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Criar e compartilhar orçamentos

Ultima atualização: Fevereiro 19, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Você pode criar orçamentos para compartilhar com os contatos interessados em comprar um produto ou serviço da sua empresa. Utilize a ferramenta de orçamentos para criar uma página Web que inclua informações sobre preços para itens de linha. Se estiver usando a integração entre o HubSpot e a Shopify, você poderá adicionar produtos criados por meio da integração.

Criar orçamentos

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
  • Clique em Criar orçamento.
  • Para associar o orçamento a um negócio, clique no menu pendente Associar a um negócio e seleccione um negócio existente , ou clique em Criar um novo negócio.

Observação:

  • Os negócios criados através de integrações de comércio eletrónico, como o Shopify, não podem ser associados a orçamentos.
  • A visualização do orçamento mostrada no painel direito se baseia no último modelo que você utilizou para criar um orçamento. Você pode atualizar esta visualização, avançando para a próxima seção e selecionando outro modelo.
  • Clique em Próximo.
  • Continue a configurar sua cotação seguindo as etapas abaixo. Você pode salvar o orçamento como um rascunho em qualquer etapa, clicando em Salvar e em Sair no canto inferior esquerdo. Tenha em atenção que os orçamentos preliminares podem ainda ser inscritos nos fluxos de trabalho. Pode aceder ao rascunho da cotação para editar diretamente a partir do painel de controlo das cotações.

1. Detalhes do orçamento

Insira os detalhes do orçamento.

    1. Modelo de orçamento: clique no menu suspenso e selecione um modelo. 
    2. Nome do orçamento: insira um nome para seu orçamento.
    3. Domínio: esta definição aplica-se apenas se estiver a utilizar um modelo de orçamento personalizado . O domínio é definido pelo modelo de orçamento selecionado. Por predefinição, o slug de conteúdo utiliza uma ID de data e cotação única e não precisa de ser personalizado, mas pode editar o slug da página no campo de texto Content slug , se necessário.
      select-a-custom-quote-template
    1. Data de expiração: selecione uma data de expiração. Os utilizadores de uma conta Sales Hub Professional ou Enterprise podem definir um período de expiração de cotação predefinido nas definições da conta. Quando um orçamento expira, seus contatos não podem mais acessá-la e serão solicitados a entrar em contato com sua equipe.
    2. Idioma da cotação: selecionar um idioma de cotação.
    3. Localidade: seleccione a sua localidade para alterar o formato de apresentação da data e do endereço do seu orçamento. Tenha em atenção que o formato da moeda da cotação é herdado da moeda do registo de negócio , pelo que a alteração das definições de localidade da cotação não actualizará a moeda.

Observação: se você quiser exibir o orçamento depois que ele expirar, clique no nome do orçamento no registro do negócio e, na caixa de diálogo, clique em Exibir orçamento para exibir uma versão em PDF.

    1. Comentários ao comprador: insira quaisquer informações adicionais que serão úteis para o comprador. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no ícone textSnippet snippets para introduzir um bloco de texto curto e reutilizável.
    2. Termos de compra: insira as regras ou regulamentos que seu comprador deve conhecer. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no ícone textSnippet snippets para introduzir um bloco de texto curto e reutilizável.
      quote_details
  • Para atualizar a cor e o logótipo predefinidos que são apresentados, edite a marca da ferramenta de vendas nas definições da sua conta.
  • Clique em Próximo.

2. Informações do comprador

Revise e edite os contatos e empresas que serão exibidos no orçamento. O HubSpot adicionará automaticamente os contatos e a empresa principal associada ao negócio ao orçamento. Para os remover da cotação, desmarque a caixa de verificação junto ao seu nome.
informação_do_comprador

Para acrescentar um contacto novo ou adicional:

  • Clique em Adicionar outro contacto.
  • No painel direito, procure e seleccione as caixas de verificação junto dos contactos a incluir no orçamento e, em seguida, clique em Guardar.
  • Criar ou adicionar etiquetas de associação existentes . 

3. Suas informações

Verifique se suas informações pessoais e informações da empresa estão corretas. Por predefinição, as suas informações pessoais são obtidas a partir de do seu perfil e preferências e as informações da sua empresa são definidas nas definições da sua conta

Observação: a atualização das informações do seu perfil não atualizará os orçamentos previamente criados. Para atualizar as informações de um orçamento já criado, siga os passos abaixo para a atualizar manualmente o orçamento.

