Creare e condividere citazioni

È possibile creare preventivi da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio dalla propria azienda. Utilizzate lo strumento preventivi per creare una pagina web che includa informazioni sui prezzi delle voci. Se si utilizza l'integrazione tra HubSpot e Shopify, è possibile aggiungere i prodotti creati attraverso l'integrazione.

Creare preventivi

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Fare clic su Crea preventivo.
• Per associare il preventivo a un accordo, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare un accordo esistente, oppure fare clic su Crea un nuovo accordo.

• Fare clic su Avanti.

• Continuare a impostare il preventivo seguendo i passaggi indicati di seguito. È possibile salvare il preventivo come bozza in qualsiasi fase facendo clic su Salva e poi su Esci in basso a sinistra. Tenete presente che i preventivi in bozza possono comunque essere inseriti nei flussi di lavoro. È possibile accedere alla bozza del preventivo per modificarlo direttamente dalla dashboard dei preventivi.

1. Dettagli del preventivo

Inserite i dettagli del vostro preventivo.

1. 1. Modello di preventivo: fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
   2. Nome del preventivo: inserire un nome per il preventivo.
   3. Dominio: questa impostazione si applica solo se si utilizza un modello di preventivo personalizzato. Il dominio è impostato dal modello di preventivo selezionato. Per impostazione predefinita, lo slug del contenuto utilizza una data univoca e un ID preventivo e non deve essere personalizzato, ma se necessario è possibile modificare lo slug della pagina nel campo di testo Slug del contenuto .

1. 4. Data di scadenza: selezionare una data di scadenza. Se si dispone di un abbonamento Sales Hub Professional o Enterprise, è possibile impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni dell'account. Quando un preventivo scade, i vostri contatti non potranno più accedervi e saranno invitati a contattare il vostro team.

Nota bene: se si desidera visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, fare clic sul nome del preventivo nel record dell'operazione, quindi nella finestra di dialogo fare clic su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF.

5. Commenti all'acquirente: inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile all'acquirente. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona degli snippet per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
6. Condizioni d'acquisto: inserire tutte le norme o i regolamenti di cui l'acquirente deve essere a conoscenza. Utilizzare le opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona dei frammenti per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
• Per aggiornare il colore e il logo predefiniti, modificare il branding dello strumento di vendita nelle impostazioni dell'account.
• Fare clic su Avanti.

2. Informazioni sull'acquirente

Rivedere e modificare i contatti e le aziende che appariranno sul preventivo. Per impostazione predefinita, i contatti e le aziende associati all'accordo vengono visualizzati qui. Per rimuoverli dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al loro nome.

Per aggiungere un nuovo contatto o una nuova azienda:

• Fare clic su Aggiungi contatto. Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo accanto ai contatti da includere nel preventivo. Quindi, fare clic su Salva.
• Fare clic su Aggiungi azienda. Nel pannello di destra, selezionare la casella di controllo accanto all'azienda da includere nel preventivo. Quindi, fare clic su Salva.

• Fare clic su Avanti.

3. Le vostre informazioni

Verificate che i vostri dati personali e aziendali siano accurati. Per impostazione predefinita, le informazioni personali vengono estratte dal profilo e dalle preferenze dell'utente, mentre le informazioni sull'azienda vengono impostate nelle impostazioni dell'account.

Nota bene: l'aggiornamento delle informazioni del profilo non aggiornerà i preventivi precedentemente creati. Per aggiornare le vostre informazioni in un preventivo già creato, dovrete seguire i passaggi seguenti per aggiornarle manualmente sul preventivo.

Per modificare le informazioni per un preventivo individuale:

• Fare clic sul proprio nome o sul nome della società.
• Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni personali.
• Fare clic su Salva.

• Fare clic su Avanti.

4. Voci di linea

Rivedete e modificate le voci che appariranno sul vostro preventivo, aggiungendo sconti, tasse e tariffe e pianificando le rate di pagamento.

Tutte le modifiche apportate in questa sezione aggiorneranno le voci elencate nel record dell'accordo. Se il record dell'accordo è associato a più preventivi, nella scheda delle voci del record dell'accordo appariranno solo le voci del preventivo creato più di recente.

Aggiungere voci di linea

• Se si dispone delle autorizzazioni per la creazione di voci personalizzate , è possibile aggiungere una nuova voce di riga unica per il singolo preventivo. Le voci create dall'editor delle voci non vengono aggiunte alla libreria dei prodotti.
  • Per creare una nuova voce specifica per questo preventivo, fare clic su Crea voce.
  • Inserire i dettagli della nuova voce nel pannello a destra, quindi fare clic su Salva o su Salva e aggiungi.
    

