Creare e condividere citazioni

È possibile creare preventivi da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio dalla propria azienda. Utilizzate lo strumento preventivi per creare una pagina web che includa informazioni sui prezzi delle voci. Se si utilizza l'integrazione tra HubSpot e Shopify, è possibile aggiungere i prodotti creati attraverso l'integrazione.

Creare preventivi

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• Fare clic su Crea preventivo.
• Per associare il preventivo a una transazione, fare clic sul menu a discesa Associa con una transazione e selezionare una transazione esistente, oppure fare clic su Crea una nuova transazione.

• Fare clic su Avanti.

• Continuare a impostare il preventivo seguendo i passaggi indicati di seguito. È possibile salvare il preventivo come bozza in qualsiasi fase facendo clic su Salva e poi su Esci in basso a sinistra. Tenere presente che i preventivi in bozza possono comunque essere inseriti nei flussi di lavoro. È possibile accedere alla bozza del preventivo per modificarlo direttamente dalla dashboard dei preventivi.

1. Dettagli del preventivo

Inserire i dettagli del preventivo.

1. 1. Modello di preventivo: fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
   2. Nome preventivo: inserire un nome per il preventivo.
   3. Dominio: questa impostazione si applica solo se si utilizza un modello di preventivo personalizzato. Il dominio è impostato dal modello di preventivo selezionato. Per impostazione predefinita, lo slug del contenuto utilizza una data univoca e l'ID del preventivo e non deve essere personalizzato, ma se necessario è possibile modificare lo slug della pagina nel campo di testo Slug del contenuto .

1. 4. Data di scadenza: selezionare una data di scadenza. Se si dispone di un abbonamento a Sales Hub Professional o Enterprise, è possibile impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni dell'account. Quando un preventivo scade, i contatti non possono più accedervi e viene richiesto di contattare il team.

Nota bene: se si desidera visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, fare clic sul nome del preventivo nel record dell'affare, quindi nella finestra di dialogo fare clic su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF.

5. Commenti all'acquirente: inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile all'acquirente. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona dei frammenti per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
6. Condizioni d'acquisto: inserire tutte le regole o le norme di cui l'acquirente deve essere a conoscenza. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona dei frammenti per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
• Per aggiornare il colore e il logo predefiniti, modificare il branding dello strumento di vendita nelle impostazioni dell'account.
• Fare clic su Avanti.

2. Informazioni sull'acquirente

Rivedere e modificare i contatti e le aziende che appariranno sul preventivo. HubSpot aggiungerà automaticamente al preventivo i contatti e l'azienda principale associata alla transazione. Per rimuoverli dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al loro nome.

Per aggiungere un nuovo contatto o un'azienda principale:

• Fare clic su Aggiungi contatto. Nel pannello di destra, cercare i contatti e selezionare le caselle di controllo accanto ai contatti da includere nel preventivo. Quindi, fare clic su Salva.
• Fare clic su Aggiungi azienda. Nel pannello di destra, cercare l'azienda principale dell'affare e selezionare la casella di controllo accanto ad essa. Se non si trova l'azienda desiderata, accertarsi che l'azienda sia impostata come azienda principale dell'accordo. Dopo aver selezionato l'azienda, fare clic su Salva.
• Fare clic su Avanti.

3. Le informazioni

Verificate che le vostre informazioni personali e quelle della vostra azienda siano corrette. Per impostazione predefinita, le informazioni personali vengono estratte dal vostro profilo e dalle vostre preferenze, mentre le informazioni sulla vostra azienda sono impostate nelle impostazioni del vostro account.

Attenzione: l'aggiornamento delle informazioni del vostro profilo non aggiornerà i preventivi precedentemente creati. Per aggiornare le vostre informazioni in un preventivo già creato, dovrete seguire i passaggi seguenti per aggiornarle manualmente sul preventivo.

Per modificare le informazioni di un singolo preventivo:

• Fare clic sul proprio nome o sul nome della società.
• Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni personali.
• Fare clic su Salva.

• Fare clic su Avanti.

