创建发票

在 HubSpot 中创建和管理发票，以简化您的计费和收款流程。生成发票、自定义发票详情并向客户发送发票。通过 HubSpot 支付 或Stripe 支付处理收取数字付款，或跟踪 HubSpot 以外的付款。

• 直接来自联系人、公司、交易或报价记录，或来自发票索引页面。
• 从已发布的报价中，将报价详情复制到新发票中。
• 自动使用订阅。
• 通过付款链接或报价付款时自动进行。

开始之前

创建发票前，请 设置 HubSpot 发票工具 ，为您的账户配置发票。您可以自定义前缀，添加税务信息，并为订阅设置发票。了解有关HubSpot 默认发票属性的更多信息。

了解要求

了解局限性和注意事项

• 无需设置付款处理选项即可收款。可手动添加付款。
• 要接受在线支付，您需要设置 HubSpot 支付（仅限入门级、 专业级或 企业级 ）或 Stripe 支付处理。
• 发票的货币可以设置为任何 HubSpot 支持的货币。了解有关 为账户设置货币的更多信息。 
  • 进一步了解哪些 货币可以收款。
  • 对于其他货币，您可以根据发票 记录手动付款 。

创建发票

下面将介绍如何从发票索引页、直接从联系人、公司或交易记录或已发布报价创建发票。或者，了解有关 自动创建发票的更多信息。

从索引页面创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 在右上方，单击 "创建"。
3. 选择创建一次性发票 或创建定期发票。
4. 配置您的发票。

根据联系人、公司或交易记录创建发票

根据记录创建发票，自动将创建的发票与记录相关联。例如，如果您根据公司记录创建发票，发票将自动与公司关联。 

1. 导航至您的记录：
   • 联系方式 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。
   • 公司 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
   • 交易 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。
   • 门票 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 票证。
2. 单击记录名称 。
   • 联系人和公司：在右侧边栏的 发票 部分，单击 添加，然后选择创建发票。
     
     
     

     请注意： 如果 账单联系人关联设置 已打开，并且您选择的公司有关联的账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

   • 交易： 在右侧边栏的 " 发票 "部分，单击 " 添加"，然后选择以下其中一项：
     
     • 将交易转换为订阅： 将交易转换为订阅。在配置订阅时，您可以 设置在每个订阅日期自动生成发票。
     • 将交易转换为发票： 使用交易信息（包括相关细列项目）创建发票。如果交易有经常性项目，显示的选项是将交易转换为订阅。了解更多订阅信息。
     • 创建空白发票： 从头开始创建新发票。
     • 添加现有发票： 选择与交易相关联的现有发票。
       
       
     • 您还可以 从交易的行项目编辑器中创建发票。
   • 机票：在右侧边栏的 发票 部分，单击 添加，然后选择：
     • 创建发票： 创建新发票。
     • 添加现有发票： 选择与票据相关联的现有发票。
3. 配置您的发票。

根据已公布的报价创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后单击 "预览"。
3. 在右面板右上方，单击 操作，然后选择转换为发票。对于有经常性项目的报价，将显示 "转换为订购" ，而不是 " 转换为发票 "。

与发票关联的联系人将是最近与公司记录关联的联系人。

请注意： 在创建发票时，默认情况下会使用标准的 INV 前缀，然后是每创建一张发票就依次增加的数字（例如， INV- 1001 然后是 INV-1002）。更新 设置中发票的前缀和起始号码 。

配置您的发票

创建发票后，为买家配置和定制发票。您可以使用预设值自定义发票，也可以自定义联系人和公司、发票日期、条款和到期日、细列项目、付款方式、附加注释等。

选择预置

如果设置了默认发票预设之外的 其他 预设，则可以选择发票应使用的预设：

1. 点击右上角的 预设名称 。
2. 点击预设下拉菜单，选择预设。
3. 单击 "应用"。

设置发票账单

在发票编辑器的 账单 抬头部分，设置发票的相关记录、付款条件等。

将发票与联系人关联：

1. 单击 添加联系人。
2. 在右侧面板中，搜索并选择 联系人 ，将其添加到发票中。或者，单击 " 创建新 "选项卡，创建一个新的联系人记录，以便在发票上使用。输入 联系人详细信息 ，然后单击 " 创建"。
3. 要编辑联系人详细信息，请将鼠标悬停在联系人上，然后单击 edit编辑图标。更新右侧面板中的联系人详细信息，然后点击 保存。编辑联系人详细信息将更新客户关系管理中的联系人记录。
4. 要替换联系人，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择新联系人。

