Skapa fakturor

Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via Stripe-betalningsbehandling eller HubSpot-betalningar, eller för att spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot. Superadmins och användare med behörighet till objektet Fakt ura kan skapa en faktura:

1. Direkt från ett kontaktregister, företags-, affärs- eller offertregister eller från Fakturapostens indexsida.
2. Från en publicerad offert, för att kopiera offertens uppgifter till en ny faktura.
3. Automatiskt med hjälp av Prenumerationer.
4. Automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar eller offerter.

Innan du sätter igång

Använd den här installationsguiden för att gå igenom hur du konfigurerar fakturor för ditt konto, inklusive hur du anpassar prefix, lägger till skatteinformation och konfigurerar fakturor för prenumerationer. Du kan också göra en granskning av HubSpots standard egenskaper för fakturor.

Förstå begränsningar och överväganden

1. Du kan skapa och slutföra fakturor utan att konfigurera en betalningsbehandlare och fortsätta att manuellt samla in betalningar.
2. Om du vill acceptera onlinebetalningar måste du konfigurera antingen Stripe-betalningsbehandling (tillgänglig för alla Prenumerationer) eller HubSpot-betalningar (endastStarter, Professional eller Enterprise ).
3. Valutan för en faktura kan ställas in som valfri valuta som stöds av HubSpot. Läs mer om hur du ställer in valutor för ditt konto.
   • Om du använder HubSpot-betalningar kan du skapa fakturor i valfri valuta, men du kan bara acceptera betalningar online i USD. För andra valutor kan du registrera manuella betalningar mot fakturan.
   • Om du använder Stripe som betalningsbehandlare kan du skapa fakturor i valfri valuta, men du kan bara acceptera onlinebetalningar i de valutor som listas här. För andra valutor kan du registrera manuella betalningar mot fakturan.

Skapa fakturor manuellt

Använd metoderna nedan för att skapa en faktura manuellt.

Skapa en faktura från indexsidan

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på Skapa faktura uppe till höger.

Skapa en faktura från ett kontakt-, företags- eller Affärsregister

1. Navigera till dina register:
   • Kontakt I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
   • Affärer: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Klicka på namnet på registret.
   • För kontakter och företag klickar du på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och väljer sedan Skapa faktura.

3. • För affärer klickar du på Lägg till i avsnittet Fakturor i den högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
     
     • Konvertera affär till faktura: skapa en faktura med hjälp av affärens information, inklusive tillhörande radobjekt. Om affären har återkommande radobjekt är alternativet som visas Konvertera affär till prenumeration. Läs mer om Prenumerationer.
     • Skapa en tom faktura: skapa en ny faktura från början.
     • Lägg till befintlig faktura: välj en befintlig faktura som ska associeras med affären.

4. • • Du kan också skapa en faktura från radobjektsredigeraren för en affär.

Skapa en faktura från en publicerad offert

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka på Åtgärder och välj sedan Konvertera till faktura. Detta kommer att skapa en ny faktura med hjälp av informationen i offerten. Om offerten har återkommande radobjekt är alternativet som visas Konvertera till prenumeration. Läs mer om prenumerationer.

Kontakten som är kopplad till fakturan kommer att vara den senaste kontakten som är kopplad till företaget som är kopplat till fakturan.

Observera att när en faktura skapas används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar i följd för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för fakturor i dina inställningar.

Välj din förinställning

Om du är registrerad i HubSpot-betalningar, eller har anslutit ditt Stripe-konto för betalningsbehandling, och har ställt in alternativa förinställningar till standardfakturans förinställning, kan du välja vilken förinställning som fakturan ska använda:

1. Klicka på namnet på förinställningen uppe till höger.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Förinställning och välj din förinställning.
3. Klicka på Apply.

Ställ in fakturering av fakturor

När du har skapat din faktura kan du i avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställa in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

För att associera fakturan med en kontakt:

1. Klicka på Lägg till kontakt.
2. I den högra panelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
3. Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga Associationsetiketter.
4. Klicka på Spara.

