Criar e compartilhar orçamentos

Você pode criar orçamentos para compartilhar com os contatos interessados em comprar um produto ou serviço da sua empresa. Use a ferramenta de orçamentos para criar uma página da Web que inclua informações de preços dos itens de linha. Se estiver usando a integração entre o HubSpot e a Shopify, você poderá adicionar produtos criados por meio da integração.

Para receber pagamentos digitais por meio de orçamentos, você precisará configurar o processamento de pagamentos do Stripe (disponível para todas as assinaturas) ou a ferramenta de pagamentos da HubSpot (somente Starter, Professional ou Enterprise).

Criar orçamentos

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Clique em Criar orçamento.
  • Para associar o orçamento a um negócio existente, clique em De negócio existente. Clique em Novo orçamentose quiser associar o orçamento a um novo negócio. O novo negócio será criado como parte do processo de criação de orçamentos.

• Continue a configurar sua cotação seguindo as etapas abaixo. Você pode salvar o orçamento como um rascunho em qualquer etapa, clicando em Salvar e em Sair no canto inferior esquerdo. Tenha em mente que rascunhos de orçamentos ainda podem ser inscritos em fluxos de trabalho. Você pode acessar o rascunho do orçamento para editá-lo diretamente no painel de negócios.

1. Informações do comprador

Adicione contatos e uma empresa ao seu orçamento.

Se você optou por usar um negócio existente, o HubSpot adicionará automaticamente os contatos e a empresa principal associada ao negócio ao orçamento. Para removê-los do orçamento, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome.

Se você não selecionou a opção de usar um negócio existente, siga as etapas abaixo para adicionar contatos e uma empresa.

• Clique em Adicionar contato para adicionar um contato.
  • Para adicionar um contato existente, no painel direito, use a barra de pesquisa para encontrar um contato, marque a caixa de seleção ao lado do nome do contato que deseja adicionar e, em seguida, clique em Próximo.
    • Para adicionar um rótulo de associação, clique em +Adicionar rótulo de associação, clique no menu suspenso Rótulos, selecione o rótulo de associação e clique em Salvar.
  • Para adicionar um novo contato, no painel direito, clique em Criar novo.
    • Insira as propriedades do contato. Depois de preencher o nome ou e-mail do contato, serão exibidos campos adicionais. Para personalizar as propriedades que aparecem, clique em Editar este formulário na parte superior.

Observação: não é recomendado adicionar contatos ao CRM sem um endereço de e-mail, pois o HubSpot usa o endereço de e-mail para desduplicar contatos e associar automaticamente os contatos com empresas.

• • • Se você ativou a opção de privacidade de dados na sua conta, selecione as opções que indicam a base jurídica para processar os dados do contato.
    • Se a sua conta tiver contatos de marketing, marque a caixa de seleção Definir este contato como contato de marketing para definir o contato como Marketing. Se você não selecionar isso ao criar o contato, poderá defini-lo como contato de marketing posteriormente.
    • Quando terminar, clique em Criar. Para salvar e criar outro contato, clique em Criar e adicionar outro.
• Para adicionar mais contatos, clique em + Adicionar outro contato.
• Para adicionar uma empresa, clique em Adicionar empresa.
  • Para adicionar uma empresa existente, no painel direito, use a barra de pesquisa para encontrar um contato, selecione a empresa e clique em Próximo.
    • Para adicionar um rótulo de associação, clique em +Adicionar rótulo de associação, clique no menu suspenso Rótulos, selecione o rótulo de associação e clique em Salvar.
  • Para adicionar uma nova empresa, no painel direito, clique em Criar novo.

• • • No painel direito, insira as propriedades da empresa. Depois de preencher o nome ou nome de domínio da empresa, serão exibidos campos adicionais. Para personalizar as propriedades que aparecem, clique em Editar este formulário na parte superior.

• • • Na seção Associar empresa a, pesquise e selecione os registros aos quais a empresa está relacionada. Para personalizar as associações exibidas, clique em Editar este formulário na parte superior.
    • Depois de preencher as informações da empresa, clique em Criar na parte inferior.
• Clique em Próximo.

2. Suas informações

Verifique se suas informações pessoais e informações da empresa estão corretas. Por padrão, suas informações pessoais são extraídas do seu perfil e preferências e as informações da sua empresa são definidas nas configurações de conta. 

Observação: a atualização das informações do seu perfil não atualizará os orçamentos previamente criados. Para atualizar as informações de um orçamento já criado, siga os passos abaixo para a atualizar manualmente o orçamento.

Para editar suas informações pessoais para um orçamento:

• Clique em seu nome ou no nome da empresa.
• No painel à direita, atualize suas informações pessoais.
• Clique em Salvar.

