Gebruik e-handtekeningen met citaten

Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een elektronische uiting van instemming van een persoon met de voorwaarden van een bepaald document. E-handtekeningen zijn geldig en legaal in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben hetzelfde juridische gewicht als schriftelijke handtekeningen. De functie voor e-handtekeningen van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign).

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Je hoeft geen account te maken bij Dropbox Sign om e-handtekeningen te gebruiken als onderdeel van het gewone proces voor het maken van offertes binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een betaalde SalesHub-vestiging kan een offerte configureren met een optie voor e-handtekening.
• Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Begrijp de limieten voor e-handtekeningen

• Je kunt de e-handtekeninglimieten voor jouw abonnement bekijken in de HubSpot Producten & Services catalogus en door het e-handtekeninggebruik van je account te controleren.
• Je kunt ook extra handtekeningen aanschaffen door contact op te nemen met het verkoopteam van HubSpot.

Bijvoorbeeld:

• Een account met een Sales Hub Starter-abonnement heeft 10 e-handtekeningen beschikbaar voor alle gebruikers in het account. Merk op dat dit niet 10 e-handtekeningen per gebruiker zijn, maar 10 voor gebruik in het hele account door alle gebruikers. Door meer seats toe te voegen , wordt de limiet voor e-handtekeningen niet verhoogd.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Professional-abonnement, kunnen 10 e-handtekeningen gebruiken. Dit zijn 10 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 50 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 20 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel, die deel uitmaken van een account met een Sales Hub Enterprise-abonnement, hebben 30 e-handtekeningen beschikbaar om te gebruiken. Dit zijn 30 e-handtekeningen per betaalde seat. Als het account vijf gebruikers heeft met elk een toegewezen Sales Hub-vestiging, dan heeft het account een basislimiet van 150 e-handtekeningen per maand, omdat de limiet wordt verdeeld over alle gebruikers met een vestiging. Eén gebruiker zou 30 e-handtekeningen per maand kunnen gebruiken, waardoor er 120 overblijven voor andere gebruikers met een seat. Gebruikers met een core seat kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
  
  • Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie e-handtekening is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeft niet ondertekend te zijn om voor de handtekeninglimiet in aanmerking te komen. Een offerte die meerdere handtekeningen vereist telt slechts als één gebruik voor uw limiet .
    • Bijvoorbeeld, als een gepubliceerde offerte met de optie e-handtekening ingeschakeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
  • Als een offerte met een verzoek voor een elektronische handtekening verloopt of wordt teruggeroepen, dan telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden en een tweede wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

E-ondertekeningen op een offerte inschakelen

Om een veld voor e-handtekeningen in een offerte op te nemen, kunnen HubSpot-gebruikers met een betaalde SalesHub-account de optieHandtekening gebruiken selecteren in de stap Handtekening & betaling van de offertemaker:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op de naam van een conceptofferte of maak een nieuwe offerte.
• Klik rechtsonder in de offerte-editor op Volgende totdat u bij de stap Handtekening & betaling bent aangekomen.
• Selecteer onder Handtekeningopties Gebruik e-handtekening.
• Selecteer onder Vereiste handtekeningen de contactpersonen op de offerte van wie de handtekening vereist is.
• Selecteer onder Medeondertekenaars de HubSpot-gebruikers van wie de handtekening vereist is.

Disclaimer: de implementatie van Dropbox Sign door HubSpot moet compatibel zijn met eIDAS, aangezien Dropbox Sign compatibel is met eIDAS. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor je een bevoegde advocaat moet raadplegen.

E-teken een offerte

Wanneer e-handtekening is ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening toevoegen aan de offerte.