Para editar suas informações pessoais para um orçamento:

  • Clique em seu nome ou no nome da empresa.
  • No painel à direita, atualize suas informações pessoais.
  • Clique em Salvar.
  • Clique em Próximo.

remetente da citação

4. Itens de linha

Revise e edite os itens de linha que serão exibidos no orçamento. Adicione descontos, impostos e taxas e cronogramas de pagamento para agendar as prestações de pagamento.

Qualquer alteração feita nesta seção atualizará os itens de linha listados no registro de negócio. Se o registo do negócio estiver associado a várias cotações, apenas os itens de linha da cotação criada mais recentemente aparecerão no cartão de item de linha no registo do negócio.

Adicionar itens de linha

Adicione os itens que o seu comprador irá comprar. Se já existir um item de linha associado a um registo de negócio, esse item de linha será incluído.

  • Se tiver Criar itens de linha personalizados permissões, pode adicionar um novo item de linha que é exclusivo para a cotação individual. Os itens de linha criados no editor de itens de linha não serão adicionados à sua biblioteca de produtos.
    • Para criar um novo item de linha especificamente para esta cotação, clique em Criar item de linha personalizado.

      adicionar_itens_citação
    • No painel direito, introduza os detalhes do seu novo item de linha e clique em Guardar ou Guardar e adicionar outro.
  • Para criar um item de linha com base em um produto existente na biblioteca de produtos, incluindo itens de linha criados usando a integração do HubSpot com o Shopify
    • Clique em Seleccionar da biblioteca de produtos.
    • No painel direito  clique em nas caixas de verificação junto aos produtos para os adicionar à cotação e, em seguida, clique em Adicionar.
  • Para editar um item que já está incluído na cotação, passe o cursor sobre o item e clique em Actions > Edit. Faça qualquer alteração no painel direito e clique em Salvar.
  • Você também pode editar os detalhes de um item de linha individual no editor de itens de linha, incluindo o termo, o preço unitário, a quantidade e o desconto. Insira um novo valor na coluna apropriada. Saiba mais sobre como utilizar o editor de itens .

    quote-select-unit-discount-type

Observação: ao criar um orçamento integrado com a ferramenta de pagamentos, se você definir um item de linha com um valor do Período de frequência de cobrança recorrente como 0, a assinatura será renovada automaticamente até que seja cancelada.

  • Por predefinição, a faturação de itens recorrentes terá início no momento da finalização da compra. Para cobrar ao seu comprador um artigo numa data posterior, clique no menu pendente Billing start date e seleccione uma das seguintes opções:
    • Data personalizada: uma data específica no futuro. Depois de selecionar esta opção, utilize o seletor de datas para selecionar a data de início e clique em Salvar.
    • Início atrasado (dias): atrase a data de início da cobrança por um número de dias após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira um número no campo Dias de atraso do início da cobrança no painel direito.
    • Início atrasado (meses): atrase a data de início da cobrança por um número de meses após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira um número no campo Meses de atraso do início da cobrança no painel direito.

quote-select-billing-start-date 
  • Para clonar um item, passe o cursor sobre o item e clique em Actions > Clone.
  • Para remover um item de linha, passe o cursor sobre o item de linha e clique em Acções > Eliminar.
  • Para reordenar os itens de linha, clique e arraste um item de linha utilizando a pega de arrastamento dragHandle .
    lineitems_grabhandle

Adicionar descontos, taxas e impostos

Na secção Resumo, pode adicionar descontos, taxas e impostos ao subtotal da cotação. Estes elementos adicionais não serão acrescentados à propriedade Valor do negócio associado. 

Observação:

  • Os descontos, taxas e impostos serão aplicados apenas aos itens cobrados na finalização da compra e não aos itens devidos em uma data posterior.
  • Embora exista a capacidade de adicionar um imposto, taxa ou desconto no HubSpot, suas equipes jurídica e de contabilidade são o melhor recurso para obter orientação sobre conformidade para sua situação específica.
  • Para adicionar um imposto, taxa ou desconto, clique em +Adicionar imposto/taxa/desconto. Mais informações sobre descontos.
  • Insira um nome para o imposto, taxa ou desconto e um valor no campo de texto. O valor do imposto, da taxa ou do desconto pode ser baseado num valor monetário específico ou numa percentagem (%) do total.

    add-discount-fee-tax-crop
  • Remova todos os impostos, taxas ou descontos clicando no delete ícone de lixeira ao lado do campo de moeda.
  • Por padrão, o orçamento publicado exibirá apenas o total devido no checkout, o que significa que itens de linha devidos no futuro não serão incluídos no total. Para exibir o valor total do contrato, incluindo itens de linha com data futura, marque a caixa de seleção Exibir valor total do contrato no orçamento publicado. Você pode configurar o comportamento padrão nas suas definições de orçamento.

