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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Création de factures

Dernière mise à jour: décembre 23, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

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Créez des factures dans HubSpot pour collecter des paiements numériques via le traitement des paiements Stripe ou HubSpot, ou pour suivre les paiements effectués en dehors de HubSpot. Les super administrateurs et les utilisateurs disposant d’autorisations pour les objets de factures peuvent créer une facture :

  • Directement à partir d’un contact, d’une entreprise, d’un transaction ou d’un devis fiche d'informations, ou depuis la page index des factures.
  • À partir d'un devis publié afin de copier les détails du devis dans une nouvelle facture.
  • Utilisation automatique des abonnements.
  • Automatiquement lorsque les paiements sont effectuées via des liens de paiement ou des devis.

Avant de commencer

Utilisez ce guide de configuration qui explique comment configurer des factures pour votre compte, notamment comment personnaliser les préfixes, ajouter des informations fiscales et configurer des factures pour les abonnements. Vous pouvez également consulter les propriétés par défaut des factures de HubSpot.

Comprendre les limites et les éléments à prendre en compte

Remarque :

  • Si vous utilisez Stripe comme prestataire de services de paiement, lors de la création de factures dans HubSpot, les factures ne seront pas créées dans Stripe.
  • Les exigences en matière de factures peuvent varier d'une juridiction à l'autre. Contactez vos conseillers juridiques ou fiscaux pour déterminer si les factures HubSpot répondent à vos obligations de conformité.

Créer des factures manuellement

Utilisez les méthodes ci-dessous pour créer une facture manuellement.

Créer une facture à partir de la page index

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
  • Cliquez sur Créer une facture dans l'angle supérieur droit.

Créer une facture à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction

  • Accédez à vos fiches d'informations :
    • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
    • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
    • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
    • Pour les contacts et les entreprises, dans la barre latérale droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Créer une facture

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    • Pour les transactions, dans la barre latérale droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Convertir une transaction en facture : créez une facture à partir des informations de la transaction, y compris les lignes de produits associées.
      • Créer une facture vierge : créez une nouvelle facture à partir de zéro.
      • Ajouter une facture existante : sélectionnez une facture existante à associer à la transaction.

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Créer une facture à partir d'un devis publié

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
  • Passez la souris sur le nom du devis, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Convertir en facture. Cette option crée une nouvelle facture en utilisant les informations du devis.

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Vous accédez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture. Si votre devis a plus d'un contact, vous serez invité à supprimer les contacts supplémentaires dans l'éditeur de factures.

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Remarque : Par défaut, lors de la création d'une facture, un préfixe standardisé INV suivi d'un numéro qui augmente séquentiellement pour chaque facture créée (par exemple, INV-1001, puis INV-1002) est utilisé. Vous pouvez mettre à jour le préfixe et le numéro de départ des factures dans vos paramètres.

Configurer une facturation

Une fois votre facture créée, dans la section Facture à de l’éditeur de facture, configurez les fiches d’informations associées à la facture, les conditions de paiement, etc.

Pour associer la facture à un contact :

  • Cliquez sur Ajouter un contact.
  • Dans le panneau de droite, recherchez un contact existant ou créez-en un nouveau.
  • Cliquez sur Suivant et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer

Durant la création, chaque facture peut être associée à un seul contact. Une fois créés, vous pouvez ajouter des contacts supplémentaires à l’aide des associations dans la barre latérale de droite.

Pour associer la facture à une entreprise :
  • Cliquez sur Ajouter une entreprise.
  • Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise existante ou créez-en une nouvelle.
  • Cliquez sur Suivant et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Durant la création, chaque facture peut être associée à une seule entreprise. Une fois créées, vous pouvez ajouter des entreprises supplémentaires en utilisant les associations dans la barre latérale de droite.

Pour ajouter une adresse de facturation à la facture :

  • Cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
  • Dans le panneau de droite, saisissez les informations sur l'adresse.
  • Cliquez sur Appliquer.
Pour ajouter une adresse de livraison à la facture :
  • Cliquez sur Ajouter une adresse de livraison add.
  • Dans le panneau de droite, saisissez les informations sur l'adresse.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Par défaut, la date de la facture est fixée à la date du jour. Pour mettre à jour ceci :
  • Cliquez sur le champ Date de facture , puis utilisez le sélecteur de date pour sélectionner une nouvelle date.

Par défaut, le paiement de la facture est dû à la réception de la facture. Pour sélectionner d’autres modalités de paiement :

  • Cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement , puis sélectionnez une condition de paiement. Le champ Date d’échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au terme sélectionné.
Toutes les propriétés personnalisées configurées dans les paramètres de facturation s’affichent sur le côté droit, sous Date d’échéance . Si le paramètre permettant aux utilisateurs de remplacer ces champs a été activé, vous pouvez y apporter des modifications lors de la création de la facture.

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Ajouter des lignes de produits

Dans la section lignes de produits, ajoutez les articles que votre client achètera. Découvrez comment utiliser les lignes de produit avec les factures.

Ajouter des commentaires

Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans le champ Commentaires. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un bloc de code. Vous pouvez ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les paramètres de la facture.

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Configurer des options de facturation

Dans la section Facturation, choisissez si vous souhaitez accepter les paiements en ligne, définissez les options de paiement qui seront disponibles pour l'acheteur et choisissez de collecter ou non les informations relatives aux adresses de facturation et de livraison. Les paramètres de paiement en ligne sont hérités de vos paramètres de paiement de paiement.

