Abonnementen aanmaken

Met abonnementen kun je het beheer van abonnementen en terugkerende facturen automatiseren. Gebruik abonnementen om terugkerende betalingen met je klanten te automatiseren of om terugkerende facturen te sturen waarin om betaling wordt gevraagd.

In dit artikel lees je meer over hoe abonnementen werken en hoe je ze aanmaakt.

Voordat je abonnementen aanmaakt en beheert, lees je hoe je abonnementen instelt in je account.

Hoe abonnementen werken

Abonnementen kunnen op twee manieren worden ingesteld:

• Terugkerende betalingen: automatiseer het innen van betalingen. HubSpot brengt automatisch kosten in rekening bij de koper op basis van de factureringsfrequentie die je hebt ingesteld in de betaallink of offerte, dus je hoeft geen aparte betaallinks of offertes aan te maken om abonnementsbetalingen te innen.
• Terugkerende facturering: automatiseer de facturering van klanten. Stuur facturen met een terugkerende factureringsfrequentie om betaling te vragen. Facturen kunnen verschuldigd zijn bij ontvangst of netto betalingstermijnen hebben.

Als je online betalingen voor abonnementen wilt innen, moet je een van de volgende opties voor betalingsverwerking instellen:

• HubSpot betalingen: stel HubSpot betalingen in, de ingebouwde betalingsverwerkingsoptie van HubSpot, die beschikbaar is voor Starter, Professional en Enterprise accounts.
• Stripe betalingsverwerking: koppel je bestaande Stripe account om Stripe te gebruiken voor betalingsverwerking, wat beschikbaar is voor alle abonnementen.

Het abonnementsproces

Wanneer een koper een terugkerend artikel koopt, gebeurt het volgende:

• De Super Admins in je account en de koper ontvangen een betalingsmelding voor de eerste betaling van het abonnement. Meer informatie over het instellen van meldingen in HubSpot.
  
  

  Ontvangst koper	Ontvangstbewijs verkoper

• Er wordt een abonnementrecord gemaakt om terugkerende facturering en betalingen bij te houden.
  • Voor automatische betalingsabonnementen op basis van offertes en betaallinks wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon die heeft betaald en alle deals die zijn gekoppeld aan de betaalde offertes of betaallinks.
  • Voor abonnementen met handmatige inning van betalingen die zijn geconverteerd vanuit offertes of deals, wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon, het bedrijf, de gekoppelde factureringscontactpersoon (als de instelling voor koppeling aan factureringscontacten is ingeschakeld), de deal en de offerte waaruit het is geconverteerd.
  • Voor abonnementen die helemaal opnieuw worden aangemaakt, selecteert u welke contactpersoon, welk bedrijf en welke factureringscontactpersoon aan het abonnement worden gekoppeld.

Let op: er wordt geen nieuwe deal aangemaakt voor terugkerende betalingen, zelfs niet als je de instelling Betalingskoppelingen toestaan om nieuwe deals aan te maken hebt ingeschakeld in Instellingen voor betalingskoppelingen. Terugkerende betalingen worden geregistreerd op de abonnementrecord, die is gekoppeld aan deals waaraan het abonnement is gekoppeld.

• • Regelitems met dezelfde factureringsfrequentie, factureringsvoorwaarden, startdatum facturering en aantal betalingen worden bijgehouden op dezelfde abonnementsrecord, omdat ze samen kunnen worden gefactureerd.
  • Regelitems met verschillende factureringsfrequenties, factureringsvoorwaarden, factuurbegindata en het aantal betalingen worden bijgehouden op aparte abonnementsrecords. Als een betaallink bijvoorbeeld twee terugkerende regelitems bevat, een maandelijkse en een jaarlijkse, worden er twee abonnementsrecords gemaakt. Ook als een betaallink twee terugkerende regelitems met verschillende factureringstermijnen bevat, worden er twee abonnementsrecords aangemaakt.
  • Als een terugkerende betaling wordt gedaan via een bankdebetmethode, zoals ACH, wordt een abonnementsrecord gemaakt zodra de betaling is geautoriseerd en verzonden, zelfs als de betaling nog in behandeling is.

• Als je Automatisch verlengen tot annulering hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden van je regelitem, wordt er geen einddatum aan het abonnement gekoppeld. Je kunt een einddatum instellen wanneer je je lijnitems toevoegt.

• Wanneer de volgende betaaldatum is aangebroken, brengt HubSpot automatisch kosten in rekening bij de koper met de betaalmethode waarmee hij of zij het abonnement oorspronkelijk heeft aangeschaft, of met de opgeslagen betaalmethode als deze optie is geselecteerd tijdens het aanmaken van het abonnement. Als de klant deze betaalmethode moet bijwerken, kun je hem een link sturen om deze bij te werken.
• Voor elke betaling stuurt HubSpot de koper een betalingsbewijs per e-mail en worden de eigenschappen van het abonnement in HubSpot bijgewerkt. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen.
• HubSpot stuurt e-mailmeldingen naar accountbeheerders wanneer een abonnementsbetaling is gedaan of mislukt. Je kunt deze meldingen uitschakelen in de instellingen voor meldingen.

