Utilizar cotizaciones (legado)

Con las cotizaciones heredadas de HubSpot puedes crear y compartir cotizaciones directamente desde HubSpot, y recibir pagos mediante el procesamiento de pagos con Stripe o pagos de HubSpot. Al utilizar cotizaciones, sus compradores pueden esperar un proceso de pago similar al de las facturas y enlaces de pago. 

Además:

• Puede ajustar la firma electrónica para las cotizaciones.
• Los usuarios de las cuentas Sales Hub Professional y Enterprise pueden personalizar las plantillas de cotización, para personalizar la experiencia de cotización para los compradores.

Ajuste de cotizaciones

A continuación, aprenderá a configurar los ajustes de las cotizaciones heredadas. Antes de empezar, asegúrate de que el usuario que necesita actualizar cualquiera de los siguientes ajustes tiene permisos de Superadministrador.

Ajustar la configuración general de cotizaciones

Para empezar, ajusta las siguientes opciones de cotizaciones:

• Añade un logotipo a tu kit de marca de HubSpot: las cotizaciones incorporarán automáticamente el logotipo establecido en los ajustes predeterminados de tu marca de HubSpot. Los usuarios de las cuentas Sales Hub Pro y Enterprise pueden ajustar esto personalizando las plantillas de cotización.
  • Las cotizaciones heredadas utilizarán los colores del kit de marca.
  • La actualización de su logotipo no actualizará las cotizaciones heredadas publicadas, sólo las cotizaciones heredadas en curso de redacción y las cotizaciones heredadas creadas después de la actualización.
• Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puede establecer qué métodos de pago aceptarán sus cotizaciones heredadas de forma predeterminada en sus ajustes de pagos. También puede personalizar esto en cada cotización heredada durante la creación.
• Conecta tu dominio a HubSpot: de forma predeterminada, las cotizaciones heredadas se alojan en el dominio principal de la landing page conectado a tu cuenta. Al crear una cotización heredada, también puede seleccionar cualquiera de sus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio o deseas conectar un subdominio independiente para alojar cotizaciones heredadas (por ejemplo, billing.website.com), obtén información sobre cómo conectar un dominio a HubSpot.

Permitir el pago de cotizaciones heredadas sin firmar( sóloSales Hub Pro y Enterprise )

Los usuarios con permisos de Superadministrador en una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise pueden activar una opción para permitir que las cotizaciones heredadas que no están firmadas, sean de pago:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic para activar el interruptor Permitir el pago de cotizaciones sin firma.

Mostrar el valor total del contrato en las cotizaciones heredadas( sóloSales Hub Pro y Enterprise )

De forma predeterminada, las cotizaciones publicadas solo mostrarán el total de los elementos de pedido que venzan en el momento del pago, lo que significa que los elementos de pedido que venzan en el futuro no se incluirán en el total. Al crear una cotización heredada, puede configurar la cotización para que incluya elementos de pedido con fecha futura, pero también puede configurar el comportamiento predeterminado en sus ajustes de cotización heredada.

Para mostrar por opción predeterminada el valor total del contrato en las cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic para activar la opción Mostrar valor total del contrato en las cotizaciones.

Ajuste una dirección de correo electrónico predeterminada desde la que enviar las cotizaciones heredadas

Ajuste una dirección de correo electrónico predeterminada desde la que se enviarán las cotizaciones heredadas. La dirección de correo electrónico predeterminada puede ser una dirección de correo electrónico de equipo o una dirección de correo electrónico personal. Si no se ajusta ninguna dirección de correo electrónico predeterminada, la cotización heredada se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija al enviar la cotización.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en el menú desplegable Dirección del remitente predeterminada y selecciona la dirección de correo electrónico que deseas utilizar como predeterminada.
4. Si desea permitir que los usuarios envíen manualmente cotizaciones desde su dirección de correo electrónico personal u otras direcciones de correo electrónico del equipo a las que tengan acceso, active la casilla Permitir el envío desde otras direcciones de correo electrónico.
5. Haz clic en Guardar.

Establecer un período de vencimiento predeterminado para las cotizaciones (solo Sales Hub Pro y Enterprise)

Después de actualizando el período de vencimiento predeterminado, cualquier cotización nueva que crees a partir de ese momento tendrá la fecha de vencimiento establecida de manera automática. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Junto al valor de configuración Establecer un período predeterminado de vencimiento, haz clic en el menú desplegable e introduce un período de vencimiento predeterminado.
4. Haz clic en Actualizar. 

Valor de cotización predeterminado (solo Sales Hub Pro y Enterprise)

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Junto a la opción Valor de cotización predeterminado , haz clic en el menú desplegable y selecciona Cantidad de cotización o Valor total del contrato (TCV).

Eliminar cotizaciones al eliminar contacto

Por opción predeterminada, cuando la configuración de privacidad de datos está activada, si se elimina un contacto, las cotizaciones asociadas a ese contacto no se eliminan transcurridos treinta días. Activa la opción Eliminar cotizaciones al borrar contactos para eliminar las cotizaciones transcurridos treinta días.

Nota: todas las cotizaciones se eliminarán cuando se cierre tu cuenta de HubSpot.

1. Si aún no lo está, activa la configuración de privacidad de datos.
2. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
4. Haz clic para activar la opción Eliminar cotización al borrar un contacto.

Descarga las cotizaciones publicadas

En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Junto a la opción Descargar cotizaciones publicadas, haz clic en Descargar.

Requerir aprobaciones de cotizaciones (solo Sales Hub Enterprise)

Es posible que los mánagers de ventas quieran revisar una cotización antes de enviarla a un prospecto. Automatiza tu proceso de aprobación de cotizaciones para enviar los cambios solicitados a los representantes de ventas antes de aprobar la cotización para tus contactos. Aprenda a revisar y aprobar cotizaciones una vez activado el ajuste.

Cualquier usuario con una licencia de pago de Sales Hub Enterprise asignada puede activar el Ajuste de aprobación de cotizaciones para requerir la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con sus prospectos. Activar esta opción agrega a tu cuenta tres workflows activos basados en cotizaciones:

• Cuando las cotizaciones requieren aprobación
• Cuando se solicitan cambios en una cotización
• Cuando las cotizaciones se aprueban

Estos tres workflows crearán tareas y actualizarán valores de propiedad cuando se actualiza la propiedad Estado de aprobación de cotización. Todas las tareas y actualizaciones de valor de propiedad relacionadas con la aprobación de una cotización se producirán automáticamente a través de estos workflows.

Nota: si baja de categoría una licencia de pago de su cuenta, se eliminarán los tres workflows. Todas las cotizaciones asociadas en estado pendiente de aprobación volverán al estado borrador una vez eliminadas los workflows.

Puede personalizar aún más cada uno de estos workflows basados en cotizaciones y añadir acciones, como la actualización de las etapas del negocio cuando se firma una cotización.

Para agregar workflows de aprobación de cotización a tu cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haga clic paraactivar la opción Requerir aprobaciones en todas las cotizaciones .
   
