Utilizzare le virgolette (legacy)

Utilizzando i preventivi legacy di HubSpot è possibile creare e condividere preventivi direttamente da HubSpot e farsi pagare utilizzando l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o i pagamenti di HubSpot. Utilizzando i preventivi, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello delle fatture e dei link di pagamento.

Inoltre:

• È possibile impostare le firme elettroniche per i preventivi.
• Gli utenti degli account Sales Hub Professional ed Enterprise possono personalizzare i modelli di preventivo, in modo da rendere l'esperienza del preventivo ancora più personale per gli acquirenti.

Impostare i preventivi

Di seguito viene illustrato come configurare le impostazioni dei preventivi legacy. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare le seguenti impostazioni abbia i permessi di Super Admin.

Configurare le impostazioni generali dei preventivi

Per iniziare, configurate le seguenti impostazioni di preventivo:

• Aggiungi un logo al kit del marchio HubSpot: i preventivi inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del marchio HubSpot. Gli utenti degli account Sales Hub Professional ed Enterprise possono modificare questa impostazione personalizzando i modelli di preventivo.
  • I preventivi precedenti utilizzeranno i colori del brand kit.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà i preventivi legacy pubblicati, ma solo quelli attualmente in bozza e quelli creati dopo l'aggiornamento.
• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le citazioni legacy accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni preventivo legacy durante la creazione.
• Collegare il vostro dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, i preventivi legacy sono ospitati sul dominio primario della landing page collegata al vostro account. Quando si crea un preventivo legacy, è anche possibile selezionare uno dei domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare i preventivi legacy (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Consentire il pagamento di preventivi non firmati (soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con permessi di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono attivare un'opzione per consentire il pagamento dei preventivi legacy non firmati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic per attivare l'opzione Consenti il pagamento di preventivi non firmati.

Visualizza il valore totale del contratto sui preventivi precedenti( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Per impostazione predefinita, i preventivi pubblicati visualizzano solo il totale delle voci che devono essere pagate al momento del checkout, il che significa che le voci che devono essere pagate in futuro non saranno incluse nel totale. Quando si crea un preventivo legacy, è possibile impostare il preventivo in modo che includa le voci con data futura, ma è anche possibile configurare il comportamento predefinito nelle impostazioni del preventivo legacy.

Per visualizzare il valore totale del contratto sui preventivi per impostazione predefinita:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic per attivare l'opzione Visualizza il valore totale del contratto sulle quotazioni .

Impostare un indirizzo e-mail predefinito per l'invio di preventivi legacy da

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare i preventivi legacy. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, il preventivo legacy verrà inviato dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio del preventivo.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
4. Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le citazioni dal loro indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, attivare l'interruttore Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fare clic su Salva.

Impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con permessi di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per tutti i preventivi creati nell'account. Dopo aver aggiornato il periodo di scadenza predefinito, tutti i nuovi preventivi creati in futuro avranno automaticamente la data di scadenza impostata.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
3. Accanto all'impostazione Imposta un periodo di scadenza predefinito , fare clic sul menu a discesa e inserire un periodo di scadenza predefinito.
4. Fare clic su Aggiorna.

Valore predefinito dell'offerta( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con autorizzazioni di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un valore di preventivo predefinito di Importo del preventivo o Valore totale del contratto (TCV).

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Accanto all'impostazione Valore preventivo predefinito , fare clic sul menu a discesa e selezionare Importo preventivo o Valore contrattuale totale (TCV).

Eliminare le quotazioni alla cancellazione del contatto

Per impostazione predefinita, quando le impostazioni di privacy dei dati sono attivate, se un contatto viene eliminato, le quotazioni associate a quel contatto non vengono rimosse dopo trenta giorni. Attivate l'impostazione Elimina le quotazioni all'eliminazione del contatto per eliminare le quotazioni dopo trenta giorni.

Nota bene: tutte le citazioni saranno eliminate alla chiusura dell'account HubSpot.

Per attivare l'eliminazione delle citazioni alla cancellazione del contatto:

1. Se non lo sono già, attivare le impostazioni sulla privacy dei dati.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Citazioni.
4. Fare clic per attivare l'interruttore Elimina preventivo alla cancellazione del contatto .

Scaricare le citazioni pubblicate

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare i preventivi pubblicati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
3. Accanto all'impostazione Scarica le citazioni pubblicate , fare clic su Scarica.

Richiedere l'approvazione dei preventivi( soloSales Hub Enterprise )

I responsabili delle vendite possono voler rivedere un preventivo prima di inviarlo a un potenziale cliente. Automatizzate il processo di approvazione dei preventivi per inviare le modifiche richieste ai rappresentanti di vendita prima di approvare il preventivo per i vostri contatti. Scoprite come rivedere e approvare i preventivi una volta attivata l'impostazione.

Qualsiasi utente con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub Enterprise può attivare l'impostazione di approvazione dei preventivi per richiedere l'approvazione di un utente prima di condividere il preventivo con i prospect. L'attivazione di questa impostazione aggiunge al vostro account tre flussi di lavoro attivi basati sui preventivi:

• Quando i preventivi richiedono l'approvazione
• Quando vengono richieste modifiche a un preventivo
• Quando i preventivi sono approvati

Questi tre flussi di lavoro creano attività e aggiornano i valori delle proprietà quando viene aggiornata la proprietà Stato approvazione preventivo di un preventivo. Tutte le attività e gli aggiornamenti dei valori delle proprietà relativi all'approvazione di un preventivo avverranno automaticamente tramite questi flussi di lavoro.

Nota bene: se si esegue il downgrade di un posto a pagamento nel proprio account, i tre flussi di lavoro verranno eliminati. Tutti i preventivi associati in attesa di approvazione torneranno allo stato di bozza dopo l'eliminazione dei flussi di lavoro.

È possibile personalizzare ulteriormente ciascuno di questi flussi di lavoro basati sui preventivi e aggiungere azioni, come l'aggiornamento delle fasi dell'accordo quando un preventivo viene firmato.

Per aggiungere i flussi di lavoro di approvazione dei preventivi al proprio account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic perattivare l'interruttore Richiedi approvazioni su tutti i preventivi .
   
   
4. Nella finestra di dialogo, fare clic sulmenu a discesa Approver e selezionare un utente.

Nota bene: è possibile selezionare come approvatore di preventivi solo utenti con una sede Sales Hub Enterprise assegnata e l'utente selezionato deve anche avere accesso allamodifica delle offerte.

5. Fate clic su Imposta approvatore e create i flussi di lavoro.

È possibile accedere e modificare i flussi di lavoro dallo strumento flussi di lavoro. Se il flusso di lavoro Quando i preventivi richiedono l'approvazione è disattivato, gli utenti potranno pubblicare preventivi senza approvazione. Si consiglia di regolare le autorizzazioni del flusso di lavoro per gli utenti se si hanno dubbi in merito.