Abonnementen aanmaken

Lees hieronder hoe je klanten automatisch kunt laten betalen voor hun abonnementen via betaallinks en offertes, of hoe je terugkerende facturen kunt sturen om abonnementsbetalingen te innen.

Meer informatie over het importeren van bestaande abonnementen.

Terugkerende betalingen verzamelen

Abonnementen worden automatisch ingesteld wanneer een koper een terugkerend artikel koopt. Maak een betaallink of een offerte met terugkerende regelitems om de betaling van je koper te innen. Je kunt ook rechtstreeks vanaf de pagina Abonnementen een betaallink maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik rechtsboven op Abonnement maken.
3. Klik op Een betaallink delen.
4. Ga verder met het maken van de betaallink en zorg ervoor dat u terugkerende regelitems toevoegt.

Terugkerende facturen versturen

Je kunt terugkerende facturen naar klanten sturen en automatisch of handmatig betalingen innen. Zo stel je automatische facturering via abonnementen in bij je klanten:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik rechtsboven op Abonnement maken.
3. Klik op Een terugkerende factuur verzenden.
   
   
4. Klik op add Contact toevoegen om een factureringscontact aan het abonnement toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel een bestaand contact of klik op Nieuw maken om een nieuw contact te maken.
5. Als u een factureringsbedrijf aan het abonnement wilt toevoegen, klikt u op add Bedrijf toevoegen. Selecteer in het rechterpaneel een bestaand bedrijf of klik op Nieuw maken om een nieuw bedrijf te maken. Het toevoegen van een bedrijf is optioneel, maar het abonnement moet wel een contactpersoon hebben.
6. Om een factuuradres toe te voegen, klikt u onder Factuuradres op Bewerken. Voer in het rechterpaneel het factuuradres in. Dit adres verschijnt op de facturen die naar de klant worden gestuurd en is optioneel.
7. Voeg uw terugkerende regelitems toe.
8. Selecteer onder Incasso je incassomethode:

• • Automatisch het abonnement opladen: breng de factuur ten laste van de opgeslagen betaalmethode van de klant. Zowel jij als de klant ontvangen een ontvangstbewijs via e-mail.
  • Handmatig de betaling op elke factuur innen: verzamel handmatig de betaling voor de abonnementsfactuur.

• • • Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer wanneer de betaling verschuldigd is.

• • • De optie Online betalingen accepteren is standaard ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat er is ingesteld in de betalingsinstellingen. Schakel de optie Online betalingen accepteren uit als je van plan bent om via een andere methode te betalen.
    • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die u voor dit abonnement accepteert.
    • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uit om te kiezen of u het factuuradres van uw klanten wilt verzamelen.
    • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of u het verzendadres van uw klanten wilt verzamelen.
    • Schakel het selectievakje Betalingsmethoden opslaan voor toekomstige kosten in om de betalingsgegevens van je klant te verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten.

Let op: als een koper akkoord gaat met het opslaan van zijn betaalmethode bij het betalen voor het abonnement dat je instelt, worden de toekomstige abonnementskosten niet automatisch verrekend met die opgeslagen betaalmethode. Abonnementen kunnen alleen automatisch worden verrekend met kopers die al hebben ingestemd met het opslaan van hun betaalmethode voordat het abonnement werd aangemaakt. Als je automatisch een nieuwe opgeslagen betaalmethode wilt laten betalen voor een bestaand actief abonnement, maak je het abonnement opnieuw aan en selecteer je de optieHet abonnement automatisch laten betalen, waarna je het vorige abonnement annuleert.

9. Klik op deoptie Factuurinstellingen om instellingen toe te passen op facturen die aan dit abonnement zijn gekoppeld:

• • Als je notities wilt toevoegen voor je koper op de factuur, voeg je deze toe aan het veld Opmerkingen factuur. Gebruik de tekstopties onder aan het tekstveld om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een fragment in te voegen. In Factuurinstellingen lees je hoe je een standaardopmerking toevoegt die op elke factuur wordt weergegeven.
  • Schakel onder Factuuraflevering het selectievakje Facturen op elke factuurdatum automatisch naar de klant e-mailen in om de facturen automatisch op de factuurdatum naar de klant te sturen. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.
  • Selecteer onder Factuurbelasting-ID alle belasting-ID's die moeten worden opgenomen in de factuur. Leer hoe je belasting-ID's toevoegt in instellingen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale.
  • Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de abonnementsinstellingen worden weergegeven onder Abonnement aangepaste velden. Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

10. Als u klaar bent, klikt u rechtsboven op Maken.
11. Klik in het dialoogvenster op Maken om het abonnement te bevestigen of klik op Annuleren om terug te gaan en het abonnement te bewerken.

Andere manieren om abonnementen te maken

Je kunt ook een abonnement maken:

• In de zijbalk van andere records. Als je Abonnementen niet ziet in de rechterzijbalk van een record, lees dan hoe je het record aanpast.
• Door een gepubliceerde offerte te converteren naar een abonnement:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Klik op de naam van een deal.
  • Navigeer naar de sectie Offertes in de rechter zijbalk.
  • Beweeg de muis over een bestaande offerte met terugkerende regelitems, klik op Acties en klik vervolgens op Offerte omzetten in abonnement. Als de deal geen terugkerende regelitems heeft, wordt de optie Omzetten naar factuur weergegeven. Meer informatie over facturen.

