Ultima atualização: Dezembro 23, 2024
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Crie faturas no HubSpot para coletar pagamentos digitais por meio de pagamentos de Processamento de pagamentos com Stripe ou HubSpot, ou para rastrear pagamentos feitos fora do HubSpot. Superadministradores e usuários com permissões de objeto de faturas podem criar uma fatura:
- Diretamente de um registro de contato, empresa, negócio ou orçamento ou da página de índice de faturas.
- A partir de uma cotação publicada, para copiar os detalhes da cotação em uma nova fatura.
- Usando assinaturas automaticamente.
- Automaticamente quando o pagamentos é feito por meio de links de pagamento ou cotações.
Antes de começar
Use este guia de configuração para orientar sobre como configurar faturas para sua conta, incluindo como personalizar prefixos, adicionar informações sobre impostos e configurar faturas para assinaturas. Você também pode revisar Propriedades de fatura padrão da HubSpot.
Compreender limitações e considerações
- Você pode criar e finalizar faturas sem configurar um processador de pagamentos e proceder à cobrança manual dos pagamentos.
- Se quiser aceitar o pagamentos online, você precisará configurar o Processamento de pagamentos com Stripe (disponível para todas as assinaturas) ou o pagamentos HubSpot (Starter, Professional, ou HubSpot).
- A moeda de uma fatura pode ser definida como qualquer moeda suportada pelo HubSpot. Saiba como configurar moedas para sua conta.
- Se estiver usando pagamentos HubSpot, você poderá criar faturas em qualquer moeda, mas só poderá aceitar pagamentos on-line em USD. Para outras moedas, você pode registro o pagamentos manual contra a NFF.
- Se estiver usando Stripe como seu processador de pagamentos , você poderá criar NFFs em qualquer moeda, mas só poderá aceitar pagamentos on-line nas moedas listadas aqui. Para outras moedas, você pode registro o pagamentos manual contra a NFF.
Observação:
- Se você usar o Stripe como processador de pagamentos, ao criar faturas no HubSpot, as faturas não serão criadas no Stripe.
- Os requisitos de fatura podem variar de jurisdição para jurisdição. Você deve consultar seus consultores jurídicos ou fiscais para determinar se o HubSpot Invoices atende às suas obrigações de conformidade.
Criar faturas manualmente
Use os métodos a seguir para criar uma fatura manualmente.
Crie uma fatura a partir da página de índice
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- No canto superior direito, clique em Criar recibo.
Crie uma fatura a partir de um contato, empresa ou registro de negócio
- Acesse seus registros:
- Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
- Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
- Ofertas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
- Clique no nome do registro.
- Para contatos e empresas, na barra lateral direita, no Faturas seção, clique Adicionar, então selecione Criar fatura.
-
- Para ofertas, na barra lateral direita, no Faturas seção, clique Adicionar, então selecione uma das seguintes opções:
- Converter negócio em fatura: crie uma fatura usando as informações do negócio, incluindo itens de linha associados.
- Criar fatura em branco: crie uma nova fatura do zero.
- Adicionar fatura existente: selecione uma fatura existente para associar ao negócio.
- Para ofertas, na barra lateral direita, no Faturas seção, clique Adicionar, então selecione uma das seguintes opções:
-
-
- Você também pode crie uma fatura a partir do editor de itens de linha de um negócio.
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Crie uma fatura a partir de uma cotação publicada
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
- Passe o mouse sobre nome da cotação, clique Ações e selecione Converter em fatura. Isso criará uma nova fatura usando as informações da cotação.
Você será levado ao editor de faturas para configurar os detalhes da fatura. Se sua cotação tiver mais de um contato, você será solicitado a remover os contatos extras no editor de faturas.
Observe: por padrão, ao criar uma fatura, ele usará um prefixo padronizado de INV seguido por um número que aumenta sequencialmente para cada fatura criada (por exemplo, INV-1001 então INV-1002). Você pode atualizar o prefixo e o número inicial das faturas em suas configurações.
Configurar o faturamento da fatura
Depois de criar sua fatura, na seção Faturar para do editor de fatura, configure os registros associados da fatura, as condições de pagamento e muito mais.
Para associar a NFF a um contato:
- Clique em Adicionar contato.
- No painel direito, procure um contato existente ou crie um novo.
- Clique Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
- Clique em Salvar.
Durante a criação, cada fatura pode ser associada a um contato. Uma vez criado, você pode adicionar contatos adicionais usando as associações na barra lateral direita.
Para associar a NFF a uma empresa:- Clique em Adicionar empresa.
- No painel direito, pesquise uma empresa existente ou crie uma nova.
- Clique Próximo e continue a configurar todos os rótulos de associação necessários.
- Clique em Salvar.
Durante a criação, cada fatura pode ser associada a uma empresa. Depois de criado, você pode adicionar outras empresas usando as associações na barra lateral direita.
Para adicionar um endereço de cobrança à fatura:
- Clique Editar sob Endereço de Cobrança.
- No painel direito, insira o Informação de Endereço.
- Clique em Aplicar.
- Clique em Adicionar endereço de remessa.
- No painel direito, insira o Informação de Endereço.
- Clique em Salvar.
- Clique no campo Data da fatura e use o selecionador de data para selecionar uma nova data.
Por padrão, o pagamento da fatura será devido no momento do recebimento da fatura. Para selecionar condições de pagamento diferentes:
- Clique no menu suspenso Condições de pagamento e selecione uma condição de pagamento. O campo Data de vencimento será atualizado automaticamente para corresponder ao termo selecionado.
- Se a configuração para enviar emails de lembrete automatizados tiver sido ativada, os emails serão enviados com base nesta data.
Adicionar itens de linha
No Itens de linha seção, adicione os itens que seu comprador irá comprar. Aprender como usar itens de linha com faturas.
