创建发票

在 HubSpot 中创建发票，通过Stripe 付款处理或HubSpot 付款收取数字付款，或跟踪 HubSpot 以外的付款。超级管理员和拥有发票对象权限的用户可以创建发票：

• 直接从联系人、公司、交易或报价记录，或从发票索引页面。
• 从已发布的报价中，将报价的详细信息复制到新发票中。
• 自动使用订阅。
• 通过付款链接或报价付款时自动生成。

开始之前

使用本设置指南了解如何为您的账户配置发票，包括如何自定义前缀、添加税务信息和为订阅设置发票。您还可以查看HubSpot 的默认发票属性。

了解限制和注意事项

• 您可以在不设置付款处理器的情况下创建并最终确定发票，然后进行手动收款。
• 如果要接受在线付款，则需要设置Stripe 付款处理（适用于所有订阅）或HubSpot 付款（ 仅限入门级、专业级或企业级）。
• 发票的货币可以设置为任何 HubSpot 支持的货币。了解如何为您的账户设置货币。
  • 如果使用HubSpot 支付，您可以创建任何币种的发票，但只能接受美元在线支付。对于其他货币，您可以根据发票记录手动付款。
  • 如果使用Stripe 作为支付处理器，您可以创建任何币种的发票，但只能接受此处列出币种的在线支付。对于其他货币，您可以根据发票记录手动付款。

手动创建发票

使用以下方法手动创建发票。

从索引页面创建发票

• 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
• 在右上角点击创建发票。

从联系人、公司或交易记录创建发票

• 导航至您的记录：
  • 联系人： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。
  • 公司：公司： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
  • 交易：交易：
• 单击记录名称。
  • 对于联系人和公司，在右侧边栏的发票部分，单击添加，然后选择创建发票。

• • 对于交易，在右侧边栏的发票部分，单击添加，然后选择以下其中一项：
    
    • 将交易转换为发票： 使用交易信息（包括相关的细列项目）创建发票。如果交易有定期项目，显示的选项是将交易转换为订阅。了解有关订阅的更多信息。
    • 创建空白发票： 从头开始创建新发票。
    • 添加现有发票： 选择与交易关联的现有发票。

• • • 您也可以从交易的行项目编辑器中创建发票。

从已发布报价创建发票

• 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
• 将鼠标悬停在报价名称上，单击操作，然后选择转换为发票。这将使用报价信息创建新发票。如果报价有经常性项目，显示的选项是将交易转换为订阅。了解有关订阅的更多信息。

与发票相关联的联系人将是与发票相关联的公司的最新联系人。

请注意：在创建发票时，默认情况下会使用一个标准化的前缀INV，然后是一个数字，每创建一张发票，数字就会依次增加（例如，INV- 1001 然后是INV-1002）。您可以在设置中更新发票的前缀和起始编号。

选择预设

如果您已注册HubSpot Payments，或已连接 Stripe 账户进行支付处理，并已设置了默认发票预设之外的其他预设，则可以选择发票应使用的预设：

• 单击 右上角的 预设名称。
• 单击预设下拉菜单并选择预设。
• 单击应用。

设置发票账单

创建发票后，在发票编辑器的 "账单对象"部分，设置发票的相关记录、付款条件等。

将发票与联系人关联：

• 单击添加联系人。
• 在右侧面板中，搜索现有联系人或创建新联系人。
• 单击下一步，继续设置所需的关联标签。
• 单击保存。

在创建过程中，每张发票可以与一个联系人关联。创建后，可以使用右侧边栏中的关联添加其他联系人。

• 单击添加公司。
• 在右侧面板中，搜索现有公司或创建新公司。
• 单击下一步，继续设置所需的关联标签。
• 单击保存。

在创建过程中，每张发票只能与一家公司关联。创建后，您可以使用右侧栏中的关联添加其他公司。

请注意：如果账单联系人关联设置已打开，并且您选择的公司有关联的账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

向发票添加账单地址：

• 单击账单地址下的编辑。
• 在右侧面板中输入地址信息。
• 单击应用。

• 单击add 添加送货地址。
• 在右侧面板中输入地址信息。
• 单击保存。

• 单击发票日期字段，然后使用日期选择器选择一个新日期。

默认情况下，发票付款将在收到发票时到期。选择不同的付款期限：

• 单击付款条件下拉菜单，然后选择付款条件。到期日字段将自动更新，以与所选期限相匹配。
  
  • 如果已打开发送自动提醒电子邮件的设置，则将根据此日期发送电子邮件。

添加细列项目

在细列项目部分，添加买家将购买的项目。了解如何在发票中使用细列项目。

添加备注

如果您想在发票上为买家添加任何备注，可以将其添加到备注字段中。您可以使用文本字段底部的文本选项来设置文本格式、添加超链接或插入片段。您可以在发票设置中添加将出现在每张发票上的默认备注。

