Skapa fakturor

Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via Stripe-betalningsbehandling eller HubSpot-betalningar, eller för att spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot. Superadmins och användare med objektbehörighet för fakturor kan skapa en faktura:

• Direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost eller från indexsidan för fakturor.
• Från en publicerad offert för att kopiera information om offerten till en ny faktura.
• Automatiskt med hjälp av prenumerationer.
• Automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar eller offerter.

Innan du sätter igång

Använd den här installationsguiden för att gå igenom hur du konfigurerar fakturor för ditt konto, inklusive hur du anpassar prefix, lägger till skatteinformation och konfigurerar fakturor för prenumerationer. Du kan också granska HubSpots standardmässiga egenskaper för fakturor.

Förstå begränsningar och överväganden

• Du kan skapa och slutföra fakturor utan att konfigurera en betalningsbehandlare och fortsätta att manuellt samla in betalningar.
• Om du vill acceptera onlinebetalningar måste du ställa in antingen Stripe-betalningsbehandling (tillgänglig för alla prenumerationer) eller HubSpot-betalningar ( endastStarter, Professional eller Enterprise).
• Valutan för en faktura kan ställas in som valfri valuta som stöds av HubSpot. Läs mer om hur du ställer in valutor för ditt konto.
  • Om du använder HubSpot-betalningar kan du skapa fakturor i valfri valuta, men du kan bara acceptera onlinebetalningar i USD. För andra valutor kan du registrera manuella betalningar mot fakturan.
  • Om du använder Stripe som betalningsbehandlare kan du skapa fakturor i valfri valuta, men du kan bara acceptera onlinebetalningar i de valutor som anges här. För andra valutor kan du bokföra manuella betalningar mot fakturan.
    

Skapa fakturor manuellt

Använd metoderna nedan för att skapa en faktura manuellt.

Skapa en faktura från indexsidan

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på Skapa faktura uppe till höger.

Skapa en faktura från en kontakt-, företags- eller affärspost

• Navigera till dina register:
  • Kontaktpersoner: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på posten.
  • För kontakter och företag klickar du på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och väljer sedan Skapa faktura.

• • För avtal klickar du på Lägg till i avsnittet Fakturor i den högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    
    • Konvertera avtal till faktura: skapa en faktura med hjälp av avtalets information, inklusive tillhörande radobjekt.
    • Skapa en tom faktura: skapa en ny faktura från början.
    • Lägg till befintlig faktura: välj en befintlig faktura som ska kopplas till affären.

• • • Du kan också skapa en faktura från redigeraren för radobjekt i en affär.

Skapa en faktura från en publicerad offert

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka på Åtgärder och välj sedan Konvertera till faktura. Detta skapar en ny faktura med hjälp av informationen i offerten.

Du kommer sedan till fakturaredigeraren där du kan konfigurera fakturadetaljerna. Om din offert har mer än en kontakt uppmanas du att ta bort extra kontakter i fakturaredigeraren.

Observera: När en faktura skapas används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar i följd för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för fakturor i dina inställningar.

Ställ in fakturafakturering

När du har skapat din faktura kan du i avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställa in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

För att koppla fakturan till en kontakt:

• Klicka på Lägg till kontakt.
• I den högra panelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
• Klicka på Next och fortsätt att ställa in eventuella associationsetiketter.
• Klicka på Spara.

Vid skapandet kan varje faktura kopplas till en kontakt. När du har skapat en faktura kan du lägga till ytterligare kontakter med hjälp av associationerna i höger sidofält.

• Klicka på Lägg till företag.
• I den högra panelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
• Klicka på Nästa och fortsätt med att ställa in eventuella associationsetiketter.
• Klicka på Spara.

Vid skapandet kan varje faktura kopplas till ett företag. När du har skapat en faktura kan du lägga till ytterligare företag med hjälp av associationerna i höger sidofält.

Så här lägger du till en faktureringsadress på fakturan:

• Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
• Ange adressinformationen i den högra panelen.
• Klicka på Apply.