Adicione comentários
Se quiser adicionar notas para o seu comprador na fatura, você pode adicioná-las ao Comentários campo. Você pode usar o opções de texto na parte inferior do campo de texto para formatar seu texto, adicionar um hiperlink ou insira um trecho. Você pode adicione um comentário padrão que aparecerá em todas as faturas nas configurações da fatura.
Configurar opções de cobrança
No Cobrança seção, escolha se deseja aceitar pagamentos online, defina quais opções de pagamento estarão disponíveis para o comprador e escolha se deseja coletar informações de faturamento e endereço de entrega. As configurações de pagamento online são herdadas das configurações de pagamento na compra.
Para aceitar o pagamentos on-line:- Ative a opção Checkout . Se a chave de check-out estiver desligada, as opções abaixo não estarão disponíveis.
- Selecione os caixas de seleção ao lado das formas de pagamento que você gostaria de aceitar (por exemplo, Cartão de crédito ou débito ou pagamentos por débito bancário, como ACH).
- Para coletar informações de endereço de cobrança na finalização da compra, selecione o Coletar endereço de cobrança para compras com cartão de crédito caixa de seleção.
- Para coletar informações de endereço de entrega na finalização da compra, selecione o Coletar endereço de entrega caixa de seleção. Quando o comprador inserir suas informações de envio, ele só poderá selecionar um dos países que você definiu nas suas configurações de pagamento.
- Para permitir que os clientes insiram um valor personalizado no momento do pagamento, selecione o Permita que seu cliente pague um valor menor que o saldo devido caixa de seleção. Se quiser registro um pagamento manual ou existente como um pagamento parcial, você poderá fazer isso na página de índice de NFFs. Os valores de pagamento personalizados devem ser menores que o saldo total devido.
Observação:
- Se você não tiver HubSpot Payments ou Stripe como um processador de pagamentos configurado em sua conta, você pode aceitar o pagamentos parcial contra NFFs quando registrar o pagamentos manual sem a necessidade de ativar uma configuração específica.
- Quando um pagamento parcial é feito em uma fatura, os itens de linha não serão associados automaticamente ao pagamento. Por exemplo, se houver dois itens de US$ 100 incluídos em uma fatura, o valor total da fatura será de US$ 200. Se um cliente fizer um pagamento parcial de US$ 100 em relação ao valor total da fatura, o pagamento não será conciliado com um item de linha específico.
Configurações avançadas
No Configurações avançadas seção, você pode personalizar o idioma e a localidade da fatura, bem como o URL da fatura. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas.
- Por padrão, o idioma usado para títulos e rótulos na página é definido como inglês. Para atualizar para outro idioma, clique no botão Linguagem menu suspenso e selecione um linguagem.
- Por padrão, o formato de data e endereço usará o formato dos Estados Unidos. Para atualizar para outro formato, clique no botão Localidade menu suspenso e selecione um localidade.
- Para definir um URL de fatura personalizado usando qualquer um dos seus domínios conectados , Clique no Domínio menu suspenso e selecione um domínio. Você também pode inserir um slug personalizado no final do URL inserindo um valor no Slug de conteúdo campo. Uma visualização do URL da fatura é exibida abaixo dos campos de URL.
- Se você tem IDs fiscais configurados em sua conta e deseja incluí-los na fatura, selecione o correspondente CPF caixas de seleção.
Salvar e finalizar
A qualquer momento durante a criação da fatura, você pode clicar em Salvar no canto superior esquerdo para salvar a fatura como rascunho. Você pode voltar a uma fatura elaborada a qualquer momento para editá-la ou excluí-la. Você também pode clicar Visualização no canto superior direito para ver como a fatura aparecerá para o comprador.
Se você estiver pronto para finalizar a fatura para enviá-la ao comprador:
- No canto superior direito, clique em Finalizar. Depois de finalizada, uma fatura não pode ser excluída.
- Na caixa de diálogo, revise a isenção de responsabilidade e clique em Finalizar.
Envie a fatura
Após finalizar a fatura, aparecerá uma caixa de diálogo com opções de envio da fatura ao seu comprador por email. Você pode fechar o prompt clicando no X, e enviando-o mais tarde. Os e-mails de lembrete são gerenciados por meio das configurações da fatura.
Primeiro, configure seus campos de endereço de email:- O Para O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no botão menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro de contato para eles após o envio.
- Para adicionar um endereço de e-mail ao Cc campo, clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira personalizado endereços de e-mail. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no CC campo.
- Se um o endereço de e-mail padrão foi configurado nas configurações da fatura , o De O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus email pessoal ou outro e-mails da equipe aos quais eles têm acesso estiver ativado, você poderá selecionar um e-mail diferente.
- Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
- As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o De endereço. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para um caixa de entrada conectada , incluindo compartilhado caixas de entrada de e-mail da equipe , você pode gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
- Clique Enviar fatura. O comprador receberá então um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para visualizá-la em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como anexo.
- Em vez disso, para redigir manualmente um e-mail individual com um link para a fatura, clique em Escreva e-mail manualmente.
Criação automatizada de faturas
Crie e envie faturas recorrentes automaticamente, usando assinaturas
Para automatizar o faturamento com base em uma assinatura, siga estas etapas.
Visualize faturas criadas automaticamente a partir de pagamentos por meio de links de pagamento ou orçamentos
Quando uma fatura é criada automaticamente a partir de um link de pagamento ou cotação, a fatura será associada ao pagamento.
Você pode exibir as NFFs na página de índice de NFFs ou pode exibir a NFF associada do próprio registro de pagamento. A fatura não é enviada ao cliente automaticamente. Se quiser enviar a fatura, siga estas etapas.
Próximas etapas
