Citaten maken en delen

Maak offertes om te delen met contactpersonen die een product of dienst van je bedrijf willen kopen. Gebruik de offertetool om een webpagina te maken met prijsinformatie voor artikelen. Als je de HubSpot en Shopify integratie gebruikt, kun je producten toevoegen die via de integratie zijn gemaakt.

Om digitale betalingen via offertes te verzamelen, moet je Stripe instellen als betalingsverwerkingsoptie of de HubSpot betalingstool(alleenStarter, Professional of Enterprise ).

Offertes maken

Om een offerte te maken van een contact, bedrijf of deal record:

1. Navigeer naar uw record:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van het record waarvan je de offerte wilt maken.
3. Klik in de rechterzijbalk in de sectie Citaten op + Toevoegen.

4. Je kunt ook een offerte maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Om een offerte te maken vanuit de offerte-indexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op Offerte maken.

Uw offerte samenstellen

Nadat u uw offerte hebt gemaakt, kunt u uw offerte samenstellen om een bijbehorende deal, kopersinformatie, uw bedrijfsinformatie en betalingsgegevens toe te voegen.

Deal

1. Om de offerte te koppelen aan een bestaande deal, klikt u op het keuzemenu Koppelen aan een deal en selecteert u een bestaande deal.
2. Om een nieuwe deal voor de offerte te maken, klikt u op het keuzemenu Koppel aan een deal en selecteert u Maak een nieuwe deal. Voer in het rechterpaneel de details van de deal in. Klik vervolgens op Aanmaken. Om de eigenschappen die worden weergegeven aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

3. Klik op Volgende.
4. Ga verder met het opstellen van je offerte volgens de onderstaande stappen. Je kunt de offerte bij elke stap opslaan als concept door op Opslaan te klikken en vervolgens linksonder op Afsluiten. U hebt toegang tot de conceptofferte om deze te bewerken en opgestelde offertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Informatie koper

Voeg contactpersonen en een bedrijf toe aan uw offerte. Als je een bestaande deal hebt geselecteerd, voegt HubSpot automatisch contactpersonen en het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld toe aan de offerte.

1. Om contactpersonen (bijv. functietitel) ofbedrijfsgegevens (bijv. bedrijfsadres) te bewerken, klik je op de naam vande contactpersoon of het bedrijf, werk je hun gegevens bij in het rechterpaneel en klik je vervolgens op Opslaan.

Let op: als u contact- of bedrijfsgegevens bijwerkt, worden de updates opgeslagen in hun record in CRM.

2. Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.

Als u een nieuwe deal hebt gemaakt en geen contactpersoon of bedrijf hebt gekoppeld, of een deal hebt gekoppeld waaraan geen contactpersoon of bedrijf is gekoppeld, moet u deze toevoegen:

3. Klik op Contactpersoon toevoegen.
   • Om een bestaande contactpersoon toe te voegen, gebruikt u in het rechterpaneel de zoekbalk om een contactpersoon te zoeken, schakelt u het selectievakje in naast de naam van de contactpersoon die u wilt toevoegen en klikt u op Volgende.
   • Om een associatielabel toe te voegen, klikt u op + Associatielabel toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Labels, selecteert u het associatielabel en klikt u vervolgens op Opslaan.
   • Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op de tab Nieuw maken.
   • Voer de contactgegevens in. Als u de naam of het e-mailadres van de contactpersoon hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de eigenschappen die worden weergegeven aan te passen, klikt u bovenaan op Dit formulier bewerken.

Let op: het wordt niet aanbevolen om contactpersonen aan je account toe te voegen zonder e-mailadres, omdat HubSpot het e-mailadres gebruikt om contactpersonen te ontdubbelen en contactpersonen automatisch te koppelen aan bedrijven.

4. • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, selecteer dan opties die de rechtsgrondslag voor het verwerken van de gegevens van de contactpersoon aangeven.
   • Als je account marketingcontacten heeft, schakel je het selectievakje Deze contactpersoon instellen als marketingcontact in om de contactpersoon in te stellen als Marketingcontact. Als u dit niet selecteert bij het maken van de contactpersoon, kunt u de contactpersoon later als marketing instellen.
   • Als u klaar bent, klikt u op Maken. Om nog een contactpersoon op te slaan en te maken, klikt u op Maken en nog een contactpersoon toevoegen.
5. Om extra contactpersonen toe te voegen, klikt u op + Nog een contactpersoon toevoegen.
6. Om een bedrijf toe te voegen, klikt u op Bedrijf toevoegen.
   • Als u een bestaand bedrijf wilt toevoegen, gebruikt u de zoekbalk in het rechterpaneel om een contactpersoon te zoeken, selecteert u het bedrijf en klikt u op Volgende.
   • Als u een associatielabel wilt toevoegen, klikt u op + Associatielabel toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Labels, selecteert u het associatielabel en klikt u op Opslaan.
   • Om een nieuw bedrijf toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op Nieuw maken.
7. • • Voer in het rechterpaneel de eigenschappen van het bedrijf in. Als je de naam of domeinnaam van het bedrijf hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Om de weergegeven eigenschappen aan te passen, klikt u rechtsboven op Dit formulier bewerken.
8. • • In het gedeelteBedrijf koppelen aan zoekt en selecteert u records waaraan het bedrijf is gerelateerd. Om de koppelingen die verschijnen aan te passen, klikt u op Dit formulier bewerken bovenaan.
     • Als u de bedrijfsgegevens hebt ingevuld, klikt u onderaan op Aanmaken .
9. Klik op Volgende.

Let op: het land van het bedrijf dat in een offerte wordt weergegeven, wordt ingevuld door de informatie in de standaardinstelling voor het land van het bedrijf. Er kan geen aangepaste standaardeigenschap worden gemaakt om deze informatie te wijzigen.

Uw informatie

Controleer of uw persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie correct zijn. Standaard worden je persoonlijke gegevens ingevuld via je profiel en voorkeuren en worden de gegevens van je bedrijf ingevuld via je accountinstellingen.

Let op: als u uw profielgegevens bijwerkt, worden eerder gemaakte offertes niet bijgewerkt. Om uw informatie bij te werken voor een offerte die al is aangemaakt, kunt u uw gegevens handmatig bijwerken.

Om de afzenderinformatie voor een individuele offerte te bewerken:

1. Klik op uw naam.
2. Werk in het rechterpaneel de persoonlijke gegevens bij. Dit kan indien nodig worden gewijzigd in de gegevens van een andere HubSpot-gebruiker.

Let op: als je de functietitel van een gebruiker bijwerkt, wordt deze titel opgeslagen voor alle toekomstige offertes. Deze kan in toekomstige offertes opnieuw worden bewerkt.

3. Klik op Opslaan.

De bedrijfsinformatie bewerken:

4. Klik op de bedrijfsnaam.

5. Werk de bedrijfsinformatie bij in het rechterpaneel.

Let op: wijzigingen hebben alleen invloed op de offerte die u aan het bewerken bent.

6. Klik op Opslaan.

7. Klik op Volgende.

Regelitems

Bekijk en bewerk de regelitems die op je offerte zullen verschijnen, voeg kortingen, belastingen en kosten toe en maak betalingsschema's om betalingstermijnen in te plannen. Meer informatie over het gebruik van regelitems bij offertes.

Handtekening & Betaling

Bepaal hoe u handtekeningen wilt verzamelen voor uw offerte.

1. Selecteer het keuzerondje naast een handtekeningoptie:
   • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
   • Inclusief ruimte voor een geschreven handtekening: gebruik een handgeschreven handtekening op een geprinte kopie van de offerte. U kunt de offerte later handmatig als ondertekend markeren om aan te geven dat alle handtekeningen aanwezig zijn.
   • Om ruimte in te bouwen voor een medeondertekening voor iemand uit uw team, schakelt u het selectievakje Inclusief ruimte voor een medeondertekening in.
   • Gebruik e-handtekening ( alleenSales Hub Starter, Professional of Enterprise ) gebruikers met een betaalde Sales Hub seat kunnen de offerte configureren om een veld voor digitale handtekeningen toe te voegen.
     • Schakel het selectievakje in naast het e-mailadres van de contactpersoon wiens handtekening nodig is.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer de naam van een HubSpot-gebruiker.

2. Selecteer het keuzerondje naast een betalingsoptie:
   • Geen betaling: er wordt geen betaling geïnd met de offerte.
   • Stripe: selecteer deze optie als u de betalingsverwerkingsoptie van Stripe gebruikt om uw klanten te factureren.

Let op: de betalingsverwerkingsoptie Stripe kan terugkerende regelitems verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, als er ten minste één regelitem verschuldigd is bij het afrekenen op de offerte. Bijvoorbeeld: regel 1 is verschuldigd bij het afrekenen en regel 2 is verschuldigd over 30 dagen.

