Crear facturas

Crea y gestiona facturas en HubSpot para cobrar agiliza tus procesos de facturación y cobro de pagos. Genere facturas, personalice los detalles de las mismas y envíelas a sus clientes. Cobra pagos digitales a través de los pagos de HubSpot o el procesamiento de pagos con Stripe, o realiza un seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot.

• Directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
• A partir de una cotización publicada para copiar los datos de la cotización en una nueva factura.
• Automáticamente al usar las suscripciones.
• Automáticamente cuando los pagos se realizan a través de enlaces de pago o cotizaciones.

Antes de empezar

Antes de crear facturas, ajuste la herramienta de facturas de HubSpot para configurar las facturas de su cuenta. Puede personalizar los prefijos, añadir información fiscal y ajustar las facturas para las suscripciones. Más información sobre las propiedades de factura predeterminadas de HubSpot.

Comprender los requisitos

Comprender las limitaciones y consideraciones

• No es necesario ajustar una opción de procesamiento de pagos para cobrar los pagos. Los pagos se pueden añadir manualmente.
• Para aceptar pagos online, tendrás que ajustar los pagos de HubSpot(sóloStarter, Professional o Enterprise ) o el procesamiento de pagos con Stripe.
• La divisa de una factura puede establecerse como cualquier divisa admitida por HubSpot. Más información sobre el ajuste de divisas para su cuenta.
  • Más información sobre las divisas para las que puede cobrar pagos.
  • Para otras monedas, puedes registrar los pagos manuales contra la factura.

Crear facturas

A continuación, aprenda a crear facturas desde la página de índice de facturas, directamente desde registros de contacto, empresa o negocio, o desde una cotización publicada. También puede obtener más información sobre la creación automática de facturas.

Crea una factura desde la página índice

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear.
3. Seleccione Crear factura única o Crear facturas periódicas.
4. Configure su factura.

Crea una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

Crear facturas a partir de registros para asociar automáticamente la factura creada al registro. Por ejemplo, si crea una factura a partir de un registro de empresa, la factura se asociará automáticamente a la empresa. 

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. Haz clic en el nombre del registro.
   • Contactos y empresas: en la barra lateral derecha, en la sección Facturas , haga clic en Añadir y, a continuación, seleccione Crear factura.
     
     
     

     Nota: si la configuración de asociación de contactos de facturación está activada y has elegido una empresa con un contacto de facturación asociado, el contacto de facturación se agregará automáticamente a la factura.

   • Negocios: en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haga clic en Añadir y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
     
     • Convertir negocio en suscripción: convertir el negocio en una suscripción. Al configurar la suscripción, puede ajustar las facturas para que se generen automáticamente en cada fecha de suscripción.
     • Convertir negocio en factura: crea una factura utilizando la información del negocio, incluidos los elementos de pedido asociados. Si el negocio tiene elementos de pedido recurrentes, la opción que aparece es Convertir negocio en suscripción. Más información sobre las suscripciones.
     • Crear factura en blanco: crea una nueva factura desde cero.
     • Añadir factura existente: seleccione una factura existente para asociarla al negocio.
       
       
       
     • También puede crear una factura desde el editor de elementos de pedido de un negocio.
   • Tickets: en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haga clic en Añadir y, a continuación, seleccione:
     • Crear factura: crea una nueva factura.
     • Añadir factura existente: seleccione una factura existente para asociarla al ticket.
       
3. Configure su factura.

Crear una factura a partir de una cotización publicada

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, arriba a la derecha, haga clic en Acciones y seleccione Convertir en factura. Convertir en suscripción aparecerá en lugar de Convertir en factura para las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes.

El contacto vinculado a la factura será el último asociado al registro de empresa.

Nota: De forma predeterminada, al crear una factura, se utilizará el prefijo estandarizado INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 y luego INV-1002). Actualice el prefijo y el número inicial de las facturas en sus ajustes.

Configure su factura

Después de crear la factura, configúrela y personalícela para su comprador. Puede personalizar la factura utilizando un ajuste preestablecido o personalizando el contacto y la empresa, las fechas de facturación, los plazos y vencimientos, los elementos de pedido, los métodos de pago, los comentarios adicionales, etc.

Seleccionar tu ajuste preestablecido

Si ha configurado ajustes preestablecidos alternativos al ajuste preestablecido por defecto de la factura, puede seleccionar qué ajuste preestablecido debe utilizar la factura:

1. Haga clic en el nombre del ajuste preestablecido en la parte superior derecha.
2. Haz clic en el menú desplegable Ajuste preestablecido y selecciona tu ajuste preestablecido.
3. Haz clic en Aplicar.

Configurar la facturación

En la sección Facturar a del editor de facturas, ajuste los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

Para asociar la factura a un contacto:

1. Haz clic en Agregar contacto.
2. En el panel derecho, busque y seleccione un contacto para añadirlo a la factura. O bien, chaga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de contacto que se utilizará en la factura. Introducir los datos de contacto y hacer clic en Crear.
3. Para editar los datos del contacto, sitúese sobre él y haga clic en el icono edit editar. Actualice los datos de contacto en el panel derecho y haga clic en Guardar. La edición de los datos de contacto actualizará el registro del contacto en el CRM.
4. Para sustituir el contacto, haga clic en el icono replace reemplazar. Seleccione un nuevo contacto en el panel derecho.

