Luo laskuja

Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksujen käsittelyn tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi.

• Suoraan yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tarjoustietueesta tai laskujen indeksisivulta.
• Julkaistusta tarjouksesta kopioida tarjouksen tiedot uuteen laskuun.
• Automaattisesti käyttämällä tilauksia.
• Automaattisesti, kun maksuja suoritetaan maksulinkkien tai tarjousten kautta.

Ennen kuin aloitat

Ennen laskujen luomista määritä HubSpot-laskutyökalulla tilisi laskujen määrittäminen, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja laskujen määrittäminen tilauksia varten. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Vaatimusten ymmärtäminen

Ymmärtää rajoitukset ja näkökohdat

1. Voit luoda ja viimeistellä laskuja ilman maksuprosessorin määritystä ja siirtyä keräämään maksuja manuaalisesti.
2. Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko HubSpot-maksut(vainStarter, Professional tai Enterprise ) tai Stripe-maksujen käsittely.
3. Laskun valuutaksi voidaan asettaa mikä tahansa HubSpotin tukema valuutta. Lue, miten asetat valuutat tilillesi.
   • Jos käytät HubSpot-maksuja, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain Yhdysvaltain dollareina. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
   • Jos käytät Stripeä maksujen käsittelijänä, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain tuetuissa valuutoissa. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.

Laskujen luominen indeksisivulta ja tietueilta

Alla kerrotaan, miten laskut luodaan laskujen indeksisivulta, suoraan yhteyshenkilö-, yritys- tai kaupantekotietueista tai julkaistusta tarjouksesta. Vaihtoehtoisesti saat lisätietoja automaattisesta laskujen luomisesta.

Luo lasku indeksisivulta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Luo lasku yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta.

1. Siirry tietueisiin:
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
2. Napsauta tietueen nimeä.
   • Yhteystiedot ja yritykset: Napsauta oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku.

3. • Kaupat: valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
     
     • Muunna kauppa laskuksi: Luo lasku käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit. Jos sopimuksessa on toistuvia rivieriä, näytetään vaihtoehto Muunna sopimus tilaukseksi. Lisätietoja tilauksista.
     • Luo tyhjä lasku: Luo uusi lasku tyhjästä.
     • Lisää olemassa oleva lasku: Valitse olemassa oleva lasku, joka liitetään kauppaan.

4. • • Voit luoda laskun myös sopimuksen rivikohtaeditorista.

Laskun luominen julkaistusta tarjouksesta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
2. Vie hiiren kursori lainauksen päälle ja napsauta Esikatselu-painiketta.
3. Napsauta oikeassa paneelissa oikeassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa Toiminnot .
4. Valitse Muunna laskuksi.Convert to a subscription (Muunna tilaukseksi ) tulee näkyviin Convert to invoice (Muunna laskuksi ) -vaihtoehdon sijasta, kun kyseessä ovat tarjoukset, joissa on toistuvia rivikohtia.

Laskuun liitetty yhteyshenkilö on se, joka on viimeksi yhdistetty yritykseen.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Laskujen määrittäminen

Kun olet luonut laskun, määritä ja mukauta lasku ostajalle. Voit mukauttaa laskua käyttämällä esiasetusta tai mukauttamalla yhteyshenkilöä ja yritystä, laskun päivämääriä, ehtoja ja eräpäiviä, rivikohtia, maksutapoja, lisäkommentteja ja paljon muuta.

Valitse esiasetus

Jos olet määrittänyt oletuslaskun esiasetukselle vaihtoehtoisia esiasetuksia, voit valita, mitä esiasetusta laskun tulisi käyttää:

1. Napsauta esiasetuksen nimeä oikeassa yläkulmassa.
2. Napsauta Preset-pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
3. Napsauta Käytä.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Määritä laskueditorin Lasku laskulle -osiossa laskuun liittyvät tietueet, maksuehdot ja muut tiedot.

Laskun liittäminen yhteystietoon:

1. Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
2. Etsi oikeassa paneelissa yhteyshenkilö ja lisää se laskuun napsauttamalla sitä. Tainapsauta Luo uusi -välilehteä luodaksesi uuden yhteystietueen laskussa käytettäväksi. Kirjoita yhteystieto ja napsauta Luo.
   
3. Jos haluat muokata yhteystiedon tietoja, siirrä hiiren kursori yhteystiedon päälle ja napsauta edit muokkauskuvaketta. Päivitä yhteystiedon tiedot oikeassa paneelissa ja napsauta Tallenna. Yhteyshenkilön muokkaaminen päivittää yhteystietueen CRM:ssä.
   
