Skapa fakturor

Skapa och hantera fakturor i HubSpot för att effektivisera dina fakturerings- och betalningsprocesser. Generera fakturor, anpassa fakturadetaljer och skicka fakturor till dina kunder. Samla in digitala betalningar via HubSpot payments eller Stripe payment processing, eller spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot.

• Direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost, eller från indexsidan för fakturor.
• Från en publicerad offert för att kopiera informationen i offerten till en ny faktura.
• Automatiskt med hjälp av prenumerationer.
• Automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar eller offerter.

Innan du kommer igång

Innan du skapar fakturor ska du konfigurera HubSpots fakturaverktyg för att konfigurera fakturor för ditt konto. Du kan anpassa prefix, lägga till skatteinformation och konfigurera fakturor för prenumerationer. Läs mer om HubSpots standardfakturaegenskaper.

Förstå kraven

Förstå begränsningar och överväganden

• Det är inte nödvändigt att konfigurera ett betalningshanteringsalternativ för att samla in betalningar. Betalningar kan läggas till manuellt.
• För att acceptera onlinebetalningar måste du konfigurera antingen HubSpot-betalningar (endastStarter, Professional eller Enterprise ) eller Stripe-betalningshantering.
• Valutan för en faktura kan ställas in som valfri valuta som stöds av HubSpot. Läs mer om hur du konfigurerar valutor för ditt konto.
  • Läs mer om vilka valutor du kan samla in betalningar för.
  • För andra valutor kan du registrera manuella betalningar mot fakturan.

Skapa fakturor

Nedan kan du läsa om hur du skapar fakturor från indexsidan för fakturor, direkt från kontakt-, företags- eller affärsposter eller från en publicerad offert. Eller läs mer om automatiserad fakturaskapande.

Skapa en faktura från indexsidan

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på Skapa uppe till höger.
3. Välj Skapa engångsfaktura eller Skapa återkommande fakturor.
4. Konfigurera din faktura.

Skapa en faktura från en kontakt-, företags- eller avtalspost

Skapa fakturor från poster för att automatiskt associera den skapade fakturan till posten. Om du t.ex. skapar en faktura från en företagspost kommer fakturan automatiskt att kopplas till företaget.

1. Navigera till dina poster:
   • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   • Företag:
   • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
   • Biljetter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
2. Klicka på namnet på posten.
   • Kontakter och företag: i höger sidofält, i avsnittet Fakturor, klicka på Lägg till och välj sedan Skapa faktura.
     
     
     

     Observera: Om inställningen för associering av faktureringskontakt är aktiverad och du har valt ett företag med en associerad faktureringskontakt kommer faktureringskontakten automatiskt att läggas till på fakturan.

   • Deals: Klicka på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och välj sedan något av följande:
     
     • Konvertera avtal till prenumeration: konvertera avtalet till en prenumeration. När du konfigurerar prenumerationen kan du ange att fakturor ska genereras automatiskt på varje prenumerationsdatum.
     • Konvertera avtal till faktura : skapa en faktura med hjälp av informationen i avtalet, inklusive tillhörande rader. Om erbjudandet har återkommande poster visas alternativet Konvertera erbjudandet till prenumeration. Läs mer om prenumerationer.
     • Skapa en tom faktura: skapa en ny faktura från början.
     • Lägg till befintlig faktura: välj en befintlig faktura som ska kopplas till avtalet.
       
       
       
     • Du kan också skapa en faktura från artikelredigeraren för en affär.
   • Biljetter: Klicka på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och välj sedan:
     • Skapa faktura: skapa en ny faktura.
     • Lägg till befintlig faktura: välj en befintlig faktura som ska kopplas till ärendet.
       
3. Konfigurera din faktura.

Skapa en faktura från en publicerad offert

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Konvertera till faktura.Konvertera till prenumeration visas istället för Konvertera till faktura för offerter med återkommande poster.

Den kontakt som är kopplad till fakturan är den som senast var kopplad till företagsposten.

Observera: När du skapar en faktura används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar sekventiellt för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Uppdatera prefixet och startnumret för fakturor i dina inställningar.

Konfigurera din faktura

När du har skapat din faktura ska du konfigurera och anpassa fakturan för din köpare. Du kan anpassa fakturan med hjälp av en förinställning eller genom att anpassa kontakt och företag, fakturadatum, villkor och förfallodatum, rader, betalningsmetoder, ytterligare kommentarer med mera.

Välj din förinställning

Om du har ställt in alternativa förinställningar till fakturans standardförinställning kan du välja vilken förinställning som ska användas för fakturan:

1. Klicka på namnet på förinställningen uppe till höger.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Förinställning och välj din förinställning.
3. Klicka på Tillämpa.