Durante la creación, cada factura se puede asociar a un contacto. Una vez creada, puedes agregar contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

Para asociar la factura a una empresa:

Nota: si la configuración de asociación de contactos de facturación está activada y has elegido una empresa con un contacto de facturación asociado, el contacto de facturación se agregará automáticamente a la factura.

1. Haz clic en Agregar empresa.
2. En el panel derecho, busque y haga clic en una empresa para añadirla a la factura. O bien, chaga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de empresa que se utilizará en la factura. Introducir los datos de la empresa y hacer clic en Crear.
3. Para editar los datos de la empresa, sitúese sobre ella y haga clic en el icono edit editar. Actualice la información de la empresa en el panel derecho y haga clic en Guardar. Al editar la empresa se actualizará el registro de empresa en el CRM.
4. Para sustituir la empresa, haga clic en el icono replace icono de sustitución. Seleccione la empresa en el panel derecho.
5. Para eliminar la empresa de la factura, haga clic en el icono delete icono de eliminación .
6. Durante lacreación, cada factura puede asociarse a una empresa. Una vez creada, puede añadir empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.
7. Para añadir unadirección de facturación a la factura:
   • Si ha seleccionado una empresa, marque la casilla de verificación Misma dirección que la empresa para utilizar la misma dirección que el registro de empresa.
   • Para añadir una dirección diferente, haga clic en Editar en Dirección de facturación.
   • Introducir los datos de la dirección en el panel derecho.
   • Haga clic en Aplicar.
8. Para añadir una dirección de envío a la factura:
   • Si ha seleccionado una empresa, marque la casilla de verificación Misma dirección que la empresa para utilizar la misma dirección que el registro de empresa.
   • Para añadir una dirección diferente, haga clic en add Añadir dirección de envío.
   • Introducir los datos de la dirección en el panel derecho.
   • Haz clic en Guardar.
   • Para editar la dirección de envío, haga clic en Editar.
   • Para eliminar la dirección de envío, haga clic en Eliminar.
9. Por opción predeterminada, la fecha de facturación se fijará en el día actual. Para cambiar la fecha de la factura:
   • Haga clic en el campo Fecha de facturación .
   • Haz clic en el selector de fechas y selecciona una fecha.
10. Las condiciones de pago de la factura se establecerán en función de las condiciones de pago neto predeterminadas en los ajustes. Para seleccionar diferentes plazos de pago:
    • En la parte superior derecha, haga clic en el menú desplegable Condiciones de pago y seleccione una condición de pago.
    • El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado. Si se ha activado el ajuste de envío automático de correos electrónicos recordatorios , los correos electrónicos se enviarán en función de esta fecha.
11. Cualquier propiedad personalizada que se haya configurado en los ajustes de la factura se mostrará a la derecha, bajo Siguiente número de factura. Introducir los valores de la propiedad personalizada. Si el ajuste para permitir a los usuarios anular estos campos ha sido activado:
    1. Haga clic en add Añadir campo personalizado. Seleccione las propiedades de factura personalizadas existentes de la lista, busque la propiedad personalizada que desea utilizar o haga clic en Crear nueva propiedad de factura externalLink para crear una nueva propiedad de factura personalizada.
    2. Haga clic en el icono delete eliminar situado junto a una propiedad personalizada para eliminarla de la factura.
       
       
       

Agregar elementos de pedido

En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedido que adquirirá tu comprador. Aprenda a utilizar elementos de pedido en las facturas.

Añadir impuestos

Puede añadir impuestos de distintas formas, en función de sus necesidades:

1. Automatizar el cálculo de impuestos (BETA): calcular automáticamente los impuestos en función de la dirección de la factura.
2. Añadir impuestos a elementos de pedido individuales: añada impuestos basados en elementos de pedido de su biblioteca de impuestos.
3. Añadir un impuesto único a la factura: añade un impuesto único a toda la factura.

También puede incluir identificadores fiscales en su factura.

Añadir un abono (BETA)

Añadir un abono para ajustar el saldo de una factura con un crédito. Más información sobre los abonos.

1. En el cuadro Resumen , en Total, haga clic en + Añadir crédito disponible.
   
   
2. Haga clic en el menú desplegable Abono y seleccione un abono.
3. Introducir la cantidad de crédito en el campo Cantidad aplicada .

Agregar comentarios

Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Por ejemplo, puede añadir condiciones de pago, información legal o cualquier otra información importante. Si acepta pagos online, también puede añadir políticas que aparecerán en la página de pago.

Utilice las opciones de texto de la parte inferior del campo de texto para dar formato al texto, añadir un hipervínculo o insertar un fragmento (puede utilizar fragmentos para crear trozos de texto. Por ejemplo, si utiliza regularmente los mismos términos en una factura, podría crearlo como fragmento para utilizarlo cada vez que añada comentarios a una factura).

