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创建发票

上次更新时间: 二月 13, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

所有产品和计划

在 HubSpot 中创建发票,通过Stripe 付款处理HubSpot 付款收取数字付款,或跟踪 HubSpot 以外的付款。超级管理员和拥有发票对象权限的用户可以创建发票:

  • 直接从联系人、公司、交易或报价记录,或从发票索引页面。
  • 从已发布的报价中,将报价的详细信息复制到新发票中。
  • 自动使用订阅。
  • 通过付款链接或报价付款时自动生成。

开始之前

使用本设置指南了解如何为您的账户配置发票,包括如何自定义前缀、添加税务信息和为订阅设置发票。您还可以查看HubSpot 的默认发票属性

了解限制和注意事项

请注意

  • 如果使用 Stripe 作为支付处理程序,在 HubSpot 中创建发票时,将不会在 Stripe 中创建发票。
  • 不同司法管辖区对发票的要求可能有所不同。您应咨询您的法律或税务顾问,以确定HubSpot发票是否符合您的合规义务。

手动创建发票

使用以下方法手动创建发票。

从索引页面创建发票

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票
  • 在右上角点击创建发票。

从联系人、公司或交易记录创建发票

  • 导航至您的记录:
    • 联系人: 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 联系人
    • 公司:公司: 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 公司
    • 交易:交易:
  • 单击记录名称。
    • 对于联系人和公司,在右侧边栏的发票部分,单击添加,然后选择创建发票。

    • 对于交易,在右侧边栏的发票部分,单击添加,然后选择以下其中一项:
      • 将交易转换为发票: 使用交易信息创建发票,包括相关的细列项目。
      • 创建空白发票: 从头开始创建新发票。
      • 添加现有发票: 选择与交易相关联的现有发票。

从已发布报价创建发票

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 报价
  • 将鼠标悬停在报价名称上,单击操作,然后选择转换为发票。这将使用报价信息创建新发票。

然后,您将进入发票编辑器,配置发票详细信息。如果您的报价有多个联系人,发票编辑器会提示您删除多余的联系人。

请注意:在创建发票时,默认情况下会使用一个标准化的前缀INV,然后是一个数字,每创建一张发票,数字就会依次增加(例如,INV- 1001,然后是INV-1002)。您可以在设置中更新发票的前缀和起始编号

选择预设

如果您已注册HubSpot Payments,或已连接 Stripe 账户进行支付处理,并已设置了默认发票预设之外的其他预设,则可以选择发票应使用的预设:

  • 单击 右上角的 预设名称。
  • 单击预设下拉菜单并选择预设。
  • 单击应用。

设置发票账单

创建发票后,在发票编辑器的 "账单对象"部分,设置发票的相关记录、付款条件等。

将发票与联系人关联:

  • 单击添加联系人。
  • 在右侧面板中,搜索现有联系人或创建新联系人。
  • 单击下一步,继续设置所需的关联标签。
  • 单击保存。

在创建过程中,每张发票可以与一个联系人关联。创建后,可以使用右侧边栏中的关联添加其他联系人

将发票与公司关联
  • 单击添加公司。
  • 在右侧面板中,搜索现有公司或创建新公司。
  • 单击下一步,继续设置所需的关联标签。
  • 单击保存。

在创建过程中,每张发票只能与一家公司关联。创建后,您可以使用右侧栏中的关联添加其他公司

请注意:如果账单联系人关联设置已打开,并且您选择的公司有关联的账单联系人,则账单联系人将自动添加到发票中。

向发票添加账单地址:

  • 单击账单地址下的编辑。
  • 在右侧面板中输入地址信息。
  • 单击应用。
为发票添加送货地址:
  • 单击add 添加送货地址。
  • 在右侧面板中输入地址信息。
  • 单击保存。
默认情况下,发票日期将设置为当天。若要更新,请
  • 单击发票日期字段,然后使用日期选择器选择一个新日期。

默认情况下,发票付款将在收到发票时到期。选择不同的付款期限:

  • 单击付款条件下拉菜单,然后选择付款条件。到期日字段将自动更新,以与所选期限相匹配。
发票设置中 配置的任何 自定义属性 都将显示在右侧 " 到期日 " 。如果 已打开 允许用户覆盖这些字段的设置 ,则可以在创建发票时对其进行更改。

添加细列项目

在细列项目部分,添加买家将购买的项目。了解如何在发票中使用细列项目

添加备注

如果您想在发票上为买家添加任何备注,可以将其添加到备注字段中。您可以使用文本字段底部的文本选项来设置文本格式、添加超链接或插入片段。您可以在发票设置中添加将出现在每张发票上的默认备注