    display-total-contract-value

Observação: embora o HubSpot permita até seis casas decimais ao definir o preço unitário de um item de linha em qualquer moeda, todos os descontos são arredondados com base na precisão da moeda na finalização da compra. Por exemplo, se um item tiver um preço de US$11,90 e for aplicado um desconto de 15%, a quantia descontada de US$1,785 será arredondada para US$1,79 e o total que o comprador deverá pagar será US$10,12.

Adicionar um cronograma de pagamento

Ative o cronograma de pagamentos para parcelar os pagamentos ao longo do tempo. Quando ativado, cada pagamento terá sua própria data de vencimento, valor e nome. Por exemplo, um orçamento de US$5.000 para serviços de consultoria pode ser estruturado em três pagamentos de US$1.000, US$1.500 e US$2.500 ao longo de seis meses.

Ao cobrar o pagamento utilizando o HubSpot Payments ou uma conta Stripe ligada a , a primeira prestação é paga através do orçamento. Todas as outras prestações serão criadas como facturas .

Nota: os calendários de pagamento não podem ser configurados em orçamentos com rubricas recorrentes ou datas de início de faturação futuras.


Para configurar um cronograma de pagamento:

  • Em Cronograma de pagamentos, clique para ativar a opção Cronograma de pagamentos.

    quote-payment-schedule
  • Insira um nome, valor e data de vencimento para o pagamento. Por padrão, o pagamento inicial deverá ser pago mediante recebimento. 
  • Adicione outra prestação de pagamento clicando em + Adicionar outro pagamento. Pode definir o vencimento de um pagamento para um dia específico clicando no menu pendente Texto personalizado, seleccionando depois Data específica e utilizando o seletor de datas para selecionar uma data.

    payment-schedule-set-specific-date

Revisar o resumo do orçamento

Ao configurar seus itens de linha, consulte a seção Resumo para saber como seu comprador será cobrado, incluindo descontos, taxas e impostos.

  • Subtotal refletirá apenas os itens devidos na finalização da compra. Todos os itens que serão cobrados em uma data posterior aparecerão no total de Pagamentos futuros.
  • Todos os itens, independentemente da data de vencimento do pagamento, serão totalizados em Valor total do contrato.
  • Descontos, taxas e impostos únicos somente serão aplicados aos itens devidos na finalização da compra e não aos itens cobrados em uma data posterior.

    quote-builder-summary-section

Para prosseguir com a configuração das opções de assinatura e pagamento do orçamento, clique em Próximo.

5. Assinatura e pagamento

Decida como você deseja coletar assinaturas para seu orçamento.

  • Selecione o botão de opção ao lado de uma opção de assinatura:
    • Nenhuma assinatura: nenhuma assinatura é necessária para autorizar o orçamento.
    • Inclua espaço para uma assinatura por escrito: use uma assinatura por escrito em uma cópia impressa do orçamento. Você poderá marcar manualmente o orçamento como assinado mais tarde para indicar que todas as assinaturas estão presentes.
    • Utilizar a assinatura eletrónica (Sales Hub Starter, Professional ou Enterprise apenas): os utilizadores com um lugar pago no Sales Hub podem configurar o orçamento para incluir um campo de assinatura digital.
      • Marque a caixa de seleção ao lado do e-mail do contato cuja assinatura é obrigatória.
      • Clique no menu suspenso Signatários e selecione um nome de usuário do HubSpot. quote-signature-and-payment-countersigner
  • Marque o botão de seleção ao lado de uma opção de pagamento:
    • Nenhum pagamento: nenhum pagamento será cobrado utilizando o orçamento.
    • Stripe: seleccione esta opção se estiver a utilizar a integração antiga do HubSpot-Stripe para faturar aos seus clientes.

Observação: ao receber o pagamento com o Stripe, todos os itens serão devidos na finalização da compra. Você não poderá configurar um orçamento para incluir itens com vencimento posterior ao usar o Stripe como método de pagamento.

    • Pagamentos da HubSpot : seleccione esta opção se estiver a utilizar a ferramenta de pagamentos para recolher pagamentos de clientes e, em seguida, personalizar as opções de pagamento do orçamento .

Nota: para utilizar as ligações de pagamentos, a sua empresa tem de ter sede nos Estados Unidos e tem de aceitar pagamentos em USD.

