Gebruik e-handtekeningen met citaten

Gebruik elektronische handtekeningen om eenofferte van een koper te laten accepteren. Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en wettelijk in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. De e-sign-functie van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Raadpleeg uw eigen juridische team om te begrijpen of het gebruik van e-handtekeningen bij uw klanten geldig is.

Voordat je begint

• U hoeft geen account aan te maken bij Dropbox Sign om e-sign te gebruiken als onderdeel van het reguliere offerteproces binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een toegewezenCommerceHub-licentie kan een offerte configureren om een optie voor elektronische handtekeningen op te nemen.
• Gebruikers met een toegewezen kernlicentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Begrijp de limieten voor elektronische handtekeningen

Uw HubSpot-account heeft een gezamenlijke maandelijkse limiet voor elektronische handtekeningen op basis van uw abonnement en het aantal gebruikers met een toegewezen Commerce Hub-licentie.

Gebruik de onderstaande tabel om de limieten voor elektronische handtekeningen te bekijken:

• Als één gebruiker 30 e-handtekeningen per maand heeft gebruikt in de Commerce Hub Professional-account, blijven er 20 e-handtekeningen over, die door beide gebruikers in het account gedurende de rest van de maand kunnen worden gebruikt.
• Als één gebruiker in een maand 50 elektronische handtekeningen heeft gebruikt in de Commerce Hub Enterprise-account, blijven er 200 elektronische handtekeningen over, die de rest van de maand door alle andere gebruikers in het account kunnen worden gebruikt. De limiet wordt aan het begin van de volgende maand opnieuw ingesteld.

Houd rekening met het volgende bij het bekijken van de limieten voor elektronische handtekeningen:

• Een elektronische handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie voor elektronische handtekeningen is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offertehoeft niette worden ondertekend om mee te tellen voor de handtekeninglimiet.
• Een offerte waarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, telt als één elektronische handtekening voor uw limiet. Als een gepubliceerde offerte met elektronische handtekeningen bijvoorbeeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
• Als een offerte met een verzoek om elektronische handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden, een andere wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

Bekijk de limieten voor elektronische handtekeningen voor uw abonnement in de catalogus Producten en diensten van HubSpot en door het gebruik van elektronische handtekeningen in uw account te controleren.

Het gebruik van elektronische handtekeningen bijhouden

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel elektronische handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet bent. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand gereset.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naarObjecten >Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-handtekening.
4. Uw gebruik van elektronische handtekeningen wordt weergegeven onderGebruik van elektronische handtekeningen deze maand.

Limiet voor elektronische handtekeningen verhogen

Neem contact op met uwCustomer Success Manager om het aantal beschikbare elektronische handtekeningen in uw account te verhogen.

Elektronische handtekeningen inschakelen voor een offerte

Om een veld voor elektronische handtekeningen op te nemen in een offerte, selecteert u elektronische handtekening als acceptatieoptie.

Disclaimer: de implementatie van Dropbox Signdoor HubSpot moet voldoen aan eIDAS, aangezien Dropbox Sign voldoet aan eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor u een bevoegde advocaat moet raadplegen.

Dropbox Sign maakt gebruik van een vertrouwde partner voor de naleving van e-handtekeningen in de EU en wordt niet expliciet vermeld op deeIDAS-website van vertrouwde partners.

Een offerte elektronisch ondertekenen

Wanneer elektronische handtekeningen zijn ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening aan de offerte toevoegen.

Schakel voor extra veiligheid identiteitsverificatie in. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, voegt HubSpot een voorlopige e-mailverificatiestap toe om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat deze de offerte mag ondertekenen.

Medeondertekenaars kunnen desgewenst het ondertekeningsproces starten vanuit hun HubSpot-account, waardoor verificatie niet meer nodig is.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningproces starten vanuit een gedeelde offerte. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail als de koper de offerte eerst elektronisch ondertekent:

1. Open de offerte om deze elektronisch te ondertekenen:
   • Kopers moeten op de link naar de offerte klikken die met hen is gedeeld.
   • Medeondertekenaars kunnen een gepubliceerde offerte bekijken en medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes.
2. Als identiteitsverificatie is uitgeschakeld, klikt u onderaan de offerte op Nu ondertekenen.
   
