Gebruik e-handtekeningen met citaten

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en legaal in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben hetzelfde juridische gewicht als schriftelijke handtekeningen. De functie voor e-handtekeningen van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Raadpleeg je eigen juridische team om inzicht te krijgen in de geldigheid van het gebruik van e-handtekeningen bij je klanten.

Lees hieronder meer over e-handtekeningen en hoe je een offerte e-handtekent.

Begrijp beperkingen en overwegingen

• Je hoeft geen account te maken met Dropbox Sign om e-sign te gebruiken als onderdeel van het gewone proces voor het maken van offertes binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een betaalde Commerce Hub seat kan een offerte configureren met een optie voor e-handtekening.
• Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Begrijp de limieten voor e-handtekeningen

• Je kunt de e-handtekeninglimieten voor jouw abonnement bekijken in de HubSpot Producten & Services catalogus en door het e-handtekeninggebruik van je account te controleren.
• Je kunt extra handtekeningen aanschaffen door contact op te nemen met het verkoopteam van HubSpot.

Bijvoorbeeld:

• Gebruikers met een toegewezen Commerce Hub seat, die deel uitmaken van een account met een Commerce Hub Professional abonnement, hebben 25 vijf e-handtekeningen beschikbaar om te gebruiken. Let op: dit zijn 25 e-handtekeningen per Commerce Hub seat. Als het account twee gebruikers heeft met elk een toegewezen Commerce Hub seat, heeft het account een basislimiet van 50 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met seats. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 20 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
• Gebruikers met een toegewezen Commerce Hub seat, die deel uitmaken van een account met een Commerce Hub Enterprise abonnement, hebben 50 e-handtekeningen beschikbaar om te gebruiken. Let op: dit zijn 50 e-handtekeningen per Commerce Hub seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Commerce Hub-vestiging, zou het account een basislimiet van 250 e-handtekeningen per maand hebben, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 220 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
  
  • Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie e-handtekening is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeft niet ondertekend te zijn om mee te tellen voor de handtekeninglimiet. Een offerte die meerdere handtekeningen vereist telt slechts als één gebruik voor uw limiet.
  • Bijvoorbeeld, als een gepubliceerde offerte met de optie e-handtekening ingeschakeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
  • Als een offerte met een verzoek voor een elektronische handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden, en een tweede wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

E-ondertekeningen op een offerte inschakelen

Om een veld voor elektronische handtekeningen in een offerte op te nemen, kunnen HubSpot-gebruikers elektronische handtekeningen als acceptatieoptie op de offerte selecteren.

Disclaimer: de implementatie van Dropbox Sign door HubSpot moet compatibel zijn met eIDAS, aangezien Dropbox Sign compatibel is met eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor je een bevoegde advocaat moet raadplegen.

Dropbox Sign maakt gebruik van een vertrouwde partner voor naleving van e-handtekeningen in de EU en wordt niet expliciet weergegeven op de eIDAS-website van vertrouwde partners.

E-onderteken een offerte

Wanneer e-handtekening is ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekeningen toevoegen aan de offerte.

Voor extra veiligheid kun je identiteitsverificatie inschakelen zodat HubSpot een voorafgaande e-mailverificatiestap toevoegt om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat ze de offerte kunnen ondertekenen. Als je geen identiteitsverificatie nodig hebt, kun je deze vereiste uitschakelen of medeondertekenaars kunnen optioneel het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot account, waardoor verificatie niet nodig is.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningsproces starten vanuit een gedeelde offerte:

1. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan je identiteit via e-mail:
   • Scroll op de gedeelde offerte naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens op E-mail verifiëren onderaan de offerte. Er wordt dan een e-mail naar u verzonden met de volgende stappen voor het ondertekenen van de offerte. U hebt één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op E-mail verifiëren hebt geklikt.

Let op: als u de offerte niet ondertekent binnen een uur nadat u op de knop E-mail verifiëren hebt geklikt, moet u teruggaan naar de gedeelde offerte en opnieuw op E-mail verifiëren klikken om een nieuwe verificatiemail te genereren.

• • Navigeer naar uw inbox en zoek naar een e-mail met als onderwerp Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen. Klik opVerifieer uw identiteit en onderteken offerte om het ondertekeningsproces te starten.

1. • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op Beginnen met ondertekenen.
2. Klik om te ondertekenen op Aan de slag in de rechterbovenhoek of klik op Klik om te ondertekenen in het handtekeningvak.
   
   
   • Klik op Klik om te ondertekenen naast uw naam onderaan de offerte.
3. In het dialoogvenster voegt u uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw ondertekenmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
4. Klik rechtsboven op Doorgaan.
5. Klik op Ik ga akkoord om uw handtekening op te slaan op de offerte of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.
6. Klik op Sluiten.
7. De medeondertekenaars ontvangen een e-mail om hen te informeren dat de offerte is ondertekend en klik op Offerte bekijken en medeondertekenen om het proces van medeondertekening te starten.

Medeondertekenaars kunnen ook een offerte medeondertekenen vanaf de citaten indexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. U ziet uw offerte met de status In afwachting van ondertekening. Beweeg de muis over de offerte en klik op Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer Tekenen mede.
   
   
4. Ga verder met de ondertekeningsstappen.

Vanaf de citaten indexpagina kunt u ook de ondertekeningsstatus bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes..
2. Ga met de muis over een offerte met hangende handtekeningen en klik op Voorbeeld.
3. Bekijk in het rechterpaneel de ondertekeningsactiviteit onder Ondertekenaars.
   
   
4. Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, klikt u naast de offerte op Voorbeeld, dan rechtsboven op Acties en vervolgens op Downloaden.

Let op: als je een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign de links van alle tekst met hyperlinks in de hoofdstukken Begeleidende brief, Samenvatting of Voorwaarden uit de PDF-versie van de offerte. Het is raadzaam om de volledige URL voor de gelinkte tekst op te nemen, zodat de link nog steeds aanklikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Uw klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn gezet. De melding die ze ontvangen bevat een link naar het document dat ze hebben ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een PDF-kopie van het volledig ondertekende document voor hun administratie.

Controleer het gebruik van e-handtekeningen

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand opnieuw ingesteld.

Om uw gebruik van e-handtekeningen te controleren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.

Instellingen voor identiteitsverificatie van e-handtekeningen beheren

Standaard vereisen e-handtekeningen geen identiteitsverificatie tijdens het ondertekeningsproces van de offerte, maar u kunt deze vereiste inschakelen. Als je kopersverificatie wilt vereisen, maar geen verificatie van de medeondertekenaar nodig hebt, kun je de instelling inschakelen en medeondertekenaars vanuit HubSpot laten ondertekenen.

Identiteitsverificatie in- of uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.
4. Om de verificatie in te schakelen en te verplichten bij het ondertekenen van een offerte, schakelt u onder Instellingen voor elektronische handtekeningen de schakelaar Identiteitsverificatie in. In de toekomst is verificatie van de identiteit vereist bij het ondertekenen van een offerte.
5. Om de verificatie uit te schakelen, schakelt u de schakelaar Identiteitsverificatie uit. Identiteitsverificatie is dan niet meer nodig bij het ondertekenen van een offerte.