  • Clique em Próximo.

6. Revisão

Este passo fornece uma pré-visualização do conteúdo da sua cotação. A partir daqui, pode publicar a citação, guardá-la como rascunho ou enviá-la para aprovação. Para guardar a cotação como um rascunho para editar mais tarde, clique em Guardar e, em seguida, clique em Sair no canto inferior esquerdo para sair do editor de cotações.

Observação: depois de salvar um orçamento como rascunho, não será possível editar as opções de assinatura eletrônica na etapa Assinatura e pagamento. Se tiver configurado fluxos de trabalho de aprovação de cotações em , tenha em atenção que as cotações com um estado de rascunho ainda podem ser inscritas no fluxo de trabalho.

  • Para publicar a cotação, clique em Publicar cotação.
  • Se o seu orçamento necessitar de aprovação, clique em Solicitar aprovação. O aprovador de orçamentos da sua conta deve aprovar o orçamento antes de publicá-lo e enviá-lo para seus contatos.

Observação: depois de enviar um orçamento para aprovação, você não poderá editá-lo, a menos que seja rejeitado pelo aprovador de orçamentos da sua conta.

  • Para compartilhar seu orçamento publicado:
    • Clique em Copiar na caixa de diálogo para obter a URL da página do orçamento. Cole essa URL em um novo navegador para exibir o orçamento, ou envie a URL para outras pessoas.
    • Ou clique em Escrever e-mail com orçamento. Você será levado ao registro do contato no HubSpot, e a caixa pop-up E-mail contendo um link para a página do orçamento será aberta automaticamente.quotes-write-email-with-quote

Você também pode compartilhar o orçamento de um registro de contato, empresa ou negócio:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para contatos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome de um registro.
  • No painel esquerdo, clique no ícone email Email .
  • Na janela pop-up, clique no menu suspenso Orçamentos e selecione um orçamento. Para partilhar uma cotação por correio eletrónico, tem de existir uma cotação criada para o negócio associado a esse contacto ou registo de empresa.
    e-mail de citação
  • Com o URL da página de orçamento, o contato pode visualizar o orçamento no navegador, fazer o download do orçamento ou imprimir o orçamento.download-print-quote

Você também pode visualizar orçamentos no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot no seu dispositivo Android:

  • Abra o app da HubSpot no dispositivo móvel Android.
  • Toque em Negócios no menu de navegação inferior.
  • Toque no nome de um registro de negócio.
  • No registro de negócio, toque na guia Orçamentos.
  • Aparecerão as cotações associadas ao negócio. O status e a data de expiraçãodos orçamentos serão listados abaixo do nome. Toque no botão orçamento para ver mais detalhes.
  • Para copiar um link de cotação, transferir a cotação, partilhar a cotação a partir da aplicação, recuperar a cotação, ver itens de linha ou eliminar a cotação, toque no ícone do menuverticalMenu junto ao nome da cotação.

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Também pode partilhar um orçamento utilizando o teclado móvel HubSpot no seu dispositivo Android ou iOS. Saiba como ativar o teclado do HubSpot nas configurações do seu dispositivo e, em seguida, acessar o teclado do HubSpot ao usar o aplicativo móvel da HubSpot. 

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Gerenciar orçamentos

No painel de orçamentos, exiba uma lista dos orçamentos na sua conta. Filtre os orçamentos por status ou proprietário, ou pesquise um orçamento específico para revisar ou editar. Você também pode abrir a página de detalhes dos orçamentos para baixar, clonar, recuperar e editar, ou excluir o orçamento.

Nas configurações da conta, você pode baixar todos os orçamentos ou definir um período de expiração padrão para eles. Saiba como gerar relatórios de orçamentos no criador de relatórios personalizados.

Editar orçamentos em rascunho

Para revisitar e publicar um rascunho de orçamento:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
  • Clique no nome do rascunho de orçamento.
  • No editor de orçamentos, termine de configurar seu orçamento e clique em Finalizar orçamento.

Gerenciar orçamentos publicados

Depois de criar um orçamento, você pode gerenciá-lo na página de índice ou na página de detalhes do orçamento. As ações de gerenciamento incluem baixar, clonar, recuperar e editar, arquivar, excluir e muito mais.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
  • Para gerenciar um orçamento na página de índice, passe o cursor sobre o orçamento e clique no menu suspenso Ações. Em seguida, selecione uma das ações abaixo.