• Se siete utenti di un account Professional o Enterprise , potete aggiungere articoli esistenti dalla libreria dei prodotti. Sono compresi gli articoli creati con l'integrazione HubSpot-Shopify. Se esiste una riga già associata a un record di vendita, tale riga sarà già inclusa.
  • Per aggiungere voci al preventivo, fare clic su Aggiungi dalla libreria prodotti.
  • Nel pannello Aggiungi voce di riga , selezionare le voci di riga da aggiungere al preventivo, quindi fare clic su Aggiungi.
• Per modificare una voce già inclusa nel preventivo, passare il mouse sulla voce e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Modifica. Apportare le modifiche nel pannello di destra, quindi fare clic su Salva.
• È inoltre possibile modificare i dettagli di una singola voce di riga nell'editor delle voci di riga, compresi il termine, il prezzo unitario, la quantità e l'importo dello sconto. Inserire un nuovo valore nella colonna appropriata. Per saperne di più sull'uso dell'editor delle voci di riga.
  
  

Nota bene: quando si crea un preventivo integrato con lo strumento dei pagamenti, se si imposta a 0 il valore Termine di una voce con frequenza di fatturazione ricorrente, l'abbonamento si rinnoverà automaticamente fino a quando non verrà annullato.

• Per impostazione predefinita, la fatturazione delle voci ricorrenti inizierà al momento del checkout. È possibile impostare una data futura facendo clic sul menu a discesa Data inizio fatturazione, quindi su una delle seguenti opzioni:
  • Data personalizzata: una data specifica nel futuro. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il selezionatore di date per selezionare la data di inizio, quindi fare clic su Salva.
  • Inizio ritardato (giorni): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per giorni nel pannello di destra.
  • Inizio ritardato (mesi): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di mesi dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per mesi nel pannello di destra.

• Per rimuovere una voce, passare il mouse sulla voce e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Elimina.
• Per riordinare le voci, trascinare e rilasciare ogni voce di prodotto.

Aggiungere sconti, spese e tasse

Nella sezione Totali è possibile aggiungere sconti, spese e imposte per il subtotale del preventivo. Questi elementi aggiuntivi non verranno aggiunti alla proprietà Importo dell'affare associato.

Nota bene: mentre la possibilità di aggiungere una tassa, un compenso o uno sconto è presente in HubSpot, i vostri team legali e contabili sono la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità per la vostra situazione specifica.

• Per aggiungere un'imposta, una tassa o uno sconto, fare clic su +Aggiungi imposta/tassa/sconto. Per saperne di più sugli sconti.
• Inserire un nome per l'imposta, la tassa o lo sconto e un valore nel campo di testo. Il valore della tassa, della tariffa o dello sconto può essere basato su un importo specifico in dollari (USD) o su una percentuale (%) del totale.
  
• Rimuovere eventuali imposte, tasse o sconti facendo clic sull'icona del cestino accanto al campo della valuta.

Aggiungere un piano di pagamento

Se si utilizza un modello di preventivo personalizzato, è possibile attivare la programmazione dei pagamenti per suddividerli nel tempo. Ogni pagamento avrà la sua data di scadenza, il suo importo e il suo nome. Ad esempio, un preventivo di 5.000 dollari per servizi di consulenza può essere strutturato in tre pagamenti semestrali di 1.000, 1.500 e 2.500 dollari.

Per impostare un piano di pagamento:

• Alla voce Piano di pagamento , fare clic per attivare l'interruttore Piano di pagamento.
  
  
• Inserire il nome del pagamento, l'importo e la data di scadenza. Per impostazione predefinita, il pagamento iniziale è dovuto al momento della ricezione.
• Aggiungere un'altra rata cliccando su + Aggiungi un altro pagamento. È possibile impostare la scadenza di un pagamento in un giorno specifico facendo clic sul menu a discesa Testo personalizzato, selezionando Data specifica e utilizzando il selezionatore di date per selezionare una data.
  
  

• Fare clic su Avanti.

5. Firma e pagamento

Decidete come volete raccogliere le firme per il vostro preventivo.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto all'opzione di firma:
  • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
  • Includi spazio per la firma di stampa: utilizzare una firma autografa su una copia stampata del preventivo.
  • Usa firma elettronica ( soloSales Hub Professional o Enterprise ): utilizza una firma digitale per firmare un preventivo.
    • Selezionare la casella di controllo accanto all'e-mail del contatto per il quale è richiesta la firma.
    • Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare il nome di un utente HubSpot.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di pagamento:
  • Nessun pagamento: non verrà riscosso alcun pagamento tramite il preventivo.
  • Stripe: selezionare questa opzione se si utilizza l'integrazione HubSpot-Stripe per fatturare ai clienti.
  • Pagamenti HubSpot: selezionare questa opzione se si utilizza lo strumento dei pagamenti per raccogliere i pagamenti dai clienti, quindi personalizzare le opzioni di pagamento del preventivo.

• Fare clic su Avanti.

6. Revisione

È possibile visualizzare in anteprima il contenuto del preventivo, cambiare la lingua di visualizzazione del preventivo o modificare il formato della data e dell'indirizzo del preventivo.

