Crear facturas

Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través del procesamiento de pagos con Stripe o de HubSpot, o para realizar un seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Los superadministradores y los usuarios con permisos de objeto facturas pueden crear una factura:

1. Directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
2. A partir de una cotización publicada para copiar los datos de la cotización en una nueva factura.
3. Automáticamente al usar las suscripciones.
4. Automáticamente cuando los pagos se realizan a través de enlaces de pago o cotizaciones.

Antes de comenzar

Usa esta guía de configuración para ver cómo configurar las facturas para tu cuenta, incluyendo cómo personalizar prefijos, agregar información fiscal y configurar facturas para suscripciones. También puedes consultar propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.

Comprender las limitaciones y consideraciones

1. Puedes crear y finalizar facturas sin necesidad de configurar un procesador de pagos y proceder al cobro manualmente.
2. Si quieres aceptar pagos online, tendrás que ajustar el procesamiento de pagos con Stripe (disponible para todas las suscripciones) o los pagos con HubSpot(sólo paraStarter, Professional o Enterprise ).
3. La divisa de una factura puede establecerse como cualquier divisa admitida por HubSpot. Más información sobre cómo configurar las divisas de tu cuenta.
   • Si utiliza los pagos de HubSpot, puede crear facturas en cualquier divisa, pero sólo puede aceptar pagos online en USD. Para otras monedas, puedes registrar los pagos manuales contra la factura.
   • Si utiliza Stripe como procesador de pagos, puede crear facturas en cualquier divisa, pero sólo puede aceptar pagos online en las divisas que se indican aquí. Para otras monedas, puedes registrar los pagos manuales contra la factura.

Crear facturas manualmente

Utiliza los métodos siguientes para crear una factura manualmente.

Crea una factura desde la página índice

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.

Crea una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. Haz clic en el nombre del registro.
   • Para contactos y empresas, la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona Crear factura. 

3. • Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
     
     • Convertir negocio en factura: crea una factura utilizando la información del negocio, incluyendo elementos de pedido asociados. Si el negocio tiene elementos de pedido recurrentes, la opción mostrada es Convertir negocio en suscripción. Más información sobre las suscripciones.
     • Crear factura en blanco: crea una factura nueva desde cero.
     • Agregar factura existente: selecciona una factura existente para asociarla al negocio.

4. • • También puedes crear una factura desde el editor de elementos de pedido de un negocio.

Crear una factura a partir de una cotización publicada

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Coloca el cursor sobre el nombre de la cotización, haz clic en Acciones y luego selecciona Convertir en factura. Esta acción creará una nueva factura utilizando la información de la cotización. Si la cotización tiene elementos de pedido recurrentes, la opción mostrada es Convertir en suscripción. Más información sobre las suscripciones.

El contacto asociado a la factura será el contacto más reciente asociado a la empresa que está asociada a la factura.

Nota: De forma predeterminada, al crear una factura, se utilizará el prefijo estandarizado INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 y luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tu configuración.

Seleccionar tu ajuste preestablecido

Si estás inscrito en HubSpot Payments, o has conectado tu cuenta de Stripe para el procesamiento de pagos, y has configurado ajustes preestablecidos alternativos al ajuste preestablecido de factura, puedes seleccionar qué ajuste preestablecido debe utilizar la factura:

1. Haga clic en el nombre del ajuste preestablecido en la parte superior derecha.
2. Haz clic en el menú desplegable Ajuste preestablecido y selecciona tu ajuste preestablecido.
3. Haz clic en Aplicar.

Configurar la facturación

Una vez creada la factura, en la sección Facturar a del editor de facturas, configura los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

Para asociar la factura a un contacto:

1. Haz clic en Agregar contacto.
2. En el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo.
3. Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
4. Haz clic en Guardar. 

Durante la creación, cada factura se puede asociar a un contacto. Una vez creada, puedes agregar contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

1. Haz clic en Agregar empresa.
2. En el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva.
3. Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
4. Haz clic en Guardar.

Durante la creación, cada factura se puede asociar a una empresa. Una vez creada, puedes agregar empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

Nota: si la configuración de asociación de contactos de facturación está activada y has elegido una empresa con un contacto de facturación asociado, el contacto de facturación se agregará automáticamente a la factura.

Para agregar una dirección de facturación a la factura:

1. Haz clic en Editar en Dirección de facturación.
2. En el panel derecho, introduce la información de facturación.
3. Haz clic en Aplicar.

1. Haz clic en add Agregar dirección de envío.
2. En el panel derecho, introduce la información de facturación.
3. Haz clic en Guardar.
4. Por opción predeterminada, la fecha de facturación se fijará en el día actual. Para actualizarlo: 
   • Haga clic en el campo Fecha de facturación
   • Utilice el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.
5. Las condiciones de pago de la factura se establecerán en función de las condiciones de pago neto predeterminadas en los ajustes. Para seleccionar ctdiferentes condiciones de pago:
   • Haga clic en el menú desplegableCondiciones de pago.
   • Seleccione un plazo de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado. Si se ha activado el ajuste de envío automático de correos electrónicos recordatorios, los correos electrónicos se enviarán en función de esta fecha.
6. Cualquier propiedad personalizada que se haya configurado en los ajustes de la factura se mostrará a la derecha, en Fecha de vencimiento . Si ha activado el ajuste que permite a los usuarios anular estos campos , podrá realizar cambios en ellos durante la creación de la factura.

Agregar elementos de línea

En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedido que adquirirá tu comprador. Aprende a utilizar elementos de pedido con facturas.

