Opprett fakturaer

Opprett fakturaer i HubSpot for å samle inn digitale betalinger gjennom Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for å spore betalinger som er gjort utenfor HubSpot. Superadministratorer og brukere med rettigheter for fakturaobjekter kan opprette en faktura:

• Direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra fakturaindekssiden.
• Fra et publisert tilbud, for å kopiere detaljene i tilbudet til en ny faktura.
• Automatisk ved bruk av abonnementer.
• Automatisk når betalinger gjøres via betalingslenker eller tilbud.

Før du kommer i gang

Bruk denne oppsettveiledningen til å gå gjennom hvordan du konfigurerer fakturaer for kontoen din, inkludert hvordan du tilpasser prefikser, legger til skatteinformasjon og konfigurerer fakturaer for abonnementer. Du kan også gå gjennom HubSpots standard fakturaegenskaper.

Forstå begrensninger og hensyn

• Du kan opprette og ferdigstille fakturaer uten å konfigurere en betalingsbehandler, og fortsette med å samle inn betalinger manuelt.
• Hvis du vil godta betalinger på nett, må du konfigurere enten Stripe-betalingsbehandling (tilgjengelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger ( kunStarter, Professional eller Enterprise).
• Valutaen på en faktura kan angis som hvilken som helst valuta som støttes av HubSpot. Lær hvordan du konfigurerer valutaer for kontoen din.
  • Hvis du bruker HubSpot-betalinger, kan du opprette fakturaer i hvilken som helst valuta, men du kan bare godta nettbetalinger i USD. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mot fakturaen.
  • Hvis du bruker Stripe som betalingsbehandler, kan du opprette fakturaer i hvilken som helst valuta, men du kan bare godta nettbetalinger i de valutaene som er oppført her. For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mot fakturaen.

Opprett fakturaer manuelt

Bruk metodene nedenfor for å opprette en faktura manuelt.

Opprett en faktura fra indekssiden

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på Opprett faktura øverst til høyre.

Opprett en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Selskaper: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Avtaler: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
  • For kontakter og selskaper klikker du på Legg til i Fakturaer i høyre sidefelt, og deretter velger du Opprett faktura.

• • For avtaler klikker du på Legg til i Fakturaer i høyre sidefelt, og velger deretter ett av følgende alternativer:
    
    • Konverter avtale til faktura: Opprett en faktura ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede varelinjer. Hvis avtalen har gjentakende varelinjer, vises alternativet Konverter avtale til abonnement. Finn ut mer om abonnementer.
    • Oppretttom faktura: Opprett en ny faktura fra bunnen av.
    • Legg til eksisterende faktura: Velg en eksisterende faktura som skal knyttes til avtalen.

• • • Du kan også opprette en faktura fra varelinjeredigeringsprogrammet for en avtale.

Opprett en faktura fra et publisert tilbud

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Hold musepekeren over navnet på tilbudet, klikk på Handlinger, og velg deretter Konverter til faktura. Dette oppretter en ny faktura ved hjelp av informasjonen i tilbudet. Hvis tilbudet har gjentakende varelinjer, vises alternativet Konverter avtale til abonnement. Finn ut mer om abonnementer.

Kontakten som er knyttet til fakturaen, vil være den siste kontakten som er knyttet til selskapet som er knyttet til fakturaen.

Merk: Når du oppretter en faktura, vil den som standard bruke et standardisert prefiks INV etterfulgt av et nummer som øker sekvensielt for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002). Du kan oppdatere prefikset og startnummeret for fakturaer i innstillingene dine.

Velg din forhåndsinnstilling

Hvis du er registrert i HubSpot Payments, eller har koblet til Stripe-kontoen din for betalingsbehandling, og har satt opp alternative forhåndsinnstillinger til standardinnstillingen for fakturaer, kan du velge hvilken forhåndsinnstilling fakturaen skal bruke:

• Klikk på navnet på forhåndsinnstillingen øverst til høyre.
• Klikk på rullegardinmenyen Forhåndsinnstilling, og velg din forhåndsinnstilling.
• Klikk på Bruk.