Abonnementen gebruiken in andere HubSpot-tools

Je kunt abonnementsgegevens gebruiken in andere HubSpot-tools, zoals workflows, lijsten en rapporten.

• Maak workflows op basis van abonnementen ( alleenProfessional en Enterprise ) om acties te automatiseren op basis van abonnementsgegevens. Je kunt bijvoorbeeld een interne melding naar je team sturen wanneer de status van een abonnement is verlopen, of automatisch de eigenaar van het abonnement bijwerken. Meer informatie over triggers voor inschrijvingen op abonnementen
• Houd terugkerende inkomsten bij in de analysetool voor abonnementen of maak een aangepast rapport op basis van abonnementsgegevens. Als je een aangepast rapport maakt, moet je Abonnementen selecteren als gegevensbron, of het afzonderlijke object als je een afzonderlijk objectrapport maakt.
  
• Segmenteer uw contactpersonen of bedrijven in lijsten op basis van de eigenschappen van abonnementen. Maak bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen met een bekende einddatum voor het abonnement en stuur vervolgens een e-mail naar de lijst met contactpersonen om hen aan te moedigen het abonnement te verlengen.

Een voorbeeld van een abonnement

Hier is een voorbeeld van hoe een abonnement een bedrijf kan helpen dat koffiebonen verkoopt via een abonnement aan klanten. Dit proces kan ook worden toegepast op een bedrijf dat zijn diensten op abonnementsbasis aan klanten verkoopt.

Uw producten of diensten instellen in de productbibliotheek

De eerste stap is het toevoegen van de producten die je verkoopt aan de productbibliotheek. Bijvoorbeeld:

Product 1:

• Productnaam: Nog maar één kopje - 1 KG abonnement
• Prijs: $25,00
• Terugkerende factureringsfrequentie: Maandelijks

Product 2:

• Productnaam: Koffie is mijn brandstof - 500g abonnement
• Prijs: $18.00
• Periodieke facturering: Tweewekelijks

Product 3:

• Productnaam: Coffee casual - 250g abonnement
• Prijs: $12,50
• Periodieke facturering: Maandelijks

Door elk koffieaanbod als product aan te maken, kun je ze eenvoudig aan deals toevoegen en de inkomsten bijhouden die aan elk abonnementstype zijn gekoppeld.

Abonnementsinstellingen configureren

Configureer vervolgens je abonnementsinstellingen.

Maak een betaallink

Maak nu een betaallink. Hiermee kunnen je kopers hun abonnement kopen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betaallinks.
2. Klik op Maak betaallink aan.
3. Geef je betaallink een duidelijke naam, zoals 1 KG maandabonnement op koffiebonen.
4. Volg deze stappen om de producten die je eerder hebt toegevoegd als regelitems toe te voegen aan je betaallink (zorg ervoor dat de regelitems zijn ingesteld als terugkerende regelitems).
5. Voeg je bedrijfslogo toe, pas de tekst van de knop aan (bijv. Abonneer je nu en bespaar) en configureer bevestigingse-mails.
6. Zodra je klaar bent met het instellen van je betaallink, klik je op Maken.

De betaallink kan direct met klanten worden gedeeld of er kan naar worden gelinkt vanuit je content.

Als je er de voorkeur aan geeft om klanten voor elke abonnementsbetaling een factuur te sturen, maak dan een abonnement met terugkerende factuur.

Gekochte abonnementen

• Als een koper een abonnement koopt, wordt er een abonnementrecord aangemaakt in HubSpot. Je kunt de abonnementen bekijken en beheren op de indexpagina met abonnementen.
• Het abonnement blijft factureren totdat de klant het opzegt, of totdat jij het namens de klant opzegt.

• Elke abonnementsrecord bevat belangrijke gegevens zoals de klant, de producten waarop het abonnement is afgesloten, de factureringsfrequentie, de volgende factureringsdatum en de abonnementsstatus.
• Omdat deze abonnementen gekoppeld zijn aan contactrecords in je CRM, krijg je waardevolle inzichten in je abonnees. Je kunt hun aankoopgeschiedenis zien, hun betrokkenheid bij je marketinge-mails en nog veel meer. Dit maakt gepersonaliseerde communicatie en gerichte aanbiedingen mogelijk.

• Je kunt automatische workflows instellen die worden geactiveerd door nieuwe abonnementen( alleenProfessional en Enterprise ). Bijvoorbeeld:
  • Stuur een welkomstmail met informatie over hun eerste levering.
  • Maak een opvolgingstaak voor je team om nieuwe abonnees na hun eerste maand te controleren.
  • Schrijf abonnees in op een specifieke marketinglijst voor exclusieve content en aanbiedingen.

Rapportage over abonnementen

Nu je abonnementen verkoopt, kun je de commerce analytics suite gebruiken om de abonnementsgroei, opzeggingspercentages en andere belangrijke statistieken van je abonnees bij te houden.