Crear y compartir cotizaciones

Puedes crear cotizaciones para compartir con contactos interesados en comprar un producto o servicio de su empresa. Usa la herramienta cotizaciones para crear una página web que incluya información de precios para elementos de línea. Si utilizas la integración de HubSpot y Shopify, puedes agregar productos creados a través de la integración.

Crear cotizaciones

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Haz clic en Crear cotización.
• Para asociar la cotización con un negocio, haz clic en el menú desplegable Asociar con un negocio y selecciona un negocio existente o haz clic en Crear un nuevo negocio.

• Haz clic en Siguiente.

• Continúa configurando las cotizaciones siguiendo los pasos que aparecen a continuación. Puedes guardar la cotización como borrador en cualquier paso haciendo clic en Guardar, luego haciendo clic en Salir en la parte inferior izquierda. Ten en cuenta que las cotizaciones redactadas aún pueden inscribirse en workflows. Puedes acceder al borrador de cotización para editarlo directamente desde el registro del negocio.

1 1. Detalles de la cotización

Introduce los detalles de tu cotización.

1. 1. Plantilla de cotización: haz clic en el menú desplegable y selecciona una plantilla. 
   2. Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
   3. Dominio: esta configuración solo se aplica si estás utilizando una plantilla de cotización personalizada. El dominio lo establece la plantilla de cotización que has seleccionado. Por opción predeterminada, el slug de contenido utiliza un ID de fecha y cotización único y no es necesario personalizarlo, pero puedes editar el slug de página en el campo de texto Slug de contenido si es necesario.

1. 4. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. Si tienes una suscripción a Sales Hub Pro o Enterprise, puedes establecer un periodo de vencimiento de cotización predeterminado en la configuración de tu cuenta. Cuando una cotización vence, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo.

Nota: si quieres ver la cotización después de que expire, en el registro del negocio, haz clic en el nombre de la cotización, luego, en el cuadro de diálogo, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF.

5. Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos destacados para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
6. Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
• Para actualizar el color y el logotipo predeterminados que se muestran, edita la marca de tu herramienta de ventas en la configuración de tu cuenta.
• Haz clic en Siguiente.

2. Información del comprador

Revisa y edita los contactos y empresas que van a aparecer en tu cotización. Los contactos y las empresas asociados al negocio aparecerán aquí por opción predeterminada. Para eliminarlos de la cotización, borra la casilla de comprobación junto a su nombre.

Para agregar un nuevo contacto o empresa:

• Haz clic en Agregar contacto. En el panel derecho, selecciona las casillas de comprobación junto a los contactos que deseas incluir en la cotización. Luego haz clic en Guardar.
• Haz clic en Agregar empresa. En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación junto a la empresa para incluir en la cotización. Luego haz clic en Guardar.

• Haz clic en Siguiente.

3. Tu información

Verifica que tu información personal y la información de la empresa sean exactas. Por opción predeterminada, tu información personal se extrae de tu perfil y preferencias y la información de tu empresa se establece en la configuración de tu cuenta. 

Nota: la actualización de la información de tu perfil no actualizará las cotizaciones creadas anteriormente. Para actualizar tus datos en una cotización ya creada, deberás seguir los pasos que se indican a continuación para actualizarlos manualmente en la cotización.

Para editar tu información personal para una cotización individual:

• Haz clic en tu nombre o nombre de tu empresa.
• En el panel derecho, actualiza tu información personal.
• Haz clic en Guardar.

• Haz clic en Siguiente.

4. Elementos de línea

Revisa y edita los elementos de línea que aparecerán en tu cotización, además de agregar descuentos, impuestos y tasas, y calendarios de pago para programar los plazos de pago.

Cualquier cambio realizado en esta sección actualizará los elementos de línea incluidos en el registro del negocio. Si el registro del negocio está asociado a varias cotizaciones, sólo aparecerán en la tarjeta de elementos de línea del registro del negocio los elementos de línea de la última cotización creada.

Agregar elementos de línea

• Si tienes permisos de Crear elementos de línea personalizados, puedes agregar un elemento de línea nuevo que sea único para la cotización individual. Los elementos de línea creados desde el editor de elementos de línea no se agregarán a tu biblioteca de productos.
  • Para crear un nuevo elemento de línea específicamente para esta cotización, haz clic en Crear elemento de línea.
  • Ingresa los detalles de tu nuevo elemento de línea en el panel de la derecha y haz clic en Guardar o Guardar y agregar otro.
    