Utilizzare le firme elettroniche con i preventivi precedenti

Una firma elettronica, o firma elettronica, è l'espressione elettronica di una persona che accetta i termini di un particolare documento. Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri Paesi. Hanno lo stesso peso legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è gestita da Dropbox Sign (ex HelloSign).

Qui di seguito, scopri di più sulle firme elettroniche e su come firmare elettronicamente un preventivo legacy. Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione di preventivi in HubSpot.
• Un utente con unposto a pagamento in Sales Hub può configurare un preventivo legacy per includere un'opzione di firma elettronica.
• Gli utenti con una sede principale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.

Capire i limiti della firma elettronica

Ogni account HubSpot ha un limite di firme elettroniche basato sull'abbonamento e sul numero di utenti pagati.

• È possibile verificare i limiti di firma elettronica per il proprio abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot e controllando l'utilizzo delle firme elettroniche del proprio account.
• È inoltre possibile acquistare firme aggiuntive contattando il team commerciale di HubSpot.

Ad esempio, per i preventivi legacy:

• Un account con abbonamento Sales Hub Starter ha 10 firme elettroniche disponibili per tutti gli utenti dell'account. Si noti che non si tratta di 10 firme elettroniche per utente, ma di 10 per l'uso nell'account da parte di tutti gli utenti. L'aggiunta di altri posti non aumenterà il limite di firme elettroniche.
• Gli utenti con una sede Sales Hub assegnata, che fanno parte di un account con un abbonamento Sales Hub Professional, hanno a disposizione 10 firme elettroniche. Si tratta di 10 firme elettroniche per sede a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una sede Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 50 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 20 agli altri utenti con sede. Gli utenti con un posto centrale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.
• Gli utenti con un posto assegnato a Sales Hub, che fanno parte di un account con un abbonamento a Sales Hub Enterprise, hanno a disposizione 30 firme elettroniche da utilizzare. Si noti che si tratta di 30 firme elettroniche per sede a pagamento. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una sede Sales Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 150 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 120 agli altri utenti con sede.
  
  • Una firma elettronica viene conteggiata ai fini del limite non appena viene attivata l'opzione di firma elettronica per un preventivo pubblicato. Non è necessario che il preventivo sia firmato per rientrare nel limite di firme. Un preventivo che richiede più firme viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite.
    • Ad esempio, se un preventivo pubblicato con l'opzione di firma elettronica attivata richiede tre firme, viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi ha firmato il preventivo.
  • Se un preventivo con richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo conterà come firma elettronica aggiuntiva per il vostro limite (una firma elettronica per il primo invio del preventivo e un'altra quando il preventivo viene reinviato).

Abilitare le firme elettroniche su una quotazione legacy

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo, gli utenti di HubSpot con unposto a pagamento in Sales Hub possono selezionare l'opzione Usa firma nella fase Firma e pagamento del preventivatore:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Fare clic sul nome di una bozza di preventivo o creare un nuovo preventivo.
3. Nell'editor dei preventivi, in basso a destra, fare clic su Avanti fino a raggiungere il passaggio Firma e pagamento.
4. In Opzioni di firma, selezionare Usa firma elettronica.
5. In Firme richieste, selezionare i contatti del preventivo per i quali è richiesta la firma.
6. In Controfirmatari, selezionare gli utenti di HubSpot per i quali è richiesta la firma.

Disclaimer: l'implementazione di Dropbox Sign da parte di HubSpot dovrebbe essere conforme a eIDAS, poiché Dropbox Sign è conforme a eIDAS. Questa non è una consulenza legale e non deve sostituire una consulenza legale professionale, per la quale è necessario rivolgersi a un avvocato abilitato.

Firma elettronica di un preventivo legacy

Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo legacy, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

Per una maggiore sicurezza, è possibile attivare la verifica dell'identità in modo che HubSpot includa una fase preliminare di verifica via e-mail per confermare l'identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo. Se non avete bisogno della verifica dell'identità, potete disattivare questo requisito oppure i controfirmatari possono avviare il processo di firma dall'interno dell'account HubSpot, eliminando così la necessità di verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono iniziare il processo di firma elettronica da un preventivo legacy condiviso:

1. Se la verifica dell'identità è attivata, verificate la vostra identità via e-mail:
   • Nel preventivo condiviso, scorrere fino alla sezione Firma, quindi fare clic su Verifica per firmare accanto al proprio nome sul preventivo. Verrà quindi inviata un'e-mail con le fasi successive per la firma del preventivo. Avrete un'ora di tempo per completare il processo di firma dopo aver fatto clic su Verifica per firmare.

Nota bene: se non si firma il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante Verifica per firmare, sarà necessario tornare al preventivo condiviso e cliccare nuovamente su Verifica per firmare per generare una nuova e-mail di verifica.

• • Accedere alla propria casella di posta elettronica e cercare un'e-mail con l'oggetto Verifica la tua identità per firmare il preventivo. Fare clic su Verifica la tua identità e firma il preventivo per avviare il processo di firma.

1. • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la vostra identità. Fare clic su Inizia a firmare.
2. Per firmare, fare clic su Inizia nell 'angolo in alto a destra o fare clic su Clicca per firmare nel riquadro della firma.

• • Fare clic su Clicca per firmare accanto al proprio nome nella parte inferiore del preventivo.

• • Nella finestra di dialogo, aggiungere la firma facendo clic sulle schede Disegna, Tipo o Carica per selezionare il metodo di firma. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungere la firma.
    
    
    
  • In alto a destra, fare clic su Continua.

• • Fare clic su Accetto per salvare la firma sul preventivo, oppure fare clic su Modifica per modificare la firma.

• • Fare clic su Chiudi.

I controfirmatari riceveranno un'e-mail di notifica dell'avvenuta firma del preventivo. Questa e-mail contiene un pulsante per avviare il processo di controfirma.

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Vedrete il vostro preventivo elencato con lo stato di In attesa di firma. Passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi selezionare Controfirma.
3. Continuare con le fasi di firma.

Dalla pagina dell'indice dei preventivi, è possibile rivedere lo stato della firma:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Accanto a un preventivo con firme in sospeso, fare clic su Azioni, quindi su Dettagli.
3. In Prestazioni è possibile visualizzare lo stato della firma del preventivo.
   
   
4. Per stampare una copia scaricata del preventivo, passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi su Scarica.

Attenzione: se si scarica un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove dalla versione PDF del preventivo i link di qualsiasi testo ipertestuale incluso nella sezioneCommenti all'acquirente o Condizioni di acquisto . Si consiglia di includere l'URL completo del testo collegato, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirme richieste. La notifica che riceve include un link al documento firmato, che scade alla scadenza del preventivo, e una copia in PDF del documento completamente firmato per i suoi archivi.

