Laskujen luominen
Päivitetty viimeksi: tammikuuta 31, 2025
Saatavilla minkä tahansa seuraavan Tilauksen kanssa, paitsi jos toisin mainitaan:
|
Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksunkäsittely tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi. Super Adminit ja käyttäjät, joilla on laskujen objektioikeudet, voivat luoda laskun:
- Suoraan yhteyshenkilön, yrityksen, sopimuksen tai tarjouksen tietueesta tai laskujen indeksisivulta.
- Julkaistusta tarjouksesta kopioidaksesi tarjouksen tiedot uuteen laskuun.
- Automaattisesti käyttämällä tilauksia.
- Automaattisesti, kun maksuja suoritetaan maksulinkkien tai tarjousten kautta.
Ennen kuin aloitat
Tässä asennusoppaassa käydään läpi, miten tilisi laskut määritetään, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja tilausten laskujen määrittäminen. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.
Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen
- Voit luoda ja viimeistellä laskuja ilman maksujen käsittelijä perustamista ja kerätä maksut manuaalisesti.
- Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko Stripe-maksunkäsittely ( käytettävissä kaikissa tilauksissa) tai HubSpot-maksut( vainStarter-, Professional- tai Enterprise-maksut).
- Laskun valuutaksi voidaan asettaa mikä tahansa HubSpotin tukema valuutta. Lue, miten asetat valuutat tilillesi.
- Jos käytät HubSpot-maksuja, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain Yhdysvaltain dollareina. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
- Jos käytät Stripeä maksujen käsittelijä, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain tässä luetelluissa valuutoissa. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
Huom:
- Jos käytät Stripeä maksujen käsittelijä, kun luot laskuja HubSpotissa, laskuja ei luoda Stripeen.
- Laskutusvaatimukset voivat vaihdella eri lainkäyttöalueilla. Ota yhteyttä lakiasiain- tai veroneuvojiisi selvittääksesi, täyttääkö HubSpot Invoices vaatimustenmukaisuusvelvoitteesi.
Luo laskut manuaalisesti
Voit luoda laskun manuaalisesti alla olevien menetelmien avulla.
Luo lasku indeksisivulta
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
- Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.
Luo lasku yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta
- Siirry tietueisiisi:
- Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
- Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
- Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
- Napsauta tietueen nimeä.
- Valitse yhteystietojen ja yritysten kohdalla oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku.
-
- Valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa kaupat, valitse Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
- Muunna kauppa laskuksi: Luo lasku käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit.
- Luo tyhjä lasku: luo uusi lasku tyhjästä.
- Lisää olemassa oleva lasku: valitse olemassa oleva lasku, joka liitetään kauppaan.
- Valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa kaupat, valitse Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
-
-
- Voit luoda laskun myös kauppalaskun rivikohta.
-
Luo lasku julkaistusta tarjouksesta
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
- Vie hiiren kurssi lainauksen nimen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen lainauksen tietoja.
Tämän jälkeen pääset laskun muokkausohjelmaan, jossa voit määrittää laskun yksityiskohdat. Jos tarjouksessasi on useampi kuin yksi yhteyshenkilö, sinua pyydetään poistamaan ylimääräiset yhteyshenkilöt laskun muokkauksessa.
Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.
Valitse esiasetus
Jos olet rekisteröitynyt HubSpot Payments-palveluun tai yhdistänyt Stripe-tilisi maksujen käsittelyä varten ja olet määrittänyt oletuslaskun esiasetus vaihtoehtoisia esiasetuksia, voit valita, mitä esiasetus laskun tulisi käyttää:
- Napsauta esiasetus nimeä oikeassa yläkulmassa.
- Napsauta Esiasetus ja valitse esiasetus.
- Napsauta Apply (Käytä).
Laskujen laskutuksen määrittäminen
Kun olet luonut laskun, määritä laskueditorin Laskun vastaanottaja -osiossa laskun liitetiedot, maksuehdot ja muut tiedot.
Voit liittää laskun yhteystietoon:
- Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
- Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteystieto tai luo uusi yhteystieto.
- Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistystunnisteiden määrittämistä.
- Napsauta Tallenna.
Luomisen aikana kukin lasku voidaan liittää yhteen yhteystietoon. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yhteystietoja oikeassa sivupalkissa olevien yhdistysten avulla.
Voit liittää laskun yritykseen:- Napsauta Lisää yritys.
- Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
- Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistystunnisteiden määrittämistä.
- Napsauta Tallenna.
Luomisen aikana jokainen lasku voidaan liittää yhteen yritykseen. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yrityksiä käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.
Huomaa: jos laskutusyhteyshenkilön yhdistäminen -asetus on käytössä ja olet valinnut yrityksen, jolla on laskutusyhteyshenkilö, laskutusyhteyshenkilö lisätään automaattisesti laskuun.
Laskun laskutusosoitteen lisääminen laskuun:
- Napsauta Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
- Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
- Napsauta Käytä.
- Napsauta add Add shipping address.
- Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
- Napsauta Tallenna.
- Napsauta Laskun päivämäärä -kenttää ja valitse uusi päivämäärä valitsimella.
Laskun maksu erääntyy oletusarvoisesti laskun vastaanottamisen yhteydessä. Voit valita eri maksuehtoja:
- Napsauta pudotusvalikkoa Maksuehdot ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua maksuaikaa.
