创建发票

在 HubSpot 中创建发票，通过Stripe 支付处理或HubSpot 支付收取数字付款，或跟踪 HubSpot 之外的付款。

• 直接从联系人、公司、交易或报价记录，或从发票索引页创建。
• 从已发布的报价中，将报价的详细信息复制到新发票中。
• 自动使用订阅。
• 通过付款链接或报价付款时自动创建。

开始之前

创建发票前，请设置 HubSpot 发票工具，为您的账户配置发票，包括如何自定义前缀、添加税务信息以及为订阅设置发票。您还可以查看HubSpot 的默认发票属性。

了解需求

了解限制和注意事项

1. 您可以在不设置付款处理器的情况下创建和完成发票，然后手动收款。
2. 如果要接受在线付款，则需要设置HubSpot 付款（仅限入门级、专业级或企业级）或Stripe 付款处理。
3. 发票的货币可以设置为任何 HubSpot 支持的货币。了解如何为您的账户设置货币。
   • 如果使用HubSpot 支付，您可以创建任何币种的发票，但只能接受美元在线支付。对于其他货币，您可以根据发票记录手动付款。
   • 如果使用Stripe 作为支付处理器，您可以创建任何币种的发票，但只能接受支持币种的在线支付。对于其他货币，您可以根据发票记录手动付款。

从索引页和记录创建发票

下面，了解如何从发票索引页、直接从联系人、公司或交易记录或已发布的报价创建发票。或者，了解有关自动创建发票的更多信息。

从索引页创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 从索引页创建发票。
2. 在右上方，单击创建发票。

从联系人、公司或交易记录创建发票

1. 导航至您的记录：
   • 联系人： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。 本地联系人
   • 公司：公司： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
   • 交易：交易：
2. 单击记录名称。
   • 联系人和公司：在右侧边栏的发票部分，单击添加，然后选择创建发票。

3. • 交易： 在右侧边栏的发票部分，单击添加，然后选择以下其中一项：
     
     • 将交易转换为发票： 使用交易信息（包括相关的细列项目）创建发票。如果交易有定期项目，显示的选项是将交易转换为订阅。了解有关订阅的更多信息。
     • 创建空白发票： 从头开始创建新发票。
     • 添加现有发票： 选择与交易关联的现有发票。

4. • • 您也可以从交易的行项目编辑器中创建发票。

从已发布报价创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后单击预览 按钮。
3. 在右面板右上方，单击操作 下拉菜单。
4. 单击转换为发票。对于具有经常性项目的报价，将显示 "转换为订阅"，而不是 "转换为发票"。

与发票关联的联系人将是最近与公司关联的联系人。

请注意：在创建发票时，默认情况下会使用一个标准化的前缀INV，然后是一个数字，每创建一张发票，数字就会依次增加（例如，INV- 1001，然后是INV-1002）。您可以在设置中更新发票的前缀和起始编号。

配置您的发票

创建发票后，为买家配置和自定义发票。您可以使用预设值自定义发票，也可以自定义联系人和公司、发票日期、条款和到期日、细列项目、付款方式、附加注释等。

选择预设

如果您设置了默认发票预设之外的其他预设，则可以选择发票应使用的预设：

1. 单击右上角的预设名称。
2. 单击预设下拉菜单并选择预设。
3. 单击应用。

设置发票账单

在发票编辑器的账单收件人部分，设置发票的相关记录、付款条件等。

将发票与联系人关联：

1. 单击添加联系人。
2. 在右面板中，搜索并单击联系人 ，将其添加到发票中。或者，单击 "创建新"选项卡创建一个新的联系人记录，供发票使用。输入联系人信息并单击创建。
   
3. 要编辑联系人的详细信息，请将鼠标悬停在联系人上，然后单击edit 编辑图标。更新右侧面板中的联系人信息，然后单击保存。编辑联系人将更新 CRM 中的联系人记录。
   
