Facturen maken

Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen, of om betalingen bij te houden die buiten HubSpot zijn gedaan.

• Direct vanuit een contact, bedrijf, deal of offerte record, of vanuit de facturen index pagina.
• Vanuit een gepubliceerde offerte, om de details van de offerte te kopiëren naar een nieuwe factuur.
• Automatisch met behulp van abonnementen.
• Automatisch wanneer betalingen worden gedaan via betaallinks of offertes.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je facturen maakt, stel je de HubSpot factuurtool in om facturen voor je account te configureren, inclusief hoe je voorvoegsels aanpast, belastinginformatie toevoegt en facturen voor abonnementen instelt. Je kunt ook de standaardeigenschappen van HubSpot voor facturen bekijken.

Vereisten begrijpen

Beperkingen en overwegingen begrijpen

1. U kunt facturen maken en voltooien zonder een betalingsverwerker in te stellen en handmatig betalingen innen.
2. Als je online betalingen wilt accepteren, moet je HubSpot-betalingen(alleenStarter, Professional of Enterprise ) of Stripe-betalingsverwerking instellen.
3. De valuta van een factuur kan worden ingesteld als elke door HubSpot ondersteunde valuta. Lees hier hoe je valuta's instelt voor je account.
   • Als je HubSpot-betalingen gebruikt, kun je facturen in elke valuta maken, maar kun je alleen online betalingen in USD accepteren. Voor andere valuta kun je handmatige betalingen tegen de factuur opnemen.
   • Als je Stripe gebruikt als betalingsverwerker, kun je facturen maken in elke valuta, maar kun je alleen online betalingen accepteren in de ondersteunde valuta. Voor andere valuta's kun je handmatige betalingen opnemen op de factuur.

Maak facturen vanuit de indexpagina en vanuit records

Lees hieronder hoe je facturen kunt maken vanuit de indexpagina voor facturen, rechtstreeks vanuit contact-, bedrijfs- of dealrecords of vanuit een gepubliceerde offerte. Of lees meer over het automatisch aanmaken van facturen.

Een factuur maken vanaf de indexpagina

2. Klik rechtsboven op Factuur maken.

Een factuur maken vanuit een contact, bedrijf of deal record

1. Navigeer naar je records:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van het record.
   • Contacten en bedrijven: klik in de rechterzijbalk in de sectie Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens Factuur maken.

3. • Deals: klik in de rechterzijbalk in het gedeelte Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
     
     • Converteer deal naar factuur: maak een factuur met de informatie van de deal, inclusief bijbehorende regelitems. Als de deal terugkerende regelitems heeft, wordt de optie Omzetten naar abonnement weergegeven. Meer informatie over abonnementen.
     • Blanco factuur maken: maak een nieuwe factuur vanaf nul.
     • Bestaande factuur toevoegen: selecteer een bestaande factuur die je aan de deal wilt koppelen.

4. • • Je kunt ook een factuur maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Een factuur maken op basis van een gepubliceerde offerte

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties .
4. Klik op Omzetten naar factuur.Converteren naar abonnement wordt weergegeven in plaats van Converteren naar factuur voor offertes met terugkerende regelitems.

De contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld, is de contactpersoon die het laatst aan het bedrijf is gekoppeld.

Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.

Je factuur configureren

Nadat je de factuur hebt gemaakt, kun je deze configureren en aanpassen voor je koper. Je kunt de factuur aanpassen met een voorinstelling of door de contactpersoon en het bedrijf, factuurdatums, termijnen en vervaldatums, regelitems, betalingsmethoden, aanvullende opmerkingen en meer aan te passen.

Selecteer je voorinstelling

Als je alternatieve voorinstellingen voor de standaard factuur hebt ingesteld, kun je kiezen welke voorinstelling de factuur moet gebruiken:

1. Klik rechtsboven op de naam van de voorinstelling.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu Voorkeuze en selecteer je voorkeuze.
3. Klik op Toepassen.

Facturering instellen

Stel in het gedeelte Factureren aan van de factuureditor de gekoppelde records, betalingsvoorwaarden en meer van de factuur in.

De factuur koppelen aan een contactpersoon:

1. Klik op Contactpersoon toevoegen.
2. Zoek en klik in het rechterpaneel op een contactpersoon om deze toe te voegen aan de factuur. Ofklik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon voor de factuur te maken. Voer de contactgegevens in en klik op Maken.
   
3. Als je de gegevens van de contactpersoon wilt bewerken, beweeg je met de muis over de contactpersoon en klik je op het pictogram edit bewerken. Werk de contactgegevens bij in het rechterpaneel en klik op Opslaan. Als u de contactpersoon bewerkt, wordt de record van de contactpersoon in CRM bijgewerkt.
   
