Skapa fakturor

Skapa och hantera fakturor i HubSpot för att samla effektivisera dina fakturerings- och betalningsprocesser. Skapa fakturor, anpassa fakturadetaljerna och skicka fakturor till dina kunder. Samla in digitala betalningar genom HubSpot-betalningar eller Stripe-betalningsbehandling, eller spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot.

• Direkt från ett kontakt-, företags-, affärs- eller offertregister eller från fakturapostens indexsida.
• Från en publicerad offert, för att kopiera offertens uppgifter till en ny faktura.
• Automatisk användning av prenumerationer.
• Automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar eller offerter.

Innan du sätter igång

Innan du skapar fakturor ska du konfigurera HubSpots fakturaverktyg för att konfigurera fakturor för ditt konto. Du kan anpassa prefix, lägga till skatteinformation och skapa fakturor för Prenumerationer. Läs mer om HubSpots standardmässiga egenskaper för fakturor.

Förstå kraven

Förstå begränsningar och överväganden

• Det är inte nödvändigt att konfigurera ett betalningshanteringsalternativ för att samla in betalningar. Betalningar kan läggas till manuellt.
• För att acceptera onlinebetalningar måste du ställa in antingen HubSpot-betalningar (endastStarter, Professional eller Enterprise ) eller Stripe-betalningsbehandling.
• Valutan för en faktura kan ställas in som valfri valuta som stöds av HubSpot. Läs mer om hur du ställer in valutor för ditt konto. 
  • Läs mer om vilka valutor du kan ta emot betalningar för.
  • För andra valutor kan du registrera manuella betalningar mot fakturan.

Skapa fakturor

Nedan beskrivs hur du skapar fakturor från Fakturapostens indexsida, direkt från kontaktregister, företagsregister eller Affärsregister eller från en publicerad offert. Eller läs mer om hur du skapar fakturor automatiskt.

Skapa en faktura från indexsidan

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på Skapa uppe till höger.
3. Välj Skapa engångsfaktura eller Skapa återkommande fakturor .
4. Konfigurera din faktura.

Skapa en faktura från ett kontakt-, företags- eller Affärsregister

Skapa fakturor från register för att automatiskt associera den skapade fakturan till registret. Om du t.ex. skapar en faktura från ett Företagsregister kommer fakturan automatiskt att associeras till företaget. 

1. Navigera till dina register:
   • Kontakt: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   • Företag : I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
   • Affärer : I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
   • Supportärenden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
2. Klicka på namnet på registret.
   • Kontakter och företag: Klicka på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och välj sedan Skapa faktura.
     
     
     

     Observera: om inställningen för faktureringskontaktens association är aktiverad och du har valt ett företag med en tillhörande faktureringskontakt, kommer faktureringskontakten automatiskt att läggas till på fakturan.

   • Affärer: I den högra sidofältet, i avsnittet Fakturor , klickar du på Lägg till och väljer sedan något av följande:
     
     • Konvertera affär till prenumeration: konver tera affären till en prenumeration. När du konfigurerar prenumerationen kan du ställa in att fakturor ska genereras automatiskt på varje prenumerationsdatum.
     • Konvertera affär till faktura: skapa en faktura med hjälp av informationen i affären, inklusive tillhörande radobjekt. Om affären har återkommande radobjekt är det alternativ som visas Konvertera affär till prenumeration. Läs mer om Prenumerationer.
     • Skapa tom faktura: skapa en ny faktura från början.
     • Add existing invoice: välj en befintlig faktura som ska associeras med affären.
       
       
     • Du kan också skapa en faktura från radobjektsredigeraren för en affär.
   • Supportärenden: Klicka på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och välj sedan:
     • Skapa faktura: skapa en ny faktura.
     • Add existing invoice: välj en befintlig faktura som ska associeras med supportärendet.
3. Konfigurera din faktura.

Skapa en faktura från en publicerad offert

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Konvertera till faktura. Konvertera till en prenumeration visas istället för Konvertera till faktura för offerter med återkommande radobjekt.

