Facturen maken

Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen, of om betalingen bij te houden die buiten HubSpot zijn gedaan. Superadmins en gebruikers met objectmachtigingen voor facturen kunnen een factuur maken:

• Rechtstreeks vanuit een record van een contactpersoon, bedrijf, deal of offerte, of vanaf de indexpagina voor facturen.
• Vanuit een gepubliceerde offerte, om de gegevens van de offerte te kopiëren naar een nieuwe factuur.
• Automatisch via abonnementen.
• Automatisch wanneer betalingen worden gedaan via betaallinks of offertes.

Voordat je begint

Gebruik deze installatiegids om te bekijken hoe je facturen kunt configureren voor je account, inclusief het aanpassen van voorvoegsels, het toevoegen van belastinginformatie en het instellen van facturen voor abonnementen. Je kunt ook de standaard factuureigenschappen van HubSpot bekijken.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Je kunt facturen maken en afronden zonder een betalingsverwerker in te stellen, en doorgaan met het handmatig innen van betalingen.
• Als je online betalingen wilt accepteren, moet je Stripe payment processing ( beschikbaar voor alle abonnementen) of HubSpot payments ( alleenStarter, Professional of Enterprise) instellen.
• De valuta van een factuur kan worden ingesteld als elke door HubSpot ondersteunde valuta. Ontdek hoe je valuta's instelt voor je account.
  • Als je HubSpot-betalingen gebruikt, kun je facturen in elke valuta maken, maar kun je alleen online betalingen in USD accepteren. Voor andere valuta kun je handmatige betalingen tegen de factuur opnemen.
  • Als je Stripe gebruikt als betalingsverwerker, kun je facturen maken in elke valuta, maar kun je alleen online betalingen accepteren in de hier vermelde valuta. Voor andere valuta's kun je handmatige betalingen opnemen in de factuur.

Handmatig facturen maken

Gebruik de onderstaande methoden om handmatig een factuur te maken.

Een factuur maken vanaf de indexpagina

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik rechtsboven op Factuur maken.

Een factuur maken van een contactpersoon, bedrijf of dealrecord

• Navigeer naar je gegevens:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Klik voor contactpersonen en bedrijven in de rechterzijbalk in de sectie Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens Factuur maken.

• • Klik voor deals in de rechterzijbalk in het gedeelte Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
    
    • Converteer deal naar factuur: maak een factuur met de informatie van de deal, inclusief bijbehorende regelitems. Als de deal terugkerende regelitems heeft, wordt de optie Omzetten naar abonnement weergegeven. Meer informatie over abonnementen.
    • Blanco factuur maken: maak een nieuwe factuur vanaf nul.
    • Bestaande factuur toevoegen: selecteer een bestaande factuur die je aan de deal wilt koppelen.

• • • Je kunt ook een factuur maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Een factuur maken op basis van een gepubliceerde offerte

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de naam van de offerte, klik op Acties en selecteer vervolgens Converteren naar factuur. Hierdoor wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de offerte. Als de offerte terugkerende regelitems heeft, wordt de optie Omzetten naar abonnement weergegeven. Meer informatie over abonnementen.

De contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld, is de meest recente contactpersoon die is gekoppeld aan het bedrijf dat aan de factuur is gekoppeld.

Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.

Selecteer je voorkeurszender

Als je bent aangemeld bij HubSpot Payments of je Stripe-account hebt gekoppeld voor betalingsverwerking en alternatieve voorinstellingen hebt ingesteld voor de standaard factuurvoorinstelling, kun je selecteren welke voorinstelling de factuur moet gebruiken:

• Klik rechtsboven op de naam van de voorinstelling.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Preset en selecteer je preset.
• Klik op Toepassen.

Facturering instellen

Nadat je de factuur hebt gemaakt, kun je in het gedeelte Factureren aan van de factuureditor de bijbehorende records, betalingsvoorwaarden en meer instellen.