配置收款

在收款部分，选择是否要收取存储的付款方式、接受在线付款、设置买家可使用的付款选项，以及选择是否收集账单和送货地址信息。在线支付设置将从支付结账设置中继承。

• 要使用存储的付款方式收费，请选择使用存储的付款方式收取发票费用。这将自动使用买家存储的付款方式向买家收取费用。

• 要发送发票要求客户付款，请选择发送发票要求客户付款。
  • 要接受发票的在线付款，请打开接受在线付款开关。如果关闭结账开关，则无法使用以下选项。
  • 选择要接受的付款方式（如信用卡、借记卡或银行借记付款，如ACH）旁边的复选框。
  • 要在结账时收集账单地址信息，请选择 "为信用卡购物收集账单地址"复选框。
  • 要在结账时收集送货地址信息，请选择收集送货地址复选框。当买家输入送货信息时，他们只能从您在付款设置中设置的国家中进行选择。
  • 选择 "在结账时收集客户的付款详细信息，以便将来收费"复选框，以存储用于将来收费的付款方式。
  • 要允许客户在付款时输入自定义金额，请选择允许客户支付小于应付余额的金额 复选框。如果要将手动付款或现有付款记录为部分付款，可以从发票索引页面进行操作。自定义付款金额必须小于应付余额总额。

高级设置

在高级设置部分，您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。要访问高级设置，请单击高级设置。

• 默认情况下，页面标题和标签使用的语言设置为英语。要将其更新为其他语言，请单击语言 下拉菜单，然后选择一种语言。
• 默认情况下，日期和地址格式将使用美国格式。要将其更新为其他格式，请单击 "地区"下拉菜单，然后选择一个地区。
• 要使用任何已连接的域设置自定义发票 URL，请单击域下拉菜单，然后选择一个域。还可以在内容标签字段中输入数值，在 URL 末尾输入自定义标签。发票 URL 的预览显示在 URL 字段下方。
• 如果您在账户中设置了税号，并希望将其包含在发票中，请选择相应的税号复选框。

保存并最终确定

在创建发票的任何时候，您都可以单击左上角的保存，将发票保存为草稿。您可以随时回到草稿发票进行编辑或删除。您还可以单击右上角的预览，查看发票在买方眼中的效果。

如果您准备好最终确定发票，以便将其发送给买家：

• 在右上角单击最终确定。发票一旦定稿，就无法删除。

• 在对话框中，查看免责声明，然后单击最终确定。

发送发票

确定发票后，会出现一个对话框，提供通过电子邮件、链接或 PDF 向买方发送发票的选项。您可以单击 "X"关闭提示， 稍后再发送。提醒邮件可通过发票设置进行管理。

通过电子邮件发送发票

• 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址，请单击下拉菜单并选择联系人。您也可以输入新的电子邮件地址，HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
• 要在抄送字段中添加电子邮件地址，请单击添加抄送收件人。点击下拉菜单，选择联系人，或输入自定义电子邮件地址。抄送栏最多可添加 9 个电子邮件地址。
• 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址，则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则，它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件，但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件。

• 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
• 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于连接的收件箱（包括共享的团队电子邮件收件箱），您就可以在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进。

更新字段时，字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件

• 单击发送发票电子邮件，发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件，其中带有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
• 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接发送发票，或下载 PDF 格式的发票：

请注意：如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票，最后发送日期属性将不会更新。了解有关发票属性的更多信息

• 单击复制链接，下载 PDF选项卡。发票预览将显示在窗口右侧。
• 单击复制链接可复制发票链接。
• 单击下载 PDF可下载发票的 PDF 文件。
• 完成后单击X或单击关闭。

自动创建发票

使用订阅自动创建和发送周期性发票

要在订阅账单日自动向客户发送发票，请按照以下步骤操作。

查看通过付款链接、报价或订阅付款自动创建的发票

通过付款链接或报价上的付款自动创建发票时，发票将与付款相关联。

您可以从发票索引页面查看发票，也可以从付款记录本身查看关联发票。发票不会自动发送给客户。如果您想发送发票，请按照以下步骤操作。

下一步

了解如何管理已创建的发票。