Ultima atualização: Março 8, 2023
Você pode criar orçamentos para compartilhar com os contatos interessados em comprar um produto ou serviço da sua empresa. Use a ferramenta de orçamentos para criar uma página da Web que inclua informações de preços dos itens de linha. Se você estiver usando a integração do HubSpot e do Shopify, poderá adicionar produtos criados por meio da integração.
Criar orçamentos
- Na conta da HubSpot, navegue até Vendas > Cotações.
- Clique em Criar orçamento.
- Para associar o orçamento a um negócio, clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione um negócio existente ou clique em Criar um novo negócio.
Observação:
- As ofertas criadas por meio de integrações de e-commerce, como Shopify, não podem ser associadas a cotações.
- A visualização da cotação mostrada no painel direito é baseada no último modelo que você usou para criar uma cotação. Você pode atualizar essa visualização seguindo para a próxima seção e selecionando outro modelo.
- Clique em Próximo.
- Continue a configurar sua cotação seguindo as etapas abaixo. Você pode salvar o orçamento como um rascunho em qualquer etapa, clicando em Salvar e em Sair no canto inferior esquerdo. Tenha em mente que rascunhos de orçamentos ainda podem ser inscritos em fluxos de trabalho. Você pode acessar o rascunho do orçamento para editá-lo diretamente no painel de negócios.
1. Detalhes do orçamento
Insira os detalhes do orçamento.
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- Modelo de orçamento: clique no menu suspenso e selecione um modelo.
- Nome do orçamento: insira um nome para seu orçamento.
- Domínio: esta configuração só se aplica se você estiver usando um modelo de orçamento personalizado. O domínio é definido pelo modelo de orçamento selecionado. Por padrão, o slug de conteúdo usa uma data e uma ID de orçamento exclusivas e não precisa ser personalizado, mas você pode editar o slug de página no campo de texto Slug de conteúdo , se necessário.
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- Data de expiração: selecione uma data de expiração. Você pode definir um período de expiração de orçamento padrão nas configurações da conta. Quando um orçamento expira, seus contatos não podem mais acessá-la e serão solicitados a entrar em contato com sua equipe.
Observação: se você quiser exibir o orçamento depois que ele expirar, clique no nome do orçamento no registro do negócio e, na caixa de diálogo, clique em Exibir orçamento para exibir uma versão em PDF.
- Comentários ao comprador: insira quaisquer informações adicionais que serão úteis para o comprador. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no ícone de snippets para inserir um bloco de texto curto e reutilizável.
- Termos de compra: insira as regras ou regulamentos que seu comprador deve conhecer. Use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição para modificar o texto ou inserir um link. Clique no ícone de snippets para inserir um bloco de texto curto e reutilizável.
- Para atualizar a cor padrão e o logotipo exibido, edite a marca da ferramenta de vendas nas configurações da conta.
- Clique em Próximo.
3. Informações do comprador
Revise e edite os contatos e empresas que serão exibidos no orçamento. Contatos e empresas associadas ao negócio serão exibidos aqui por padrão. Para removê-los do orçamento, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome.
Para adicionar um novo contato ou empresa:
- Clique em Adicionar contato. No painel direito, marque a caixa de seleção ao lado dos contato que deseja incluir no orçamento. Em seguida, clique em Salvar.
- Clique em Adicionar empresa. No painel direito, marque a caixa de seleção ao lado da empresa que deseja incluir no orçamento. Em seguida, clique em Salvar.
- Clique em Próximo.
3. Suas informações
Verifique se suas informações pessoais e informações da empresa estão corretas. Por padrão, suas informações pessoais são extraídas do seu perfil e preferências e as informações da sua empresa são definidas nas configurações de conta. Para editar suas informações pessoais para um orçamento:
- Clique em seu nome ou no nome da empresa.
- No painel à direita, atualize suas informações pessoais.
- Clique em Salvar.
- Clique em Próximo.