   
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario.

Nota: sólo puede seleccionar usuarios con una licencia de Sales Hub Enterprise asignada como aprobador de cotizaciones, y el usuario seleccionado también debe tener acceso aEditar cotizaciones.

5. Haz clic en Establecer aprobador y crear workflows.

Puede acceder a los workflows y editarlos desde la herramienta de workflows. Si el workflow Cuando las cotizaciones requieren aprobación está desactivado, los usuarios podrán publicar cotizaciones sin aprobación. Se recomienda ajustar los permisos del workflow para los usuarios si tienes dudas al respecto.

Utilizar firmas electrónicas con cotizaciones heredadas

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. Las firmas electrónicas son válidas y legales en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La característica de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). 

A continuación encontrará más información sobre la firma electrónica y sobre cómo firmar electrónicamente una cotización de legado. Comprender las limitaciones y consideraciones

• No es necesario crear una cuenta con Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones dentro de HubSpot.
• Un usuario con unalicencia de pago de Sales Hub puede configurar una cotización heredada para incluir una opción de firma electrónica.
• Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.

Entender los límites de las firmas electrónicas

Cada cuenta de HubSpot tiene un límite combinado de firmas electrónicas en función de tu suscripción y número de usuarios de pago.

• Puedes revisar los límites de firmas electrónicas para tu suscripción en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot y comprobando el uso de firmas electrónicas de tu cuenta.
• Puedes comprar firmas adicionales contactando con el equipo de ventas de HubSpot.

Por ejemplo, para cotizaciones heredadas:

• Una cuenta con suscripción a Sales Hub Starter tiene 10 firmas electrónicas disponibles para todos los usuarios de la cuenta. Tenga en cuenta que no es 10 firmas electrónicas por usuario, sino 10 para su uso en toda la cuenta por todos los usuarios. Añadir más plazas no aumentará el límite de firmas electrónicas.
• Los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro asignada, que formen parte de una cuenta con una suscripción a Sales Hub Pro , tienen 10 firmas electrónicas disponibles para utilizar. Tenga en cuenta que se trata de 10 firmas electrónicas por puesto de pago. Si la cuenta tiene cinco usuarios, cada uno con una licencia de Sales Hub asignada, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 50 al mes, porque el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 20 para otros usuarios con plazas. Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
• Los usuarios con una plaza asignada  Sales Hub, que formen parte de una cuenta con una suscripción Sales Hub Enterprise, tienen 30 firmas electrónicas disponibles para utilizar. Tenga en cuenta que se trata de 30 firmas electrónicas por puesto de pago. Si la cuenta tiene cinco usuarios, cada uno con una licencia de Sales Hub asignada, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 150 al mes, porque el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 120 para otros usuarios con licencia.
  
  • Una firma electrónica contará para el límite cuando la opción de firma electrónica está activada para una cotización publicada. No es necesario que la cotización sea firmada para que se tome en cuenta para el límite de firmas. Una cotización que requiere múltiples firmas solo cuenta como un uso para tu límite. 
    • Por ejemplo, si una cotización publicada con la opción de firma electrónica activada requiere tres firmas, esto solo cuenta como un uso para tu límite independientemente de quién haya firmado la cotización.
  • Si una cotización con solicitud de firma electrónica vence o se retira, el reenvío de la cotización contaría como una firma electrónica adicional para tu límite (una firma electrónica para la primera vez que se envía la cotización, y otra cuando se reenvía la cotización).

Habilitar la firma electrónica en una cotización heredada

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización, los usuarios de HubSpot con unalicencia de pago de Sales Hub pueden seleccionar la opción Usar firma en el paso de pago Firma & del generador de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Haga clic en el nombre de un borrador de cotización o cree una nueva cotización. 
3. En la parte inferior derecha del editor de cotizaciones, haz clic en Siguiente hasta llegar al paso Firma y pago.
4. En Opciones de firma, selecciona Usar firma electrónica.
5. En Firmas requeridas, selecciona los contactos de la cotización cuya firma se requiere.
6. En Contrafirmantes, seleccione los usuarios de HubSpot cuyas firmas son necesarias.

Descargo de responsabilidad: La implementación de Dropbox Sign por parte de HubSpot debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. No pretende ser un asesoramiento jurídico y no debe sustituir al asesoramiento jurídico profesional, para el que debes consultar a un abogado autorizado.

E-firmar una cotización de legado

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización heredada, los compradores y los refrendantes pueden añadir sus firmas a la cotización.

Para mayor seguridad, puedes activar la verificación de identidad para que HubSpot incluya un paso preliminar de verificación por correo electrónico para confirmar la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización. Si no necesitas la verificación de identidad, puedes desactivar este requisito o los refrendantes pueden iniciar opcionalmente el proceso de firma desde la cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación.

Tanto los compradores como los contrafirmantes pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización heredada compartida:

1. Si la verificación de identidad está activada, verifique su identidad por correo electrónico:
   • En la cotización compartida, desplácese hasta la sección Firma y haga clic en Verificar para firmar junto a su nombre en la cotización. A continuación, se te enviará un correo electrónico con los siguientes pasos para firmar la cotización. Tendrás una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar para firmar.

Nota: si no firmas la cotización en el plazo de una hora tras hacer clic en el botón Verificar para firmar, tendrás que volver a navegar a la cotización compartida y hacer clic de nuevo en Verificar para firmar para generar un nuevo correo electrónico de verificación. 

• • Ve a la bandeja de entrada de tu correo electrónico y busca un mensaje con el asunto Verifica tu identidad para firmar la cotización. Haz clic en Verifica tu identidad y firma la cotización para iniciar el proceso de firma.

1. • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.
2. Para firmar, haga clic en Empezar en la esquina superior derecha o en Haga clic para firmar en el cuadro de firma.

• • Hacer clic en Haz clic para firmar junto a tu nombre en la parte inferior de la cotización.

• • En el cuadro de diálogo, agrega tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir para seleccionar tu método de firma. A continuación, haz clic en Insertar para agregar la firma.
    
    
    
  • En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.

• • Haz clic en Acepto para guardar tu firma en la cotización, o haz clic en Editar para editar tu firma. 

• • Haz clic en Cerrar.

Los firmantes recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. Este correo electrónico contiene un botón para iniciar el proceso de refrendo.

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Verás tu cotización con un estado de Firma pendiente. Pase el ratón por encima de la cotización, haga clic en Acciones y seleccione Refrendar.
3. Continúe con los pasos de la firma.

Desde la página de índice de cotizaciones, también puedes revisar el estado de la firma:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Junto a una Cotización con firmas pendientes, haz clic en Acciones, y luego en Detalles.
3. En Rendimiento, puede ver el estado de la firma de la cotización.
   
   
4. Para imprimir una copia descargada de la cotización, pase el ratón por encima de la cotización, haga clic en Acciones y, a continuación, en Descargar.