Konfigurer fakturafakturering

Når du har opprettet fakturaen, kan du konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsvilkår med mer i Fakturering til-delen av fakturaredigeringsprogrammet.

Slik knytter du fakturaen til en kontaktperson:

• Klikk på Legg til kontakt.
• I høyre panel kan du søke etter en eksisterende kontakt eller opprette en ny.
• Klikk på Neste, og fortsett med å sette opp eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
• Klikk på Lagre.

Under opprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontakt. Når du har opprettet en faktura, kan du legge til flere kontakter ved hjelp av tilknytningene i høyre sidefelt.

• Klikk på Legg til selskap.
• I høyre panel kan du søke etter et eksisterende selskap eller opprette et nytt.
• Klikk på Neste, og fortsett med å sette opp eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
• Klikk på Lagre.

Under opprettelsen kan hver faktura knyttes til ett selskap. Når du har opprettet en faktura, kan du legge til flere selskaper ved hjelp av assosiasjonene i høyre sidefelt.

Merk: Hvis innstillingen for faktureringskontakttilknytning er slått på, og du har valgt et selskap med en tilknyttet faktureringskontakt, vil faktureringskontakten automatisk bli lagt til fakturaen.

Slik legger du til en faktureringsadresse på fakturaen:

• Klikk på Rediger under Faktureringsadresse.
• Skriv inn adresseinformasjonen i panelet til høyre.
• Klikk på Bruk.

• Klikk på add Legg til leveringsadresse.
• Skriv inn adresseinformasjonen i høyre panel.
• Klikk på Lagre.

• Klikk på Fakturadato-feltet, og bruk deretter datovelgeren til å velge en ny dato.

Som standard forfaller fakturaen til betaling ved mottak av fakturaen. Slik velger du ulike betalingsbetingelser:

• Klikk på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser, og velg deretter en betalingsbetingelse. Forfallsdatofeltet oppdateres automatisk slik at det samsvarer med den valgte fristen.
  
  • Hvis innstillingen for å sende ut automatiske påminnelses-e-poster er slått på, vil e-postene sendes basert på denne datoen.

Legg til varelinjer

I delen Varelinjer legger du til varene som kjøperen skal kjøpe. Lær hvordan du bruker varelinjer med fakturaer.

Legg til kommentarer

Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i feltet Kommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag. Du kan legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer i fakturainnstillingene.

Konfigurere betalingsinnkreving

I delen Betalingsinnhenting velger du om du vil belaste en lagret betalingsmetode, godta nettbetalinger, angi hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen, og om du vil innhente informasjon om fakturerings- og leveringsadresse. Innstillingene for nettbetaling arves fra innstillingene for betalingskassen.

• Hvis du vil belaste en lagret betalingsmåte, velger du Belaste faktura med en lagret betalingsmåte. Dette vil automatisk belaste kjøperen ved hjelp av den lagrede betalingsmåten.

• Hvis du vil sende en faktura for å be om betaling fra kunden, velger du Send faktura for å be om betaling fra kunden.
  • Hvis du vil godta nettbetalinger for fakturaen, slår du på bryteren Godta nettbetalinger. Hvis kassa-bryteren er slått av, vil alternativene nedenfor ikke være tilgjengelige.
  • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av betalingsmåtene du ønsker å godta (f.eks. kreditt- eller debetkort eller bankdebetbetalinger, som ACH).
  • Hvis du vil innhente informasjon om faktureringsadresse i kassen, merker du av for Innhent faktureringsadresse for kredittkortkjøp.
  • Hvis du vil samle inn informasjon om leveringsadresse i kassen, merker du av i avmerkingsboksen Samle inn leveringsadresse. Når kjøperen oppgir fraktinformasjonen sin, kan han eller hun bare velge blant landene du har angitt i betalingsinnstillingene.
  • Merk av for Samle inn kundens betalingsopplysninger i kassen for fremtidige belastninger for å lagre betalingsmåten som brukes for fremtidige belastninger.
  • Hvis du vil tillate kundene å angi et tilpasset beløp ved betaling, merker duav for Tillat kunden å betale et beløp som er mindre enn det utestående beløpet. Hvis du vil registrere en manuell eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gjøre dette fra fakturaindekssiden. Egendefinerte betalingsbeløp må være mindre enn det totale utestående beløpet.