配置收款

在收款部分,选择是否要收取存储的付款方式、接受在线付款、设置买家可使用的付款选项,以及选择是否收集账单和送货地址信息。在线支付设置将从支付结账设置中继承。

  • 要使用存储的付款方式收费,请选择使用存储的付款方式收取发票费用。这将自动使用买家存储的付款方式向买家收取费用。

  • 要发送发票要求客户付款,请选择发送发票要求客户付款。
    • 要接受发票的在线付款,请打开接受在线付款开关。如果关闭结账开关,则无法使用以下选项。
    • 选择要接受的付款方式(如信用卡、借记卡或银行借记付款,如ACH)旁边的复选框。
    • 要在结账时收集账单地址信息,请选择 "为信用卡购物收集账单地址"复选框。
    • 要在结账时收集送货地址信息,请选择收集送货地址复选框。当买家输入送货信息时,他们只能从您在付款设置中设置的国家中进行选择。
    • 选择 "在结账时收集客户的付款详细信息,以便将来收费"复选框,以存储用于将来收费的付款方式
    • 要允许客户在付款时输入自定义金额,请选择允许客户支付小于应付余额的金额 复选框。如果要将手动付款或现有付款记录为部分付款,可以从发票索引页面进行操作。自定义付款金额必须小于应付余额总额。

请注意

  • 如果您的账户中没有将HubSpot PaymentsStripe 设置为支付处理程序,您可以在记录手动付款时接受发票的部分付款,而无需打开特定设置。
  • 对发票进行部分付款时,行项目不会自动与付款关联。例如,如果发票中有两个 100 美元的细列项目,发票总金额将为 200 美元。如果客户根据发票总金额支付了 100 美元的部分款项,则不会根据特定的细列项目进行对账。

高级设置

在高级设置部分,您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。要访问高级设置,请单击高级设置。

  • 默认情况下,页面标题和标签使用的语言设置为英语。要将其更新为其他语言,请单击语言 下拉菜单,然后选择一种语言。
  • 默认情况下,日期和地址格式将使用美国格式。要将其更新为其他格式,请单击 "地区"下拉菜单,然后选择一个地区。
  • 要使用任何已连接的域设置自定义发票 URL,请单击域下拉菜单,然后选择一个域。还可以在内容标签字段中输入数值,在 URL 末尾输入自定义标签。发票 URL 的预览显示在 URL 字段下方。
  • 如果您在账户中设置了税号,并希望将其包含在发票中,请选择相应的税号复选框。

保存并最终确定

在创建发票的任何时候,您都可以单击左上角的保存,将发票保存为草稿。您可以随时回到草稿发票进行编辑或删除。您还可以单击右上角的预览,查看发票在买方眼中的效果。

如果您准备好最终确定发票,以便将其发送给买家:

  • 在右上角单击最终确定。发票一旦定稿,就无法删除。

  • 在对话框中,查看免责声明,然后单击最终确定。

发送发票

确定发票后,会出现一个对话框,提供通过电子邮件、链接或 PDF 向买方发送发票的选项。您可以单击 "X"关闭提示 稍后再发送。提醒邮件可通过发票设置进行管理

通过电子邮件发送发票

在发送发票电子邮件选项卡中,设置电子邮件地址字段:
  • 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址,请单击下拉菜单并选择联系人。您也可以输入新的电子邮件地址,HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
  • 要在抄送字段中添加电子邮件地址,请单击添加抄送收件人。点击下拉菜单,选择联系人,或输入自定义电子邮件地址。抄送栏最多可添加 9 个电子邮件地址。
  • 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址,则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则,它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件,但 允许用户通过 个人电子邮件 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开,则可以选择不同的电子邮件。

更新字段时,字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件

  • 单击发送发票电子邮件,发送显示的电子邮件。然后,买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件,其中带有在浏览器中查看发票的链接,以及作为附件的 PDF 版本发票。
  • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件,请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接发送发票,或下载 PDF 格式的发票:

请注意:如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票,最后发送日期属性将不会更新。了解有关发票属性的更多信息

  • 单击复制链接,下载 PDF选项卡。发票预览将显示在窗口右侧。
  • 单击复制链接可复制发票链接。
  • 单击下载 PDF可下载发票的 PDF 文件。
  • 完成后单击X或单击关闭。

自动创建发票

使用订阅自动创建和发送周期性发票

要在订阅账单日自动向客户发送发票,请按照以下步骤操作。

查看通过付款链接、报价或订阅付款自动创建的发票

通过付款链接或报价上的付款自动创建发票时,发票将与付款相关联。

您可以从发票索引页面查看发票,也可以从付款记录本身查看关联发票。发票不会自动发送给客户。如果您想发送发票,请按照以下步骤操作。

下一步

了解如何管理已创建的发票

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