Pour accepter les paiements en ligne :
  • Activez l’option Paiement . Si l’option de paiement est désactivée, les options ci-dessous ne seront pas disponibles.
  • Cochez les cases en regard des formulaires de paiement que vous souhaitez accepter (par exemple, Carte de crédit ou de débit ou paiements par débit bancaire, comme ACH).
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de facturation lors du paiement, cochez la case Collecter une adresse de facturation pour les achats payés avec une carte bancaire.
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de livraison lors du paiement, cochez la case Recueillir l'adresse de livraison. Lorsque l’acheteur saisira ses informations d’expédition, il pourra uniquement choisir parmi les pays que vous avez définis dans vos paramètres de paiement.
  • Pour permettre aux clients de saisir un montant personnalisé au moment du paiement, cochez la case Permettre à votre client de payer un montant inférieur au solde dû. Si vous souhaitez enregistrer une fiche d’informations d’un paiement manuel ou existant en tant que paiement partiel, vous pouvez le faire à partir de la page index des factures. Les montants des paiements personnalisés doivent être inférieurs au solde total dû.

Remarque :

  • Si vous n’avez pas configuré HubSpot Payments ou Stripe en tant qu’prestataire de services de paiement dans votre compte, vous pouvez accepter des paiements partielles sur des factures lors de l’enregistrement des paiements manuelles sans avoir à activer un paramètre spécifique.
  • Lorsqu'un paiement partiel est effectué par rapport à une facture, les lignes de produits ne sont pas automatiquement associées au paiement. Par exemple, si deux lignes de produits de 100 € sont incluses dans une facture, le montant total de la facture sera de 200 €. Si un client effectue un paiement partiel de 100 € par rapport au montant total de la facture, le paiement ne sera pas rapproché avec une ligne de produit spécifique. 

 

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Paramètres avancés

Dans la section Paramètres avancés, vous pouvez personnaliser la langue et les paramètres régionaux de la facture, ainsi que l'URL de la facture. Pour accéder aux paramètres avancés, cliquez sur Paramètres avancés.

  • Par défaut, la langue utilisée pour les intitulés et les libellés de la page est l'anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Langue puis sélectionnez une langue.
  • Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour passer à un autre format, cliquez sur le menu déroulant Paramètres régionaux, puis sélectionnez Paramètres régionaux.
  • Pour définir une URL de facturation personnalisée en utilisant l'un de vos domaines connectés, cliquez sur le menu déroulant Domaine, puis sélectionnez un domaine . Vous pouvez également saisir une balise personnalisée à la fin de l'URL en saisissant une valeur dans le champ slug de contenu. Un aperçu de l'URL de la facture est affiché sous les champs URL.
  • Si vous avez configuré des numéros d'identification fiscale dans votre compte et que vous souhaitez les inclure dans la facture, cochez les cases correspondantes Numéro d'identification fiscale.

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Sauvegarder et finaliser

À tout moment de la création de la facture, vous pouvez cliquer sur Enregistrer en haut à gauche pour enregistrer la facture en tant que projet. Vous pouvez revenir à tout moment sur un brouillon de facture pour la modifier ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur Aperçu en haut à droite pour voir comment la facture apparaîtra pour l'acheteur.

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Si vous êtes prêt à finaliser la facture pour l'envoyer à l'acheteur :

  • En haut à droite, cliquez sur Finaliser. Une fois finalisée, une facture ne peut plus être supprimée.

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  • Dans la boîte de dialogue, vérifiez la clause de non-responsabilité, puis cliquez sur Finaliser.

Envoyer la facture

Après avoir finalisé la facture, une boîte de dialogue s'affiche avec des options permettant d'envoyer la facture à votre acheteur par e-mail. Vous pouvez fermer la requête en cliquant sur le X et l’envoyer ultérieurement. Les e-mails de rappel sont gérés via vos paramètres de facturation.

Tout d’abord, configurez vos champs d’adresse e-mail :
  • Le champ À sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche de contact pour celle-ci après l'envoi.
  • Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez les contacts ou saisissez des adresses e-mail personnalisées. Vous pouvez ajouter jusqu'à neuf adresses e-mail dans le champ CC.
  • Si une adresse e-mail par défaut a été définie dans les paramètres de la facture, le champ De sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si un e-mail par défaut a été défini, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d'envoyer des factures à partir de leurs adresses e-mail personnelles ou d'autres adresses e-mail d'équipe auxquelles ils ont accès a été activé, vous pourrez sélectionner une autre adresse e-mail.
  • Cliquez sur Envoyer la facture. L'acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture et un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur, ainsi qu'une version PDF de la facture en pièce jointe.
  • Pour saisir manuellement un e-mail personnalisé contenant un lien vers la facture, cliquez sur Rédiger un e-mail manuellement.
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Création de facture automatisée

Créer et envoyer automatiquement des factures récurrentes via les abonnements

Pour automatiser la facturation sur la base d’un abonnement, suivez ces étapes.

Afficher les factures créées automatiquement à partir de paiements via des liens de paiement ou des devis

Lorsqu'une facture est automatiquement créée à partir d'un lien de paiement ou d'un devis, cette facture est associée au paiement.

Vous pouvez afficher les factures à partir de la page index des factures ou vous pouvez afficher la facture associée à partir de la fiche d’informations de paiement elle-même. La facture n'est pas envoyée automatiquement au client. Si vous souhaitez envoyer la facture, suivez ces étapes.

Étapes suivantes

Découvrez comment gérer les factures créées.

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