Zuletzt aktualisiert am: Februar 13, 2025
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Fügen Sie im Abschnitt Artikel die Artikel hinzu, die Ihr Käufer kaufen wird. Erfahren Sie, wie Sie Artikel mit Rechnungen verwenden.
Kommentare hinzufügen
Wenn Sie auf der Rechnung Notizen für Ihren Käufer hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Kommentare hinzufügen. Sie können die Textoptionen am unteren Rand des Textfeldes verwenden, um Ihren Text zu formatieren, einen Hyperlink hinzuzufügen oder ein Snippet einzufügen. Sie können in den Rechnungseinstellungen einen Standardkommentar hinzufügen, der auf jeder Rechnung erscheint.
Zahlungseinzug konfigurieren
Wählen Sie im Abschnitt Zahlungseinzug aus, ob Sie eine gespeicherte Zahlungsmethode belasten möchten, ob Sie Online-Zahlungen akzeptieren möchten, ob Zahlungsoptionen für den Käufer verfügbar sein sollen, und ob Rechnungs- und Versandadressinformationen erfasst werden sollen. Einstellungen für Online-Zahlungen werden von Ihren Einstellungen für die Bezahlung nach dem Checkout übernommen.
- Um eine gespeicherte Zahlungsmethode zu belasten, wählen Sie Rechnung mit einer gespeicherten Zahlungsmethode belasten aus. Dadurch wird automatisch die gespeicherte Zahlungsmethode des Käufers belastet.
- Um eine Rechnung zu senden, um den Kunden zur Zahlung aufzufordern, wählen Sie Rechnung senden, um eine Zahlung vom Kunden anzufordern aus.
- Um Online-Zahlungen für die Rechnung zu akzeptieren, aktivieren Sie den Schalter Online-Zahlungen akzeptieren. Wenn der Checkout-Schalter deaktiviert ist, sind die folgenden Optionen nicht verfügbar.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Zahlungsmethoden aus, die Sie akzeptieren möchten (z. B. Kredit- oder Debitkarte oder Zahlung per Bankeinzug wie ACH).
- Um Angaben zur Abrechnungsadresse beim Checkout zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versandadresse für Käufe über Kreditkarte erfassen.
- Um Angaben zur Versandadresse beim Checkout zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versandadresse erfassen. Wenn der Käufer seine Versandinformationen eingibt, kann er nur aus den Ländern auswählen, die Sie in Ihren Zahlungseinstellungen festgelegt haben.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erfassen Sie die Zahlungsdetails Ihres Kunden beim Checkout für zukünftige Belastungen, um die für zukünftige Gebühren verwendete Zahlungsmethode zu speichern.
- Um Kunden die Möglichkeit zu geben, zum Zeitpunkt der Zahlung einen benutzerdefinierten Betrag einzugeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass Ihr Kunde einen geringeren Betrag als die Restschuld zahlt. Wenn Sie eine manuelle oder bereits vorhandene Zahlung als Teilzahlung erfassen möchten, können Sie dies auf der Indexseite für Rechnungen tun. Die individuellen Zahlungsbeträge müssen unter der Gesamtrestschuld liegen.
Bitte beachten:
- Wenn Sie nicht das Payments-Tool von HubSpot oder Stripe als Zahlungsabwickler in Ihrem Account eingerichtet haben, können Sie beim Erfassen manueller Zahlungen Teilzahlungen auf Rechnungen akzeptieren, ohne dass Sie eine spezielle Einstellung aktivieren müssen.
- Wenn eine Teilzahlung auf einer Rechnung geleistet wird, werden Artikel nicht automatisch der Zahlung zugeordnet. Wenn beispielsweise zwei Artikel im Wert von 100 USD in einer Rechnung enthalten sind, beträgt der Gesamtrechnungsbetrag 200 USD. Wenn ein Kunde eine Teilzahlung in Höhe von 100 USD auf den Gesamtrechnungsbetrag leistet, wird die Zahlung nicht mit einem bestimmten Artikel verrechnet.
Erweiterte Einstellungen
Im Abschnitt Erweiterte Einstellungen können Sie die Sprache und das Gebietsschema der Rechnung sowie die URL der Rechnung anpassen. Um auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.
- Standardmäßig ist die für Titel und Labels auf der Seite verwendete Sprache auf Englisch eingestellt. Um diese auf eine andere Sprache zu aktualisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen dann eine Sprache aus.
