BètaGebruik e-handtekeningen met citaten

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en wettelijk erkend in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. De e-handtekeningfunctie van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Raadpleeg je eigen juridische team om te weten te komen of het gebruik van e-handtekeningen bij je klanten geldig is.

Hieronder vindt u meer informatie over elektronische handtekeningen en hoe u een offerte elektronisch kunt ondertekenen.

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• U hoeft geen account aan te maken bij Dropbox Sign om e-sign te gebruiken als onderdeel van het reguliere offerteproces binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een betaalde CommerceHub- -licentie kan een offerte configureren om een optie voor elektronische handtekeningen op te nemen.
• Gebruikers met een kernlicentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Begrijp de limieten van elektronische handtekeningen

• U kunt de limieten voor elektronische handtekeningen voor uw abonnement bekijken in de catalogus Producten en diensten van HubSpot en door het gebruik van elektronische handtekeningen in uw account te controleren.
• U kunt extra handtekeningen kopen door contact op te nemen met het verkoopteam van HubSpot.

Bijvoorbeeld:

• Gebruikers met een toegewezen Commerce Hub- licentie, die deel uitmaken van een account met een Commerce Hub Professional-abonnement, hebben 25 elektronische handtekeningen tot hun beschikking. Let op: dit zijn 25 elektronische handtekeningen per Commerce Hub -licentie. Als het account twee gebruikers heeft, die elk een toegewezen Commerce Hub-licentie hebben, heeft het account een basislimiet van 50 elektronische handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt gedeeld door alle gebruikers met een licentie. Eén gebruiker kan 30 elektronische handtekeningen per maand gebruiken, waardoor er 20 overblijven voor andere gebruikers met licenties. Gebruikers met een kernlicentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
• Gebruikers met een toegewezen Commerce Hub-licentie , die deel uitmaken van een account met een Commerce Hub Enterprise-abonnement, hebben 50 elektronische handtekeningen tot hun beschikking. Let op: dit zijn 50 elektronische handtekeningen per Commerce Hub -licentie. Als het account vijf gebruikers heeft, elk met een toegewezen Commerce Hub- licentie, heeft het account een basislimiet van 250 elektronische handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt gedeeld door alle gebruikers met licenties. Eén gebruiker kan 30 elektronische handtekeningen per maand gebruiken, waardoor er 220 overblijven voor andere gebruikers met een licentie. Gebruikers met een kernlicentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
  
  • Een elektronische handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie voor elektronische handtekeningen is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeft niet te worden ondertekend om te meetellen voor de handtekeninglimiet. Een offerte waarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, telt slechts als één gebruik voor uw limiet.
  • Als een gepubliceerde offerte met de optie voor elektronische handtekening ingeschakeld bijvoorbeeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
  • Als een offerte met een verzoek om elektronische handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden en nog een wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

E-handtekeningen inschakelen op een offerte

Om een veld voor elektronische handtekeningen op te nemen in een offerte, kunnen HubSpot-gebruikers elektronische handtekening selecteren als acceptatieoptie op de offerte.

Disclaimer: De implementatie van Dropbox Sign door HubSpot moet voldoen aan eIDAS, aangezien Dropbox Sign voldoet aan eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor u een bevoegde advocaat moet raadplegen.

Dropbox Sign maakt gebruik van een vertrouwde partner voor de naleving van elektronische handtekeningen in de EU en wordt niet expliciet vermeld op de eIDAS-website van vertrouwde partners.

Een offerte elektronisch ondertekenen

Wanneer elektronische handtekeningen zijn ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening aan de offerte toevoegen.

Voor extra veiligheid kunt u identiteitsverificatie inschakelen, zodat HubSpot een voorlopige e-mailverificatiestap toevoegt om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat deze de offerte mag ondertekenen. Als u geen identiteitsverificatie nodig hebt, kunt u deze vereiste uitschakelen of kunnen medeondertekenaars desgewenst het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot-account, waardoor verificatie niet meer nodig is.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningproces starten vanuit een gedeelde offerte:

1. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan uw identiteit via e-mail:
   • Scroll in de gedeelde offerte naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens onderaan de offerte op E-mail verifiëren. Er wordt dan een e-mail naar u verzonden met de volgende stappen voor het ondertekenen van de offerte. Nadat u op E-mail verifiëren hebt geklikt, hebt u één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien.