Añadir impuestos

Puede añadir impuestos de distintas formas, en función de sus necesidades:

1. Automatizar el cálculo de impuestos (BETA): calcular automáticamente los impuestos en función de la dirección de la factura.
2. Añadir impuestos a elementos de pedido individuales: añada impuestos basados en elementos de pedido de su biblioteca de impuestos.
3. Añadir un impuesto único a la factura: añade un impuesto único a toda la factura.

También puede incluir identificadores fiscales en su factura.

Agregar comentarios

Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Por ejemplo, puede añadir condiciones de pago, información legal o cualquier otra información importante en los comentarios. Si acepta pagos online, también puede añadir políticas que aparecerán en la página de pago.

Utilice las opciones de texto de la parte inferior del campo de texto para dar formato al texto, añadir un hipervínculo o insertar un fragmento (puede utilizar fragmentos para crear trozos de texto. Por ejemplo, si utiliza regularmente los mismos términos en una factura, podría crearlo como fragmento para utilizarlo cada vez).

Puedes agregar un comentario predeterminado que aparecerá en cada factura en la configuración de la factura.

Configurar el cobro de pagos

En la sección Cobranza de pago, elige si deseas cobrar un método de pago almacenado, aceptar pagos online, establecer qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elegir si deseas recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago Online se heredan de los ajustes de su caja de pago.

1. Para cargar un método de pago almacenado, seleccione Cargar factura utilizando un método de pago almacenado. Esto cobrará automáticamente al comprador utilizando su método de pago almacenado.

2. Para enviar una factura para solicitar el pago al cliente, selecciona Enviar factura para solicitar el pago al cliente. 
   • Para aceptar pagos online de la factura, activa el interruptor Aceptar pagos online. Si el interruptor de pago está desactivado, las opciones de abajo no estarán disponibles.
   • Selecciona las casillas de verificación que aparecen junto a las formas de pago que deseas aceptar (por ejemplo, Tarjeta de crédito o débito o pagos de débito bancario, como ACH).
   • Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
   • Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca sus datos de envío, sólo podrá seleccionar uno de los países que haya establecido en los ajustes de pago.
   • Selecciona la casilla de verificación Solicita los detalles de pago de tus clientes en la página de pago para futuros cobros para almacenar el método de pago utilizado para futuros cargos.
   • Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, seleccione la casilla de verificación Permitir a su cliente pagar una cantidad inferior al saldo vencido . Si quieres registrar un pago manual o existente como pago parcial, puedes hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades de pago personalizadas deben ser inferiores al saldo total adeudado.

Configuración avanzada

En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a los ajustes avanzados, haga clic en Ajustes avanzados.

1. Por opción predeterminada, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma. Los títulos, las etiquetas, la divisa de la factura y el aviso de impuestos sobre las ventas se mostrarán en el idioma seleccionado. Puede desactivar la divisa de la factura y el aviso de impuestos sobre las ventas en los ajustes de la factura.
2. Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
3. Para ajustar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de sus dominios conectados, haga clic en el menú desplegable Dominio y, a continuación, seleccione un dominio. También puede introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un campo Slug de contenido . Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.

4. Si tiene identificadores fiscales configurados en su cuenta y desea incluirlos en la factura, seleccione las casillas de verificación de identificadores fiscales correspondientes.

Guardar y finalizar

En cualquier momento de la creación de la factura, puede hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puede hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo se mostrará la factura al comprador. La factura utilizará automáticamente el logotipo y los colores establecidos en los ajustes de branding.

Si todo está listo para finalizar la factura y poder enviarla al comprador:

1. En la parte superior derecha, haga clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no se puede eliminar.

2. En el cuadro de diálogo, revisa el descargo de responsabilidad y luego haz clic en Finalizar.

Envía la factura

Tras finalizar la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a tu comprador por correo electrónico o mediante un enlace o PDF. Puede cerrar el prompt pulsando la X, y enviarlo más tarde. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de la configuración de tu factura.

Enviar la factura por correo electrónico

1. El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un nuevo registro de contacto después del envío.
2. Para añadir una dirección de correo electrónico al campo CC , haz clic en Añadir destinatarios CC. Haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
3. Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de la factura, el campoDe se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos de equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.

• • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
  • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección del campo De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que está siendo utilizada en una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot. 

A medida que actualice los campos, aparecerá una vista previa en el panel derecho. Para enviar el correo electrónico:

4. Haz clic en Enviar correo electrónico de factura para enviar el correo tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador y una versión PDF de la factura como adjunto.
5. Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haz clic en Crear correo electrónico personalizado en tu CRM.

Envía la factura mediante un enlace o PDF

Para copiar un enlace para enviar la factura o descargar un PDF de la factura:

Nota: si envía una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Última fecha de envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

1. Haz clic en la pestaña Copiar enlace, descargar PDF. Aparecerá una vista previa de la factura en la parte derecha de la ventana.
2. Haz clic en Copiar enlace para copiar un enlace a la factura.
3. Haz clic en Descargar para descargar un PDF del recibo.
4. Haz clic en X o en Cerrar cuando hayas terminado.

Creación automatizada de facturas

Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones

Para enviar automáticamente facturas a los clientes en la fecha de facturación de su suscripción, siga estos pasos.

Ver facturas creadas automáticamente a partir de pagos mediante enlaces de pago, cotizaciones o suscripciones

Cuando se crea automáticamente una factura a partir de un pago en un enlace de pago o cotización, la factura se asociará al pago.

Puedes ver las facturas desde la página de índice de facturas, o bien, puedes ver la factura asociada desde el propio registro de pago. La factura no se envía al cliente automáticamente. Si quieres enviar la factura, sigue estos pasos.

Pasos siguientes

Aprende a gestionar las facturas creadas.