4. Jos haluat korvata yhteystiedon, napsauta replace replace-kuvaketta. Valitse uusi yhteyshenkilö oikeassa paneelissa.
   

Luomisen aikana jokainen lasku voidaan yhdistää yhteen yhteystietoon. Luomisen jälkeen voit lisätä lisää yhteystietoja käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.

1. Valitse Lisää yritys.
2. Etsi ja napsauta oikeassa paneelissa yritystä lisätäksesi sen laskuun. Tainapsauta Luo uusi -välilehteä luodaksesi uuden yritystietueen laskussa käytettäväksi. Anna yrityksen tiedot ja napsauta Luo.
3. Jos haluat muokata yrityksen tietoja, siirrä hiiren kursori yrityksen päälle ja napsauta edit muokkauskuvaketta. Päivitä yrityksen tiedot oikeassa paneelissa ja napsauta Tallenna. Yrityksen muokkaaminen päivittää yhteystietueen CRM:ssä.
4. Jos haluat korvata yrityksen, napsauta replace replace-kuvaketta. Valitse uusi yritys oikeassa paneelissa.
   
5. Jos haluat poistaa yrityksen laskusta, napsauta delete delete -kuvaketta.
   

Luomisen aikana kukin lasku voidaan liittää yhteen yritykseen. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yrityksiä käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.

Huomaa: jos laskutusyhteyshenkilön yhdistäminen -asetus on käytössä ja olet valinnut yrityksen, johon on liitetty laskutusyhteyshenkilö, laskutusyhteyshenkilö lisätään automaattisesti laskuun.

1. Jos olet valinnut yrityksen, valitse Sama kuin yrityksen osoite -valintaruutu, jos haluat käyttää samaa osoitetta kuin yritystietueessa.
2. Jos haluat lisätä eri osoitteen kuin yritystietueen osoite, valitse Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
3. Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
4. Napsauta Käytä.

1. Jos olet valinnut yrityksen, valitse Sama kuin yrityksen osoite -valintaruutu, jos haluat käyttää samaa osoitetta kuin yritystietueessa.
2. Jos haluat lisätä eri osoitteen kuin yritystietueen osoite, valitse add Add shipping address (Lisää toimitusosoite).
3. Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
4. Napsauta Tallenna.
5. Voit muokata toimitusosoitetta valitsemalla Muokkaa.
6. Voit poistaa toimitusosoitteen valitsemalla Poista.
7. Laskun päivämääräksi asetetaan oletusarvoisesti kuluva päivä. Voit päivittää sen:
   • Napsauta Laskun päivämäärä -kenttää.
   • Valitse uusi päivämäärä valitsimella.
8. Laskun maksuehdot asetetaan asetuksissa olevien oletusnettomaksuehtojen perusteella. Eri maksuehtojen valitseminen:
   • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Maksuehdot-pudotusvalikkoa ja valitse maksuehto.
   • Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua ehtoa. Jos asetus automaattisten muistutussähköpostien lähettämisestä on otettu käyttöön, sähköpostit lähetetään tämän päivämäärän perusteella.
9. Laskun asetuksissa määritetyt mukautetut ominaisuudet näkyvät oikeassa yläkulmassa kohdassa Eräpäivä .Jos asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat ohittaa nämä kentät , on otettu käyttöön, voit tehdä niihin muutoksia laskun luomisen aikana.

Lisää riviotsikoita

Lisää Rivierät-osiossa ne tuotteet, jotka ostaja ostaa. Lue, miten rivieriä käytetään laskujen kanssa.

Lisää verot

Voit lisätä veroja eri tavoin tarpeidesi mukaan:

1. Automaattinen verolaskenta (BETA): laskee verot automaattisesti laskun osoitteen perusteella.
2. Verojen lisääminen yksittäisiin rivieriin: Lisää rivieriin perustuvia veroja verokirjastostasi.
3. Kertaluonteisen veron lisääminen laskuun: Lisää kertaluonteinen vero koko laskuun.

Voit myös sisällyttää laskuun veron tunnukset.

Lisää kommentteja

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit esimerkiksi lisätä maksuehtoja, oikeudellisia tietoja tai muita tärkeitä tietoja kommentteihin. Jos hyväksyt verkkomaksuja, voit myös lisätä käytäntöjä, jotka näkyvät kassasivulla.

Käytä tekstikentän alareunassa olevia tekstivaihtoehtoja muotoillaksesi tekstin, lisätäksesi hyperlinkin tai lisätäksesi tekstinpätkän (voit käyttää tekstinpätkiä tekstinpätkien luomiseen. Jos esimerkiksi käytät säännöllisesti samoja ehtoja laskussa, voit luoda sen pätkäksi, jota voit käyttää joka kerta).

Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.

