建立發票

在 HubSpot 中建立和管理發票，以簡化您的帳單和收款流程。產生發票、自訂發票詳細資料，並傳送發票給您的客戶。透過HubSpot 付款或Stripe 付款處理收取數位付款，或追蹤 HubSpot 以外的付款。

• 直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄，或從發票索引頁面。
• 從已發佈的報價，將報價的詳細資訊複製到新發票中。
• 自動使用訂閱。
• 透過付款連結或報價付款時自動。

開始之前

建立發票之前，請先設定HubSpot 發票工具，為您的帳戶設定發票。您可以自訂前綴、新增稅務資訊，並為訂閱設定發票。進一步了解HubSpot 的預設發票屬性。

瞭解需求

瞭解限制與注意事項

• 不需要設定付款處理選項來收取付款。可以手動新增付款。
• 若要接受線上付款，您需要設定HubSpot 付款(僅限Starter、Professional 或Enterprise) 或Stripe 付款處理。
• 發票的貨幣可設定為任何 HubSpot 支援的貨幣。進一步了解如何為您的帳戶設定貨幣。
  • 進一步了解哪些貨幣可以收款。
  • 對於其他貨幣，您可以根據發票記錄手動付款。

建立發票

以下，學習如何從發票索引頁，直接從聯繫人，公司，或交易記錄，或從已公佈的報價創建發票。或進一步了解自動化發票建立。

從索引頁建立發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。 從索引頁建立發票。
2. 在右上方，按一下建立。
3. 選擇「建立一次性發票」或「建立定期發票」。
4. 設定您的發票。

從聯絡人、公司或交易記錄建立發票

從記錄建立發票，可將建立的發票自動與記錄相關聯。例如，如果您從公司記錄建立發票，發票會自動與公司關聯。

1. 導覽到您的記錄：
   • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。 聯絡人
   • 公司：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。 公司
   • 交易：交易： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
   • 門票 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。 門票
2. 點選記錄名稱。
   • 聯絡人和公司：在右側邊欄的發票部分，按一下新增，然後選擇建立發票。
     
     
     

     請注意：如果已開啟開帳聯絡人關聯設定，且您已選擇有關聯開帳聯絡人的公司，則開帳聯絡人會自動加入發票。

   • 交易： 在右側欄的 發票 部分，按一下 新增，然後選擇下列其中一項：
     
     • 將交易轉換為訂閱： 將交易轉換為訂閱。設定訂閱時，您可以 設定在每個訂閱日期自動產生發票。
     • 將交易轉換為發票： 使用交易資訊建立發票，包括相關的明細項目。如果交易有定期項目，顯示的選項就是 將交易轉換為訂閱。 進一步了解訂閱。
     • 建立空白發票： 從零開始建立新發票。
     • 新增現有發票： 選取現有發 票與交易關聯。
       
       
       
     • 您也可以從交易的項目編輯器中建立發票。
   • 訂票： 在右側欄的 發票 部分，按一下 新增，然後選擇：
     • 建立發票： 建立新發票。
     • 新增現有發票： 選取現有 發票以與票單關聯。
       
3. 設定您的發票。

從已公佈的報價建立發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將滑鼠移至報價，然後按一下預覽。
3. 在右側面板的右上方，按一下動作，然後選擇轉換為發票。轉換為訂閱」將會顯示，而非「轉換為發票」，適用於具有重複性行項的報價。

與發票連結的連絡人將是最近與公司記錄相關聯的連絡人。

請注意：在建立發票時，預設會使用標準化的INV前綴，接著是每建立一張發票就依序增加的數字 (例如，INV- 1001 然後是INV-1002)。請在設定中更新發票的前綴和起始號碼。

設定您的發票

建立發票後，請為您的買家設定和自訂發票。您可以使用預設來自訂發票，或自訂聯絡人和公司、發票日期、條款和到期日、細列項目、付款方式、附加註解等。

選擇您的預設

如果您已設定預設以外的其他預設，您可以選擇發票應該使用哪個預設：

1. 按一下右上方的預設名稱。
2. 按一下預設下拉式功能表，然後選擇您的預設。
3. 按一下套用。

設定發票帳單

在發票編輯器的帳單對象部分，設定發票的相關記錄、付款條件等。

若要將發票與連絡人相關聯，請

1. 按一下新增連絡人。
2. 在右側面板中，搜尋並選取聯絡人 ，將其加入發票。或者，按一下建立新標籤，建立一個新的聯絡人記錄，以在發票上使用。輸入聯絡人資訊，然後按一下建立。
3. 若要編輯聯絡人的詳細資訊，請將滑鼠懸停在聯絡人上，然後按一下edit 編輯圖示。更新右側面板中的聯絡人資訊，然後按一下儲存。編輯聯絡人詳細資訊將更新 CRM 中的聯絡人記錄。
4. 要替換聯絡人，請按一下replace 替換圖示。在右側面板中選擇新的聯絡人。