4. Om de contactpersoon te vervangen, klikt u op het pictogram replace vervangen. Selecteer de nieuwe contactpersoon in het rechterpaneel.
   

Tijdens het maken kan elke factuur worden gekoppeld aan één contactpersoon. Eenmaal aangemaakt, kunt u extra contactpersonen toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechterzijbalk.

1. Klik op Bedrijf toevoegen.
2. Zoek en klik in het rechterpaneel op een bedrijf om het toe te voegen aan de factuur. Ofklik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe bedrijfsvermelding te maken voor gebruik op de factuur. Voer de bedrijfsgegevens in en klik op Maken.
3. Als je de gegevens van het bedrijf wilt bewerken, beweeg je met de muis over het bedrijf en klik je op het pictogram edit bewerken. Werk de bedrijfsgegevens bij in het rechterpaneel en klik op Opslaan. Als u het bedrijf bewerkt, wordt de contactpersoonrecord in CRM bijgewerkt.
4. Om het bedrijf te vervangen, klikt u op het pictogram replace vervangen. Selecteer het nieuwe bedrijf in het rechterpaneel.
   
5. Om het bedrijf van de factuur te verwijderen, klikt u op het pictogram delete verwijderen.
   

Tijdens het maken kan elke factuur aan één bedrijf worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra bedrijven toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechterzijbalk.

Let op: als de instelling voor het koppelen van factureringscontacten is ingeschakeld en je een bedrijf hebt gekozen met een gekoppeld factureringscontact, wordt het factureringscontact automatisch toegevoegd aan de factuur.

1. Als je een bedrijf hebt geselecteerd, schakel je het selectievakje Zelfde als bedrijfsadres in om hetzelfde adres als het bedrijfsrecord te gebruiken.
2. Om een ander adres toe te voegen aan het adres in de bedrijfsrecord, klik je op Bewerken onder Factuuradres.
3. Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
4. Klik op Toepassen.

1. Als je een bedrijf hebt geselecteerd, schakel je het selectievakje Zelfde als bedrijfsadres in om hetzelfde adres als het bedrijfsrecord te gebruiken.
2. Om een ander adres toe te voegen aan het adres in de bedrijfsrecord, klik je op add Verzendadres toevoegen.
3. Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
4. Klik op Opslaan.
5. Om het verzendadres te bewerken, klikt u op Bewerken.
6. Om het verzendadres te verwijderen, klikt u op Verwijderen.
7. Standaard wordt de factuurdatum ingesteld op de huidige dag. Om deze bij te werken:
   • Klik op het veld Factuurdatum.
   • Gebruik de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.
8. De betalingstermijnen van de factuur worden ingesteld op basis van de standaard netto betalingstermijnen in instellingen. U kunt andere betalingstermijnen selecteren:
   • Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Betalingstermijnen en selecteer een betalingstermijn.
   • Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn. Als de instelling voor het verzenden van automatische herinneringse-mails is ingeschakeld, worden de e-mails op basis van deze datum verzonden.
9. Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de factuurinstellingen worden rechtsboven weergegeven, onder Vervaldatum . Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

Regelitems toevoegen

Voeg in het gedeelte Regelitems de items toe die je koper gaat kopen. Leer hoe je regelitems met facturen gebruikt.

Belastingen toevoegen

Je kunt op verschillende manieren belastingen toevoegen, afhankelijk van je vereisten:

1. Belastingberekeningen automatiseren (BETA): bereken automatisch belastingen op basis van het adres van de factuur.
2. Belastingen toevoegen aan individuele regelitems: voeg op regelitems gebaseerde belastingen toe vanuit je belastingbibliotheek.
3. Een eenmalige belasting toevoegen aan de factuur: voeg een eenmalige belasting toe aan de hele factuur.

Je kunt ook belasting-ID's toevoegen aan je factuur.

Opmerkingen toevoegen

Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen in het veld Opmerkingen. Je kunt bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie toevoegen in de opmerkingen. Als je online betalingen accepteert, kun je ook beleidsregels toevoegen die op de afrekenpagina worden weergegeven.

Gebruik de tekstopties onder aan het tekstveld om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een knipsel in te voegen (je kunt knipsels gebruiken om stukken tekst te maken. Als je bijvoorbeeld regelmatig dezelfde voorwaarden gebruikt op een factuur, kun je een knipsel maken om elke keer te gebruiken).

In de factuurinstellingen kun je een standaardopmerking toevoegen die op elke factuur wordt weergegeven.

Incasso configureren

Kies in het gedeelte Verzameling van betalingen of je een opgeslagen betaalmethode wilt gebruiken, of je online betalingen wilt accepteren, welke betaalopties beschikbaar zijn voor de koper en of je factuur- en verzendadresgegevens wilt verzamelen. De instellingen voor online betalingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.

