Zarządzanie cyklicznymi rozliczeniami i płatnościami za pomocą subskrypcji

Subskrypcje pozwalają zautomatyzować zarządzanie subskrypcjami i cyklicznymi rozliczeniami z poziomu CRM. Subskrypcje pozwalają zautomatyzować płatności cykliczne dla klientów lub wysyłać cykliczne faktury z żądaniem zapłaty.

W tym artykule dowiesz się więcej o tym, jak działają subskrypcje oraz jak je tworzyć i nimi zarządzać. Przed utworzeniem subskrypcji i zarządzaniem nimi dowiedz się, jak skonfigurować subskrypcje na swoim koncie.

Jak działają subskrypcje

Subskrypcje można skonfigurować na dwa sposoby:

• Płatności cykliczne: zautomatyzuj pobieranie płatności. HubSpot automatycznie obciąży kupującego na podstawie częstotliwości rozliczeń ustawionej w linku do płatności lub wycenie, więc nie musisz tworzyć osobnych linków do płatności lub wycen, aby zbierać płatności za subskrypcję.
• Rozliczeniacykliczne: zautomatyzuj rozliczanie klientów. Wysyłaj faktury przy użyciu powtarzającej się częstotliwości rozliczeń w celu żądania płatności. Faktury mogą być płatne przy odbiorze lub mieć warunki płatności netto.

Aby zbierać płatności za subskrypcje za pośrednictwem linków do płatności i wycen, należy skonfigurować jeden z poniższych podmiotów przetwarzających płatności:

• Płatności HubSpot: skonfiguruj płatności HubSpot, wbudowany podmiot przetwarzający płatności HubSpot, który jest dostępny dla kont Starter, Professional i Enterprise.
• Przetwarzanie płatności Stripe: podłącz istniejące konto Stripe, aby używać Stripe do przetwarzania płatności, które jest dostępne dla wszystkich subskrypcji.

Tworzenie subskrypcji

Poniżej dowiesz się, jak automatycznie obciążać klientów za subskrypcje za pomocą linków do płatności i wycen lub jak wysyłać cykliczne faktury w celu zbierania płatności za subskrypcje.

Windykacja płatności cyklicznych

Subskrypcje są konfigurowane automatycznie, gdy kupujący kupi powtarzającą się pozycję. Skonfiguruj link do płatności lub wycenę, aby pobrać płatność od kupującego. Link do płatności można też utworzyć bezpośrednio na stronie indeksu Subskrypcji:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz subskrypcję.
• Kliknij łącze Gdy klient dokona płatności.
• Kliknij opcję Wybierz z biblioteki produktów, aby dodać istniejący produkt, lub opcję Utwórz niestandardową pozycję, aby utworzyć pozycję od podstaw.
• Możesz też kliknąć Anuluj i kontynuować tworzenie łącza płatności.

Wysyłanie faktur cyklicznych

Automatyzacja fakturowania klientów:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz subskrypcję.
• Kliknij opcję Natychmiast z wybraną metodą pobierania.

• Aby dodać kontakt rozliczeniowy i firmę do subskrypcji, kliknij add Dodaj kontakt i add Dodaj firmę. Dodanie firmy jest opcjonalne, ale subskrypcja musi mieć kontakt.
• Opcjonalnie dodaj adres rozliczeniowy. Pojawi się on na fakturach wysyłanych do klienta.
• Dodaj Pozycje.
• W sekcji Windykacja płatności wybierz metodę windykacji:
  • Automatycznie obciąż subskrypcję (BETA): obciąż fakturę zapisaną metodą płatności klienta. Zarówno Ty, jak i klient otrzymacie potwierdzenie za pośrednictwem poczty e-mail.
  • Ręczne pobieranie płatności za każdą fakturę : ręczne pobieranie płatności za fakturę subskrypcji.

• • • Kliknij menu rozwijane Warunki płatności i wybierz termin płatności.

• • • Przełącznik Akceptuj płatności online będzie domyślnie włączony. Wstępnie wypełnione opcje na tym ekranie odzwierciedlają ustawienia płatności.
    • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pól wyboru Akceptowane formy płatności, aby wybrać typy płatności, które będą akceptowane dla tej subskrypcji.
    • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Zbieranie adresu rozliczeniowego dla zakupów kartą kredytową , aby wybrać, czy zbierać adres rozliczeniowy klientów.
    • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Zbieraj adres wysyłki, aby wybrać, czy zbierać adres wysyłki klientów.
    • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Przechowuj metody płatności dla przyszłych opłat, aby wybrać, czy zbierać szczegóły płatności klienta przy kasie dla przyszłych opłat.

