Ultimo aggiornamento: dicembre 23, 2024
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Creare fatture in HubSpot per raccogliere pagamenti digitali attraverso l'elaborazione dei pagamenti Stripe o HubSpot, o per tenere traccia dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot. I Super Amministratori e gli utenti con i permessi di oggetto fatture possono creare una fattura:
- Direttamente da un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o del preventivo, oppure dalla pagina dell'indice delle fatture.
- Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
- Automaticamente utilizzando gli abbonamenti.
- Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento o preventivi.
Prima di iniziare
Questa guida all'installazione spiega come configurare le fatture per il vostro account, tra cui la personalizzazione dei prefissi, l'aggiunta di informazioni fiscali e l'impostazione delle fatture per gli abbonamenti. È inoltre possibile esaminare le proprietà predefinite di HubSpot per le fatture.
Comprendere limiti e considerazioni
- È possibile creare e finalizzare le fatture senza impostare un elaboratore del pagamento e procedere alla riscossione manuale dei pagamenti.
- Se volete accettare pagamenti online, dovrete impostare l'elaborazione dei pagamenti Stripe (disponibile per tutti gli abbonamenti) o HubSpot( soloStarter, Professional o Enterprise).
- La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Scopri come impostare le valute per il tuo account.
- Se si utilizzano i pagamenti HubSpot, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma si possono accettare pagamenti online solo in dollari USA. Per le altre valute, è possibile registrare i pagamenti manuali a fronte della fattura.
- Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma accettare pagamenti online solo nelle valute elencate qui. Per le altre valute, è possibile registrare pagamenti manuali a fronte della fattura.
Nota bene:
- Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento, quando si creano fatture in HubSpot, le fatture non vengono create in Stripe.
- I requisiti di fatturazione possono variare da giurisdizione a giurisdizione. Si consiglia di consultare i propri consulenti legali o fiscali per determinare se HubSpot Invoices soddisfa i propri obblighi di conformità.
Creare fatture manualmente
Per creare una fattura manualmente, utilizzare i metodi indicati di seguito.
Creare una fattura dalla pagina indice
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- In alto a destra, fare clic su Crea fattura.
Creare una fattura a partire da un record del contatto, dell'azienda o della trattativa
- Navigare verso i record:
- Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
- Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
- Trattative: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
- Fare clic sul nome del record.
- Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.
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- Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
- Convertire trattativa in fattura: creare una fattura utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate.
- Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
- Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare alla trattativa.
- Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
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- È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di una trattativa.
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Creare una fattura da un preventivo pubblicato
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
- Passare il mouse sul nome del preventivo, fare clic su Azioni e selezionare Converti in fattura. In questo modo si creerà una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo.
Si accede quindi all'editor delle fatture per configurare i dettagli della fattura. Se il preventivo ha più di un contatto, vi verrà richiesto di rimuovere i contatti extra nell'editor delle fatture.
Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, viene utilizzato un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). È possibile aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.
Impostazione della fatturazione
Una volta creata la fattura, nella sezione Fattura a dell'editor di fatture, impostare i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.
Per associare la fattura a un contatto:
- Fare clic su Aggiungi contatto.
- Nel pannello di destra, cercare un contatto esistente o crearne uno nuovo.
- Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
- Fare clic su Salva.
Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un contatto. Una volta creata, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
Per associare la fattura a un'azienda:- Fare clic su Aggiungi azienda.
- Nel pannello di destra, cercare un'azienda esistente o crearne una nuova.
- Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
- Fare clic su Salva.
Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un'azienda. Una volta creata, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.
Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:
- Fare clic su Modifica alla voce Indirizzo di fatturazione.
- Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
- Fare clic su Applica.
- Fare clic su Aggiungi indirizzo di spedizione.
- Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
- Fare clic su Salva.
- Fare clic sul campo Data fattura, quindi utilizzare il selezionatore di date per selezionare una nuova data.
Per impostazione predefinita, il pagamento della fattura sarà dovuto al momento della ricezione della stessa. Per selezionare termini di pagamento diversi:
- Fare clic sul menu a discesa Pagamenti, quindi selezionare un termine di pagamento. Il campo della data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato.
- Se è stata attivata l'impostazione per l'invio automatico di e-mail di sollecito, le e-mail saranno inviate in base a questa data.
Aggiunta di voci
Nella sezione Voci, aggiungere le voci che l'acquirente acquisterà. Imparate a usare le voci con le fatture.
Aggiungi commenti
Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento. Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.
Configurare le opzioni di fatturazione
Nella sezione Fatturazione, scegliere se si desidera accettare pagamenti online, impostare quali opzioni di pagamento saranno disponibili per l'acquirente e scegliere se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni dei pagamenti online sono ereditate dalle impostazioni di pagamento del checkout.
Per accettare pagamenti online:- Attivare l'interruttore della cassa. Se l'interruttore della cassa è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
- Selezionate le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che desiderate accettare (ad esempio, carta di credito o di debito o pagamenti con addebito bancario, come ACH).
- Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
- Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.
- Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare lacasella di controllo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina dell'indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.
Nota bene:
- Se non avete impostato HubSpot Pagamenti o Stripe come elaboratore del pagamento nel vostro account, potete accettare pagamenti parziali sulle fatture quando registrate pagamenti manuali senza dover attivare un'impostazione specifica.
- Quando viene effettuato un pagamento parziale su una fattura, le voci non vengono associate automaticamente al pagamento. Ad esempio, se in una fattura sono incluse due voci da 100 dollari, l'importo totale della fattura sarà di 200 dollari. Se un cliente effettua un pagamento parziale di 100 dollari rispetto all'importo totale della fattura, il pagamento non verrà riconciliato con una voce specifica.
Impostazioni avanzate
Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.
- Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
- Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo è quello degli Stati Uniti. Per modificare questo formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
- Per impostare un URL di fatturazione personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio, quindi selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato alla fine dell'URL, inserendo un valore nel campo Content slug. Un'anteprima dell'URL della fattura viene visualizzata sotto i campi dell'URL.
- Se nel proprio account sono stati impostati degli ID fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle corrispondenti .
Salvare e finalizzare
In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla. È anche possibile fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente.
Se siete pronti a finalizzare la fattura, potete inviarla all'acquirente:
- In alto a destra, fare clic su Finalizza. Una volta finalizzata, una fattura non può essere cancellata.
- Nella finestra di dialogo, controllare la clausola di esclusione della responsabilità, quindi fare clic su Finalizza.
Inviare la fattura
Dopo aver finalizzato la fattura, apparirà una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail. È possibile chiudere la richiesta facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di promemoria sono gestite dalle impostazioni della fattura.
Per prima cosa, impostate i campi dell'indirizzo e-mail:- Il campo A viene automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
- Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
- Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
- Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
- Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta elettronica collegata, comprese le caselle di posta elettronica condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.
- Fare clic su Invia fattura. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel suo browser e una versione PDF della fattura come allegato.
- Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Scrivi e-mail manualmente.
Creazione automatica di fatture
Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti
Per automatizzare la fatturazione in base a un abbonamento, procedere come segue.
Visualizzare le fatture create automaticamente a partire dai pagamenti tramite link o preventivi
Quando viene creata automaticamente una fattura da un link di pagamento o da un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.
È possibile visualizzare le fatture dalla pagina dell'indice delle fatture, oppure visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente al cliente. Se si desidera inviare la fattura, seguire i seguenti passaggi.
Le prossime tappe
