Aanhalingstekens gebruiken (legacy)

Met behulp van HubSpot oude offertes kun je offertes direct vanuit HubSpot maken en delen, en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met offertes kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als met facturen en betaallinks.

Bovendien:

• Je kunt e-handtekeningen instellen voor offertes.
• Gebruikers van Sales Hub Professional en Enterprise-accounts kunnen offertesjablonen aanpassen om de offerte-ervaring voor kopers te personaliseren.

Offertes instellen

Hieronder lees je hoe je de instellingen voor oude offertes instelt. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken superbeheerdersrechten heeft.

Algemene offerte-instellingen configureren

Om te beginnen configureert u de volgende offerte-instellingen:

• Voeg een logo toe aan je HubSpot-merkset: offertes zullen automatisch het logo ophalen dat is ingesteld in de standaardinstellingen van je HubSpot-merk. Gebruikers van Sales Hub Professional en Enterprise accounts kunnen dit aanpassen door offertesjablonen aan te passen.
  • Oude offertes zullen de kleuren van de brand kit gebruiken.
  • Het bijwerken van je logo zal bestaande gepubliceerde legacy offertes niet bijwerken, alleen lopende legacy offertes en legacy offertes die zijn gemaakt na het bijwerken.
• Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in de betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je oude offertes standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen bij elke bestaande offerte tijdens het aanmaken.
• Verbind je domein met HubSpot: standaard worden oude offertes gehost op het primaire domein van de landingspagina die is verbonden met je account. Wanneer je een oude offerte aanmaakt, kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van oude offertes (bijv. billing.website.com), lees dan hoe je een domein kunt koppelen aan HubSpot.

Betaling van niet-ondertekende oude offertes toestaan (alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Gebruikers met Super Admin rechten in een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een optie inschakelen om niet-ondertekende oude offertes te laten betalen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik om Betaling van niet-ondertekende offertes toestaan aan te zetten.

Totale contractwaarde weergeven op oude offertes( alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Standaard geven gepubliceerde offertes alleen het totaal weer van de regelitems die verschuldigd zijn bij het afrekenen, wat betekent dat regelitems die in de toekomst verschuldigd zijn niet worden opgenomen in het totaal. Wanneer je een oude offerte aanmaakt, kun je de offerte zo instellen dat deze ook toekomstig verschuldigde regelitems bevat, maar je kunt ook het standaard gedrag configureren in je oude offerte instellingen.

Om de totale contractwaarde standaard weer te geven op offertes:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalk menu naar Objecten > Offertes.
3. Klik om de schakelaar Totale contractwaarde weergeven op offertes aan te zetten.

Stel een standaard e-mailadres in om oude offertes van te versturen

Stel een standaard e-mailadres in vanwaar oude offertes worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een team e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de oude offerte verzonden vanaf het persoonlijke of team e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de offerte.

Om een standaard e-mailadres in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Als je gebruikers wilt toestaan handmatig offertes te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, schakel dan de optie Verzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan in.
5. Klik op Opslaan.

Een standaard verlooptijd voor offertes instellen( alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Gebruikers met Super Admin rechten in een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor offertes instellen voor alle oude offertes die zijn aangemaakt in het account. Na het bijwerken van de standaard vervaldatum zullen alle nieuwe offertes die je aanmaakt automatisch de ingestelde vervaldatum hebben.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Koersen.
3. Klik naast de instelling Standaard afloopperiode instellen op het vervolgkeuzemenu en voer een standaard afloopperiode in.
4. Klik op Bijwerken.

Standaardwaarde offerte( alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Gebruikers met Super Admin rechten in een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard offertewaarde instellen van Offertebedrag of Totale contractwaarde (TCV).

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik naast de instelling Standaard offertewaarde op het vervolgkeuzemenu en selecteer Offertebedrag of Totale contractwaarde (TCV).

Offertes verwijderen bij verwijderen contact

Als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld, worden standaard, als een contactpersoon wordt verwijderd, alle offertes die aan die contactpersoon zijn gekoppeld na dertig dagen niet verwijderd. Schakel de instelling Koers verwijderen bij verwijderen contact in om de koersen na dertig dagen te verwijderen.

Let op: alle citaten worden verwijderd wanneer je HubSpot-account wordt gesloten.

Zo schakelt u het verwijderen van offertes bij het verwijderen van een contact in:

1. Als dit nog niet het geval is, schakel dan de instellingen voor gegevensprivacy in.
2. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
3. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
4. Klik om de schakelaar Offerte verwijderen bij verwijderen contact aan te zetten.

Gepubliceerde citaten downloaden

In uw accountinstellingen kunt u gepubliceerde offertes downloaden:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
3. Klik naast de instelling Gepubliceerde offertes downloaden op Downloaden.

Goedkeuringen voor offertes vereisen( alleenSales Hub Enterprise )

Verkoopmanagers willen mogelijk een offerte beoordelen voordat deze naar een prospect wordt verzonden. Automatiseer je goedkeuringsproces voor offertes om aangevraagde wijzigingen naar verkopers te sturen voordat de offerte wordt goedgekeurd voor je contactpersonen. Leer hoe u offertes kunt beoordelen en goedkeuren zodra de instelling is ingeschakeld.

Elke gebruiker met een toegewezen Sales Hub Enterprise betaalde seat kan de instelling voor het goedkeuren van offertes inschakelen om goedkeuring van een gebruiker te vereisen voordat de offerte wordt gedeeld met je prospects. Als u deze instelling inschakelt, worden er drie actieve, offertegebaseerde workflows aan uw account toegevoegd:

• Wanneer offertes goedkeuring vereisen
• Wanneer wijzigingen in een offerte worden aangevraagd
• Wanneer offertes worden goedgekeurd

Deze drie workflows creëren taken en werken de waarden van eigenschappen bij wanneer de eigenschap Goedkeuringsstatus van een offerte wordt bijgewerkt. Alle taken en eigenschapwaarde-updates met betrekking tot de goedkeuring van een offerte gebeuren automatisch via deze workflows.

Let op: als u een betaalde seat in uw account downgradet, worden de drie workflows verwijderd. Alle gekoppelde offertes in de goedkeuringsstatus zullen na het verwijderen van de workflows terugkeren naar de conceptstatus.

Je kunt elk van deze offertegebaseerde workflows verder aanpassen en acties toevoegen, zoals het bijwerken van dealfasen wanneer een offerte wordt ondertekend.

Om de offerte-goedkeuringsworkflows aan uw account toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik op om Goedkeuringen voor alle offertes vereisen in teschakelen.
   
   
4. Klik in het dialoogvenster op hetkeuzemenu Goedkeurder en selecteer een gebruiker.

Let op: je kunt alleen gebruikers met een toegewezen Sales Hub Enterprise seat als goedkeurder voor offertes selecteren en de geselecteerde gebruiker moet ook bewerkingstoegang voor deals hebben.