   
3. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan uw identiteit via e-mail:
   • Scroll in de gedeelde offerte naar het gedeelte Acceptatie en klik op E-mail verifiëren boven uw naam en e-mailadres. Er verschijnt een bevestiging dat er een verificatie-e-mail is verzonden. U hebt één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op E-mail verifiëren hebt geklikt.
     
     

Let op: als u de offerte niet binnen een uur na het klikken op de knop E-mail verifiëren ondertekent, ga dan terug naar de gedeelde offerte en klik opnieuw op E-mail verifiëren om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• • Open uw e-mailinbox en zoek de e-mail met het onderwerp 'Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen'. Klik op 'Verifieer uw identiteit en onderteken offerte ' om het ondertekeningsproces te starten.
  • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin u uw identiteit moet bevestigen. Klik op Beginnen met ondertekenen.

4. Klik rechtsboven op Aan de slag.
   
   
5. Klik onder 'Acceptatie' op 'Klik om te ondertekenen' boven uw naam.
   
   
6. Klik in het dialoogvenster op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden en voeg uw handtekening toe. Klik op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
7. Klik rechtsboven op Doorgaan.
8. Klik rechtsboven op Bewerken om uw handtekening te bewerken. Klik op Ik ga akkoord om uw handtekening op de offerte op te slaan.
9. Klik op Sluiten.
10. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail waarin staat dat de offerte is ondertekend. Als ze de offerte nog niet hebben medeondertekend, kunnen ze op Review and countersign quote (Offerte controleren en medeondertekenen) klikken om het medeondertekeningsproces te starten.

Een offerte medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes

Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Offertes die moeten worden ondertekend, hebben de status In afwachting van ondertekening. Plaats de muisaanwijzer op de offerte en klik op Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgensOndertekenen.
   
   
4. Ga verder methet ondertekenen van de offerte.

De handtekeningstatus van een offerte controleren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een offerte met in afwachting van handtekeningen en klik op Voorbeeld. 
3. Bekijk in het rechterpaneel de ondertekeningsactiviteit onder Ondertekenaars.
   
   
4. Nadat de offerte is ondertekend, kunt ueen pdf van een elektronisch ondertekende offerte downloaden.

Let op: als u een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign alle hyperlinks uit de tekst in de secties Begeleidende brief, Samenvatting en Voorwaarden van de pdf-versie van de offerte. Het wordt aanbevolen om de volledige URL voor de gekoppelde tekst in de offertesecties op te nemen, zodat de link nog steeds aanklikbaar is nadat de offerte is gedownload.

De klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn voltooid. De melding die hij ontvangt, bevat een link naar het document dat hij heeft ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een pdf-kopie van het ondertekende document voor zijn administratie.

Instellingen voor identiteitsverificatie bij elektronische handtekeningen beheren

Standaard is identiteitsverificatie bij elektronische handtekeningen niet vereist tijdens het ondertekeningsproces van de offerte. Als verificatie van de koper vereist is, schakelt u de instelling in. Als u geen verificatie van medeondertekenaars vereist, schakelt u de instelling voor kopers in. Medeondertekenaars kunnen danmedeondertekenen vanaf de indexpagina van de offertes.

Identiteitsverificatie in- of uitschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naarObjecten >Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-handtekening.
4. Om verificatie in te schakelen en verplicht te stellen bij het ondertekenen van een offerte, schakelt u onder Instellingen voor elektronische handtekening de schakelaar Identiteitsverificatie in. Identiteitsverificatie is vereist bij het ondertekenen van offertes nadat de instelling is ingeschakeld.
5. Om verificatie uit te schakelen, schakelt u onder Instellingen voor elektronische handtekening de schakelaar Identiteitsverificatie uit. Identiteitsverificatie is niet vereist bij het ondertekenen van offertes nadat de instelling is uitgeschakeld.
   
   

Volgende stappen

• Maak offertes aan.
• Beheer offertes.