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  • Para gerenciar um orçamento na página de detalhes, clique no nome do orçamento e clique no menu suspenso Ações no canto superior direito. Em seguida, selecione uma das ações abaixo.
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Dependendo do estado e da configuração de uma cotação, você pode selecionar entre as seguintes ações de gerenciamento de cotações:
  • Baixar: baixe uma versão PDF do orçamento.
  • Assinatura adicional: quando for necessária uma assinatura eletrônica adicional, selecione para abrir o orçamento e verificar sua assinatura.
  • Marcar como assinado: quando for necessária uma assinatura por escrito, você pode marcar manualmente o orçamento como assinado.
  • Converter em fatura: cria uma nova fatura utilizando as informações do orçamento. Em seguida, será encaminhado para o editor de facturas para configurar os detalhes da fatura.
  • Clonar: clone um orçamento existente para usá-lo novamente. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.
  • Recuperar e editar: faça alterações e revisões em um orçamento que já foi publicado. Após fazer as edições, o conteúdo do orçamento atualizado será exibido sempre que um contato visualizar o orçamento.

Observação: os orçamentos que já foram assinados ou pagos não podem ser recuperados e editados, ou excluídos.

  • Arquivar: marque um orçamento como arquivado para cancelá-la e ocultá-la da exibição de página de índice padrão. Você poderá ver os orçamentos arquivados filtrando a página de índice por status de arquivo, mas os compradores não poderão acessar os orçamentos arquivados. Esta ação não pode ser desfeita. Saiba mais sobre como arquivar orçamentos
  • Excluir: exclua o orçamento para removê-lo permanentemente da sua conta e impedir que os compradores acessem os orçamentos. Saiba mais sobre a exclusão de orçamentos. Esta ação não pode ser desfeita.

Arquivar e excluir orçamentos

Ao criar orçamentos, pode haver momentos em que você deseja limpar sua página de índice, remover orçamentos não utilizados ou impedir que os compradores acessem os orçamentos. Para isso, você pode arquivar e excluir orçamentos. 

A ação escolhida dependerá se você ainda deseja ter acesso ao orçamento internamente no HubSpot. Nenhuma das ações poderá ser desfeita; portanto, saiba mais abaixo sobre as diferenças entre elas.

  • Arquivar um orçamento: o arquivamento de um orçamento definirá seu status como Arquivado, removendo-o da exibição de página de índice padrão e impedindo que os compradores acessem o orçamento. No HubSpot, você ainda poderá exibir, baixar, clonar e excluir o orçamento. 
    • Você não pode arquivar orçamentos que foram pagos, que estão processando um pagamento ou que foram assinados parcialmente.
    • Você pode exibir os orçamentos arquivados usando o filtro Status de arquivamento acima da tabela na página de índice de orçamentos. 

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  • Excluir um orçamento: excluir um orçamento irá removê-lo permanentemente da sua conta da HubSpot. Os usuários deixarão de ver o orçamento no HubSpot e os compradores não poderão mais acessá-lo.

Para arquivar ou excluir um orçamento:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
  • Passe o cursor sobre o orçamento e clique no menu suspenso Ações. Em seguida, selecione Arquivar ou Excluir
  • Ou clique no nome de um orçamento e, em seguida, clique no menu suspenso Ações no canto superior direito. Em seguida, selecione Arquivar ou Excluir.

Descarregar citações publicadas

Nas definições da sua conta, pode descarregar as cotações publicadas:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
  • Ao lado da definição Descarregar cotações publicadas , clique em Descarregar.

Definir um período de expiração padrão para orçamentos (somente Sales Hub Professional e Enterprise)

Os utilizadores com permissões de Super Admin numa conta Sales Hub Professional ou Enterprise podem definir um período de expiração de cotação predefinido para todas as cotações criadas na conta. Depois de atualizar o período de expiração padrão, todos os novos orçamentos criados assumirão automaticamente a data de expiração definida.

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
  • Ao lado da configuração Definir um período de expiração padrão, clique no menu suspenso e insira um período de expiração padrão.
  • Clique em Atualizar.

Exibir o valor total do contrato nos orçamentos

Por padrão, os orçamentos publicados exibirão apenas o total dos itens de linha devidos no checkout, o que significa que os itens de linha devidos no futuro não serão incluídos no total. Quando você cria um orçamento, é possível defini-lo para incluir itens de linha com data futura, além do comportamento padrão, nas configurações de orçamento.

Para exibir o valor total do contrato nos orçamentos por padrão:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
  • Clique para ativar a opção Exibir valor total do contrato nos orçamentos.

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