Let op: als u de offerte niet binnen een uur na het klikken op de knop E-mail verifiëren ondertekent, moet u teruggaan naar de gedeelde offerte en opnieuw op E-mail verifiëren klikken om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• • Ga naar uw e-mailinbox en zoek een e-mail met het onderwerp Bevestig uw identiteit om uw offerte te ondertekenen. Klik opUw identiteit bevestigen en offerte ondertekenen om het ondertekeningsproces te starten.

1. • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin u uw identiteit moet bevestigen. Klik op Beginnen met ondertekenen.
2. Om te ondertekenen, klikt u op 'Aan de slag' in de rechterbovenhoek of op 'Klik om te ondertekenen' in het ondertekenvak.
   
   
   • Klik op Klik om te ondertekenen naast uw naam onderaan de offerte.
3. Voeg in het dialoogvenster uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw handtekeningmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
4. Klik rechtsboven op Doorgaan.
5. Klik op Akkoord om uw handtekening op de offerte op te slaan of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.
6. Klik op Sluiten.
7. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail waarin ze worden geïnformeerd dat de offerte is ondertekend. Klik op Offerte bekijken en medeondertekenen om het medeondertekeningsproces te starten.

Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. U ziet uw offerte met de status In afwachting van handtekening. Plaats de muisaanwijzer op de offerte en klik op Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Medetekenen.
   
   
4. Ga verder met de handtekeningstappen.

Vanaf de offerte-indexpagina kunt u ook de handtekeningstatus bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een citaat met in behandeling zijnde handtekeningen en klik op Voorbeeld.
3. Bekijk in het rechterpaneel de ondertekeningsactiviteit onder Ondertekenaars.
   
   
4. Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, klikt u naast de offerte op Voorbeeld, vervolgens rechtsboven op Acties en vervolgens op Downloaden.

Let op: als u een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign alle hyperlinks uit de tekst in de secties Begeleidende brief, Samenvatting en Voorwaarden van de pdf-versie van de offerte. Het wordt aanbevolen om de volledige URL voor de gekoppelde tekst op te nemen, zodat de link nog steeds aanklikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Uw klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn voltooid. De melding die hij ontvangt, bevat een link naar het document dat hij heeft ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een pdf-kopie van het volledig ondertekende document voor zijn administratie.

Gebruik van elektronische handtekeningen controleren

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt elke eerste dag van de maand opnieuw ingesteld.

Controleer uw gebruik van elektronische handtekeningen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.

Verhoog de limiet voor e-handtekeningen

Neem contact op met uw Customer Success Manager om het aantal beschikbare e-handtekeningen in uw account te verhogen.

Instellingen voor identiteitsverificatie bij elektronische handtekeningen beheren

Standaard is identiteitsverificatie niet vereist tijdens het ondertekenen van offertes, maar u kunt deze vereiste inschakelen. Als u verificatie van de koper wilt vereisen, maar geen verificatie van medeondertekenaars nodig hebt, kunt u de instelling inschakelen en medeondertekenaars vanuit HubSpot laten ondertekenen.

Identiteitsverificatie in- of uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik op het tabblad E-handtekening.
4. Om verificatie in te schakelen en verplicht te stellen bij het ondertekenen van een offerte, schakelt u onder Instellingen voor elektronische handtekening de schakelaar Identiteitsverificatie in. Vanaf dat moment is identiteitsverificatie verplicht bij het ondertekenen van een offerte.
5. Om verificatie uit te schakelen, zet u de schakelaar Identiteitsverificatie uit. Vanaf dat moment is identiteitsverificatie niet meer vereist bij het ondertekenen van een offerte.