1. Als je een opgeslagen betaalmethode wilt gebruiken, selecteer je Factuur opladen met een opgeslagen betaalmethode. De koper betaalt dan automatisch via de opgeslagen betaalmethode.
2. Als je een factuur wilt verzenden om de koper om betaling te vragen, selecteer je Factuur verzenden om de klant om betaling te vragen.
   • Als je online betalingen voor de factuur wilt accepteren, schakel je de schakelaar Online betalingen accepteren in. Als de schakelaar Online betalingen accepteren is uitgeschakeld, zijn de onderstaande opties niet beschikbaar.
   • Schakel de selectievakjes in naast de betalingsvormen die je wilt accepteren (bijv. creditcard, bankpas of bankafschrijving, zoals ACH).
   • Als je informatie over het factuuradres wilt verzamelen bij het afrekenen, schakel je het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
   • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.
   • Schakel het selectievakje Betalingsgegevens van je klant verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten in om de gebruikte betalingsmethode op te slaan voor toekomstige kosten.
   • Om klanten toe te staan een aangepast bedrag in te voeren op het moment van betaling, schakel je het selectievakje Uw klant toestaan een bedrag te betalen dat lager is dan het verschuldigde saldo in. Als je een handmatige of bestaande betaling wilt vastleggen als een gedeeltelijke betaling, kun je dit doen vanaf de facturenindexpagina. Aangepaste betalingsbedragen moeten lager zijn dan het totale verschuldigde saldo.

Geavanceerde instellingen

In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om naar de geavanceerde instellingen te gaan.

1. De taal die wordt gebruikt voor titels en labels op de pagina is standaard ingesteld op Engels. Als je dit wilt aanpassen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal. Titels, labels, de factuurvaluta en de vermelding van de omzetbelasting worden weergegeven in de geselecteerde taal. Je kunt de vermelding van de factuurvaluta en de omzetbelasting uitschakelen in de factuurinstellingen.
2. Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit aan te passen naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
3. Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een veld Inhoud slug in te voeren. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.

4. Als je Belasting ID's hebt ingesteld in je account en deze wilt opnemen in de factuur, selecteer dan de betreffende Belasting ID selectievakjes.

Opslaan en maken

1. Tijdens het maken van een factuur kun je op elk moment linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment terugkeren naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen.
2. Je kunt rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit zal zien voor de koper. De factuur gebruikt automatisch het logo en de kleuren die je hebt ingesteld in je huisstijlinstellingen.
3. Als je klaar bent omde factuur af te ronden zodat je deze naar de koper kunt sturen,klik je rechtsboven op Maken.

De factuur verzenden

Nadat je de factuur hebt gemaakt, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het verzenden van de factuur naar je koper via e-mail of via een koppeling of PDF. Je kunt het venster sluiten door op de X te klikken en de factuur later verzenden. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.

De factuur per e-mail verzenden

1. Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt automatisch een contactpersoonrecord aan na het verzenden.
2. Als je een e-mailadres wilt toevoegen aan het veld Cc , klik je op Geadresseerden toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld CC.
3. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversatie inbox.
4. Klik op Genereren om het e-mailbericht automatisch te genereren met behulp van Breeze, HubSpot's AI.
5. Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven.
6. Om de e-mail te verzenden, klik je op Factuurmail verzenden om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt vervolgens een e-mail met de factuurgegevens en een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
7. Als je in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail wilt opstellen met een koppeling naar de factuur, klik je op Aangepaste e-mail maken in je CRM.

Stuur de factuur via een link of PDF

Kopieer een link om de factuur te verzenden of download een PDF-versie van de factuur:

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over factuureigenschappen.

1. Klik op de link Kopiëren, tab PDF downloaden. Rechts in het venster wordt een voorbeeld van de factuur weergegeven.
2. Klik op Koppeling kopiëren om een koppeling naar de factuur te kopiëren.
3. Klik op PDF downloaden om een PDF-versie van de factuur te downloaden.
4. Klik op de X rechtsboven of op Sluiten linksonder als je klaar bent.

Geautomatiseerd facturen maken

Maak en verstuur automatisch terugkerende facturen met behulp van abonnementen

Je kunt facturen naar klanten sturen op de factuurdatum van hun abonnement.

Facturen bekijken die automatisch worden aangemaakt op basis van betalingen via betaallinks, offertes of abonnementen

Wanneer een factuur automatisch wordt aangemaakt vanuit een betaling via een betaallink of offerte, wordt de factuur gekoppeld aan de betaling.

Je kunt de facturen bekijken op de indexpagina voor facturen of je kunt de gekoppelde factuur bekijken in het betalingsrecord zelf. De factuur wordt niet automatisch naar de koper verzonden. Volg deze stappen als je de factuur wilt verzenden.

Volgende stappen

Leer hoe je gemaakte facturen beheert.