在创建过程中，每张发票可与一个联系人关联。创建后，您可以 使用右侧边栏的关联添加其他联系人。

将发票与公司关联：

请注意： 如果 账单联系人关联设置 已打开，并且您选择的公司有关联的账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

1. 单击 添加公司。
2. 在右侧面板中，搜索并单击一家 公司 ，将其添加到发票中。或者，单击 " 创建新 "选项卡，创建一个新的公司记录，用于发票。输入 公司详细信息 ，然后点击 创建。
3. 要编辑公司详细信息，请将鼠标悬停在公司上方，然后单击 edit 编辑图标。更新右侧面板中的公司信息，然后单击 保存。编辑公司将更新 CRM 中的公司记录。
4. 要替换公司，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择 公司 。
5. 要从发票中删除公司，请单击 delete 删除 图标。
6. 在创建过程中，每张发票可与一家公司关联。创建后，您可以 使用右侧边栏的关联添加其他公司。
7. 在发票上添加账单地址：
   • 如果选择了公司，请选择与 公司地址相同 复选框，以使用与公司记录相同的地址。
   • 要添加不同的地址，请单击 账单地址下的 编辑 。
   • 在右侧面板中输入 地址详情。
   • 单击 " 应用"。
8. 在发票上添加送货地址：
   • 如果选择了公司，请选择与 公司地址相同 复选框，以使用与公司记录相同的地址。
   • 要添加不同的地址，请单击 add 添加送货地址。
   • 在右侧面板中输入 地址详情。
   • 单击保存。
   • 要编辑送货地址，请单击编辑。
   • 要删除送货地址，请单击删除。
9. 默认情况下，发票日期将设置为当天。更改发票日期：
   • 单击 发票日期 字段。
   • 点击 日期选择器 并选择日期。
10. 发票付款条件将根据设置中的默认净付款条件设置。选择不同的付款条件：
    • 点击右上角的 付款条件 下拉菜单，选择 付款条件。
    • 到期日期 字段将自动更新，以符合所选学期。如果已打开 自动发送提醒邮件的设置 ，则将根据此日期发送邮件。
11. 发票设置中 配置的 任何 自定义属性 都将显示在右侧的下 一张发票编号下。输入 自定义属性值。如果 允许用户覆盖这些字段的设置 已打开：
    1. 点击 add 添加自定义字段。从列表中选择现有的自定义发票属性，搜索您想使用的自定义属性，或者单击创建新的发票属性 externalLink 创建新的自定义发票属性。
    2. 单击自定义属性旁边的 delete 删除 图标 ，将其从发票中删除。
       
       

添加细列项目

在发票编辑器的 " 细列项目"部分，您可以添加细列项目，并包含折扣、税费。进一步了解 细列项目及其 在 HubSpot 中的 使用方式 。

添加细列项目：

1. 点击 货币 下拉菜单，选择一种 货币。进一步了解 支持的货币。
   
   
2. 单击右上方项目表上方的 添加项目 ，然后选择以下选项之一：
   • 从产品库 中选择： 根据 产品库中的产品添加细列项目，包括使用 Shopify 集成创建的细列项目。
     • 在右侧面板中，按 产品名称、 产品描述或 SKU 进行搜索。点击 advancedFilters 高级筛选器来 完善搜索。
     • 选择要添加的产品旁边的 复选框 ，然后单击 添加。如果在一次性发票中添加了计费频率为周期性的产品，则计费频率将更新为 一次性。产品库 中的产品不会受到影响。
   • 创建自定义细列项目： 如果您有 创建自定义细列项目 的 权限，此选项将为该发票创建一个独一无二的新自定义细列项目。
     • 在右侧面板的 " 项目信息"下输入 项目详情。 
     • 要更改计费频率，请在"计费 "下单击 "计费频率 "下拉菜单并选择一个值。如果您创建的是一次性发票，则无法使用此选项。
     • 要添加折扣，请单击 "调整和税金"下的下拉菜单，选择% 或[货币]，然后输入折扣金额。了解有关 单位折扣的更多信息。
       
