Citaten maken en delen

Je kunt offertes maken om te delen met contactpersonen die een product of dienst van hun bedrijf willen kopen. Gebruik de offertetool om een webpagina te maken met prijsinformatie voor artikelen. Als je de HubSpot en Shopify integratie gebruikt, kun je producten toevoegen die via de integratie zijn gemaakt.

Om digitale betalingen via offertes te innen, moet je de betalingsverwerking van Stripe instellen (beschikbaar voor alle abonnementen) of de HubSpot betalingstool ( alleenStarter, Professional of Enterprise).

Offertes maken

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op Offerte maken.
  • Klik op Van bestaande deal om de offerte te koppelen aan een bestaande deal. Klik op Nieuwe offerte alsu de offerte aan een nieuwe deal wilt koppelen. De nieuwe deal wordt aangemaakt als onderdeel van het aanmaken van de offerte.

• Ga verder met het opstellen van uw offerte volgens de onderstaande stappen. U kunt de offerte bij elke stap opslaan als concept door op Opslaan te klikken en vervolgens linksonder op Afsluiten. Houd er rekening mee dat conceptoffertes nog steeds kunnen worden opgenomen in workflows. U kunt de conceptofferte direct bewerken vanuit het offertedashboard.

1. Kopersinformatie

Voeg contactpersonen en een bedrijf toe aan uw offerte.

Als je ervoor hebt gekozen om een bestaande deal te gebruiken, voegt HubSpot automatisch contactpersonen en het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld toe aan de offerte. Als je ze uit de offerte wilt verwijderen, vink je het selectievakje naast hun naam uit.

Als je de optie om een bestaande deal te gebruiken niet hebt geselecteerd, volg dan de onderstaande stappen om contactpersonen en een bedrijf toe te voegen.

• Klik op Contactpersoon toevoegen om een contactpersoon toe te voegen.
  • Als u een bestaande contactpersoon wilt toevoegen, gebruikt u de zoekbalk in het rechterpaneel om een contactpersoon te zoeken, schakelt u het selectievakje in naast de naam van de contactpersoon die u wilt toevoegen en klikt u op Volgende.
    • Om een associatielabel toe te voegen, klikt u op +Add association label (Associatielabel toevoegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu Labels, selecteert u het associatielabel en klikt u op Save (Opslaan).
  • Als u een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen, klikt u in het rechterpaneel op Nieuw maken.
    • Voer de eigenschappen van de contactpersoon in. Als u de naam of het e-mailadres van de contactpersoon hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de weergegeven eigenschappen aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

Let op: het is niet aan te raden om contactpersonen aan het CRM toe te voegen zonder e-mailadres, omdat HubSpot het e-mailadres gebruikt om contactpersonen te ontdubbelen en contactpersonen automatisch te koppelen aan bedrijven.

• • • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, selecteer dan opties die de wettelijke basis voor het verwerken van de gegevens van de contactpersoon aangeven.
    • Als je account marketingcontacten heeft, schakel je het selectievakje Deze contactpersoon instellen als marketingcontact in om de contactpersoon in te stellen als Marketingcontact. Als u dit niet selecteert bij het maken van de contactpersoon, kunt u de contactpersoon later als marketing instellen.
    • Als u klaar bent, klikt u op Maken. Om op te slaan en vervolgens nog een contactpersoon te maken, klikt u op Maken en nog een contactpersoon toevoegen.
• Om extra contactpersonen toe te voegen, klikt u op + Nog een contactpersoon toevoegen.
• Om een bedrijf toe te voegen, klikt u op Bedrijf toevoegen.
  • Als u een bestaand bedrijf wilt toevoegen, gebruikt u in het rechterpaneel de zoekbalk om een contactpersoon te zoeken, selecteert u het bedrijf en klikt u op Volgende.
    • Als u een associatielabel wilt toevoegen, klikt u op + Associatielabel toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Labels, selecteert u het associatielabel en klikt u op Opslaan.
  • Als u een nieuw bedrijf wilt toevoegen, klikt u in het rechterpaneel op Nieuw maken.

• • • Voer in het rechterpaneel de eigenschappen van het bedrijf in. Nadat u de naam of domeinnaam van het bedrijf hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de weergegeven eigenschappen aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

• • • In het gedeelteBedrijf koppelen aan zoekt en selecteert u records waaraan het bedrijf is gerelateerd. Om de koppelingen die worden weergegeven aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.
    • Als u de bedrijfsinformatie hebt ingevuld, klikt u onderaan op Aanmaken .
• Klik op Volgende.

