Abonnementen bewerken die zijn gefactureerd in HubSpot

Hieronder vindt u meer informatie over de manieren waarop u een abonnement kunt bewerken, waaronder:

• De gekoppelde contactpersoon bijwerken.
• Het factuuradres bijwerken.
• De regelitems bewerken, inclusief prijs, hoeveelheid en kortingen.
• De volgende betaaldatum bewerken.
• De betalingsmethode bijwerken.

Let op: dit artikel gaat niet over het bewerken van het HubSpot abonnement van je account. Leer hoe je de producten in je HubSpot abonnement beheert.

Het contact wijzigen dat is gekoppeld aan een abonnement

Een abonnement kan maar aan één contactpersoon tegelijk worden gekoppeld. Maar als u de contactpersoon moet wijzigen die aan een abonnement is gekoppeld, kunt u dat doen via het zijpaneel van het abonnement. Tijdens de looptijd van een contract kan het bijvoorbeeld nodig zijn om het hoofdcontact te wijzigen als de oorspronkelijke koper is verhuisd naar een ander bedrijf.

Het contact wijzigen dat is gekoppeld aan een abonnement:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement.
3. Blader in het rechterpaneel naar het gedeelte Contactpersonen en klik op + Vervangen.
   
   
4. Zoek en selecteer een bestaande contactpersoon of klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon aan te maken.
5. Klik op Volgende.
6. Klik optioneel op Associatielabel toevoegen om een aangepast associatielabel aan de contactpersoon toe te wijzen.
7. Klik op Opslaan.

De volgende meldingen worden naar de nieuwe contactpersoon verzonden:

• Ontvangsten voor succesvolle abonnementsbetalingen.
• Bijgewerkte e-mails voor mislukte betalingen.
• Aankomende betalingsherinneringen voor abonnementen, indien ingeschakeld.
• Kennisgevingen voor abonnementswijzigingen, inclusief upgrades, downgrades en updates van de volgende betaaldata.
• Door gebruiker geïnitieerde verzoeken voor het bijwerken van betalingsmethoden.
• Annulering van een abonnement.

Het factuuradres van een abonnement bijwerken

U kunt het factuuradres van een abonnement bijwerken. Wanneer u het factuuradres bijwerkt:

• Het adres wordt gekoppeld aan het abonnement en aan toekomstige facturen die aan het abonnement zijn gekoppeld.
• Het adres wordt gebruikt om eventuele automatische belastingen te berekenen.

Het factuuradres van een abonnement bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement bewerken.
4. Klik onder Factuuradres op Bewerken.
   
   
5. Werk de adresgegevens bij in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
6. Klik op Opslaan om het abonnement op te slaan.

De regelitems van een abonnement bewerken

Of je klant nu zijn abonnement wil upgraden of downgraden, er kunnen momenten zijn waarop je de gegevens van een abonnement wilt wijzigen zonder het te hoeven annuleren. Je kunt elk actief of gepland abonnement bewerken vanuit het zijpaneel voor abonnementen.

Je kunt bijvoorbeeld:

• De prijs van bestaande regelitems wijzigen.
• Een nieuwe regel toevoegen waarop de klant zich wil abonneren.
• Een bestaande regel verwijderen waarop de klant zich niet meer wil abonneren.
• Het aantal items waarop een klant oorspronkelijk geabonneerd was verhogen of verlagen.
• Kortingen op producten toevoegen of verwijderen.

Bekijk de onderstaande beperkingen wanneer u een abonnement bewerkt.

Om de regelitems van een abonnement te bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement bewerken.
   
   
4. Als je nieuwe regelitems wilt toevoegen, klik je op Regelitem toevoegen in de rechterbovenhoek en selecteer je Selecteer uit productbibliotheek of Maak aangepast regelitem. Selecteer in de rechter zijbalk de details van het regelitem of stel deze in en klik vervolgens op Opslaan. Meer informatie over het toevoegen van regelitems aan abonnementen.