4. 要替换联系人，请单击replace 替换图标。在右侧面板中选择新联系人。
   

在创建过程中，每张发票只能与一个联系人关联。创建后，可以使用右侧边栏中的关联添加其他联系人。

1. 单击添加公司。
2. 在右侧面板中，搜索并单击一家公司 ，将其添加到发票中。或者，单击创建新标签，创建一个新的公司记录用于发票。输入公司信息并单击创建。
3. 要编辑公司详细信息，请将鼠标悬停在公司上方，然后单击edit 编辑图标。更新右侧面板中的公司信息，然后单击保存。编辑公司将更新 CRM 中的联系人记录。
4. 要替换公司，请单击replace 替换图标。在右面板中选择新公司。
   
5. 要从发票中删除公司，请单击delete 删除图标。
   

在创建过程中，每张发票只能与一家公司关联。创建后，您可以使用右侧栏中的关联添加其他公司。

请注意：如果账单联系人关联设置已打开，并且您选择的公司已关联账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

1. 如果选择了公司，请选择与 公司地址相同复选框，以使用与公司记录相同的地址。
2. 要在公司记录地址中添加不同的地址，请单击账单地址 下的 编辑。
3. 在右侧面板中输入地址信息。
4. 单击应用。

1. 如果选择了公司，请选择与 公司地址相同复选框，以使用与公司记录相同的地址。
2. 要向公司记录地址添加不同的地址，请单击add 添加送货地址。
3. 在右侧面板中输入地址信息。
4. 单击保存。
5. 要编辑送货地址，请单击编辑。
6. 要删除送货地址，请单击删除。
7. 默认情况下，发票日期将设置为当天。要更新日期
   • 单击发票日期字段。
   • 使用日期选择器选择一个新日期。
8. 发票付款条件将根据设置中的默认净额付款条件设置。要选择不同的付款条件，请
   • 在右上角单击付款条件下拉菜单并选择付款条件。
   • 到期日字段将自动更新，以匹配所选期限。如果已打开发送自动提醒电子邮件的设置，则将根据此日期发送电子邮件。
9. 在发票设置 中 配置的任何自定义属性都 将显示在右上方 到期日 下 。如果 允许用户覆盖这些字段 的设置 已打开，则可以在创建发票时对其进行更改。

添加细列项目

在细列项目部分，添加买方将购买的项目。了解如何在发票中使用细列项目。

添加税金

您可以根据自己的要求，以不同的方式添加税金：

1. 自动计算税金 (BETA)：根据发票地址自动计算税金。
2. 为单个细列项目添加税项： 从税项库中添加基于细列项目的税项。
3. 为发票添加一次性税金：为整张发票添加一次性税金。

您还可以在发票中包含税号。

添加备注

如果您想在发票上为买家添加任何备注，可以将其添加到备注字段。例如，您可以在备注中添加付款条件、法律信息或任何其他重要信息。如果接受在线支付，您还可以添加显示在结账页面上的政策。

使用文本字段底部的文本选项来格式化文本、添加超链接或插入片段（您可以使用片段来创建文本片段。例如，如果您经常在发票上使用相同的条款，您可以将其创建为一个片段，以便每次使用）。

