Zarządzanie cyklicznymi rozliczeniami i płatnościami za pomocą subskrypcji

Subskrypcje pozwalają zautomatyzować zarządzanie subskrypcjami i cyklicznymi rozliczeniami z poziomu CRM. Skorzystaj z subskrypcji, aby zautomatyzować cykliczne płatności z klientami lub wysyłać cykliczne faktury z żądaniem zapłaty.

• Jak działają subskrypcje
• Jak tworzyć subskrypcje
• Jak zarządzać subskrypcjami

Jak działają subskrypcje

Subskrypcje można skonfigurować na dwa sposoby:

Płatności cykliczne: automatyzacja pobierania płatności. HubSpot automatycznie obciąży kupującego na podstawie częstotliwości rozliczeń ustawionej w linku do płatności lub wycenie, więc nie musisz tworzyć osobnych linków do płatności lub wycen, aby zbierać płatności za subskrypcje.

Rozliczeniacykliczne: zautomatyzuj rozliczanie klientów. Wysyłaj faktury przy użyciu cyklicznej częstotliwości rozliczeń, aby zażądać płatności. Faktury mogą być płatne przy odbiorze lub mieć warunki płatności netto.

Aby zbierać płatności za subskrypcje za pośrednictwem linków do płatności i ofert, musisz skonfigurować jeden z następujących procesorów płatności:

• Płatności HubSpot: skonfiguruj płatności HubSpot, wbudowany procesor płatności HubSpot, który jest dostępny dla kont Starter, Professional i Enterprise.
• Przetwarzanie płatności Stripe: podłącz istniejące konto Stripe, aby używać Stripe do przetwarzania płatności, które jest dostępne dla wszystkich subskrypcji.

Uwaga: Waluty aktualnie obsługiwane dla subskrypcji są wymienione tutaj.

Tworzenie subskrypcji

Poniżej dowiesz się, jak automatycznie obciążać klientów za subskrypcje za pomocą linków do płatności i ofert lub jak wysyłać cykliczne faktury w celu pobierania płatności za subskrypcje.

Zbieranie płatności cyklicznych

Subskrypcje są automatycznie konfigurowane, gdy kupujący kupuje cykliczną pozycję. Jeśli nie skonfigurowano jeszcze linku do płatności lub wyceny w celu pobierania płatności od kupującego, postępuj zgodnie z instrukcjami, aby utworzyć link do płatności lub wycenę. Możesz też utworzyć link do płatności bezpośrednio ze strony indeksu subskrypcji:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje..
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz subskrypcję.
• Kliknij opcję Użyj łącza płatności, aby automatycznie obciążyć subskrypcję.
• W prawym panelu wypełnij szczegóły pozycji.
• Możesz też kliknąć Anuluj i kontynuować tworzenie linku do płatności.

Wysyłanie faktur cyklicznych

Aby zautomatyzować fakturowanie klientów:

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje..
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz subskrypcję.
• Kliknij opcję Automatycznie wysyłaj faktury cykliczne do klientów.

• Dodaj kontakt i firmę do subskrypcji. Dodanie firmy jest opcjonalne, ale subskrypcja musi mieć kontakt.
• Opcjonalnie dodaj adres rozliczeniowy. Będzie on widoczny na fakturach wysyłanych do klienta.
• Dodaj pozycje.
• W obszarze Pobieranie płatności kliknij menu rozwijane Termin płatności i wybierz termin płatności.

• Aby akceptować płatności online, pozostaw przełącznik Dołącz link do kasy dla płatności online włączony. Wstępnie wypełnione opcje na tym ekranie odzwierciedlają to, co zostało skonfigurowane w ustawieniach płatności.
  • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pól wyboru Akceptowane formy płatności, aby wybrać typy płatności, które będą akceptowane dla tej subskrypcji.
  • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Zbieranie adresu rozliczeniowego dla zakupów kartą kredytową , aby wybrać, czy zbierać adres rozliczeniowy klientów.
  • Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Zbieraj adres wysyłki, aby wybrać, czy zbierać adres wysyłki klientów.