5. Klik op Goedkeurder instellen en maak workflows.

Je kunt de workflows openen en bewerken vanuit de workflows tool. Als de workflow Wanneer offertes goedkeuring vereisen is uitgeschakeld, kunnen gebruikers offertes publiceren zonder goedkeuring. Het is aan te raden om de workflowmachtigingen voor gebruikers aan te passen als je je hier zorgen over maakt.

Gebruik e-handtekeningen met oude offertes

Een elektronische handtekening, of een e-handtekening, is de elektronische uitdrukking van een persoon die akkoord gaat met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en legaal in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben hetzelfde juridische gewicht als schriftelijke handtekeningen. De functie voor e-handtekeningen van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign).

Lees hieronder meer over e-handtekeningen en hoe je een oude offerte e-signeert. Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Je hoeft geen account te maken bij Dropbox Sign om e-handtekening te gebruiken als onderdeel van het gewone proces voor het maken van offertes binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een betaalde Sales Hub seat kan een oude offerte configureren met een optie voor e-handtekening.
• Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Begrijp de limieten voor e-handtekeningen

Elk HubSpot-account heeft een gezamenlijke limiet voor e-handtekeningen op basis van het abonnement en het aantal betaalde gebruikers.

• Je kunt de e-handtekeninglimieten voor jouw abonnement bekijken in de HubSpot Producten & Services catalogus en door het e-handtekeninggebruik van je account te controleren.
• Je kunt ook extra handtekeningen aanschaffen door contact op te nemen met het verkoopteam van HubSpot.

Bijvoorbeeld voor oude offertes:

• Een account met een Sales Hub Starter-abonnement heeft 10 e-handtekeningen beschikbaar voor alle gebruikers in het account. Merk op dat dit niet 10 e-handtekeningen per gebruiker zijn, maar 10 voor gebruik in het hele account door alle gebruikers. Door meer seats toe te voegen , wordt de limiet voor e-handtekeningen niet verhoogd.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Professional-abonnement, kunnen 10 e-handtekeningen gebruiken. Dit zijn 10 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 50 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 20 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel, die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Enterprise-abonnement, hebben 30 e-handtekeningen beschikbaar om te gebruiken. Dit zijn 30 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 150 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 120 overblijven voor andere gebruikers met een seat.
  
  • Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie e-handtekening is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeft niet ondertekend te zijn om voor de handtekeninglimiet in aanmerking te komen. Een offerte die meerdere handtekeningen vereist telt slechts als één gebruik voor uw limiet.
    • Bijvoorbeeld, als een gepubliceerde offerte met de optie e-handtekening ingeschakeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
  • Als een offerte met een verzoek voor een elektronische handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, dan telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden en een tweede wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

E-handtekeningen inschakelen voor een bestaande offerte

Om een veld voor e-handtekeningen toe te voegen aan een offerte, kunnen HubSpot gebruikers met een betaalde Sales Hub seat de optie Handtekening gebruiken selecteren in de stap Handtekening & betaling van de offertemaker:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op de naam van een conceptofferte of maak een nieuwe offerte.
3. Klik rechtsonder in de offerte-editor op Volgende totdat u bij de stap Handtekening & betaling bent aangekomen.
4. Selecteer onder Handtekeningopties Gebruik e-handtekening.
5. Selecteer onder Vereiste handtekeningen de contactpersonen op de offerte van wie de handtekening vereist is.
6. Selecteer onder Medeondertekenaars de HubSpot-gebruikers van wie de handtekening vereist is.

Disclaimer: de implementatie van Dropbox Sign door HubSpot moet compatibel zijn met eIDAS, aangezien Dropbox Sign compatibel is met eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor je een bevoegde advocaat moet raadplegen.

Een erfenisofferte elektronisch ondertekenen

Wanneer e-handtekening is ingeschakeld voor een bestaande offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening toevoegen aan de offerte.

Voor extra veiligheid kun je identiteitsverificatie inschakelen zodat HubSpot een voorafgaande e-mailverificatiestap toevoegt om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat ze de offerte kunnen ondertekenen. Als je geen identiteitsverificatie nodig hebt, kun je deze vereiste uitschakelen of medeondertekenaars kunnen optioneel het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot account, waardoor verificatie niet nodig is.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-ondertekeningsproces starten vanuit een gedeelde bestaande offerte:

1. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan je identiteit via e-mail:
   • Blader op de gedeelde offerte naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens op Verifiëren om te ondertekenen naast uw naam op de offerte. Er wordt dan een e-mail naar u verzonden met de volgende stappen voor het ondertekenen van de offerte. U hebt één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt.

Let op: als u de offerte niet ondertekent binnen een uur nadat u op de knop Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt, moet u teruggaan naar de gedeelde offerte en opnieuw op Verifiëren om te ondertekenen klikken om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• • Navigeer naar uw inbox en zoek naar een e-mail met als onderwerp Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen. Klik op Verifieer uw identiteit en onderteken de offerte om het ondertekeningsproces te starten.

1. • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op Beginnen met ondertekenen.
2. Om te ondertekenen klikt u op Aan de slag in de rechterbovenhoek of op Klik om te ondertekenen in het handtekeningvak.

• • Klik op Klik om te ondertekenen naast uw naam onderaan de offerte.

• • In het dialoogvenster voegt u uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw ondertekenmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
    
    
    
  • Klik rechtsboven op Doorgaan.

• • Klik op Ik ga akkoord om uw handtekening op te slaan op de offerte of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.

• • Klik op Sluiten.

De medeondertekenaars ontvangen een e-mail met de melding dat de offerte is ondertekend. Deze e-mail bevat een knop om het proces voor medeondertekening te starten.

Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de offerte-indexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. U ziet uw offerte met de status In afwachting van ondertekening. Beweeg de muis over de offerte en klik op Acties, selecteer vervolgens Medeondertekenen.
3. Ga verder met de ondertekeningsstappen.

Op de citaten indexpagina kun je ook de ondertekeningsstatus bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik naast een offerte met hangende handtekeningen op Acties en vervolgens op Details.
3. Onder Prestaties kunt u de handtekeningstatus van de offerte bekijken.
   
   
4. Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, ga met de muis over de offerte en klik op Acties en vervolgens op Downloaden.

Let op: als je een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign de links van alle tekst met hyperlinks in het gedeelteOpmerkingen aan koper of Inkoopvoorwaarden uit de PDF-versie van de offerte. Het is raadzaam om de volledige URL voor de gelinkte tekst op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Uw klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn gezet. De melding die ze ontvangen bevat een link naar het document dat ze hebben ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een PDF-kopie van het volledig ondertekende document voor hun administratie.

Controleer het gebruik van e-handtekeningen

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand opnieuw ingesteld.

Om uw gebruik van e-handtekeningen te controleren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.

Instellingen voor identiteitsverificatie van e-handtekeningen beheren

Standaard vereisen e-handtekeningen geen identiteitsverificatie tijdens het ondertekeningsproces van de offerte, maar u kunt deze vereiste inschakelen. Als je kopersverificatie wilt vereisen, maar geen verificatie van de medeondertekenaar nodig hebt, kun je de instelling inschakelen en medeondertekenaars vanuit HubSpot laten ondertekenen.