Nota: si descargas una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en la secciónComentarios al comprador o Condiciones de compra de la versión en PDF de la cotización. Se recomienda usar la URL completa para el texto enlazado para que el enlace aún esté disponible después de descargar la cotización.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmen una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que recibe incluye un enlace al documento que firmó, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento completamente firmado para sus registros.

Monitorear el uso de la firma electrónica

En los ajustes de cotización, puede ver cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, así como lo cerca que está de su límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

Para comprobar el uso de la firma electrónica:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.

Gestión de los ajustes de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren la verificación de la identidad durante el proceso de firma de la cotización, pero puede activar este requisito. Si quieres requerir la verificación del comprador pero no necesitas la verificación del refrendador, puedes activar el ajuste y hacer que los refrendadores firmen desde HubSpot.

Para activar o desactivar la verificación de identidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Para activar la verificación y exigirla al firmar una cotización, active el interruptor Verificación de identidad . A partir de ahora , se exigirá la verificación de la identidad al firmar una cotización.
5. Para desactivar la verificación, desactive el interruptor de verificación de identidad . A partir de ahora, no será necesario verificar la identidad al firmar una cotización.

Más información sobre cotizaciones de firma electrónica.

Crear una plantilla de cotización personalizada( sóloSales Hub Pro o Enterprise )

HubSpot proporciona un conjunto de tres plantillas de cotización heredadas predeterminadas que puede utilizar tal cual o crear nuevas plantillas a partir de ellas. Cuando cree una plantilla de cotización personalizada, se guardará como una plantilla nueva, dejando la plantilla predeterminada en su estado original.

Dependiendo de tu suscripción a HubSpot, puedes personalizar las plantillas de cotización heredadas de la siguiente manera:

• En las cuentas Sales Hub Pro y Enterprise , los usuarios con permisos de Superadministrador o permisos de Gestión de plantillas de cotización pueden crear y editar plantillas de cotización personalizadas que luego se pueden utilizar al crear cotizaciones. Con los módulos editables, puedes modificar el diseño y el contenido de la plantilla para adaptarlos a las necesidades de tu empresa.
• Utilizando las herramientas gratuitas de HubSpot o Sales Hub Starter, puedes editar los ajustes del tema aplicados a las plantillas de cotización predeterminadas incluidas en tu cuenta, pero no puedes crear plantillas de cotización personalizadas.
• Dentro de todos los planes de suscripción de HubSpot, puedes utilizar el gestor de diseño para crear y editar plantillas de cotización. Sin embargo, se necesita una suscripción a Sales Hub Pro o Enterprise para utilizar las plantillas para crear cotizaciones. Obtén más información sobre el desarrollo de un tema de cotizaciones CMS personalizado en la documentación para desarrolladores de HubSpot.

Personalización sin código

A continuación se muestran algunos ejemplos comunes de personalizaciones que puede realizar sin codificar, cuando una plantilla está utilizando una de las plantillas predeterminadas de CMS:

• Añadir texto o fichas de personalización de objetos de contacto, empresa o negocio a la cotización (por ejemplo, un número de IVA, ya sea como texto o como propiedad de negocio).
• Añadir términos y condiciones por defecto (que pueden ser protegidos de la edición durante la creación de la cotización).
• Edición del logotipo, fuentes y colores.
• Ocultar módulos.
• Eliminar una columna de la tabla de elementos de pedido, o añadir una columna.
• Eliminación de las secciones Total o Subtotal de la tabla de elementos de pedido.

Personalización que requiere un desarrollador

A continuación se muestran algunos ejemplos comunes de cosas que no es posible personalizar con el editor de plantillas sin código, pero que son posibles si un desarrollador crea una plantilla CMS personalizada para cotizaciones:

• Crear una plantilla personalizada desde cero.
• Añadir o eliminar módulos a la plantilla.
• Añadir una columna a la tabla de elementos de línea para una propiedad de producto personalizada.
• Hacer que una ficha de personalización extraiga varios valores (por ejemplo, un token de elemento de pedido extraerá el valor del primer elemento de pedido asociado).
• Añadir automáticamente elementos de pedido a una cotización.
• Añadir automáticamente impuestos, tasas o descuentos a una cotización.
• Creación de múltiples tablas de elementos de pedido.
• Añadir secciones a la tabla de elementos de partida (por ejemplo, si se vende software y hardware, tener todo el software en una sección y todo el hardware en otra sección).
• Personalizar los subtotales o el total.
• Ocultar el módulo de firma electrónica.

Cree una plantilla de presupuesto personalizada con el editor de plantillas sin código

Antes de proceder, asegúrese de que el usuario que está creando una cotización personalizada tiene permisos de Superadministrador. Para crear una nueva plantilla de presupuesto personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Plantillas de presupuesto .
4. Haz clic en Personalizar plantilla de presupuesto.
5. Pasa el ratón por encima de la plantilla con la que quieras empezar y haz clic en Elige.
6. En la parte superior, haga clic en el icono edit e introduzca un nombre para la plantilla de cotización.
7. Para editar el contenido del módulo, en el panel izquierdo, haga clic en un módulo y edite el contenido del módulo.

Nota: cuando se utilicen tokens de personalización en una cotización, HubSpot no los renderizará dinámicamente. En su lugar, el token se genera en el momento de publicar la cotización y no se actualizará al firmarlo. Por este motivo, no debe utilizar tokens de personalización para propiedades que se actualicen después de la publicación de una cotización, incluyendo: Estado del pago, Fecha de pago, Fecha de firma electrónica y Firmas completas de firma electrónica.

8. Para editar la tabla de elementos de pedido , haz clic en el módulo Tabla de elementos de pedido :
   • Para cambiar el orden de las propiedades de los elementos de pedido, haga clic en el botón dragHandle para arrastrar y soltar las propiedades a otra posición.
   • Si no desea que los subtotales, las tasas o los totales aparezcan en el presupuesto, desactive las casillas de verificación situadas junto al valor.
9. Continúe navegando por los módulos editables del panel izquierdo, realizando cambios en las imágenes, el texto y los encabezados incluidos en la plantilla de presupuesto. A la derecha, accede a una vista previa de tus cambios.

Nota: cuando edites el módulo Comentarios o Términos , no borres los tokens Términos o Comentarios a los compradores que aparecen en estos módulos. Si se eliminan los tokens, cualquier texto que tus usuarios incluyan en estos módulos en el editor de presupuestos no aparecerá en el presupuesto publicado.

10. Haz clic en la pestaña Configuración.
11. Para establecer un dominio predeterminado para la plantilla de presupuesto, haz clic en el menú desplegable Dominio .
12. Para seleccionar un idioma por defecto para los títulos y etiquetas de los módulos en la plantilla, haz clic en el menú desplegable Idioma. Tenga en cuenta que cualquier contenido personalizado que ya haya incluido en la plantilla se eliminará al cambiar el idioma. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar contenido.

Nota: el contenido de añadido a la plantilla de presupuesto en un módulo de texto enriquecido no se traducirá automáticamente. Los datos de muestra tampoco se traducirán en la vista previa de la plantilla.