2. Uw informatie

Controleer of uw persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens correct zijn. Standaard worden je persoonlijke gegevens uit je profiel en voorkeuren gehaald en worden de gegevens van je bedrijf ingesteld in je accountinstellingen.

Let op: als u uw profielgegevens bijwerkt, worden eerder gemaakte offertes niet bijgewerkt. Om uw informatie bij te werken in een offerte die al is aangemaakt, moet u de onderstaande stappen volgen om deze handmatig bij te werken in de offerte.

Om uw informatie voor een individuele offerte te bewerken:

• Klik op uw naam of bedrijfsnaam.
• Werk in het rechterpaneel uw persoonlijke gegevens bij.
• Klik op Opslaan.

• Klik op Volgende.

3. Regelitems

Bekijk en bewerk de regelitems die op je offerte zullen verschijnen, voeg kortingen, belastingen en kosten toe en maak betalingsschema's om betalingstermijnen in te plannen. Leer hoe u regelitems met offertes gebruikt.

4. Handtekening & Betaling

Bepaal hoe je handtekeningen voor je offerte wilt verzamelen.

• Selecteer het keuzerondje naast een handtekeningoptie:
  • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
  • Inclusief ruimte voor geschreven handtekening: gebruik een handgeschreven handtekening op een geprinte kopie van de offerte. U kunt de offerte later handmatig als ondertekend markeren om aan te geven dat alle handtekeningen aanwezig zijn.
    • Om ruimte in te bouwen voor een medeondertekening voor iemand uit uw team, schakelt u het selectievakje Inclusief ruimte voor medeondertekening in.
  • Gebruik eSignature ( alleenSales Hub Starter, Professional of Enterprise ): gebruikers met een betaalde Sales Hub seat kunnen de offerte configureren om een veld voor digitale handtekeningen toe te voegen.
    • Schakel het selectievakje in naast het e-mailadres van de contactpersoon wiens handtekening nodig is.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer de naam van een HubSpot-gebruiker.

• Selecteer het keuzerondje naast een betalingsoptie:
  • Geen betaling: er wordt geen betaling geïnd met de offerte.
  • Stripe: selecteer deze optie als u de betalingsverwerking van Stripe gebruikt om uw klanten te factureren.

Let op: de bestaande Stripe-integratie vereist dat alle items verschuldigd zijn bij het afrekenen. Stripe betalingsverwerking kan terugkerende items verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, zolang er ten minste één item op de offerte staat dat bij het afrekenen verschuldigd is. Bijvoorbeeld, regel 1 is verschuldigd bij het afrekenen en regel 2 is verschuldigd over 30 dagen.

• • HubSpot-betalingen: selecteer deze optie als je de HubSpot-betalingstool gebruikt om betalingen van klanten te verwerken en pas vervolgens de betalingsopties van de offerte aan.

• Klik op Volgende.

5. Offertedetails

Voer de details van uw offerte in.

1. 1. Offerte sjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
   2. Naam offerte: voer een naam in voor uw offerte.
   3. Domein: deze instelling is alleen van toepassing als u een aangepaste offertesjabloon gebruikt. Het domein wordt ingesteld door de offertesjabloon die u hebt geselecteerd. Standaard gebruikt de content slug een unieke datum en offerte-ID en hoeft niet te worden aangepast, maar u kunt de pagina slug bewerken in het Content slug tekstveld indien nodig.
      

1. 4. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. Gebruikers met een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor een offerte instellen in de accountinstellingen. Wanneer een offerte verloopt, hebben uw contactpersonen er geen toegang meer toe en wordt hen gevraagd contact op te nemen met uw team.
   5. Offerte taal: selecteer een offerte taal.
   6. Locale: selecteer uw locale om de weergave-indeling voor datum en adres van uw offerte te wijzigen. Houd er rekening mee dat de valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de deal record, dus het wijzigen van de locale instellingen van de offerte zal de valuta niet bijwerken.

Let op: als u de offerte wilt bekijken nadat deze is verlopen, klik dan op de naam van de offerte in de transactierecord en klik vervolgens in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken.

5. Opmerkingen voor koper: voer aanvullende informatie in die nuttig is voor je koper. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een koppeling in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
6. Inkoopvoorwaarden: voer regels of voorschriften in waarvan je koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een link in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
   
   
• Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, bewerkt u de branding van uw verkooptool in uw accountinstellingen.
• Klik op Volgende.

6. Deal

Als u er niet voor hebt gekozen om een bestaande deal te gebruiken, wordt in deze stap een nieuwe deal aangemaakt om de offerte aan te koppelen. Voer de naam van de deal in en klik op Volgende.