4. Itens de linha
Revise e edite os itens de linha que serão exibidos no orçamento, além de adicionar descontos, impostos e taxas e programar pagamentos para agendar parcelas de pagamento.
Qualquer alteração feita nesta seção atualizará os itens de linha listados no registro de oferta. Se o registro de negócio estiver associado a vários orçamentos, somente os itens de linha do orçamento criado mais recentemente serão exibidos no cartão do item de linha no registro de negócio.
Adicionar itens de linha
- Se você tiver permissões para Criar itens de linha personalizados, poderá adicionar um novo item de linha exclusivo ao orçamento individual. Os itens de linha criados no editor de itens de linha não serão adicionados à sua biblioteca de produtos.
- Para criar um novo item de linha especificamente para este orçamento, clique em Criar item de linha.
- Insira os detalhes do novo item de linha no painel à direita e clique em Salvar ou Salvar e adicionar outro.
- Se você for um usuário em uma conta Professional ou Enterprise, poderá adicionar itens de linha existentes na biblioteca de produtos. Isso inclui itens de linha criados usando a integração HubSpot-Shopify. Se houver um item de linha associado a um registro de negócio, ele já estará incluído.
- Para adicionar itens de linha ao orçamento, clique em Adicionar da biblioteca de produtos.
- No painel Adicionar item de linha, selecione os itens de linha que deseja adicionar ao orçamento e clique em Adicionar.
- Para editar um item de linha que já esteja incluído no orçamento, passe o cursor do mouse sobre ele e clique no menu suspenso Ações e, em seguida, selecione Editar. Faça qualquer alteração no painel direito e clique em Salvar.
- Você pode editar os detalhes de um item de linha individual no editor de itens de linha, incluindo o termo, o preço unitário, a quantidade e o desconto. Insira um novo valor na coluna apropriada. Saiba mais sobre como usar o editor de itens de linha.
Observação: ao criar um orçamento integrado com a ferramenta de pagamentos, se você definir um item de linha com um valor do Período de frequência de cobrança recorrente como 0, a assinatura será renovada automaticamente até que seja cancelada.
- Para remover um item de linha, passe o cursor do mouse sobre ele e clique no menu suspenso Ações e, em seguida, selecione Excluir.
- Para reordenar os itens de linha, arraste e solte cada item de linha do produto.
Adicione descontos, taxas e impostos
Na seção Totais, você pode adicionar descontos, taxas e impostos ao subtotal do orçamento. Esses elementos adicionais não serão adicionados à propriedade Valor da transação associada.
Observação: embora a capacidade de adicionar um imposto, taxa ou desconto resida na HubSpot, suas equipes jurídicas e contábeis são o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.
- Para adicionar um imposto, taxa ou desconto, clique em +Adicionar imposto/taxa/desconto. Saiba mais sobre descontos.
- Insira um nome para o imposto, taxa ou desconto e um valor no campo de texto. O valor do imposto, tarifa ou desconto pode ser baseado em um valor específico em dólares (USD) ou em uma porcentagem (%) do total.
- Remova todos os impostos, taxas ou descontos clicando no ícone de lixeira ao lado do campo de moeda.
Observação: o total do orçamento é o valor total devido no momento do pagamento, não o valor total do contrato. Por exemplo, se você estiver faturando seu cliente mensalmente, o total do orçamento será o valor total mensal.
Programar pagamentos
Se você estiver usando um modelo de cotação personalizado, você pode ativar o agendamento de pagamento para dividir os pagamentos ao longo do tempo. Cada pagamento terá sua própria data de vencimento, valor e nome. Por exemplo, uma cotação de US $ 5.000 para serviços de consultoria pode ser estruturada em três pagamentos ao longo de seis meses de US $ 1.000, US $ 1.500 e US $ 2.500.
Observação:
- Os cronogramas de pagamento só podem ser configurados em cotações sem itens de linha recorrentes.
- Os pagamentos agendados não podem ser pagos usando a ferramenta de pagamentos HubSpot. Em vez disso, você precisará trabalhar com seu cliente diretamente para receber pagamentos fora da HubSpot.