• Si eres un usuario de una cuenta Pro o Enterprise , puedes agregar elementos de línea existentes desde la biblioteca de productos. Esto incluye los elementos de línea creados utilizando la integración HubSpot-Shopify. Si ya existe un elemento de línea asociado con un registro de negocio, ese elemento de línea ya estará incluido.
  • Para agregar elementos de línea a la cotización, haz clic en Agregar de la biblioteca de productos.
  • En el panel Agregar elemento de línea, selecciona los elementos de línea para agregar a la cotización y luego haz clic en Agregar.
• Para editar un elemento de línea en la cotización, coloca el cursor sobre el elemento de línea y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Editar. Haz cambios en el panel derecho y luego haz clic en Guardar.
• También puedes editar los detalles de un elemento de línea individual en el editor de elementos de línea, incluido el término, el precio unitario, la cantidad y el descuento. Introduce un nuevo valor en la columna adecuada. Más información sobre cómo usar el editor de elementos de línea.
  
  

Nota: al crear una cotización integrada con la herramienta de pagos, si estableces el valor de Plazo de un elemento de línea con una frecuencia de facturación recurrente en 0, la suscripción se renovará automáticamente hasta que se cancele.

• Por opción predeterminada, la facturación de los elementos de línea periódicos se iniciará en el momento del pago. Puedes establecerlo en una fecha futura haciendo clic en el menú desplegable Fecha de inicio de facturación y luego en una de las siguientes opciones:
  • Fecha personalizada: una fecha concreta en el futuro. Tras seleccionar esta opción, utiliza el selector de fechas para seleccionar la fecha de inicio y luego haz clic en Guardar.
  • Inicio retrasado (días): retrasa la fecha de inicio de facturación un número de días después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por días del panel derecho.
  • Inicio retrasado (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número de meses después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por meses del panel derecho.

• Para eliminar un elemento de línea, coloca el cursor sobre el elemento de línea y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar.
• Para volver a ordenar los elementos de línea, arrastra y suelta cada elemento de línea de productos.

Agregar descuentos, tarifas e impuestos

En la sección Totales, puedes agregar impuestos, tarifas e impuestos al subtotal de la cotización. Estos elementos adicionales no se agregarán a la propiedad Cantidad del negocio asociado.

Nota: si bien la posibilidad de agregar un impuesto, tarifa o descuento vive en HubSpot, tus equipos legales y contables son el mejor recurso para darte consejos de cumplimiento para tu situación específica.

• Para agregar un impuesto, tarifa o descuento, haz clic en +Agregar impuesto/tarifa/descuento. Más información sobre descuentos.
• Introduce un nombre para el impuesto, la tarifa o el descuento y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, la tarifa o el descuento se puede basar en una cantidad de dólares específica (USD) o un porcentaje (%) del total.
  
• Eliminar cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el icono de la papelera delete junto al campo de moneda.

Agregar un cronograma de pagos

Si utilizas una plantilla de cotización personalizada, puedes activar la programación de pagos para fraccionarlos en el tiempo. Cada pago tendrá su propia fecha de vencimiento, cantidad y nombre. Por ejemplo, una cotización de 5.000 USD por servicios de consultoría puede estructurarse en tres pagos a lo largo de seis meses de 1.000, 1.500 y 2.500 USD.

Para establecer un cronogramas de pago:

• En Cronograma de pago, haz clic para activar el Cronograma de pago.
  
  
• Introduce el nombre, la cantidad y la fecha de vencimiento del pago. Por opción predeterminada, el pago inicial vence en el momento de la recepción. 
• Agrega otro plazo de pago haciendo clic en + Agregar otro pago. Puede establecer que un pago venza en un día específico haciendo clic en el menú desplegable Texto personalizado, seleccionando Fecha específica y luego utilizando el selector de fecha para seleccionar una fecha.
  
  

• Haz clic en Siguiente.

5. Firma y pago

Decide cómo deseas recopilar firmas para tu cotización.

• Selecciona el botón de radio junto a una opción:
  • Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
  • Incluir espacio para firma manuscrita: usar una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización.
  • Usar firma electrónica (solo Sales Hub Pro o Enterprise): usa una firma digital para firmar una cotización.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
    • Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot.

• Selecciona el botón de radio junto a una opción de pago:
  • No hay un pago: no se cobrará ningún pago usando la cotización.
  • Stripe: selecciona esta opción si utilizas la integración de HubSpot y Stripe para facturar a tus clientes.
  • Pagos de HubSpot: selecciona esta opción si utilizas la herramienta de pagos para cobrar a los clientes, y luego personaliza las opciones de pago de la cotización.

• Haz clic en Siguiente.

6. Revisar

Muestra una vista preliminar del contenido de tu cotización, cambia el idioma que muestra la cotización o edita la fecha y la dirección para la cotización.

• Si utilizas una plantilla de cotización personalizada, el idioma y la configuración regional de la cotización aparecerán en el idioma y la configuración regional que hayas seleccionado al crear la plantilla.
  • Para cambiar el idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y selecciona una opción diferente.
  • Para cambiar el formato de presentación de fecha y dirección para tu cotización, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y selecciona una opción diferente. Ten en cuenta que el formato de moneda de la cotización es heredado desde la moneda del registro de negocio, por lo que al cambiar la configuración regional de la cotización no se actualiza la moneda.