在建立時，每張發票可與一位連絡人相關聯。建立後，您可以使用右側欄中的關聯，新增其他聯絡人。

若要將發票與公司關聯，請

請注意：若帳單聯絡人關聯設定已開啟，且您已選擇有關聯帳單聯絡人的公司，則帳單聯絡人會自動新增至發票。

1. 按一下新增公司。
2. 在右側面板中，搜尋並按一下公司 以將其加入發票。或者，按一下Create new（建立新的公司）標籤，以建立新的公司記錄用於發票上。輸入公司資訊，然後按一下建立。
3. 若要編輯公司詳細資訊，請將滑鼠懸停在公司上方，然後按一下edit 編輯圖示。更新右側面板中的公司資訊，然後按一下儲存。編輯公司將更新 CRM 中的公司記錄。
4. 若要替換公司，請按一下replace 替換圖示。在右側面板中選擇新公司。
5. 若要從發票中刪除公司，請按一下delete 刪除 圖示。
6. 在建立期間，每張發票可與一間公司相關聯。建立後，您可以 使用右側欄的關聯來新增其他公司。
7. 若要在發票中加入帳單地址：
   • 如果您已選取公司，請選取 Same as company address（與公司地址相同） 核取方塊，以使用與公司記錄相同的地址。
   • 若要在公司記錄地址中加入不同的地址，請按一下帳單地址 下的 編輯。
   • 在右側面板中，輸入地址詳細資訊。
   • 按一下套用。
8. 若要在發票上新增送貨地址，請
   • 如果您已選取公司，請選取 Same ascompany address（與公司地址相同） 核取方塊，以使用與公司記錄相同的地址。
   • 若要新增與公司記錄地址不同的地址，請按一下add 新增送貨地址。
   • 在右側面板中，輸入地址詳細資料。
   • 按一下儲存。
   • 若要編輯送貨地址，請按一下編輯。
   • 若要刪除送貨地址，請按一下刪除。
9. 預設情況下，發票日期會設定為當天。若要變更發票日期，請
   • 按一下發票日期欄位。
   • 使用日期選擇器選擇新日期。
10. 發票付款條件將根據設定中的預設淨額付款條件設定。若要選擇不同的付款條件
    • 在右上方，按一下付款條件 下拉式功能表，然後選擇 付款條件。
    • 到期日 欄位會自動更新，以符合所選的期限。如果已開啟自動傳送提醒電子郵件的設定，電子郵件將根據此日期傳送。
11. 在發票設定中 設定 的 任何自訂屬性都 會顯示在右上方 下一個發票號碼下。如果 已開啟允許使用者覆寫這些欄位的設定 ，您可以在建立發票時對其進行變更。

新增細列項目

在細列項目部分，新增您的買家將會購買的項目。瞭解如何在發票中使用細列項目。

加入稅金

您可以根據自己的需求，以不同的方式加入稅金：

1. 自動計算稅金 (BETA)：根據發票地址自動計算稅金。
2. 將稅項加入個別項目中： 從您的稅項庫中加入以項目為基礎的稅項。
3. 為發票加入一次性稅項：為整張發票加入一次性稅項。

您也可以在發票中加入稅號。

新增註解

如果您想在發票上為買家加入任何註解，您可以將它們加入註解欄位。例如，您可以加入付款條件、法律資訊或任何其他重要資訊。如果接受線上付款，您也可以新增顯示在結帳頁面的政策。

使用文字欄位底部的文字選項來格式化您的文字、加入超連結或插入片段(您可以使用片段來建立文字片段。例如，如果您經常在發票上使用相同的條款，您可以將其建立為片段，以便每次在發票上新增註解時使用）。

您可以在發票設定中加入會出現在每張發票上的預設備註。

設定收款

在收款部分，選擇是否要收取儲存的付款方式、接受線上付款、設定哪些付款選項會提供給買家，以及選擇是否要收集帳單和送貨地址資訊。線上付款設定會繼承自您的付款結帳設定。

1. 若要使用 儲存的付款方式收費，請選取使用儲存的付款方式收取發票。這將會自動使用買方儲存的付款方式向買方收取費用。
2. 若要傳送發票要求買家付款，請選取傳送發票要求客戶付款。
   • 若要接受發票的線上付款，請切換「接受線上付款」開關。如果「接受線上付款 」開關關閉，下列選項將無法使用。
   • 選擇您要接受的付款方式旁邊的核取方塊（例如，信用卡或借記卡以及銀行借記付款，例如ACH）。
   • 若要在結帳時收集帳單地址資訊，請選取收集信用卡購物帳單地址核取方塊。
   • 若要在結帳時收集送貨地址資訊，請選取收集送貨地址核取方塊。當買家輸入運送資訊時，他們只能從您在付款設定中設定的國家/地區中選擇。
   • 選取「結帳時收集客戶的付款詳細資料，以便日後收費」核取方塊，以儲存日後收費所使用的付款方式。
   • 若要允許客戶在付款時輸入自訂金額，請選取允許客戶支付少於應付餘額的金額 核取方塊。如果要將手動付款或現有付款記錄為部分付款，您可以從發票索引頁進行此操作。自訂付款金額必須小於到期餘額總額。