4. Voci di riga

Rivedete e modificate le voci di riga che appariranno sul vostro preventivo, aggiungendo sconti, tasse e tariffe e pianificando le rate di pagamento.

Tutte le modifiche apportate in questa sezione aggiorneranno le voci elencate nel record della transazione. Se il record dell'affare è associato a più preventivi, solo le voci del preventivo creato più di recente appariranno nella scheda delle voci del record dell'affare.

Aggiungere voci di linea

Successivamente, aggiungere gli articoli di linea che l'acquirente acquisterà. Se esiste un articolo già associato al record dell'affare, tale articolo sarà già incluso.

• Se si dispone delle autorizzazioni per la creazione di articoli personalizzati , è possibile aggiungere un nuovo articolo unico per il singolo preventivo. Le voci create dall'editor delle voci non vengono aggiunte alla libreria dei prodotti.
  • Per creare una nuova voce specifica per questo preventivo, fare clic su Crea voce personalizzata.
    
    
  • Nel pannello di destra, inserire i dettagli della nuova voce, quindi fare clic su Salva o su Salva e aggiungi.
• Per creare una voce basata su un prodotto esistente nella libreria di prodotti, comprese le voci create con l'integrazione HubSpot-Shopify:
  • Per aggiungere voci al preventivo, fare clic su Aggiungi dalla libreria prodotti.
  • Nel pannello Aggiungi voce , selezionare le voci da aggiungere al preventivo, quindi fare clic su Aggiungi.
• Per modificare un articolo già incluso nel preventivo, passare il mouse sull'articolo e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Modifica. Apportare le modifiche nel pannello di destra e fare clic su Salva.
• È inoltre possibile modificare i dettagli di una singola voce di riga nell'editor delle voci di riga, compresi il termine, il prezzo unitario, la quantità e l'importo dello sconto. Inserire un nuovo valore nella colonna appropriata. Per saperne di più sull'uso dell'editor delle voci di riga.
  
  

Nota bene: quando si crea un preventivo integrato con lo strumento dei pagamenti, se si imposta il valore Termine di una voce con frequenza di fatturazione ricorrente a 0, l'abbonamento si rinnoverà automaticamente fino a quando non verrà annullato.

• Per impostazione predefinita, la fatturazione delle voci ricorrenti inizia al momento del checkout. Per addebitare all'acquirente un articolo in una data successiva, fate clic sul menu a discesa Data inizio fatturazione, quindi selezionate una delle seguenti opzioni:
  • Data personalizzata: una data specifica nel futuro. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il selezionatore di date per selezionare la data di inizio, quindi fare clic su Salva.
  • Inizio ritardato (giorni): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per giorni nel pannello di destra.
  • Inizio ritardato (mesi): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di mesi dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per mesi nel pannello di destra.

• Per rimuovere una voce, passare il mouse sulla voce e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Elimina.
• Per riordinare le voci di riga, trascinare e rilasciare ogni voce di riga di prodotto.

Aggiungere sconti, spese e tasse

Nella sezione Totali è possibile aggiungere sconti, commissioni e imposte per il subtotale del preventivo. Questi elementi aggiuntivi non verranno aggiunti alla proprietà Importo dell'affare associato.

• Per aggiungere un'imposta, una tassa o uno sconto, fare clic su +Aggiungi imposta/tassa/sconto. Per saperne di più sugli sconti.
• Inserire un nome per l'imposta, la tassa o lo sconto e un valore nel campo di testo. Il valore dell'imposta, della tassa o dello sconto può essere basato su un importo specifico in dollari (USD) o su una percentuale (%) del totale.
  
• Rimuovere le imposte, le tasse o gli sconti facendo clic sull'icona del cestino delete accanto al campo della valuta.

Aggiungere un piano di pagamento

Attivare la pianificazione dei pagamenti per suddividerli nel tempo. Se attivata, ogni pagamento avrà una propria data di scadenza, un proprio importo e un proprio nome. Ad esempio, un preventivo di 5.000 dollari per servizi di consulenza può essere suddiviso in tre pagamenti semestrali di 1.000, 1.500 e 2.500 dollari.