Let op: nieuw toegevoegde items worden gefactureerd op basis van de frequentie die al is ingesteld in het abonnement. Als een abonnement bijvoorbeeld maandelijks terugkeert, worden alle regelitems die je toevoegt maandelijks gefactureerd. Dit geldt ook voor het toevoegen van producten uit je productbibliotheek die op een andere frequentie zijn ingesteld. Nieuwe regelitems worden ook gefactureerd voor de resterende looptijd van het abonnement.

4. Om een regelitem te verwijderen, beweeg je met de muis over het regelitem, klik je op Acties en selecteer je Verwijderen.
5. Bewerk een regelitem met behulp van de kolommen in de regelitem-editor of door op de naam van het regelitem te klikken en het rechterpaneel te gebruiken.
6. Standaard worden je wijzigingen toegepast tijdens de volgende factureringscyclus. Als je de wijzigingen onmiddellijk wilt toepassen en het geprorateerde bedrag automatisch wilt innen of terugbetalen bij het opslaan, schakel je de schakelaar Wijzigingen prorateren in. Als er geen online betalingsoptie aan het abonnement is toegevoegd, is pro rata niet mogelijk. Meer informatie over het pro rata van abonnementswijzigingen.
7. Klik linksonder op om uw wijzigingen op te slaan.
8. Voer in het dialoogvenster eventuele interne notities in. Deze notities worden toegevoegd aan de bijbehorende tijdlijnen voor deals, contactpersonen en bedrijven. Je hebt ook toegang tot deze notities in andere tools zoals lijsten, workflows en rapporten via de eigenschap Laatste wijzigingsreden. Als u klaar bent, klikt u op Abonnement bijwerken.

Zodra je wijzigingen zijn opgeslagen, gebeurt het volgende:

• Er wordt een e-mail gestuurd naar de contactpersoon die aan het abonnement is gekoppeld om hem/haar op de hoogte te stellen van de wijzigingen. De e-mail ziet er ongeveer zo uit als in het volgende voorbeeld:

• De abonnementsgegevens worden bijgewerkt om de wijzigingen weer te geven:
  • De eigenschap Laatst gewijzigd op toont de wijzigingsdatum. Het record laat ook zien dat er wijzigingen zijn aangebracht in het abonnement die worden toegepast na de volgende betaling.
    
    
  • In het gedeelte Regelitems worden alle wijzigingen weergegeven die je in de regelitems hebt aangebracht. Klik op Zie huidige factureringscyclus om te zien wat je klant op dit moment betaalt.
    
    
  • Zodra de wijzigingen van kracht zijn, worden de eigenschappen Maandelijks terugkerende inkomsten en Jaarlijks terugkerende inkomsten bijgewerkt zodat ze overeenkomen met de wijzigingen.

Beperkingen

Houd rekening met het volgende wanneer u een abonnement bewerkt:

• Je kunt alleen abonnementen bewerken met de status Actief of Gepland.
• Je kunt een abonnement niet bewerken binnen twee dagen voor de volgende betaaldatum, zodat klanten voldoende worden geïnformeerd voor de volgende betaaldatum.
• Als u uw wijzigingen niet verrekent, kunt u zoveel wijzigingen aanbrengen als nodig zijn voor de volgende factureringscyclus. De volgende betaling van het abonnement wordt geïnd op basis van de laatst opgeslagen wijziging.
• Het wijzigen van een abonnement dat met PAD's wordt betaald, kan gevolgen hebben voor de naleving van de wet, raadpleeg uw juridische team voor meer informatie.

De betalingsmethode voor een abonnement bijwerken

Je kunt een e-mail naar een klant sturen als zij hun betalingsgegevens willen bijwerken. Als de betaalmethode van je klant mislukt bij het voltooien van een betaling voor een abonnement, stuurt HubSpot ze een e-mail met een koppeling om hun betaalmethode bij te werken.

