Crear facturas

Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través de Procesamiento de pagos con Stripe o Pagos de HubSpot, o para hacer seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Los superadministradores y los usuarios con permisos de objeto facturas pueden crear una factura:

• Directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
• A partir de una cotización publicada para copiar los datos de la cotización en una nueva factura.
• Automáticamente al usar las suscripciones.
• Automáticamente cuando los pagos se realizan a través de enlaces de pago o cotizaciones.

Antes de comenzar

Usa esta guía de configuración para ver cómo configurar las facturas para tu cuenta, incluyendo cómo personalizar prefijos, agregar información fiscal y configurar facturas para suscripciones. También puedes consultar propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Puedes crear y finalizar facturas sin necesidad de configurar un procesador de pagos y proceder al cobro manualmente.
• Si quieres aceptar pagos en línea, tendrás que configurar el procesamiento de pagos con Stripe (disponible para todas las suscripciones) o Pagos de HubSpot (solo Starter, Pro o Enterprise).
• La divisa de una factura puede establecerse como cualquier divisa admitida por HubSpot. Más información sobre cómo configurar las divisas de tu cuenta.
  • Si utilizas Pagos de HubSpot, puedes crear facturas en cualquier divisa, pero solo puedes aceptar pagos online en USD. Para otras monedas, puedes registrar los pagos manuales contra la factura.
  • Si utilizas Stripe como procesador de pagos, puedes crear facturas en cualquier moneda, pero solo puedes aceptar pagos en línea en las monedas que aparecen aquí. Para otras monedas, puedes registrar los pagos manuales contra la factura.

Crear facturas manualmente

Utiliza los métodos siguientes para crear una factura manualmente.

Crea una factura desde la página índice

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.

Crea una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haz clic en el nombre del registro.
  • Para contactos y empresas, la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona Crear factura. 

• • Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
    
    • Convertir negocio en factura: crea una factura utilizando la información del negocio, incluyendo elementos de pedido asociados. Si el negocio tiene elementos de pedido recurrentes, la opción mostrada es Convertir negocio en suscripción. Más información sobre las suscripciones.
    • Crear factura en blanco: crea una factura nueva desde cero.
    • Agregar factura existente: selecciona una factura existente para asociarla al negocio.

• • • También puedes crear una factura desde el editor de elementos de pedido de un negocio.

Crear una factura a partir de una cotización publicada

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre el nombre de la cotización, haz clic en Acciones y luego selecciona Convertir en factura. Esta acción creará una nueva factura utilizando la información de la cotización. Si la cotización tiene elementos de pedido recurrentes, la opción mostrada es Convertir negocio en suscripción. Más información sobre las suscripciones.

El contacto asociado a la factura será el contacto más reciente asociado a la empresa que está asociada a la factura.

Nota: por opción predeterminada al crear una factura, utilizará un prefijo estandarizado de INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tu configuración.

Seleccionar tu ajuste preestablecido

Si estás inscrito en Pagos de HubSpot, o has conectado tu cuenta de Stripe para el procesamiento de pagos, y has configurado ajustes preestablecidos alternativos al preestablecido de la factura, puedes seleccionar qué ajuste preestablecido debe utilizar la factura:

• Haz clic en el nombre del ajuste preestablecido en la parte superior derecha.
• Haz clic en el menú desplegable Ajuste preestablecido y selecciona tu ajuste preestablecido.
• Haz clic en Aplicar.

Configurar la facturación

Una vez creada la factura, en la sección Facturar a del editor de facturas, configura los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

Para asociar la factura a un contacto:

• Haz clic en Agregar contacto.
• En el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo.
• Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
• Haz clic en Guardar. 

Durante la creación, cada factura se puede asociar a un contacto. Una vez creada, puedes agregar contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

• Haz clic en Agregar empresa.
• En el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva.
• Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
• Haz clic en Guardar.

Durante la creación, cada factura se puede asociar a una empresa. Una vez creada, puedes agregar empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

Nota: si la configuración de asociación de contactos de facturación está activada y has elegido una empresa con un contacto de facturación asociado, el contacto de facturación se agregará automáticamente a la factura.

Para agregar una dirección de facturación a la factura:

• Haz clic en Editar en Dirección de facturación.
• En el panel derecho, introduce la información de facturación.
• Haz clic en Aplicar.

• Haz clic en add Agregar dirección de envío.
• En el panel derecho, introduce la información de facturación.
• Haz clic en Guardar.

• Haz clic en el campo Fecha de factura y luego utiliza el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.

Por opción predeterminada, el pago de la factura vencerá en el momento de la recepción de la misma. Para seleccionar diferentes plazos de pago:

• Haz clic en el menú desplegable Plazos de pago y selecciona un plazo de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado.
  