7. Controleer en verstuur de offerte

Deze stap geeft een voorbeeld van de inhoud van uw offerte. Van hieruit kunt u de offerte publiceren, als concept opslaan of ter goedkeuring opsturen. Als u de offerte wilt opslaan als concept om later te bewerken, klikt u op Opslaan en vervolgens op Afsluiten linksonder om de offerte-editor te verlaten.

Let op: nadat u een offerte als concept hebt opgeslagen, kunt u de opties voor e-handtekeningen in de stap Handtekening & Betaling niet meer bewerken. Als u goedkeuringsworkflows voor offertes hebt ingesteld, houd er dan rekening mee dat offertes met een ontwerpstatus nog steeds in de workflow kunnen worden opgenomen.

• Om de offerte te publiceren, klikt u op Offerte publiceren. Dit stuurt de offerte niet naar de klant. Om te delen, volgt u deze stappen aan het einde van het aanmaken van de offerte. Als de offerte al is aangemaakt en u het aanmaakproces van de offerte hebt doorlopen, lees dan hoe u bestaande offertes kunt delen.

• Als uw offerte goedkeuring vereist, klik dan op Goedkeuring aanvragen. De goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: nadat u een offerte ter goedkeuring hebt ingediend, kunt u de offerte niet meer bewerken tenzij deze is afgewezen door de goedkeurder van uw account.

• Om uw gepubliceerde offerte te delen:
  • Klik op Kopiëren in het dialoogvenster om de URL van de pagina van de quote te krijgen. Plak deze URL in een nieuwe browser om het citaat te bekijken of stuur de URL naar anderen.
  • Of klik op Schrijf e-mail met offerte. Je wordt naar het record van de contactpersoon in HubSpot gebracht en het pop-upvenster E-mail wordt automatisch geopend met een koppeling naar de offertepagina.

Gepubliceerde offertes delen

Naast de opties voor het delen van offertes na het maken van een offerte, zijn er meerdere manieren om een gepubliceerde offerte te delen. U kunt:

• Een offerte e-mailen vanuit een CRM record
• De URL kopiëren van een gepubliceerde offerte die nog niet verlopen is
• Een offerte delen vanuit de HubSpot mobiele app
• Een offerte invoegen met het HubSpot mobiele toetsenbord

Let op: gepubliceerde offertes kunnen niet worden omgeleid van het ene domein naar het andere. Als je bijvoorbeeld je offertes host op www.website.com, maar dat domein later doorverwijst naar www.new-website.com, zullen de offertes die op het oorspronkelijke domein werden gehost niet worden doorverwezen en in plaats daarvan foutpagina's worden.

Een offerte e-mailen vanuit een CRM-record:

• Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op hetpictogram email E-mail .
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Offertes en selecteer een offerte. Om een offerte via e-mail te kunnen delen, moet er een offerte zijn gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of bedrijfsrecord is gekoppeld.
  
  

Om de URL te kopiëren van een gepubliceerde offerte die nog niet is verlopen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de gepubliceerde offerte, klik op Acties en selecteer Kopieer link.
• Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, downloaden of afdrukken.
  
  

Om offertes te bekijken, verwijderen en delen op de HubSpot mobiele app op je Android apparaat:

• Open de HubSpot app op je Android mobiele apparaat.
• Tik op Deals in het onderste navigatiemenu.
• Tik op de naam van een dealrecord.
• Tik in de dealrecord op het tabblad Citaten .
• De offertes die bij de deal horen verschijnen. De status en vervaldatum staan onder de naam van de offerte. Tik op de offerte om meer details te bekijken.
• Om een citaatlink te kopiëren, het citaat te downloaden, het citaat te delen vanuit de app, het citaat op te roepen, regelitems te bekijken of het citaat te verwijderen, tikt u op hetverticalMenu menupictogram naast de citaatnaam.

Je kunt een offerte ook delen met het HubSpot mobiele toetsenbord op je Android- of iOS-apparaat. Leer hoe je het HubSpot toetsenbord insch akelt in de instellingen van je apparaat en open vervolgens het HubSpot toetsenbord terwijl je de HubSpot mobiele app gebruikt.

Offertes beheren

Bekijk op het quotes dashboard een lijst van de quotes in je account. Filter offertes op status of eigenaar, of zoek een specifieke offerte om te bekijken of te bewerken. U kunt ook de detailpagina met offertes openen om de offerte te downloaden, te klonen, op te roepen en te bewerken of te verwijderen.

In uw accountinstellingen kunt u alle offertes downloaden of een standaard verlooptijd voor offertes instellen. Leer hoe u kunt rapporteren over offertes in de custom report builder.