• • • Możesz też wyłączyć przełącznik Akceptuj płatności online , jeśli planujesz otrzymywać płatności inną metodą.
• Kliknij opcję Ustawienia zaawansowane , aby zastosować ustawienia do faktur powiązanych z tą subskrypcją:
  • Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je w polu Uwagi do faktury. Możesz użyć opcji tekstowych na dole pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragmenty. Dowiedz się, jak dodać domyślny komentarz, który pojawi się na każdej fakturze w ustawieniach faktury.
  • W sekcji Dostarczanie faktur zaznacz pole wyboru Automatycznie wysyłaj faktury e-mailem do klienta w każdym dniu rozliczenia, aby automatycznie wysyłać faktury do klienta w dniu rozliczenia. Wiadomości e-mail z przypomnieniami są zarządzane za pomocą ustawień faktury.
  • W sekcji Identyfikator podatkowy faktury wybierz wszystkie identyfikatory podatkowe, które powinny zostać uwzględnione na fakturze. Dowiedz się , jak dodać identyfikatory podatkowe w ustawieniach.
  • Kliknij menu rozwijane Język i wybierz język.
  • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz lokalizację.
  • Wszelkie niestandardowe właściwości, które zostały skonfigurowane w ustawieniach subskrypcji, będą widoczne w sekcji Pola niestandardowe subskrypcji . Jeśli włączono ustawienie umożliwiające użytkownikom zastępowanie tych pól, można wprowadzać w nich zmiany podczas tworzenia faktury.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz w prawym górnym rogu.

• W oknie dialogowym kliknij przycisk Utwórz, aby potwierdzić subskrypcję, lub kliknij przycisk Anuluj, aby wrócić i edytować subskrypcję.

Utwórz subskrypcję z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
  • W przypadku kontaktów i firm, na prawym pasku bocznym, w sekcji Subskrypcje, kliknij Dodaj, a następnie wybierz jedną z obserwujących:
    • Utwórz nową subskrypcję : utwórz nową subskrypcję dla kontaktu lub firmy.
    • Dodaj istniejącą subskrypcję: powiązanie istniejącej subskrypcji z kontaktem lub firmą.

• • W przypadku transakcji z powtarzającymi się pozycjami, na prawym pasku bocznym w sekcji Subskrypcje kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    
    • Konwertuj transakcję na subskrypcję: utwórz subskrypcję przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji. Jeśli transakcja nie zawiera powtarzających się pozycji, wyświetlana jest opcja Konwertuj transakcję na fakturę. Dowiedz się więcej o fakturach.
    • Utwórz nową subskrypcję : utworzenie nowej subskrypcji dla kontaktu lub firmy.
    • Dodaj istniejącą subskrypcję: powiązanie istniejącej subskrypcji z kontaktem lub firmą.

• • • Subskrypcję można też utworzyć w edytorze pozycji transakcji.

Tworzenie subskrypcji na podstawie opublikowanej wyceny

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę transakcji.
• Przejdź do sekcji Wyceny na prawym pasku bocznym.
• Najedź kursorem na istniejącą wycenę, która ma powtarzające się pozycje, kliknij opcję Działania, a następnie kliknij opcję Konwertuj wycenę na subskrypcję. Jeśli transakcja nie zawiera powtarzających się pozycji, wyświetlana opcja to Konwertuj transakcję na fakturę. Dowiedz się więcej o fakturach.

Proces subskrypcji

Gdy kupujący nabywa powtarzającą się pozycję, ma miejsce następująca sytuacja:

• Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach na Twoim koncie oraz kupujący otrzymają powiadomienie o płatności za pierwszą subskrypcję. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu powiadomień w HubSpot.
  
  

  Potwierdzenie dla kupującego	Potwierdzenie od sprzedawcy

• HubSpot utworzy rekord subskrypcji w celu śledzenia powtarzających się rozliczeń i płatności.
  • W przypadku subskrypcji z automatycznymi płatnościami z wycen i linków do płatności rekord subskrypcji zostanie automatycznie powiązany z kontaktem, który dokonał płatności, oraz wszelkimi transakcjami powiązanymi z wycenami lub linkami do płatności, które zostały opłacone.
  • W przypadku subskrypcji z ręcznym pobieraniem płatności, które są konwertowane z ofert lub transakcji, rekord subskrypcji zostanie automatycznie powiązany z kontaktem, firmą, powiązanym kontaktem rozliczeniowym (jeśli ustawienie powiązania kontaktu rozliczeniowego jest włączone), transakcją i wyceną, z której został przekonwertowany.