Identiteitsverificatie in- of uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.
4. Zet de schakelaar Identiteitsverificatie aan om verificatie in te schakelen en te verplichten bij het ondertekenen van een offerte. In de toekomst zal identiteitsverificatie vereist zijn bij het ondertekenen van een offerte.
5. Als u verificatie wilt uitschakelen, schakelt u de schakelaar Identiteitsverificatie uit. In het vervolg is verificatie van de identiteit niet meer nodig bij het ondertekenen van een offerte.

Meer informatie over het elektronisch ondertekenen van offertes.

Maak een aangepaste sjabloon voor een oude offerte (alleenSales Hub Professional of Enterprise )

HubSpot biedt een set van drie standaard offerte sjablonen die je kunt gebruiken zoals het is, of nieuwe sjablonen van kunt maken. Wanneer je een aangepaste offerte sjabloon maakt, wordt deze opgeslagen als een nieuwe sjabloon en blijft de standaard sjabloon in zijn oorspronkelijke staat.

Afhankelijk van je HubSpot abonnement, kun je oude offerte sjablonen als volgt aanpassen:

• In Sales Hub Professional en Enterprise accounts kunnen gebruikers met Super Admin machtigingen of Manage quote templates machtigingen aangepaste offertesjablonen maken en bewerken die vervolgens kunnen worden gebruikt bij het maken van offertes. Met bewerkbare modules kun je het ontwerp en de inhoud van de sjabloon aanpassen aan je zakelijke behoeften.
• Met de gratis HubSpot of Sales Hub Starter tools kun je de thema-instellingen bewerken die worden toegepast op de standaard offertesjablonen die zijn opgenomen in je account, maar je kunt geen aangepaste offertesjablonen maken.
• Binnen alle HubSpot abonnementen kun je de ontwerpmanager gebruiken om offertesjablonen te maken en te bewerken. Maar je hebt een Sales Hub Professional of Enterprise abonnement nodig om de sjablonen te gebruiken voor het maken van offertes. Lees meer over het ontwikkelen van een aangepast CMS offerte thema in de HubSpot documentatie voor ontwikkelaars.

Aanpassing zonder code

Hieronder staan een aantal veelvoorkomende voorbeelden van aanpassingen die je kunt maken zonder codering, wanneer een sjabloon gebruik maakt van een van de standaard CMS sjablonen:

• Tekst of personalisatietokens van contact-, bedrijfs-, dealobjecten toevoegen aan een offerte (bijv. een BTW-nummer, als tekst of als deal-eigenschap).
• Standaard algemene voorwaarden toevoegen (die kunnen worden beschermd tegen bewerken tijdens het maken van de offerte).
• Logo, lettertypen en kleuren bewerken.
• Modules verbergen.
• Verwijderen van een kolom uit de regelartikeltabel of toevoegen van een kolom.
• Verwijderen van de secties Totaal of Subtotaal uit de regelartikeltabel.

Aanpassingen waarvoor een ontwikkelaar nodig is

Hieronder staan een aantal veelvoorkomende voorbeelden van dingen die niet aangepast kunnen worden met de no-code template editor, maar wel mogelijk zijn als een ontwikkelaar een aangepast CMS sjabloon maakt voor offertes:

• Een aangepast sjabloon vanaf nul maken.
• Modules toevoegen aan of verwijderen uit de template.
• Een kolom toevoegen aan de regelartikeltabel voor een aangepaste producteigenschap.
• Een personalisatietoken meerdere waarden laten ophalen (bijvoorbeeld een regelitem token zal de waarde van het eerste geassocieerde regelitem ophalen).
• Automatisch regelitems toevoegen aan een offerte.
• Automatisch belastingen, kosten of kortingen toevoegen aan een offerte.
• Meerdere line item tabellen aanmaken.
• Secties toevoegen aan de line item tabel (bijvoorbeeld, als je software en hardware verkoopt, alle software in één sectie en alle hardware in een andere sectie).
• De subtotalen of het totaal aanpassen.
• De e-tekenmodule verbergen.

Een aangepaste offertesjabloon maken met de no-code sjablooneditor

Voordat u verder gaat, moet u ervoor zorgen dat de gebruiker die een aangepaste offerte maakt Super Admin rechten heeft. Om een nieuwe aangepaste offertesjabloon te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad Offertesjablonen .
4. Klik op Offertesjabloon aanpassen.
5. Beweeg de muis over de sjabloon waarmee u wilt beginnen en klik vervolgens op Kies.
6. Klik bovenaan op het edit potloodpictogram en voer een naam in voor de offertesjabloon.
7. Om de inhoud van de module te bewerken, klikt u in het linkerpaneel op een module en bewerkt u de inhoud van de module.

Let op: bij het gebruik van personalisatietokens in een offerte, zal HubSpot deze niet dynamisch renderen. In plaats daarvan wordt het token weergegeven op het moment dat de offerte wordt gepubliceerd en wordt het niet bijgewerkt bij ondertekening. Om deze reden moet je geen personalisatietokens gebruiken voor eigenschappen die worden bijgewerkt nadat een offerte is gepubliceerd, inclusief: Betalingsstatus, Betalingsdatum, Datum e-handtekening en Handtekeningen e-handtekening voltooid.

8. Klik op de module Tabel lijn items om de tabel met lijnitems te bewerken:
   • Om de volgorde van de lijnitem eigenschappen te wijzigen, klik je op de dragHandle sleephendel om de eigenschappen naar een andere positie te slepen.
   • Als u niet wilt dat de subtotalen, vergoedingen of totalen op de offerte verschijnen, schakelt u de selectievakjes naast de waarde uit.
9. Ga verder met het navigeren door de bewerkbare modules in het linkerpaneel en breng wijzigingen aan in de afbeeldingen, tekst en koppen in de offertesjabloon. Rechts ziet u een voorbeeld van uw wijzigingen.

Let op: verwijder bij het bewerken van de module Commentaar of Voorwaarden niet de tokens voor Voorwaarden of Commentaar aan kopers die in deze modules worden weergegeven. Als de tokens worden verwijderd, wordt de tekst die gebruikers in deze modules in de offerte-editor invoegen niet ingevuld in de gepubliceerde offerte.

10. Klik op het tabblad Instellingen .
11. Om een standaard domein in te stellen voor de offertesjabloon, klikt u op het keuzemenu Domein .
12. Om een standaard taal te selecteren voor moduletitels en labels in de sjabloon, klikt u op het Taal dropdown menu. Houd er rekening mee dat alle aangepaste inhoud die u al in de sjabloon hebt opgenomen, wordt verwijderd wanneer u de taal wijzigt. Klik in het dialoogvenster op Inhoud verwijderen.

Let op: inhoud die is toegevoegd aan de offertesjabloon in een rijke tekstmodule wordt niet automatisch vertaald. Voorbeeldgegevens worden ook niet vertaald in de voorbeeldweergave van de sjabloon.

