Offertes maken en delen

U kunt offertes maken om te delen met contactpersonen die een product of dienst van hun bedrijf willen kopen. Gebruik de offertetool om een webpagina te maken met prijsinformatie voor artikelen. Als je de HubSpot en Shopify integratie gebruikt, kun je producten toevoegen die via de integratie zijn gemaakt.

Offertes maken

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
• Klik op Offerte maken.
• Om de offerte te koppelen aan een deal, klikt u op het keuzemenu Koppelen aan een deal en selecteert u een bestaande deal, of klikt u op Een nieuwe deal maken.

• Klik op Volgende.

• Ga verder met het opstellen van uw offerte volgens onderstaande stappen. U kunt de offerte bij elke stap opslaan als concept door te klikken op Opslaan en vervolgens op Afsluiten linksonder. Onthoud dat conceptoffertes nog steeds in workflows kunnen worden opgenomen. U kunt de conceptofferte rechtstreeks vanuit het offertedashboard bewerken.

1. Offerte Details

Voer de details van uw offerte in.

1. 1. Offerte sjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
   2. Naam offerte: voer een naam in voor uw offerte.
   3. Domein: deze instelling is alleen van toepassing als u een aangepast offertesjabloon gebruikt. Het domein wordt ingesteld door het offertesjabloon dat u hebt geselecteerd. De content slug gebruikt standaard een unieke datum en offerte-ID en hoeft niet te worden aangepast, maar u kunt de pagina slug bewerken in het Content slug tekstveld indien nodig.

1. 4. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. U kunt een standaard verlooptijd voor offertes instellen in uw accountinstellingen. Wanneer een offerte vervalt, hebben uw contactpersonen geen toegang meer tot de offerte en wordt hen gevraagd contact op te nemen met uw team.

Let op: als u de offerte wilt bekijken nadat deze is verlopen, klikt u op de naam van de offerte in de dealrecord en vervolgens klikt u in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken.

5. Opmerkingen voor de koper: voer aanvullende informatie in die nuttig is voor uw koper. Gebruik de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster om de tekst te wijzigen of een link in te voegen. Klik op het pictogram Knipsels om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
6. Aankoopvoorwaarden: voer regels of voorschriften in waarvan uw koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster om de tekst te wijzigen of een link in te voegen. Klik op het pictogram Knipsels om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
• Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, bewerkt u de branding van uw verkooptool in uw accountinstellingen.
• Klik op Volgende.

2. Informatie voor de koper

Bekijk en bewerk de contactpersonen en bedrijven die op uw offerte zullen verschijnen. Contactpersonen en bedrijven die aan de deal verbonden zijn, verschijnen hier standaard. Om ze van de offerte te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast hun naam.

Om een nieuw contact of bedrijf toe te voegen:

• Klik op Contact toevoegen. Selecteer in het rechterpaneel de selectievakjes naast de contactpersonen die u in de offerte wilt opnemen. Klik vervolgens op Opslaan.
• Klik op Bedrijf toevoegen. Selecteer in het rechterpaneel het selectievakje naast het bedrijf dat u in de offerte wilt opnemen. Klik vervolgens op Opslaan.

• Klik op Volgende.

3. Uw informatie

Controleer of uw persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens juist zijn. Standaard wordt uw persoonlijke informatie gehaald uit uw profiel en voorkeuren en wordt de informatie van uw bedrijf ingesteld in uw accountinstellingen. Om uw informatie voor een individuele offerte te bewerken:

• Klik op uw naam of bedrijfsnaam.
• Werk in het rechterpaneel uw persoonlijke gegevens bij.
• Klik op Opslaan.

• Klik op Volgende.

4. Regel items

Bekijk en bewerk de posten die op uw offerte zullen verschijnen, en voeg kortingen, belastingen en kosten toe, en betalingsschema's om betalingstermijnen te plannen.