Uwaga: nowa transakcja nie zostanie utworzona dla płatności cyklicznych, nawet jeśli włączono opcję Zezwalaj linkom płatności na tworzenie nowych transakcji w ustawieniach linków płatności. Płatności cykliczne będą rejestrowane w rekordzie subskrypcji, który jest powiązany z dowolnymi transakcjami, z którymi subskrypcja jest powiązana.

• • Pozycje o tej samej częstotliwości rozliczeń, warunkach rozliczeń, dacie rozpoczęcia rozliczeń i liczbie płatności są śledzone w tym samym rekordzie subskrypcji, ponieważ mogą być rozliczane razem.
  • Pozycje o różnych częstotliwościach rozliczeń, warunkach rozliczeń, datach rozpoczęcia rozliczeń i liczbie płatności są śledzone w oddzielnych rekordach subskrypcji. Na przykład, jeśli łącze płatności zawiera dwie cykliczne pozycje, jedną miesięczną i jedną roczną, utworzone zostaną dwa rekordy subskrypcji. Podobnie, jeśli łącze płatności zawiera dwie cykliczne pozycje z różnymi warunkami płatności, utworzone zostaną dwa rekordy subskrypcji.
  • Jeśli płatność cykliczna jest dokonywana za pomocą obciążenia bankowego, takiego jak ACH, rekord subskrypcji zostanie utworzony po autoryzacji i przesłaniu płatności, nawet jeśli płatność jest nadal w toku.

• W przypadku wybrania opcji Automatycznie odnawiaj do momentu anulowania w menu rozwijanym Warunki rozliczeń pozycji, z subskrypcją nie będzie powiązana data zakończenia. Aby ustawić datę zakończenia, wybierz opcję Stała liczba płatności w menu rozwijanym Warunki rozliczeń i wybierz liczbę płatności, które subskrypcja powinna mieć w menu rozwijanym Liczba płatności. HubSpot automatycznie ustawi datę zakończenia na podstawie ustawionej liczby płatności. Na przykład, jeśli link do płatności został użyty 1 marca, a menu rozwijane Liczba płatności zostało ustawione na 6, data zakończenia zostanie automatycznie ustawiona na 1 września.

• Gdy nadejdzie kolejny termin płatności, HubSpot automatycznie obciąży kupującego przy użyciu metody płatności, za pomocą której pierwotnie dokonał zakupu. Jeśli klient musi zaktualizować tę metodę płatności, możesz wysłać mu link do jej aktualizacji.
• W przypadku każdej opłaty HubSpot wyśle kupującemu potwierdzenie e-mailem, a właściwości w rekordzie subskrypcji w HubSpot zostaną zaktualizowane. Możesz również włączyć przypomnienia e-mail, aby powiadomić kupującego na 14 dni przed kolejną płatnością za subskrypcję.
• HubSpot wyśle powiadomienia e-mail do administratorów konta, gdy płatność za subskrypcję zostanie dokonana lub nie. Powiadomienia te można wyłączyć w ustawieniach powiadomień.

Wyświetl subskrypcje

Subskrypcje można wyświetlać na stronie indeksu subskrypcji lub w powiązanych z subskrypcją rekordach kontaktu, firmy, transakcji i płatności. Możesz sprawdzić status subskrypcji, edytować subskrypcję lub wysłać kupującemu link do aktualizacji metody płatności.

Wyświetlanie subskrypcji na stronie indeksu subskrypcji

Strona indeksu subskrypcji umożliwia przeglądanie wszystkich subskrypcji, tworzenie i używanie zapisanych widoków do filtrowania subskrypcji według określonych kryteriów.

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• Strona indeksu subskrypcji zawiera dwa domyślne widoki, do których można uzyskać dostęp, klikając karty Nieopłacone i Zaplanowane nad tabelą. Widoki te filtrują subskrypcje na podstawie właściwości Status. Dowiedz się więcej o statusach subskrypcji.
• Użyj menu rozwijanych Status i Data następnego rozliczenia, aby szybko filtrować wszystkie subskrypcje według tych atrybutów. Możesz też kliknąć opcję Zaawansowane filtry, aby skonfigurować dodatkowe kryteria filtrowania.
• Aby zapisać widok do wykorzystania w przyszłości, kliknij ikonę Zapisz w prawym górnym rogu tabeli.
• Aby wyświetlić pełne szczegóły subskrypcji lub ją edytować, kliknij nazwę subskrypcji.