Per impostare un piano di pagamento:

• Alla voce Piano di pagamento fate clic per attivare l'interruttore Piano di pagamento.
  
  
• Inserite il nome del pagamento, l'importo e la data di scadenza. Per impostazione predefinita, il pagamento iniziale è dovuto al momento della ricezione.
• Aggiungere un'altra rata facendo clic su + Aggiungi un altro pagamento. È possibile impostare la scadenza di un pagamento in un giorno specifico facendo clic sul menu a discesa Testo personalizzato, selezionando Data specifica e utilizzando il selezionatore di date per selezionare una data.
  
  

Rivedere il riepilogo del preventivo

Quando si impostano le voci di spesa, si consiglia di consultare la sezione Riepilogo per capire come verranno addebitati i costi all'acquirente, compresi gli sconti, le spese e le imposte.

• Il Subtotale rifletterà solo le voci dovute al momento del checkout. Gli articoli che verranno addebitati in un secondo momento appariranno invece nel totale Pagamenti futuri.
• Tutte le voci, indipendentemente dalla data di scadenza del pagamento, saranno sommate nel Valore totale del contratto.
• Gli sconti una tantum, le spese e le imposte saranno applicate solo alle voci da pagare al momento del checkout, non alle voci addebitate in un secondo momento.
  
  

Per procedere alla configurazione della firma e delle opzioni di pagamento del preventivo, fare clic su Avanti.

5. Firma e pagamento

Decidere come raccogliere le firme per il preventivo.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di firma:
  • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
  • Includi spazio per firma scritta: utilizzare una firma scritta a mano su una copia stampata del preventivo. In seguito è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato per indicare che tutte le firme sono presenti.
  • Usa firma elettronica ( soloSales Hub Professional o Enterprise ): gli utenti con un posto a pagamento in Sales Hub possono configurare il preventivo per includere un campo di firma digitale.
    • Selezionare la casella di controllo accanto all'e-mail del contatto per il quale è richiesta la firma.
    • Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare il nome di un utente HubSpot.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di pagamento:
  • Nessun pagamento: non verrà riscosso alcun pagamento tramite il preventivo.
  • Stripe: selezionare questa opzione se si utilizza l'integrazione HubSpot-Stripe per fatturare ai clienti.

Nota bene: quando si riscuote il pagamento con Stripe, tutti gli articoli devono essere pagati al momento del checkout. Non è possibile configurare un preventivo per includere articoli con scadenza successiva quando si utilizza Stripe come metodo di pagamento.

• • Pagamenti HubSpot: selezionare questa opzione se si utilizza lo strumento dei pagamenti per raccogliere i pagamenti dai clienti, quindi personalizzare le opzioni di pagamento del preventivo.

• Fare clic su Avanti.

6. Rivedere

Visualizzare in anteprima il contenuto del preventivo, cambiare la lingua di visualizzazione del preventivo o modificare il formato della data e dell'indirizzo del preventivo.

• Se si utilizza un modello di preventivo personalizzato, la lingua e il locale del preventivo appariranno nella lingua e nel locale selezionati durante la creazione del modello.
  • Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare un'opzione diversa.
  • Per modificare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo del preventivo, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un'opzione diversa. Tenete presente che il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindi la modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

• Decidere se pubblicare il preventivo, salvarlo come bozza o inviarlo per l'approvazione.
  • Per salvare il preventivo come bozza da rivedere e modificare in un secondo momento, fare clic su Salva, quindi su Esci in basso a sinistra per uscire dall'editor dei preventivi.

Nota bene: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma nella fase Firma e pagamento . Se sono stati impostati dei flussi di lavoro per l'approvazione dei preventivi, si tenga presente che i preventivi con uno stato di bozza possono ancora essere inseriti nel flusso di lavoro.

• • Per pubblicare il preventivo, fare clic su Termina preventivo.

• • Se il preventivo richiede l'approvazione, fare clic su Richiedi preventivo. L'approvatore del preventivo del vostro account deve approvare il preventivo prima di poterlo pubblicare e inviare ai vostri contatti.