Den kontakt som är kopplad till fakturan är den som senast var associerad med Företagsregistret.

Observera: När du skapar en faktura används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar i följd för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Uppdatera prefix och startnummer för fakturor i dina inställningar.

Konfigurera din faktura

När du har skapat din faktura kan du konfigurera och anpassa fakturan för din köpare. Du kan anpassa fakturan med hjälp av en förinställning eller genom att anpassa kontakt och företag, fakturadatum, villkor och förfallodagar, radobjekt, betalningsmetoder, ytterligare kommentarer med mera.

Välj din förinställning

Om du har ställt in alternativa förinställningar till standardförinställningen för fakturan kan du välja vilken förinställning som ska användas för fakturan:

1. Klicka på namnet på förinställningen uppe till höger.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Förinställning och välj din förinställning.
3. Klicka på Apply.

Ställ in fakturering av fakturor

I avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställer du in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

För att associera fakturan med en kontakt:

1. Klicka på Lägg till kontakt.
2. I den högra panelen söker du efter och väljer en kontakt för att lägga till den i fakturan. Du kan också klicka på fliken Skapa ny för att skapa ett nytt kontaktregister som ska användas på fakturan. Ange kontaktens uppgifter och klicka på Skapa.
3. Om du vill redigera kontaktuppgifterna håller du muspekaren över kontakten och klickar på edit redigera-ikonen. Uppdatera kontaktuppgifterna i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar kontaktuppgifterna uppdateras kontaktregistret i CRM.
4. Om du vill ersätta kontakten klickar du på replace ikonen Ersätt. Välj en ny kontakt i den högra panelen.

Vid skapandet kan varje faktura associeras med en kontakt. När du har skapat den kan du lägga till ytterligare kontakter med hjälp av associationerna i den högra sidofältet.

För att associera fakturan med ett företag:

Observera: om inställningen för faktureringskontaktens association är aktiverad och du har valt ett företag med en tillhörande faktureringskontakt, kommer faktureringskontakten automatiskt att läggas till på fakturan.

1. Klicka på Lägg till företag.
2. I den högra panelen söker du efter och klickar på ett företag för att lägga till det i fakturan. Eller klicka på fliken Skapa ny för att skapa ett nytt företagsregister som ska användas på fakturan. Ange uppgifter om företaget och klicka på Skapa.
3. För att redigera uppgifter om företaget, håll muspekaren över företaget och klicka på edit redigera-ikonen. Uppdatera informationen om företaget i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar företaget uppdateras Företagsregistret i CRM.
4. Om du vill ersätta företaget klickar du på replace ikonen Ersätt. Välj företag i den högra panelen.
5. Om du vill ta bort företaget från fakturan klickar du på ikonen delete ikonen för borttagning .
6. Vid skapandet kan varje faktura associeras med ett företag. När du har skapat ett företag kan du lägga till ytterligare företag med hjälp av associationerna i höger sidofält.
7. För att lägga till en faktureringsadress i fakturan:
   • Om du har valt ett företag markerar du kryssrutan Samma som företagsadressen om du vill använda samma adress som i företagsregistret.
   • Om du vill lägga till en annan adress klickar du på Redigera under Faktureringsadress.
   • I den högra panelen anger du adressuppgifterna.
   • Klicka på Apply.
8. För att lägga till en leveransadress i fakturan:
   • Om du har valt ett företag markerar du kryssrutan Samma som företagsadressen om du vill använda samma adress som i företagsregistret.
   • Om du vill lägga till en annan adress klickar du på add Lägg till leveransadress.
   • I den högra panelen anger du adressuppgifterna.
   • Klicka på Spara.
   • Om du vill redigera leveransadressen klickar du på Edit.
   • Om du vill ta bort leveransadressen klickar du på Delete.
9. Som standard kommer datumet för fakturan att sättas till innevarande dag. För att ändra datum för fakturan:
   • Klicka på fältet Datum för Faktura .
   • Klicka på datumväljaren och välj ett datum.
10. Fakturans villkor för betalning kommer att ställas in baserat på standardvillkoren för nettobetalning i inställningarna. För att välja olika villkor för betalning:
    • Uppe till höger klickar du på rullgardinsmenyn Betalning och väljer en betalningsvillkor.
    • Fältet för förfallodag uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda terminen. Om inställningen för att skicka ut automatiska påminnelser har aktiverats kommer e-postmeddelandena att skickas baserat på detta datum.
11. Eventuella egna egenskaper som har konfigurerats i fakturans inställningar visas till höger, under Nästa fakturanummer. Ange värdena för de anpassade egenskaperna. Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats:
    1. Klicka på add Lägg till anpassat fält. Välj befintliga anpassade egenskaper för fakturor från listan, sök efter den anpassade egenskap du vill använda, eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap externalLink för att skapaen ny anpassad egenskap för fakturan.
    2. Klicka på ikonen delete radera ikonen bredvid en egenskap för att ta bort den från fakturan.
       