Dowiedz się więcej o przeglądaniu i filtrowaniu rekordów na stronie indeksu.

Wyświetlanie subskrypcji w powiązanych rekordach CRM

Aby wyświetlić subskrypcję z jednego z powiązanych z nią rekordów:

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
• Kliknij nazwę rekordu powiązanego z subskrypcją.
• Na prawym pasku bocznym przejdź dokarty Subskrypcje , aby wyświetlić status subskrypcji i datę jej rozpoczęcia.

• Aby uzyskać więcej informacji, najedź kursorem na subskrypcję i kliknij Podgląd.

• W prawym panelu przejrzyj szczegóły subskrypcji i edytuj ją w razie potrzeby.

Statusy subskrypcji

Poniżej znajduje się więcej informacji na temat poszczególnych subskrypcji:

• Aktywny : wszystkie zaplanowane płatności zostały przetworzone.
• Nieopłacona : zaplanowana płatność za bieżący cykl rozliczeniowy nie powiodła się. Do kupującego zostanie wysłana wiadomość e-mail z prośbą o zaktualizowanie informacji dotyczących płatności. Dowiedz się więcej na temat obsługi nieudanych płatności za subskrypcję.
• Anulowana: subskrypcja została anulowana przed upływem okresu jej obowiązywania. Kupujący nie zostaną obciążeni opłatami za anulowane subskrypcje.
• Wygasła: kupujący został obciążony zgodnie z początkowym okresem rozliczeniowym i nie oczekuje się dalszych opłat. Kupujący nie zostaną obciążeni opłatami za subskrypcje, które wygasły.
• Zaplanowane: rozliczenie subskrypcji zostało opóźnione do rozpoczęcia w przyszłości, zgodnie z właściwością Data rozpoczęcia.

Zarządzanie subskrypcjami

Edycja subskrypcji

Jeśli chcesz zaktualizować istniejącą subskrypcję, np. jej pozycje, termin płatności, metodę płatności i powiązany kontakt, zapoznaj się z tym artykułem.

Anulowanie subskrypcji

Jeśli kupujący poprosi o anulowanie subskrypcji, można anulować subskrypcję za pośrednictwem rekordu subskrypcji w HubSpot. Subskrypcja zostanie natychmiast anulowana, a klient nie będzie już obciążany opłatami. Możesz poczekać z anulowaniem do końca okresu rozliczeniowego lub anulować subskrypcję i dokonać zwrotu pieniędzy za niewykorzystane dni usługi. W przypadku anulowania subskrypcji z oczekującą płatnością bankową, taką jak ACH, oczekująca płatność nie zostanie automatycznie anulowana i zwrócona, więc konieczne będzie również wystawienie zwrotu za tę oczekującą płatność.

Uwaga: w przypadku braku polityki zwrotów zaleca się anulowanie bliżej daty finalizacji.

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.

• Na stronie indeksu subskrypcji kliknij nazwę subskrypcji.
• W prawym górnym rogu panelu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Anuluj subskrypcję.
• W oknie dialogowym zaznacz pole wyboru Rozumiem, że klient nie zostanie ponownie obciążony opłatą .
• Kliknij przycisk Anuluj subskrypcję.

Klient otrzyma wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu subskrypcji.

Można też uzyskać dostęp do panelu bocznego subskrypcji z dowolnego powiązanego z nią rekordu CRM.

Usuwanie subskrypcji

Anulowane lub wygasłe subskrypcje mogą zostać usunięte. Usunięcie subskrypcji jest trwałe i nie można go cofnąć. Aby uzyskać kopię subskrypcji przed jej usunięciem, należy wyeksportować dane subskrypcji.

Aby usunąć subskrypcję:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• Na stronie indeksu subskrypcji kliknij nazwę subskrypcji.
• W prawym górnym rogu panelu kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Usuń subskrypcję.
• Kliknij przycisk Usuń subskrypcję.

Subskrypcje eksportowe

Aby wyeksportować subskrypcje:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• Aby otworzyć widok, który chcesz wyeksportować, kliknij kartę widoku lub kliknij + Dodaj widok, a następnie wybierz widok z menu rozwijanego. Aby wyeksportować wszystkie rekordy tego obiektu, otwórz widok Wszystkie [rekordy].
• Aby wyeksportować rekordy, kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli.

