Facturen maken

Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via Stripe-betalingsverwerking of HubSpot-betalingen, of om betalingen bij te houden die buiten HubSpot zijn gedaan. Superbeheerders en gebruikers met rechten voor het object Facturen kunnen een factuur maken:

• Rechtstreeks vanuit een contactpersoon, bedrijf, dealrecord of offerte record, of vanuit de facturen indexpagina.
• Vanuit een gepubliceerde prijsopgave, om de gegevens van de prijsopgave te kopiëren naar een nieuwe factuur.
• Automatisch vanuit abonnementen.
• Automatisch bij betalingen via betaallinks of prijsopgaven.

Voordat je begint

In deze installatiegids lees je hoe je facturen voor je account configureert, inclusief hoe je voorvoegsels aanpast, belastinginformatie toevoegt en facturen voor abonnementen instelt. Je kunt ook de standaard eigenschappen van HubSpot voor facturen bekijken.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Je kunt facturen maken en afronden zonder een betalingsverwerker in te stellen, en betalingen handmatig innen.
• Als je online betalingen wilt accepteren, moet je Stripe-betalingsverwerking (beschikbaar voor alle abonnementen) of HubSpot betalingen ( alleenStarter, Professional of Enterprise) instellen.
• De valuta van een factuur kan worden ingesteld als elke door HubSpot ondersteunde valuta. Ontdek hoe je valuta's instelt voor je account.
  • Als je HubSpot Betalingen gebruikt, kun je facturen in elke valuta maken, maar alleen online betalingen in USD accepteren. Voor andere valuta kun je handmatige betalingen record tegen de factuur.
  • Als je Stripe gebruikt als betalingsverwerker, kun je facturen maken in elke valuta, maar kun je alleen online betalingen accepteren in de hier vermelde valuta. Voor andere valuta kun je handmatige betalingen op de factuur opnemen.
    

Handmatig facturen maken

Gebruik de onderstaande methoden om handmatig een factuur te maken.

Een factuur maken vanaf de indexpagina

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik rechtsboven op Factuur maken.

Maak een factuur aan vanuit een Contactpersoonrecord, Contactpersoonrecord of Dealrecord

• Navigeer naar je records:
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Klik voor contactpersonen en bedrijven in de rechterzijbalk in de sectie Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens Factuur maken.

• • Klik voor deals in de rechterzijbalk in het gedeelte Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende:
    
    • Converteer deal naar factuur: maak een factuur met de informatie van de deal, inclusief de bijbehorende posten.
    • Maak lege factuur: maak een nieuwe factuur vanaf nul.
    • Bestaande factuur toevoegen: selecteer een bestaande factuur die je aan de deal wilt koppelen.

• • • Je kunt ook een factuur maken vanuit de Post editor van een deal.

Een factuur maken op basis van een gepubliceerde prijsopgave

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de naam van de prijsopgave, klik op Acties en selecteer vervolgens Converteren naar factuur. Hierdoor wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de prijsopgave.

Vervolgens ga je naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren. Als je prijsopgave meer dan één contactpersoon heeft, wordt je gevraagd om extra contactpersonen te verwijderen in de factuureditor.

Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.

Facturering instellen

Nadat je de factuur hebt gemaakt, kun je in het gedeelte Factureren aan van de factuureditor de bijbehorende records, betalingsvoorwaarden en meer instellen.

De factuur koppelen aan een contactpersoon:

• Klik op Contactpersoon toevoegen.
• Zoek in het rechterpaneel naar een bestaande contactpersoon of maak een nieuwe aan.
• Klik op Volgende en ga verder met het instellen van eventueel benodigde associatielabels.
• Klik op Opslaan.

Tijdens het aanmaken kan elke factuur aan één contactpersoon worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra contactpersonen toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechterzijbalk.

• Klik op Bedrijf toevoegen.
• Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.
• Klik op Volgende en ga verder met het instellen van eventueel benodigde koppelingslabels.
• Klik op Opslaan.

Tijdens het aanmaken kan elke factuur aan één bedrijf worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra bedrijven toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechter zijbalk.

Een factuuradres toevoegen aan de factuur:

• Klik op Bewerken onder Factuuradres.
• Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
• Klik op Toepassen.

• Klik op add Verzendadres toevoegen.
• Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
• Klik op Opslaan.