Alle wijzigingen die in dit gedeelte worden gemaakt, zullen de regelitems in de dealrecord bijwerken. Als de dealrecord aan meerdere offertes is gekoppeld, verschijnen alleen de regelitems van de meest recent gemaakte offerte in de regelitemskaart op de dealrecord.

Regelitems toevoegen

• Als u toestemming hebt omaangepaste regelitems te maken , kunt u een nieuwe regelitem toevoegen die uniek is voor de individuele offerte. Regelitems die zijn gemaakt vanuit de regelitem-editor worden niet toegevoegd aan uw productbibliotheek.
  • Om specifiek voor deze offerte een nieuwe regel aan te maken, klikt u op Regel aanmaken.
  • Voer de details van uw nieuwe regelitem in het paneel aan de rechterkant in en klik dan op Opslaan of Opslaan en nog een toevoegen.
    

• Als je een gebruiker bent in een Professional of Enterprise account, kun je bestaande regelitems uit de productbibliotheek toevoegen. Dit omvat lijnitems die zijn gemaakt met behulp van de HubSpot-Shopify integratie. Als er al een regelitem is gekoppeld aan een dealrecord, wordt dat regelitem al opgenomen.
  • Om artikelen aan de offerte toe te voegen, klikt u op Toevoegen vanuit productbibliotheek.
  • Selecteer in het paneel Regelitem toevoegen de regelitems die u aan de offerte wilt toevoegen en klik vervolgens op Toevoegen.
• Om een regel te bewerken die al in de offerte is opgenomen, gaat u met de muis over de regel en klikt u op het keuzemenu Acties, waarna u Bewerken selecteert. Breng eventuele wijzigingen aan in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
• U kunt de details van een individuele regel bewerken in de regelitems editor, inclusief de term, eenheidsprijs, hoeveelheid en kortingsbedrag. Voer een nieuwe waarde in de betreffende kolom in. Meer informatie over het gebruik van de regelitems-editor.

Let op: wanneer u een offerte maakt die geïntegreerd is met de betalingstool, als u de Termijnwaarde van een regel met een terugkerende factureringsfrequentie op 0 zet, wordt het abonnement automatisch verlengd totdat het wordt geannuleerd.

• Om een regel te verwijderen, gaat u met de muis over de regel en klikt u op het keuzemenu Acties, waarna u Verwijderen selecteert.
• Om de volgorde van de artikelen te wijzigen, versleept u elk artikel.

Kortingen, kosten en belastingen toevoegen

In het onderdeel Totalen kunt u kortingen, kosten en belastingen toevoegen voor het subtotaal van de offerte. Deze extra elementen worden niet toegevoegd aan het bedrag van de overeenkomst.

Let op: Hoewel de mogelijkheid om een belasting, vergoeding of korting toe te voegen in HubSpot leeft, zijn uw juridische en boekhoudkundige teams de beste bron om u advies te geven over de naleving van uw specifieke situatie.

• Als u een belasting, vergoeding of korting wilt toevoegen, klikt u op +Belasting/vergoeding/korting toevoegen. Meer informatie over kortingen.
• Voer een naam in voor de belasting, vergoeding of korting en een waarde in het tekstveld. De belasting, vergoeding of korting kan gebaseerd zijn op een specifiek dollarbedrag (USD) of een percentage (%) van het totaal.
  
• Verwijder alle belastingen, kosten of kortingen door te klikken op het prullenbak icoontje verwijderen naast het valuta veld.

Let op: het totaal van de offerte is het totale bedrag dat op het moment van betaling verschuldigd is, niet de totale contractwaarde. Als u uw klant bijvoorbeeld maandelijks factureert, is het totaal van de offerte het maandelijkse totaalbedrag.

