Opret fakturaer

Opret og administrer fakturaer i HubSpot for at strømline dine fakturerings- og betalingsopkrævningsprocesser. Generer fakturaer, tilpas fakturadetaljer, og send fakturaer til dine kunder. Indsaml digitale betalinger via HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling, eller spor betalinger foretaget uden for HubSpot.

• Direkte fra en kontakt-, firma-, aftale- eller tilbudspost eller fra fakturaindekset.
• Fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.
• Automatisk ved hjælp af abonnementer.
• Automatisk, når der foretages betalinger via betalingslinks eller tilbud.

Før du går i gang

Før du opretter fakturaer, skal du konfigurere HubSpots fakturaværktøj til at konfigurere fakturaer for din konto. Du kan tilpasse præfikser, tilføje skatteoplysninger og konfigurere fakturaer til abonnementer. Få mere at vide om HubSpots standardfakturaegenskaber.

Forstå kravene

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Det er ikke nødvendigt at opsætte en betalingsbehandling for at indsamle betalinger. Betalinger kan tilføjes manuelt.
• Hvis du vil acceptere onlinebetalinger, skal du konfigurere enten HubSpot-betalinger (kunStarter, Professional eller Enterprise ) eller Stripe-betalingsbehandling.
• Valutaen for en faktura kan indstilles som enhver valuta, der understøttes af HubSpot. Læs mere om opsætning af valutaer for din konto.
  • Få mere at vide om, hvilke valutaer du kan opkræve betalinger i.
  • For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mod fakturaen.

Opret fakturaer

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter fakturaer fra fakturaindekset, direkte fra kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter eller fra et offentliggjort tilbud. Eller læs mere om automatisk oprettelse af fakturaer.

Opret en faktura fra indekssiden

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på Opret øverst til højre.
3. Vælg Opret engangsfaktura eller Opret tilbagevendende fakturaer.
4. Konfigurer din faktura.

Opret en faktura fra en kontakt-, firma- eller aftalepost

Opret fakturaer fra poster for automatisk at knytte den oprettede faktura til posten. Hvis du f.eks. opretter en faktura fra en virksomhedspost, vil fakturaen automatisk blive knyttet til virksomheden.

1. Naviger til dine poster:
   • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
   • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
   • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
2. Klik på navnet på posten.
   • Kontakter og virksomheder: Klik på Tilføj i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer, og vælg derefter Opret faktura.
     
     
     

     Bemærk: Hvis indstillingen for tilknytning af faktureringskontakt er slået til, og du har valgt en virksomhed med en tilknyttet faktureringskontakt, vil faktureringskontakten automatisk blive føjet til fakturaen.

   • Tilbud: Klik på Tilføj i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer, og vælg derefter et af følgende:
     
     • Konverter aftale til abonnement: Konverter aftalen til et abonnement. Når du konfigurerer abonnementet, kan du indstille fakturaer til automatisk at blive genereret på hver abonnementsdato.
     • Konverter aftale til faktura: Opret en faktura ved hjælp af aftalens oplysninger, herunder tilknyttede varelinjer. Hvis aftalen har tilbagevendende varelinjer, vises indstillingen Konverteraftale til abonnement. Læs mere om abonnementer.
     • Opret tom faktura: Opret en ny faktura fra bunden.
     • Tilføj eksisterende faktura: Vælg en eksisterende faktura, der skal knyttes til aftalen.
       
       
       
     • Du kan også oprette en faktura fra varelinjeeditoren i en aftale.
   • Billetter: Klik på Tilføj i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer, og vælg derefter:
     • Opret faktura: Opret en ny faktura.
     • Tilføj eksisterende faktura: Vælg en eksisterende faktura, der skal knyttes til billetten.
       
3. Konfigurer din faktura.

Opret en faktura fra et offentliggjort tilbud

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Hold musen over et tilbud, og klik på Forhåndsvisning.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i højre panel, og vælg derefter Konverter til faktura.Konverter til abonnement vises i stedet for Konverter til faktura for tilbud med tilbagevendende varelinjer.