Avanserte innstillinger

I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språk og språkområde for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til de avanserte innstillingene.

• Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden, satt til engelsk. Hvis du vil oppdatere dette til et annet språk, klikker du på nedtrekksmenyen Språk og velger deretter et språk.
• Dato- og adresseformatet er som standard satt til USA-format. Hvis du vil oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Locale og velger deretter et land.
• Hvis du vil angi en egendefinert faktura-URL ved hjelp av et av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Du kan også angi en egendefinert slug på slutten av URL-adressen ved å skrive inn en verdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning av fakturaens URL-adresse vises under URL-feltene.
• Hvis du har konfigurert skatte-ID-er i kontoen din og ønsker å inkludere dem i fakturaen, merker du av i avmerkingsboksene for skatte-ID.

Lagre og fullfør

Når som helst under opprettelsen av fakturaen kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst gå tilbake til et utkast for å redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvis øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen.

Hvis du er klar til å ferdigstille fakturaen slik at du kan sende den til kjøperen:

• Klikk på Fullfør øverst til høyre. Når en faktura er ferdigbehandlet, kan den ikke slettes.

• Gå gjennom ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Fullfør.

Send fakturaen

Når du har ferdigstilt fakturaen, vises en dialogboks med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen via e-post, lenke eller PDF. Du kan lukke dialogboksen ved å klikke på X, og sende den senere. E-postpåminnelser administreres via fakturainnstillingene.

Send fakturaen via e-post

• Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktpost for denne etter sending.
• Hvis du vil legge til en e-postadresse i Cc-feltet , klikker du på Legg til cc-mottakere. Klikk på rullegardinmenyen, velg kontaktene, eller skriv inn egendefinerte e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i CC-feltet.
• Hvis du har angitt en standard e-postadresse i fakturainnstillingene, fylles Fra-feltet automatisk ut med standard e-postadressen. Ellers fylles det ut med din personlige e-postadresse. Hvis det er angitt en standard e-postadresse, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-poster de har tilgang til, er slått på, kan du velge en annen e-postadresse.

• Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil e-postadressen du velger, bli standardadressen for fremtidige fakturasendinger, men den kan endres før hver sending.
• Svar på denne e-posten vil bli sendt til Fra-adressen . Hvis du velger en e-postadresse som brukes for en tilkoblet innboks, inkludert delte teaminnbokser, kan du administrere oppfølging i HubSpots innboks for samtaler.

Når du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning i sanntid til høyre for feltene. Slik sender du e-posten:

• Klikk på Send faktura-e-post for å sende e-posten slik den vises. Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene og en lenke som gjør det mulig å vise fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
• Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Opprett egendefinert e-post i CRM-systemet.

Send fakturaen via en lenke eller PDF

Kopier en lenke for å sende fakturaen, eller last ned en PDF-fil av fakturaen:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, oppdateres ikke egenskapen Sist sendt-dato. Lær mer om fakturaegenskaper

• Klikk på Kopier lenke, fanen Last ned PDF. En forhåndsvisning av fakturaen vises i høyre side av vinduet.
• Klikk på Kopier kobling for å kopiere en kobling til fakturaen.
• Klikk på Last ned PDF for å laste ned en PDF-fil av fakturaen.
• Klikk på X eller Lukk når du er ferdig.

Automatisk oppretting av fakturaer

Opprett og send tilbakevendende fakturaer automatisk ved hjelp av abonnementer

Følg disse trinnene for å sende fakturaer automatisk til kunder på faktureringsdatoen for abonnementet deres.

Vis fakturaer som opprettes automatisk fra betalinger via betalingslenker, tilbud eller abonnementer

Når en faktura opprettes automatisk fra en betaling på en betalingslenke eller et tilbud, blir fakturaen knyttet til betalingen.

Du kan se fakturaene fra fakturaindekssiden, eller du kan se den tilknyttede fakturaen fra selve betalingsposten. Fakturaen sendes ikke automatisk til kunden. Hvis du vil sende fakturaen, følger du disse trinnene.

Neste trinn

Lær hvordan du administrerer opprettedefakturaer.