Schema betalingen

Als u een aangepast offertesjabloon gebruikt, kunt u de betalingsplanning inschakelen om de betalingen in de tijd op te splitsen. Elke betaling heeft zijn eigen vervaldatum, bedrag en naam. Een offerte van $5.000 voor adviesdiensten kan bijvoorbeeld worden opgedeeld in drie betalingen over zes maanden van $1.000, $1.500 en $2.500.

Om een betalingsschema op te stellen:

• Klik onder Betalingsschema om de schakelaar Betalingsschema aan te zetten.
  
  
• Voer een betalingsnaam, bedrag en vervaldatum in. Standaard is de eerste betaling verschuldigd bij ontvangst.
• Stel extra geplande betalingen in door te klikken op + Nog een betaling toevoegen. U kunt instellen dat een betaling op een specifieke dag verschuldigd is door te klikken op het keuzemenu Aangepaste tekst, vervolgens Specifieke datum te selecteren en vervolgens met de datumkiezer een datum te kiezen.
  
  

• Klik op Volgende.

5. Handtekening en betaling

Beslis hoe je handtekeningen wilt verzamelen voor je offerte.

• Selecteer het keuzerondje naast een ondertekeningsoptie:
  • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
  • Ruimte voor gedrukte handtekening opnemen: gebruik een handgeschreven handtekening op een gedrukt exemplaar van de offerte.
  • Gebruik eSignature (alleenSales Hub Professional of Enterprise ): gebruik een digitale handtekening om een offerte te ondertekenen.
    • Schakel het selectievakje in naast het e-mailadres van de contactpersoon waarvan de handtekening vereist is.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer de naam van een HubSpot-gebruiker.

• Selecteer het keuzerondje naast een betalingsoptie:
  • Geen betaling: er wordt geen betaling geïnd met de offerte.
  • Stripe: selecteer deze optie als je de HubSpot-Stripe integratie gebruikt om je klanten te factureren.
  • HubSpot-betalingen: selecteer deze optie als u de betalingstool gebruikt om betalingen van klanten te verzamelen en vervolgens de betalingsopties van de offerte aanpast.

• Klik op Volgende.

6. Herziening

Bekijk een voorbeeld van de inhoud van uw offerte, wijzig de taal waarin de offerte wordt weergegeven of bewerk de datum- en adresnotatie van de offerte.

• Als u een aangepaste offertesjabloon gebruikt, verschijnen de taal en de locale van de offerte in de taal en de locale die u hebt geselecteerd bij het maken van de sjabloon. Als u een standaardsjabloon gebruikt, wordt de offerte standaard weergegeven in de standaardtaal van uw account, maar u kunt beide talen wijzigen in de editor:
  • Om de taal te wijzigen, klikt u op het dropdown menu Taal en selecteert u een andere optie.
  • Om de datum- en adresnotatie van uw offerte te wijzigen, klikt u op het dropdownmenu Locale en selecteert u een andere optie. Houd er rekening mee dat het valutaformaat van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dusals u de locale instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.

• Beslis of u de offerte wilt publiceren, als concept wilt opslaan of ter goedkeuring wilt indienen.
  • Om de offerte als concept op te slaan en later te bewerken, klikt u op Opslaan en vervolgens op Afsluiten linksonder om de offerte-editor te verlaten.

Let op: nadat u een offerte als concept hebt opgeslagen, kunt u de opties voor e-handtekening in de stap Handtekening & Betaling niet meer wijzigen . Als u goedkeuringsworkflows voor offertes hebt ingesteld, houd er dan rekening mee dat offertes met een ontwerpstatus nog steeds in de workflow kunnen worden opgenomen.

• • Om de offerte te publiceren, klikt u op Offerte voltooien.

• • Als uw offerte moet worden goedgekeurd, klikt u op Offerte aanvragen. De goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: nadat u een offerte ter goedkeuring hebt ingediend, kunt u de offerte niet meer bewerken, tenzij deze is afgewezen door de goedkeurder van uw account.