13. Dependiendo del idioma que elijas, también puedes establecer la configuración regional predeterminada para dar formato a las fechas y direcciones. Haz clic en el menú desplegable Configuración regional y selecciona una configuración regional.
14. Para editar los estilos de color, fuente, botón y banner, haga clic en Editar ajustes del tema.
    • Para editar los colores globales utilizados en el tema de la cotización, haga clic para ampliar la sección Colores globales . También puede editar los colores de los botones o del texto del banner haciendo clic para ampliar la sección Ajustes de los botones o Ajustes del banner . Ajuste su color introduciendo unvalor hexadecimal , o haciendo clic en el selector de color.
    • Para editar la fuente global utilizada en el tema de cotización, haga clic para expandir lasección Fuentes globales y, a continuación, haga clic en los menús desplegables para seleccionar una fuente.
15. Para editar la plantilla en el administrador de diseño, haga clic en Editar plantilla CMS.
16. Cuando haya terminado de personalizar su plantilla de cotización, en la parte superior derecha, haga clic en Guardar.

Ahora su equipo puede seleccionar la plantilla de cotización personalizada al crear una cotización heredada. Después de publicar su cotización, aprenda a compartirla con sus contactos.

Gestionar plantillas de cotización heredadas

Los superadministradores pueden gestionar las plantillas de cotización heredadas existentes, tanto predeterminadas como personalizadas, en los ajustes de la plantilla de cotización, incluyendo la clonación, eliminación y creación de nuevas cotizaciones a partir de una plantilla.

Si utilizas el plan gratuito de HubSpot o Sales Hub Starter, los Superadministradores pueden editar los ajustes del tema de las plantillas de cotización heredadas por defecto incluidas en la cuenta. Si utiliza Sales Hub Pro o Enterprise, los Superadministradores pueden editar las plantillas de cotización heredadas predeterminadas y las plantillas de cotización heredadas personalizadas de la cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Quote templates .

En la sección Plantillas de presupuesto predeterminadas, puedes gestionar las tres plantillas que vienen con tu cuenta. Para ver las opciones de la plantilla, pasa el ratón por encima de la plantilla predeterminada , luego haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una opción:

• Vista previa: visualiza el aspecto que tendría un presupuesto creado a partir de la plantilla.
• Editar tema: edita el tema de la plantilla. Las plantillas predeterminadas utilizan el mismo tema, por lo que cualquier cambio realizado afectará a las tres plantillas.
• Utilizar plantilla: crear una nueva cita a partir de la plantilla.
• Ocultar entre comillas: impide que la plantilla aparezca como opción al crear una nueva cita. Puedes volver a cambiar esto más adelante seleccionando Mostrar en plantillas en el menú desplegable.

• Edición: editar la plantilla de presupuesto. En el editor de plantillas, también puedes editar el tema de la plantilla en la pestaña Configuración.
• Clonar: crea una copia de la plantilla de presupuesto.
• Utilizar plantilla: crear una nueva cita a partir de la plantilla.
• Ocultar entre comillas: impide que la plantilla aparezca como opción al crear una nueva cita. Puedes volver a cambiar esto más adelante seleccionando Mostrar en plantillas en el menú desplegable.
• Borrar: borra la plantilla.

Crear cotizaciones de legado

Cree cotizaciones heredadas para compartirlas con contactos interesados en comprar un producto o servicio de su empresa. Utilice la herramienta de cotizaciones heredadas para crear una página web que incluya información sobre precios para elementos de pedido. Si estás utilizando la integración de HubSpot y Shopify, puedes añadir productos creados a través de la integración.

Para cobrar pagos digitales a través de cotizaciones heredadas, tendrás que configurar Stripe como opción de procesamiento de pagos o la herramienta de pagos de HubSpot (soloStarter, Professional o Enterprise ).

Para crear una cotización a partir de un contacto, empresa o registro de negocio:

1. Navegue hasta su expediente:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. Haga clic en el nombre del registro a partir del cual desea crear la cotización.
3. En la barra lateral derecha, en la sección Cotizaciones , haga clic en + Añadir.

4. También puedes crear una cotización desde el editor de elementos de pedido de un negocio.

Para crear una cotización desde la página del índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear cotización.

Cree su cotización

Después de crear su cotización, construya su cotización para agregar un negocio asociado, información del comprador, información de su empresa y detalles de pago. 

Negocio

1. Para asociar la cotización a un negocio existente, haga clic en el menú desplegable Asociar a un negocio y seleccione un negocio existente.
2. Para crear un nuevo negocio para la cotización, haz clic en el menú desplegable Asociar con un negocio y selecciona Crear un nuevo negocio. En el panel derecho, escribe los detalles del negocio. A continuación, haga clic en Crear. Para personalizar las propiedades que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior.

3. Haz clic en Siguiente.
4. Continúe con el ajuste de su cotización heredada siguiendo los pasos que se indican a continuación. Puede guardar la cotización como borrador en cada paso haciendo clic en Guardar y, a continuación, en Salir en la parte inferior izquierda. Puede acceder al borrador de cotización para editarlo, y los borradores de cotización pueden inscribirse en workflows.

Información del comprador

Añada contactos y una empresa a su cotización heredada. Si seleccionaste un negocio existente, HubSpot agregará automáticamente los contactos y la empresa principal asociada con el negocio a la cotización.

1. Para editarla información del contacto (por ejemplo, el cargo) o de la empresa(por ejemplo, la dirección de la empresa) , haga clic en el contacto o en el nombre de la empresa, actualice sus datos en el panel derecho y, a continuación, haga clic en Guardar.

Nota: si actualiza la información de contacto o de la empresa, las actualizaciones se guardarán en su registro en el CRM.

2. Para eliminar un contacto o una empresa de la cotización, desactive la casilla de verificación situada junto a su nombre. 

Si ha creado un nuevo Negocio y no ha asociado ningún contacto o empresa, o ha asociado un negocio que no tiene ningún contacto o empresa asociados, tendrá que añadirlos:

1. Haz clic en Añadir contacto.
   • Para añadir un contacto existente, en el panel derecho, utilice la barra de búsqueda para encontrar un contacto, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre del contacto que desea añadir y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   • Para añadir una etiqueta de asociación, haga clic en + Añadir etiqueta de asociación, haga clic en el menú desplegableEtiquetas, seleccione la etiqueta de asociación y, a continuación, haga clic en Guardar.
   • Para añadir un nuevo contacto, en el panel derecho, haz clic en la pestaña Crear nuevo.
   • Introducir los datos de contacto. Una vez que hayas rellenado el nombre y/o el correo electrónico del contacto, aparecerán los campos adicionales. Para personalizar las propiedades que aparecen, haga clic en Editar este formulario en la parte superior.

Atención: no se recomienda añadir contactos a tu cuenta sin una dirección de correo electrónico porque HubSpot utiliza la dirección de correo electrónico para desduplicar contactos y asociar automáticamente contactos con empresas.

