建立發票

在 HubSpot 中建立發票，透過Stripe 付款處理或HubSpot 付款收取數位付款，或追蹤 HubSpot 以外的付款。超級管理員和有發票物件權限的使用者可以建立發票：

• 直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄，或從發票索引頁面。
• 從已發佈的報價，將報價的詳細資訊複製到新發票中。
• 自動使用訂閱。
• 透過付款連結或報價付款時自動。

開始之前

使用此設定指南來瞭解如何為您的帳戶設定發票，包括如何自訂前綴、新增稅務資訊以及為訂閱設定發票。您也可以檢視HubSpot 的預設發票屬性。

瞭解限制和注意事項

• 您可以在不設定付款處理器的情況下建立和完成發票，並進行手動收款。
• 如果您要接受線上付款，您需要設定Stripe 付款處理(適用於所有訂閱) 或HubSpot 付款( 僅限Starter、Professional 或Enterprise)。
• 發票的貨幣可以設定為任何 HubSpot 支援的貨幣。了解如何為您的帳戶設定貨幣。
  • 如果使用HubSpot 付款，您可以以任何貨幣建立發票，但只能接受美元的線上付款。對於其他貨幣，您可以根據發票記錄手動付款。
  • 如果使用Stripe 作為您的付款處理器，您可以以任何貨幣建立發票，但只能接受此處所列貨幣的線上付款。對於其他貨幣，您可以根據發票記錄手動付款。

手動建立發票

使用以下方法手動建立發票。

從索引頁建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 在右上方，點選建立發票。

從聯絡人、公司或交易記錄建立發票

• 導覽到您的記錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。 公司
  • 交易：交易： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
• 按一下記錄的名稱。
  • 對於聯絡人和公司，在右側欄的發票部分，按一下新增，然後選擇建立發票。

• • 對於交易，在右側邊欄的Invoices區段中，按一下Add（新增），然後選擇下列其中一項：
    
    • 將交易轉換為發票： 使用交易資訊建立發票，包括相關的明細項目。如果交易有定期項目，顯示的選項就是將交易轉換為訂閱。進一步了解訂閱。
    • 建立空白發票： 從零開始建立新發票。
    • 新增現有發票： 選取現有 發票與交易關聯。

• • • 您也可以從交易的項目編輯器中建立發票。

從已公佈的報價建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
• 將滑鼠移至報價的名稱，按一下動作，然後選擇轉換為發票。這將使用報價資訊建立新的發票。如果報價有定期項目，顯示的選項就是將交易轉換為訂閱。進一步了解訂閱。

與發票相關聯的連絡人將是與發票相關聯的公司最近的連絡人。

請注意：預設在建立發票時，會使用標準化的INV前綴，接著是每建立一張發票就順序增加的數字 (例如，INV- 1001 然後是INV-1002)。您可以在設定中更新發票的前綴和起始號碼。

選擇您的預設

如果您已加入HubSpot Payments，或已連接 Stripe 帳戶進行付款處理，並已設定預設發票的預設值，您可以選擇發票應使用哪個預設值：

• 按一下 右上方的 預設名稱 。
• 按一下預設下拉式功能表，然後選擇您的預設。
• 按一下套用。

設定發票帳單

建立發票後，在發票編輯器的帳單對象部分，設定發票的相關記錄、付款條件等。

若要將發票與連絡人相關聯，請

• 按一下新增聯絡人。
• 在右側面板中，搜尋現有的聯絡人或建立新的聯絡人。
• 按一下下一步，繼續設定任何需要的關聯標籤。
• 按一下儲存。

在建立期間，每張發票可與一位連絡人建立關聯。建立後，您可以使用右側欄中的關聯標籤新增其他連絡人。

• 按一下新增公司。
• 在右側面板中，搜尋現有公司或建立新公司。
• 按一下下一步，繼續設定任何需要的關聯標籤。
• 按一下儲存。

在建立期間，每張發票可與一間公司關聯。建立後，您可以使用右側欄中的關聯，新增其他公司。

請注意：若帳單聯絡人關聯設定已開啟，且您選擇的公司有相關的帳單聯絡人，則帳單聯絡人會自動加入發票中。

若要在發票上新增帳單地址，請

• 按一下帳單地址下的編輯。
• 在右側面板中輸入地址資訊。
• 按一下套用。

• 按一下add Add shipping address（新增送貨地址）。
• 在右側面板中輸入地址資訊。
• 按一下儲存。

• 按一下發票日期欄位，然後使用日期選擇器選擇新日期。

預設情況下，發票付款會在收到發票時到期。若要選擇不同的付款期限

• 按一下付款條件下拉式功能表，然後選擇付款條件。到期日欄位會自動更新，以符合所選的期限。
  
  • 如果已開啟自動傳送提醒電子郵件的設定，則會根據此日期傳送電子郵件。

新增項目

在「明細項目」部分，新增買家要購買的項目。瞭解如何在發票中使用細列項目。

新增註解

如果您要在發票上為買家加入任何註解，您可以將它們加入註解欄位。您可以使用文字欄位底部的文字選項來格式化文字、加入超連結或插入片段。您可以在發票設定中加入會出現在每張發票上的預設備註。

設定收款方式

在收款部分，選擇是否要收取儲存的付款方式、接受線上付款、設定哪些付款選項會提供給買家，以及選擇是否要收集帳單和送貨地址資訊。線上付款設定會繼承自您的付款結帳設定。