Under skapandet kan varje faktura associeras med en kontakt. När du har skapat en faktura kan du lägga till ytterligare kontakter med hjälp av Associations i höger sidofält.

1. Klicka på Lägg till företag.
2. I den högra panelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
3. Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga Associationsetiketter.
4. Klicka på Spara.

Vid skapandet kan varje faktura associeras med ett företag. När du har skapat fakturan kan du lägga till ytterligare företag med hjälp av associationerna i höger sidofält.

Observera: om inställningen för faktureringskontaktens association är aktiverad och du har valt ett företag med en tillhörande faktureringskontakt, kommer faktureringskontakten automatiskt att läggas till på fakturan.

För att lägga till en faktureringsadress i fakturan:

1. Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
2. Ange adressinformationen i den högra panelen.
3. Klicka på Apply.

1. Klicka på add Lägg till leveransadress.
2. Ange adressuppgifterna i den högra panelen.
3. Klicka på Spara.
4. Som standard är datumet för fakturan inställt på innevarande dag. För att uppdatera det:
   • Klicka på fältet Datum för faktura
   • Använd datumväljaren för att välja ett nytt datum.
5. Fakturans betalningsvillkor kommer att ställas in baserat på standardvillkoren för nettobetalningar i inställningarna. För attvälja andra villkor för betalning:
   • Klicka på rullgardinsmenynBetalning.
   • Välj en betalning. Fältet Förfallodag uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda termen. Om inställningen för att skicka ut automatiska påminnelser har aktiverats kommer e-postmeddelandena att skickas baserat på detta datum.
6. Eventuella egna egenskaper som har konfigurerats i inställningarna för fakturan visas på höger sida under Förfallodatum . Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats kan du göra ändringar i dem när du skapar fakturan.

Lägg till radobjekt

I avsnittet Radobjekt lägger du till de artiklar som din köpare ska köpa. Läs mer om hur du använder radobjekt i fakturor.

Lägg till skatt

Du kan lägga till skatter på olika sätt, beroende på dina krav:

1. Automatisera skatteberäkningar (BETA): beräkna automatiskt skatter baserat på adressen till fakturan.
2. Läggtill skatter på enskilda radobjekt : lägg till radobjektsbaserade skatter från ditt skattebibliotek.
3. Lägg till en engångsskatt på fakturan: lägg till en engångsskatt på hela fakturan.

Du kan också inkludera skatteregistreringsnummer i din faktura.

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till några anteckningar för din köpare på fakturan kan du lägga till dem i fältet Comments. Du kan t.ex. lägga till villkor för betalning, juridisk information eller annan viktig information i kommentarerna. Om du accepterar betalningar online kan du också lägga till policyer som visas på Kassasidan.

Använd textalternativen längst ner i textfältet för att formatera texten, lägga till en hyperlänk eller infoga ett avsnitt (du kan använda avsnitt för att skapa textstycken. Om du till exempel regelbundet använder samma villkor på en faktura kan du skapa ett avsnitt som du kan använda varje gång).

Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.

Konfigurera insamling av betalningar

I avsnittet Betalning väljer du om du vill debitera en lagrad betalningsmetod, acceptera onlinebetalningar, ställa in vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och välja om du vill samla in fakturerings- och leveransadressinformation. Inställningar för onlinebetalningar ärvs från dina inställningar för utcheckning av betalningar.

1. Om du vill debitera en lagrad betalningsmetod väljer du alternativet Debitera faktura med en lagrad betalningsmetod. Detta innebär att köparen automatiskt debiteras med sin lagrade betalningsmetod.