• W oknie dialogowym, aby wybrać format eksportowanego pliku, kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
• Aby wybrać język nagłówków kolumn w wyeksportowanym pliku, kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn, a następnie wybierz język. Domyślnie w menu rozwijanym wyświetlany jest domyślny język wybrany w ustawieniach. Nagłówki kolumn właściwości domyślnych zostaną przetłumaczone, ale wartości właściwości w każdej kolumnie nie zostaną przetłumaczone na wybrany język.

• Domyślnie tylko właściwości i asocjacje w widoku zostaną uwzględnione w pliku, a w przypadku asocjacji będzie to obejmować do tysiąca powiązanych rekordów na kolumnę asocjacji. Aby edytować, które właściwości i asocjacje zostaną uwzględnione, kliknij przycisk Dostosuj, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
  • Kontakty z wieloma adresami e-mail: zaznacz pole wyboru Uwzględnij wszystkie adresy e-mail, aby uwzględnić wszystkie adresy e-mail dla kontaktów z wieloma adresami e-mail w pliku eksportu.
  • Firmy z wieloma domenami : zaznacz pole wyboru Uwzględnij wszystkie domeny, aby uwzględnić wszystkie nazwy domen dla firm z wieloma domenami w pliku eksportu.
  • Właściwość uwzględniona w eksporcie: opcje obejmują Właściwości i skojarzenia w widoku (domyślnie), Wszystkie właściwości w rekordach (tj. bez skojarzeń) lub Wszystkie właściwości i skojarzenia w rekordach. Kolejność kolumn w pliku eksportu zależy od wybranej opcji:
    • Jeśli eksportujesz tylko właściwości w widoku, kolumny są wyświetlane w tej samej kolejności właściwości ustawionej dla widoku.
    • W przypadku wyeksportowania wszystkich właściwości kolumny wyświetlane są w kolejności alfabetycznej, z wyjątkiem ID rek ordu, który będzie pierwszą kolumną w pliku. W przypadku eksportu wszystkich właściwości i asocjacji, asocjacje są dołączane na końcu.
  • Asocjacje uwzględnione w eksporcie: opcje obejmują Do 1000 powiązanych rekordów (domyślnie) lub Wszystkie powiązane rekordy (tylko pliki CSV).

• Kliknij przycisk Eksportuj. Otrzymasz wiadomość e-mail z łączem do pobrania pliku eksportu. Łącza do pobierania plików eksportu wygasają po 30 dniach.

Jeśli eksportowane rekordy mają powiązane rekordy, każdy powiązany obiekt będzie miał własną kolumnę w pliku. W zależności od eksportowanego obiektu można wyeksportować informacje o powiązanych kontaktach, firmach, transakcjach, Rekordach zgłoszeń, Obiektach niestandardowych, Pozycjach, Subskrypcjach lub Płatnościach. Dla każdego powiązanego obiektu wyeksportowany plik zawiera następujące nagłówki i informacje:

• Associated [Obiekt] IDs: identyfikatory powiązanych rekordów. Wiele wartości ID jest oddzielonych średnikami.
• Associated [Obiekt]: nazwa powiązanego rekordu (np. nazwa kontaktu, nazwa firmy itp.). Wielokrotne nazwy rekordów są oddzielone średnikami.

Korzystanie z subskrypcji w innych narzędziach HubSpot

Dane subskrypcji można wykorzystywać w innych narzędziach HubSpot, w tym w przepływach pracy, listach i raportach.

• Tworzenie przepływów pracy opartych na subskrypcji ( tylko w wersjiProfessional i Enterprise ) w celu automatyzacji działań na podstawie informacji o subskrypcji. Na przykład wysyłaj wewnętrzne powiadomienia do zespołu, gdy status subskrypcji jest przeterminowany lub automatycznie aktualizuj właściciela subskrypcji. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach zapisu do subskrypcji.
• Śledź powtarzające się przychody w narzędziu do analityki subskrypcji lub utwórz niestandardowy raport na podstawie danych subskrypcji. Podczas tworzenia raportu niestandardowego należy wybrać Subskrypcje jako źródło danych lub pojedynczy obiekt w przypadku tworzenia raportu niestandardowego dla pojedynczego obiektu.
  
• Podziel kontakty lub firmy na listy na podstawie właściwości kontaktu. Na przykład utwórz listę kontaktów ze znaną datą zakończenia subskrypcji, a następnie wyślij wiadomość e-mail do listy kontaktów zachęcającą do odnowienia.