• Clique em Próximo.

3. Itens de linha

Revise e edite os itens de linha que serão exibidos no orçamento. Adicione descontos, impostos e taxas e cronogramas de pagamento para agendar as prestações de pagamento. Saiba como usar itens de linha em orçamentos.

4. Assinatura e pagamento

Decida como você deseja coletar assinaturas para seu orçamento.

• Selecione o botão de opção ao lado de uma opção de assinatura:
  • Nenhuma assinatura: nenhuma assinatura é necessária para autorizar o orçamento.
  • Inclua espaço para uma assinatura por escrito: use uma assinatura por escrito em uma cópia impressa do orçamento. Você poderá marcar manualmente o orçamento como assinado mais tarde para indicar que todas as assinaturas estão presentes.
    • Para incluir espaço para uma contra-assinatura de alguém da sua equipe, marque a caixa de seleção Incluir espaço para uma contra-assinatura.
  • Usar assinatura eletrônica (somente Sales Hub Starter, Professional ou Enterprise): os usuários com uma licença paga do Sales Hub podem configurar o orçamento para incluir um campo de assinatura digital.
    • Marque a caixa de seleção ao lado do e-mail do contato cuja assinatura é necessária.
    • Clique no menu suspenso Signatários e selecione um nome de usuário do HubSpot.

• Marque o botão de seleção ao lado de uma opção de pagamento:
  • Nenhum pagamento: nenhum pagamento será cobrado utilizando o orçamento.
  • Stripe: selecione esta opção se estiver usando o processamento de pagamentos do Stripe para faturar seus clientes.

Observação: a antiga integração do Stripe exige que todos os itens sejam pagos no checkout. O processamento de pagamentos do Stripe pode processar itens de linha recorrentes com vencimento posterior, desde que haja pelo menos um item de linha com vencimento no checkout do orçamento. Por exemplo, o item de linha 1 vence no checkout e o item de linha 2 vence em 30 dias.

• • Pagamentos da HubSpot: selecione esta opção se estiver usando a ferramenta de pagamentos da HubSpot para processar pagamentos de clientes e, em seguida, personalize as opções de pagamento do orçamento.

• Clique em Próximo.

5. Detalhes do orçamento

Insira os detalhes do orçamento.

1. 1. Modelo de orçamento: clique no menu suspenso e selecione um modelo. 
   2. Nome do orçamento: insira um nome para seu orçamento.
   3. Domínio: esta configuração só se aplica se você estiver usando um modelo de orçamento personalizado. O domínio é definido pelo modelo de orçamento selecionado. Por padrão, o slug de conteúdo usa uma data e uma ID de orçamento exclusiva e não precisa ser personalizado, mas você pode editar o slug de página no campo de texto Slug de conteúdo, se necessário.
      

1. 4. Data de expiração: selecione uma data de expiração. Os usuários em uma conta do Sales Hub Professional ou Enterprise podem definir um período de expiração de orçamento predefinido nas configurações da conta. Quando um orçamento expira, seus contatos não podem mais acessá-la e serão solicitados a entrar em contato com sua equipe.
   5. Idioma do orçamento: selecione um idioma para o orçamento.
   6. Localização: selecione sua localização para alterar a data e o formato de apresentação de endereços para seu orçamento. Observe que o formato de moeda do orçamento é herdado da moeda do registro de negócio; portanto, alterar as configurações de localização do orçamento não atualizará a moeda.

Observação: se você quiser exibir o orçamento depois que ele expirar, clique no nome do orçamento no registro do negócio e, na caixa de diálogo, clique em Exibir orçamento para exibir uma versão em PDF.

5. Comentários ao comprador: insira quaisquer informações adicionais que serão úteis para o comprador. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no textSnippet ícone de snippets para inserir um bloco de texto curto e reutilizável.
6. Termos de compra: insira as regras ou regulamentos que seu comprador deve conhecer. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no textSnippet ícone de snippets para inserir um bloco de texto curto e reutilizável.
   
   
• Para atualizar a cor padrão e o logotipo exibido, edite a marca da ferramenta de vendas nas configurações da conta.
• Clique em Próximo.

6. Negócios

Se você não optou por usar um negócio existente, esta etapa criará um novo negócio ao qual associar o orçamento. Insira o nome do negócio e clique em Próximo.

7. Revisão

Esta etapa fornece uma visualização do conteúdo do seu orçamento. Aqui, você pode publicar o orçamento, salvá-lo como rascunho ou enviá-lo para aprovação. Para salvar o orçamento como rascunho para editá-lo em um momento posterior, clique em Salvar e em Sair no canto inferior esquerdo para sair do editor de orçamentos.