1. • Si ha activado los ajustes de privacidad de datos en su cuenta, seleccione las opciones que indican la base jurídica para el tratamiento de datos del contacto.
   • Si su cuenta tiene contactos de marketing, seleccione la casilla de verificación Establecer este contacto como contacto de marketing para ajustar el contacto como Marketing. Si no selecciona esta opción al crear el contacto, puede ajustar el contacto como marketing más tarde.
   • Cuando haya terminado, haga clic en Crear. Para guardar y crear otro contacto, haga clic en Crear y añadir otro.
2. Para agregar más contactos, haz clic en + Agregar otro contacto.
3. Para agregar una empresa, haz clic en Agregar empresa.
   • Para agregar una empresa existente, en el panel de la derecha, utiliza la barra de búsqueda para buscar un contacto, selecciona la empresa y, a continuación, haz clic en Siguiente.
   • Para añadir una etiqueta de asociación, haga clic en + Añadir etiqueta de asociación, haga clic en el menú desplegable Etiquetas , seleccione la etiqueta de asociación y, a continuación, haga clic en Guardar.
   • Para agregar una nueva empresa, en el panel derecho, haz clic en Crear nueva.
   • • En el panel derecho, escribe las propiedades de la empresa. Los campos adicionales aparecerán una vez que hayas completado el nombre de dominio o el de la empresa. Para personalizar las propiedades que aparecen, haga clic en Editar este formulario en la parte superior derecha.
   • • En Asociar empresa con sección, busca y selecciona registros con los que la empresa está relacionada. Para personalizar las asociaciones que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior.
     • Una vez que hayas rellenado la información de la empresa, haz clic en Crear en la parte inferior.
4. Haz clic en Siguiente.

Nota: el país de la empresa que se muestra en una cotización se rellena con la información de la propiedad predeterminada del país de la empresa. No se puede crear una propiedad personalizada predeterminada para cambiar esta información. 

Tu información

Verifica que tu información personal y la información de la empresa sean correctas. De forma predeterminada, su información personal se rellena con su perfil y preferencias y la información de su empresa se rellena con los ajustes de su cuenta. 

Nota: la actualización de la información de tu perfil no actualizará las cotizaciones creadas anteriormente. Para actualizar los datos de una cotización ya creada, puede hacerlo manualmente.

Para editar la información del Remitente de una cotización individual:

1. Haz clic en tu nombre.
2. En el panel derecho, actualiza la información personal. Esto se puede cambiar a la información de otro usuario de HubSpot si es necesario.

Nota: si actualizas el título de trabajo de un usuario, guardará el título para todas las cotizaciones futuras. Se puede volver a editar en futuras cotizaciones.

3. Haz clic en Guardar.
4. Para editar la información de la empresa:
5. Haga clic en el nombre de la empresa.
6. En el panel derecho, actualice la información de la empresa.
7. Haz clic en Guardar.
8. Haz clic en Siguiente.

Nota: los cambios realizados sólo afectarán a la cotización que está editando.

Agregar elementos de línea

Añada elementos de pedido, incluidos descuentos, impuestos y tasas, y calendarios de pago a las cotizaciones heredadas.

Cualquier cambio realizado en la sección Elementos de pedido actualizará los elementos de pedido que figuran en el registro de negocio asociado. Si el registro del negocio está asociado a varias cotizaciones, sólo aparecerán en la tarjeta de elementos de pedido del registro del negocio los elementos de pedido de la última cotización creada.

1. Haga clic en Siguiente hasta llegar al pasoElementos de pedido del proceso de creación de cotizaciones.
2. Para añadir un elemento de pedido, haga clic en Añadir elemento de pedido en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione uno de los siguientes:
   • Seleccionar de labiblioteca de productos: añade un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración HubSpot-Shopify. Tras seleccionar esta opción, puede buscar pornombre de producto , descripción de producto o SKU, o hacer clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda. Seleccione las casillas de verificación en el panel derecho junto a los productos en los que desea basar su elemento de pedido. A continuación, haga clic en Añadir.
   • Crear Elemento de pedido personalizado:si tiene permisos paraCrear elementos de pedido personalizados , esta opción creará un nuevo elemento de pedido personalizado exclusivo para esta cotización individual. Tras seleccionar esta opción, utiliza el panel derecho para introducir los detalles del elemento de pedido y elige si deseas guardar elemento de pedido personalizado en la biblioteca de productos. A continuación, haga clic en Guardar o en Guardar y añadir otro.
     
3. Para editar, clonaro eliminar un elemento de pedido, pase el ratón por encima del producto, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   
   • Editar: editar el elemento de pedido sólo para esta cotización. Labiblioteca de productos no se verá afectada.
     • También puede editar los detalles de cada elemento de pedido en las columnas del editor de elementos de pedido, incluidos el plazo, el precio unitario, la cantidad y la cantidad de descuento. Introduce un nuevo valor en la columna adecuada. Aprende a añadir o eliminar columnas.
     • Si ajustas una frecuencia de facturación recurrente (por ejemplo, mensual), se creará una suscripción para el cliente. Más información sobre las suscripciones.
     • Los descuentos pueden añadirse a elementos de pedido individuales o a toda la cotización.
     • Los impuestos pueden añadirse a elementos de pedido individuales o a toda la cotización. También puede automatizar el impuesto sobre las ventas al utilizar los pagos online.
   • Borrar: elimina el elemento de pedido.
   • Clonar: crea un nuevo elemento de pedido con los mismos detalles.
   • Para reordenar los elementos de pedido, haga clic en un elemento de pedido y arrástrelo con el botón dragHandle situado a la izquierda del elemento de pedido.
4. Haga clic en el menú desplegable Frecuencia de facturación para ajustar la frecuencia de facturación del elemento de pedido. La frecuencia puede ajustarse a única vez, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, trienal, cuatrienal o quinquenal.

Nota: al crear una cotización integrada con la herramienta de pagos, si estableces el valor de Plazo de un elemento de pedido con una frecuencia de facturación recurrente en 0, la suscripción se renovará automáticamente hasta que se cancele.

5. De forma predeterminada, la facturación de los elementos de pedido únicos y recurrentes comenzará en el momento del pago. Para cobrar al comprador un elemento en una fecha posterior, haz clic en el menú desplegable Fecha de inicio de facturación y selecciona una de las siguientes opciones:

   • Fecha personalizada: una fecha concreta en el futuro. Tras seleccionar esta opción, utiliza el selector de fechas para escoger la fecha de inicio y luego haz clic en Guardar.

   • Inicio retrasado (días): retrasa la fecha de inicio de facturación un número de días después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por días del panel derecho y luego haz clic en Guardar.

   • Inicio retrasado (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número de meses después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por meses del panel derecho y luego haz clic en Guardar.

Nota: Stripe payment processing puede procesar partidas recurrentes con vencimiento posterior, siempre que en el presupuesto haya al menos una partida con vencimiento en el momento del pago. Por ejemplo, el elemento de pedido 1 vence al pagar y el elemento de pedido 2 vence en 30 días.