2. Om du vill skicka en faktura för att begära betalning från kunden väljer du Skicka faktura för att begära betalning från kunden.
   • Om du vill acceptera betalningar online för fakturan, växlar du till Acceptera betalningar online. Om utcheckningen är avaktiverad kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
   • Markera kryssrutorna bredvid de formulär för betalning som du vill acceptera (t.ex. kredit- eller betalkort eller bankdebitering, som ACH).
   • Om du vill samla in information om faktureringsadress vid utcheckningen markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
   • Om du vill samla in information om leveransadress vid utcheckningen markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan han eller hon bara välja bland de länder som du har angett i inställningarna för betalning.
   • Markera kryssrutan Samla in kundens betalningsuppgifter vid utcheckningen för framtida debiteringar för att lagra den betalningsmetod som används för framtida debiteringar.
   • Om du vill att kunden ska kunna ange en anpassad summa vid betalningen markerar du kryssrutan Tillåt kunden att betala en summa som är lägre än skuldsumman . Om du vill registrera en manuell eller befintlig betalning som en delbetalning kan du göra detta från fakturans indexsida. Summan för den anpassade betalningen måste vara mindre än det totala förfallna beloppet.

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt de avancerade inställningarna.

1. Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Language och väljer sedan ett språk. Titlar, etiketter och fakturans valuta och moms visas på det valda språket. Du kan stänga av fakturans valuta- och momsavisering i inställningarna för fakturan.
2. Som standard används USA-format för datum- och adressformat. Om du vill uppdatera detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
3. Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett fält för Content slug. En förhandsgranskning av URL:en till fakturan visas under URL-fälten.

4. Om du har skatte-ID:n på ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för motsvarande skatte-ID.

Spara och slutföra

När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till en utkastad faktura för att redigera eller ta bort den. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen. Fakturan kommer automatiskt att använda den logotyp och de färger som du har angett i inställningarna för varumärkesprofilering.

Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:

1. Klicka på Slutför uppe till höger. När fakturan är färdigbehandlad kan den inte raderas.

2. I dialogrutan gör du en granskning av ansvarsfriskrivningen och klickar sedan på Slutför.

Skicka fakturan

När du har slutfört fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post eller via en länk eller PDF. Du kan stänga prompten genom att klicka på X och skicka den senare. Påminnelser via e-post hanteras via inställningarna för fakturan.

Skicka fakturan via e-post

1. Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är associerad med fakturan. För att ändra denna adress klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa ett kontaktregister för dem efter sändning.
2. Om du vill lägga till en e-postadress i fältet CC klickar du på Lägg till cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i fältet CC.
3. Om en standard-e-postadress har ställts in i inställningarna för fakturan fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen. Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.

• • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida utskick av fakturor, men den kan ändras före varje utskick.
  • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade inkorgar för teamets e-post, kan du hantera följare i HubSpots inkorg för samtal.

När du uppdaterar fälten visas en förhandsgranskning i den högra panelen. Så här skickar du e-postmeddelandet:

4. Klicka på Skicka faktura för att skicka e-postmeddelandet som visas. Köparen får då ett e-postmeddelande med fakturauppgifter och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
5. Om du istället manuellt vill komponera ett e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa ett anpassat e-postmeddelande i CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att kopiera en länk för att skicka fakturan eller ladda ner en PDF av fakturan:

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sändning. Läs mer om egenskaper för fakturor.

1. Klicka på länken Kopiera, fliken Hämta PDF. En förhandsgranskning av fakturan visas i fönstrets högra del.
2. Klicka på Kopiera länk för att kopiera en länk till fakturan.
3. Klicka på Ladda ner PDF för att ladda ner en PDF av fakturan.
4. Klicka på X eller Stäng när du är klar.

Automatiserat skapande av fakturor

Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av Prenumerationer

Följ dessa steg för att automatiskt skicka fakturor till kunder på deras prenumerations faktureringsdatum.

Visa fakturor som skapats automatiskt från betalningar via betalningslänkar, offerter eller prenumerationer

När en faktura skapas automatiskt från en betalning på en Betalningslänk eller offert, kommer fakturan att associeras till betalningen.

Du kan visa fakturorna från Fakturapostens indexsida, eller så kan du visa den tillhörande fakturan från själva Betalningsregistret. Fakturan skickas inte automatiskt till kunden. Om du vill skicka fakturan följer du dessa steg.

Nästa steg

Lär dig hur du hanterar skapade fakturor.