• Klik op het veld Factuurdatum en gebruik de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.

Standaard wordt de factuur betaald bij ontvangst van de factuur. U kunt andere betalingstermijnen selecteren:

• Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingstermijnen en selecteer een betalingstermijn. Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn.
  
  • Als de instelling voor het verzenden van automatische herinneringse-mails is ingeschakeld, worden de e-mails op basis van deze datum verzonden.

Posten toevoegen

Voeg in het gedeelte Posten de items toe die je koper gaat kopen. Leer hoe je post met facturen gebruikt.

Opmerkingen toevoegen

Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een snippet in te voegen. In de factuurinstellingen kun je een standaardopmerking toevoegen die op elke factuur wordt weergegeven.

Factureringsopties configureren

Kies in het gedeelte Facturering of je online betalingen wilt accepteren, stel in welke betaalopties beschikbaar zijn voor de koper en of je informatie over factuuradressen en verzendadressen wilt verzamelen. De instellingen voor online betalingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.

• Schakel de schakelaar Afrekenen in. Als de kassaknop is uitgeschakeld, zijn de onderstaande opties niet beschikbaar.
• Schakel de selectievakjes in naast de betalingsvormen die u wilt accepteren (bijvoorbeeld Creditcard, debetkaart of betalingen per bank, zoals ACH).
• Als u bij het afrekenen informatie over het factuuradres wilt verzamelen, schakelt u het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
• Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.
• Als je klanten wilt toestaan een aangepast bedrag in te voeren op het moment van betaling, schakel je hetselectievakje De klant toestaan een bedrag te betalen dat lager is dan het verschuldigde saldo in . Als je een handmatige of bestaande betaling wilt opnemen als een gedeeltelijke betaling, kun je dit doen vanaf de indexpagina voor facturen. Aangepaste betalingsbedragen moeten lager zijn dan het totale verschuldigde saldo.

Geavanceerde instellingen

In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om de geavanceerde instellingen te openen.

• Standaard is de taal die gebruikt wordt voor titels en labels op de pagina ingesteld op Engels. Om dit aan te passen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal.
• Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit aan te passen naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
• Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een waarde in te voeren in het veld Content slug. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.
• Als je Belasting ID's hebt ingesteld in je account en deze wilt opnemen in de factuur, selecteer dan de betreffende Belasting ID selectievakjes.

Opslaan en afronden

Op elk moment tijdens het maken van een factuur kun je linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment teruggaan naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen. Je kunt ook rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit komt te zien voor de koper.

Als je klaar bent om de factuur af te ronden, kun je deze naar de koper sturen:

• Klik rechtsboven op Afronden. Eenmaal gefinaliseerd kan een factuur niet meer worden verwijderd.

• Bekijk de disclaimer in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afronden.

De factuur verzenden

Nadat je de factuur hebt voltooid, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het verzenden van de factuur naar je koper via e-mail. Je kunt het venster sluiten door op de X te klikken en de factuur later verzenden. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.

• Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na verzending automatisch een contactpersoonrecord voor hen aan.
• Om een e-mailadres toe te voegen aan het veld Cc , klik je op het vervolgkeuzemenu, selecteer je de contactpersonen of voer je aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het CC-veld.
• Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers facturen te laten verzenden vanaf hun persoonlijke e-mail of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
  • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
  • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team-e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversies inbox.
• Klik op Factuur verzenden. De koper ontvangt vervolgens een e-mail met de factuurgegevens en een koppeling om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
• Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail met een link naar de factuur op te stellen, klik je op E-mail handmatig schrijven.

Geautomatiseerd facturen maken

Automatisch terugkerende facturen maken en versturen met behulp van abonnementen

Voer de volgende stappen uit om facturering op basis van een abonnement te automatiseren.

Facturen bekijken die automatisch worden aangemaakt vanuit betalingen via betaallinks of prijsopgaven

Wanneer automatisch een factuur wordt aangemaakt vanuit een betaallink of prijsopgave, wordt de factuur gekoppeld aan de betaling.

Je kunt de facturen bekijken op de indexpagina voor facturen of je kunt de bijbehorende factuur bekijken in het record van de betaling zelf. De factuur wordt niet automatisch naar de klant verzonden. Volg deze stappen als je de factuur wilt verzenden.

Volgende stappen

Leer hoe je gemaakte facturen beheert.