Hieronder lees je hoe je de klant een link stuurt om zijn betaalmethode bij te werken en hoe de klant te werk gaat als een betaling mislukt.

Stuur de klant een link om zijn betaalmethode bij te werken

Als een klant de betalingsmethode voor een abonnement moet bijwerken, kun je hem handmatig een link sturen om de betalingsmethode bij te werken.

Let op: de betaalmethode kan alleen worden bijgewerkt als het inningsproces is geautomatiseerd. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïnd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om de betaalmethode voor dit abonnement bij te werken.

Een klant een link sturen om de betalingsmethode bij te werken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer Betalingsmethode bijwerken.
   
   
4. Bekijk de inhoud in het dialoogvenster en klik op Link verzenden. De koppeling wordt verzonden naar het e-mailadres van de contactpersoon van het abonnement. De klant ontvangt de link in een e-mail:
   
   
5. Als de klant in de e-mail op Betalingsmethode bijwerken klikt, wordt hij naar een afrekenpagina geleid waar hij zijn abonnement kan bekijken en een nieuwe betalingsmethode kan invoeren. Eenmaal bijgewerkt, zal de nieuwe betaalmethode worden gebruikt voor alle toekomstige automatische betalingen van het abonnement.

Betalingsmethode bijwerken voor mislukte betalingen

Als de betaalmethode van je klant mislukt bij het voltooien van een betaling voor een abonnement, stuurt HubSpot ze een e-mail met een link om hun betaalmethode bij te werken.

Het verzoek voor het bijwerken van de betalingsmethode maakt gebruik van in de tool gedefinieerde geaccepteerde betalingsmethoden van de bijbehorende kassa (bijv. factuur, betaallink of offerte). Als de factuur bijvoorbeeld alleen ACH-bankafschrijving als toegestane betaalmethode heeft, kan de klant alleen met ACH-bankafschrijving betalen.

In de e-mail die naar de klant wordt gestuurd nadat een betaling is mislukt, kunnen ze op Betalingsmethode bijwerken klikken.

Ze worden naar een afrekenpagina gebracht waar ze hun betalingsgegevens kunnen bijwerken. Eventuele onbetaalde abonnementsbetalingen worden afgeboekt van de bijgewerkte betaalmethode. Als je niet wilt dat deze e-mail automatisch wordt verzonden wanneer een betaling mislukt, kun je dit uitschakelen in je instellingen.

Let op: op de pagina voor het bijwerken van de betalingsmethode worden de beschikbare betalingsmethoden weergegeven op basis van de door de tool gedefinieerde geaccepteerde betalingsmethoden en de gevraagde valuta. Als een betaallink bijvoorbeeld aanvankelijk alleen ACH-bankafschriften accepteerde, kan de koper alleen met ACH-bankafschriften betalen. Als daarentegen ACH-bankafschrijving en creditcard of debetkaart je standaardbetaalmethode zijn in de door je tool gedefinieerde instellingen en de betaling in euro's moet worden uitgevoerd, kan de koper betalen met de standaardvalutamethode creditcard of debetkaart.

De volgende betaaldatum van een abonnement bewerken

Je kunt de volgende betaaldatum van een abonnement bijwerken vanuit het abonnementrecord, waardoor jij en je klant meer flexibiliteit hebben voor komende betalingen.

De volgende vervaldatum van een abonnement bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de abonnementenindexpagina op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Volgende factuurdatum bewerken.
   
   
   
   
4. Gebruik de datumkiezer om de volgende betaaldatum te selecteren. Standaard wordt de klant niets in rekening gebracht of terugbetaald voor de bijgewerkte factureringsdatum. Als u de klant wilt innen of terugbetalen voor de bijgewerkte factureringscyclus, bewerkt u het abonnement en schakelt u de schakelaar Prorating in
   
   

   Let op: alleen abonnementen met een automatische incassoprcoess kunnen worden geprorateerd. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïncasseerd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om dit abonnement te proporteren.