Monitoraggio dell'utilizzo della firma elettronica

Nelle impostazioni del preventivo, è possibile visualizzare il numero di firme elettroniche utilizzate finora nel mese e il limite mensile raggiunto. Il limite mensile si ripristina il primo di ogni mese.

Per controllare l'utilizzo della firma elettronica:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Citazioni.
3. Fare clic sulla scheda Firma elettronica.

Gestione delle impostazioni di verifica dell'identità della firma elettronica

Per impostazione predefinita, le firme elettroniche non richiedono la verifica dell'identità durante il processo di firma del preventivo, ma è possibile attivare questo requisito. Se volete richiedere la verifica dell'acquirente ma non quella del controfirmatario, potete attivare l'impostazione e far firmare i controfirmatari dall'interno di HubSpot.

Per attivare o disattivare la verifica dell'identità:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
3. Fare clic sulla scheda Firma elettronica.
4. Per attivare la verifica e richiederla quando si firma un preventivo, attivare l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità sarà richiesta quando si firma un preventivo.
5. Per disattivare la verifica, spegnere l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità non sarà più richiesta quando si firma un preventivo.

Per saperne di più sulla firma elettronica dei preventivi.

Creare un modello di preventivo legacy personalizzato (soloSales Hub Professional o Enterprise )

HubSpot fornisce una serie di tre modelli di preventivo legacy predefiniti che possono essere utilizzati così come sono o da cui è possibile creare nuovi modelli. Quando si crea un modello di preventivo personalizzato, questo viene salvato come nuovo modello, lasciando il modello predefinito nel suo stato originale.

A seconda del vostro abbonamento a HubSpot, potete personalizzare i modelli di preventivo legacy come segue:

• Negli account Sales Hub Professional ed Enterprise, gli utenti con i permessi Super Admin o Manage quote templates possono creare e modificare modelli di preventivo personalizzati che possono essere utilizzati per la creazione di preventivi. Con i moduli modificabili, è possibile modificare il design e il contenuto del modello per adattarlo alle proprie esigenze aziendali.
• Utilizzando gli strumenti gratuiti di HubSpot o Sales Hub Starter, è possibile modificare le impostazioni del tema applicate ai modelli di preventivo predefiniti inclusi nel proprio account, ma non è possibile creare modelli di preventivo personalizzati.
• In tutti i piani di abbonamento di HubSpot, è possibile utilizzare il design manager per creare e modificare i modelli di preventivo. Tuttavia, per utilizzare i modelli per la creazione di preventivi è necessario un abbonamento Sales Hub Professional o Enterprise. Per saperne di più sullo sviluppo di un tema di preventivi CMS personalizzato, consultare la documentazione per sviluppatori di HubSpot.

Personalizzazione senza codice

Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di personalizzazioni che si possono effettuare senza codice, quando un modello utilizza uno dei modelli CMS predefiniti:

• Aggiunta di testo o di token di personalizzazione dagli oggetti contatto, azienda, affare al preventivo (ad esempio, un numero di partita IVA, come testo o come proprietà dell'affare).
• Aggiunta di termini e condizioni predefiniti (che possono essere protetti dalla modifica durante la creazione del preventivo).
• Modifica di logo, caratteri e colori.
• Nascondere i moduli.
• Rimozione di una colonna dalla tabella delle voci di riga o aggiunta di una colonna.
• Rimuovere le sezioni Totale o Subtotale dalla tabella delle voci.

Personalizzazione che richiede uno sviluppatore

Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di cose che non è possibile personalizzare con l'editor di modelli senza codice, ma che sono possibili se uno sviluppatore crea un modello CMS personalizzato per i preventivi:

• Creare un modello personalizzato da zero.
• Aggiunta o rimozione di moduli al modello.
• Aggiungere una colonna alla tabella degli articoli per una proprietà di prodotto personalizzata.
• Un token di personalizzazione che inserisce più valori (ad esempio, un token di voce di riga inserisce il valore della prima voce di riga associata).
• Aggiunta automatica di voci a un preventivo.
• Aggiunta automatica di tasse, tariffe o sconti a un preventivo.
• Creazione di tabelle di voci multiple.
• Aggiunta di sezioni alla tabella delle voci (ad esempio, se si vendono software e hardware, tutti i software in una sezione e tutti gli hardware in un'altra).
• Personalizzare i subtotali o i totali.
• Nascondere il modulo di firma elettronica.

Creare un modello di preventivo personalizzato con l'editor di modelli senza codice.

Prima di procedere, assicurarsi che l'utente che sta creando un preventivo personalizzato abbia i permessi di Super Admin. Per creare un nuovo modello di preventivo personalizzato:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic sulla scheda Modelli di preventivo .
4. Fare clic su Personalizza modello di preventivo.
5. Passare il mouse sul modello con cui si desidera iniziare, quindi fare clic su Scegli.
6. In alto, fare clic sull'icona della matita edit e inserire un nome per il modello di preventivo.
7. Per modificare il contenuto del modulo, nel pannello di sinistra fare clic su un modulo e modificare il contenuto del modulo.

Nota bene: quando si utilizzano i token di personalizzazione in un preventivo, HubSpot non li rende dinamicamente. Il token viene invece visualizzato al momento della pubblicazione del preventivo e non viene aggiornato al momento della firma. Per questo motivo, non si dovrebbero utilizzare i token di personalizzazione per le proprietà che vengono aggiornate dopo la pubblicazione di un preventivo, tra cui: Stato del pagamento, Data di pagamento, Data di firma elettronica e Firma elettronica completata.

8. Per modificare la tabella delle voci di spesa, fare clic sul modulo Tabella voci di spesa :
   • Per riorganizzare l'ordine delle proprietà delle voci di riga, fare clic sulla maniglia di trascinamento dragHandle per trascinare le proprietà in un'altra posizione.
   • Se non si desidera che i subtotali, le tariffe o i totali appaiano sul preventivo, deselezionare le caselle di controllo accanto al valore.
9. Continuare a navigare tra i moduli modificabili nel pannello di sinistra, apportando modifiche alle immagini, al testo e alle intestazioni incluse nel modello di preventivo. A destra, è possibile visualizzare un'anteprima delle modifiche apportate.

Attenzione: quando si modifica il modulo Commenti o Termini , non eliminare i token Termini o Commenti agli acquirenti che compaiono in questi moduli. Se i token vengono eliminati, il testo che gli utenti inseriscono in questi moduli nell'editor dei preventivi non verrà visualizzato nel preventivo pubblicato.