• Klicka på add Lägg till leveransadress.
• Ange adressuppgifterna i den högra panelen.
• Klicka på Spara.

• Klicka på fältet Fakturadatum och använd sedan datumväljaren för att välja ett nytt datum.

Som standard förfaller fakturabetalningen till betalning när fakturan tas emot. För att välja olika betalningsvillkor:

• Klicka på rullgardinsmenyn Payment terms och välj sedan en betalningsperiod. Fältet för förfallodag uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda perioden.
  
  • Om inställningen för att skicka ut automatiska påminnelser har aktiverats kommer e-postmeddelandena att skickas baserat på detta datum.

Lägg till radobjekt

I avsnittet Radobjekt lägger du till de artiklar som din köpare ska köpa. Läs om hur du använder radobjekt med fakturor.

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till anteckningar för köparen på fakturan kan du göra det i fältet Comments (Kommentarer ). Du kan använda textalternativen längst ned i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag. Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.

Konfigurera faktureringsalternativ

I avsnittet Fakturering väljer du om du vill acceptera onlinebetalningar, anger vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och väljer om du vill samla in information om fakturerings- och leveransadress. Inställningar för onlinebetalningar ärvs från dina inställningar för betalningskassan.

• Slå på knappen Checkout. Om kassan är avaktiverad kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
• Markera kryssrutorna bredvid de betalningsformer du vill acceptera (t.ex. kredit- eller betalkort eller bankdebiteringar, som ACH).
• Om du vill samla in information om faktureringsadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
• Om du vill samla in information om leveransadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan han eller hon bara välja bland de länder som du har angett i betalningsinställningarna.
• Om du vill att kunden ska kunna ange ett anpassat belopp vid betalningstillfället markerar dukryssrutan Tillåt kunden att betala ett belopp som är lägre än skuldsumman . Om du vill registrera en manuell eller befintlig betalning som en delbetalning kan du göra det på fakturans indexsida. Anpassade betalningsbelopp måste vara mindre än det totala förfallna beloppet.

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt de avancerade inställningarna.

• Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill ändra detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Language och väljer sedan ett språk.
• Som standard används USA-format för datum- och adressformat. Om du vill ändra detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Locale och väljer sedan en locale.
• Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett värde i fältet Slug för innehåll. En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.
• Om du har skatte-ID:n i ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för motsvarande skatte-ID.

Spara och slutföra

När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till ett utkast för att redigera eller ta bort det. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen.

Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:

• Klicka på Slutför uppe till höger. När en faktura har slutbehandlats kan den inte raderas.

• Läs igenom ansvarsfriskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Slutför.

Skicka fakturan

När du har slutfört fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post. Du kan stänga prompten genom att klicka på X och skicka den senare. Påminnelser via e-post hanteras via dina fakturainställningar.

• Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontaktperson som är kopplad till fakturan. För att ändra denna adress klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter sändning.
• För att lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på rullgardinsmenyn, väljer kontakter eller anger egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
• Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen. Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.
  • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
  • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade teamets e-postinkorgar, kan du hantera följare i HubSpots inkorg för konversationer.
• Klicka på Skicka faktura. Köparen får då ett e-postmeddelande som innehåller fakturadetaljerna med en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som en bilaga.
• Om du istället manuellt vill kompositera ett e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skriv e-post manuellt.

Automatiserat skapande av fakturor

Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av prenumerationer

Följ dessa steg för att automatisera faktureringen baserat på en prenumeration.

Visa fakturor som skapats automatiskt från betalningar via betalningslänkar eller offerter

När en faktura skapas automatiskt från en betalningslänk eller offert, kommer fakturan att kopplas till betalningen.

Du kan visa fakturorna från indexsidan för fakturor eller visa den tillhörande fakturan från själva betalningsposten. Fakturan skickas inte automatiskt till kunden. Om du vill skicka fakturan följer du dessa steg.

Nästa steg

Lär dig hur du hanterar skapade fakturor.