Nota bene: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificarlo a meno che non venga rifiutato dall'approvatore del preventivo del proprio account.

• Per condividere il preventivo pubblicato:
  • Fare clic su Copia nella finestra di dialogo per ottenere l'URL della pagina del preventivo. Incollare questo URL in un nuovo browser per visualizzare il preventivo o inviarlo ad altri.
  • Oppure, fare clic su Scrivi e-mail con il preventivo. Si accederà al record del contatto in HubSpot e si aprirà automaticamente la casella di pop-up Email con un link alla pagina del preventivo.

È anche possibile condividere il preventivo da un contatto, da un'azienda o da un'offerta:

• Nel vostro account HubSpot, andate su contatti, aziende o offerte.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona Email email .
• Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Preventivi e selezionare un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, è necessario che sia stato creato un preventivo per l'affare associato a quel contatto o a quel record aziendale.
• Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel proprio browser, scaricarlo o stamparlo.

È inoltre possibile visualizzare i preventivi sull'app mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android:

• Aprite l'app HubSpot sul vostro dispositivo mobile Android.
• Toccare Offerte nel menu di navigazione inferiore.
• Toccare il nome del record di un deal.
• Nel record del deal, toccare la scheda Citazioni .
• Appariranno le citazioni associate al deal. Lo stato e la data di scadenza sono elencati sotto il nome dell'offerta. Toccare la quotazione per visualizzare ulteriori dettagli.
• Per copiare il link di una quotazione condivisibile, scaricare la quotazione, richiamarla o eliminarla, toccare l'icona del menu verticalMenu accanto al nome della quotazione.

È inoltre possibile condividere un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android o iOS. Scopri come attivare la tastiera HubSpot nelle impostazioni del tuo dispositivo, quindi accedi alla tastiera HubSpot mentre utilizzi l'app mobile HubSpot.

Gestire i preventivi

Nella dashboard dei preventivi, è possibile visualizzare un elenco dei preventivi presenti nel proprio account. È possibile filtrare i preventivi in base allo stato o al proprietario, oppure cercare un preventivo specifico da rivedere o modificare. È inoltre possibile aprire la pagina dei dettagli dei preventivi per scaricare, clonare, richiamare e modificare o eliminare il preventivo.

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutte le quotazioni o impostare un periodo di scadenza predefinito per le quotazioni. Scoprite come creare rapporti sulle quotazioni nel costruttore di rapporti personalizzati.

Modificare le citazioni redatte

Per rivedere e pubblicare una bozza di preventivo:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• Fare clic sul nome della bozza di preventivo.
• Nell'editor di preventivi, terminare l'impostazione del preventivo, quindi fare clic su Termina preventivo.

Gestione delle citazioni pubblicate

È possibile aprire la pagina dei dettagli di un preventivo pubblicato per scaricarlo, clonarlo, richiamarlo, modificarlo o eliminarlo.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• Fare clic sul nome di un preventivo pubblicato.
• Nell'angolo superiore destro della pagina dei dettagli del preventivo, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare un'opzione:
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
  • Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma elettronica, selezionare per aprire il preventivo e verificare la propria controfirma.
  • Contrassegna firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.

• • Clona: clona un preventivo esistente per utilizzare nuovamente lo stesso preventivo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci di riga, compresi prezzo, condizioni e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo.
  • Elimina: elimina il preventivo.

Nota bene: i preventivi già firmati o pagati non possono essere richiamati, modificati o eliminati.

Scarica tutti i preventivi

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutti i preventivi:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Scarica tutte le citazioni , fare clic su Scarica.

Impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con permessi di superamministrazione in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per tutti i preventivi creati nell'account. Dopo aver aggiornato il periodo di scadenza predefinito, tutti i nuovi preventivi creati in futuro avranno automaticamente la data di scadenza impostata.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Imposta un periodo di scadenza predefinito , fare clic sul menu a discesa e inserire un periodo di scadenza predefinito.
• Fare clic su Aggiorna.