       

Lägg till radobjekt

I avsnittet Radobjekt i redigeraren för fakturor kan du lägga till radobjekt och inkludera rabatter, skatter och avgifter. Läs mer om radobjekt och hur de används i HubSpot.

För att lägga till radobjekt:

1. Klicka på rullgardinsmenyn Valuta och välj en valuta. Läs mer om valutor som stöds.
   
   
2. Klicka på Lägg till radobjekt ovanför tabellen med radobjekt uppe till höger och välj sedan något av följande:
   • Välj från produktbibliotek: lägg till ett radobjekt baserat på en produkt i ditt produktbibliotek, inklusive radobjekt som skapats med Shopify integration.
     • I den högra panelen kan du söka efter produktnamn, produktbeskrivning eller SKU. Klicka på advancedFilters Avancerade filter för att förfina din sökning.
     • Markera kryssrutorna bredvid de produkter du vill lägga till och klicka sedan på Lägg till. Om du lägger till en produkt med en återkommande faktureringsfrekvens till en engångsfaktura uppdateras faktureringsfrekvensen till Engång. Produkterna i ditt produktbibliotek kommer inte att påverkas.
   • Skapa anpassade radobjekt: om du har behörighetenSkapa anpassade radobjekt skapar detta alternativ ett nytt anpassat radobjekt som är unikt för denna faktura.
     • I den högra panelen, under Information om radobjekt, anger du detaljerna för radobjektet. 
     • Om du vill ändra faktureringsfrekvensen klickar du på rullgardinsmenyn Faktureringsfrekvens under Fakturering och väljer ett värde. Om du skapar en engångsfaktura kommer detta alternativ inte att vara tillgängligt.
     • Om du vill lägga till en rabatt klickar du på rullgardinsmenyn under Justeringar och skatt, väljer % eller [valuta] och anger summan för rabatten. Läs mer om enhetsrabatter.
       
       
     • Om du har ställt in skattesatser i ditt skattebibliotek klickar du på rullgardinsmenyn Skattesats och väljer en skattesats.
     • Under Pris väljer du prismodell och anger enhetspris, antal och enhetskostnad.
     • Klicka på Spara radobjekt i produktbiblioteket för att lägga till det anpassade radobjektet i ditt produktbibliotek. Läs mer om hur du lägger till produkter i ditt produktbibliotek.
     • Klicka på Spara, eller Spara och lägg till en annan.
       
       
3. Om du vill redigera, klona eller ta bort ett radobjekt håller du muspekaren över produkten, klickar på Åtgärder och väljer sedan ett alternativ:
   • Redigera: redigera radobjektet endast för den här fakturan. Biblioteket med produkter påverkas inte. Du kan också redigera detaljer för enskilda radobjekt i varje kolumn, t.ex. enhetspris, antal eller enhetsrabatt. Skriv in det uppdaterade värdet i motsvarande kolumn. Läs mer om enhetsrabatter.
     
