建立收據

在HubSpot中建立發票，以透過Stripe付款處理或HubSpot付款收取數位付款，或追蹤在HubSpot之外進行的付款。擁有收據物件權限的 超級管理員和使用者可以建立收據：

• 直接從客服案件、公司、交易或報價記錄，或從收據索引頁面。
• 從已發佈的報價單中，將報價單的詳細資訊複製到新的發票中。
• 自動使用訂閱。
• 透過付款連結或報價進行付款時自動完成。

在您開始之前

請參閱此設定指南，了解如何為帳戶設定收據，包括如何自訂前綴、新增稅務資訊和設定訂閱收據。您也可以查看HubSpot的預設收據屬性。

了解限制和注意事項

• 你可以在不設定付款處理器的情況下建立和完成收據，並繼續手動收取款項。
• 如果你想接受線上付款，則需要設定Stripe付款處理（適用於所有訂閱）或HubSpot付款（僅限Starter 、Professional或Enterprise ）。
• 發票的貨幣可以設定為任何HubSpot支援的貨幣。 了解如何為帳戶設定貨幣。
  • 如果使用HubSpot付款，你可以建立任何貨幣的發票，但只能接受美元的線上付款。 對於其他貨幣，您可以根據發票記錄手動付款。
  • 如果使用Stripe作為付款處理器，您可以創建任何貨幣的發票，但只能接受此處列出的貨幣的線上付款。 對於其他貨幣，您可以根據發票記錄手動付款。
    

手動建立發票

使用以下方法手動建立發票。

從索引頁面建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下右上角的「建立收據」。

從聯絡人、公司或交易記錄建立發票

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
• 按一下記錄的名稱。
  • 對於客服案件和公司，請在右側欄的「收據」部分按一下「新增」，然後選擇「建立收據」。 

• • 如要查看優惠，請在右側欄的「發票」部分按一下「新增」，然後選擇以下其中一項：
    
    • 將交易轉換為發票：使用交易資訊建立發票，包括相關的行項目。
    • 建立空白發票：從頭開始建立新發票。
    • 新增現有發票：選擇要與交易關聯的現有發票。

• • • 您也可以從交易的行項目編輯器中建立發票。

根據已發佈的報價建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
• 將遊標移至報價單名稱，按一下「操作」，然後選取「轉換為發票」。 這將使用報價單的資訊建立新的發票。

然後，系統會帶你前往收據編輯器，以設定收據詳情。如果您的報價有多個聯絡人，系統會提示您在發票編輯器中刪除多餘的聯絡人。

請注意：在預設情況下，建立發票時，它會使用標準化的發票前綴，後跟一個依序增加的數字（例如， INV-1001 ，然後INV-1002 ）。您可以在設定中更新收據的前綴和起始數量。

設定收據帳單

建立發票後，在發票編輯器 的「收單方」部分，設定發票的相關記錄、付款條款等。

若要將收據與客服案件建立關聯，請按照以下步驟操作：

• 按一下「新增聯絡人」。
• 在右側面板中，搜尋現有聯絡人或建立新聯絡人。
• 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
• 按一下儲存。 

建立收據時，每張收據都可以與一個客服案件相關聯。建立後，您可以使用右側邊欄中的關聯新增其他聯絡人。

• 按一下「新增公司」。
• 在右側面板中，搜尋現有公司或建立新公司。
• 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
• 按一下儲存。

建立收據時，每張收據都可以與一家公司相關聯。建立後，您可以使用右側邊欄中的關聯新增其他公司。

若要在收據中新增帳單地址，請按照以下步驟操作：

• 點擊「帳單地址 」下方的「編輯」。
• 在右側面板中輸入地址資訊。
• 按一下套用。

• 按一下「新add 送貨地址」。
• 在右側面板中輸入地址資訊。
• 按一下儲存。

• 按一下收據日期欄位，然後使用日期選擇器選擇新日期。

根據預設，發票付款將於發票收據時到期。若要選擇不同的付款條款，請按照以下步驟操作：

• 按一下「付款條款」下拉式選單，然後選擇付款條款。 「截止日期」欄位會自動更新，以符合所選條款。
  
  • 如果已開啟發送自動提醒電子郵件的設定，電子郵件將根據此日期發送。

新增明細項目

在行項目部分，新增買家將購買的項目。瞭解如何在收據中使用明細項目。

新增評論

如果您想在發票上為買家新增任何備註，可以將其新增至「備註」欄位。您可以使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或插入片段。您可以在收據設定中新增預設評論，該評論將顯示在每張收據上。