• Możesz też wyłączyć opcję Dołącz link do kasy dla płatności online , jeśli planujesz przyjmować płatności przy użyciu innej metody.
• Kliknij opcję Ustawienia zaawansowane , aby zastosować ustawienia do faktur powiązanych z tą subskrypcją:
  • Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do pola Uwagi do faktury. Możesz użyć opcji tekstowych u dołu pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragment tekstu. Dowiedz się, jak dodać domyślny komentarz, który pojawi się na każdej fakturze w ustawieniach faktury.
  • W sekcji Dostarczanie faktur zaznacz pole wyboru Automatycznie wysyłaj faktury e-mailem do klienta w każdym dniu rozliczenia, aby automatycznie wysyłać faktury do klienta w dniu rozliczenia.
  • W obszarze Identyfikator podatkowy faktury wybierz dowolny identyfikator podatkowy, który powinien zostać uwzględniony na fakturze. Dowiedz się, jak dodać identyfikatory podatkowe w ustawieniach.
  • Kliknij menu rozwijane Język i wybierz język.
  • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz lokalizację.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz w prawym górnym rogu.

• Potwierdź utworzenie subskrypcji w oknie dialogowym, klikając Utwórz, lub kliknij Anuluj, aby wrócić i edytować subskrypcję.

Tworzenie subskrypcji z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
  • W przypadku kontaktów i firm na prawym pasku bocznym w sekcji Subskrypcje kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    • Utwórz nową subskrypcję : utworzenie nowej subskrypcji dla kontaktu lub firmy.
    • Dodaj istniejącą subskrypcję: powiązanie istniejącej subskrypcji z kontaktem lub firmą.

• • W przypadku transakcji na prawym pasku bocznym w sekcji Subskrypcje kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    
    • Konwertuj transakcję na subskrypcję : utwórz subskrypcję przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji.
    • Utwórz nową subskrypcję : utworzenie nowej subskrypcji dla kontaktu lub firmy.
    • Dodaj istniejącą subskrypcję: powiązanie istniejącej subskrypcji z kontaktem lub firmą.

• • • Można też utworzyć subskrypcję z poziomu edytora pozycji transakcji.

Tworzenie subskrypcji z opublikowanej oferty

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę transakcji.
• Przejdź do sekcji Cytaty na prawym pasku bocznym.
• Najedź kursorem na istniejącą ofertę, kliknij opcję Działania, a następnie kliknij opcję Konwertuj ofertę na subskrypcję.

Proces subskrypcji

Gdy kupujący kupuje powtarzającą się pozycję, dzieje się co następuje:

• Ty i kupujący otrzymacie powiadomienie o płatności za pierwszą subskrypcję.
  
  

  Potwierdzenie dla kupującego	Potwierdzenie od sprzedawcy

• HubSpot utworzy rekord subskrypcji w celu śledzenia cyklicznych rozliczeń i płatności.
  • W przypadku subskrypcji z automatycznymi płatnościami z ofert i linków do płatności rekord subskrypcji zostanie automatycznie powiązany z kontaktem, który dokonał płatności, oraz wszelkimi transakcjami powiązanymi z ofertami lub linkami do płatności, które zostały opłacone.
  • W przypadku subskrypcji z ręcznym pobieraniem płatności, które są konwertowane z ofert lub transakcji, rekord subskrypcji zostanie automatycznie powiązany z kontaktem, firmą, transakcją i ofertą, z której został przekonwertowany.

Uwaga: nowa transakcja nie zostanie utworzona dla płatności cyklicznych, nawet jeśli włączono ustawienie Zezwalaj linkom do płatności na tworzenie nowych transakcji w ustawieniach linków do płatności. Płatności cykliczne będą rejestrowane w rekordzie subskrypcji, który jest powiązany ze wszystkimi transakcjami, z którymi subskrypcja jest powiązana.

• • Pozycje liniowe o tej samej częstotliwości rozliczeń, warunkach rozliczeń, dacie rozpoczęcia rozliczeń i liczbie płatności są śledzone w tym samym rekordzie subskrypcji, ponieważ mogą być rozliczane razem.
  • Pozycje z różnymi częstotliwościami rozliczeń, warunkami rozliczeń, datami rozpoczęcia rozliczeń i liczbą płatności są śledzone w oddzielnych rekordach subskrypcji. Na przykład, jeśli łącze płatności zawiera dwie powtarzające się pozycje, jedną miesięczną i jedną roczną, zostaną utworzone dwa rekordy subskrypcji. Podobnie, jeśli łącze do płatności zawiera dwie cykliczne pozycje z różnymi warunkami rozliczeń, utworzone zostaną dwa rekordy subskrypcji.
  • Jeśli płatność cykliczna jest dokonywana za pomocą obciążenia bankowego, takiego jak ACH, rekord subskrypcji zostanie utworzony po autoryzacji i przesłaniu płatności, nawet jeśli płatność jest nadal w toku.