Añadir descuentos, tasas e impuestos a una cotización

En la sección Resumen , puede añadir descuentos únicos, tasas e impuestos para el subtotal de la cotización heredada. Estos elementos agregados no se agregarán a la propiedad Importe del negocio asociado. 

Aprenda a añadir tipos impositivos para utilizarlos en todos sus productos y servicios, en lugar de añadir impuestos de una sola vez al subtotal.

1. Para agregar un impuesto, tarifa o descuento, haz clic en +Agregar [impuesto/tarifa/descuento]. Más información sobre descuentos.
2. Introduce un nombre para el impuesto, la tarifa o el descuento y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, la tarifa o el descuento se puede basar en una cantidad de divisa específica o un porcentaje (%) del total.
3. Elimina cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el icono de la papelera delete junto al campo de moneda.
4. Por opción predeterminada, la cotización publicada solo mostrará el total a pagar en el momento de la compra, lo que significa que los elementos de pedido a pagar en el futuro no se incluirán en el total. Para mostrar el valor total del contrato, incluidos los elementos de pedido con fecha futura, selecciona la casilla de verificación Mostrar el valor total del contrato en la cotización publicada. Puede configurar el comportamiento por defecto en sus ajustes de cotización.

Agregar un cronograma de pagos

Active la programación de pagos en las cotizaciones heredadas para dividir los pagos en el tiempo, lo que le permite dividir la cantidad total de una cotización en varias cuotas a lo largo de un periodo definido. Cada cuota tendrá su propia fecha de vencimiento, cantidad de pago y nombre.

Por ejemplo, si está cotizando 5.000 dólares por la instalación de una máquina, podría estructurarlo con un pago a plazos en tres pagos a lo largo de seis meses:

Pago 1 (Vence en el momento de la aceptación): 2.500 $.
Pago 2 (A pagar en 3 meses): 1.250 $.
Pago 3 (a la firma del proyecto): $1,250.

Al cobrar el pago utilizando pagos de HubSpot o una cuenta de Stripe conectada, la primera cuota se paga a través de la cotización y todas las demás cuotas se crearán como facturas deBorrador . Aunque las siguientes facturas a plazos se crean automáticamente, no se envían automáticamente, así que asegúrese de revisarlas y enviarlas a su comprador. A continuación le explicamos cómo ajustar un calendario de pagos.

Nota: los cronogramas de pago no pueden configurarse en cotizaciones con elementos de pedido recurrentes o fechas de inicio de facturación futuras.

Para establecer un cronogramas de pago:

1. En Calendario de pagos , active la casilla Calendario de pagos .
   
   
2. Elija si desea dividir la cuota por cantidad o por porcentaje haciendo clic en el menú desplegable Cantidad y seleccionando Cantidad o Porcentaje (%).
   
   
3. Introduce un nombre, cantidad o porcentaje y fecha de vencimiento de la cuota.
   • El primer pago vence en el momento de la recepción. Puedes modificar el texto de la casilla Fecha de vencimiento.
   • Para establecer un pago futuro a una fecha específica, utiliza el selector de fechas.
   • Para establecer el vencimiento de un pago en función de un hito, haz clic en el menú desplegable Fecha específica , selecciona Hito e introduce un hito en el campo de texto.
4. Agrega otra cuota de pago haciendo clic en + Agregar otra cuota.
5. Al visualizar la cotización, el comprador verá el total y cada una de las cuotas, junto con la fecha de vencimiento.
   
   
6. Cuando el comprador pague la cotización, se crearán las facturas de los siguientes pagos en estado Borrador en su cuenta. Las facturas no se enviarán automáticamente al comprador, y los pagos futuros no estarán automatizados. Aprenda a gestionar los borradores de facturas. 

Revisar el resumen de una cita

Cuando configures tus ele de línea, revisa la sección Resumen para entender cómo se cobrará a tu comprador, incluyendo descuentos, tarifas e impuestos.

• El Subtotal reflejará solo los elementos pendientes de pago al momento de pagar. Los elementos que se cobrarán más adelante aparecerán en cambio en el total de Pagos futuros.
• Todos los elementos, independientemente de la fecha de vencimiento del pago, se totalizarán en Valor total del contrato.
• Los descuentos, tarifas e impuestos únicos solo se aplicarán a los elementos que se cobren en el momento de pagar, no a los elementos que se cobren posteriormente.

Para configurar las opciones de firma y pago de la cotización, haga clic en Siguiente.

Firma y pago

Decida cómo quiere recoger las firmas y los pagos de su cotización. Debes estar inscrito en los pagos de HubSpot, o conectado a Stripe como opción de procesamiento de pagos para aceptar pagos online.

1. Selecciona el botón de radio junto a una opción:
   • Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
   • Incluya espacio para una firma escrita: utilice una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización. Posteriormente, puede marcar manualmente la cotización como firmada para indicar que están presentes todas las firmas.
   • Para incluir un espacio para el refrendo de alguien de tu equipo, marca la casilla de verificación Incluir espacio para un refrendo.
   • Usar firma electrónica ( sóloSales Hub Starter, Professional o Enterprise ) los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro de pago pueden configurar el presupuesto para que incluya un campo de firma electrónica.
     • Seleccionas la casilla de verificación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
     • Haz clic en el menú desplegable Contadores y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot.
2. Selecciona el botón de radio junto a una opción de pago:
   • No hay un pago: no se cobrará ningún pago usando la cotización.
   • Stripe: seleccione esta opción si utiliza la opción de procesamiento de pagos con Stripe para facturar a sus clientes.

Nota: la opción de procesamiento de pagos con Stripe puede procesar elementos de línea recurrentes que venzan en una fecha posterior, si hay al menos un elemento de línea que venza en el momento de la cotización. Por ejemplo, el elemento de pedido 1 vence al pagar y el elemento de pedido 2 vence en 30 días.

• • HubSpot payments: seleccione esta opción si utiliza la herramienta de pagos de HubSpot para procesar los pagos de los clientes y, a continuación, personalice las opciones de pago de la cotización.

Nota: cuando se realiza un pago en una cotización, se crea automáticamente una factura si el ajuste para crear facturas automáticamente está activado en ajustes. Más información sobre la experiencia de pago del comprador.

3. Haz clic en Siguiente.

Plantilla y detalles

Seleccione una plantilla e introduzca los datos de su cotización.

1. Plantilla de cotización: haz clic en el menú desplegable y selecciona una plantilla. 
2. Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
3. Dominio: este ajuste sólo se aplica si utiliza una plantilla de cotización personalizada. El dominio lo establece la plantilla de cotización que has seleccionado. Por opción predeterminada, el slug de contenido utiliza un ID de fecha y cotización único y no es necesario personalizarlo, pero puedes editar el slug de página en el campo de texto Slug de contenido si es necesario.
4. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. Los usuarios de una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise pueden establecer un periodo predeterminado de caducidad de cotización en la configuración de la cuenta. Cuando una cotización vence, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo.
5. Idioma de cotización: selecciona un idioma de cotización.
6. Configuración regional: selecciona tu configuración regional para cambiar el formato de visualización de la fecha y la dirección de tu cotización. El formato de divisa de la cotización se hereda de la divisa del registro del negocio, por lo que cambiar los ajustes de configuración regional de la cotización no actualizará la divisa.

