Créer des factures

Créez et gérez des factures dans HubSpot pour collecter, rationaliser vos processus de facturation et de collecte de paiements. Générez des factures, personnalisez les détails des factures et envoyez les factures à vos clients. Collectez des paiements numériques via les paiements HubSpot ou le traitement des paiements Stripe, ou suivez les paiements effectués en dehors de HubSpot.

• Directement à partir d'une fiche d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de devis, ou depuis la page index des factures.
• À partir d'un devis publié afin de copier les détails du devis dans une nouvelle facture.
• Les abonnements sont automatiquement utilisés.
• Application automatique lorsque les paiements sont effectués via des liens de paiement ou des devis.

Avant de commencer

Avant de créer des factures, configurez l’outil Factures HubSpot pour configurer les factures de votre compte. Vous pouvez personnaliser les préfixes, ajouter des informations fiscales et configurer des factures pour les abonnements. Découvrez-en davantage sur les propriétés de facture par défaut de HubSpot.

Compréhension des exigences

Comprendre les limites et les considérations

• Il n’est pas nécessaire de configurer une option de traitement des paiements pour collecter des paiements. Les paiements peuvent être ajoutés manuellement.
• Pour accepter les paiements en ligne, vous devez configurer les paiements HubSpot (Starter, Pro ou Entreprise uniquement) ou le traitement des paiements Stripe.
• La devise d'une facture peut être définie comme n'importe quelle devise prise en charge par HubSpot. Découvrez-en davantage sur la configuration des devises pour votre compte.
  • En savoir plus sur les devises pour lesquelles vous pouvez collecter des paiements.
  • Pour les autres devises, vous pouvez enregistrer les paiements manuels sur la facture.

Créer des factures

Découvrez ci-dessous comment créer des factures à partir de la page index des factures, directement à partir des fiches d’informations de contacts, d’entreprises ou de transactions, ou à partir d’un devis publié. Découvrez-en davantage sur la création automatique de factures.

Créer une facture à partir de la page index

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur Créer dans l’angle supérieur droit.
3. Sélectionnez Créer une facture unique ou Créer des factures récurrentes.
4. Configurez votre facture.

Créer une facture à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction

Créez des factures à partir des fiches d’informations pour associer automatiquement la facture créée à la fiche d’informations. Par exemple, si vous créez une facture à partir de la fiche d’informations d’une entreprise, la facture sera automatiquement associée à l’entreprise. 

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Billets: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
   • Contacts et entreprises : dans la barre latérale de droite, dans la section Factures , cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Créer une facture.
     
     
     

     Remarque : Si le paramètre d'association des contacts de facturation est activé et que vous avez choisi une entreprise avec un contact de facturation associé, le contact de facturation sera automatiquement ajouté à la facture.

   • Transactions : dans la barre latérale de droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l’un des éléments suivants :
     
     • Convertir une transaction en abonnement : Convertir la transaction en abonnement. Lors de la configuration de l’abonnement, vous pouvez configurer les factures pour qu’elles se génèrent automatiquement à chaque date d’abonnement.
     • Convertir une transaction en facture : Créez une facture en utilisant les informations de la transaction, y compris les lignes de produits associées. Si la transaction comporte des lignes de produits récurrentes, l’option affichée est Convertir la transaction en abonnement. En savoir plus sur les abonnements.
     • Créer une facture vierge : créez une nouvelle facture à partir de zéro.
     • Ajouter une facture existante : sélectionnez une facture existante à associer à la transaction.
       
       
       
     • Vous pouvez également créer une facture à partir de l’éditeur de ligne de produit d’une transaction.
   • Tickets : dans la barre latérale droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez :
     • Créer une facture : créez une nouvelle facture.
     • Ajouter une facture existante : sélectionnez une facture existante à associer au ticket.
       
3. Configurez votre facture.

Créer une facture à partir d'un devis publié

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur sur un devis et cliquez sur Aperçu.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Convertir en facture. Passer à un abonnement affichera au lieu de Convertir en facture pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes.

Le contact lié à la facture sera le dernier associé à la fiche d’informations d’une entreprise.

Remarque : Par défaut, lors de la création d’une facture, elle utilise un préfixe normalisé INV suivi d’un nombre qui augmente séquentiellement pour chaque facture créée (par exemple, INV-1001 puis INV-1002). Mettez à jour le préfixe et le numéro de départ des factures dans vos paramètres.

