Luo laskuja

Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksujen käsittelyn tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi. Super Adminit ja käyttäjät, joilla on laskujen objektioikeudet, voivat luoda laskun:

• Suoraan yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tarjousrekisteristä tai laskujen indeksisivulta.
• Julkaistusta tarjouksesta kopioidakseen tarjouksen tiedot uuteen laskuun.
• Automaattisesti käyttämällä tilauksia.
• Automaattisesti, kun maksuja suoritetaan maksulinkkien tai tarjousten kautta.

Ennen kuin aloitat

Käy tämän asennusoppaan avulla läpi, miten tilisi laskut määritetään, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja laskujen määrittäminen tilauksia varten. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat

• Voit luoda ja viimeistellä laskuja määrittelemättä maksujenkäsittelijää ja siirtyä keräämään maksuja manuaalisesti.
• Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko Stripe-maksujenkäsittely (käytettävissä kaikissa tilauksissa) tai HubSpot-maksut( vainStarter-, Professional- tai Enterprise-tilaukset).
• Laskun valuutaksi voidaan asettaa mikä tahansa HubSpotin tukema valuutta. Lue, miten asetat valuutat tilillesi.
  • Jos käytät HubSpot-maksuja, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain Yhdysvaltain dollareina. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
  • Jos käytät Stripeä maksujen käsittelijänä, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain tässä luetelluissa valuutoissa. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.

Luo laskuja manuaalisesti

Voit luoda laskun manuaalisesti alla olevien menetelmien avulla.

Luo lasku indeksisivulta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Luo lasku yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta.

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Yhteyshenkilöiden ja yritysten osalta valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku.

• • Kaupoissa valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa laskuksi: Luo lasku käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit. Jos kaupassa on toistuvia rivieriä, näytetään vaihtoehto Muunna kauppa tilaukseksi. Lisätietoja tilauksista.
    • Luo tyhjä lasku: Luo uusi lasku tyhjästä.
    • Lisää olemassa oleva lasku: Valitse olemassa oleva lasku, joka liitetään kauppaan.

• • • Voit luoda laskun myös sopimuksen rivikohtaeditorista.

Laskun luominen julkaistusta tarjouksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Vie hiiren osoitin lainauksen nimen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen lainauksen tietoja. Jos lainauksessa on toistuvia eriä, näytetään vaihtoehto Muunna sopimus tilaukseksi. Lisätietoja tilauksista.

Laskuun liitetty yhteyshenkilö on viimeisin laskuun liitettyyn yritykseen liittyvä yhteyshenkilö.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Valitse esiasetus

Jos olet rekisteröitynyt HubSpot Payments-palveluun tai yhdistänyt Stripe-tilisi maksujen käsittelyä varten ja olet määrittänyt oletuslaskujen esiasetukselle vaihtoehtoisia esiasetuksia, voit valita, mitä esiasetusta laskun tulisi käyttää:

• Napsauta esiasetuksen nimeä oikeassa yläkulmassa.
• Napsauta Preset-pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
• Napsauta Käytä.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Kun olet luonut laskun, määritä laskun muokkausohjelman Laskun vastaanottaja -osiossa laskun liitetietueet, maksuehdot ja muut tiedot.

Voit liittää laskun yhteystietoon:

• Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
• Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteyshenkilö tai luo uusi.
• Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
• Napsauta Tallenna.

Luomisen aikana jokainen lasku voidaan yhdistää yhteen yhteystietoon. Kun olet luonut laskun, voit lisätä uusia yhteystietoja käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.

• Valitse Lisää yritys.
• Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
• Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
• Napsauta Tallenna.

Luomisen aikana jokainen lasku voidaan yhdistää yhteen yritykseen. Kun olet luonut laskun, voit lisätä uusia yrityksiä käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.

Huomaa: jos laskutusyhteyshenkilön yhdistäminen -asetus on käytössä ja olet valinnut yrityksen, jolla on siihen liittyvä laskutusyhteyshenkilö, laskutusyhteyshenkilö lisätään automaattisesti laskuun.

Laskutusosoitteen lisääminen laskuun:

• Napsauta Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
• Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
• Napsauta Käytä.

• Napsauta add Add shipping address.
• Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
• Napsauta Tallenna.

• Napsauta Laskun päivämäärä -kenttää ja valitse uusi päivämäärä valitsimella.

Oletusarvoisesti laskun maksu erääntyy laskun vastaanottamisen yhteydessä. Voit valita eri maksuehtoja:

• Napsauta pudotusvalikkoa Maksuehdot ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua ehtoa.
  