• Jeśli wybrano opcję Automatycznie odnawiaj do momentu anulowania w menu rozwijanym Warunki rozliczeń pozycji, z subskrypcją nie będzie powiązana data zakończenia. Aby ustawić datę zakończenia, wybierz opcję Stała liczba płatności w menu rozwijanym Warunki rozliczeń i wybierz liczbę płatności, które subskrypcja powinna mieć w menu rozwijanym Liczba płatności. HubSpot automatycznie ustawi datę zakończenia na podstawie ustawionej liczby płatności. Na przykład, jeśli link do płatności został użyty 1 marca, a menu rozwijane Liczba płatności zostało ustawione na 6, data zakończenia zostanie automatycznie ustawiona na 1 września.

Uwaga: jeśli korzystasz ze starszej integracji HubSpot-Stripe dla ofert, HubSpot nie utworzy rekordów subskrypcji dla powtarzających się pozycji, gdy wybraną metodą płatności jest Stripe. Dotyczy to tylko starszej integracji. Jeśli zamiast tego połączyłeś Stripe jako procesor płatności, HubSpot utworzy rekordy subskrypcji dla powtarzających się pozycji.

• Gdy nadejdzie kolejny termin płatności, HubSpot automatycznie obciąży kupującego przy użyciu metody płatności, za pomocą której pierwotnie dokonał zakupu. Jeśli klient musi zaktualizować tę metodę płatności, możesz wysłać mu link do aktualizacji.
• W przypadku każdej opłaty HubSpot wyśle kupującemu potwierdzenie e-mailem, a właściwości rekordu subskrypcji w HubSpot zostaną zaktualizowane. Możesz także włączyć przypomnienia e-mail, aby powiadomić kupującego na 14 dni przed kolejną płatnością za subskrypcję.
• HubSpot wyśle powiadomienia e-mail do administratorów konta, gdy płatność za subskrypcję zostanie dokonana lub nie powiedzie się. Powiadomienia te można wyłączyć w ustawieniach powiadomień.

Wyświetl subskrypcje

Subskrypcje można wyświetlać na stronie indeksu subskrypcji lub w powiązanych z subskrypcją kontaktach, firmach, transakcjach i rekordach płatności. Możesz sprawdzić status subskrypcji, edytować subskrypcję lub wysłać kupującemu link do aktualizacji metody płatności.

Wyświetlanie subskrypcji na stronie indeksu subskrypcji

Użyj strony indeksu subskrypcji, aby wyświetlić wszystkie subskrypcje, utworzyć i użyć zapisanych widoków do filtrowania subskrypcji według określonych kryteriów.

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.
• Strona indeksu subskrypcji zawiera dwa domyślne widoki, do których można uzyskać dostęp, klikając karty Nieopłacone i Zaplanowane nad tabelą. Widoki te filtrują subskrypcje na podstawie właściwości Status. Dowiedz się więcej o statusach subskrypcji.
• Użyj menu rozwijanych Status i Data następnej płatności, aby szybko filtrować wszystkie subskrypcje według tych atrybutów. Możesz też kliknąć opcję Zaawansowane filtry, aby skonfigurować dodatkowe kryteria filtrowania.
• Aby zapisać widok do wykorzystania w przyszłości, kliknij ikonę Zapisz w prawym górnym rogu tabeli.
• Aby wyświetlić pełne szczegóły subskrypcji lub ją edytować, kliknij nazwę subskrypcji.

Więcej informacji na temat przeglądania i filtrowania rekordów można znaleźć na stronie indeksu.

Wyświetlanie subskrypcji w powiązanych rekordach CRM

Aby wyświetlić subskrypcję z jednego z powiązanych z nią rekordów:

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
• Kliknij nazwę rekordu powiązanego z subskrypcją.
• Na prawym pasku bocznym przejdź dokarty Subskrypcje , aby wyświetlić status subskrypcji i datę jej rozpoczęcia.

• Aby uzyskać więcej informacji, najedź kursorem na subskrypcję i kliknij Podgląd.

• W prawym panelu przejrzyj szczegóły subskrypcji i edytuj ją w razie potrzeby.