       
     • 如果已 在税率库中设置了税率 ，请单击税率 下拉菜单并选择一个税率。
     • 在 "价格"下，选择定价模式，然后输入单价、 数量和 单位成本。
     • 单击 " 保存细列项目到产品库 "，将自定义细列项目添加到产品库。了解有关将产品添加到产品库的更多信息。
     • 单击 保存，或保存并添加另一个。
       
       
3. 要编辑、克隆或删除行项目，请将鼠标悬停在产品上，单击 操作，然后选择一个选项：
   • 编辑： 仅编辑此发票的细列项目。产品库 不受影响。您还可以编辑各栏中的单个细列项目详情，如单价、数量或单位折扣。在相应栏中输入 更新值 。了解有关 单位折扣的更多信息。
     
     
   • 删除： 从发票中删除细列项目。
   • 克隆： 创建具有相同详细信息的新细列项目。
4. 要重新排列行项目的顺序，请单击并使用 dragHandle 拖动手柄。

在发票上添加折扣和费用

在 摘要 部分，您可以在发票小计中添加一次性折扣、费用和 税金 。如果您创建的是定期发票，则无法使用这些选项。要添加税金，请进一步了解 可以添加的各种税金。

1. 要添加一次性税费或折扣，请单击 + 添加折扣、 费用 或税费， 然后选择一个选项。
2. 在文本字段中输入 折扣、费用或税金的 名称 和 数值 。税金、费用或折扣值可基于特定货币金额或总额的百分比 (%)。
3. 要删除折扣、费用或税金，请将鼠标悬停在 delete 删除 图标 。
   

加税

您可以通过几种方式增加税收：

1. 自动计算税金（BETA）： 根据发票地址 自动计算税金 。
2. 为单个细列项目添加税金： 将 税金库中的税金添加 到细列项目中。
3. 在发票上添加一次性税款：在 整张发票上 添加一次性税款 。

您还可以在发票中包含 税号 。

添加信用备忘录 (BETA)

了解如何 在发票上添加贷方备忘，以调整贷方余额。了解有关 创建和管理信用备忘录的更多信息。

查看发票摘要

添加细列项目后，您可以在 "摘要 "部分查看小计，包括应用的任何折扣、费用、税金和信用备忘录。

添加评论

如果您想在发票上为买家添加任何备注，可将其添加到 备注 字段。例如，您可以添加付款条件、法律信息或任何其他重要信息。如果接受在线支付，您还可以 添加 将出现在 结账页面上的 政策 。

使用文本字段底部的文本选项来格式化文本、添加超链接或 插入片段 （您可以使用片段来创建文本片段。例如，如果您经常在发票上使用相同的条款，您可以将其创建为一个片段，以便每次为发票添加注释时使用）。

您可以在发票设置中 添加默认注释 ，该 注释 将出现在每张发票上。

配置收款

在 " 付款收取 "部分，选择是否要收取存储的付款方式、是否接受在线付款、设置买家可使用的付款选项，以及选择是否收集账单和送货地址信息。在线支付设置将从 支付结账设置中继承。

1. 要对 存储的付款方式收费，请选择 使用存储的付款方式对发票收费。这将自动使用买家存储的付款方式向买家收取费用。
2. 要发送发票要求买方付款，请选择发送发票要求客户付款。 
   • 要接受发票的在线付款，请打开 " 接受在线付款"开关。如果 关闭了" 接受在线支付 "开关，则无法使用以下选项。
   • 选择您希望接受的付款方式（如 信用卡或借记卡 和银行借记付款，如 ACH）旁边的 复选框 。
   • 要在结账时收集账单地址信息，请选择 " 收集信用卡购物账单地址 "复选框。
   • 要在结账时收集送货地址信息，请选择 收集送货地址 复选框。当买家输入送货信息时，他们只能从您 在付款设置中设置的国家 中进行选择。
   • 选择 "在结账时收集客户的付款详细信息 ，以便将来收费 "复选框，以 存储将来收费时使用的付款方式。
   • 要允许客户在付款时输入自定义金额，请选择 允许客户支付小于应付余额的金额 复选框。如果要将手动付款或现有付款记录为部分付款，可以从 发票索引页面进行操作。自定义付款金额必须少于应付余额总额。