Määritä maksujen kerääminen

Valitse Maksujen keruu -osiossa, haluatko veloittaa tallennetun maksutavan, hyväksyä verkkomaksut, määrittää, mitkä maksuvaihtoehdot ovat ostajan käytettävissä, ja valita, kerätäänkö laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.

1. Jos haluat veloittaa tallennetun maksutavan, valitse Veloita lasku käyttämällä tallennettua maksutapaa. Tämä veloittaa ostajan automaattisesti käyttämällä hänen tallennettua maksutapaansa.
2. Jos haluat lähettää laskun, jolla pyydetään maksua ostajalta, valitse Lähetä lasku, jolla pyydetään maksua asiakkaalta.
   • Jos haluat hyväksyä laskun verkkomaksut, kytke Hyväksy verkkomaksut -kohta päälle. Jos Hyväksy verkkomaksut -kytkin on pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
   • Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkiveloitus, kuten ACH).
   • Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
   • Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
   • Valitse Collect your customer's payment details at checkout for future charges (Kerää asiakkaan maksutiedot kassalla tulevia veloituksia varten ) -valintaruutu, jos haluat tallentaa käytetyn maksutavan tulevia veloituksia varten.
   • Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat tallentaa manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kieltä ja paikallisuutta sekä laskun URL-osoitetta. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

1. Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja tarroissa käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla kieli-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen. Otsikot, tarrat ja laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus näytetään valitulla kielellä. Voit poistaa laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoituksen käytöstä laskun asetuksissa.
2. Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Jos haluat päivittää tämän toiseen muotoon, napsauta avattavaa Paikkakunta-valikkoa ja valitse sitten paikkakunta.
3. Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun slugin URL-osoitteen loppuun syöttämällä Content slug -kenttään. Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alla.

4. Jos tilillesi on määritetty verotunnukset ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnusvalintaruudut.

Tallenna ja luo

1. Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena valitsemalla Tallenna vasemmassa yläkulmassa. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä.
2. Voit napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle. Lasku käyttää automaattisesti logoa ja värejä, jotka on asetettu brändiasetuksissa.
3. Jos olet valmisviimeistelemään laskun niin, että voit lähettää sen ostajalle, valitse oikeassa yläkulmassa Luo.

Lähetä lasku

Kun olet luonut laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse tai linkin tai PDF-tiedoston kautta. Voit sulkea kehotteen napsauttamalla X:ää ja lähettää sen myöhemmin. Muistutussähköposteja hallitaan laskun asetusten kautta.

Lähetä lasku sähköpostitse

1. To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
2. Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään valitsemalla Lisää Cc-vastaanottajia. Napsauta pudotusvalikkoa, valitse yhteystiedot tai syötä sähköpostiosoitteet. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
3. Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty , mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.
   • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
   • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimien sähköpostilaatikot, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelujen postilaatikossa.
4. Napsauta Generate (Luo) luodaksesi sähköpostiviestin automaattisesti käyttäen Breezeä, HubSpotin tekoälyä.
5. Kun päivität kenttiä, oikeassa paneelissa näkyy live-esikatselu.
6. Lähetä sähköpostiviesti napsauttamalla Lähetä laskusähköposti lähettääksesi sähköpostiviestin näytetyllä tavalla. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
7. Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta Luo mukautettu sähköpostiviesti CRM:ssä.

Lähetä lasku linkin tai PDF-tiedoston kautta

Voit kopioida linkin laskun lähettämistä varten tai ladata laskun PDF-version:

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä -ominaisuutta ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

1. Napsauta Kopioi linkki, lataa PDF-välilehteä. Laskun esikatselu näkyy ikkunan oikeassa reunassa.
2. Voit kopioida laskun linkin napsauttamalla Kopioi linkki.
3. Napsauta Lataa PDF ladataksesi laskun PDF-version.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa X:ää tai vasemmassa alakulmassa olevaa Sulje, kun olet valmis.

Automatisoitu laskun luominen

Luo ja lähetä automaattisesti toistuvia laskuja käyttämällä tilauksia.

Voit lähettää asiakkaille laskuja heidän tilauslaskutuspäivänään.

Näytä laskut, jotka on luotu automaattisesti maksujen perusteella maksulinkkien, tarjousten tai tilausten kautta.

Kun lasku luodaan automaattisesti maksusta maksulinkillä tai tarjouksella, lasku liitetään maksuun.

Voit tarkastella laskuja laskujen indeksisivulta tai voit tarkastella liitettyä laskua itse maksutietueesta. Laskua ei lähetetä ostajalle automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun, toimi seuraavasti.

Seuraavat vaiheet

Lue, miten luotuja laskuja hallitaan.