Criar faturas

Crie faturas no HubSpot para coletar o pagamentos digital por meio do Processamento de pagamentos com Stripe ou do pagamentos HubSpot, ou para rastrear o pagamentos feito fora do HubSpot.

• Diretamente de um registro de contato, empresa, negócio ou orçamento ou da página de índice de faturas.
• De um orçamento publicado, para copiar os detalhes do orçamento em uma nova fatura.
• Automaticamente, usando assinaturas.
• Automaticamente quando pagamentos são feitos por meio de links de pagamento ou orçamentos.

Antes de começar

Antes de criar faturas, configure a ferramenta de faturas HubSpot para configurar faturas para sua conta, incluindo como personalizar prefixos, adicionar informações sobre impostos e configurar faturas para assinaturas. Também é possível revisar Propriedades de fatura padrão do HubSpot.

Compreender os requisitos

Compreender limitações e considerações

1. Você pode criar e finalizar faturas sem configurar um processador de pagamentos e proceder à cobrança manual dos pagamentos.
2. Se você quiser aceitar o pagamentos online, precisará configurar o pagamentos HubSpot (Starter, Professional, ou HubEnterpriseShow) ou
3. A moeda de uma fatura pode ser definida como qualquer moeda compatível com o HubSpot. Saiba como configurar moedas para sua conta.
   • Se estiver usando o pagamentos HubSpot, você poderá criar NFFs em qualquer moeda, mas só poderá aceitar o pagamentos on-line em USD. Para outras moedas, você pode registrar pagamentos manuais na fatura.
   • Se estiver usando Stripe como seu processador de pagamentos , você poderá criar NFFs em qualquer moeda, mas só poderá aceitar o pagamentos on-line nas moedas suportadas. Para outras moedas, você pode registrar pagamentos manuais na fatura.

Criar faturas da página de índice e dos registros

Abaixo, aprenda como criar faturas na página de índice de faturas, diretamente nos registros de contato, empresa ou negócio ou em um orçamento publicado. Como alternativa, saiba mais sobre a criação automatizada de faturas.

Criar uma fatura a partir da página de índice

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. No canto superior direito, clique em Criar fatura.

Criar uma fatura a partir de um registro de contato, empresa ou negócio

1. Acesse seus registros:
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Ofertas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
2. Clique no nome do registro.
   • Contatos e empresas: na barra lateral direita, na seção Faturas , clique em Adicionar e selecione 

3. • Negociações: na barra lateral direita, na seção NFFs , clique em Adicionar e selecione uma das seguintes opções:
     
     • Converter negócio em fatura: crie uma fatura usando as informações do negócio, incluindo itens de linha associados. Se o negócio tiver itens de linha recorrentes, a opção exibida será Converter negócio em assinatura. Saiba mais sobre assinaturas.
     • Criar fatura em branco: crie uma nova fatura do zero.
     • Adicionar fatura existente: selecione uma fatura existente para associar ao negócio.

4. • • Você também pode criar uma fatura a partir do editor de itens de linha de um negócio.

Criar uma fatura a partir de um orçamento publicado

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar.
3. No painel direito, na parte superior direita, clique no menu suspenso Ações.
4. Clique em Converter em fatura. Converter em uma assinatura será exibido em vez de Converter em fatura para cotações com itens de linha recorrentes.

O contato vinculado à fatura será o mais recente associado à empresa.

Observe o seguinte: por padrão, ao criar uma fatura, ela usará o prefixo padronizado INV seguido por um número que aumenta sequencialmente para cada fatura criada (por exemplo, INV-1001 depois INV-1002). Você pode atualizar o prefixo e o número inicial das faturas em suas configurações.

Configurar sua fatura

Depois de criar sua NFF, configure e personalize a NFF para seu comprador. Você pode personalizar a NFF usando uma predefinição ou personalizando o contato e a empresa, datas da NFF, condições e datas de vencimento, itens de linha, métodos de pagamento, comentários adicionais e muito mais.

Selecione sua predefinição

Se você tiver configurado predefinições alternativas para a predefinição de NFF padrão, poderá selecionar qual predefinição a NFF deverá usar:

1. Clique no botão nome predefinido na parte superior direita.
2. Clique no menu suspenso Predefinição e selecione sua predefinição.
3. Clique em Aplicar.

Configurar cobrança por fatura

Na seção Faturar para do editor de fatura, configure os registros associados da fatura, as condições de pagamento e muito mais.

Para associar a fatura a um contato:

1. Clique em Adicionar contato .
2. No painel direito, procure e clique em um contato para adicioná-lo à fatura. Ou cliquena guia Criar novo para criar um novo registro do contato a ser usado na fatura. Insira as informações de contato e clique em Criar.
   
3. Para editar os detalhes do contato, passe o mouse sobre o contato e clique no edit ícone editar. Atualize as informações de contato no painel direito e clique em Salvar. A edição do contato atualizará o registro do contato na
   
4. Para substituir o contato, clique na guia replace ícone substituir. Selecione o novo contato no painel direito.
   

Durante a criação, cada fatura pode ser associada a um contato. Depois de criado, você pode adicionar mais contatos usando as associações na barra lateral direita.