Observação: depois de salvar um orçamento como rascunho, não será possível editar as opções de assinatura eletrônica na etapa Assinatura e pagamento. Se você tiver um fluxo de trabalho de aprovação de orçamento definido, lembre-se de que os orçamentos com um status de rascunho ainda podem ser inscritos no fluxo de trabalho.

• Para publicar o orçamento, clique em Publicar orçamento.

• Se seu orçamento exige aprovação, clique em Solicitar aprovação. O aprovador de orçamentos da sua conta deve aprovar o orçamento antes de publicá-lo e enviá-lo para seus contatos.

Observação: depois de enviar um orçamento para aprovação, você não poderá editá-lo, a menos que seja rejeitado pelo aprovador de orçamentos da sua conta.

• Para compartilhar seu orçamento publicado:
  • Clique em Copiar na caixa de diálogo para obter a URL da página do orçamento. Cole essa URL em um novo navegador para exibir o orçamento, ou envie a URL para outras pessoas.
  • Ou clique em Escrever e-mail com orçamento. Você será levado ao registro do contato no HubSpot, e a caixa pop-up E-mail contendo um link para a página do orçamento será aberta automaticamente.

Compartilhar orçamentos

Além das opções de compartilhamento apresentadas após a criação de um orçamento, existem várias maneiras de compartilhar um orçamento. Você pode:

• Enviar um orçamento por e-mail a partir de um registro do CRM
• Copiar o URL de um orçamento publicado que ainda não expirou
• Compartilhar um orçamento do aplicativo HubSpot
• Inserir um orçamento usando o teclado móvel da HubSpot

Observação: os orçamentos publicados não podem ser redirecionados de um domínio para outro. Por exemplo, se você hospedar seus orçamentos em www.website.com, mas depois redirecionar esse domínio para www.new-website.com, os orçamentos hospedados no domínio original não serão redirecionados e exibirão páginas de erro.

Para enviar um orçamento por e-mail a partir de um registro do CRM:

• Em sua conta da HubSpot, navegue até contatos, empresas ou negócios.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique no email ícone de e-mail .
• Na janela pop-up, clique no menu suspenso Orçamentos e selecione um orçamento. Para compartilhar um orçamento via e-mail, deve haver um orçamento criado para o negócio associado a esse registro de contato ou empresa.
  
  

Para copiar o URL de um orçamento publicado que ainda não expirou:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Passe o mouse sobre o orçamento publicado, clique em Ações e selecione Copiar link.
• Com o URL da página de orçamento, o contato pode visualizar o orçamento no navegador, fazer o download do orçamento ou imprimir o orçamento.
  
  

Para visualizar, excluir e compartilhar orçamentos no aplicativo HubSpot em seu dispositivo Android:

• Abra o app da HubSpot no dispositivo móvel Android.
• Toque em Negócios no menu de navegação inferior.
• Toque no nome de um registro de negócio.
• No registro de negócio, toque na guia Orçamentos.
• Os orçamentos associados ao negócio serão exibidos. O status e a data de expiraçãodos orçamentos serão listados abaixo do nome. Toque no botão orçamento para ver mais detalhes.
• Para copiar o link de compartilhamento de um orçamento e baixar, compartilhar do aplicativo, recuperar, exibir itens de linha ou excluir o orçamento, toque no verticalMenu ícone de menu ao lado do nome do orçamento.

Você também pode compartilhar um orçamento usando o teclado para dispositivos móveis da HubSpot no seu dispositivo Android ou iOS. Saiba como ativar o teclado da HubSpot nas configurações do seu dispositivo, em seguida, acesse o teclado da HubSpot enquanto utiliza o aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot. 

Gerenciar orçamentos

No painel de orçamentos, exiba uma lista dos orçamentos na sua conta. Filtre os orçamentos por status ou proprietário, ou pesquise um orçamento específico para revisar ou editar. Você também pode abrir a página de detalhes dos orçamentos para baixar, clonar, recuperar e editar, ou excluir o orçamento.

Nas configurações da conta, você pode baixar todos os orçamentos ou definir um período de expiração padrão para eles. Saiba como gerar relatórios de orçamentos no criador de relatórios personalizados.

Editar orçamentos em rascunho

Para revisitar e publicar um rascunho de orçamento:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Clique no nome do rascunho de orçamento.
• No editor de orçamentos, termine de configurar seu orçamento e clique em Finalizar orçamento.

Gerenciar orçamentos publicados

Depois de criar um orçamento, você pode gerenciá-lo na página de índice ou na página de detalhes do orçamento. As ações de gerenciamento incluem baixar, clonar, recuperar e editar, arquivar, excluir e muito mais.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Para gerenciar um orçamento na página de índice, passe o cursor sobre o orçamento e clique no menu suspenso Ações. Em seguida, selecione uma das ações abaixo.

