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建立並分享報價

上次更新時間: 五月 13, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

您可以建立報價,與有興趣從公司購買產品或服務的聯絡人分享。 使用報價工具建立包含行項目價格資訊的網頁。 如果你使用HubSpot和Shopify整合,你可以新增透過整合建立的產品。

若要透過報價收取數位付款,您需要設定Stripe付款處理(適用於所有訂閱)或HubSpot付款工具(僅限Starter 、Professional或Enterprise )。

建立報價

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 按一下「建立報價」。
  • 若要將報價與交易關聯,請按一下「與交易關聯」下拉式選單,然後選取現有交易,或按一下「建立新交易」。

請注意:

  • 透過電子商務整合(如Shopify )建立的交易無法與報價相關聯。
  • 右窗格中顯示的報價預覽是根據您上次用於建立報價的範本。 您可以前往下一部分,然後選擇另一個範本來更新此預覽。
  • 報價的貨幣將反映相關交易的貨幣屬性。 如果你使用Stripe付款處理,請進一步了解目前支援的貨幣,以透過Stripe收取款項
  • 按一下下一步。

1.報價詳情

輸入報價詳情。

    1. 報價範本:按一下下拉式選單,然後選取範本。 
    2. 報價名稱:輸入報價名稱 。
    3. 網域:此設定適用於使用自訂報價範本的情況。 網域由您選取的報價範本設定。 默認情況下,內容slug使用唯一的日期和引用ID ,不需要自定義,但如果需要,您可以在內容slug文本字段中編輯頁面slug。
      select-a-custom-quote-template
    1. 到期日期:選擇到期日期。 Sales Hub專業 版或企業版帳戶的使用者可以在帳戶設定中設定預設報價到期期間。 報價到期後,你的聯絡人將無法再存取報價,系統會提示你聯絡團隊。
    2. 引用語言:選擇引用語言。
    3. 地區設定:選擇您的地區設定,以變更報價的日期和地址顯示格式。 請記住,報價的貨幣格式是從交易記錄的貨幣繼承而來,因此更改報價的語言設定不會更新貨幣。

請注意:如果您想在報價到期後查看報價,請單擊交易記錄上的報價名稱,然後在對話框中單擊查看報價以查看PDF版本。

    1. 給買家的評論: 輸入對您的買家有用的任何其他資訊。 使用編輯視窗底部的格式選項來修改文字或插入連結。 按一下textSnippet程式碼textSnippet 段圖示,輸入可重複使用的簡短文字區塊。
    2. 購買條款:輸入您的買家應注意的任何規則或法規。 使用編輯視窗底部的格式選項來修改文字或插入連結。 按一下textSnippet程式碼textSnippet 段圖示,輸入可重複使用的簡短文字區塊。

      quote_details
  • 若要更新顯示的預設顏色和標誌,請在帳戶設定中編輯銷售工具品牌
  • 按一下下一步。

2.買家資訊

檢閱並編輯報價單上顯示的聯絡人和公司。 HubSpot會自動將與交易相關聯的聯絡人和主要公司新增至報價。 若要將對方從報價中移除,請清除對方姓名旁的核取方塊。

quote_buyer_information

若要新增聯絡人或其他聯絡人,請按照以下步驟操作:

  • 按一下「新增其他聯絡人」。
  • 在右側面板中,搜尋並選取要包含在報價中的聯絡人旁邊的核取方塊,然後按一下「儲存」。
  • 建立或新 增現有的關聯標籤。 

3.您的信息

確認您的個人資訊和公司資訊正確無誤。 根據預設,系統會從你的個人資料和偏好設定中提取個人資料,並在帳戶設定中設定公司資料。 

請注意:更新您的個人資料資料不會更新先前建立的報價。 若要在已建立的報價中更新您的資訊,您需要按照以下步驟手動更新報價。

若要編輯個別報價的資訊,請按照以下步驟操作:

  • 按一下您的姓名或公司名稱。
  • 在右側面板中,更新您的個人資訊。
  • 按一下儲存。
  • 按一下下一步。

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4.明細項目

查看並編輯報價單上顯示的明細項目,並新增折扣、稅費和費用,以及安排分期付款的付款時間表。 瞭解如何使用包含引號的行項目

5.簽名與付款

決定您希望如何為您的報價收集簽名。

  • 選擇簽名選項旁邊的單選按鈕 :
    • 無簽名:無需簽名即可授權報價。
    • 包括書面簽名的空間:在報價的印刷副本上使用手寫簽名。 您可以稍後手動將報價標記為已簽署,以表示所有簽名都存在。
    • 使用電子簽名 (僅限Sales Hub Starter、專 業版或企業版)擁有付費Sales Hub席位的 使用者可以將報價設定為包含數位簽名欄位。
      • 勾選需要 簽名的客服案件電子郵件旁的核取方塊。
      • 按一下會簽員下拉式選單,然後選取HubSpot使用者名稱。 quote-signature-and-payment-countersigner
  • 選擇付款選項旁邊的圓形按鈕 :
    • 不付款:不會使用報價收取任何費用。
    • Stripe :如果您使用Stripe付款處理向客戶收費,請選擇此選項。

請注意: Stripe付款處理程序要求所有項目在結帳時到期。

  • 按一下下一步。

6.檢閱

此步驟提供報價內容的預覽。 您可以在此處發佈報價、將其儲存為草稿或提交以供核準。 若要將報價儲存為草稿以便稍後編輯,請按一下「儲存」,然後按一下左下角的「退出」以離開報價編輯器。

請注意:將報價儲存為草稿後,您無法在「簽名與付款」步驟中編輯電子簽名選項。 如果您已設定報價核準工作流程,請記住,仍可以在工作流程中註冊具有草稿狀態的報價。

  • 若要發佈報價,請按一下「發佈報價」。
  • 如果報價需要核準,請按一下「請求核準」。 您帳戶的報價核準人必須先核準報價,您才能發佈報價並傳送給您的聯絡人。

請注意:提交報價供審批後,除非報價被帳戶的報價審批人拒絕,否則您無法編輯報價。

  • 如要分享已發佈的報價,請按照以下步驟
    • 按一下對話方塊中的「複製」,即可取得報價的頁面網址。 將此網址貼到新瀏覽器中以檢視報價,或將網址傳送給其他人。
    • 或者,點擊撰寫附有報價的電子郵件。 系統會將您帶到HubSpot中的客服案件紀錄,並自動開啟「電子郵件」彈出式視窗,並附上報價頁面的連結。quotes-write-email-with-quote

分享報價

除了建立報價後提供的分享選項外,還有多種分享報價的方式。您可以:

請注意:已發佈的報價無法從一個網域重新導向到另一個網域。 例如,如果您在www.website.com上託管報價,但後來將該網域重定向到www.new-website.com ,則原始網域上託管的報價將不會被重定向,而將成為錯誤頁面。

若要透過電子郵件傳送來自CRM記錄的報價:

  • 在HubSpot帳戶中,前往聯絡人、公司或交易
  • 按一下記錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下email 件圖示 。
  • 在彈出式視窗中,按一下「報價」下拉式選單,然後選擇一個報價。 若要透過電子郵件分享報價,必須為與該聯絡人或公司記錄相關的交易建立報價。

    quote_email

若要複製尚未過期的已發佈報價的網址,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 將滑鼠遊標移至已發佈的報價,然後按一下「操作」,然後選取「複製連結」。
  • 使用報價頁面網址,聯絡人可以在瀏覽器中查看報價、下載報價或列印報價。

    download-print-quote

若要在Android裝置上的HubSpot行動應用程式上檢視、刪除和分享報價,請按照以下步驟操作:

  • 在Android行動裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 在底部導覽選單中點選「優惠」。
  • 點選交易記錄的名稱。
  • 在交易記錄上,點選「報價」分頁。
  • 系統會顯示與交易相關的報價。 狀態和到期日期會列在報價名稱下方。 點選報價以查看更多詳細資訊。
  • 若要複製報價連結、下載報價、透過App分享報價、召回報價、檢視行項目或刪除報價,請點選verticalMenu報價名稱旁邊的垂直選單圖示。

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您也可以在Android或iOS裝置上使用HubSpot行動鍵盤分享報價。 瞭解如何在裝置設定中開啟HubSpot鍵盤,然後在使用HubSpot行動應用程式時存取HubSpot鍵盤。 

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管理報價

在報價控制臺上,查看帳戶中的報價清單。 按狀態或所有者篩選報價,或搜尋特定報價以進行檢閱或編輯。 您還可以打開報價詳情頁面以下載、複製、召回和編輯或刪除報價。

你可以在帳戶設定中下載所有報價,或設定報價的預設到期時間。 瞭解如何在自訂報告產生器中報告報價。

編輯草擬報價

如要重新瀏覽並發佈報價草稿,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 按一下報價草稿的名稱 。
  • 在報價編輯器中,完成報價設定,然後按一下「完成報價」。