5. Klik op Bijwerken.

Als de volgende factuurdatum is bijgewerkt, stuurt HubSpot de klant een e-mail ter bevestiging van de nieuwe volgende factuurdatum.

De abonnementsrecord zal ook de nieuwe factureringscyclus weergeven in de eigenschappen Volgende betaaldatum en Einddatum, en er zal een Laatste wijzigingsdatum worden toegevoegd om de datum aan te geven waarop de betaaldatum werd bijgewerkt.

Beperkingen

• Je kunt de volgende betaaldatum alleen verzetten voor abonnementen met de status Actief of Gepland.
• Je kunt de volgende betaaldatum van een abonnement niet verzetten als er een of meer betalingen voor het abonnement in behandeling zijn.
• Je kunt de betaaldatum niet wijzigen op dezelfde dag als de volgende geplande betaaldatum.
• De nieuwe betaaldatum kan niet binnen drie dagen na de laatst geïnde betaling vallen, zodat klanten niet na elkaar worden gefactureerd.
• De nieuwe betaaldatum mag niet binnen twee dagen na de huidige datum vallen, zodat klanten voldoende op de hoogte zijn voor de volgende betaling.
• Het wijzigen van een abonnement dat wordt betaald met een PAD kan gevolgen hebben voor de naleving van de regelgeving. Raadpleeg uw juridische team voor meer informatie.

Een abonnement pauzeren en hervatten

Als een klant vraagt om zijn abonnement te pauzeren, kun je pauzeren en hervatten vanuit zijn abonnementsrecord.

Een abonnement pauzeren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de abonnementenindexpagina op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement pauzeren.
   
   

• Voer in het dialoogvenster in het vak Interne notities een reden in voor de pauze en klik dan op Pauze. De notitie wordt opgeslagen in de Laatste wijziging reden eigenschap, en de wijziging wordt weergegeven als activiteit gebeurtenissen op record tijdlijnen.

• De abonnementsstatus wordt weergegeven als Gepauzeerd, met de datum waarop het abonnement werd gepauzeerd.

Er wordt een melding naar de klant gestuurd en alle facturerings- en betalingsinvorderingsprocedures worden onderbroken totdat het abonnement wordt hervat.

Een abonnement hervatten

Als een abonnement is gepauzeerd, maar moet worden hervat, kan dit worden gedaan vanuit het abonnementrecord.

Een abonnement hervatten:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de abonnementenindexpagina op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer Abonnement hervatten.
   
   
4. Gebruik in het dialoogvenster de datumkiezer om te kiezen wanneer de volgende factuurdatum moet zijn en klik op Hervatten.
5. De abonnementsstatus wordt bijgewerkt naar Actief met de nieuwe factuurdatum weergegeven.

Als het abonnement onmiddellijk wordt hervat, wordt er een ontvangstbewijs of factuur naar de klant gestuurd. Als het abonnement voor een toekomstige datum wordt hervat, wordt er een kennisgeving naar de klant gestuurd met de nieuwe factuurdatum.

Abonnementswijzigingen naar rato berekenen

Wanneer je de regelitems van een abonnement bijwerkt, kun je pro rata inschakelen om het pro rata bedrag automatisch te innen of terug te betalen. Hierdoor zien jij en je klant de wijzigingen in de facturering onmiddellijk terug, in plaats van te moeten wachten tot de volgende factureringscyclus.

Wanneer u pro rata toepast op de wijzigingen die u hebt gemaakt in de regelitems van een abonnement:

• Als je het abonnement upgradet door meer items toe te voegen of prijzen te verhogen, brengt HubSpot automatisch het evenredige bedrag in rekening bij de betaalmethode in je bestand.
• Als je een abonnement verlaagt door regelitems te verwijderen of prijzen te verlagen, stort HubSpot automatisch het evenredige bedrag terug op de vorige betaalmethode.

Nadat je de wijzigingen hebt aangebracht, verschijnt de betaling of terugbetaling in het gedeelte Geschiedenis van de betalingsrecord.