• 若要收取儲存的付款方式，請選擇使用儲存的付款方式收取發票。這將會自動使用買家儲存的付款方式收取費用。

• 若要傳送發票要求客戶付款，請選取傳送發票要求客戶付款。
  • 若要接受發票的線上付款，請切換開啟接受線上付款開關。如果結帳開關已關閉，則無法使用下列選項。
  • 選取您要接受的付款方式旁邊的核取方塊(例如：信用卡、借記卡或銀行借記付款，例如ACH)。
  • 若要在結帳時收集帳單地址資訊，請選取收集信用卡購物帳單地址核取方塊。
  • 若要在結帳時收集送貨地址資訊，請選取收集送貨地址核取方塊。當買家輸入運送資訊時，他們只能從您在付款設定中設定的國家/地區中選擇。
  • 選取「結帳時收集客戶的付款詳細資料，以便日後收費」核取方塊，以儲存日後收費所使用的付款方式。
  • 若要允許客戶在付款時輸入自訂金額，請選取允許客戶支付少於應付餘額的金額 核取方塊。如果要將手動付款或現有付款記錄為部分付款，您可以從發票索引頁進行此操作。自訂付款金額必須小於到期餘額總額。

進階設定

在進階設定部分，您可以自訂發票的語言和地區，以及發票 URL。若要存取進階設定，請按一下進階設定。

• 根據預設，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。若要更新為其他語言，請按一下語言 下拉式功能表，然後選擇一種語言。
• 根據預設，日期和地址格式將使用美國格式。若要更新為其他格式，請按一下Locale下拉式功能表，然後選擇一個地區。
• 若要使用任何已連線的網域設定自訂發票 URL，請按一下網域下拉式功能表，然後選擇一個網域。您也可以在內容標題欄位中輸入數值，在 URL 尾端輸入自訂標題。發票 URL 的預覽會顯示在 URL 欄位下方。
• 如果您在帳戶中設定了稅務 ID，並希望將其包含在發票中，請選擇對應的稅務 ID核取方塊。

儲存並完成

在建立發票的任何時候，您都可以按一下左上方的儲存，將發票儲存為草稿。您可以隨時回到草稿發票進行編輯或刪除。您也可以按一下右上方的預覽，看看發票在買方眼中的樣子。

如果您已準備好將發票定稿，以便傳送給買家：

• 在右上方，按一下確定。發票一經確定，就無法刪除。

• 在對話方塊中，檢閱免責聲明，然後按一下確定。

傳送發票

完成發票後，會出現對話方塊，提供透過電子郵件、連結或 PDF 將發票傳送給買家的選項。您可以按一下X關閉提示， 稍後再傳送。提醒電子郵件可透過您的發票設定來管理。

透過電子郵件傳送發票

• 收件人 欄位會自動填入與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此地址，請按一下下拉功能表並選擇聯絡人。您也可以輸入新的電子郵件地址，HubSpot 會在發送後自動為其建立聯絡人記錄。
• 若要新增電子郵件地址到抄送欄位，請按一下新增抄送收件人。按一下下拉式功能表，選擇聯絡人，或輸入自訂的電子郵件地址。您最多可以在抄送欄位中加入九個電子郵件地址。
• 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，則「 寄件人 」欄位會自動填入預設電子郵件地址。否則，會填入您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件，但 已開啟 允許使用者從 其個人電子郵件 或 他們可存取的 其他 團隊電子郵件 傳送發票 的設定 ，您就可以選擇不同的電子郵件。

• 如果未設定預設電子郵件地址，您所選擇的電子郵件地址將成為日後寄送發票的預設地址，但可在每次寄送前變更。
• 此電子郵件的回覆將傳送到寄件者 位址。如果您選擇的電子郵件地址是用於連線的收件匣，包括共用的團隊電子郵件 收件匣，您可以在 HubSpot 的會話收件匣中管理跟進。

當您更新欄位時，欄位右方會顯示即時預覽。若要傳送電子郵件

• 按一下「發送發票電子郵件」以發送顯示的電子郵件。買家隨後會收到一封包含發票詳細資料的電子郵件，其中附有在瀏覽器中檢視發票的連結，以及 PDF 版本的發票附件。
• 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件，請按一下CRM 中的「建立自訂電子郵件」。

透過連結或 PDF 傳送發票

複製連結以傳送發票，或下載發票的 PDF：

請注意：如果您以手動撰寫的電子郵件或插入連結的方式傳送發票，最後寄送日期屬性將不會更新。進一步瞭解發票屬性

• 按一下複製連結，下載 PDF 索引標籤。發票的預覽將顯示在視窗的右側。
• 按一下複製連結，以複製發票的連結。
• 按一下Download PDF 下載發票的 PDF。
• 完成後按一下X或按一下關閉。

自動建立發票

使用訂閱自動建立和傳送定期發票

若要在訂閱帳單日期自動寄送發票給客戶，請遵循下列步驟。

檢視透過付款連結、報價或訂閱付款自動建立的發票

當透過付款連結或報價上的付款自動建立發票時，發票會與付款相關聯。

您可以從發票索引頁面檢視發票，也可以從付款記錄本身檢視關聯的發票。發票不會自動寄給客戶。如果您想發送發票，請遵循以下步驟。

下一步

瞭解如何管理已建立的發票。