Voor extra veiligheid kun je identiteitsverificatie inschakelen zodat HubSpot een voorafgaande e-mailverificatiestap bevat om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat ze de offerte kunnen ondertekenen. Als je geen identiteitsverificatie nodig hebt, kun je deze vereiste uitschakelen of medeondertekenaars kunnen optioneel het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot account, waardoor verificatie niet nodig is.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningsproces starten vanuit een gedeelde offerte:

• Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan je identiteit via e-mail:
  • Scroll op de gedeelde offerte naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens op Verifiëren om te ondertekenen naast uw naam op de offerte. Er wordt dan een e-mail naar u verzonden met de volgende stappen voor het ondertekenen van de offerte. U hebt één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt.

Let op: als u de offerte niet ondertekent binnen een uur nadat u op de knop Verifiëren om te ondertekenen hebt geklikt, moet u teruggaan naar de gedeelde offerte en opnieuw op Verifiëren om te ondertekenen klikken om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• • Navigeer naar uw inbox en zoek naar een e-mail met als onderwerp Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen. Klik op Verifieer uw identiteit en onderteken de offerte om het ondertekeningsproces te starten.

• • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op Beginnen met ondertekenen.
• Om te ondertekenen klikt u op Aan de slag in de rechterbovenhoek of op Klik om te ondertekenen in het handtekeningvak.

• • Klik op Klik om te ondertekenen naast uw naam onderaan de offerte.

• In het dialoogvenster voegt u uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden te klikken om uw ondertekenmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
  
  
  
  
  
• Klik rechtsboven op Doorgaan.

• Klik op Ik ga akkoord om uw handtekening op te slaan op de offerte of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken.

• Klik op Sluiten.

De medeondertekenaars ontvangen vervolgens een e-mail met de melding dat de offerte is ondertekend. Deze e-mail bevat een knop om het proces voor medeondertekening te starten.

Medeondertekenaars kunnen ook een offerte medeondertekenen vanaf de citaten indexpagina:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• U ziet uw offerte met de status In afwachting van ondertekening. Beweeg de muis over de offerte, klik op Acties en vervolgens op Medeondertekenen.
  
  
  
• Ga verder naar de ondertekeningsstappen.

Vanaf de citaten indexpagina kunt u ook de ondertekeningsstatus bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes..
• Klik naast een offerte met hangende handtekeningen op Acties en vervolgens op Details.
• Onder Prestaties kunt u de handtekeningstatus van de offerte bekijken.
  
  
  
• Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, klikt u naast de offerte op Acties en vervolgens op Downloaden.

Let op: als je een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign de links van alle tekst met hyperlinks in het gedeelteOpmerkingen aan koper of Inkoopvoorwaarden uit de PDF-versie van de offerte. Het is raadzaam om de volledige URL voor de gelinkte tekst op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Uw klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn gezet. De melding die ze ontvangen bevat een link naar het document dat ze hebben ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een PDF-kopie van het volledig ondertekende document voor hun administratie.

Controleer het gebruik van e-handtekeningen

In uw offerte-instellingen kunt u zien hoeveel e-handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand opnieuw ingesteld.

Om uw gebruik van e-handtekeningen te controleren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
• Klik op het tabblad E-handtekening.

Instellingen voor identiteitsverificatie van e-handtekeningen beheren

Standaard vereisen e-handtekeningen geen identiteitsverificatie tijdens het ondertekeningsproces van de offerte, maar u kunt deze vereiste inschakelen. Als je kopersverificatie wilt vereisen, maar geen verificatie van de medeondertekenaar nodig hebt, kun je de instelling inschakelen en medeondertekenaars vanuit HubSpot laten ondertekenen.

Identiteitsverificatie in- of uitschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in de linker zijbalk naar Objecten > Offertes.
• Klik op het tabblad E-handtekening.
• Zet de schakelaar Identiteitsverificatie aan om verificatie in te schakelen en te verplichten bij het ondertekenen van een offerte. In de toekomst zal identiteitsverificatie vereist zijn bij het ondertekenen van een offerte.
• Als u verificatie wilt uitschakelen, schakelt u de schakelaar Identiteitsverificatie uit. In het vervolg is verificatie van de identiteit niet meer nodig bij het ondertekenen van een offerte.

Meer informatie over het elektronisch ondertekenen van offertes.