Configurer votre facture

Après avoir créé votre facture, configurez-la et personnalisez-la pour votre acheteur. Vous pouvez personnaliser la facture à l’aide d’un préréglage ou en personnalisant le contact et l’entreprise, les dates de facturation, les conditions et dates d’échéance, les lignes de produit, les méthodes de paiement, les commentaires supplémentaires, etc.

Sélectionner votre préréglage

Si vous avez configuré des préréglages alternatifs au préréglage de facture par défaut, vous pouvez sélectionner le préréglage que la facture doit utiliser :

1. Cliquez sur le nom du préréglage dans l’angle supérieur droit.
2. Cliquez sur le menu déroulant Préréglage et sélectionnez votre préréglage.
3. Cliquez sur Appliquer.

Configurer une facturation

Dans la section Facturer à de l’éditeur de facture, configurez les enregistrements associés à la facture, les conditions de paiement, etc.

Pour associer la facture à un contact :

1. Cliquez sur Ajouter un contact.
2. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez un contact à ajouter à la facture. Autrement,cliquez sur l’onglet Créer pour créer une nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact à utiliser sur la facture. Saisissez les coordonnées du contact et cliquez sur Créer.
3. Pour modifier les détails du contact, passez le curseur de la souris sur le contact et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les coordonnées dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification des détails du contact mettra à jour la fiche d’informations d’un contact dans le CRM.
4. Pour remplacer le contact, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez un nouveau contact dans le panneau de droite.

Durant la création, chaque facture peut être associée à un seul contact. Après la création, vous pouvez ajouter des contacts supplémentaires à l'aide des associations dans la barre latérale de droite.

Pour associer la facture à une entreprise :

Remarque : Si le paramètre d'association des contacts de facturation est activé et que vous avez choisi une entreprise avec un contact de facturation associé, le contact de facturation sera automatiquement ajouté à la facture.

1. Cliquez sur Ajouter une entreprise.
2. Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise et cliquez dessus pour l’ajouter à la facture. Autrement,cliquez sur l’onglet Créer pour créer une nouvelle fiche d’informations d’informations d’une entreprise à utiliser sur la facture. Saisissez les détails de l’entreprise et cliquez sur Créer.
3. Pour modifier les détails de l’entreprise, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les informations de l’entreprise dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification de l’entreprise mettra à jour la fiche d’informations d’informations d’une entreprise dans le CRM.
4. Pour remplacer l’entreprise, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez l’entreprise dans le panneau de droite.
5. Pour supprimer l’entreprise de la facture, cliquez sur l’icônedelete Supprimer .
6. Lorsde la création, chaque facture peut être associée à une entreprise. Une fois créées, vous pouvez ajouter des entreprises supplémentaires en utilisant les associations dans la barre latérale de droite.
7. Pour ajouter uneadresse BILLING à la facture :
   • Si vous avez sélectionné une entreprise, cochez la case Identique à l’adresse de l’entreprise pour utiliser la même adresse que la fiche d’informations d’une entreprise.
   • Pour ajouter une adresse différente, cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
   • Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse.
   • Cliquez sur Appliquer.
8. Pour ajouter une adresse de livraison à la facture :
   • Si vous avez sélectionné une entreprise, cochez la case Identique à l’adresse de l’entreprise pour utiliser la même adresse que la fiche d’informations d’une entreprise.
   • Pour ajouter une autre adresse, cliquez sur add Ajouter une adresse de livraison.
   • Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse.
   • Cliquez sur Enregistrer.
   • Pour modifier l’adresse de livraison, cliquez sur Modifier.
   • Pour supprimer l’adresse de livraison, cliquez sur Supprimer.
9. Par défaut, la date de la facture est fixée à la date du jour. Pour modifier la date de facturation :
   • Cliquez sur le champ Date de la facture .
   • Cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date.
10. Les conditions de paiement de la facture seront définies en fonction des conditions de paiement net par défaut dans les paramètres. Pour sélectionner d'autres modalités de paiement :
    • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement et sélectionnez une condition de paiement.
    • Le champ Date d’échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au terme sélectionné. Si le paramètre d’envoi d’e-mails de rappel automatisés a été activé, les e-mails seront envoyés à partir de cette date.
11. Toutes les propriétés personnalisées qui ont été configurées dans les paramètres de facturation s’afficheront à droite, sous Numéro de facture suivante. Saisissez les valeurs des propriétés personnalisées. Si le paramètre permettant aux utilisateurs de remplacer ces champs a été activé :
    1. Cliquez sur add Ajouter un champ personnalisé. Sélectionnez des propriétés de facture personnalisées existantes dans la liste, recherchez la propriété personnalisée que vous souhaitez utiliser ou cliquez sur Créer une nouvelle propriété externalLink de facture pourconfigurer une nouvelle propriété de facture personnalisée.
    2. Cliquez sur l’icône delete Supprimer à côté d’une propriété personnalisée pour la supprimer de la facture.
       