1. Clique em Adicionar empresa.
2. No painel direito, procure e clique em uma empresa para adicioná-la à fatura. Ou cliquena guia Criar novo para criar um novo registro de empresa a ser usado na fatura. Insira as informações da empresa e clique em Criar.
3. Para editar os detalhes da empresa, passe o mouse sobre a empresa e clique no edit ícone editar. Atualize as informações da empresa no painel direito e clique em Salvar. A edição da empresa atualizará o registro do contato na
4. Para substituir a empresa, clique no botão replace ícone substituir. Selecione a nova empresa no painel direito.
   
5. Para excluir a empresa da fatura, clique no delete ícone excluir.
   

Durante a criação, cada fatura pode ser associada a uma empresa. Depois de criado, você pode adicionar mais empresas usando as associações na barra lateral direita.

Observação: se a configuração de associação de contato de cobrança estiver ativada e você tiver escolhido uma empresa com um contato de cobrança associado, o contato de cobrança será adicionado automaticamente à fatura.

1. Se você tiver selecionado uma empresa, marque a caixa de seleção Mesmo que o endereço da empresa para usar o mesmo endereço que o registro de empresa.
2. Para adicionar um endereço diferente ao endereço do registro de empresa, clique em Editar em Endereço de cobrança.
3. No painel direito, insira as informações de endereço.
4. Clique em Aplicar.

1. Se você tiver selecionado uma empresa, marque a caixa de seleção Mesmo que o endereço da empresa para usar o mesmo endereço que o registro de empresa.
2. Para adicionar um endereço diferente ao endereço do registro de empresa, clique em add Adicionar endereço de remessa.
3. No painel direito, insira as informações de endereço.
4. Clique em Salvar.
5. Para editar o endereço de entrega, clique em Editar.
6. Para excluir o endereço de entrega, clique em Excluir.
7. Por padrão, a data da fatura será definida para o dia atual. Para atualizar:
   • Clique no campo Data da fatura .
   • Use o selecionador de data para selecionar uma nova data.
8. As condições de pagamento da fatura serão definidas com base nas condições de pagamento líquido padrão nas configurações. Para selecionar condições de pagamento diferentes: 
   • No canto superior direito, clique no menu suspenso Condições de pagamento e selecione uma condição de pagamento.
   • O Data de vencimento O campo será atualizado automaticamente para corresponder ao termo selecionado. Se a configuração para enviar emails de lembrete automatizados tiver sido ativada, os emails serão enviados com base nesta data.
9. Qualquer propriedade personalizada que tenha sido configurada nas configurações da fatura será mostrada no canto superior direito, em Data de vencimento. Se a configuração para permitir que os usuários substituam esses campos tiver sido ativada, você poderá alterá-los durante a criação da fatura.

Adicionar itens de linha

Na seção Itens de linha, adicione os itens que seu comprador irá comprar. Saiba como usar itens de linha com faturas.

Adicionar impostos

Você pode adicionar impostos de diferentes maneiras, dependendo das suas necessidades:

1. Automatizar cálculos de imposto (BETA): calcula impostos automaticamente com base no endereço da fatura.
2. Adicionar impostos a itens de linha individuais: adicione impostos baseados em itens de linha da biblioteca de impostos.
3. Adicionar um imposto ocasional à fatura: adicione um imposto ocasional a toda a fatura.

Você também pode incluir IDs de imposto em sua fatura.

Adicionar comentários

Se quiser adicionar observações para o seu comprador na fatura, utilize o campo Comentários. Por exemplo, você pode adicionar termos de pagamento, informações legais ou qualquer outra informação importante nos comentários. Se aceitar pagamentos online, você também pode adicionar políticas que aparecerão na página de finalização da compra.

Use as opções na parte inferior do campo de texto para formatar o texto, adicionar um hiperlink ou inserir um snippet (você pode usar snippets para criar fragmentos de texto. Por exemplo, se você usa regularmente os mesmos termos em uma fatura, pode criá-la como um snippet para usar toda vez).

Você pode adicionar um comentário padrão que aparecerá em todas as faturas nas configurações de fatura.

Configurar cobrança de pagamento

Na seção Cobrança de pagamento, escolha se deseja cobrar um método de pagamento armazenado, aceitar pagamentos online, definir quais opções de pagamento estarão disponíveis para o comprador e se deseja coletar informações sobre endereço de cobrança e entrega. As configurações de pagamento online são herdadas das configurações de pagamento na compra.