Opgestelde offertes bewerken

Om een conceptofferte opnieuw te bekijken en te publiceren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op de naam van de conceptofferte.
• Voltooi in de offerte-editor het instellen van de offerte en klik op Voltooi offerte.

Gepubliceerde offertes beheren

Nadat u een offerte hebt gemaakt, kunt u deze beheren vanaf de offerte-indexpagina of vanaf de detailpagina van de offerte. Beheeracties zijn onder andere downloaden, klonen, oproepen en bewerken, archiveren en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Om een offerte te beheren vanaf de indexpagina, ga met de muis over de offerte en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer vervolgens een van de onderstaande acties.

• Om een offerte te beheren vanaf de detailpagina, klikt u op de naam van de offerte en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven. Selecteer vervolgens een van de onderstaande acties.

• Download: download een PDF-versie van de offerte.
• Medeondertekenen: wanneer de offerte een elektronische medeondertekening vereist, selecteert u om de offerte te openen en uw medeondertekening te verifiëren.
• Ondertekend markeren: wanneer de offerte een schriftelijke handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren.
• Omzetten in factuur: hiermee wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de offerte. U gaat dan naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.
• Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordassociaties van de originele offerte en de eigenschappen van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
• Opvragen & bewerken: breng wijzigingen en revisies aan in een offerte die al gepubliceerd is. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte-inhoud weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt.

Let op: offertes die door alle partijen zijn ondertekend of betaald, kunnen niet worden teruggehaald en bewerkt of verwijderd. Als een offerte meerdere e-handtekeningen heeft en niet alle partijen hebben de offerte e ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd om deze niet te publiceren en te verbergen van uw standaard indexpagina. Je kunt je gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus, maar kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
• Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit je account te verwijderen en kopers de toegang tot de offerte te ontzeggen. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Offertes archiveren en verwijderen

Als je offertes maakt, kunnen er momenten zijn waarop je je indexpagina wilt opschonen, ongebruikte offertes wilt verwijderen of op een andere manier wilt voorkomen dat kopers toegang krijgen tot offertes. Hiervoor kun je offertes archiveren en verwijderen.

Welke actie je kiest, hangt af van de vraag of je nog steeds intern toegang wilt hebben tot de offerte in HubSpot. Beide acties kunnen niet ongedaan worden gemaakt, dus lees hieronder meer over de verschillen.

• Archiveer een offerte: als je een offerte archiveert, wordt de status van de offerte op Gearchiveerd gezet, waardoor deze van je standaard indexpagina wordt verwijderd en kopers de offerte niet meer kunnen openen. In HubSpot kun je de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen.
  • Je kunt geen offertes archiveren die zijn betaald, een betaling in behandeling hebben of gedeeltelijk zijn ondertekend.

• • Je kunt gearchiveerde offertes bekijken met de filter Archiefstatus boven de tabel op de indexpagina met offertes.

• Een offerte verwijderen: als je een offerte verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit je HubSpot-account. Gebruikers kunnen de offerte niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte.

Een offerte archiveren of verwijderen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer vervolgens Archiveren of Verwijderen.
• Of klik op de naam van een citaat en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven. Selecteer vervolgens Archiveren of Verwijderen.

Gepubliceerde offertes downloaden

In uw accountinstellingen kunt u gepubliceerde offertes downloaden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
• Klik naast de instelling Gepubliceerde offertes downloaden op Downloaden.

Een standaard verlooptijd voor offertes instellen( alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Gebruikers met Super Admin rechten in een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor offertes instellen voor alle offertes die zijn aangemaakt in het account. Na het bijwerken van de standaard vervaldatum zullen alle nieuwe offertes die je aanmaakt automatisch de ingestelde vervaldatum hebben.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Koersen.
• Klik naast de instelling Standaard afloopperiode instellen op het vervolgkeuzemenu en voer een standaard afloopperiode in.
• Klik op Bijwerken.

Totale contractwaarde op offertes weergeven

Standaard geven gepubliceerde offertes alleen het totaal weer van de posten die bij het afrekenen verschuldigd zijn, wat betekent dat posten die in de toekomst verschuldigd zijn niet in het totaal worden opgenomen. Bij het maken van een offerte kun je de offerte zo instellen dat toekomstige posten worden opgenomen, maar je kunt het standaardgedrag ook configureren in je offerte-instellingen.

Om de totale contractwaarde standaard weer te geven op offertes:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
• Klik om de optie Totale contractwaarde weergeven op offertes aan te zetten.