管理已發佈的報價

建立報價後,您可以從報價索引頁面或報價的詳細資料頁面進行管理。 管理動作包括下載、複製、召回和編輯、封存、刪除等。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 若要從索引頁面管理報價,請將滑鼠遊標懸停在報價上,然後按一下「動作」下拉式選單。 然後選擇以下其中一項動作。

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  • 若要從詳細資訊頁面管理報價,請按一下報價名稱,然後按一下右上角的「動作」下拉式選單。 然後選擇以下其中一項動作。
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根據報價的狀態和配置,您可以從以下報價管理操作中進行選擇:
  • 下載:下載報價的PDF版本。
  • 簽署:當報價需要電子簽署時,請選擇打開報價並驗證您的簽署。
  • 標記已簽署:當報價需要書面簽名時,您可以手動將報價標記為已簽署。
  • 轉換為發票:這將使用報價資訊建立新發票。 然後,系統會帶你前往收據編輯器,以設定收據詳情
  • 複製:複製現有報價以再次使用相同的報價。 複製的報價包括原始報價的記錄關聯和行項目的屬性值,包括價格、條款和折扣。
  • 召回與編輯:對已發佈的報價進行變更和修訂。 編輯後,每當客服案件檢視報價時,都會顯示更新的報價內容。

請注意:已簽署或付款的報價無法撤銷、編輯或刪除。

  • 封存:將報價標記為已封存以取消發佈,並在預設索引頁面檢視中隱藏報價。 您可以透過按存檔狀態篩選索引頁面來查看已存檔的報價,但買家將無法訪問已存檔的報價。 此操作無法撤消。 深入瞭解封存報價。 
  • 刪除:刪除報價以將其從您的帳戶中永久刪除,並防止買家訪問報價。 深入瞭解如何刪除報價。 此操作無法撤消。

封存並刪除報價

當您建立報價時,有時可能會想要清理索引頁面、淘汰未使用的報價,或以其他方式阻止買家訪問報價。 若要執行此操作,您可以封存和刪除報價。 

您選擇的操作將取決於您是否仍希望能夠在HubSpot中存取內部報價。 這兩個動作都無法撤銷,因此請在下方進一步了解兩者之間的差異。

  • 封存報價:封存報價會將報價狀態設為「已封存」,從預設索引頁面檢視中移除,並防止買家存取報價。 在HubSpot中,你仍然可以查看、下載、複製和刪除報價。
    • 您無法封存已付款、正在處理付款或已部分簽署的報價。
    • 您可以使用報價索引頁面表格上方的「封存狀態」篩選器來檢視已封存的報價。 

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  • 刪除報價:刪除報價將從您的HubSpot帳戶中永久刪除。 用戶將無法再在HubSpot中查看報價,買家將無法再訪問報價。

若要封存或刪除報價,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 將滑鼠遊標移至報價,然後點擊「操作」下拉式選單。 然後,選擇封存或刪除。 
  • 或者,按一下報價名稱,然後按一下右上角的「操作」下拉式選單。 然後,選擇封存或刪除。

下載已發佈的報價

在帳戶設定中,你可以下載已發佈的報價:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「引用」。
  • 在「下載已發佈的報價」設定旁,按一下「下載」。

設定報價的預設到期期間(僅限Sales Hub Professional和Enterprise )

在Sales Hub Professional或Enterprise版帳戶中擁有超級管理員權限的使用者,可以為帳戶中建立的所有報價設定預設報價到期期間。 更新預設到期時間後,您之後建立的任何新報價都會自動設定到期日期。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「引用」。
  • 在設定預設到期時間設定旁邊,按一下下拉式選單,然後輸入預設到期時間。
  • 按一下「更新」。

在報價單上顯示合約總價值

根據預設,已發佈的報價將僅顯示結帳時到期的行項目總數,這意味著未來到期的行項目將不會包含在總數中。 建立報價時,您可以將報價設定為包含未來日期的行項目,但也可以在報價設定中設定預設行為。

預設情況下,要在報價上顯示合約總價值:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「引用」。
  • 按一下以切換開啟報價時顯示合約總值 。

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