     
   • Radera: radera radobjektet från fakturan.
   • Klona: skapa ett nytt radobjekt med samma detaljer.
4. För att ändra ordningen på radobjekten klickar du på och drar ett radobjekt med hjälp av dragHandle draghandtaget.

Lägga till rabatter och avgifter på en faktura

I avsnittet Sammanfattning kan du lägga till engångsrabatter, avgifter och skatter till fakturans delsumma. Om du skapar återkommande fakturor är dessa alternativ inte tillgängliga. För att lägga till skatter, läs mer om de olika skatter du kan lägga till.

1. Om du vill lägga till en engångsskatt, avgift eller rabatt klickar du på + Lägg till rabatt, avgift eller skatt och väljer sedan ett alternativ.
2. Ange ett namn för rabatten, avgiften eller skatten och ett värde i textfältet. Skatte-, avgifts- eller rabattvärdet kan baseras på en specifik summa i valuta eller en procentsats (%) av totalsumman.
3. För att ta bort en rabatt, avgift eller skatt, håll muspekaren över och klicka på delete raderingsikonen till höger om den.
   

Lägg till skatt

Du kan lägga till skatter på flera olika sätt:

1. Automatisera skatteberäkningar (BETA): beräkna automatiskt skatter baserat på fakturans adress.
2. Lägg till skatter på enskilda radobjekt: lägg till skatter från ditt skattebibliotek på radobjekt.
3. Lägg till en engångsskatt på fakturan: lägg till en engångsskatt på hela fakturan.

Du kan också inkludera skatte-ID i dina fakturor.

Lägg till en kreditnota (BETA)

Lär dig hur du lägger till en kreditnota till en faktura för att justera saldot med en kredit. Läs mer om hur du skapar och hanterar kreditfakturor.

Granskning av sammanfattningen av en faktura

När du har lagt till radobjekten kan du granska delsumman, inklusive eventuella rabatter, avgifter, skatter och kreditnotor, i avsnittet Sammanfattning .

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till några anteckningar för din köpare på fakturan kan du lägga till dem i fältet Kommentarer. Du kan t.ex. lägga till villkor för betalning, juridisk information eller annan viktig information. Om du accepterar betalningar online kan du också lägga till policyer som visas på kassasidan.

Använd textalternativen längst ned i textfältet för att formatera texten, lägga till en hyperlänk eller infoga ett avsnitt (du kan använda avsnitt för att skapa textstycken. Om du till exempel regelbundet använder samma villkor på en faktura kan du skapa det som ett avsnitt som du använder varje gång du lägger till kommentarer på en faktura).

Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.

Konfigurera insamling av betalningar

I avsnittet Betalning väljer du om du vill debitera en lagrad betalningsmetod, acceptera onlinebetalningar, ange vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och välja om du vill samla in fakturerings- och leveransadressinformation. Inställningar för betalning online ärvs från inställningarna för utcheckning av betalning.

1. Om du vill debitera en lagrad betalningsmetod väljer du Debitera faktura med en lagrad betalningsmetod. Detta kommer automatiskt att debitera köparen med hjälp av deras lagrade betalningsmetod.
2. Om du vill skicka en faktura för att begära betalning från köparen väljer du Skicka faktura för att begära betalning från kunden. 
   • För att acceptera betalningar online för fakturan, slå på knappen Acceptera betalningar online. Om alternativet Acceptera betalningar online är avaktiverat kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
   • Markera kryssrutorna bredvid de formulär för betalning som du vill acceptera (t.ex. kredit- eller betalkort och bankdebiteringar, t.ex. ACH).
   • Om du vill samla in uppgifter om faktureringsadress vid utcheckningen markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp .
   • Om du vill samla in information om leveransadress vid utcheckningen markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sina leveransuppgifter kan de bara välja bland de länder som du har angett i inställningarna för betalning.
   • Markera kryssrutan Samla in kundens betalningsuppgifter vid utcheckningen för framtida deb iteringar för att lagra den betalningsmetod som används för framtida debiteringar.
   • Om du vill att kunden ska kunna ange en anpassad summa vid betalningen markerar du kryssrutan Tillåt kunden att betala en summa som är lägre än det förfallna beloppet. Om du vill registrera en manuell eller befintlig betalning som en delbetalning kan du göra det från fakturans indexsida. Summan för anpassad betalning måste vara mindre än den totala förfallna skulden.