Konfigurera fakturafakturering

I avsnittet Fakturera till i fakturaredigeraren kan du ställa in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

För att associera fakturan med en kontakt:

1. Klicka på Lägg till kontakt.
2. I den högra panelen söker du efter och väljer en kontakt för att lägga till den på fakturan. Ellerklicka på fliken Skapa ny för att skapa en ny kontaktpost som ska användas på fakturan. Ange kontaktinformationen och klicka på Skapa.
3. Om du vill redigera kontaktens uppgifter håller du muspekaren över kontakten och klickar på redigeringsikonen edit. Uppdatera kontaktinformationen i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar kontaktuppgifterna uppdateras kontaktposten i CRM.
4. Om du vill ersätta kontakten klickar du på ikonen replace replace. Välj en ny kontakt i den högra panelen.

Vid skapandet kan varje faktura associeras med en kontakt. När du har skapat en ny kontakt kan du lägga till ytterligare kontakter med hjälp av associationerna i den högra sidofältet.

För att associera fakturan med ett företag:

Observera: Om inställningen för associering av faktureringskontakt är aktiverad och du har valt ett företag med en associerad faktureringskontakt läggs faktureringskontakten automatiskt till på fakturan.

1. Klicka på Lägg till företag.
2. I den högra panelen kan du söka efter och klicka på ett företag för att lägga till det på fakturan.Du kan också klicka på fliken Skapa nytt för att skapa en ny företagspost som ska användas på fakturan. Ange företagsinformationen och klicka på Skapa.
3. Om du vill redigera företagets uppgifter håller du muspekaren över företaget och klickar på redigeringsikonen edit. Uppdatera företagsinformationen i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar företaget uppdateras företagsposten i CRM.
4. Om du vill ersätta företaget klickar du på ikonen replace replace. Välj det nya företaget i den högra panelen.
5. Om du vill ta bort företaget från fakturan klickar du på ikonen delete delete.
6. Vidskapandet kan varje faktura associeras med ett företag. När fakturan har skapats kan du lägga till ytterligare företag med hjälp av associationerna i den högra sidofältet.
7. Så här lägger du till enfaktureringsadress påfakturan:
   • Om du har valt ett företag markerar du kryssrutan Samma som företagsadressen för att använda samma adress som i företagsposten.
   • Om du vill lägga till en annan adress än företagspostens adress klickar du på Redigera under Faktureringsadress.
   • Ange adressuppgifterna i den högra panelen.
   • Klicka på Apply.
8. Så här lägger du till en leveransadress på fakturan:
   • Om du har valt ett företag markerar du kryssrutan Same as company address för att använda samma adress som i företagsposten.
   • Om du vill lägga till en annan adress än företagspostens adress klickar du på add Lägg till leveransadress.
   • Ange adressuppgifterna i den högra panelen.
   • Klicka på Save (Spara).
   • Om du vill redigera leveransadressen klickar du på Edit.
   • Om du vill ta bort leveransadressen klickar du på Delete.
9. Fakturadatumet är som standard inställt på innevarande dag. Så här ändrar du fakturadatumet:
   • Klicka på fältet Fakturadatum.
   • Använd datumväljaren för att välja ett nytt datum.
10. Fakturans betalningsvillkor kommer att ställas in baserat på standardbetalningsvillkoren för nettobetalning i inställningarna. För att välja andra betalningsvillkor:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor uppe till höger och välj en betalningsvillkor.
    • Fältet Förfallodatum uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda termen. Om inställningen för att skicka ut automatiska påminnelser har aktiverats kommer e-postmeddelandena att skickas baserat på detta datum.
11. Eventuella anpassade egenskaper som har konfigurerats i fakturainställningarna visas uppe till höger, under Nästa fakturanummer. Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats kan du göra ändringar i dem när du skapar fakturan.

Lägga till radposter

I avsnittet Radartiklar lägger du till de artiklar som köparen ska köpa. Läs mer om hur du använder rader med fakturor.

Lägg till skatter

Du kan lägga till skatter på olika sätt, beroende på dina krav:

1. Automatisera skatteberäkningar (BETA): beräkna skatter automatiskt baserat på fakturans adress.
2. Lägg tillskatter på enskilda rader: lägg till rader med skatter från ditt skattebibliotek.
3. Lägg till en engångsskatt på fakturan: lägg till en engångsskatt på hela fakturan.

Du kan även inkludera skatte-ID:n i fakturan.

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till anteckningar för köparen på fakturan kan du göra det i fältet Comments (Kommentarer ). Du kan t.ex. lägga till betalningsvillkor, juridisk information eller annan viktig information. Om du accepterar betalningar online kan du också lägga till policyer som visas på kassasidan.

Använd textalternativen längst ner i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag (du kan använda utdrag för att skapa textstycken. Om du till exempel regelbundet använder samma villkor på en faktura kan du skapa det som ett utdrag som du använder varje gång du lägger till kommentarer till en faktura).

Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.

Konfigurera betalningssamling

I avsnittet Payment collection väljer du om du vill debitera en lagrad betalningsmetod, acceptera onlinebetalningar, ange vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och välja om du vill samla in fakturerings- och leveransadressinformation. Inställningar för onlinebetalningar ärvs från dina inställningar för betalningskassa.

1. Om du vill debitera en lagrad betalningsmetod väljer du Debitera fakturan med en lagrad betalningsmetod. Detta innebär att köparen automatiskt debiteras med sin lagrade betalningsmetod.
2. Om du vill skicka en faktura för att begära betalning från köparen väljer du Skicka faktura för att begära betalning från kunden.
   • Om du vill acceptera onlinebetalningar för fakturan slår du på knappen Acceptera onlinebetalningar. Om alternativet Acceptera onlinebetalningar är avaktiverat kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
   • Markera kryssrutorna bredvid de betalningsformer som du vill acceptera (t.ex. kredit- eller betalkort och bankdebiteringar, t.ex. ACH).
   • Om du vill samla in information om faktureringsadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
   • Om du vill samla in information om leveransadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan han eller hon bara välja bland de länder som du har angett i betalningsinställningarna.
   • Markera kryssrutan Samla in kundens betalningsuppgifter i kassan för framtida debiteringar för att lagra den betalningsmetod som används för framtida debiteringar.
   • Om du vill att kunden ska kunna ange ett anpassat belopp vid betalningstillfället markerar du kryssrutan Tillåt kunden att betala ett belopp som är lägre än skuldsumman . Om du vill registrera en manuell eller befintlig betalning som en delbetalning kan du göra det på indexsidan för fakturor. Anpassade betalningsbelopp måste vara mindre än det totala förfallna beloppet.

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt de avancerade inställningarna.

1. Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Språk och väljer sedan ett språk. Titlar, etiketter, fakturavaluta och momsavisering visas på det valda språket. Du kan stänga av fakturavaluta och momsavisering i fakturainställningarna.
2. Som standard används USA-format för datum- och adressformat. Om du vill uppdatera detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
3. Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i fältet Content slug . En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.

4. Om du har konfigurerat skatte-ID:n i ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för respektive skatte-ID.

Spara och skapa

1. När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till ett utkast för att redigera eller ta bort det.
2. Klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen. Fakturan kommer automatiskt att använda den logotyp och de färger som du har angett i dina varumärkesinställningar.
3. Om du är redo attslutföra fakturan klickar du påSkapa.

Skicka fakturan

När du har skapat fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post eller via en länk eller PDF. Du kan stänga prompten genom att klicka på X och skicka den senare. Påminnelser via e-post hanteras via dina fakturainställningar.

Skicka fakturan via e-post

1. Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här adressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost efter sändning.
2. För att lägga till en e-postadress i Cc-fältet klickar du på Lägg till Cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
3. Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen . Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts , men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
   • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive teamets delade inkorgar, kan du hantera uppföljningen i HubSpots konversationsinkorg.
4. Klicka på Generera för att generera e-postmeddelandet automatiskt med hjälp av Breeze , HubSpots AI.
5. När du uppdaterar fälten visas en live-förhandsgranskning i den högra panelen.
6. För att skicka e-postmeddelandet klickar du på Skicka fakturamail. Köparen kommer då att få ett e-postmeddelande med fakturadetaljerna. E-postmeddelandet innehåller en länk för att visa fakturan i webbläsaren samt en PDF-version av fakturan som bilaga.
7. Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa ett anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att kopiera en länk eller ladda ner en PDF-version av fakturan:

Observera: om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Senaste sändningsdatum. Läs mer om fakturaegenskaper.

1. Klicka på länken Kopiera, fliken Hämta PDF. En förhandsgranskning av fakturan visas till höger.
2. Klicka på Kopiera länk för att kopiera fakturalänken.
3. Klicka på Ladda ner PDF för att ladda ner en PDF-version av fakturan.
4. Klicka på X uppe till höger eller på Stäng nere till vänster när du är klar.

Automatiserat skapande av fakturor

Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av prenumerationer

Du kan skicka fakturor till kunder på deras abonnemangs faktureringsdatum.

Visa fakturor som skapats automatiskt från betalningar via betalningslänkar, offerter eller prenumerationer

När en faktura skapas automatiskt från en betalning på en betalningslänk eller offert, kommer fakturan att kopplas till betalningen.

Du kan visa fakturorna från indexsidan för fakturor, eller så kan du visa den associerade fakturan från själva betalningsposten. Fakturan skickas inte automatiskt till köparen. Läs mer om hur du skickar skapade fakturor.

Nästa steg

Läs mer om hur du hanterar skapade fakturor.