Den kontakt, der er knyttet til fakturaen, er den, der senest er knyttet til firmaoptegnelsen.

Bemærk: Når du opretter en faktura, bruger den som standard præfikset INV efterfulgt af et nummer, der øges sekventielt for hver faktura, der oprettes (f.eks. INV-1001 og derefter INV-1002). Opdater præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Konfigurer din faktura

Når du har oprettet din faktura, skal du konfigurere og tilpasse fakturaen til din køber. Du kan tilpasse fakturaen ved hjælp af en forudindstilling eller ved at tilpasse kontaktperson og virksomhed, fakturadatoer, vilkår og forfaldsdatoer, varelinjer, betalingsmetoder, yderligere kommentarer og meget mere.

Vælg din forudindstilling

Hvis du har oprettet alternative forudindstillinger til standardfakturaens forudindstilling, kan du vælge, hvilken forudindstilling fakturaen skal bruge:

1. Klik på navnet på forudindstillingen øverst til højre.
2. Klik på rullemenuen Forudindstilling, og vælg din forudindstilling.
3. Klik på Anvend.

Opsætning af fakturering

I afsnittet Fakturering til i fakturaeditoren kan du indstille fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

For at knytte fakturaen til en kontaktperson:

1. Klik på Tilføj kontakt.
2. I højre panel kan du søge efter og vælge en kontakt for at føje den til fakturaen. Ellerklik på fanen Opret ny for at oprette en ny kontaktpost, der skal bruges på fakturaen. Indtast kontaktoplysningerne, og klik på Opret.
3. Hvis du vil redigere kontaktens oplysninger, skal du holde musen over kontakten og klikke på ikonet edit edit. Opdater kontaktoplysningerne i højre panel, og klik på Gem. Redigering af kontaktoplysningerne vil opdatere kontaktoptegnelsen i CRM.
4. Klik på ikonet replace replace for at udskifte kontakten. Vælg en ny kontakt i højre panel.

Under oprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontaktperson. Når den er oprettet, kan du tilføje flere kontakter ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.

For at knytte fakturaen til en virksomhed:

Bemærk: Hvis indstillingen for tilknytning af fakturakontakt er slået til, og du har valgt en virksomhed med en tilknyttet fakturakontakt, vil fakturakontakten automatisk blive føjet til fakturaen.

1. Klik på Tilføj virksomhed.
2. I højre panel kan du søge efter og klikke på en virksomhed for at føje den til fakturaen. Ellerklik på fanen Opret ny for at oprette en ny virksomhedspost til brug på fakturaen. Indtast firmaoplysningerne, og klik på Opret.
3. Hvis du vil redigere virksomhedens oplysninger, skal du holde musen over virksomheden og klikke på ikonet edit edit. Opdater virksomhedsoplysningerne i højre panel, og klik på Gem. Redigering af virksomheden vil opdatere virksomhedsoptegnelsen i CRM.
4. Hvis du vil udskifte virksomheden, skal du klikke på ikonet replace replace. Vælg den nye virksomhed i højre panel.
5. For at slette virksomheden fra fakturaen skal du klikke på ikonet delete delete.
6. Underoprettelsen kan hver faktura knyttes til én virksomhed. Når den er oprettet, kan du tilføje flere virksomheder ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.
7. Sådan tilføjer du enfaktureringsadresse tilfakturaen:
   • Hvis du har valgt et firma, skal du markere afkrydsningsfeltet Samme som firmaadresse for at bruge den samme adresse som i firmaoptegnelsen.
   • Hvis du vil tilføje en anden adresse end firmaets adresse, skal du klikke på Rediger under Faktureringsadresse.
   • Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
   • Klik på Anvend.
8. Sådan tilføjer du en leveringsadresse til fakturaen:
   • Hvis du har valgt et firma, skal du markere afkrydsningsfeltet Samme som firmaadresse for at bruge den samme adresse som i firmaoptegnelsen.
   • Hvis du vil tilføje en anden adresse end firmaets adresse, skal du klikke på add Tilføj leveringsadresse.
   • Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
   • Klik på Gem.
   • Klik på Rediger for at redigere leveringsadressen.
   • Klik på Slet for at slette leveringsadressen.
9. Fakturadatoen er som standard indstillet til den aktuelle dag. For at ændre fakturadatoen:
   • Klik på feltet Fakturadato.
   • Brug datovælgeren til at vælge en ny dato.
10. Fakturaens betalingsbetingelser indstilles ud fra standardnettobetalingsbetingelserne i indstillingerne. For at vælge andre betalingsbetingelser:
    • Klik på rullemenuen Betalingsbetingelser øverst til højre, og vælg en betalingsbetingelse.
    • Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk, så det matcher den valgte periode. Hvis indstillingen til at sende automatiske påmindelses-e-mails er slået til, vil e-mailene blive sendt baseret på denne dato.
11. Eventuelle brugerdefinerede egenskaber, der er konfigureret i fakturaindstillingerne, vises øverst til højre under Næste fakturanummer. Hvis indstillingen for at tillade brugere at tilsidesætte disse felter er slået til, kan du foretage ændringer i dem under oprettelsen af fakturaen.