1. Para cobrar um método de pagamento armazenado, selecione Cobrar fatura usando um método de pagamento armazenado. Isso irá cobrar automaticamente o comprador usando seu método de pagamento armazenado.
2. Para enviar uma NFF para solicitar pagamento ao comprador, selecione Enviar NFF para solicitar pagamento ao cliente. 
   • Para aceitar pagamentos online para a fatura, ative a opção Aceitar pagamentos online. Se a opção Aceitar pagamentos online estiver desativada, as opções abaixo não estarão disponíveis.
   • Marque as caixas de seleção ao lado das formas de pagamento que você gostaria de aceitar (por exemplo, Cartão de crédito ou débito ou pagamentos por débito bancário, como ACH).
   • Para coletar informações de endereço de cobrança ao finalizar a compra, marque a caixa de seleção Coletar endereço de cobrança para compras com cartão de crédito.
   • Para coletar informações de endereço de entrega ao finalizar a compra, marque a caixa de seleção Coletar endereço de entrega. Quando o comprador inserir suas informações de envio, ele só poderá selecionar um dos países que você definiu nas suas configurações de pagamento.
   • Marque a caixa de seleção Armazene as informações de pagamento do seu cliente na finalização da compra para cobranças futuras. para armazenar o método de pagamento usado para cobranças futuras.
   • Para permitir que os clientes insiram um valor personalizado no momento do pagamento, marque a caixa de seleção Permitir que o cliente pague um valor menor do que o saldo devido. Se quiser registrar um pagamento manual ou existente como um pagamento parcial, você poderá fazer isso a partir da página de índice de faturas. Os valores do pagamento personalizado devem ser menores que o saldo total devido.

Configurações avançadas

Na seção Configurações avançadas, você pode personalizar o idioma, o local e o URL da fatura. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas.

1. Por padrão, o idioma usado para títulos e rótulos na página é definido como inglês. Para atualizar para outro idioma, clique no menu suspenso Idioma e selecione um idioma. Títulos, etiquetas, moeda da fatura e aviso de imposto serão exibidos no idioma selecionado. Você pode desativar a moeda da fatura e o aviso de imposto nas configurações de fatura.
2. Por padrão, o formato de data e endereço usará o formato dos Estados Unidos. Para atualizar para outro formato, clique no menu suspenso Local e selecione um local.
3. Para definir um URL de fatura personalizado usando um dos domínios conectados, clique no menu suspenso Domínio e selecione um domínio. Você também pode inserir um slug personalizado no final do URL inserindo um campo de Slug de conteúdo. Uma visualização do URL da fatura é exibida abaixo dos campos de URL.

4. Se você tiver IDs de imposto configurados na sua conta e quiser incluí-los na fatura, marque as caixas de seleção de ID do imposto correspondentes.

Salvar e criar

1. Em qualquer momento durante a criação da fatura, você pode clicar em Salvar na parte superior esquerda para salvá-la como rascunho. Você pode voltar a um rascunho de fatura a qualquer momento para editá-lo ou excluí-lo.
2. Você pode clicar em Visualizar na parte superior direita para ver como a NFF será exibida ao comprador. A fatura usará automaticamente o logotipo e as cores definidos nas configurações de branding.
3. Se você estiver pronto para finalizar a NFF para que possa enviá-la ao comprador, no canto superior direito, clique em Criar. 

Enviar a fatura

Depois de criar a fatura, uma caixa de diálogo será exibida com opções para enviar a fatura ao comprador por e-mail ou por meio de um link ou PDF. Você pode fechar o prompt clicando no botão X e enviar mais tarde. Os e-mails de lembrete são gerenciados nas configurações de fatura.

Enviar a fatura por e-mail

1. O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode digitar um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro do contato após o envio.
2. Para adicionar um endereço de email ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários Cc. Clique no menu suspenso, selecione os contatos ou digite endereços de e-mail. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no campo Cc.
3. Se um endereço de e-mail padrão foi definido nas configurações da fatura, o campo De será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus e-mails pessoais ou de outros e-mails da equipe aos quais têm acesso estiver ativada, você poderá selecionar um e-mail diferente.
   • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
   • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada de e-mail da equipe compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
4. Clique em Gerar para gerar a mensagem de e-mail automaticamente usando Breeze, a IA do HubSpot.
5. À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo será exibida no painel direito. 
6. Para enviar o e-mail, clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
7. Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para copiar um link para enviar a fatura ou baixar uma versão em PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura em um e-mail escrito manualmente ou inserindo um link, a propriedade Data do último envio não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.

1. Clique no link Copiar e na guia PDF de download . Uma visualização da fatura será exibida no lado direito da janela.
2. Clique em Copiar link para copiar o link da fatura.
3. Clique em Download PDF para fazer o download de uma versão em PDF da fatura.
4. Clique no X no canto superior direito ou Fechar no canto inferior esquerdo quando terminar.

Criação automatizada de faturas

Criar e enviar automaticamente faturas recorrentes usando assinaturas

Você pode enviar faturas aos clientes na data de cobrança da assinatura.

Exibir faturas criadas automaticamente de pagamentos por meio de links, orçamentos ou assinaturas

Quando uma fatura é criada automaticamente a partir de um pagamento em um link de pagamento ou orçamento, ela é associada ao pagamento.

Você pode exibir as faturas na página de índice de faturas ou exibir a fatura associada no próprio registro de pagamento. A fatura não é enviada ao comprador automaticamente. Se quiser enviar a fatura, siga estas etapas.

Próximas etapas

Saiba como gerenciar faturas criadas.