- Os cronogramas de pagamento são apenas suportados em modelos de cotação personalizados. Você não pode usar um modelo padrão para agendamento de pagamento.
Para configurar um cronograma de pagamento:
- Em Programação de pagamento, clique para ativar a opção Programação de pagamento.
- Insira um nome de pagamento, um valor e uma data de vencimento. Por padrão, o pagamento inicial é devido após o recebimento.
- Configure pagamentos agendados adicionais clicando em + Adicionar outro pagamento. Você pode definir um pagamento para ser devido em um dia específico clicando no menu suspenso de texto personalizado, selecionando Data específica e usando o seletor de data para selecionar uma data.
- Clique em Próximo.
5. Assinatura e pagamento
Decida como você deseja coletar assinaturas para seu orçamento.
- Selecione o botão de opção ao lado de uma opção de assinatura:
- Nenhuma assinatura: nenhuma assinatura é necessária para autorizar o orçamento.
- Inclua espaço para uma assinatura por escrito: use uma assinatura por escrito em uma cópia impressa do orçamento.
- Usar eSignature (somente Sales Hub Professional ou Enterprise): use uma assinatura digital para assinar um orçamento.
- Marque a caixa de seleção ao lado do e-mail do contato cuja assinatura é obrigatória.
- Clique no menu suspenso Signatários e selecione um nome de usuário do HubSpot.
- Marque o botão de seleção ao lado de uma opção de pagamento:
- Nenhum pagamento: nenhum pagamento será cobrado utilizando o orçamento.
- Stripe: selecione esta opção se estiver usando a integração entre o HubSpot e o Stripe para cobrar seus clientes.
- Pagamentos da HubSpot: selecione esta opção se estiver usando a ferramenta de pagamentos para coletar pagamentos de clientes e, em seguida, personalize as opções de pagamento do orçamento.
- Clique em Próximo.
6. Revisão
Visualize o conteúdo do orçamento, altere o idioma de exibição do orçamento ou edite o formato de data e endereço do orçamento.
- Se você estiver usando um modelo de orçamento personalizado, o idioma e a localização do orçamento serão exibidos no idioma e na localização selecionados ao criar o modelo. Se você estiver usando um modelo padrão, o orçamento será exibido no idioma padrão da sua conta, mas você pode alterá-los no editor:
- Para alterar o idioma, clique no menu suspenso Idioma e selecione uma opção diferente.
- Para alterar o formato de exibição da data e do endereço do seu orçamento, clique no menu suspenso Localização e selecione uma opção diferente. Observe que o formato de moeda do orçamento é herdado da moeda do registro do negócio; portanto, alterar as configurações de localização do orçamento não atualizará a moeda.
- Decida se deseja publicar, salvar como rascunho ou enviar o orçamento para aprovação.
- Para salvar o orçamento como um rascunho para revisá-lo e editá-lo em um momento posterior, clique em Salvar e em Sair no canto inferior esquerdo para sair do editor de orçamentos.
Observação: depois de salvar um orçamento como rascunho, não será possível editar as opções de assinatura eletrônica na etapa Assinatura e pagamento. Se você tiver um fluxo de trabalho de aprovação de orçamento definido, lembre-se de que os orçamentos com um status de rascunho ainda podem ser inscritos no fluxo de trabalho.
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- Para publicar o orçamento, clique em Concluir orçamento.
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- Se seu orçamento exige aprovação, clique em Solicitar orçamento. O aprovador de orçamentos da sua conta deve aprovar o orçamento antes de publicá-lo e enviá-lo para seus contatos.
Observação: depois de enviar um orçamento para aprovação, você não poderá editá-lo, a menos que seja rejeitado pelo aprovador de orçamentos da sua conta.
- Para compartilhar seu orçamento publicado:
- Clique em Copiar na caixa de diálogo para obter a URL da página do orçamento. Cole essa URL em um novo navegador para exibir o orçamento, ou envie a URL para outras pessoas.