  • Si se ha activado el ajuste para enviar correos electrónicos de recordatorio automatizados, los correos se enviarán en función de esta fecha.

Agregar elementos de pedido

En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedido que adquirirá tu comprador. Aprende a utilizar elementos de pedido con facturas.

Agregar comentarios

Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Puedes utilizar las opciones de texto situadas en la parte inferior del campo de texto para dar formato a tu texto, agregar un hipervínculo o insertar un fragmento. Puedes agregar un comentario predeterminado que aparecerá en cada factura en la configuración de la factura.

Configurar el cobro de pagos

En la sección Cobranza de pago, elige si deseas cobrar un método de pago almacenado, aceptar pagos online, establecer qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elegir si deseas recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago online se heredan de tu configuración de pago.

• Para cargar un método de pago almacenado, selecciona Cargar factura utilizando un método de pago almacenado. Esto cobrará automáticamente al comprador utilizando su método de pago almacenado.

• Para enviar una factura para solicitar el pago al cliente, selecciona Enviar factura para solicitar el pago al cliente. 
  • Para aceptar pagos online de la factura, activa el interruptor Aceptar pagos online. Si el interruptor de pago está desactivado, las opciones de abajo no estarán disponibles.
  • Selecciona las casillas de verificación que aparecen junto a las formas de pago que deseas aceptar (por ejemplo, Tarjeta de crédito o débito o pagos de débito bancario, como ACH).
  • Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
  • Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca su información de envío, solo podrá seleccionar uno de los países que hayas establecido en tu configuración de pago.
  • Selecciona la casilla de verificación Solicita los detalles de pago de tus clientes en la página de pago para futuros cobros para almacenar el método de pago utilizado para futuros cargos.
  • Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, selecciona la casilla de verificación Permite que tu cliente pague una cantidad menor que el saldo adeudado. Si quieres registrar un pago manual o existente como pago parcial, puedes hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades de pago personalizadas deben ser inferiores al saldo total adeudado.

Configuración avanzada

En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a la configuración avanzada, haz clic en Configuración avanzada.

• Por opción predeterminada, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma.
• Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
• Para configurar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de tus dominios conectados, haz clic en el menú desplegable Dominio y luego selecciona un dominio. También puedes introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un valor en el campo Slug de contenido. Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.
• Si tienes NIF configurados en tu cuenta y deseas incluirlos en la factura, selecciona las casillas de verificación NIF correspondientes.

Guardar y finalizar

En cualquier momento de la creación de la factura, puedes hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puedes hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo le aparecerá la factura al comprador.

Si todo está listo para finalizar la factura y poder enviarla al comprador:

• En la parte superior derecha, haz clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no se puede eliminar.

• En el cuadro de diálogo, revisa el descargo de responsabilidad y luego haz clic en Finalizar.

Envía la factura

Tras finalizar la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a tu comprador por correo electrónico o mediante un enlace o PDF. Puedes cerrar el prompt haciendo clic en la X y enviarla luego. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de la configuración de tu factura.

Enviar la factura por correo electrónico

• El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un nuevo registro de contacto después del envío.
• Para añadir una dirección de correo electrónico al campo CC , haz clic en Añadir destinatarios CC. Haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
• Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos de equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.

• Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
• Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección del campo De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que está siendo utilizada en una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot. 

A medida que actualices los campos, se mostrará una vista previa a la derecha de los campos. Para enviar el correo electrónico:

• Haz clic en Enviar correo electrónico de factura para enviar el correo tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador y una versión PDF de la factura como adjunto.
• Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haz clic en Crear correo electrónico personalizado en tu CRM.

Envía la factura mediante un enlace o PDF

Para copiar un enlace para enviar la factura o descargar un PDF de la factura:

Nota: si envías una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Fecha de último envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

• Haz clic en la pestaña Copiar enlace, descargar PDF. Aparecerá una vista previa de la factura en la parte derecha de la ventana.
• Haz clic en Copiar enlace para copiar un enlace a la factura.
• Haz clic en Descargar para descargar un PDF del recibo.
• Haz clic en X o en Cerrar cuando hayas terminado.

Creación automatizada de facturas

Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones

Para enviar automáticamente facturas a los clientes en la fecha de facturación de su suscripción, sigue estos pasos.

Ver facturas creadas automáticamente a partir de pagos mediante enlaces de pago, cotizaciones o suscripciones

Cuando se crea automáticamente una factura a partir de un pago en un enlace de pago o cotización, la factura se asociará al pago.

Puedes ver las facturas desde la página de índice de facturas, o bien, puedes ver la factura asociada desde el propio registro de pago. La factura no se envía al cliente automáticamente. Si quieres enviar la factura, sigue estos pasos.

Pasos siguientes

Aprende a gestionar las facturas creadas.