Avancerade inställningar

1. Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Language och väljer sedan ett språk. Titlar, etiketter, valuta på fakturan och momsavisering visas på det valda språket. Du kan stänga av fakturans valuta och momsavisering i inställningarna för fakturan.
2. Som standard kommer datum- och adressformatet att använda USA-format. För att uppdatera detta till ett annat format, klicka på rullgardinsmenyn Locale och välj sedan en locale.
3. Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i fältet Content slug . En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.

4. Om du har skatte-ID:n på ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för motsvarande skatte-ID .

Spara och skapa

1. När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till en utkastad faktura för att redigera eller ta bort den.
2. Klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen. Fakturan kommer automatiskt att använda den logotyp och de färger som anges i inställningarna för varumärkesprofilering.
3. Om du är redo att slutföra fakturan klickar du på Skapa längst upp till höger. 

Skicka fakturan

När du har skapat fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post eller via en länk eller PDF. Du kan stänga prompten genom att klicka på X:et och skicka den senare. Påminnelser hanteras via dina inställningar för fakturor.

Skicka fakturan via e-post

1. Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. För att ändra denna adress, klicka på rullgardinsmenyn och välj en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot skapar automatiskt ett kontaktregister efter sändningen.
2. Om du vill lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på Lägg till Cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i fältet CC.
3. Om en standard-e-postadress har angetts i inställningarna för fakturan fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen. Annars kommer den att fyllas med din personliga e-postadress. Om en standard-e-post har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-post.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida utskick av fakturor, men den kan ändras före varje utskick.
   • Svar på detta e-postmeddelande kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade inkorgar för teamets e-post, kan du hantera uppföljare i HubSpots inkorg för samtal.
4. Klicka på Generera för att generera e-postmeddelandet automatiskt med hjälp av Breeze, HubSpot AI.
5. När du uppdaterar fälten visas en förhandsgranskning i den högra panelen. 
6. Klicka på Skicka faktura för att skicka e-postmeddelandet. Köparen kommer då att få ett e-postmeddelande med uppgifter om fakturan. E-postmeddelandet kommer att innehålla en länk för att visa fakturan i webbläsaren, samt en PDF-version av fakturan som en bilaga.
7. Om du istället manuellt vill komponera ett e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att kopiera en länk eller ladda ner en PDF-version av fakturan:

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sändning . Läs mer om egenskaper för fakturor.

1. Klicka på länken Kopiera , fliken Ladda ner PDF. En förhandsgranskning av fakturan visas till höger.
2. Klicka på Kopiera länk för att kopiera länken till fakturan.
3. Klicka på Ladda ner PDF för att ladda ner en PDF-version av fakturan.
4. Klicka på X uppe till höger eller Stäng nere till vänster när du är klar.

Automatiserat skapande av fakturor

Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av Prenumerationer

Du kan skicka fakturor till kunder på deras prenumerations faktureringsdatum.

Visa fakturor som skapas automatiskt från betalningar via betalningslänkar, offerter eller prenumerationer

När en faktura skapas automatiskt från en betalning på en Betalningslänk eller offert, kommer fakturan att associeras till betalningen.

Du kan visa fakturorna från Fakturapostens indexsida, eller så kan du visa den tillhörande fakturan från själva Betalningsregistret . Fakturan skickas inte automatiskt till köparen. Läs mer om hur du skickar skapade fakturor.

Nästa steg

Läs mer om hur du hanterar skapade fakturor.