設定收費選項

在「帳單」部分，選擇是否要接受線上付款，設定買家可以使用的付款選項，並選擇是否收集帳單和送貨地址資訊。線上付款設定是從付款結帳設定繼承而來。

• 開啟「結帳」開關。 如果結帳開關已關閉，以下選項將無法使用。
• 勾選您想接受的付款方式旁的核取方塊(例如信用卡或簽帳金融卡或銀行簽帳金融卡付款，例如ACH)。
• 若要在結帳時收集帳單地址資訊，請選取「收集信用卡購買的帳單地址」核取方塊。
• 若要在結帳時收集郵寄地址資訊，請選取「收集郵寄地址」核取方塊。 當買家輸入運送資料時，他們只能從你在付款設定中設定的國家/地區中選擇。
• 若要允許顧客在付款時輸入自訂金額，請選取「允許顧客支付少於餘額的金額」核取方塊。 如果您想將手動或現有的付款記錄為部分付款，可以在發票索引頁面進行操作。 自訂付款金額必須小於應付總餘額。

進階設定

在「進階設定」部分，你可以自訂收據的語言和地區設定，以及收據網址。若要存取進階設定，請按一下進階設定。

• 根據預設，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。 如要更新為其他語言，請點擊「語言」 下拉式選單，然後選擇一種語言。
• 根據預設，日期和地址格式將使用美國格式。 若要將此格式更新為其他格式，請按一下地區設定下拉式選單，然後選擇地區設定。
• 若要使用任何已連結的網域設定自訂收據網址，請按一下「網域」下拉式選單，然後選取一個網域。 你也可以透過在「內容別名」欄位中輸入值，在網址末尾輸入自訂別名。 收據網址的預覽會顯示在網址欄位下方。
• 如果你已在帳戶中設定稅務編號，並希望將其包含在收據中，請勾選相應的稅務編號核取方塊。

儲存並完成

在建立收據期間，你可以隨時按一下左上角的「儲存」，將收據儲存為草稿。你可以隨時返回草擬的收據頁面進行編輯或刪除。您也可以按一下右上角的「預覽」，查看發票會如何顯示給買家。

如果您已準備好完成發票，以便將其發送給買家：

• 在右上角，按一下「完成」。 收據一經確定，便無法刪除。

• 在對話方塊中，檢閱免責聲明，然後按一下「完成」。

發送發票

完成發票後，將出現一個對話框，其中包含通過電子郵件將發票發送給買家的選項。您可以按一下「X」關閉提示， 稍後再傳送。系統會透過收據設定管理提醒電郵。

• 「收件人」欄位將自動填寫與發票相關聯的聯絡人的電子郵件地址。 若要變更此地址，請按一下下拉式選單，然後選擇聯絡人。 您也可以輸入新的電子郵件地址， HubSpot會在傳送後自動為他們建立聯絡人記錄。
• 若要新增電子郵件地址至「副本」欄位，請點擊下拉式選單、選取聯絡人，或輸入自訂電子郵件地址。 您最多可以在「副本」欄位中新增9個電子郵件地址。
• 如果已在發票設定中設定預設電子郵件地址，「寄件人」欄位將自動填寫預設電子郵件地址。 否則，系統會填寫你的個人電郵地址。 如果已設定預設電子郵件，但允許使用者透過個人電子郵件或其他團隊電子郵件傳送發票的設定已開啟，您可以選擇其他電子郵件。
  • 如果未設定預設電子郵件地址，您選擇的電子郵件地址將成為未來發送發票的預設地址，但可以在每次發送之前進行更改。
  • 對此電子郵件的回覆將發送至寄 件人地址。 如果您選擇用於連結收件匣的電子郵件地址，包括共用團隊電子郵件收件匣，您可以在HubSpot的對話收件匣中管理後續追蹤。 
• 按一下「傳送發票」。然後，買家將收到一封包含發票詳細資訊的電子郵件，其中包含在瀏覽器中檢視發票的連結，以及PDF版本的發票附件。
• 若要改為手動撰寫一對一電子郵件，並附上發票連結，請按一下手動撰寫電子郵件。

自動建立收據

使用訂閱自動建立並傳送週期性發票

若要根據訂閱自動開立發票，請按照以下步驟操作。

透過付款連結或報價查看從付款中自動建立的發票

當從付款連結或報價單自動建立發票時，該發票將與付款相關聯。

您可以從發票索引頁面查看發票，也可以從付款記錄本身查看相關發票。收據不會自動傳送給顧客。如果你想傳送收據，請按照以下步驟操作。

後續步驟

瞭解如何管理已建立的發票。