Nota: si quieres ver la cotización después de que expire, en el registro del negocio, haz clic en el nombre de la cotización, luego, en el cuadro de diálogo, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF. La URL del PDF generado caducará al cabo de una hora.

7. Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono textSnippet fragmentos para introducir un bloque de texto breve y reutilizable.
8. Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haga clic en el icono textSnippet fragmentos para introducir un bloque de texto breve y reutilizable.
9. Para actualizar el color y el logotipo que se mostrarán por defecto, edita el branding de tu herramienta de ventas en los ajustes de tu cuenta.
10. Haz clic en Siguiente.

Revisa y envía la cotización

Vista previa del contenido de la cotización y, a continuación, publíquela, guárdela como borrador o envíela para su aprobación. Para guardar la cotización como borrador para editarla más adelante, en la parte inferior derecha, haga clic en Guardar y, a continuación, en Salir en la parte inferior izquierda para salir del editor de cotizaciones.

Nota: después de guardar una cotización como borrador, no puedes editar las opciones de firma electrónica en el paso Firma y pago. Si ha configurado workflows de aprobación de cotizaciones, tenga en cuenta que las cotizaciones con estado de borrador pueden inscribirse en el workflow.

1. Para publicar la cotización, en la parte inferior izquierda, haga clic en Crear. Si su cotización requiere aprobación, haga clic en Solicitar aprobación. El aprobador de cotizaciones de su cuenta debe aprobar la cotización antes de que pueda publicarla y enviarla a sus contactos.

Nota: después de enviar una cotización para aprobación, no puedes editar la cotización a menos que el aprobador de cotizaciones de tu cuenta la rechace.

2. Copiar un enlace para enviar la cotización,o descargar un PDF de la cotización:
   • En el cuadro de diálogo, en la pestaña Copiar enlace, descargar PDF . Aparecerá una vista previa de la cotización en el panel derecho.
   • Haga clic en Copiar enlace para copiar un enlace a la cotización.
   • Haga clic en Descargar PDF para descargar un PDF de la cotización.
   • Haga clic en la X o en Cerrar cuando haya terminado.
     
     
3. Para enviar la cotización por correo electrónico:
   • En el cuadro de diálogo, haga clic en la pestaña Enviar cotización por correo electrónico.
   • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la cotización. Para cambiar esta dirección, haga clic en elmenú desplegable y seleccione un contacto. También puedes introducir una nuevadirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto después del envío.
   • Para añadir una dirección de correo electrónico alcampo CC , haga clic en Añadir destinatarios CC. Haga clic en elmenú desplegable , seleccione los contactos o introduzca direcciones de correo electrónico personalizadas . Puede añadir hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo Cc.
   • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de cotización, el campoDe se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido una dirección de correo electrónico predeterminada, pero ha activado el ajuste que permite a los usuarios enviar cotizaciones desde su correo electrónico personal u otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, podrá seleccionar una dirección de correo electrónico diferente.
   • Si no se ha ajustado ninguna dirección de correo electrónico por defecto, la dirección de correo electrónico que seleccione se convertirá en la dirección por defecto cada vez que envíe una cotización, pero podrá cambiarla antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De . Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se esté utilizando para unabandeja de entrada conectada a , incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas de equipos, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
   • En el campo Asunto, edite el asunto del correo electrónico.
   • En el campo Escriba su mensaje aquí... , introduzca su mensaje de correo electrónico. Utilice la barra de herramientas de formato de la parte inferior para dar formato al texto, insertar enlaces y fragmentos.
   • A medida que actualice los campos, aparecerá una vista previa en el panel derecho.
   • Para enviar el correo electrónico, haga clic en Enviar cotización para enviar el correo electrónico tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la cotización y un enlace para ver la cotización en su navegador, junto con una versión en PDF de la cotización como archivo adjunto.
   • Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la cotización, haga clic en Crear correo electrónico personalizado en su CRM.

Más información sobre la gestión de borradores y cotizaciones publicadas.

Solicitar cambios o aprobar una cotización heredada( sóloSales Hub Enterprise )

Si se ha activado el ajuste de aprobación de cotizaciones , puede solicitar cambios o aprobar cotizaciones heredadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Cualquier cotización que esté pendiente de aprobación aparecerá con el estado Pendiente de aprobación. Para ver todas las cotizaciones pendientes de aprobación, haga clic en la pestaña Pendiente de aprobación .
3. Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en Acciones, y luego selecciona Copiar enlace de aprobación. 
4. En otra pestaña del navegador, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de direcciones.
5. Si no es necesario realizar modificaciones, haga clic en Aprobar y crear en la parte superior derecha.
6. Para solicitar cambios en la cotización, haga clic en Solicitar cambios.
   • En el cuadro de diálogo, en el campo Notas , introduzca sus comentarios y, a continuación, haga clic en Solicitar cambios.
   • Se creará una tarea para que quien creó la cotización la revise y actúe. El creador de la cotización debe ir a la página de índice de cotizaciones, pasar el cursor por encima de la cotización y hacer clic en Acciones, luego seleccionar Editar para realizar los cambios necesarios.
   • Cuando se hayan realizado las modificaciones y la cotización esté lista para publicarse, vuelve a la URL del enlace de aprobación de la cotización. En la parte superior derecha, haga clic en Aprobar y crear.
7. Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. Luego puede compartir la cotización con sus contactos.

Nota: para realizar cambios en la cotización aprobada, debe recuperar y editar la cotización. Más información sobre cómo recuperar y editar una cotización publicada.

Compartir cotizaciones publicadas

Existen múltiples formas de compartir una cotización de legado una vez publicada:

• Envíe por correo electrónico una cotización desde un registro de CRM.
• Copie la URL de una cotización publicada que aún no haya caducado.
• Comparte una cotización desde la aplicación móvil de HubSpot.
• Insertar una cotización utilizando el teclado móvil de HubSpot

Nota: Las cotizaciones publicadas no se pueden redirigir de un dominio a otro. Por ejemplo, si aloja sus cotizaciones en www.website.com, pero más tarde redirecciona ese dominio a www.new-website.com, las cotizaciones que estaban alojadas en el dominio original no serán redireccionadas y se convertirán en páginas de error.

Para enviar por correo electrónico una cotización heredada de un registro de CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos, empresas o negocios.
2. Haga clic en el nombre de un registro.
3. En el panel izquierdo, haga clic en el icono email Correo electrónico.
4. En la ventana emergente, haga clic en elmenú desplegable Cotizaciones y seleccione una cotización. Para compartir una cotización por correo electrónico, debe haber una cotización creada para el negocio asociado a ese contacto o registro de empresa.

