Gebruik e-handtekeningen met citaten

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en legaal in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben hetzelfde juridische gewicht als schriftelijke handtekeningen. De functie voor e-handtekeningen van HubSpot wordt aangestuurd door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Je hoeft geen account aan te maken bij Dropbox Sign om e-handtekeningen te gebruiken als onderdeel van het gewone proces voor het maken van offertes binnen HubSpot.

In HubSpot kan een gebruiker met een betaalde SalesHub-vestiging een offerte configureren met een optie voor e-handtekening. Lees hieronder meer over e-handtekeningen en hoe je een offerte kunt e-handtekenen.

Begrijp de limieten voor elektronische handtekeningen

Elk HubSpot-account heeft een gezamenlijke limiet voor e-handtekeningen op basis van je abonnement en het aantal gebruikers. Meer informatie over de limieten voor e-handtekeningen vind je in de catalogus Producten & services van HubSpot. Je kunt extra handtekeningen aanschaffen door contact op te nemen met het verkoopteam van HubSpot.

Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie e-handtekening is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeft niet ondertekend te zijn om mee te tellen voor de handtekeninglimiet. Bovendien, als een offerte meerdere handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet. Elke offerte waarbij e-handtekening is ingeschakeld telt mee voor de limiet, ongeacht het aantal vereiste handtekeningen.

Bijvoorbeeld, als een gepubliceerde offerte met de optie e-handtekening ingeschakeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet. Als niemand de offerte heeft ondertekend, of slechts één of twee mensen hebben ondertekend, telt dit nog steeds mee voor uw limiet.

Lees hieronder hoe u het gebruik van uw e-handtekening kunt controleren.

Een offerte elektronisch ondertekenen

Om een veld voor e-handtekeningen in een offerte op te nemen, kunnen HubSpot-gebruikers met een betaalde SalesHub-account de optieHandtekening gebruiken selecteren in de stap Handtekening & betaling van de offertebouwer en vervolgens een HubSpot-gebruiker selecteren om de offerte te medeondertekenen.

Disclaimer: de implementatie van Dropbox Sign door HubSpot moet compatibel zijn met eIDAS, aangezien Dropbox Sign compatibel is met eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor je een bevoegde advocaat moet raadplegen.

Om vervolgens een offerte te ondertekenen:

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Prijsopgaven.
• U ziet uw offerte met de status In afwachting van ondertekening. Beweeg de muis over de offerte, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Tekenen annuleren.
  
• Klik onderaan de offerte op Klik om te ondertekenen.
• In het dialoogvenster voegt u uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw ondertekenmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
  
• Klik rechtsboven op Doorgaan.
• Klik op Ik ga akkoord om onze handtekening op te slaan op de offerte of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.

• Klik op Sluiten.

Op de citaten indexpagina kunt u ook de huidige handtekeningen bekijken:

• Om te zien wie de offerte al heeft ondertekend, klikt u naast de offerte op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Handtekeningen weergeven.
• Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, klikt u naast de offerte op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Downloaden.

Let op: als je een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign de links van alle tekst met hyperlinks in het gedeelteOpmerkingen aan koper of Inkoopvoorwaarden uit de PDF-versie van de offerte. HubSpot raadt aan de volledige URL te gebruiken voor de gelinkte tekst, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Je klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn gezet. De melding die ze ontvangen bevat een link naar het document dat ze hebben ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een PDF-kopie van het volledig ondertekende document voor hun administratie.

Het gebruik van e-handtekeningen controleren

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit.

Om uw e-handtekeninggebruik te controleren:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in de linkerzijbalk naar Objecten > Citaten.
• Klik op het tabblad E-handtekeningen.