preventivo e fare clic su Anteprima.
3. Nel pannello di destra, in alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare Converti in fattura. Per i preventivi con voci ricorrenti, al posto diConverti in fattura viene visualizzatoConverti in abbonamento.

Il contatto collegato alla fattura sarà quello associato più di recente al record dell'azienda.

Nota: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, si utilizza un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). Aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.

Configurare la fattura

Dopo aver creato la fattura, è necessario configurarla e personalizzarla per l'acquirente. È possibile personalizzare la fattura utilizzando una preimpostazione o personalizzando il contatto e la società, le date della fattura, i termini e le scadenze, le voci, i metodi di pagamento, i commenti aggiuntivi e altro ancora.

Selezionare la preimpostazione

Se si sono impostate delle preimpostazioni alternative a quella predefinita della fattura, è possibile selezionare quale preimpostazione utilizzare per la fattura:

1. Fare clic sul nome della preimpostazione in alto a destra.
2. Fare clic sul menu a discesa Preset e selezionare la preselezione desiderata.
3. Fare clic su Applica.

Impostazione della fatturazione

Nella sezione Fattura a dell'editor delle fatture, impostare i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.

Per associare la fattura a un contatto:

1. Fare clic su Aggiungi contatto.
2. Nel pannello di destra, cercare e selezionare un contatto per aggiungerlo alla fattura. Oppure,fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record di contatto da utilizzare nella fattura. Inserire le informazioni del contatto e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli del contatto, passare il mouse sul contatto e fare clic sull'icona di modifica edit. Aggiornare le informazioni del contatto nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dei dettagli del contatto aggiornerà il record del contatto nel CRM.
4. Per sostituire il contatto, fare clic sull'icona replace replace. Selezionare un nuovo contatto nel pannello di destra.

Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un solo contatto. Una volta creata, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

Per associare la fattura a una società:

Nota bene: se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.

1. Fare clic su Aggiungi azienda.
2. Nel pannello di destra, cercare e fare clic su un'azienda per aggiungerla alla fattura. In alternativa,fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record di azienda da utilizzare nella fattura. Inserire le informazioni sulla società e fare clic su Crea.
3. Per modificare i dettagli della società, passare il mouse sulla società e fare clic sull'icona di modifica edit. Aggiornare le informazioni sulla società nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dell'azienda aggiornerà il record dell'azienda nel CRM.
4. Per sostituire l'azienda, fare clic sull'icona replace replace. Selezionare la nuova azienda nel pannello di destra.
5. Per eliminare l'azienda dalla fattura, fare clic sull'icona delete delete.
6. Durante lacreazione, ogni fattura può essere associata a una sola azienda. Una volta creata, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
7. Per aggiungere unindirizzo di fatturazione alla fattura:
   • Se è stata selezionata una società, selezionare la casella di controllo Stesso indirizzo della società per utilizzare lo stesso indirizzo del record della società.
   • Per aggiungere un indirizzo diverso da quello dell'azienda, fare clic su Modifica in Indirizzo di fatturazione.
   • Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell'indirizzo.
   • Fare clic su Applica.
8. Per aggiungere un indirizzo di spedizione alla fattura:
   • Se è stata selezionata una società, selezionare la casella di controllo Stesso indirizzo della società per utilizzare lo stesso indirizzo del record della società.
   • Per aggiungere un indirizzo diverso da quello del record aziendale, fare clic su add Aggiungi indirizzo di spedizione.
   • Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell'indirizzo.
   • Fare clic su Salva.
   • Per modificare l'indirizzo di spedizione, fare clic su Modifica.
   • Per eliminare l'indirizzo di spedizione, fare clic su Elimina.
9. Per impostazione predefinita, la data della fattura sarà impostata sul giorno corrente. Per modificare la data della fattura:
   • Fare clic sul campo Data fattura.
   • Utilizzare il selettore di data per selezionare una nuova data.
10. I termini di pagamento della fattura saranno impostati in base ai termini di pagamento netti predefiniti nelle impostazioni. Per selezionare termini di pagamento diversi:
    • In alto a destra, fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare un termine di pagamento.
    • Il campo della data di scadenza si aggiornerà automaticamente in base al termine selezionato. Se è stata attivata l'impostazione per l'invio automatico di e-mail di sollecito, le e-mail saranno inviate in base a questa data.
11. Tutte le proprietà personalizzate che sono state configurate nelle impostazioni della fattura appariranno in alto a destra, sotto Numero di fattura successiva. Se l'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi è stata attivata, è possibile modificarli durante la creazione della fattura.

Aggiungere voci di riga

Nella sezione Voci, aggiungere gli articoli che l'acquirente acquisterà. Scoprite come utilizzare le voci di riga con le fatture.