10. Fare clic sulla scheda Impostazioni .
11. Per impostare un dominio predefinito per il modello di preventivo, fare clic sul menu a discesa Dominio .
12. Per selezionare una lingua predefinita per i titoli e le etichette dei moduli nel modello, fare clic sul menu a discesa Lingua. Tenete presente che qualsiasi contenuto personalizzato già incluso nel modello verrà rimosso quando si cambia la lingua. Nella finestra di dialogo, fare clic su Rimuovi contenuto.

Attenzione: il contenuto aggiunto al modello di preventivo in un modulo di testo ricco non verrà tradotto automaticamente. Anche i dati di esempio non verranno tradotti nell'anteprima del modello.

13. A seconda della lingua selezionata, è possibile impostare il locale predefinito in cui formattare date e indirizzi. Fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
14. Per modificare gli stili di colori, caratteri, pulsanti e banner, fare clic su Modifica impostazioni tema.
    • Per modificare i colori globali utilizzati nel tema del preventivo, fare clic su per espandere lasezione Colori globali . È inoltre possibile modificare i colori dei pulsanti o del testo del banner facendo clic per espandere la sezione Impostazioni pulsanti o Impostazioni banner . Impostare il colore inserendo un valore esadecimale o facendo clic sul selezionatore di colori.
    • Per modificare il carattere globale utilizzato nel tema della citazione, fare clic per espandere lasezione Caratteri globali , quindi fare clic sui menu a discesa per selezionare un carattere.
15. Per modificare il modello nel design manager, fare clic su Modifica modello CMS.
16. Una volta terminata la personalizzazione del modello di preventivo, in alto a destra, fare clic su Salva.

Il team può ora selezionare il modello di preventivo personalizzato quando crea un preventivo precedente. Dopo aver pubblicato il preventivo, è possibile condividere il preventivo con i propri contatti.

Gestire i modelli di preventivo legacy

I superamministratori possono gestire i modelli di preventivo legacy predefiniti e personalizzati nelle impostazioni dei modelli di preventivo, tra cui la clonazione, l'eliminazione e la creazione di nuovi preventivi da un modello.

Se si utilizza il piano gratuito di HubSpot o Sales Hub Starter, i superamministratori possono modificare le impostazioni del tema dei modelli di preventivo legacy predefiniti inclusi nell'account. Se si utilizza Sales Hub Professional o Enterprise, i Super Admin possono modificare i modelli di preventivo legacy predefiniti e i modelli di preventivo legacy personalizzati presenti nell'account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. Fare clic sulla schedaModelli di preventivo .

Nella sezione Modelli di preventivo predefiniti è possibile gestire i tre modelli forniti con l'account. Per visualizzare le opzioni dei modelli, passare il mouse sul modello predefinito, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare un'opzione:

• Anteprima: visualizza l'aspetto di un preventivo creato dal modello.
• Modifica tema: modifica il tema del modello. I modelli predefiniti utilizzano lo stesso tema, pertanto le modifiche apportate avranno effetto su tutti e tre i modelli.
• Usa modello: crea un nuovo preventivo dal modello.
• Nascondi nelle citazioni: impedisce che il modello appaia come opzione quando si crea un nuovo preventivo. È possibile ripristinare questa opzione in un secondo momento, selezionando Mostra nei modelli nel menu a discesa.

• Modifica: modifica il modello di preventivo. Nell'editor dei modelli, è anche possibile modificare il tema del modello nella scheda Impostazioni.
• Clona: crea una copia del modello di preventivo.
• Usa modello: crea un nuovo preventivo dal modello.
• Nascondi nelle citazioni: impedisce che il modello appaia come opzione quando si crea un nuovo preventivo. È possibile ripristinare questa opzione in un secondo momento selezionando Mostra nei modelli nel menu a discesa.
• Elimina: elimina il modello.

Creare preventivi precedenti

Creare preventivi storici da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio della vostra azienda. Utilizzate lo strumento dei preventivi legacy per creare una pagina web che includa le informazioni sui prezzi delle voci. Se si utilizza l'integrazione tra HubSpot e Shopify, è possibile aggiungere i prodotti creati attraverso l'integrazione.

Per raccogliere i pagamenti digitali attraverso i preventivi, è necessario impostare Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti o lo strumento di pagamento di HubSpot(soloStarter, Professional o Enterprise ).

Per creare un preventivo da un contatto, un'azienda o un record di trattativa:

1. Andate al vostro record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. Fare clic sul nome del record da cui si desidera creare il preventivo.
3. Nella barra laterale destra, nella sezione Citazioni, fare clic su + Aggiungi.

4. È possibile creare un preventivo anche dall'editor delle voci di una transazione.

Per creare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto a destra, fare clic su Crea preventivo.

Creare il preventivo

Dopo aver creato il preventivo, costruirlo per aggiungere una transazione associata, le informazioni sull'acquirente, le informazioni sulla propria azienda e i dettagli di pagamento.

Contratto

1. Per associare il preventivo a un accordo esistente, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare un accordo esistente.
2. Per creare una nuova transazione per il preventivo, fare clic sul menu a discesa Associa a una transazione e selezionare Crea una nuova transazione. Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell'accordo. Quindi fare clic su Crea. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

3. Fare clic su Avanti.
4. Continuare a impostare il preventivo legacy seguendo i passaggi indicati di seguito. È possibile salvare il preventivo come bozza in ogni fase facendo clic su Salva e poi su Esci in basso a sinistra. È possibile accedere alla bozza di preventivo per modificarla e i preventivi in bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Informazioni sull'acquirente

Aggiungete i contatti e l'azienda al vostro preventivo esistente. Se è stato selezionato un preventivo esistente, HubSpot aggiungerà automaticamente al preventivo i contatti e l'azienda principale associata al preventivo.

1. Per modificare leinformazioni del contatto (ad esempio, il titolo di lavoro) o dell' azienda(ad esempio, l'indirizzo dell'azienda) , fare clic sul nome del contatto o dell'azienda, aggiornare i dettagli nel pannello di destra, quindi fare clic su Salva.

Nota bene: se si aggiornano le informazioni del contatto o dell'azienda, gli aggiornamenti verranno salvati nel loro record nel CRM.

2. Per rimuovere un contatto o un'azienda dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al suo nome.

Se si è creato un nuovo affare e non si è associato un contatto o un'azienda, oppure si è associato un affare che non ha un contatto o un'azienda associati, sarà necessario aggiungerli:

1. Fare clic su Aggiungi contatto.
   • Per aggiungere un contatto esistente, nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionare la casella di controllo accanto al nome del contatto che si desidera aggiungere, quindi fare clic su Avanti.
   • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su + Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesaEtichette, selezionare l'etichetta di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per aggiungere un nuovo contatto, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Crea nuovo.
   • Inserire i dettagli del contatto. Dopo aver inserito il nome o l'e-mail del contatto, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

Attenzione: non è consigliabile aggiungere contatti al proprio account senza un indirizzo e-mail, poiché HubSpot utilizza l'indirizzo e-mail per deduplicare i contatti e associare automaticamente i contatti alle aziende.

1. • Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy, selezionate le opzioni che indicano la base legale per il trattamento dei dati del contatto.
   • Se l'account dispone di contatti di marketing, selezionare la casella di controllo Imposta questo contatto come contatto di marketing per impostare il contatto come marketing. Se non si seleziona questa opzione durante la creazione del contatto, è possibile impostare il contatto come marketing in un secondo momento.
   • Al termine, fare clic su Crea. Per salvare e creare un altro contatto, fare clic su Crea e aggiungi.
2. Per aggiungere altri contatti, fare clic su + Aggiungi un altro contatto.
3. Per aggiungere un'azienda, fare clic su Aggiungi azienda.
   • Per aggiungere un'azienda esistente, nel pannello di destra utilizzare la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionare l'azienda e fare clic su Avanti.
   • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su + Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Etichette, selezionare l'etichetta di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per aggiungere una nuova azienda, nel pannello di destra fare clic su Crea nuovo.
   • • Nel pannello di destra, inserire le proprietà dell'azienda. Dopo aver inserito il nome della società o il nome del dominio, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto a destra.
   • • Nella sezioneAssocia azienda a, cercare e selezionare i record a cui l'azienda è collegata. Per personalizzare le associazioni visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.
     • Una volta compilate le informazioni sulla società, fare clic su Crea in basso.
4. Fare clic su Avanti.

Nota bene: il Paese dell'azienda visualizzato in un preventivo è popolato dalle informazioni contenute nella proprietà predefinita Paese dell'azienda. Non è possibile creare una proprietà predefinita personalizzata per modificare queste informazioni.

Le vostre informazioni

Verificate che le vostre informazioni personali e aziendali siano corrette. Per impostazione predefinita, le informazioni personali sono popolate dal vostro profilo e dalle vostre preferenze, mentre le informazioni della vostra azienda sono popolate dalle impostazioni del vostro account.

Attenzione: l 'aggiornamento delle informazioni del profilo non aggiornerà i preventivi precedentemente creati. Per aggiornare le informazioni su un preventivo già creato, è possibile aggiornare manualmente i propri dati.

Per modificare le informazioni sul mittente del preventivo per un singolo preventivo:

1. Fare clic sul proprio nome.
2. Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni personali. Se necessario, è possibile cambiare le informazioni con quelle di un altro utente HubSpot.

Nota bene: se si aggiorna il titolo di lavoro di un utente, questo verrà salvato per tutti i preventivi futuri. È possibile modificarlo nuovamente in occasione di preventivi futuri.

3. Fare clic su Salva.
4. Per modificare le informazioni sulla società:
5. Fare clic sul nomedella società.
6. Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni sulla società.
7. Fare clic su Salva.
8. Fare clic su Avanti.

Nota bene: le modifiche apportate avranno effetto solo sul preventivo che si sta modificando.

Aggiungere voci di linea

Aggiungete voci di riga, compresi sconti, tasse e tariffe, e piani di pagamento ai preventivi legacy.

Tutte le modifiche apportate nella sezione delle voci di riga aggiorneranno le voci di riga elencate nel record di transazione associato. Se il record dell'operazione è associato a più preventivi, nella scheda delle voci del record dell'operazione appariranno solo le voci del preventivo creato più di recente.

1. Fare clic su Avanti fino a raggiungere la faseVoci di linea del processo di creazione del preventivo.
2. Per aggiungere una voce di linea, fare clic su Aggiungi voce di linea in alto a destra, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Seleziona dalla libreria prodotti: Aggiungere un articolo basato su un prodotto della libreria prodotti, compresi gli articoli creati con l'integrazione HubSpot-Shopify. Dopo aver selezionato questa opzione, è possibile effettuare una ricerca per nome del prodotto, descrizione del prodotto o SKU, oppure fare clic su Filtri avanzati per affinare la ricerca.Selezionare le caselle di controllo nel pannello di destra accanto ai prodotti su cui si desidera basare l'articolo. Quindi, fare clic su Aggiungi.
   • Crea voce personalizzata:se si dispone delle autorizzazioni per la creazione di voci personalizzate , questa opzione consente di creare una nuova voce personalizzata, unica per il singolo preventivo. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il pannello di destra per inserire i dettagli della voce e scegliere se salvare la voce personalizzata nella libreria dei prodotti. Quindi, fare clic su Salva o su Salva e aggiungi.
     
3. Per modificare, clonareo eliminare un articolo, passare il mouse sul prodotto, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   
   • Modifica: modifica la voce solo per questo preventivo. La libreria dei prodotti non sarà interessata.
     • È inoltre possibile modificare i dettagli di una singola voce di riga nelle colonne dell'editor delle voci di riga, tra cui il termine, il prezzo unitario, la quantità e l'importo dello sconto. Inserire un nuovo valore nella colonna appropriata. Per saperne di più su come aggiungere o rimuovere colonne.
     • Se si imposta una frequenza di fatturazione ricorrente (ad esempio, mensile), verrà creato un abbonamento per il cliente. Per saperne di più sugli abbonamenti.
     • Gli sconti possono essere aggiunti a singole voci o all'intero preventivo.
     • Le imposte possono essere aggiunte alle singole voci o all'intero preventivo. È inoltre possibile automatizzare l'imposta sulle vendite quando si utilizzano i pagamenti online.
   • Elimina: elimina la voce.
   • Clona: crea una nuova voce con gli stessi dettagli.
   • Per riordinare le voci di riga, fare clic e trascinare una voce di riga utilizzando la maniglia di trascinamentodragHandle a sinistra della voce di riga.
4. Fare clic sul menu a discesa Frequenza di fatturazione per impostare la frequenza di fatturazione della voce. La frequenza può essere impostata su una sola volta, settimanale, ogni due settimane, mensile, trimestrale, semestrale, annuale, biennale, triennale, quadriennale o quinquennale.

Nota bene: quando si crea un preventivo integrato con lo strumento dei pagamenti, se si imposta a 0 il valore Termine di una voce con frequenza di fatturazione ricorrente, l'abbonamento si rinnoverà automaticamente fino a quando non verrà annullato.

5. Per impostazione predefinita, la fatturazione delle voci una tantum e ricorrenti inizia al momento del checkout. Per addebitare all'acquirente un articolo in una data successiva, fare clic sul menu a discesa Data inizio fatturazione e selezionare una delle seguenti opzioni:

   • Data personalizzata: una data specifica nel futuro. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il selezionatore di date per selezionare la data di inizio, quindi fare clic su Salva.