3. • HubSpot-betalingen: selecteer deze optie als je de HubSpot-betalingstool gebruikt om betalingen van klanten te verwerken en pas vervolgens de betalingsopties van de offerte aan.

Let op: wanneer er een betaling wordt gedaan op een offerte, wordt er automatisch een factuur gemaakt als de instelling om automatisch facturen te maken is ingeschakeld in de instellingen. Meer informatie over de betaalervaring voor kopers.

3. Klik op Volgende.

Sjabloon en details

Selecteer een sjabloon en voer de details van uw offerte in.

1. Offerte sjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
2. Quote naam: voer een naam in voor uw offerte.
3. Domein: deze instelling is alleen van toepassing als u een aangepaste offertesjabloon gebruikt. Het domein wordt ingesteld door de offertesjabloon die u hebt geselecteerd. De content slug gebruikt standaard een unieke datum en offerte-ID en hoeft niet te worden aangepast, maar u kunt de pagina slug bewerken in het Content slug tekstveld indien nodig.
4. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. Gebruikers met een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor een offerte instellen in de accountinstellingen. Wanneer een offerte verloopt, hebben uw contactpersonen er geen toegang meer toe en wordt hen gevraagd contact op te nemen met uw team.
5. Offerte taal: selecteer een offerte taal.
6. Locale: selecteer uw locale om de datum- en adresnotatie van uw offerte te wijzigen. De valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dus als u de locale-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.

Let op: als u de offerte wilt bekijken nadat deze is verlopen, klik dan op de naam van de offerte in de transactierecord en klik vervolgens in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken. De URL van de gegenereerde PDF zal na een uur verlopen.

7. Opmerkingen voor koper: voer extra informatie in die nuttig is voor je koper. Gebruik de opmaakopties onder aan het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een koppeling in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
8. Inkoopvoorwaarden: voer regels of voorschriften in waarvan je koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een link in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
9. Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, wijzig je de branding van je verkooptool in je accountinstellingen.
10. Klik op Volgende.

De offerte bekijken en verzenden

Bekijk een voorbeeld van de inhoud van de offerte en publiceer de offerte, sla deze op als concept of verzend de offerte ter goedkeuring. Als u de offerte wilt opslaan als concept om later te bewerken, klikt u op Opslaan en vervolgens op Afsluiten linksonder om de offerte-editor te verlaten.

Let op: nadat u een offerte als concept hebt opgeslagen, kunt u de opties voor e-handtekeningen in de stap Handtekening & Betaling niet meer bewerken. Als u goedkeuringsworkflows voor offertes hebt ingesteld, houd er dan rekening mee dat offertes met een ontwerpstatus in de workflow kunnen worden opgenomen.

1. Klik op Maken om de offerte te publiceren. Als uw offerte goedkeuring vereist, klikt u op Goedkeuring aanvragen. De offerte goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: nadat u een offerte ter goedkeuring hebt ingediend, kunt u de offerte niet meer bewerken tenzij deze is afgewezen door de goedkeurder van uw account.

2. In het dialoogvenster, op het tabblad Stuur offerte per e-mail, stelt u uw e-mailadresvelden in:
   
   • Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de offerte is gekoppeld. Om dit adres te wijzigen, klikt u op het dropdown menu en selecteert u een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt automatisch een contactpersoonrecord aan na het verzenden.
   • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aan het veld Cc , klik je op cc-ontvangers toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld Cc.
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de offerte-instellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met uw persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan offertes te sturen vanuit hun persoonlijke e-mail of andere team e-mailadressen waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, dan kun je een ander e-mailadres selecteren.
3. • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, zal het e-mailadres dat u selecteert het standaardadres worden voor toekomstige offerteverzendingen, maar het kan voor elke verzending worden gewijzigd.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversaties inbox.

3. Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven. Om de e-mail te verzenden, klik je op Verzend offerte e-mail om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de offertegegevens met een link om de offerte in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de offerte als bijlage.
4. Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail samen te stellen met een link naar de offerte, klikt u op Aangepaste e-mail maken in uw CRM.

5. U kunt een link kopiëren om de offerte te verzenden of een PDF van de offerte downloaden:

   • Klik op het tabblad Link kopiëren, PDF downloaden. In het rechterpaneel wordt een voorbeeld van de offerte weergegeven.
   • Klik op Link kopiëren om een link naar de offerte te kopiëren.
   • Klik op Download PDF om een PDF van de offerte te downloaden.
   • Klik op de X of klik op Sluiten als u klaar bent.