Para copiar la URL de una cotización heredada publicada que aún no ha caducado:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de la cotización publicada, haga clic en Acciones y seleccione Copiar enlace.
3. Con la URL de la página de cotización, el contacto puede visualizar la cotización en su navegador, descargarla o imprimirla.

Para ver, eliminar o compartir cotizaciones heredadas en la aplicación móvil de HubSpot en tu dispositivo Android:

1. Abre la aplicación HubSpot en tu dispositivo móvil Android.
2. Pulse Negocios en el menú de navegación inferior.
3. Pulse elnombre del negocioen .
4. En el registro del negocio, pulse lapestaña Cotizaciones .
5. Aparecerán las cotizaciones asociadas al negocio. El estado y la fecha de vencimiento se detallan debajo del nombre de la cotización. Pulse sobre la cotización para ver más detalles.
6. Para copiar un enlace de cotización, descargar la cotización, compartir la cotización desde la aplicación, recuperar la cotización, ver elementos de pedido o eliminar la cotización, pulse el icono de menúverticalMenu situado junto al nombre de la cotización.

También puedes compartir una cotización heredada utilizando el teclado de HubSpot para móviles en tu dispositivo Android o iOS. Obtén más información sobre cómo activar el teclado de HubSpot en los ajustes de tu dispositivo y, a continuación, accede al teclado de HubSpot mientras utilizas la aplicación móvil de HubSpot. 

Una vez creadas las cotizaciones heredadas, puede gestionarlas desde la página de índice de cotizaciones. Filtrar cotizaciones por estado o propietario, o buscar una cotización específica para revisar o editar. También puede abrir la página de detalles de las cotizaciones para descargarlas, clonarlas, recuperarlas y editarlas, o eliminarlas.

En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones o establecer un período de vencimiento predeterminado para cotizaciones. Más información sobre la elaboración de informes sobre cotizaciones en el generador de informes personalizados.

Puede gestionar cotizaciones con estado Borrador o cotizaciones publicadas, tanto si se han firmado electrónicamente como si están pendientes de pago o no.

Administrar cotizaciones

Gestionar los proyectos de cotización

Gestionar los proyectos de cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de un borrador de cotización , haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Edición: editar la cotización. En el editor de cotizaciones, termine de ajustar la cotización y haga clic en Crear.
   • Clonar: clonar la cotización.
   • Eliminar: elimina la cotización. 

Nota: las cotizaciones elaboradas pueden inscribirse en workflows.

Administrar cotizaciones publicadas

Puede gestionar las cotizaciones publicadas desde la página de índice de cotizaciones. Las cotizaciones publicadas pueden tener diferentes estados:

• Publicado: una cotización publicada que no tiene activada la firma electrónica ni los pagos online .
• Pendiente de firma: cotización que está a la espera de la firma electrónica de los firmantes, o de los refrendantes.
• En espera de pago: una cotización con pagos online habilitados que está en espera de pago.
• De pago: una cotización con pagos online habilitados que ha sido pagada.

Gestionar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de unacotización publicada y haga clic en el menú desplegable Acciones . En función del estado y la configuración de una cotización, puede seleccionar una de las siguientes acciones de gestión de cotizaciones:
   • Ver cotización: ver la cotización en una nueva pestaña del navegador.
   • Detalles: ver los detalles de la cotización, incluido el número de referencia, la cantidad de la cotización, la fecha de caducidad, los contactos asociados, la empresa asociada y el negocio asociado. Para gestionar una cotización desde su página de detalles, haga clic en el menú desplegable Acciones de la parte superior derecha y seleccione una acción. 

• • Copiar enlace: copia el enlace URL de la cotización.
  • Enviar por correo electrónico: abra el cuadro de diálogo Enviar cotización para enviar la cotización por correo electrónico.
  • Descargar: descarga una versión en PDF de la cotización.
  • Refrendar: cuando la cotización requiera un refrendo electrónico, selecciona esta opción para abrir la cotización y verificar tu refrendo.
  • Marcar como firmado: cuando la cotización requiere una firma manuscrita, puedes marcar manualmente la cotización como firmada.
  • Convertir en factura: crear una factura utilizando la información de la cotización, incluidos los elementos de pedido asociados. A continuación, accederá al editor de facturas para configurar los detalles de la factura.
  • Clonar: clona una cotización existente para volver a utilizar la misma cotización. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.
  • Retirar y editar: puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido actualizado de la cotización se mostrará cada vez que un contacto la vea.

Nota: las cotizaciones que han sido firmadas electrónicamente por todas las partes, o que han sido pagadas, no pueden ser recuperadas y editadas, o borradas. Si una cotización tiene varias firmas electrónicas y no todas las partes la han firmado, puede recuperarse, editarse o eliminarse.

• • Archivar: marca una cotización como archivada para anular su publicación y ocultarla de la vista predeterminada de la página de índice. Puedes ver tus cotizaciones archivadas filtrando la página de índice por estado de archivo, pero los compradores no podrán acceder a las cotizaciones archivadas. Luego no podrás deshacerlo. Consulta más información sobre archivar cotizaciones. 
  • Eliminar: elimina la cotización para borrarla permanentemente de tu cuenta y evitar que los compradores accedan a ella. Más información sobre eliminar cotizaciones. Luego no podrás deshacerlo.

Archivar y eliminar cotizaciones

A medida que crea cotizaciones, es posible que desee limpiar su página de índice, eliminar cotizaciones no utilizadas o evitar que los compradores las vean. Para ello, puedes archivar y eliminar cotizaciones. 

Cuando se elimina o archiva una cotización, no se puede restaurar. 

• Archivar una cotización: Al archivar una cotización, se establecerá el estado de la cotización en Archivado, eliminándola de la vista predeterminada de la página de índice e impidiendo que los compradores accedan a la cotización. Puede seguir viendo, descargando, clonando y eliminando la cotización en su cuenta. 
  • Las cotizaciones que se hayan pagadas, estén procesando un pago o estén parcialmente firmadas, no se pueden archivar.
  • Puede ver las cotizaciones archivadas utilizando el estado Archivo en la parte superior de la tabla de la página de índice de cotizaciones. 

• Eliminar una cotización: eliminar una cotización la eliminará permanentemente de tu cuenta de HubSpot. Los usuarios ya no podrán ver la cotización en HubSpot y los compradores ya no podrán acceder a la cotización. Las cotizaciones que se han pagado no se pueden borrar.

Para archivar o eliminar una cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de la cotización, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Archivar o Eliminar.

Exportación de cotizaciones publicadas

Puede descargar versiones en PDF de todas las cotizaciones publicadas en su cuenta. 

Para descargar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Descargar cotizaciones publicadas.
3. Recibirás un correo electrónico cuando la descarga esté lista.
4. Haga clic en Descargar archivo de exportación en el correo electrónico para descargar un archivo zip que contiene los PDF de todas las cotizaciones publicadas.