Tilføj varelinjer

I afsnittet Varelinjer skal du tilføje de varer, som din køber skal købe. Se, hvordan du bruger varelinjer med fakturaer.

Tilføj afgifter

Du kan tilføje afgifter på forskellige måder, afhængigt af dine behov:

1. Automatiser skatteberegninger (BETA): beregn automatisk skatter baseret på fakturaens adresse.
2. Tilføjafgifter til individuelle varelinjer : Tilføj varelinjebaserede afgifter fra dit afgiftsbibliotek.
3. Tilføj en engangsafgift til fakturaen: Tilføj en engangsafgift til hele fakturaen.

Du kan også inkludere skatte-id'er i din faktura.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i feltet Kommentarer. Du kan f.eks. tilføje betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger. Hvis du accepterer onlinebetalinger, kan du også tilføje politikker, som vises på betalingssiden.

Brug tekstindstillingerne nederst i tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag (du kan bruge uddrag til at oprette tekststykker. Hvis du f.eks. jævnligt bruger de samme vilkår på en faktura, kan du oprette det som et uddrag, som du kan bruge, hver gang du tilføjer kommentarer til en faktura).

Du kan tilføje en standardkommentar, som skal vises på alle fakturaer, i fakturaindstillingerne.

Konfigurer opkrævning af betaling

I afsnittet Betalingsindsamling skal du vælge, om du vil opkræve en gemt betalingsmetode, acceptere onlinebetalinger, indstille, hvilke betalingsmuligheder der skal være tilgængelige for køberen, og vælge, om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Indstillingerne for onlinebetaling arves fra indstillingerne for betaling i kassen.

1. For at opkræve en gemt betalingsmetode skal du vælge Opkræv faktura ved hjælp af en gemt betalingsmetode. Dette vil automatisk opkræve køberen ved hjælp af deres gemte betalingsmetode.
2. Hvis du vil sende en faktura for at anmode om betaling fra køberen, skal du vælge Send faktura for at anmode om betaling fra kunden.
   • Hvis du vil acceptere onlinebetalinger for fakturaen, skal du slå Accepter onlinebetalinger til. Hvis Accepter onlinebetalinger er slået fra, vil nedenstående muligheder ikke være tilgængelige.
   • Marker afkrydsningsfelterne ud for de betalingsformer, du gerne vil acceptere (f.eks. kredit- eller debetkort og bankdebiteringer som ACH).
   • Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved betaling, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml faktureringsadresse for kreditkortkøb.
   • Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine betalingsindstillinger.
   • Vælg afkrydsningsfeltet Indsaml kundens betalingsoplysninger ved betaling til fremtidige opkrævninger for at gemme den anvendte betalingsmetode til fremtidige opkrævninger.
   • Hvis du vil give kunderne mulighed for at indtaste et tilpasset beløb på betalingstidspunktet, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad din kunde at betale et beløb, der er mindre end den skyldige saldo. Hvis du vil registrere en manuel eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gøre det fra fakturaernes indeksside. Brugerdefinerede betalingsbeløb skal være mindre end den samlede skyldige saldo.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse fakturaens sprog og landestandard samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