• Para gerenciar um orçamento na página de detalhes, clique no nome do orçamento e clique no menu suspenso Ações no canto superior direito. Em seguida, selecione uma das ações abaixo.

• Baixar: baixe uma versão PDF do orçamento.
• Assinatura adicional: quando for necessária uma assinatura eletrônica adicional, selecione para abrir o orçamento e verificar sua assinatura.
• Marcar como assinado: quando for necessária uma assinatura por escrito, você pode marcar manualmente o orçamento como assinado.
• Converter para fatura: criará uma nova fatura usando as informações do orçamento. Em seguida, você será direcionado para o editor de faturas para configurar os detalhes da fatura.
• Clonar: clone um orçamento existente para usá-lo novamente. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.
• Recuperar e editar: faça alterações e revisões em um orçamento que já foi publicado. Após fazer as edições, o conteúdo do orçamento atualizado será exibido sempre que um contato visualizar o orçamento.

Observação: os orçamentos que foram assinados eletronicamente por todas as partes, ou que foram pagos, não podem ser recuperados e editados ou excluídos. Se um orçamento tiver várias assinaturas eletrônicas e nem todas as partes tiverem assinado eletronicamente, ele poderá ser recuperado, editado ou excluído.

• Arquivar: marque um orçamento como arquivado para cancelá-la e ocultá-la da exibição de página de índice padrão. Você poderá ver os orçamentos arquivados filtrando a página de índice por status de arquivo, mas os compradores não poderão acessar os orçamentos arquivados. Esta ação não pode ser desfeita. Saiba mais sobre como arquivar orçamentos. 
• Excluir: exclua o orçamento para removê-lo permanentemente da sua conta e impedir que os compradores acessem os orçamentos. Saiba mais sobre a exclusão de orçamentos. Esta ação não pode ser desfeita.

Arquivar e excluir orçamentos

Ao criar orçamentos, pode haver momentos em que você deseja limpar sua página de índice, remover orçamentos não utilizados ou impedir que os compradores acessem os orçamentos. Para isso, você pode arquivar e excluir orçamentos. 

A ação escolhida dependerá se você ainda deseja ter acesso ao orçamento internamente no HubSpot. Nenhuma das ações poderá ser desfeita; portanto, saiba mais abaixo sobre as diferenças entre elas.

• Arquivar um orçamento: o arquivamento de um orçamento definirá seu status como Arquivado, removendo-o da exibição de página de índice padrão e impedindo que os compradores acessem o orçamento. No HubSpot, você ainda poderá exibir, baixar, clonar e excluir o orçamento. 
  • Você não pode arquivar orçamentos que foram pagos, que estão processando um pagamento ou que foram assinados parcialmente.

• • Você pode exibir os orçamentos arquivados usando o filtro Status de arquivamento acima da tabela na página de índice de orçamentos. 

• Excluir um orçamento: excluir um orçamento irá removê-lo permanentemente da sua conta da HubSpot. Os usuários deixarão de ver o orçamento no HubSpot e os compradores não poderão mais acessá-lo.

Para arquivar ou excluir um orçamento:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Passe o cursor sobre o orçamento e clique no menu suspenso Ações. Em seguida, selecione Arquivar ou Excluir. 
• Ou clique no nome de um orçamento e, em seguida, clique no menu suspenso Ações no canto superior direito. Em seguida, selecione Arquivar ou Excluir.

Baixar orçamentos publicados

Nas configurações da conta, você pode baixar todos os orçamentos publicados:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
• Ao lado da configuração Baixar orçamentos publicados, clique em Baixar.

Definir um período de expiração padrão para orçamentos (somente Sales Hub Professional e Enterprise)

Os usuários com permissões de superadministrador em uma conta do Sales Hub Professional ou Enterprise podem definir um período de expiração padrão para todos os orçamentos criados na conta. Depois de atualizar o período de expiração padrão, todos os novos orçamentos criados assumirão automaticamente a data de expiração definida.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
• Ao lado da configuração Definir um período de expiração padrão, clique no menu suspenso e insira um período de expiração padrão.
• Clique em Atualizar.

Exibir o valor total do contrato nos orçamentos

Por padrão, os orçamentos publicados exibirão apenas o total dos itens de linha devidos no checkout, o que significa que os itens de linha devidos no futuro não serão incluídos no total. Quando você cria um orçamento, é possível defini-lo para incluir itens de linha com data futura, além do comportamento padrão, nas configurações de orçamento.

Para exibir o valor total do contrato nos orçamentos por padrão:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
• Clique para ativar a opção Exibir valor total do contrato nos orçamentos.