Oprettelse af fakturaer

Opret fakturaer i HubSpot for at indsamle digitale betalinger via Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for at spore betalinger foretaget uden for HubSpot. Superadmins og brugere med rettigheder til fakturaer kan oprette en faktura:

• Direkte fra en kontakt-, firma-, aftale- eller tilbudspost eller fra fakturaindekset.
• Fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.
• Automatisk ved hjælp af abonnementer.
• Automatisk, når der foretages betalinger via betalingslinks eller tilbud.

Før du går i gang

Brug denne opsætningsguide til at gennemgå, hvordan du konfigurerer fakturaer til din konto, herunder hvordan du tilpasser præfikser, tilføjer skatteoplysninger og opsætter fakturaer til abonnementer. Du kan også gennemgå HubSpots standard fakturaegenskaber.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Du kan oprette og færdiggøre fakturaer uden at opsætte en betalingsbehandler og fortsætte med at indsamle betalinger manuelt.
• Hvis du vil acceptere onlinebetalinger, skal du opsætte enten Stripe-betalingsbehandling (tilgængelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger ( kunStarter, Professional eller Enterprise).
• Valutaen på en faktura kan indstilles som enhver HubSpot-understøttet valuta. Lær, hvordan du indstiller valutaer for din konto.
  • Hvis du bruger HubSpot-betalinger, kan du oprette fakturaer i en hvilken som helst valuta, men du kan kun acceptere onlinebetalinger i USD. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mod fakturaen.
  • Hvis du bruger Stripe som betalingsbehandler, kan du oprette fakturaer i alle valutaer, men du kan kun acceptere onlinebetalinger i de valutaer, der er angivet her. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger på fakturaen.
    

Opret fakturaer manuelt

Brug metoderne nedenfor til at oprette en faktura manuelt.

Opret en faktura fra indekssiden

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på Opret faktura øverst til højre.

Opret en faktura fra en kontakt-, virksomheds- eller aftalepost

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontaktpersoner: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Klik på navnet på posten.
  • For kontakter og virksomheder skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge Opret faktura.

• • For aftaler skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge en af følgende:
    
    • Konverter aftale til faktura: Opret en faktura ved hjælp af aftalens oplysninger, herunder tilknyttede linjeposter.
    • Oprettom faktura: Opret en ny faktura fra bunden.
    • Tilføj eksisterende faktura: Vælg en eksisterende faktura, der skal knyttes til aftalen.

• • • Du kan også oprette en faktura fra editoren for linjeposter i en aftale.

Opret en faktura fra et offentliggjort tilbud

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Hold musen over tilbuddets navn, klik på Handlinger, og vælg derefter Konverter til faktura. Dette vil oprette en ny faktura ved hjælp af tilbuddets oplysninger.

Derefter kommer du til fakturaeditoren, hvor du kan konfigurere fakturadetaljer. Hvis dit tilbud har mere end én kontakt, vil du blive bedt om at fjerne ekstra kontakter i fakturaeditoren.

Bemærk: Når du opretter en faktura, bruger den som standard præfikset INV efterfulgt af et nummer, der stiger sekventielt for hver faktura, der oprettes (f.eks. INV-1001 og derefter INV-1002). Du kan opdatere præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Opsæt fakturering

Når du har oprettet din faktura, skal du i afsnittet Fakturering til i fakturaeditoren konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

For at knytte fakturaen til en kontaktperson:

• Klik på Tilføj kontakt.
• I højre panel kan du søge efter en eksisterende kontakt eller oprette en ny.
• Klik på Næste, og fortsæt med at indstille de nødvendige tilknytningsetiketter.
• Klik på Gem.

Under oprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontaktperson. Når den er oprettet, kan du tilføje yderligere kontakter ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.

• Klik på Tilføj virksomhed.
• I højre panel kan du søge efter en eksisterende virksomhed eller oprette en ny.
• Klik på Næste, og fortsæt med at opsætte de nødvendige associationslabels.
• Klik på Gem.

Under oprettelsen kan hver faktura knyttes til én virksomhed. Når den er oprettet, kan du tilføje flere virksomheder ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.

For at tilføje en faktureringsadresse til fakturaen:

• Klik på Rediger under Faktureringsadresse.
• Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
• Klik på Anvend.

• Klik på add Tilføj leveringsadresse.
• Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
• Klik på Gem.

• Klik på feltet Fakturadato, og brug derefter datovælgeren til at vælge en ny dato.