   • Inizio ritardato (giorni): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per giorni nel pannello di destra, quindi fate clic su Salva.

   • Inizio ritardato (mesi): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di mesi dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio fatturazione posticipata per mesi nel pannello di destra, quindi fate clic su Salva.

Nota bene: l' elaborazione dei pagamenti di Stripe è in grado di elaborare voci ricorrenti con scadenza successiva, purché nel preventivo sia presente almeno una voce con scadenza al momento del checkout. Ad esempio, la voce 1 deve essere pagata al momento del pagamento e la voce 2 deve essere pagata tra 30 giorni.

Aggiungere sconti, tariffe e imposte a un preventivo

Nella sezione Riepilogo è possibile aggiungere sconti, spese e imposte una tantum per il subtotale del preventivo. Questi elementi aggiunti non verranno aggiunti alla proprietà Importo dell'affare associato.

Scoprite come aggiungere le aliquote fiscali da utilizzare per i vostri prodotti e servizi, invece di aggiungere tasse una tantum al subtotale.

1. Per aggiungere un'imposta, una tassa o uno sconto, fate clic su +Aggiungi [imposta/tassa/sconto]. Per saperne di più sugli sconti.
2. Inserite un nome per l'imposta, la tassa o lo sconto e un valore nel campo di testo. Il valore dell'imposta, della tassa o dello sconto può essere basato su un importo specifico in valuta o su una percentuale (%) del totale.
3. Per rimuovere le tasse, le tariffe o gli sconti, fare clic sull'icona di cancellazione delete accanto al campo della valuta.
4. Per impostazione predefinita, il preventivo pubblicato mostrerà solo il totale dovuto al momento del checkout, il che significa che eventuali voci dovute in futuro non saranno incluse nel totale. Per visualizzare il valore totale del contratto, comprese le voci con scadenza futura, selezionare la casella di controllo Visualizza il valore totale del contratto nel preventivo pubblicato. È possibile configurare il comportamento predefinito nelle impostazioni del preventivo.

Aggiungere un piano di pagamento

Attivare la pianificazione dei pagamenti sui preventivi legacy per suddividere i pagamenti nel tempo, consentendo di suddividere l'importo totale di un preventivo in più rate in un periodo definito. Ogni rata avrà una data di scadenza, un importo e un nome distinti.

Ad esempio, se il preventivo è di 5.000 dollari per l'installazione di una macchina, è possibile strutturare il pagamento in tre rate nell'arco di sei mesi:

Pagamento 1 (dovuto all'accettazione): $2,500.
Pagamento 2 (da effettuare tra 3 mesi): $1,250.
Pagamento 3 (da effettuare alla firma del progetto): $1,250.

Quando si riscuote il pagamento utilizzando i pagamenti di HubSpot o un account Stripe collegato, la prima rata è pagabile attraverso il preventivo e tutte le altre rate saranno create come bozze di fattura. Sebbene le seguenti fatture rateali vengano create automaticamente, non vengono inviate automaticamente, quindi assicuratevi di rivederle e inviarle al vostro acquirente. Scoprite come impostare un piano di pagamento qui di seguito.

Nota bene: i piani di pagamento non possono essere configurati su preventivi con voci ricorrenti o date di inizio fatturazione future.

Per impostare un piano di pagamento:

1. Alla voce Piano di pagamento attivare l'interruttore Piano di pagamento.
   
   
2. Scegliere se suddividere la rata in base all'importo o alla percentuale facendo clic sul menu a discesa Importo e scegliendo Importo o Percentuale (%).
   
   
3. Inserire il nome della rata, l'importo o la percentuale e la data di scadenza.
   • Il primo pagamento è dovuto al momento della ricezione. È possibile modificare il testo nella casella Data di scadenza.
   • Per impostare la scadenza di un pagamento futuro in una data specifica, utilizzare il selezionatore di date.
   • Per impostare la scadenza di un pagamento in base a una pietra miliare, fare clic sul menu a discesa Data specifica , quindi selezionare Pietra miliare e inserire una pietra miliare nel campo di testo.
4. Aggiungere un'altra rata facendo clic su + Aggiungi un'altra rata.
5. Durante la visualizzazione del preventivo, l'acquirente vedrà il totale e ogni rata, insieme alla data di scadenza.
   
   
6. Quando l'acquirente paga il preventivo, le fatture per i pagamenti successivi saranno create nello stato Bozza del vostro account. Le fatture non saranno inviate automaticamente all'acquirente e i pagamenti futuri non saranno automatizzati. Scoprite come gestire le bozze di fattura.

Rivedere il riepilogo di un preventivo

Quando si impostano le voci di spesa, è necessario esaminare la sezione Riepilogo per capire come verranno addebitati i costi all'acquirente, compresi gli sconti, le commissioni e le imposte.

• Il Subtotale mostrerà solo le voci da pagare al momento del checkout. Gli articoli che verranno addebitati in un secondo momento appariranno invece nel totale Pagamenti futuri.
• Tutte le voci, indipendentemente dalla data di scadenza del pagamento, saranno sommate nel Valore totale del contratto.
• Gli sconti una tantum, i costi e le tasse saranno applicati solo alle voci da pagare al momento del checkout, non alle voci addebitate in un secondo momento.

Per procedere alla configurazione della firma e delle opzioni di pagamento del preventivo, fare clic su Avanti.

Firma e pagamento

Decidere come raccogliere le firme e i pagamenti per il preventivo. È necessario essere iscritti a HubSpot Payments o aver collegato Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti per accettare pagamenti online.

1. Selezionate il pulsante di opzione accanto all'opzione di firma:
   • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
   • Includi spazio per una firma scritta: utilizzare una firma scritta a mano su una copia stampata del preventivo. In seguito è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato per indicare che tutte le firme sono presenti.
   • Per includere uno spazio per la controfirma di un membro del team, selezionare la casella di controllo Includi spazio per la controfirma.
   • Usa firma elettronica ( soloSales Hub Starter, Professional o Enterprise ) Gli utenti con un posto a pagamento in Sales Hub possono configurare il preventivo per includere un campo di firma digitale.
     • Selezionate la casella dicontrollo accanto all'e-mail del contatto la cui firma è necessaria.
     • Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare il nome di un utente HubSpot.
2. Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di pagamento:
   • Nessun pagamento: non verrà riscosso alcun pagamento tramite il preventivo.
   • Stripe: selezionare questa opzione se si utilizza l'opzione di elaborazione dei pagamenti Stripe per fatturare ai clienti.

Nota bene: l'opzione di elaborazione dei pagamenti Stripe può elaborare voci ricorrenti con scadenza successiva, se nel preventivo è presente almeno una voce con scadenza al momento del checkout. Ad esempio, la voce 1 deve essere pagata al momento del pagamento e la voce 2 deve essere pagata tra 30 giorni.