高级设置

1. 默认情况下，页面标题和标签使用的语言设置为 英语。要更新为其他语言，请单击语言 下拉菜单，然后选择一种语言。标题、标签、发票币种和销售税通知将以所选语言显示。您可以在发票设置中 关闭发票货币和销售税通知 。
2. 默认情况下，日期和地址格式将使用美国格式。要将其更新为其他格式，请单击 "Locale（地区 ）"下拉菜单，然后选择一个 地区。
3. 要使用任何已 连接的域设置自定义发票 URL，请单击 域 下拉菜单，然后选择一个 域。您还可以在 内容 标题字段中输入 自定义标题。发票 URL 的预览显示在 URL 字段下方。

4. 如果您 在账户中设置了税号 ，并希望在发票中包含这些 税号 ，请选择相应的 税号 复选框。

保存和创建

1. 在创建发票的任何时候，您都可以单击左上角的 保存 ，将发票保存为草稿。您可以随时回来编辑或删除已起草的发票。
2. 单击右上角的 预览 ，查看发票在买方眼中的显示效果。发票将自动使用 品牌设置中设置的徽标和颜色。
3. 如果您准备好最终确定发票，请在右上角单击 " 创建"。 

发送发票

创建发票后，会出现一个对话框，其中包含通过电子邮件或链接或 PDF 向买方发送发票的选项。您可以点击 " X"关闭提示， 稍后再发送。提醒邮件可 通过发票设置进行管理。

通过电子邮件发送发票

1. 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址，请单击 下拉菜单并选择 联系人。您也可以输入新的 电子邮件地址 ，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
2. 要在 抄送 字段中添加电子邮件地址，请单击 添加抄送收件人。点击 下拉菜单，选择 联系人或输入电子邮件地址。您最多可以在抄送 栏中添加九个电子邮件地址。
3. 如果在发票设置中 设置了默认电子邮件地址 ， 发件人 字段将自动填写默认电子邮件地址。否则，填写的将是您的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件，但允许用户从 个人电子邮件或他们可以访问的其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到 发件人 地址。如果您选择了一个用于 连接收件箱（包括共享的 团队收件箱）的电子邮件地址，您就可以 在 HubSpot 的对话收件箱中管理跟进。
4. 点击 " 生成" ，使用 HubSpot 的人工智能 Breeze 自动生成电子邮件信息。
5. 更新字段时，右侧面板会显示实时预览。 
6. 要发送电子邮件，请单击发送发票电子邮件。然后，买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件。电子邮件中将包含一个在浏览器中查看发票的链接，以及发票的 PDF 附件。
7. 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击 CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接或下载 PDF 版本的发票：

请注意： 如果您通过手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票， 最后发送日期 属性将 不会 更新。了解有关 发票属性的更多信息。

1. 点击复制链接，下载 PDF 标签。右侧将显示发票预览。
2. 单击 "复制链接 "复制发票链接。
3. 点击下载 PDF ，下载 PDF 版本的发票。
4. 完成后，点击右上角的 "X "或左下角的 "关闭 "。

自动创建发票

使用订阅功能自动创建和发送周期性发票

您可以在订购账单日向客户发送发票。

查看通过付款链接、报价或订阅付款自动生成的发票

当根据付款链接或报价上的付款自动创建发票时，发票将与付款相关联。

您可以从 发票索引页查看发票，也可以从 付款记录 本身查看相关发票。发票不会自动发送给买方。了解有关发送已创建发票的更多信息。

下一步工作

了解有关 管理已创建发票的更多信息。