Statusy subskrypcji

Poniżej dowiesz się więcej o tym, co oznaczają poszczególne subskrypcje:

• Aktywna : wszystkie zaplanowane płatności zostały przetworzone.
• Nieopłacona : zaplanowana płatność za bieżący cykl rozliczeniowy nie powiodła się. Do kupującego zostanie wysłana wiadomość e-mail z prośbą o zaktualizowanie informacji o płatności. Dowiedz się więcej o adresowaniu nieudanych płatności za subskrypcję.
• Anulowana: subskrypcja została anulowana przed upływem okresu jej obowiązywania. Kupujący nie zostaną obciążeni opłatami za anulowane subskrypcje.
• Wygasła: kupujący został obciążony zgodnie z początkowym okresem rozliczeniowym i nie oczekuje się dalszych opłat. Kupujący nie zostaną obciążeni opłatami za wygasłe subskrypcje.
• Zaplanowane: rozliczenie subskrypcji zostało opóźnione, aby rozpocząć się w przyszłości, jak pokazano we właściwości Data rozpoczęcia.

Edytowanie subskrypcji

Jeśli chcesz zaktualizować istniejącą subskrypcję, na przykład jej pozycje, datę następnej płatności, metodę płatności i powiązany kontakt, zapoznaj się z tym artykułem.

Anulowanie subskrypcji

Jeśli kupujący poprosi o anulowanie subskrypcji, możesz anulować subskrypcję za pośrednictwem rekordu subskrypcji w HubSpot. Subskrypcja zostanie natychmiast anulowana, a klient nie będzie już obciążany kosztami. Możesz poczekać z anulowaniem do końca okresu rozliczeniowego lub anulować subskrypcję i dokonać zwrotu pieniędzy za niewykorzystane dni usługi. Jeśli anulujesz subskrypcję, która ma oczekującą płatność bankową, taką jak ACH, oczekująca płatność nie zostanie automatycznie anulowana i zwrócona, więc będziesz musiał również dokonać zwrotu za tę oczekującą płatność.

Uwaga: jeśli nie masz polityki zwrotów, zaleca się anulowanie bliżej daty rozliczenia.

• Na koncie HubSpot przejdź do Handel > Subskrypcje.

• Na stronie indeksu subskrypcji kliknij nazwę subskrypcji.
• W prawym górnym rogu panelu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Anuluj subskrypcję.
• W oknie dialogowym zaznacz pole wyboru Rozumiem, że klient nie zostanie ponownie obciążony opłatą .
• Kliknij przycisk Anuluj subskrypcję.

Klient otrzyma wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu subskrypcji.

Jeśli subskrypcja została anulowana przed końcem okresu rozliczeniowego, dowiedz się, jak dokonać zwrotu z pulpitu nawigacyjnego płatności. Możesz także utworzyć przepływ pracy oparty na subskrypcji, aby wysłać powiadomienie do swojego zespołu, gdy nadejdzie termin kolejnej płatności klienta, aby przypomnieć mu o anulowaniu subskrypcji.

Włączanie wiadomości e-mail z przypomnieniem o płatności

Możesz wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem o płatności do kupujących na 14 dni przed terminem kolejnej płatności za subskrypcję.

Uwaga: w przypadku subskrypcji, które pobierają płatności za pośrednictwem polecenia zapłaty SEPA, nadchodzące przypomnienie o płatności jest automatycznie wysyłane na dwa dni przed datą rachunku w celu zachowania zgodności.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Płatności.
• Kliknij kartę Powiadomienia.
• Kliknij, aby włączyć przypomnienie o nadchodzącej płatności.

• Kliknij przycisk Zapisz.

W przyszłości przypomnienie e-mail zostanie wysłane do kupującego przed dokonaniem kolejnej płatności. Możesz również użyć przepływów pracy do wysyłania powiadomień o zbliżającej się płatności za subskrypcję.

Korzystanie z subskrypcji w innych narzędziach HubSpot

Dane subskrypcji można wykorzystywać w innych narzędziach HubSpot, w tym w przepływach pracy, listach i raportach.

• Twórz przepływy pracy oparte na subskrypcjach, aby automatyzować działania na podstawie informacji o subskrypcjach. Na przykład wyślij wewnętrzne powiadomienie do swojego zespołu, gdy status subskrypcji jest przeterminowany lub automatycznie zaktualizuj właściciela subskrypcji. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach rejestracji subskrypcji.
• Śledź powtarzające się przychody w narzędziu do analizy subskrypcji lub utwórz niestandardowy raport na podstawie danych subskrypcji. Podczas tworzenia raportu niestandardowego należy wybrać Subskrypcje jako źródło danych lub pojedynczy obiekt w przypadku tworzenia raportu niestandardowego dla pojedynczego obiektu.
  
• Podziel kontakty lub firmy na listy na podstawie właściwości subskrypcji. Na przykład utwórz listę kontaktów ze znaną datą zakończenia subskrypcji, a następnie wyślij wiadomość e-mail do listy kontaktów, zachęcając ich do odnowienia.