- Standardmäßig werden das Datums- und Adressformat im Format der Vereinigten Staaten von Amerika angezeigt. Um dieses Format zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gebietsschema und wählen Sie dann ein Gebietsschema aus.
- Um eine benutzerdefinierte Rechnungs-URL mithilfe einer Ihrer verknüpftnen Domains festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Domain und wählen Sie dann eine Domain aus. Sie können auch einen benutzerdefinierten Slug am Ende der URL eingeben, indem Sie einen Wert im Feld Content-Slug eingeben. Unter den URL-Feldern wird eine Vorschau der Rechnungs-URL angezeigt.
- Wenn Sie Steuer-IDs in Ihrem Account eingerichtet haben und diese in die Rechnung aufnehmen möchten, aktivieren Sie die entsprechenden Steuer-ID-Kontrollkästchen.
Speichern und finalisieren
Während der Rechnungserstellung können Sie jederzeit oben links auf Speichern klicken, um die Rechnung als Entwurf zu speichern. Sie können jederzeit zu einem Rechnungsentwurf zurückkehren, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können auch auf Vorschau oben rechts klicken, um zu sehen, wie die Rechnung für den Käufer aussehen wird.
Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu finalisieren, damit Sie sie an den Käufer schicken können:
- Klicken Sie oben rechts auf Finalisieren. Einmal finalisiert, kann eine Rechnung nicht mehr gelöscht werden.
- Überprüfen Sie im Dialogfeld den Haftungsausschluss und klicken Sie dann auf Finalisieren.
Die Rechnung versenden
Nach dem Finalisieren der Rechnung wird ein Dialogfeld mit Optionen für den Versand der Rechnung an Ihren Käufer per E-Mail, über einen Link oder als PDF-Datei angezeigt. Sie können die Eingabeaufforderung schließen, indem Sie auf das X klicken, und sie später senden. Erinnerungs-E-Mails werden über Ihre Rechnungseinstellungen verwaltet.
Rechnung per E-Mail senden
Richten Sie auf der Registerkarte Rechnungs-E-Mail senden Ihre E-Mail-Adresse ein:- Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Versand automatisch einen Datensatz anlegt.
- Um eine E-Mail-Adresse zum CC-Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf CC-Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie die Kontakte aus oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können dem CC-Feld bis zu neun E-Mail-Adressen hinzufügen.
- Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird im Feld Von automatisch die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert wurde, dass Benutzer Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen, auf die sie Zugriff haben, versenden können, können Sie auch eine andere E-Mail-Adresse auswählen.
- Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
- Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten.
Während Sie die Felder aktualisieren, wird rechts neben den Feldern eine Livevorschau angezeigt. So senden Sie die E-Mail:
- Klicken Sie auf Rechnungs-E-Mail senden, um die E-Mail so abzuschicken, wie sie Ihnen in der Vorschau angezeigt wird. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.
- Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte E-Mails in Ihrem CRM erstellen.
Rechnung über einen Link oder eine PDF-Datei versenden
So kopieren Sie einen Link zum Versenden der Rechnung oder laden eine PDF-Datei der Rechnung herunter:
Bitte beachten: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell geschriebenen E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Link kopieren, PDF-Datei herunterladen. Es wird Ihnen dann eine Vorschau der Rechnung auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
- Klicken Sie auf Link kopieren, um einen Link zur Rechnung zu kopieren.
- Klicken Sie auf PDF herunterladen, um eine PDF-Datei der Rechnung herunterzuladen.
- Klicken Sie auf das X-Symbol oder auf Schließen, wenn Sie fertig sind.
Automatisierte Rechnungserstellung
Erstellen und versenden Sie automatisch wiederkehrende Rechnungen mithilfe von Abonnements.
Befolgen Sie diese Schritte, um Kunden automatisch am Rechnungsdatum ihres Abonnements Rechnungen zu senden.
Automatisch aus Zahlungen erstellte Rechnungen über Zahlungslinks, Angebote oder Abonnements anzeigen
Wenn eine Rechnung automatisch aus einer Zahlung über einen Zahlungslink oder ein Angebot erstellt wird, wird die Rechnung der Zahlung zugeordnet.
Sie können die Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen oder die zugeordnete Rechnung vom Zahlungsdatensatz aus selbst anzeigen. Die Rechnung wird nicht automatisch an den Kunden gesendet. Wenn Sie die Rechnung senden möchten, folgen Sie diesen Schritten.