• Decide si quieres publicar la cotización, guardarla como borrador o enviarla para aprobar.
  • Para guardar la cotización como borrador y editarla posteriormente, haz clic en Guardar y luego haz clic en Salir en la parte inferior izquierda para salir del editor de cotizaciones.

Ten en cuenta: después de guardar una cotización como borrador, no puedes editar las opciones de firma electrónica en el paso Firma y pago. Si tienes workflows de aprobación de cotización configurados, ten en cuenta que las cotizaciones con estado de borrador aún pueden inscribirse en el workflow.

• • Para publicar la cotización, haz clic en Finalizar cotización.

• • Si tu cotización requiere aprobación, haz clic en Solicitar cotización. El aprobador de cotizaciones de tu cuenta debe aprobar la cotización antes de que puedas publicarla y enviarla a tus contactos.

Nota: después de enviar una cotización para aprobación, no puedes editar la cotización a menos que el aprobador de cotizaciones de tu cuenta la rechace.

• Para compartir tu cotización publicada:
  • Haz clic en Copiar en el cuadro de diálogo para obtener la URL de la página de la cotización. Pega esta URL en un nuevo navegador para ver la cotización o enviar la URL a otros.
  • Haz clic en Escribir correo electrónico con cotización. Serás dirigido al registro del contacto en HubSpot, y la casilla emergente Correo se abrirá automáticamente con un enlace a la página de la cotización.

También puedes compartir la cotización desde el registro de un contacto, empresa o negocio:

• En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos, empresas o negocios.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en el ícono de correo electrónico email.
• En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para compartir una cotización por correo electrónico, debe haber una cotización creada para el negocio asociado a ese registro de contacto o empresa.
• Con la URL de la página de la cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador, puede descargarla o imprimirla.

También puedes ver las cotizaciones en la aplicación móvil de HubSpot en tu dispositivo Android:

• Abre la aplicación HubSpot en tu dispositivo móvil Android.
• Toca Negocios en el menú de navegación inferior.
• Toca el nombre de un registro de negocio.
• En el registro del negocio, toca la pestaña Cotizaciones.
• Aparecerán las cotizaciones asociadas al negocio. El estado y la fecha de vencimiento se detallan debajo del nombre de la cotización. Toca la cotización para ver más detalles.
• Para copiar un enlace de cotización compartible, descargar la cotización, retirarla o eliminarla, toca el verticalMenu icono de menú junto al nombre de la cotización.

También puedes compartir una cotización utilizando el teclado móvil de HubSpot en tu dispositivo Android o iOS. Aprende a activar el teclado de HubSpot en la configuración de tu dispositivo, y luego accede al teclado de HubSpot mientras usas la aplicación móvil de HubSpot

Administrar cotizaciones

En el panel de cotizaciones, ve una lista de las cotizaciones en tu cuenta. Filtrar cotizaciones por estado o propietario, o buscar una cotización específica para revisar o editar. También puede abrir la página de detalles de las cotizaciones para descargarlas, clonarlas, recuperarlas y editarlas, o eliminarlas.

En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones o establecer un período de vencimiento predeterminado para cotizaciones. Aprende a informar sobre las cotizaciones en el generador de informes personalizados.

Editar cotizaciones redactadas

Revisar y publicar un borrador de cotización:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Haz clic en el nombre del borrador de cotización.
• En el editor de cotizaciones, terminar de configurar tu cotización y luego haz clic en Finalizar cotización.

Administrar cotizaciones publicadas

Puedes abrir la página de detalles de una cotización publicada para descargarla, clonarla, recuperarla y editarla, o eliminarla.

• Haz clic en el nombre de una cotización publicada.
• En la esquina superior derecha de la página de detalles de la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una opción:
  • Descargar: descarga una versión en PDF de la cotización.
  • Clonar: clona una cotización existente para volver a utilizar la misma cotización. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.
  • Retirar y editar: puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido actualizado de la cotización se mostrará cada vez que un contacto la vea.
  • Eliminar: elimina la cotización.

Nota: las cotizaciones que ya se han firmado o pagado no se pueden recordar y editar, o eliminar.

Descargar todas las cotizaciones

En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones de la configuración de tu cuenta:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
• Junto a la configuración de Descargar todas las cotizaciones , haz clic en Descargar.

Establecer un período de vencimiento predeterminado para las cotizaciones (Sales Hub Pro y Enterprise )

Los usuarios con permisos de superadministrador en una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise pueden establecer un periodo de vencimiento predeterminado para todas las cotizaciones creadas en la cuenta. Después de actualizando el período de vencimiento predeterminado, cualquier cotización nueva que crees a partir de ese momento tendrá la fecha de vencimiento establecida de manera automática. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
• Junto al valor de configuración Establecer un período predeterminado de vencimiento, haz clic en el menú desplegable e introduce un período de vencimiento predeterminado. 
• Haz clic en Actualizar.