De factuur aan een contactpersoon koppelen:

• Klik op Contactpersoon toevoegen.
• Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand contact of maak een nieuw contact aan.
• Klik op Volgende en ga verder met het instellen van eventueel benodigde associatielabels.
• Klik op Opslaan.

Tijdens het aanmaken kan elke factuur aan één contactpersoon worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra contactpersonen toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechterzijbalk.

• Klik op Bedrijf toevoegen.
• Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.
• Klik op Volgende en ga verder met het instellen van eventueel benodigde koppelingslabels.
• Klik op Opslaan.

Tijdens het aanmaken kan elke factuur aan één bedrijf worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra bedrijven toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechterzijbalk.

Let op: als de instelling voor het koppelen van factureringscontacten is ingeschakeld en je een bedrijf hebt gekozen met een gekoppelde factureringscontactpersoon, wordt de factureringscontactpersoon automatisch toegevoegd aan de factuur.

Een factuuradres toevoegen aan de factuur:

• Klik op Bewerken onder Factuuradres.
• Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
• Klik op Toepassen.

• Klik op add Verzendadres toevoegen.
• Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
• Klik op Opslaan.
• Standaard wordt de factuurdatum ingesteld op de huidige dag. U kunt deze datum bijwerken:
  • Klik op het veld Factuurdatum
  • Gebruik de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.
• Standaard is de factuurbetaling verschuldigd bij ontvangst van de factuur.U kunt verschillende betalingstermijnen selecteren:
  • Klik op het vervolgkeuzemenuBetalingstermijnen.
  • Selecteer een betalingstermijn. Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn. Als de instelling voor het verzenden van automatische herinneringse-mails is ingeschakeld, worden de e-mails op basis van deze datum verzonden.

Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de factuurinstellingen worden aan de rechterkant weergegeven, onder Vervaldatum . Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

Regelitems toevoegen

Voeg in het gedeelte Regelitems de items toe die je koper gaat kopen. Leer hoe je regelitems met facturen gebruikt.

Belastingen toevoegen

Je kunt belastingen op verschillende manieren toevoegen, afhankelijk van je vereisten:

• Belastingberekeningen automatiseren (BETA): bereken automatisch belastingen op basis van het adres van de factuur.
• Belastingen toevoegen aan individuele regelitems: voeg op regelitems gebaseerde belastingen toe vanuit je belastingbibliotheek.
• Een eenmalige belasting toevoegen aan de factuur: voeg een eenmalige belasting toe aan de hele factuur.

Je kunt ook belasting ID's opnemen in je factuur.

Opmerkingen toevoegen

Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen in het veld Opmerkingen. Je kunt bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie toevoegen in de opmerkingen. Als je online betalingen accepteert, kun je ook beleidsregels toevoegen die op de afrekenpagina worden weergegeven.

Gebruik de tekstopties onder aan het tekstveld om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een knipsel in te voegen (je kunt knipsels gebruiken om stukken tekst te maken. Als je bijvoorbeeld regelmatig dezelfde termen gebruikt op een factuur, kun je deze als een knipsel maken om elke keer te gebruiken).

Je kunt een standaardopmerking toevoegen die op elke factuur wordt weergegeven in de factuurinstellingen.

Inning van betalingen configureren

Kies in het gedeelte Verzameling van betalingen of je een opgeslagen betaalmethode wilt gebruiken, of je online betalingen wilt accepteren, welke betaalopties beschikbaar zijn voor de koper en of je factuur- en verzendadresgegevens wilt verzamelen. De instellingen voor online betalingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.

• Als je een opgeslagen betaalmethode wilt gebruiken, selecteer je Factuur opladen met een opgeslagen betaalmethode. De koper betaalt dan automatisch via zijn opgeslagen betaalmethode.