- Jos asetus automaattisten muistutussähköpostien lähettämisestä on otettu käyttöön, sähköpostit lähetetään tämän päivämäärän perusteella.
Lisää rivitietoja
Lisää Rivin kohteet -osioon kohteet, jotka ostaja ostaa. Opi , miten rivieriä käytetään laskujen kanssa.
Lisää kommentteja
Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit käyttää tekstikentän alaosassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai katkelman lisäämiseen. Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.
Määritä maksujen kerääminen
Valitse Maksujen kerääminen -osiossa, haluatko veloittaa tallennetun maksutavan, hyväksyä verkkomaksut, määrittää, mitkä maksuvaihtoehdot ovat ostajan käytettävissä, ja valita, haluatko kerätä laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.
- Jos haluat veloittaa tallennetun maksutavan, valitse Lataa lasku tallennetulla maksutavalla. Tämä veloittaa ostajan automaattisesti käyttämällä hänen tallennettua maksutapaansa.
- Jos haluat lähettää laskun maksupyynnön asiakkaalta, valitse Lähetä lasku maksupyynnön asiakkaalta.
- Jos haluat hyväksyä laskun verkkomaksut, kytke Hyväksy verkkomaksut -kohta päälle. Jos Kassamaksut-kytkin on kytketty pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
- Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkiveloitus, kuten ACH).
- Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
- Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
- Valitse Collect your customer's payment details at checkout for future charges (Kerää asiakkaan maksutiedot kassalla tulevia veloituksia varten ) -valintaruutu, jos haluat tallentaa käytetyn maksutavan tulevia veloituksia varten.
- Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat tallentaa manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.
Huom:
- Jos tilillesi ei ole määritetty HubSpot Payments- tai maksujen käsittelijä, voit hyväksyä osamaksuja laskuja vastaan manuaalisten maksujen kirjaamisen yhteydessä ilman, että sinun tarvitsee ottaa käyttöön erityistä asetusta.
- Kun laskuun tehdään osamaksu, rivit eivät automaattisesti liity maksuun. Jos laskuun sisältyy esimerkiksi kaksi 100 dollarin suuruista rivierää, laskun loppusumma on 200 dollaria. Jos asiakas suorittaa 100 dollarin osamaksun laskun kokonaissummaa vastaan, maksu ei täsmäyty tiettyyn rivikohta.
Lisäasetukset
Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kielen ja paikallisuuden sekä laskun URL-osoitteen. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.
- Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja merkinnöissä käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla Language (Kieli ) -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
- Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Jos haluat päivittää tämän muuhun muotoon, napsauta avattavaa Locale-valikkoa ja valitse sitten alue.
- Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnus URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content tunnus -kenttään . Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.
- Jos tilillesi on määritetty verotunnisteet ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnisteen valintaruudut.
Tallenna ja viimeistele
Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.
Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:
- Napsauta oikeassa yläkulmassa Finalize (Viimeistele). Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää poistaa.
- Tarkista vastuuvapauslauseke valintaikkunassa ja napsauta sitten Viimeistele.
Lähetä lasku
Kun olet viimeistellyt laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse tai linkin tai PDF-tiedoston kautta. Voit sulkea kehotteen napsauttamalla X:ää ja lähettää sen myöhemmin. Muistutussähköposteja hallitaan laskun asetusten kautta.
Lähetä lasku sähköpostitse
Vuonna Lähetä lasku sähköpostitse välilehdellä, määritä sähköpostiosoitekentät:- To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo hänelle automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
- Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään valitsemalla Lisää cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa, valitse yhteystiedot tai syötä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
- Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty , mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.
- Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
- Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimisähköposti, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelut postilaatikossa.
Kun päivität kenttiä, kenttien oikealla puolella näkyy reaaliaikainen esikatselu. Sähköpostin lähettäminen:
- Lähetä sähköpostiviesti näytetyllä tavalla napsauttamalla Lähetä lasku sähköpostitse. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
- Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.
Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta
Voit kopioida linkin laskun lähettämistä varten tai ladata laskun PDF-tiedoston:
Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä ominaisuus ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista
- Napsauta Kopioi-linkkiä, lataa PDF-välilehteä. Laskun esikatselu näkyy ikkunan oikeassa reunassa.
- Voit kopioida laskun linkin napsauttamalla Kopioi linkki.
- Lataa laskun PDF-tiedosto napsauttamalla Lataa PDF-tiedosto.
- Napsauta X tai napsauta Sulje, kun olet valmis.
Automatisoitu laskun luominen
Luo ja lähetä automaattisesti toistuvia laskuja tilausten avulla
Jos haluat lähettää asiakkaille laskut automaattisesti tilauksen laskutuspäivänä, toimi seuraavasti.
Näytä laskut, jotka on luotu automaattisesti maksujen perusteella maksulinkkien, tarjousten tai tilausten kautta
Kun lasku luodaan automaattisesti maksusta maksulinkissä tai tarjouksessa, lasku liitetään maksuun.
Voit tarkastella laskuja laskujen indeksisivulta tai tarkastella niihin liittyvää laskua itse maksutietueesta. Laskua ei lähetetä asiakkaalle automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun, toimi seuraavasti.