• Se si utilizza un modello di preventivo personalizzato, la lingua e il locale del preventivo appariranno nella lingua e nel locale selezionati durante la creazione del modello.
  • Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare un'opzione diversa.
  • Per modificare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo del preventivo, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un'opzione diversa. Tenete presente che il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindila modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

• Decidere se pubblicare il preventivo, salvarlo come bozza o inviarlo per l'approvazione.
  • Per salvare il preventivo come bozza da rivedere e modificare in un secondo momento, fare clic su Salva, quindi su Esci in basso a sinistra per uscire dall'editor dei preventivi.

Nota bene: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma nellafase Firma e pagamento . Se avete impostato dei flussi di lavoro per l'approvazione dei preventivi, tenete presente che i preventivi con uno stato di bozza possono ancora essere inseriti nel flusso di lavoro.

• • Per pubblicare il preventivo, fare clic su Termina preventivo.

• • Se il preventivo richiede l'approvazione, fare clic su Richiedi preventivo. L'approvatore del preventivo del vostro account deve approvare il preventivo prima che possiate pubblicarlo e inviarlo ai vostri contatti.

Nota bene: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificarlo a meno che non venga rifiutato dall'approvatore del preventivo del proprio account.

• Per condividere la vostra citazione pubblicata:
  • Fare clic su Copia nella finestra di dialogo per ottenere l'URL della pagina del preventivo. Incollare questo URL in un nuovo browser per visualizzare il preventivo o inviarlo ad altri.
  • Oppure, fate clic su Scrivi e-mail con preventivo. Si accederà al record del contatto in HubSpot e si aprirà automaticamente la casella di pop-up Email con un link alla pagina del preventivo.

È anche possibile condividere la citazione da un contatto, da un'azienda o da un record di trattativa:

• Nel vostro account HubSpot, navigate verso i contatti, le aziende o le offerte.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona Email.
• Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Preventivi e selezionare un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, è necessario che sia stato creato un preventivo per l'operazione associata a quel contatto o a quel record aziendale.
• Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel proprio browser, scaricarlo o stamparlo.

È inoltre possibile visualizzare le quotazioni sull'app mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android:

• Aprite l'app HubSpot sul vostro dispositivo mobile Android.
• Toccare Offerte nel menu di navigazione inferiore.
• Toccare il nome di un disco dell'accordo.
• Nel record dell'accordo, toccare la scheda Citazioni .
• Appariranno le quotazioni associate all'accordo. Lo stato e la data di scadenza sono elencati sotto il nome dell'offerta. Toccare il preventivo per visualizzare ulteriori dettagli.
• Per copiare il link di una citazione condivisibile, scaricare la citazione, richiamarla o eliminarla, toccare l'icona del menu verticale accanto al nome della citazione.

È inoltre possibile condividere un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android o iOS. Scoprite come attivare la tastiera HubSpot nelle impostazioni del vostro dispositivo, quindi accedete alla tastiera HubSpot mentre utilizzate l'app mobile HubSpot.

Gestire i preventivi

Nella dashboard delle citazioni è possibile visualizzare un elenco delle citazioni presenti nel proprio account. È possibile filtrare i preventivi per stato o proprietario, oppure cercare un preventivo specifico da rivedere o modificare. È inoltre possibile aprire la pagina dei dettagli dei preventivi per scaricare, clonare, richiamare e modificare o eliminare il preventivo.

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutte le quotazioni o impostare un periodo di scadenza predefinito per le quotazioni. Scoprite come creare rapporti sulle quotazioni nel costruttore di rapporti personalizzati.

Modificare le citazioni redatte

Rivedere e pubblicare una bozza di preventivo:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Fare clic sul nome della bozza di preventivo.
• Nell'editor dei preventivi, terminare l'impostazione del preventivo, quindi fare clic su Termina preventivo.

Gestire le citazioni pubblicate

È possibile aprire la pagina dei dettagli di un preventivo pubblicato per scaricarlo, clonarlo, richiamarlo, modificarlo o eliminarlo.

• Fare clic sul nome di una citazione pubblicata.
• Nell'angolo in alto a destra della pagina dei dettagli del preventivo, fate clic sul menu a discesa Azioni e selezionate un'opzione:
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
  • Clona: clona un preventivo esistente per riutilizzare lo stesso preventivo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci di riga, compresi prezzo, condizioni e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo.
  • Elimina: elimina il preventivo.

Attenzione: i preventivi già firmati o pagati non possono essere richiamati e modificati, né cancellati .

Scarica tutte le citazioni

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutte le citazioni:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Scarica tutte le citazioni , fare clic su Scarica.

Impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi (solo perSales Hub Professional ed Enterprise ).

Gli utenti con permessi di superamministrazione in un account Sales Hub Professional o Enterprisepossono impostare un periodo di scadenza predefinito per tutti i preventivi creati nell'account. Dopo aver aggiornato il periodo di scadenza predefinito, tutti i nuovi preventivi creati in futuro avranno automaticamente la data di scadenza impostata.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Imposta un periodo di scadenza predefinito , fare clic sul menu a discesa e inserire un periodo di scadenza predefinito.
• Fare clic su Aggiorna.