  • Jos asetus automaattisten muistutussähköpostien lähettämisestä on otettu käyttöön, sähköpostit lähetetään tämän päivämäärän perusteella.

Rivierien lisääminen

Lisää Rivitiedot-osiossa ne tuotteet, jotka ostaja ostaa. Lue, miten rivieriä käytetään laskujen kanssa.

Lisää kommentteja

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit käyttää tekstikentän alareunassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai tekstinpätkän lisäämiseen. Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.

Määritä maksujen kerääminen

Valitse Maksujen keruu -osiossa, haluatko veloittaa tallennetun maksutavan, hyväksyä verkkomaksut, määrittää, mitkä maksuvaihtoehdot ovat ostajan käytettävissä, ja valita, kerätäänkö laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.

• Jos haluat veloittaa tallennetun maksutavan, valitse Veloita lasku käyttämällä tallennettua maksutapaa. Tämä veloittaa ostajan automaattisesti käyttämällä hänen tallennettua maksutapaansa.

• Jos haluat lähettää laskun, jolla pyydetään maksua asiakkaalta, valitse Lähetä lasku, jolla pyydetään maksua asiakkaalta.
  • Jos haluat hyväksyä laskun verkkomaksut, kytke Hyväksy verkkomaksut -kohta päälle. Jos Kassamaksut-kytkin on kytketty pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
  • Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkiveloitus, kuten ACH).
  • Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
  • Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
  • Valitse Collect your customer's payment details at checkout for future charges (Kerää asiakkaan maksutiedot kassalla tulevia veloituksia varten ) -valintaruutu, jos haluat tallentaa käytetyn maksutavan tulevia veloituksia varten.
  • Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat tallentaa manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kieltä ja paikallisuutta sekä laskun URL-osoitetta. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

• Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja tarroissa käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla kieli-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
• Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Jos haluat päivittää tämän muuhun muotoon, napsauta avattavaa Locale-valikkoa ja valitse sitten alue.
• Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnisteen URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content slug -kenttään. Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.
• Jos tilillesi on määritetty verotunnisteet ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnisteen valintaruudut.

Tallenna ja viimeistele

Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena valitsemalla Tallenna vasemmassa yläkulmassa. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.

Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Viimeistele. Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää poistaa.

• Tarkista valintaikkunassa vastuuvapauslauseke ja napsauta sitten Viimeistele.

Lähetä lasku

Kun olet viimeistellyt laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse tai linkin tai PDF-tiedoston kautta. Voit sulkea kehotteen napsauttamalla X:ää ja lähettää sen myöhemmin. Muistutussähköposteja hallitaan laskun asetusten kautta.

Lähetä lasku sähköpostitse

• To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo sille automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
• Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään valitsemalla Lisää cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa, valitse yhteystiedot tai syötä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
• Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty , mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.

• Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
• Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimien sähköpostilaatikot, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelujen postilaatikossa.

Kun päivität kenttiä, kenttien oikealla puolella näkyy live-esikatselu. Voit lähettää sähköpostin:

• Lähetä sähköpostiviesti näytön mukaisesti napsauttamalla Lähetä laskusähköposti. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
• Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.

Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta

Voit kopioida linkin laskun lähettämistä varten tai ladata laskun PDF-tiedoston:

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä -ominaisuutta ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista

• Napsauta Kopioi linkki, lataa PDF-välilehteä. Laskun esikatselu tulee näkyviin ikkunan oikeaan reunaan.
• Voit kopioida laskun linkin napsauttamalla Kopioi linkki.
• Lataa laskun PDF-tiedosto napsauttamalla Lataa PDF-tiedosto.
• Napsauta X tai napsauta Sulje, kun olet valmis.

Automatisoitu laskun luominen

Luo ja lähetä automaattisesti toistuvia laskuja käyttämällä tilauksia.

Jos haluat lähettää automaattisesti laskuja asiakkaille heidän tilauslaskutuspäivänään, noudata seuraavia ohjeita.

Näytä laskut, jotka on luotu automaattisesti maksujen perusteella maksulinkkien, tarjousten tai tilausten kautta.

Kun lasku luodaan automaattisesti maksusta maksulinkillä tai tarjouksella, lasku liitetään maksuun.

Voit tarkastella laskuja laskujen indeksisivulta tai voit tarkastella liitettyä laskua itse maksutietueesta. Laskua ei lähetetä asiakkaalle automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun, toimi seuraavasti.

Seuraavat vaiheet

Lue, miten luotuja laskuja hallitaan.