- Ou clique em Escrever e-mail com orçamento. Você será levado ao registro do contato no HubSpot, e a caixa pop-up E-mail contendo um link para a página do orçamento será aberta automaticamente.
Você também pode compartilhar o orçamento de um registro de contato, empresa ou negócio:
- Em sua conta da HubSpot, navegue até contatos, empresas ou negócios.
- Clique no nome de um registro.
- No painel esquerdo, clique no ícone de E-mail .
- Na janela pop-up, clique no menu suspenso Orçamentos e selecione um orçamento. Para compartilhar um orçamento via e-mail, deve haver um orçamento criado para o negócio associado a esse registro de contato ou empresa.
- Com o URL da página de orçamento, o contato pode visualizar o orçamento no navegador, fazer o download do orçamento ou imprimir o orçamento.
Você também pode visualizar orçamentos no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot no seu dispositivo Android:
- Abra o app da HubSpot no dispositivo móvel Android.
- Toque em Negócios no menu de navegação inferior.
- Toque no nome de um registro de negócio.
- No registro de negócio, toque na guia Orçamentos.
- Os orçamentos associados ao negócio serão exibidos. O status e a data de expiraçãodos orçamentos serão listados abaixo do nome. Toque no botão orçamento para ver mais detalhes.
- Para copiar um link de orçamento compartilhável e baixar, recuperar ou excluir o orçamento, toque no ícone de menu ao lado do nome do orçamento.
Você também pode compartilhar um orçamento usando o teclado para dispositivos móveis da HubSpot no seu dispositivo Android ou iOS. Saiba como ativar o teclado da HubSpot nas configurações do seu dispositivo, em seguida, acesse o teclado da HubSpot enquanto utiliza o aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot.
Gerenciar orçamentos
No painel de orçamentos, exiba uma lista dos orçamentos na sua conta. Filtre os orçamentos por status ou proprietário, ou pesquise um orçamento específico para revisar ou editar. Você também pode abrir a página de detalhes dos orçamentos para baixar, clonar, recuperar e editar, ou excluir o orçamento.
Nas configurações da conta, você pode baixar todos os orçamentos ou definir um período de expiração padrão para eles. Saiba como gerar relatórios de orçamentos no criador de relatórios personalizados.
Editar orçamentos em rascunho
Para revisitar e publicar um rascunho de orçamento:
- Na conta da HubSpot, navegue até Vendas > Cotações.
- Clique no nome do rascunho de orçamento.
- No editor de orçamentos, termine de configurar seu orçamento e clique em Finalizar orçamento.
Gerenciar orçamentos publicados
Você pode abrir uma página de detalhes de um orçamento publicado para baixar, clonar, recuperar e editar, ou excluir o orçamento.
- Clique no nome de um orçamento publicado.
- No canto superior direito da página de detalhes do orçamento, clique no menu suspenso Ações e selecione uma opção:
- Baixar: baixe uma versão PDF do orçamento.
- Clonar: clone um orçamento existente para usá-lo novamente. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.
- Recuperar e editar: faça alterações e revisões em um orçamento que já foi publicado. Após fazer as edições, o conteúdo do orçamento atualizado será exibido sempre que um contato visualizar o orçamento.
- Excluir: exclua o orçamento.
Observação: os orçamentos que já foram assinados ou pagos não podem ser recuperados e editados, ou excluídos.
Baixar todos os orçamentos
Nas configurações da conta, você pode baixar todos os orçamentos:
- Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações na barra de navegação principal.
- No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
- Ao lado da configuração Baixar todos os orçamentos, clique em Download
Definir um período de expiração padrão para orçamentos
Defina um período de expiração de orçamento padrão para todos os orçamentos criados na sua conta. Depois de atualizar o período de expiração padrão, todos os novos orçamentos criados assumirão automaticamente a data de expiração definida.
- Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações na barra de navegação principal.
- No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
- Ao lado da configuração Definir um período de expiração padrão, clique no menu suspenso e insira um período de expiração padrão.
- Clique em Atualizar.