       
       

Ajouter des lignes de produits

Dans la section lignes de produits, ajoutez les articles que votre client achètera. Découvrez comment utiliser des lignes de produits avec des factures.

Ajouter des taxes

Vous pouvez ajouter des taxes de différentes manières, selon vos besoins :

1. Automatiser le calcul des taxes (BETA) : calculez automatiquement les taxes en fonction de l’adresse de la facture.
2. Ajouter des taxes à des lignes de produits individuelles : ajoutez des taxes basées sur des lignes de produit à partir de votre bibliothèque de taxes.
3. Ajouter une taxe unique à la facture : ajoutez une taxe unique à la facture entière.

Vous pouvez également inclure des identifiants fiscaux dans votre facture.

Ajouter une note de crédit (BÊTA)

Ajoutez une note de crédit pour ajuster le solde d’une facture avec un crédit. Découvrez-en davantage sur les notes de crédit.

1. Dans le tableau Récapitulatif , sous Total, cliquez sur + Ajouter du crédit disponible.
   
   
2. Cliquez sur le menu déroulant Note de crédit et sélectionnez une note de crédit.
3. Dans le champ Montant appliqué , saisissez le montant du crédit.

Ajouter des commentaires

Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans le champ Commentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter des conditions de paiement, des informations juridiques ou toute autre information importante. Si vous acceptez des paiements en ligne, vous pouvez également ajouter des politiques qui apparaîtront sur la page de paiement.

Utilisez les options de texte en bas du champ de texte pour formater votre texte, ajoutez un lien hypertexte ou insérez un bloc de texte prédéfini (vous pouvez utiliser des blocs de texte pour créer des morceaux de texte. Par exemple, si vous utilisez régulièrement les mêmes termes sur une facture, vous pourriez les créer comme un bloc de texte prédéfini à utiliser chaque fois que vous ajoutez des commentaires à une facture.

Vous pouvez ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les paramètres de facture.

Configurer la collecte des paiements

Dans la section Collecte des paiements , choisissez si vous souhaitez débiter un mode de paiement enregistré, accepter les paiements en ligne, définir les options de paiement disponibles pour l’acheteur et choisir de collecter ou non les informations d’adresse de facturation et d’expédition. Les paramètres de paiement en ligne sont hérités de vos paramètres de paiement.

1. Pour facturer un mode de paiement enregistré, sélectionnez Facturer une facture à l’aide d’un mode de paiement enregistré. Cela facturera automatiquement l’acheteur en utilisant le mode de paiement enregistré.
2. Pour envoyer une facture afin de demander un paiement à l’acheteur, sélectionnez Envoyer la facture pour demander un paiement au client. 
   • Pour accepter les paiements en ligne de la facture, activez l'option Accepter les paiements en ligne. Si le bouton Accepter les paiements en ligne est désactivé, les options ci-dessous ne seront pas disponibles.
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des modes de paiement que vous souhaitez accepter (par exemple, les paiements par carte de crédit ou de débit et paiements par virement bancaire, comme ACH).
   • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de facturation lors du paiement, cochez la case Collecter une adresse de facturation pour les achats payés avec une carte bancaire.
   • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de livraison lors du paiement, cochez la case Recueillir l'adresse de livraison. Lorsque l’acheteur saisit ses informations de livraison, il ne peut choisir que parmi les pays que vous avez définis dans vos paramètres de paiement.
   • Sélectionnez la case à cocher Collecter les informations de paiement de votre client lors du paiement pour les prochains paiements pour enregistrer le moyen de paiement utilisé pour les prochains paiements.
   • Pour permettre aux clients de saisir un montant personnalisé au moment du paiement, sélectionnez la case à cocher Autoriser votre client à payer un montant inférieur au solde dû . À partir de la page d'index factures, vous pouvez faire enregistrer un paiement manuel ou existant en tant que paiement partiel. Les montants des paiements personnalisés doivent être inférieurs au solde total dû.

