Gebruik e-handtekeningen met prijsopgaven

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en legaal in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben hetzelfde juridische gewicht als schriftelijke handtekeningen. De functie voor e-handtekeningen van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign).

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Je hoeft geen account te maken bij Dropbox Sign om e-handtekening te gebruiken als onderdeel van het gewone proces voor het maken van prijsopgaven binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een betaalde Sales Hub seat kan een offerte configureren met een optie voor e-handtekening.
• Gebruikers met een kernseat kunnen geen prijsopgave configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de prijsopgave of als medeondertekenaar.

Limieten voor elektronische handtekeningen begrijpen

• Je kunt de limieten voor e-handtekeningen voor jouw abonnement bekijken in de HubSpot Producten & Diensten catalogus en door het e-handtekeninggebruik van je account te controleren.
• Je kunt ook extra handtekeningen aanschaffen door contactpersoon op te nemen met het verkoopteam van Hubspot.

Bijvoorbeeld:

• Een account met een Sales Hub Starter abonnement heeft 10 e-handtekeningen beschikbaar voor alle gebruikers in het account. Merk op dat dit niet 10 e-handtekeningen per gebruiker zijn, maar 10 voor gebruik in het hele account door alle gebruikers. Door meer seats toe te voegen , wordt de limiet voor e-handtekeningen niet verhoogd.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-seat, die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Professional abonnement, kunnen 10 e-handtekeningen gebruiken. Dit zijn 10 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 50 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 20 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een kernseat kunnen geen prijsopgave configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de prijsopgave of als medeondertekenaar.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-seat, die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Enterprise abonnement, hebben 30 e-handtekeningen beschikbaar om te gebruiken. Dit zijn 30 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 150 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 120 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een kernseat kunnen geen prijsopgave configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de prijsopgave of als medeondertekenaar.
  
  • Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie e-handtekening is ingeschakeld voor een gepubliceerde prijsopgave. De prijsopgave hoeft niet ondertekend te zijn om voor de handtekeninglimiet in aanmerking te komen. Een prijsopgave waarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, telt slechts als één gebruik voor uw limiet.
    • Bijvoorbeeld, als een gepubliceerde offerte met de optie e-handtekening ingeschakeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
  • Als een prijsopgave met een verzoek voor een e-handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, dan telt het opnieuw verzenden van de prijsopgave als een extra e-handtekening voor uw limiet (één e-handtekening voor de eerste keer dat de prijsopgave wordt verzonden, en een tweede wanneer de prijsopgave opnieuw wordt verzonden).

E-handtekeningen op een prijsopgave inschakelen

Om een veld voor elektronische handtekeningen toe te voegen aan een prijsopgave, kunnen gebruikers van HubSpot met een betaalde Sales Hub seat de optieHandtekening gebruiken selecteren in de stap Handtekening & betalingen van de offertemaker:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op de naam van een conceptprijsopgave of maak een nieuwe prijsopgave.
• Klik rechtsonder in de offerte-editor op Volgende totdat u bij de stap Handtekening & Betalingen bent aangekomen.
• Selecteer onder Handtekeningopties Gebruik e-handtekening.
• Selecteer bij Vereiste handtekeningen de contactpersonen op de prijsopgave van wie de handtekening vereist is.

• Selecteer onder Tellerondertekenaars de HubSpot gebruikers van wie de handtekeningen vereist zijn.

Disclaimer: De implementatie van HubSpot van Dropbox Sign moet voldoen aan eIDAS, aangezien Dropbox Sign voldoet aan eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor je een bevoegde advocaat moet raadplegen.

E-onderteken een prijsopgave

Als e-handtekening is ingeschakeld voor een prijsopgave, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening toevoegen aan de prijsopgave. Voor de veiligheid bevat HubSpot een voorafgaande e-mailverificatiestap om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat ze de prijsopgave kunnen ondertekenen. Medeondertekenaars kunnen optioneel het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot account, waardoor ze hun identiteit niet per e-mail hoeven te verifiëren.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningproces starten vanuit een gedeelde prijsopgave:

• Blader op de gedeelde prijsopgave naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens op Verifiëren om uw handtekening te zetten naast uw naam op de prijsopgave. Er wordt dan een e-mail naar u verzonden met de volgende stappen voor het ondertekenen van de prijsopgave. U hebt één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt.

Let op: als u de prijsopgave niet ondertekent binnen een uur nadat u op de knop Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt, moet u teruggaan naar de gedeelde prijsopgave en opnieuw op Verifiëren om te ondertekenen klikken om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• Navigeer naar uw e-mail inbox en zoek naar een e-mail met als onderwerp Verifieer uw identiteit om uw prijsopgave te ondertekenen. Klik op Identiteit verifiëren en Prijsopgave ondertekenen om het ondertekeningsproces te starten.

• Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op Start ondertekenen.
• Om te ondertekenen, kunt u:
  • Klik op Aan de slag in de rechterbovenhoek.

• • Klik op Klik om te ondertekenen naast je naam onderaan de prijsopgave.

• In het dialoogvenster voegt u uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw ondertekenmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
  
  
  
• Klik rechtsboven op Doorgaan.

• Klik op Ik ga akkoord om uw handtekening op te slaan op de prijsopgave of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.

• Klik op Sluiten.

De medeondertekenaars ontvangen vervolgens een e-mail met de melding dat de prijsopgave is ondertekend. Deze e-mail bevat een knop om het proces van medeondertekening te starten.

Ondertekenaars kunnen ook een prijsopgave van de citaten indexpagina ondertekenen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Je ziet nu een prijsopgave met de status Ondertekening in behandeling. Beweeg de muis over de prijsopgave, klik op Acties en klik vervolgens op Tekenen annuleren.
  
  
• Ga verder met de stappen voor ondertekening.

Op de indexpagina met prijsopgaven kun je ook de status van de handtekening bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik naast een prijsopgave met hangende handtekeningen op Acties en vervolgens op Details.
• Onder Prestaties kunt u de handtekeningstatus van de prijsopgave bekijken.
  
  
• Om een gedownloade kopie van de prijsopgave af te drukken, klikt u naast de prijsopgave op Acties en vervolgens op Downloaden.

Let op: als je een ondertekende prijsopgave downloadt, verwijdert Dropbox Sign de links van alle tekst met hyperlinks in het gedeelteOpmerkingen aan koper of Inkoopvoorwaarden uit de PDF-versie van de prijsopgave. Het is raadzaam om de volledige URL voor de gelinkte tekst op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de prijsopgave is gedownload.

Uw klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn gezet. De melding die ze ontvangen bevat een link naar het document dat ze hebben ondertekend, dat vervalt wanneer de prijsopgave vervalt, en een PDF-kopie van het volledig ondertekende document voor hun records.

Het gebruik van e-handtekeningen controleren

In uw prijsopgave-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand opnieuw ingesteld.

Uw gebruik van e-handtekeningen controleren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in de linkerzijbalk naar Objecten > Prijsopgave.
• Klik op het tabblad E-handtekening.