13. Afhankelijk van de taal die je selecteert, kun je ook de standaardtaal instellen voor het opmaken van datums en adressen. Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale.
14. Klik op Thema-instellingen bewerken om de kleur-, letter-, knop- en bannerstijlen te bewerken.
    • Om de globale kleuren te bewerken die in het citeerthema worden gebruikt, klikt u op om desectie Globale kleuren uit te vouwen. U kunt ook de knopkleuren of bannertekstkleuren bewerken door te klikken om de sectie Knopinstellingen of Bannerinstellingen uit te vouwen . Stel je kleur in door een hexadecimale waardein te voeren of door op de kleurenkiezer te klikken .
    • Om het globale lettertype te bewerken dat in het citeerthema wordt gebruikt, klik je op om desectie Globale lettertypes uit te vouwenen klik je vervolgens op de vervolgkeuzemenu's om een lettertype te selecteren.
15. Om de sjabloon te bewerken in de design manager, klikt u op CMS sjabloon bewerken.
16. Wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw offertesjabloon, klikt u rechtsboven op Opslaan.

Uw team kan nu de aangepaste offertesjabloon selecteren bij het maken van een bestaande offerte. Lees na het publiceren van uw offerte hoe u deze kunt delen met uw contactpersonen.

Verouderde offertesjablonen beheren

Superadmins kunnen bestaande standaard en aangepaste oude offerte sjablonen beheren in de offerte sjabloon instellingen, inclusief klonen, verwijderen en nieuwe offertes maken vanuit een sjabloon.

Als je het gratis plan van HubSpot of Sales Hub Starter gebruikt, kunnen Super Admins de thema-instellingen bewerken van de standaard oude offertesjablonen die zijn opgenomen in het account. Als je Sales Hub Professional of Enterprise gebruikt, kunnen Super Admins de standaard sjablonen voor oude offertes en de aangepaste sjablonen voor oude offertes in het account bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabbladOffertesjablonen .

In het gedeelte Standaardoffertesjablonen kunt u de drie sjablonen beheren die bij uw account horen. Als u de sjabloonopties wilt bekijken, gaat u met de muis over de standaardsjabloon, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u een optie:

• Voorbeeld: bekijk hoe een offerte gemaakt op basis van de sjabloon eruit zou zien.
• Thema bewerken: bewerk het thema van de sjabloon. De standaardsjablonen gebruiken hetzelfde thema, dus alle wijzigingen hebben invloed op alle drie de sjablonen.
• Gebruik sjabloon: maak een nieuwe offerte van de sjabloon.
• Verberg in aanhalingstekens: voorkom dat de sjabloon verschijnt als optie bij het maken van een nieuwe offerte. U kunt dit later weer terugzetten door Toon in sjablonen te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

• Bewerken: bewerk de offertesjabloon. In de sjablooneditor kunt u ook het thema van de sjabloon bewerken op het tabblad Instellingen.
• Klonen: maak een kopie van de offertesjabloon.
• Gebruik sjabloon: maak een nieuwe offerte van de sjabloon.
• Verberg in aanhalingstekens: voorkom dat de sjabloon verschijnt als optie bij het maken van een nieuwe offerte. U kunt dit later weer terugzetten door Toon in sjablonen te selecteren in het dropdown menu.
• Verwijderen: verwijder de sjabloon.

Oude offertes maken

Maak oude offertes om te delen met contactpersonen die een product of dienst van je bedrijf willen kopen. Gebruik de tool voor oude offertes om een webpagina te maken met prijsinformatie voor artikelen. Als je de HubSpot en Shopify integratie gebruikt, kun je producten toevoegen die via de integratie zijn gemaakt.

Om digitale betalingen te verzamelen via oude offertes, moet je Stripe instellen als betalingsverwerkingsoptie of de HubSpot betalingstool(alleenStarter, Professional of Enterprise ).

Om een offerte te maken vanuit een contact, bedrijf of deal record:

1. Navigeer naar je record:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van het record waarvan je de offerte wilt maken.
3. Klik in de rechterzijbalk in de sectie Citaten op + Toevoegen.

4. Je kunt ook een offerte maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Om een offerte te maken vanuit de offerte-indexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven op Offerte maken.

Uw offerte samenstellen

Nadat je de offerte hebt gemaakt, maak je de offerte om een bijbehorende deal, kopersinformatie, je bedrijfsinformatie en betalingsgegevens toe te voegen.

Deal

1. Om de offerte te koppelen aan een bestaande deal, klikt u op het keuzemenu Koppelen aan een deal en selecteert u een bestaande deal.
2. Om een nieuwe deal voor de offerte aan te maken, klikt u op het keuzemenu Koppelen aan een deal en selecteert u Maak een nieuwe deal. Voer in het rechterpaneel de details van de deal in. Klik vervolgens op Aanmaken. Om de eigenschappen die worden weergegeven aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

3. Klik op Volgende.
4. Ga verder met het instellen van je oude offerte volgens de onderstaande stappen. Je kunt de offerte bij elke stap opslaan als concept door op Opslaan te klikken en vervolgens linksonder op Afsluiten. U hebt toegang tot de conceptofferte om deze te bewerken en opgestelde offertes kunnen in workflows worden opgenomen.

Kopersinformatie

Voeg contactpersonen en een bedrijf toe aan uw bestaande offerte. Als je een bestaande deal hebt geselecteerd, voegt HubSpot automatisch contactpersonen en het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld toe aan de offerte.

1. Om contactpersonen (bijv. functietitel) ofbedrijfsgegevens (bijv. bedrijfsadres) te bewerken, klik je op de naam vande contactpersoon of het bedrijf, werk je hun gegevens bij in het rechterpaneel en klik je vervolgens op Opslaan.

Let op: als u contact- of bedrijfsgegevens bijwerkt, worden de updates opgeslagen in hun record in CRM.

2. Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.

Als u een nieuwe deal hebt gemaakt en geen contactpersoon of bedrijf hebt gekoppeld, of een deal hebt gekoppeld waaraan geen contactpersoon of bedrijf is gekoppeld, moet u deze toevoegen:

1. Klik op Contactpersoon toevoegen.
   • Om een bestaande contactpersoon toe te voegen, gebruikt u in het rechterpaneel de zoekbalk om een contactpersoon te zoeken, schakelt u het selectievakje in naast de naam van de contactpersoon die u wilt toevoegen en klikt u op Volgende.
   • Om een associatielabel toe te voegen, klikt u op + Associatielabel toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenuLabels, selecteert u het associatielabel en klikt u vervolgens op Opslaan.
   • Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op de tab Nieuw maken.
   • Voer de contactgegevens in. Als u de naam of het e-mailadres van de contactpersoon hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de eigenschappen die worden weergegeven aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

Let op: het wordt niet aanbevolen om contactpersonen aan je account toe te voegen zonder e-mailadres, omdat HubSpot het e-mailadres gebruikt om contactpersonen te ontdubbelen en contactpersonen automatisch te koppelen aan bedrijven.

1. • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, selecteer dan opties die de rechtsgrondslag voor het verwerken van de gegevens van de contactpersoon aangeven.
   • Als je account marketingcontacten heeft, schakel je het selectievakje Deze contactpersoon instellen als marketingcontact in om de contactpersoon in te stellen als Marketingcontact. Als u dit niet selecteert bij het maken van de contactpersoon, kunt u de contactpersoon later als marketing instellen.
   • Als u klaar bent, klikt u op Maken. Om nog een contactpersoon op te slaan en te maken, klikt u op Maken en nog een contactpersoon toevoegen.
2. Om extra contactpersonen toe te voegen, klikt u op + Nog een contactpersoon toevoegen.
3. Om een bedrijf toe te voegen, klikt u op Bedrijf toevoegen.
   • Als u een bestaand bedrijf wilt toevoegen, gebruikt u de zoekbalk in het rechterpaneel om een contactpersoon te zoeken, selecteert u het bedrijf en klikt u op Volgende.
   • Als u een associatielabel wilt toevoegen, klikt u op + Associatielabel toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Labels, selecteert u het associatielabel en klikt u op Opslaan.
   • Om een nieuw bedrijf toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op Nieuw maken.
   • • Voer in het rechterpaneel de eigenschappen van het bedrijf in. Als je de naam of domeinnaam van het bedrijf hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de weergegeven eigenschappen aan te passen, klikt u rechtsboven op Dit formulier bewerken.
   • • In het gedeelteBedrijf koppelen aan zoekt en selecteert u records waaraan het bedrijf is gerelateerd. Om de koppelingen die verschijnen aan te passen, klikt u op Dit formulier bewerken bovenaan.
     • Nadat u de bedrijfsgegevens hebt ingevuld, klikt u onderaan op Aanmaken .
4. Klik op Volgende.

Let op: het land van het bedrijf dat in een offerte wordt weergegeven, wordt ingevuld door de informatie in de standaardinstelling voor het land van het bedrijf. Er kan geen aangepaste standaardeigenschap worden aangemaakt om deze informatie te wijzigen.

Uw informatie

Controleer of uw persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie correct zijn. Standaard worden je persoonlijke gegevens ingevuld via je profiel en voorkeuren en worden de gegevens van je bedrijf ingevuld via je accountinstellingen.

Let op: als u uw profielgegevens bijwerkt, worden eerder gemaakte offertes niet bijgewerkt. Om uw informatie bij te werken voor een offerte die al is aangemaakt, kunt u uw gegevens handmatig bijwerken.

Om de afzenderinformatie voor een individuele offerte te bewerken:

1. Klik op uw naam.
2. Werk in het rechterpaneel de persoonlijke gegevens bij. Dit kan indien nodig worden gewijzigd in de gegevens van een andere HubSpot-gebruiker.

Let op: als je de functietitel van een gebruiker bijwerkt, wordt deze titel opgeslagen voor alle toekomstige offertes. Deze kan in toekomstige offertes opnieuw worden bewerkt.

3. Klik op Opslaan.
4. De bedrijfsinformatie bewerken:
5. Klik op de bedrijfsnaam.
6. Werk de bedrijfsinformatie bij in het rechterpaneel.
7. Klik op Opslaan.
8. Klik op Volgende.

Let op: wijzigingen hebben alleen invloed op de offerte die u aan het bewerken bent.

Regelitems toevoegen

Voeg regelitems, inclusief kortingen, belastingen en kosten, en betalingsschema's toe aan oude offertes.

Alle wijzigingen die worden gemaakt in het onderdeel regelitems zullen de regelitems in de bijbehorende dealrecord bijwerken. Als de dealrecord is gekoppeld aan meerdere offertes, verschijnen alleen de regelitems van de meest recent gemaakte offerte in de regelitemskaart op de dealrecord.

1. Klik op Volgende tot u bij de stapRegelitems komt van het offerte-aanmaakproces.
2. Om een regelitem toe te voegen, klik op Regelitem toevoegen in de rechterbovenhoek en selecteer een van de volgende:
   • Selecteer uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn gemaakt met behulp van de HubSpot-Shopify integratie. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of klik op Geavanceerde filters om je zoekopdracht te verfijnen.Selecteer de selectievakjes in het rechterpaneel naast de producten waarop je je line item wilt baseren. Klik vervolgens op Toevoegen.
   • Maak aangepast regelitem:als je de machtigingEigen regelitems maken hebt, zal deze optie een nieuw aangepast regelitem maken dat uniek is voor deze individuele offerte. Gebruik na het selecteren van deze optie het rechterpaneel om de details van uw regelitem in te voeren en kies of u het aangepaste regelitem wilt opslaan in uw productbibliotheek. Klik vervolgens op Opslaan of Opslaan en een volgende toevoegen.
     
3. Omeen regelitem te bewerken, te klonenof te verwijderen, beweeg je met de muis over het product, klik je op Acties en selecteer je een optie:
   
   • Bewerken: bewerk het regelitem alleen voor deze offerte. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed.
     • Je kunt ook de details van individuele regelitems bewerken in de kolommen van de regelitems-editor, inclusief de term, eenheidsprijs, hoeveelheid en kortingsbedrag. Voer een nieuwe waarde in de betreffende kolom in. Leer hoe je kolommen toevoegt of verwijdert.
     • Als je een terugkerende factureringsfrequentie instelt (bijvoorbeeld maandelijks), wordt er een abonnement aangemaakt voor de klant. Meer informatie over abonnementen.
     • Kortingen kunnen worden toegevoegd aan individuele regels of aan de hele offerte.
     • Belastingen kunnen worden toegevoegd aan individuele items of aan de hele offerte. Je kunt ook de omzetbelasting automatiseren als je online betalingen gebruikt.
   • Verwijderen: het regelitem verwijderen.
   • Klonen: maak een nieuw regelitem met dezelfde details.
   • Om de regelitems te herschikken, klik en versleep je een regelitem met de dragHandle sleephendel links van het regelitem.
4. Klik op het Uitrolmenu Factureringsfrequentie om de factureringsfrequentie van het lijnitem in te stellen. De frequentie kan worden ingesteld op eenmalig, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks, jaarlijks, tweejaarlijks, driejaarlijks, vierjaarlijks of vijfjaarlijks.

Let op: als je bij het maken van een offerte die geïntegreerd is met de betalingstool de waarde Termijn van een regelitem met een terugkerende factureringsfrequentie op 0 zet, wordt het abonnement automatisch verlengd totdat het wordt geannuleerd.

5. Standaard begint de facturering voor eenmalige en terugkerende items op het moment van afrekenen. Als je een item op een latere datum wilt factureren, klik je op het vervolgkeuzemenu Begindatum facturering en selecteer je een van de volgende opties:

   • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je de datumkiezer om de begindatum te selecteren en klik je op Opslaan.

   • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum voor facturering een aantal dagen uit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering (dagen ) in het rechterpaneel in en klik vervolgens op Opslaan.

   • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum voor facturering een aantal maanden uit na de kassa. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering per maand in het rechterpaneel in en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: Stripe betalingsverwerking kan terugkerende regelitems verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, zolang er ten minste één regelitem verschuldigd is bij het afrekenen op de offerte. Bijvoorbeeld: regel 1 is verschuldigd bij het afrekenen en regel 2 is verschuldigd over 30 dagen.

Kortingen, kosten en belastingen toevoegen aan een offerte

In het gedeelte Samenvatting kun je eenmalige kortingen, kosten en belastingen toevoegen aan het subtotaal van de oude offerte. Deze toegevoegde elementen worden niet toegevoegd aan de Bedrag eigenschap van de bijbehorende deal.

Leer hoe u belastingtarieven kunt toevoegen voor al uw producten en diensten, in plaats van eenmalige belastingen toe te voegen aan uw subtotaal.

1. Om een belasting, vergoeding of korting toe te voegen, klik je op +Toevoegen [belasting/vergoeding/korting]. Meer informatie over kortingen.
2. Voer een naam in voor de belasting, vergoeding of korting en een waarde in het tekstveld. De waarde van de belasting, vergoeding of korting kan gebaseerd zijn op een specifiek valutabedrag of een percentage (%) van het totaal.
3. Verwijder belastingen, toeslagen of kortingen door op het pictogram delete naast het valutaveld te klikken.
4. Standaard geeft de gepubliceerde offerte alleen het totaal weer dat bij het afrekenen verschuldigd is, wat betekent dat regelitems die in de toekomst verschuldigd zijn niet in het totaal worden opgenomen. Om de totale contractwaarde weer te geven, inclusief in de toekomst verschuldigde regelitems, schakel je het selectievakje Totale contractwaarde weergeven op de gepubliceerde offerte in. U kunt het standaardgedrag configureren in uw offerte-instellingen.

Een betalingsschema toevoegen

Schakel betalingsschema's in op oude offertes om betalingen op te splitsen in de tijd, zodat je een totaal offertebedrag kunt opsplitsen in meerdere termijnen over een bepaalde periode. Elke termijn heeft zijn eigen vervaldatum, betalingsbedrag en naam.

Als je bijvoorbeeld een offerte maakt van $5.000 voor een machine-installatie, kun je dit structureren met een betalingsschema in drie betalingen over zes maanden:

Betaling 1 (verschuldigd bij aanvaarding): $2,500.
Betaling 2 (te betalen over 3 maanden): $1,250.
Betaling 3 (te voldoen bij afmelding project): $1,250.

Bij het innen van betalingen via HubSpot payments of een aangesloten Stripe account, wordt de eerste termijn betaald via de offerte en worden alle andere termijnen aangemaakt als Conceptfacturen . Hoewel de volgende termijnfacturen automatisch worden aangemaakt, worden ze niet automatisch verzonden, dus zorg ervoor dat je ze controleert en naar je koper stuurt. Lees hieronder hoe je een betalingsschema instelt.

Let op: betalingsschema's kunnen niet worden geconfigureerd voor offertes met terugkerende regelitems of toekomstige begindata voor facturering.

Een betalingsschema instellen

1. Schakel onder Betalingsschema de schakelaar Betalingsschema in.
   
   
2. Kies of u de afbetaling wilt splitsen op bedrag of percentage door op het vervolgkeuzemenu Bedrag te klikken en Bedrag of Percentage (%) te kiezen.
   
   
3. Voer een afbetalingsnaam, bedrag of percentage en vervaldatum in.
   • De eerste betaling is verschuldigd bij ontvangst. U kunt de tekst in het vak Vervaldatum wijzigen.
   • Gebruik de datumkiezer om in te stellen dat een toekomstige betaling op een specifieke datum verschuldigd is.
   • Om in te stellen dat een betaling verschuldigd is op basis van een mijlpaal, klikt u op het vervolgkeuzemenu Specifieke datum , selecteert u Mijlpaal en voert u een mijlpaal in het tekstveld in.
4. Voeg nog een betalingstermijn toe door te klikken op + Nog een termijn toevoegen.
5. Wanneer de koper de offerte bekijkt, ziet hij het totaal en elke termijn, samen met de vervaldatum.
   
   
6. Als de koper de offerte betaalt, worden de facturen voor de volgende betalingen aangemaakt in de status Concept in je account. De facturen worden niet automatisch naar de koper verzonden en toekomstige betalingen worden niet geautomatiseerd. Leer hoe je conceptfacturen beheert.

De samenvatting van een offerte bekijken

Bekijk bij het instellen van je regelitems het gedeelte Samenvatting om te begrijpen hoe je koper zal worden gefactureerd, inclusief kortingen, kosten en belastingen.

• Het Subtotaal toont alleen de items die bij het afrekenen moeten worden betaald. Alle items die op een latere datum in rekening worden gebracht, verschijnen in het totaal van Toekomstige betalingen.
• Alle items, ongeacht de betaaldatum, worden opgeteld in de Totale contractwaarde.
• Eenmalige kortingen, kosten en belastingen worden alleen toegepast op items die bij het afrekenen verschuldigd zijn, niet op items die op een latere datum in rekening worden gebracht.

Klik op Volgende om verder te gaan met het configureren van de handtekening en betalingsopties van de offerte.

Handtekening en betaling

Bepaal hoe je handtekeningen en betalingen voor je offerte wilt verzamelen. Je moet aangemeld zijn bij HubSpot betalingen, of Stripe hebben aangesloten als betalingsverwerkingsoptie om online betalingen te accepteren.

1. Selecteer het keuzerondje naast een handtekeningoptie:
   • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
   • Inclusief ruimte voor een geschreven handtekening: gebruik een handgeschreven handtekening op een geprinte kopie van de offerte. U kunt de offerte later handmatig als ondertekend markeren om aan te geven dat alle handtekeningen aanwezig zijn.
   • Om ruimte in te bouwen voor een medeondertekening voor iemand uit uw team, schakelt u het selectievakje Inclusief ruimte voor een medeondertekening in.
   • Gebruik e-handtekening ( alleenSales Hub Starter, Professional of Enterprise ) gebruikers met een betaalde Sales Hub seat kunnen de offerte configureren om een veld voor digitale handtekeningen toe te voegen.
     • Schakel het selectievakje in naast het e-mailadres van de contactpersoon wiens handtekening nodig is.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer de naam van een HubSpot-gebruiker.
2. Selecteer het keuzerondje naast een betalingsoptie:
   • Geen betaling: er wordt geen betaling geïnd met de offerte.
   • Stripe: selecteer deze optie als u de betalingsverwerkingsoptie van Stripe gebruikt om uw klanten te factureren.

Let op: de betalingsverwerkingsoptie Stripe kan terugkerende regelitems verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, als er ten minste één regelitem verschuldigd is bij het afrekenen op de offerte. Bijvoorbeeld: regel 1 is verschuldigd bij het afrekenen en regel 2 is verschuldigd over 30 dagen.