您可以在发票设置中添加默认注释，该注释将出现在每张发票上。

配置收款

在收款部分，选择是否要收取存储的付款方式、接受在线付款、设置买家可使用的付款选项，以及选择是否要收集账单和送货地址信息。在线付款设置将从付款结账设置中继承。

1. 要使用存储的付款方式收费，请选择使用存储的付款方式收取发票费用。这将自动使用买家存储的付款方式向买家收取费用。
2. 要发送发票要求买家付款，请选择发送发票要求客户付款。
   • 要接受发票的在线付款，请打开接受在线付款开关。如果 "接受在线付款 "开关被关闭，以下选项将不可用。
   • 选择要接受的付款方式（如信用卡、借记卡或银行借记付款，如ACH）旁边的复选框。
   • 要在结账时收集账单地址信息，请选择 "为信用卡购物收集账单地址"复选框。
   • 要在结账时收集送货地址信息，请选择收集送货地址复选框。当买家输入送货信息时，他们只能从您在付款设置中设置的国家中进行选择。
   • 选择 "在结账时收集客户的付款详细信息，以便将来收费"复选框，以存储用于将来收费的付款方式。
   • 要允许客户在付款时输入自定义金额，请选择允许客户支付小于应付余额的金额 复选框。如果要将手动付款或现有付款记录为部分付款，可以从发票索引页面进行操作。自定义付款金额必须小于应付余额总额。

高级设置

在高级设置部分，您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。要访问高级设置，请单击高级设置。

1. 默认情况下，页面标题和标签使用的语言设置为英语。要将其更新为其他语言，请单击语言 下拉菜单，然后选择一种语言。标题、标签以及发票货币和销售税通知将以所选语言显示。您可以在发票设置中关闭发票货币和销售税通知。
2. 默认情况下，日期和地址格式将使用美国格式。要将其更新为其他格式，请单击 "地区"下拉菜单，然后选择一个地区。
3. 要使用任何已连接的域设置自定义发票 URL，请单击域下拉菜单，然后选择一个域。还可以通过输入内容标签字段，在 URL 末尾输入自定义标签。发票 URL 的预览显示在 URL 字段下方。

4. 如果您在账户中设置了税号，并希望将其包含在发票中，请选择相应的税号复选框。

保存并创建

1. 在创建发票的任何时候，您都可以单击左上角的保存，将发票保存为草稿。您可以随时回到草稿发票进行编辑或删除。
2. 您可以单击右上角的预览，查看发票在买家面前的显示效果。发票将自动使用品牌设置中设置的徽标和颜色。
3. 如果您准备好最终确定发票，以便将其发送给买家，请单击右上角的 创建。

发送发票

创建发票后，会出现一个对话框，提供通过电子邮件或链接或 PDF 向买家发送发票的选项。您可以单击 "X"关闭提示，稍后再发送。提醒电子邮件可通过发票设置进行管理。

通过电子邮件发送发票

1. 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址，请单击下拉菜单并选择联系人。您也可以输入新的电子邮件地址，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
2. 要在抄送 字段中添加电子邮件地址，请单击添加抄送收件人。点击下拉菜单，选择联系人或输入电子邮件地址。您最多可以在抄送字段中添加九个电子邮件地址。
3. 如果在发票设置中设置了默认电子邮件地址，则 发件人 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则，它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件，但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已经打开，则可以选择不同的电子邮件。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于连接的收件箱（包括共享的团队电子邮件收件箱），您就可以在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进。
4. 单击 "生成" ，使用 HubSpot 的人工智能Breeze 自动生成电子邮件 。
5. 当你更新字段时，右侧面板会显示实时预览。
6. 要发送电子邮件，请单击 " 发送发票电子邮件 " 以发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件，并附有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
7. 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接发送发票，或下载 PDF 版本的发票：

请注意：如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票，最后发送日期属性将不会更新。了解有关发票属性的更多信息。

1. 单击复制链接，下载 PDF选项卡。发票预览将显示在窗口右侧。
2. 单击 "复制链接 "复制发票链接。
3. 单击下载 PDF可下载发票的 PDF 版本。
4. 完成后单击右上角的X或左下角的关闭。

自动创建发票

使用订阅自动创建和发送周期性发票

您可以在订阅账单日向客户发送发票。

查看通过付款链接、报价或订阅付款自动创建的发票

通过付款链接或报价上的付款自动创建发票时，发票将与付款相关联。

您可以从发票索引页面查看发票，也可以从付款记录本身查看关联发票。发票不会自动发送给买方。如果您想发送发票，请按照以下步骤操作。

下一步

了解如何管理已创建的发票。