Aggiungere le tasse

È possibile aggiungere le imposte in diversi modi, a seconda delle proprie esigenze:

1. Automatizzare il calcolo delle imposte (BETA): calcola automaticamente le imposte in base all'indirizzo della fattura.
2. Aggiungere le imposte alle singole voci: aggiungere le imposte basate sulle voci dalla libreria delle imposte.
3. Aggiungere una tassa una tantum alla fattura: aggiungere una tassa una tantum all'intera fattura.

È anche possibile includere gli ID fiscali nella fattura.

Aggiungere commenti

Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle nel campo Commenti. Ad esempio, si possono aggiungere termini di pagamento, informazioni legali o qualsiasi altra informazione importante. Se si accettano pagamenti online, è possibile aggiungere anche le politiche che appariranno nella pagina di pagamento.

Utilizzate le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire uno snippet (potete usare gli snippet per creare pezzi di testo. Ad esempio, se si utilizzano regolarmente gli stessi termini in una fattura, si può creare uno snippet da utilizzare ogni volta che si aggiungono commenti a una fattura).

È possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura nelle impostazioni della fattura.

Configurare la riscossione dei pagamenti

Nella sezione Raccolta dei pagamenti, scegliere se addebitare un metodo di pagamento memorizzato, se accettare pagamenti online, se impostare le opzioni di pagamento disponibili per l'acquirente e se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni di pagamento online sono ereditate dalle impostazioni di pagamento del checkout.

1. Per addebitare un metodo di pagamento memorizzato, selezionare Addebita fattura con metodo di pagamento memorizzato. Questo addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento memorizzato.
2. Per inviare una fattura per richiedere il pagamento all'acquirente, selezionare Invia fattura per richiedere il pagamento al cliente.
   • Per accettare pagamenti online per la fattura, attivare l'interruttore Accetta pagamenti online. Se l'interruttore Accetta pagamenti online è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
   • Selezionare le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che si desidera accettare (ad esempio, carta di credito o di debito e pagamenti con addebito bancario, come ACH).
   • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
   • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.
   • Selezionate la casella di controllo Raccogli i dati di pagamento del cliente alla cassa per gli addebiti futuri per memorizzare il metodo di pagamento utilizzato per gli addebiti futuri.
   • Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare la casella di controllo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.

Impostazioni avanzate

Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.

1. Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua. I titoli, le etichette, la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite saranno visualizzati nella lingua selezionata. È possibile disattivare la valuta della fattura e l'avviso dell'imposta sulle vendite nelle impostazioni della fattura.
2. Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo è quello degli Stati Uniti. Per modificarlo in un altro formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
3. Per impostare un URL di fattura personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio e selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato nel campo Slug contenuto . Un'anteprima dell'URL della fattura viene visualizzata sotto i campi dell'URL.

4. Se nel proprio account sono stati impostati degli ID fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle corrispondenti .

Salvare e creare

1. In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla.
2. Fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente. La fattura utilizzerà automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni di branding.
3. Se si è pronti afinalizzare la fattura, fare clic su Crea.

Inviare la fattura

Dopo aver creato la fattura, viene visualizzata una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail, link o PDF. È possibile chiudere la richiesta facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di promemoria sono gestite dalle impostazioni della fattura.

Inviare la fattura via e-mail

1. Il campo A sarà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
2. Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari Cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire gli indirizzi e-mail. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
3. Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla propria e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, è possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta connessa, comprese le caselle di posta condivise dei team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.
4. Fare clic su Genera per generare automaticamente il messaggio e-mail utilizzando Breeze, l'intelligenza artificiale di HubSpot.
5. Mentre si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima dal vivo.
6. Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia e-mail fattura. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura. L'e-mail conterrà un link per visualizzare la fattura nel browser e una versione PDF della fattura come allegato.
7. Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Inviare la fattura tramite un link o un PDF

Per copiare un link o scaricare una versione PDF della fattura:

Attenzione: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.

1. Fare clic sul link Copia, scheda Scarica PDF. A destra viene visualizzata un'anteprima della fattura.
2. Fare clic su Copia link per copiare il link della fattura.
3. Fare clic su Scarica PDF per scaricare una versione PDF della fattura.
4. Al termine, fare clic sulla X in alto a destra o su Chiudi in basso a sinistra.

Creazione automatica della fattura

Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti.

È possibile inviare fatture ai clienti alla data di fatturazione del loro abbonamento.

Visualizzare le fatture create automaticamente dai pagamenti effettuati tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti.

Quando una fattura viene creata automaticamente da un pagamento su un link di pagamento o su un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.

È possibile visualizzare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, oppure è possibile visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente all'acquirente. Per saperne di più sull'invio delle fatture create.

Prossimi passi

Per saperne di più sulla gestione delle fatture create.