Puedes añadir un comentario por defecto que aparecerá en cada factura en los ajustes de factura.

Configurar el cobro de pagos

En la sección Cobro de pagos , elija si desea cobrar un método de pago almacenado, aceptar pagos online, establecer qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elegir si desea recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago online se heredan de los ajustes de pago de la caja.

1. Para cargar un método de pago almacenado, seleccione Cargar factura utilizando un método de pago almacenado. Esto cobrará automáticamente al comprador utilizando su método de pago almacenado.
2. Para enviar una factura para solicitar el pago al comprador, seleccione Enviar factura para solicitar el pago al cliente. 
   • Para aceptar pagos online de la factura, activa el interruptor Aceptar pagos online. Si el interruptor Aceptar pagos online está desactivado, las siguientes opciones no estarán disponibles.
   • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a las formas de pago que desea aceptar (por ejemplo, tarjeta de crédito o débito y pagos mediante débito bancario, como ACH).
   • Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
   • Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca sus datos de envío, sólo podrá seleccionar uno de los países que haya establecido en los ajustes de pago.
   • Selecciona la casilla de verificación Solicita los detalles de pago de tus clientes en la página de pago para futuros cobros para almacenar el método de pago utilizado para futuros cargos.
   • Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, seleccione la casilla de verificación Permitir a su cliente pagar una cantidad inferior al saldo vencido . Si quieres registrar un pago manual o existente como pago parcial, puedes hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades de pago personalizadas deben ser inferiores al saldo total adeudado.

Configuración avanzada

1. De forma predeterminada, el idioma utilizado para los títulos y etiquetas de la página está ajustado al inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma. Los títulos, las etiquetas, la divisa de la factura y el aviso de impuestos sobre las ventas se mostrarán en el idioma seleccionado. Puede desactivar la divisa de la factura y el aviso de impuestos sobre las ventas en los ajustes de la factura.
2. Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
3. Para ajustar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de sus dominios conectados, haga clic en el menú desplegable Dominio y, a continuación, seleccione un dominio. También puede introducir un slug personalizado en el campo Slug de contenido . Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.

4. Si tiene CIF configurados en su cuenta y desea incluirlos en la factura, seleccione las casillas de verificación de CIF correspondientes.

Guardar y crear

1. En cualquier momento de la creación de la factura, puede hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo.
2. Haga clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo aparecerá la factura para el comprador. La factura utilizará automáticamente el logotipo y los colores establecidos en los ajustes de branding.
3. Si está listo parafinalizar la factura, haga clic en Crear.

Envía la factura

Tras crear la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a su comprador por correo electrónico o mediante un enlace o PDF. Puede cerrar el prompt pulsando la X, y enviarlo más tarde. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de la configuración de tu factura.

Enviar la factura por correo electrónico

1. El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto después del envío.
2. Para añadir una dirección de correo electrónico al campo CC , haga clic en Añadir destinatarios CC. Haga clic en el menú desplegable, seleccione los contactos o introduzca las direcciones de correo electrónico. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
3. Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de la factura, el campoDe se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado el ajuste que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal u otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, puede seleccionar un correo electrónico diferente.
   • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección del campo De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que está siendo utilizada en una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
4. Haz clic en Generar para generar el mensaje de correo electrónico automáticamente utilizando Breeze, la IA de HubSpot.
5. A medida que actualice los campos, aparecerá una vista previa en el panel derecho.
6. Para enviar el correo electrónico, haga clic en Enviar factura por correo electrónico. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los datos de la factura. El correo electrónico contendrá un enlace para ver la factura en su navegador, junto con una versión en PDF de la factura como archivo adjunto.
7. Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haga clic en Crear correo electrónico personalizado en su CRM.

Envía la factura mediante un enlace o PDF

Para copiar un enlace o descargar una versión PDF de la factura:

Nota: si envía una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Última fecha de envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

1. Haga clic en el enlace Copiar, pestaña Descargar PDF . A la derecha aparecerá una vista previa de la factura.
2. Haga clic en Copiar enlace para copiar el enlace de la factura.
3. Haga clic en Descargar PDF para descargar una versión PDF de la factura.
4. Haga clic en la X de la parte superior derecha o en Cerrar en la parte inferior izquierda cuando haya terminado.

Creación automatizada de facturas

Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones

Puede enviar facturas a los clientes en la fecha de facturación de su suscripción.

Ver facturas creadas automáticamente a partir de pagos mediante enlaces de pago, cotizaciones o suscripciones

Cuando se crea automáticamente una factura a partir de un pago en un enlace de pago o cotización, la factura se asociará al pago.

Puede visualizar las facturas desde la página de índice de facturas, o bien, puede visualizar la factura asociada desde el propio registro de pago . La factura no se envía automáticamente al comprador. Más información sobre el envío de facturas creadas.

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Más información sobre la gestión de facturas creadas.