• Als je een factuur wilt verzenden om de klant om betaling te vragen, selecteer je Factuur verzenden om de klant om betaling te vragen.
  • Als je online betalingen voor de factuur wilt accepteren, schakel je de schakelaar Online betalingen accepteren in. Als de kassaknop is uitgeschakeld, zijn de onderstaande opties niet beschikbaar.
  • Schakel de selectievakjes in naast de betalingsvormen die je wilt accepteren (bijv. creditcard, bankpas of bankafschrijving, zoals ACH).
  • Als je informatie over het factuuradres wilt verzamelen bij het afrekenen, schakel je het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
  • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.
  • Schakel het selectievakje Betalingsgegevens van je klant verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten in om de gebruikte betalingsmethode op te slaan voor toekomstige kosten.
  • Om klanten toe te staan een aangepast bedrag in te voeren op het moment van betaling, schakel je hetselectievakje Uw klant toestaan een bedrag te betalen dat lager is dan het verschuldigde saldo in. Als je een handmatige of bestaande betaling wilt vastleggen als een gedeeltelijke betaling, kun je dit doen vanaf de facturenindexpagina. Aangepaste betalingsbedragen moeten lager zijn dan het totale verschuldigde saldo.

Geavanceerde instellingen

In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om de geavanceerde instellingen te openen.

• Standaard is de taal die gebruikt wordt voor titels en labels op de pagina ingesteld op Engels. Om dit aan te passen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal. Titels, labels, factuurvaluta en BTW worden weergegeven in de geselecteerde taal. Je kunt de vermelding van de factuurvaluta en de omzetbelasting uitschakelen in de factuurinstellingen.
• Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit aan te passen naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
• Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een waarde in te voeren in het veld Content slug. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.

• Als je Belasting ID's hebt ingesteld in je account en deze wilt opnemen in de factuur, selecteer dan de betreffende Belasting ID selectievakjes.

Opslaan en afronden

Op elk moment tijdens het maken van een factuur kun je linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment teruggaan naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen. Je kunt ook rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit komt te zien voor de koper.

Als je klaar bent om de factuur af te ronden, kun je deze naar de koper sturen:

• Klik rechtsboven op Afronden. Eenmaal gefinaliseerd kan een factuur niet meer worden verwijderd.

• Bekijk de disclaimer in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afronden.

De factuur verzenden

Nadat je de factuur hebt voltooid, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het verzenden van de factuur naar je koper via e-mail of via een koppeling of PDF. Je kunt het venster sluiten door op de X te klikken en de factuur later verzenden. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.

Stuur de factuur via e-mail

• Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt automatisch een contactpersoonrecord voor hen aan na het verzenden.
• Als je een e-mailadres wilt toevoegen aan het veld cc , klik je op cc-ontvangers toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld CC.
• Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben, is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.

• Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
• Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversatie inbox.

Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven. De e-mail verzenden:

• Klik op Factuure-mail verzenden om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens met een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
• Als je in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail wilt opstellen met een koppeling naar de factuur, klik je op Aangepaste e-mail maken in je CRM.

Stuur de factuur via een link of PDF

Kopieer een link om de factuur te verzenden of download een PDF van de factuur:

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een koppeling in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over factuureigenschappen.

• Klik op de link Kopiëren, tab PDF downloaden. Rechts in het venster wordt een voorbeeld van de factuur weergegeven.
• Klik op Link kopiëren om een link naar de factuur te kopiëren.
• Klik op Download PDF om een PDF van de factuur te downloaden.
• Klik op de X of klik op Sluiten als je klaar bent.

Geautomatiseerd facturen maken

Automatisch terugkerende facturen maken en versturen met behulp van abonnementen

Voer de volgende stappen uit om automatisch facturen naar klanten te sturen op de factuurdatum van hun abonnement.

Facturen bekijken die automatisch worden aangemaakt uit betalingen via betaallinks, offertes of abonnementen

Wanneer een factuur automatisch wordt aangemaakt vanuit een betaling op een betaallink of offerte, wordt de factuur gekoppeld aan de betaling.

Je kunt de facturen bekijken op de indexpagina voor facturen of je kunt de bijbehorende factuur bekijken in het betalingsrecord zelf. De factuur wordt niet automatisch naar de klant verzonden. Volg deze stappen als je de factuur wilt verzenden.

Volgende stappen

Leer hoe je gemaakte facturen beheert.