Paramètres avancés

1. Par défaut, la langue utilisée pour les titres et libellés sur la page est l’anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Langue puis sélectionnez une langue. Les titres, les libellés, la devise de facturation et l’avis de taxe de vente seront affichés dans la langue sélectionnée. Vous pouvez désactiver la devise de la facture et l’avis de taxe sur les ventes dans les paramètres de facture.
2. Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour passer à un autre format, cliquez sur le menu déroulant Paramètres régionaux, puis sélectionnez Paramètres régionaux.
3. Pour définir une URL de facture personnalisée avec l’un de vos domaines connectés, cliquez sur le menu déroulant Domaine , puis sélectionnez un domaine. Vous pouvez également saisir un slug personnalisé dans le champ Slug de contenu. Un aperçu de l'URL de la facture est affiché sous les champs URL.

4. Si vous avez configuré des identifiants fiscaux dans votre compte et que vous souhaitez les inclure dans la facture, cochez les cases correspondantes .

Enregistrer et créer

1. À tout moment lors de la création d’une facture, vous pouvez cliquer sur Enregistrer dans l’angle supérieur gauche pour enregistrer la facture en tant que brouillon. Vous pouvez revenir à tout moment sur un brouillon de facture pour la modifier ou la supprimer.
2. Cliquez sur Aperçu dans l’angle supérieur droit pour voir comment la facture s’affichera pour l’acheteur. La facture utilisera automatiquement le logo et les couleurs définis dans vos paramètres de branding.
3. Si vous êtes prêt àfinaliser la facture, cliquez sur Créer.

Envoyer la facture

Une fois la facture créée, une boîte de dialogue apparaîtra avec des options permettant d’envoyer la facture à votre acheteur par e-mail, via un lien ou un PDF. Vous pouvez fermer l’invite en cliquant sur le X et l’envoyer plus tard. Les e-mails de rappel sont gérés via vos paramètres de facturation.

Envoyer la facture par e-mail

1. Le champ À sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche d’informations d’informations d’un contact après l’envoi.
2. Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc , cliquez sur Ajouter des destinataires Cc. Cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez les contacts ou saisissez des adresses e-mail. Vous pouvez ajouter jusqu'à neuf adresses e-mail dans le champ Cc.
3. Si une adresse e-mail par défaut a été configurée dans les paramètres de facture, le champ De sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si une adresse e-mail par défaut a été définie, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d’envoyer des factures à partir de leur adresse personnelle ou d’autres adresses e-mail d’équipe auxquelles ils ont accès a été activé, vous pouvez sélectionner une autre adresse e-mail.
   • Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, l'adresse e-mail sélectionnée deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
   • Les réponses à cet e-mail seront acheminées vers l'adresse De. Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée, y compris les boîtes de réception d'équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot.
4. Cliquez sur Générer pour générer automatiquement l’e-mail à l’aide de Breeze, l’IA de HubSpot.
5. Dès quevous mettez à jour les champs, un aperçu en direct s’affiche dans le panneau de droite.
6. Pour envoyer l’e-mail, cliquezsur Envoyer l’e-mail de facture. L’acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture. L’e-mail contiendra un lien permettant d’afficher la facture dans son navigateur, ainsi qu’une version PDF de la facture en pièce jointe.
7. Pour composer manuellement un e-mail individuel contenant un lien vers la facture, cliquez sur Créer un e-mail personnalisé dans votre CRM.

Envoyer la facture via un lien ou un PDF

Pour copier un lien ou télécharger une version PDF de la facture :

Remarque : Si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. Découvrez-en davantage sur les propriétés de la facture.

1. Cliquez sur l’onglet Copier le lien, télécharger le PDF . Un aperçu de la facture s’affichera sur la droite.
2. Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien de la facture.
3. Cliquez sur Télécharger le PDF pour télécharger une version PDF de la facture.
4. Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit ou sur Fermer dans l’angle inférieur gauche lorsque vous avez terminé.

Création de facture automatisée

Créer et envoyer automatiquement des factures récurrentes via les abonnements

Vous pouvez envoyer des factures aux clients à la date de facturation de leur abonnement.

Consulter les factures créées automatiquement à partir de paiements via des liens de paiement, des devis ou des abonnements

Lorsqu'une facture est automatiquement créée à partir d'un paiement sur un lien de paiement ou un devis, cette facture est associée au paiement.

Vous pouvez afficher les factures à partir de la page index des factures ou à partir de la fiche d’informations de paiement elle-même. La facture n’est pas envoyée automatiquement à l’acheteur. Découvrez-en davantage sur l’envoi de factures créées.

Étapes suivantes

Découvrez-en davantage sur la gestion des factures créées.