Meer informatie over het beheren van conceptoffertes en gepubliceerde offertes.

Wijzigingen aanvragen of een offerte goedkeuren( alleenSales Hub Enterprise )

Als de instelling voor het goedkeuren van offertes is ingeschakeld, kun je wijzigingen aanvragen of offertes goedkeuren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Elke offerte die op goedkeuring wacht wordt weergegeven met de status In afwachting van goedkeuring. Klik op het tabblad In afwachting van goedkeuring om alle offertes te bekijken die nog moeten worden goedgekeurd.
3. Beweeg de muis over de offerte en klik op Acties, selecteer vervolgens Goedkeuringslink kopiëren.
4. Plak de URL van de goedkeuringslink in een apart browsertabblad in de adresbalk.
5. Als er geen wijzigingen nodig zijn, klikt u rechtsboven op Goedkeuren en publiceren.
6. Als u wijzigingen in de offerte wilt aanvragen, klikt u op Wijzigingen aanvragen.
7. • Voer in het dialoogvenster opmerkingen in het veld Opmerkingen in en klik vervolgens op Wijzigingen aanvragen.
   • Er wordt een taak aangemaakt die de aanmaker van de offerte moet bekijken en uitvoeren. De aanmaker van de offerte moet naar de offerte-indexpagina gaan, met de muis over de offerte gaan en op Acties klikken.
   • Wanneer de wijzigingen zijn aangebracht en de offerte klaar is om gepubliceerd te worden, navigeer dan terug naar de URL van de offerte goedkeuringslink. Klik rechtsboven op Goedkeuren en aanmaken.

7. De maker van de offerte krijgt een melding dat de offerte is goedgekeurd. Zij kunnen de offerte dan delen met contactpersonen.

Let op: om wijzigingen aan te brengen in de goedgekeurde offerte, moet u de offerte oproepen en bewerken. Meer informatie over het opvragen en bewerken van een gepubliceerde offerte.

Gepubliceerde offertes delen

Er zijn verschillende manieren om een gepubliceerde offerte te delen:

• E-mail een offerte vanuit een CRM record.
• Kopieer de URL van een gepubliceerde offerte die nog niet verlopen is.
• Deel een offerte vanuit de HubSpot mobiele app.
• Voeg een offerte in met behulp van het HubSpot mobiele toetsenbord

Let op: gepubliceerde offertes kunnen niet van het ene domein naar het andere worden omgeleid. Als je bijvoorbeeld je offertes host op www.website.com, maar dat domein later doorverwijst naar www.new-website.com, worden offertes die op het oorspronkelijke domein werden gehost niet doorverwezen en worden in plaats daarvan foutpagina's.

Een offerte e-mailen vanuit een CRM-record:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op hetpictogram email E-mail.
4. Klik in het pop-upvenster op hetvervolgkeuzemenu Offertes en selecteer een offerte. Om een offerte via e-mail te kunnen delen, moet er een offerte zijn gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of bedrijfsrecord is gekoppeld.

Om de URL te kopiëren van een gepubliceerde offerte die nog niet is verlopen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over de gepubliceerde offerte, klik op Acties en selecteer Kopieer link.
3. Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, downloaden of afdrukken.

Om offertes te bekijken, verwijderen of delen op de HubSpot mobiele app op je Android apparaat:

1. Open de HubSpot app op je Android mobiele apparaat.
2. Tik op Deals in het onderste navigatiemenu.
3. Tik op denaam van de deal .
4. Tik in het record van de deal op hettabblad Offertes .
5. De aan de deal gekoppelde offertes worden weergegeven. De status en vervaldatum worden onder de offertenaam weergegeven. Tik op de offerte om meer details te bekijken.
6. Om een citaatlink te kopiëren, het citaat te downloaden, het citaat vanuit de app te delen, het citaat op te roepen, regelitems te bekijken of het citaat te verwijderen, tikt u op hetmenupictogramverticalMenu naast de citaatnaam.

Je kunt een offerte ook delen met behulp van het HubSpot mobiele toetsenbord op je Android- of iOS-apparaat. Lees meer over het inschakelen van het HubSpot toetsenbord in de instellingen van je apparaat en open vervolgens het HubSpot toetsenbord terwijl je de HubSpot mobiele app gebruikt.