• Om uw gepubliceerde citaat te delen:
  • Klik op Kopiëren in het dialoogvenster om de pagina-URL van de offerte te krijgen. Plak deze URL in een nieuwe browser om het citaat te bekijken, of stuur de URL naar anderen.
  • Of klik op Schrijf e-mail met offerte. Je wordt naar het record van de contactpersoon in HubSpot gebracht, en de E-mail pop-up box wordt automatisch geopend met een link naar de offertepagina.

U kunt het citaat ook delen vanuit een contactpersoon, bedrijf of dealrecord:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar contacten, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram E-mail.
• Klik in het pop-upvenster op het keuzemenu Offertes en selecteer een offerte. Om een offerte via e-mail te delen, moet er een offerte zijn gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of dat bedrijfsrecord is gekoppeld.
• Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, downloaden of afdrukken.

Je kunt ook offertes bekijken op de HubSpot mobiele app op je Android-toestel:

• Open de HubSpot-app op je mobiele Android-apparaat.
• Tik op Deals in het onderste navigatiemenu.
• Tik op de naam van een deal record.
• Tik in de dealrecord op het tabblad Quotes .
• De offertes die bij de deal horen verschijnen. De status en de vervaldatum staan onder de naam van de offerte. Tik op de offerte ommeer details te bekijken.
• Om een deelbare citaatlink te kopiëren, het citaat te downloaden, het citaat op te roepen of het citaat te verwijderen, tikt u op het verticaleMenu-menupictogram naast de citaatnaam.

Je kunt ook een offerte delen via het HubSpot mobiele toetsenbord op je Android- of iOS-apparaat. Leer hoe je het HubSpot toetsenbord insch akelt in de instellingen van je apparaat en vervolgens het HubSpot toetsenbord opent terwijl je de HubSpot mobiele app gebruikt.

Offertes beheren

Bekijk op het quotes dashboard een lijst van de quotes in uw account. Filter offertes op status of eigenaar, of zoek een specifieke offerte om te bekijken of te bewerken. U kunt ook de detailpagina van de offertes openen om de offerte te downloaden, te klonen, op te roepen en te bewerken, of te verwijderen.

In uw accountinstellingen kunt u alle koersen downloaden of een standaard verlooptijd voor koersen instellen. Leer hoe u over koersen kunt rapporteren in de custom report builder.

Opgestelde citaten bewerken

Een ontwerp-offerte herzien en publiceren:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
• Klik op de naam van het citaatontwerp.
• Voltooi in de offerte-editor het opstellen van uw offerte en klik op Offerte voltooien.

Gepubliceerde citaten beheren

U kunt de detailpagina van een gepubliceerde offerte openen om de offerte te downloaden, te klonen, op te roepen en te bewerken, of te verwijderen.

• Klik op de naam van een gepubliceerd citaat.
• Klik in de rechterbovenhoek van de detailpagina van de offerte op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer een optie:
  • Download: download een PDF-versie van de offerte.
  • Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordassociaties van de oorspronkelijke offerte en de eigendomswaarden van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
  • Recall & edit: wijzigingen en revisies aanbrengen in een offerte die al gepubliceerd is. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte-inhoud weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt.
  • Verwijderen: de offerte verwijderen.

Let op: reeds ondertekende of betaalde offertes kunnen niet worden teruggehaald en bewerkt, of verwijderd.

Alle offertes downloaden

In uw accountinstellingen kunt u alle koersen downloaden:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
• Klik naast de instelling Download all quotes op Download.

Een standaard expiratieperiode voor koersen instellen

Stel een standaard expiratieperiode in voor alle offertes die in uw account zijn aangemaakt. Nadat u de standaardvervaldatum hebt aangepast, zullen alle nieuwe offertes die u aanmaakt automatisch de ingestelde vervaldatum hebben.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
• Klik naast de instelling Standaard vervalperiode instellen op het dropdown menu en voer een standaard vervalperiode in.
• Klik op Update.