進階設定

在進階設定部分，您可以自訂發票的語言和地區，以及發票 URL。若要存取進階設定，請按一下進階設定。

1. 根據預設，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。若要更新為其他語言，請按一下語言 下拉式功能表，然後選擇一種語言。標題、標籤、發票幣值和銷售稅通知將以所選的語言顯示。您可以在發票設定中關閉發票貨幣和銷售稅通知。
2. 根據預設，日期和地址格式會使用美國格式。若要更新為其他格式，請按一下Locale下拉式功能表，然後選擇一個地區。
3. 若要使用任何已連線的網域設定自訂發票 URL，請按一下網域下拉式功能表，然後選擇一個網域。您也可以在內容 標題欄位中輸入自訂 標題 。發票 URL 的預覽會顯示在 URL 欄位下方。

4. 如果您在帳戶中設定了稅務 ID，並希望將其包含在發票中，請選擇對應的稅務 ID核取方塊。

儲存並建立

1. 在建立發票的任何時候，您都可以按一下左上方的儲存，將發票儲存為草稿。您可以隨時回到草稿發票進行編輯或刪除。
2. 按一下右上方的預覽，查看發票在買方看來的樣子。發票會自動使用品牌設定中設定的標誌和顏色。
3. 如果您準備好確定發票，請 按一下 建立。

傳送發票

建立發票後，會出現一個對話方塊，提供透過電子郵件、連結或 PDF 將發票傳送給買家的選項。您可以按一下X 關閉提示，稍後再傳送。提醒電子郵件可透過您的發票設定來管理。

透過電子郵件傳送發票

1. 收件人 欄位會自動填入與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此地址，請按一下下拉功能表並選擇聯絡人。您也可以輸入新的電子郵件地址，HubSpot 會在發送後自動建立聯絡人記錄。
2. 若要新增電子郵件地址到抄送 欄位，請按一下新增抄送收件人。按一下下拉式功能表，選擇聯絡人，或輸入電子郵件地址。您最多可以在抄送欄位中加入九個電子郵件地址。
3. 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，則「 寄件人 」欄位會自動填入預設電子郵件地址。否則，會填入您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件，但 已開啟 允許使用者從 其個人電子郵件 或 他們可以存取的 其他 團隊電子郵件 傳送發票 的設定 ，則您可以選擇不同的電子郵件。
   • 如果沒有設定預設電子郵件地址，您所選擇的電子郵件地址將成為未來傳送發票的預設地址，但可以在每次傳送前變更。
   • 此電子郵件的回覆將傳送到寄件者 位址。如果您選擇的電子郵件地址是用於連線收件匣，包括共用的團隊電子郵件 收件匣，您可以在 HubSpot 的會話收件匣中管理跟進。
4. 按一下「產生」 ，即可使用 HubSpot 的 AI Breeze 自動產生電子郵件訊息。
5. 當您更新欄位時，右側面板會顯示即時預覽。
6. 要發送電子郵件，請按一下 發送發票電子郵件。買家就會收到一封包含發票詳細資料的電子郵件。該電子郵件將包含一個在瀏覽器中檢視發票的連結，以及 PDF 版本的發票附件。
7. 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件，請按一下CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

透過連結或 PDF 傳送發票

複製連結或下載發票的 PDF 版本：

請注意：如果您以手動撰寫的電子郵件或插入連結的方式傳送發票，最後寄送日期屬性將不會更新。進一步瞭解發票屬性。

1. 按一下複製連結，下載 PDF 索引標籤。右側會顯示發票的預覽。
2. 按一下複製連結以複製發票連結。
3. 按一下Download PDF 下載發票的 PDF 版本。
4. 完成後按一下右上方的X，或左下方的關閉。

自動建立發票

使用訂閱自動建立和傳送定期發票

您可以在訂閱帳單日期向客戶寄送發票。

檢視透過付款連結、報價或訂閱付款自動建立的發票

從付款連結或報價上的付款自動建立發票時，發票會與付款相關聯。

您可以從發票索引頁面檢視發票，也可以從付款記錄本身檢視關聯的發票。發票不會自動寄送給買家。進一步瞭解如何傳送已建立的發票。

下一步

進一步瞭解如何管理已建立的發票。