• • HubSpot betalingen: selecteer deze optie als je de HubSpot betalingstool gebruikt om betalingen van klanten te verwerken en pas vervolgens de betalingsopties van de offerte aan.

Let op: wanneer er een betaling wordt gedaan op een offerte, wordt er automatisch een factuur gemaakt als de instelling om automatisch facturen te maken is ingeschakeld in de instellingen. Meer informatie over de betaalervaring voor kopers.

3. Klik op Volgende.

Sjabloon en details

Selecteer een sjabloon en voer de details van uw offerte in.

1. Offerte sjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
2. Quote naam: voer een naam in voor uw offerte.
3. Domein: deze instelling is alleen van toepassing als u een aangepaste offertesjabloon gebruikt. Het domein wordt ingesteld door de offertesjabloon die u hebt geselecteerd. De content slug gebruikt standaard een unieke datum en offerte-ID en hoeft niet te worden aangepast, maar u kunt de pagina slug bewerken in het Content slug tekstveld indien nodig.
4. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. Gebruikers met een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor een offerte instellen in de accountinstellingen. Wanneer een offerte verloopt, hebben uw contactpersonen er geen toegang meer toe en wordt hen gevraagd contact op te nemen met uw team.
5. Offerte taal: selecteer een offerte taal.
6. Locale: selecteer uw locale om de datum- en adresnotatie van uw offerte te wijzigen. De valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dus als u de locale-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.

Let op: als u de offerte wilt bekijken nadat deze is verlopen, klik dan op de naam van de offerte in de transactierecord en klik vervolgens in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken. De URL van de gegenereerde PDF zal na een uur verlopen.

7. Opmerkingen voor koper: voer extra informatie in die nuttig is voor je koper. Gebruik de opmaakopties onder aan het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een koppeling in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
8. Inkoopvoorwaarden: voer regels of voorschriften in waarvan je koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een link in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
9. Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, wijzig je de branding van je verkooptool in je accountinstellingen.
10. Klik op Volgende.

De offerte bekijken en verzenden

Bekijk een voorbeeld van de inhoud van de offerte en publiceer de offerte, sla deze op als concept of verstuur de offerte ter goedkeuring. Als u de offerte wilt opslaan als concept om later te bewerken, klikt u rechtsonder op Opslaan en vervolgens linksonder op Afsluiten om de offerte-editor te verlaten.

Let op: nadat u een offerte als concept hebt opgeslagen, kunt u de opties voor e-handtekeningen in de stap Handtekening & Betaling niet meer bewerken. Als u goedkeuringsworkflows voor offertes hebt ingesteld, houd er dan rekening mee dat offertes met een ontwerpstatus in de workflow kunnen worden opgenomen.

1. Om de offerte te publiceren, klikt u linksonder op Maken. Als uw offerte goedkeuring vereist, klikt u op Goedkeuring aanvragen. De offerte goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: nadat u een offerte ter goedkeuring hebt ingediend, kunt u de offerte niet meer bewerken tenzij deze is afgewezen door de goedkeurder van uw account.

2. Kopieer een link om de offerte te verzendenof download een PDF van de offerte:
   • In het dialoogvenster, op het tabblad Koppeling kopiëren, PDF downloaden. In het rechterpaneel wordt een voorbeeld van de offerte weergegeven.
   • Klik op Link kopiëren om een link naar de offerte te kopiëren.
   • Klik op PDF downloaden om een PDF van de offerte te downloaden.
   • Klik op de X of klik op Sluiten als u klaar bent.
     
     
3. De offerte per e-mail verzenden:
   • Klik in het dialoogvenster op het tabblad Stuur offerte per e-mail.
   • Hetveld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die bij de offerte hoort. Om dit adres te wijzigen, klik je op het dropdown menu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na het verzenden automatisch een contactpersoonrecord aan.
   • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aanhet veld Cc , klik je op Geadresseerden toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in . Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veldCc.
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de offerte-instellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met uw persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan offertes te sturen vanuit hun persoonlijke e-mail of andere team e-mailadressen waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, dan kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat u selecteert het standaardadres telkens wanneer u een offerte verstuurt, maar u kunt het wijzigen voordat u een offerte verstuurt.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar hetVan-adres. Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversaties inbox.
   • Bewerk het onderwerp van de e-mail in het veld Onderwerp.
   • In het veld Schrijf hier je bericht... voer je je e-mailbericht in. Gebruik de opmaakwerkbalk onderaan om je tekst op te maken, koppelingen in te voegen en knipsels in te voegen.
   • Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven.
   • Om de e-mail te verzenden, klik je op Verzend offerte e-mail om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de offertegegevens met een link om de offerte in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de offerte als bijlage.
   • Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail op te stellen met een koppeling naar de offerte, klikt u op Aangepaste e-mail maken in uw CRM.

Meer informatie over het beheren van conceptoffertes en gepubliceerde offertes.

Wijzigingen aanvragen of een oude offerte goedkeuren( alleenSales Hub Enterprise )

Als de instelling voor offertegoedkeuring is ingeschakeld, kun je wijzigingen aanvragen of oude offertes goedkeuren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Elke offerte die op goedkeuring wacht wordt weergegeven met de status In afwachting van goedkeuring. Klik op het tabblad In afwachting van goedkeuring om alle offertes te bekijken die nog moeten worden goedgekeurd.
3. Beweeg de muis over de offerte en klik op Acties, selecteer vervolgens Goedkeuringslink kopiëren.
4. Plak de URL van de goedkeuringslink in een apart browsertabblad in de adresbalk.
5. Als er geen wijzigingen nodig zijn, klikt u rechtsboven op Goedkeuren en maken.
6. Als u wijzigingen in de offerte wilt aanvragen, klikt u op Wijzigingen aanvragen.
   • Voer in het dialoogvenster in het veld Opmerkingen uw opmerkingen in en klik vervolgens op Wijzigingen aanvragen.
   • Er wordt een taak aangemaakt die de aanmaker van de offerte moet bekijken en uitvoeren. De aanmaker van de offerte moet naar de offerte-indexpagina gaan, met de muis over de offerte gaan en op Acties klikken.
   • Wanneer de wijzigingen zijn aangebracht en de offerte klaar is om gepubliceerd te worden, navigeer dan terug naar de URL van de offerte goedkeuringslink. Klik rechtsboven op Goedkeuren en aanmaken.
7. De maker van de offerte krijgt een melding dat de offerte is goedgekeurd. Zij kunnen de offerte dan delen met contactpersonen.

Let op: om wijzigingen aan te brengen in de goedgekeurde offerte, moet u de offerte oproepen en bewerken. Meer informatie over het opvragen en bewerken van een gepubliceerde offerte.