Som standard forfalder fakturabetalingen ved modtagelse af fakturaen. For at vælge forskellige betalingsbetingelser:

• Klik på rullemenuen Betalingsbetingelser, og vælg derefter en betalingsbetingelse. Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk til at matche den valgte periode.
  
  • Hvis indstillingen til at sende automatiske påmindelses-e-mails er slået til, vil e-mailene blive sendt baseret på denne dato.

Tilføj linjeposter

I afsnittet Linjeposter skal du tilføje de varer, som din køber skal købe. Lær , hvordan du bruger linjeposter med fakturaer.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i feltet Kommentarer. Du kan bruge tekstindstillingerne nederst i tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag. Du kan tilføje en standardkommentar, som skal vises på alle fakturaer, i fakturaindstillingerne.

Konfigurer afregningsmuligheder

I afsnittet Fakturering skal du vælge, om du vil acceptere onlinebetalinger, indstille, hvilke betalingsmuligheder der skal være tilgængelige for køberen, og vælge, om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Indstillingerne for onlinebetaling arves fra indstillingerne for betaling i kassen.

• Slå kontakten til kassen til. Hvis checkout-kontakten er slået fra, vil nedenstående muligheder ikke være tilgængelige.
• Markér afkrydsningsfelterne ud for de betalingsformer, du gerne vil acceptere (f.eks. kredit- eller debetkort eller bankdebiteringer som ACH).
• Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml faktureringsadresse for kreditkortkøb.
• Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine betalingsindstillinger.
• Hvis du vil give kunderne mulighed for at indtaste et tilpasset beløb på betalingstidspunktet, skal du markereafkrydsningsfeltet Tillad din kunde at betale et beløb, der er mindre end den skyldige saldo. Hvis du vil registrere en manuel eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gøre det fra fakturaernes indeksside. Brugerdefinerede betalingsbeløb skal være mindre end den samlede skyldige saldo.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse fakturaens sprog og landestandard samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

• Som standard er det sprog, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. For at opdatere dette til et andet sprog skal du klikke på rullemenuen Language og derefter vælge et sprog.
• Som standard bruger dato- og adresseformatet USA-format. For at opdatere dette til et andet format skal du klikke på rullemenuen Locale og derefter vælge en locale.
• Hvis du vil indstille en brugerdefineret faktura-URL ved hjælp af et af dine forbundne domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i slutningen af URL'en ved at indtaste en værdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning af fakturaens URL vises under URL-felterne.
• Hvis du har oprettet skatte-id'er på din konto og ønsker at inkludere dem i fakturaen, skal du markere de tilsvarende afkrydsningsfelter for skatte-id' er.

Gem og færdiggør

Når som helst under oprettelsen af fakturaen kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som et udkast. Du kan til enhver tid vende tilbage til et udkast til en faktura for at redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til højre for at se, hvordan fakturaen vil se ud for køberen.

Hvis du er klar til at færdiggøre fakturaen, så du kan sende den til køberen:

• Klik på Færdiggør øverst til højre. Når en faktura er færdigbehandlet, kan den ikke slettes.

• Gennemgå ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Afslut.

Send fakturaen

Når du har færdiggjort fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via e-mail. Du kan lukke prompten ved at klikke på X'et og sende den senere. Påmindelsesmails administreres via dine fakturaindstillinger.

• Feltet Til udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, og HubSpot opretter automatisk en kontaktpost for dem efter afsendelsen.
• For at tilføje en e-mailadresse til Cc-feltet skal du klikke på rullemenuen, vælge kontakterne eller indtaste brugerdefinerede e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
• Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.
  • Hvis der ikke er indstillet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
  • Svar på denne e-mail vil blive sendt til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mail-indbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots indbakke til samtaler.
• Klik på Send faktura. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
• Hvis du i stedet manuelt vil skrive en én-til-én e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Skriv e-mail manuelt.

Automatisk oprettelse af fakturaer

Opret og send automatisk tilbagevendende fakturaer ved hjælp af abonnementer

Følg disse trin for at automatisere fakturering baseret på et abonnement.

Se fakturaer oprettet automatisk på baggrund af betalinger via betalingslinks eller tilbud

Når en faktura automatisk oprettes på baggrund af et betalingslink eller et tilbud, vil fakturaen blive knyttet til betalingen.

Du kan se fakturaerne fra fakturaindekset, eller du kan se den tilknyttede faktura fra selve betalingsposten. Fakturaen sendes ikke automatisk til kunden. Hvis du gerne vil sende fakturaen, skal du følge disse trin.

Næste skridt

Lær, hvordan du håndterer oprettede fakturaer.