• • Pagamenti HubSpot: selezionare questa opzione se si utilizza lo strumento dei pagamenti HubSpot per elaborare i pagamenti dei clienti e personalizzare le opzioni di pagamento del preventivo.

Nota bene: quando viene effettuato un pagamento su un preventivo, viene creata automaticamente una fattura se l'impostazione per la creazione automatica di fatture è attivata nelle impostazioni. Per saperne di più sull'esperienza di checkout degli acquirenti.

3. Fare clic su Avanti.

Modello e dettagli

Selezionare un modello e inserire i dettagli del preventivo.

1. Modello di preventivo: fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
2. Nome del preventivo: inserire un nome per il preventivo.
3. Dominio: questa impostazione si applica solo se si utilizza un modello di preventivo personalizzato. Il dominio è impostato dal modello di preventivo selezionato. Per impostazione predefinita, lo slug del contenuto utilizza una data univoca e l'ID del preventivo e non deve essere personalizzato, ma se necessario è possibile modificare lo slug della pagina nel campo di testo Slug del contenuto .
4. Data di scadenza: selezionare una data di scadenza. Gli utenti di un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni dell'account. Quando un preventivo scade, i contatti non possono più accedervi e saranno invitati a contattare il team.
5. Lingua del preventivo: selezionare la lingua del preventivo.
6. Locale: selezionare il locale per modificare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo del preventivo. Il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindi la modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

Nota bene: se si desidera visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, fare clic sul nome del preventivo nel record dell'affare, quindi nella finestra di dialogo fare clic su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF. L'URL del PDF generato scadrà dopo un'ora.

7. Commenti all'acquirente: inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile all'acquirente. Utilizzare le opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
8. Condizioni di acquisto: inserire tutte le regole o le norme di cui l'acquirente deve essere a conoscenza. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
9. Per aggiornare il colore e il logo predefiniti che verranno visualizzati, modificare il branding dello strumento di vendita nelle impostazioni dell'account.
10. Fare clic su Avanti.

Rivedere e inviare il preventivo

Visualizzate in anteprima il contenuto del preventivo, quindi pubblicatelo, salvatelo come bozza o inviatelo per l'approvazione. Per salvare il preventivo come bozza da modificare in un secondo momento, fare clic su Salva in basso a destra e poi su Esci in basso a sinistra per uscire dall'editor dei preventivi.

Nota bene: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma elettronica nella fase Firma e pagamento . Se sono stati impostati flussi di lavoro per l'approvazione dei preventivi, tenere presente che i preventivi con lo stato di bozza possono essere inseriti nel flusso di lavoro.

1. Per pubblicare il preventivo, fare clic su Crea in basso a sinistra. Se il preventivo richiede l'approvazione, fare clic su Richiedi approvazione. L'approvatore del preventivo del vostro account deve approvare il preventivo prima che possiate pubblicarlo e inviarlo ai vostri contatti.

Nota bene: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificarlo a meno che non venga rifiutato dall'approvatore del preventivo del proprio account.

2. Per copiare un link per inviare il preventivoo scaricare un PDF del preventivo:
   • Nella finestra di dialogo, nella scheda Copia link, scarica PDF. Nel pannello di destra verrà visualizzata un'anteprima del preventivo.
   • Fare clic su Copia link per copiare il link al preventivo.
   • Fare clic su Scarica PDF per scaricare il PDF del preventivo.
   • Fare clic sulla X o su Chiudi al termine dell'operazione.
     
     
3. Per inviare il preventivo via e-mail:
   • Nella finestra di dialogo, fare clic sulla scheda Invia preventivo via e-mail.
   • Ilcampo A verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato al preventivo. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail alcampo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari Cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati . È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campoCc.
   • Se nelle impostazioni del preventivo è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con il vostro indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare preventivi dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà quello predefinito ogni volta che si invia un preventivo, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questo indirizzo e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta connessa, comprese le caselle di posta condivise dai team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.
   • Nel campo Oggetto, modificare l'oggetto dell'e-mail.
   • Nel campo Scrivi qui il tuo messaggio... , inserire il messaggio e-mail. Utilizzare la barra di formattazione in basso per formattare il testo, inserire link e snippet.
   • Man mano che si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima in tempo reale.
   • Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia e-mail di offerta per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli del preventivo con un link per visualizzarlo nel proprio browser e una versione PDF del preventivo come allegato.
   • Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link al preventivo, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Per saperne di più sulla gestione delle bozze e dei preventivi pubblicati.

Richiedere modifiche o approvare un preventivo esistente (soloSales Hub Enterprise )

Se l'impostazione di approvazione dei preventivi è stata attivata, è possibile richiedere modifiche o approvare preventivi precedenti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. I preventivi in attesa di approvazione vengono elencati con lo stato di In attesa di approvazione. Per visualizzare tutti i preventivi in attesa di approvazione, fare clic sulla scheda Approvazione in sospeso.
3. Passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi selezionare Copia link approvazione.
4. In una scheda separata del browser, incollare l'URL del link di approvazione nella barra degli indirizzi.
5. Se non sono necessarie modifiche, fare clic su Approva e crea in alto a destra.
6. Per richiedere modifiche al preventivo, fare clic su Richiedi modifiche.
   • Nella finestra di dialogo, nel campo Note , inserire i commenti, quindi fare clic su Richiedi modifiche.
   • Verrà creata un'attività che il creatore di preventivi dovrà rivedere e gestire. Il creatore del preventivo deve navigare nella pagina dell'indice dei preventivi, passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica per apportare le modifiche richieste.
   • Quando le modifiche sono state apportate e il preventivo è pronto per essere pubblicato, tornare all'URL del link di approvazione del preventivo. In alto a destra, fare clic su Approva e crea.
7. Il creatore del preventivo riceverà una notifica di approvazione del preventivo. Potrà quindi condividere il preventivo con i contatti.

Nota bene: per apportare modifiche al preventivo approvato, è necessario richiamare e modificare il preventivo. Per saperne di più su come richiamare e modificare un preventivo pubblicato.

Condividere i preventivi pubblicati

Esistono diversi modi per condividere un preventivo ereditato dopo la sua pubblicazione:

• Inviare un preventivo via e-mail da un record CRM.
• Copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto.
• Condividere un preventivo dall'app mobile di HubSpot.
• Inserire un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot.

Attenzione: i preventivi pubblicati non possono essere reindirizzati da un dominio a un altro. Ad esempio, se si ospitano i preventivi su www.website.com, ma successivamente si reindirizza il dominio a www.new-website.com, i preventivi ospitati sul dominio originale non saranno reindirizzati e diventeranno pagine di errore.