1. Som standard er det sprog, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. For at opdatere dette til et andet sprog skal du klikke på rullemenuen Sprog og derefter vælge et sprog. Titler, etiketter, fakturavaluta og meddelelse om moms vises på det valgte sprog. Du kan slå faktur avalutaen og meddelelsen om moms fra i fakturaindstillingerne.
2. Dato- og adresseformatet bruger som standard USA-formatet. For at opdatere dette til et andet format skal du klikke på rullemenuen Lokalitet og derefter vælge en lokalitet.
3. Hvis du vil indstille en brugerdefineret faktura-URL ved hjælp af et af dine forbundne domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i feltet Content slug . En forhåndsvisning af fakturaens URL vises under URL-felterne.

4. Hvis du har oprettet skatte-id'er på din konto og ønsker at inkludere dem i fakturaen, skal du markere de tilsvarende afkrydsningsfelter for skatte-id' er.

Gem og opret

1. Når som helst under oprettelsen af en faktura kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som en kladde. Du kan til enhver tid vende tilbage til et udkast til en faktura for at redigere eller slette det.
2. Klik på Forhåndsvisning øverst til højre for at se, hvordan fakturaen kommer til at se ud for køberen. Fakturaen vil automatisk bruge det logo og de farver, der er angivet i dine brandingindstillinger.
3. Hvis du er klar til at færdiggørefakturaen , skal duklikke på Opret.

Send fakturaen

Når du har oprettet fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via e-mail eller via et link eller en PDF. Du kan lukke prompten ved at klikke på X og sende den senere. Påmindelsesmails administreres via dine fakturaindstillinger.

Send fakturaen via e-mail

1. Feltet Til udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, så opretter HubSpot automatisk en kontaktpost efter afsendelsen.
2. For at tilføje en e-mailadresse til Cc-feltet skal du klikke på Tilføj Cc-modtagere. Klik på rullemenuen, vælg kontakterne, eller indtast e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
3. Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.
   • Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
   • Svar på denne e-mail vil blive sendt til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mailindbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots samtaleindbakke.
4. Klik på Generér for at generere e-mailen automatisk ved hjælp af Breeze , HubSpots AI.
5. Når du opdaterer felterne, vises et live preview i højre panel.
6. Klik på Send faktura-e-mailfor at sende e-mailen. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer. E-mailen indeholder et link til at se fakturaen i deres browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
7. Hvis du i stedet manuelt vil skrive en én-til-én e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Opret brugerdefineret e-mail i dit CRM.

Send fakturaen via et link eller en PDF

For at kopiere et link eller downloade en PDF-version af fakturaen:

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Læs mere om fakturaegenskaber.

1. Klik på linket Kopier, fanen Download PDF. En forhåndsvisning af fakturaen vises til højre.
2. Klik på Kopier link for at kopiere fakturalinket.
3. Klik på Download PDF for at downloade en PDF-version af fakturaen.
4. Klik på X øverst til højre eller Luk nederst til venstre, når du er færdig.

Automatisk oprettelse af fakturaer

Opret og send automatisk tilbagevendende fakturaer ved hjælp af abonnementer.

Du kan sende fakturaer til kunder på deres abonnements faktureringsdato.

Se fakturaer, der oprettes automatisk fra betalinger via betalingslinks, tilbud eller abonnementer

Når en faktura automatisk oprettes fra en betaling på et betalingslink eller et tilbud, vil fakturaen blive knyttet til betalingen.

Du kan se fakturaerne fra fakturaindekset, eller du kan se den tilknyttede faktura fra selve betalingsposten. Fakturaen sendes ikke automatisk til køberen. Læs mere om at sende oprettede fakturaer.

Næste trin

Læs mere om håndtering af oprettede fakturaer.