Gepubliceerde offertes delen

Er zijn verschillende manieren om een gepubliceerde offerte te delen:

• E-mail een offerte vanuit een CRM record.
• Kopieer de URL van een gepubliceerde offerte die nog niet is verlopen.
• Deel een offerte vanuit de HubSpot mobiele app.
• Voeg een offerte in met behulp van het HubSpot mobiele toetsenbord

Let op: gepubliceerde offertes kunnen niet worden omgeleid van het ene domein naar het andere. Als je bijvoorbeeld je offertes host op www.website.com, maar dat domein later doorverwijst naar www.new-website.com, worden offertes die op het oorspronkelijke domein werden gehost niet doorverwezen en worden in plaats daarvan foutpagina's.

Om een oude offerte te e-mailen vanuit een CRM-record:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op hetpictogram email E-mail.
4. Klik in het pop-upvenster op hetvervolgkeuzemenu Offertes en selecteer een offerte. Om een offerte via e-mail te kunnen delen, moet er een offerte zijn gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of bedrijfsrecord is gekoppeld.

Om de URL te kopiëren van een gepubliceerde oude offerte die nog niet is verlopen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over de gepubliceerde offerte, klik op Acties en selecteer Kopieer link.
3. Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, downloaden of afdrukken.

Om oude offertes te bekijken, verwijderen of delen op de HubSpot mobiele app op je Android-apparaat:

1. Open de HubSpot app op je Android mobiele apparaat.
2. Tik op Deals in het onderste navigatiemenu.
3. Tik op denaam van de deal .
4. Tik in het record van de deal op hettabblad Offertes .
5. De aan de deal gekoppelde offertes worden weergegeven. De status en vervaldatum worden onder de offertenaam weergegeven. Tik op de offerte om meer details te bekijken.
6. Om een citaatlink te kopiëren, het citaat te downloaden, het citaat vanuit de app te delen, het citaat op te roepen, regelitems te bekijken of het citaat te verwijderen, tikt u op hetmenupictogramverticalMenu naast de citaatnaam.

Je kunt een oude offerte ook delen met behulp van het HubSpot mobiele toetsenbord op je Android- of iOS-apparaat. Lees meer over het inschakelen van het HubSpot toetsenbord in de instellingen van je apparaat en open vervolgens het HubSpot toetsenbord terwijl je de HubSpot mobiele app gebruikt.

Nadat je legacy quotes hebt gemaakt, kun je deze beheren vanaf de quotes indexpagina. Filter offertes op status of eigenaar, of zoek naar een specifieke offerte om te bekijken of te bewerken. Je kunt ook de offerte detailpagina openen om de offerte te downloaden, te klonen, op te roepen en te bewerken of te verwijderen.

In uw accountinstellingen kunt u alle offertes downloaden of een standaard verlooptijd voor offertes instellen. Meer informatie over het rapporteren van offertes in de custom report builder.

U kunt citaten met de status Concept beheren, of citaten die zijn gepubliceerd, of ze nu elektronisch zijn ondertekend, op betaling wachten of niet.

Offertes beheren

Conceptoffertes beheren

Conceptoffertes beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een conceptofferte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties, selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • Bewerken: bewerk de offerte. Voltooi in de offerte-editor het instellen van de offerte en klik op Maken.
   • Klonen: de offerte klonen.
   • Verwijderen: de offerte verwijderen.

Let op: opgestelde offertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Gepubliceerde offertes beheren

Je kunt gepubliceerde offertes beheren vanaf de citatenindexpagina. Gepubliceerde offertes kunnen verschillende statussen hebben:

• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte die geen e-handtekening of online betalingen heeft ingeschakeld.
• In afwachting van ondertekening: een offerte die wacht op e-handtekeningen van ondertekenaars of medeondertekenaars.
• Wacht op betaling: een offerte met online betalingen die op betaling wacht.
• Betaald: een offerte met online betalingen die betaald is.

Gepubliceerde offertes beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een gepubliceerde offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties .Afhankelijk van de status en configuratie van de offerte, kunt u kiezen uit de volgende acties voor offertebeheer:
   • Offerte bekijken: bekijk de offerte in een nieuw browsertabblad.
   • Details: bekijk de details van de offerte, inclusief referentienummer, offertebedrag, vervaldatum, bijbehorende contactpersonen, bijbehorend bedrijf en bijbehorende deal. Om een offerte te beheren vanaf de detailpagina, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en selecteert u een actie.

• • Link kopiëren: kopieer de URL-link van de offerte.
  • Per e-mail verzenden: open het dialoogvenster Offerte verzenden om de offerte per e-mail te verzenden.
  • Downloaden: download een PDF-versie van de offerte.
  • Medeondertekenen: wanneer de offerte een elektronische medeondertekening vereist, selecteert u deze optie om de offerte te openen en uw medeondertekening te verifiëren.
  • Ondertekend markeren: als de offerte een schriftelijke handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren.
  • Omzetten in factuur: maak een factuur met behulp van de offertegegevens, inclusief de bijbehorende regelitems. U gaat dan naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.
  • Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordassociaties van de originele offerte en de eigenschappen van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
  • Opvragen & bewerken: breng wijzigingen en revisies aan in een offerte die al gepubliceerd is. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte-inhoud weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt.

Let op: offertes die door alle partijen zijn ondertekend of betaald, kunnen niet worden teruggehaald en bewerkt of verwijderd. Als een offerte meerdere e-handtekeningen heeft en niet alle partijen hebben de offerte e ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• • Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd om deze niet te publiceren en te verbergen van uw standaard indexpagina. Je kunt je gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus, maar kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
  • Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit je account te verwijderen en kopers de toegang tot de offerte te ontzeggen. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Offertes archiveren en verwijderen

Als je offertes maakt, wil je misschien je indexpagina opschonen, ongebruikte offertes verwijderen of voorkomen dat kopers ze zien. Hiervoor kun je offertes archiveren en verwijderen.

Als een offerte is verwijderd of gearchiveerd, kan deze niet meer worden hersteld.

• Een offerte archiveren: als je een offerte archiveert, wordt de status van de offerte ingesteld op Gearchiveerd, waardoor deze van je standaard indexpagina wordt verwijderd en kopers de offerte niet meer kunnen zien. Je kunt de offerte nog wel bekijken, downloaden, klonen en verwijderen in je account.
  • Offertes die zijn betaald, waarvan de betaling wordt verwerkt of die gedeeltelijk zijn ondertekend, kunnen niet worden gearchiveerd.
  • Je kunt gearchiveerde offertes bekijken via de status Archief boven aan de tabel op de indexpagina met offertes.

• Een offerte verwijderen: als je een offerte verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit je HubSpot-account. Gebruikers kunnen de offerte niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte. Betaalde offertes kunnen niet worden verwijderd.

Een offerte archiveren of verwijderen

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Ga met de muis over de offerte, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Archiveren of Verwijderen.

Gepubliceerde citaten exporteren

U kunt PDF-versies downloaden van alle gepubliceerde offertes in uw account.

Om gepubliceerde offertes te downloaden:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Download gepubliceerde citaten.
3. Je ontvangt een e-mail wanneer de download klaar is.
4. Klik op Exportbestand downloaden in de e-mail om een zipbestand te downloaden met PDF's van alle gepubliceerde offertes.