Per inviare via e-mail un preventivo legacy da un record CRM:

1. Nel vostro account HubSpot, andate su contatti, aziende o offerte.
2. Fare clic sul nome di un record.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona email Email.
4. Nella finestra a comparsa, fare clic sulmenu a discesa Preventivi e selezionare un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, è necessario che sia stato creato un preventivo per la transazione associata a quel contatto o a quel record aziendale.

Per copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse sul preventivo pubblicato, quindi fare clic su Azioni e selezionare Copia link.
3. Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel browser, scaricarlo o stamparlo.

Per visualizzare, eliminare o condividere le citazioni pregresse sull'app mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android:

1. Aprire l'app HubSpot sul dispositivo mobile Android.
2. Toccare Offerte nel menu di navigazione inferiore.
3. Toccare ilnome del deal .
4. Nel record del deal, toccare lascheda Citazioni .
5. Appariranno le citazioni associate al deal. Lo stato e la data di scadenza sono elencati sotto il nome dell'offerta. Toccare il preventivo per visualizzare ulteriori dettagli.
6. Per copiare il link di un preventivo, scaricare il preventivo, condividere il preventivo dall'app, richiamare il preventivo, visualizzare le voci di riga o eliminare il preventivo, toccare l'icona del menuverticalMenu accanto al nome del preventivo.

È inoltre possibile condividere un preventivo legacy utilizzando la tastiera mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android o iOS. Per saperne di più sull'attivazione della tastiera HubSpot nelle impostazioni del dispositivo, accedere alla tastiera HubSpot mentre si utilizza l'app mobile HubSpot.

Dopo aver creato le citazioni legacy, è possibile gestirle dalla pagina dell'indice delle citazioni. È possibile filtrare le citazioni per stato o proprietario, oppure cercare una citazione specifica da rivedere o modificare. È inoltre possibile aprire la pagina dei dettagli delle citazioni per scaricare, clonare, richiamare e modificare o eliminare la citazione.

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutte le quotazioni o impostare un periodo di scadenza predefinito per le quotazioni. Per saperne di più sulla creazione di rapporti sulle quotazioni nel costruttore di rapporti personalizzati.

È possibile gestire preventivi con lo stato di Bozza o preventivi che sono stati pubblicati, sia che siano stati firmati elettronicamente, sia che siano in attesa di pagamento o meno.

Gestire i preventivi

Gestire le bozze di preventivo

Per gestire le bozze di preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su una bozza di preventivo e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Modifica: modifica il preventivo. Nell'editor dei preventivi, terminare l'impostazione del preventivo, quindi fare clic su Crea.
   • Clona: clona il preventivo.
   • Elimina: elimina il preventivo.

Nota bene: i preventivi redatti possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Gestire i preventivi pubblicati

È possibile gestire le citazioni pubblicate dalla pagina dell'indice delle citazioni. Le citazioni pubblicate possono avere diversi stati:

• Pubblicato: un preventivo pubblicato che non ha la firma elettronica o i pagamenti online attivati.
• In attesa di firma: un preventivo in attesa della firma elettronica dei firmatari o dei controfirmatari.
• In attesa di pagamento: un preventivo in attesa di pagamento con pagamenti online attivati.
• Pagato: un preventivo con pagamenti online abilitati che è stato pagato.

Per gestire i preventivi pubblicati:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su unpreventivo pubblicato e fare clic sul menu a discesa Azioni .A seconda dello stato e della configurazione di un preventivo, è possibile selezionare le seguenti azioni di gestione del preventivo:
   • Visualizza preventivo: visualizza il preventivo in una nuova scheda del browser.
   • Dettagli: visualizza i dettagli del preventivo, compresi il numero di riferimento, l'importo del preventivo, la data di scadenza, i contatti associati, la società associata e l'affare associato. Per gestire un preventivo dalla sua pagina dei dettagli, fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra e selezionare un'azione.

• • Copia link: copia il link URL del preventivo.
  • Invia via e-mail: apre la finestra di dialogo Invia preventivo per inviare il preventivo via e-mail.
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
  • Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma elettronica, selezionare per aprire il preventivo e verificare la propria controfirma.
  • Contrassegna firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.
  • Converti in fattura: creare una fattura utilizzando le informazioni del preventivo, comprese le voci associate. Si accede quindi all'editor di fatture per configurarne i dettagli.
  • Clona: clona un preventivo esistente per utilizzare nuovamente lo stesso preventivo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci di riga, compresi prezzo, condizioni e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo.

Nota bene: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati non possono essere richiamati e modificati, né cancellati. Se un preventivo ha più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato, può essere richiamato, modificato o cancellato.

• • Archivia: contrassegnare un preventivo come archiviato per non pubblicarlo e nasconderlo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. È possibile visualizzare i preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato di archiviazione, ma gli acquirenti non potranno accedere ai preventivi archiviati. Questa azione non può essere annullata. Per saperne di più sull'archiviazione dei preventivi.
  • Elimina: elimina l'offerta per rimuoverla definitivamente dal vostro account e impedire agli acquirenti di accedere all'offerta. Per saperne di più sull'eliminazione dei preventivi. Questa azione non può essere annullata.

Archiviare ed eliminare i preventivi

Quando si creano le citazioni, è possibile che si voglia ripulire la pagina di indice, rimuovere le citazioni inutilizzate o impedire agli acquirenti di vederle. A tal fine, è possibile archiviare ed eliminare le citazioni.

Quando un preventivo viene eliminato o archiviato, non può essere ripristinato.

• Archiviare un preventivo: l' archiviazione di un preventivo imposta lo stato del preventivo su Archiviato, rimuovendolo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice e impedendo agli acquirenti di accedere al preventivo. È comunque possibile visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo nel proprio account.
  • I preventivi che sono stati pagati, che stanno elaborando un pagamento o che sono parzialmente firmati non possono essere archiviati.
  • È possibile visualizzare i preventivi archiviati utilizzando lo stato Archivio nella parte superiore della tabella della pagina indice dei preventivi.

• Eliminare un preventivo: l'eliminazione di un preventivo lo rimuove definitivamente dal vostro account HubSpot. Gli utenti non potranno più visualizzare il preventivo in HubSpot e gli acquirenti non potranno più accedere al preventivo. I preventivi che sono stati pagati non possono essere eliminati.

Per archiviare o eliminare un preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse sulla citazione, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Archivia o Elimina.

Esportare le citazioni pubblicate

È possibile scaricare le versioni PDF di tutte le citazioni pubblicate nel proprio account.

Per scaricare le quotazioni pubblicate:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Scarica le citazioni pubblicate.
3. Riceverete un'e-mail quando il download sarà pronto.
4. Fare clic su Scarica file di esportazione nell'e-mail per scaricare un file zip contenente i PDF di tutte le citazioni pubblicate.